Отечественная специфика внедрения ERP-систем и современные решения для России

Содержание 

Введение. 3

Глава 1. Понятие  ERP-системы, классификация, функции. 5

1.1 Понятие ERP-системы, общее представление 5

1.2 Классификация  ERP-систем 8

1.3 Функции ERP-систем 10

Глава 2. Выбор ERP-системы, особенности внедрения, преимущества и недостатки. 12

2.1 Выбор ERP-системы 12

2.2 Особенности  внедрения ERP-систем 14

2.3 Преимущества  и недостатки ERP-системы 19

Глава 3. Отечественная специфика внедрения ERP-систем и современные решения для России. 23

3.1 Отечественная  специфика внедрения ERP-систем 23

3.2 Современные  решения для России 25

Заключение 31

Список использованной литературы 33

Приложение 1. ERP-системы, представленные на отечественном рынке 35 
 

Введение 

     В условиях рыночной экономики предприятие  нуждается в решении задач  управления на качественно новом  уровне. Необходимость оперативного реагирования на конъюнктуру рынка  и быстро меняющуюся экономическую  ситуацию требует перестройки внутренней микроэкономики предприятия, постановки управленческого учета, оптимизации  процессов управления.

     Системы планирования ресурсов предприятий  предоставляют фирмам модели обработки  деловых операций, которые интегрированы  с другими видами, такими как производственное планирование и управление человеческими  ресурсами. Осуществляя стандартные  процессы компании и обеспечивая  ее единой базой данных, охватывающей все ее виды и места расположения, ERP-системы обеспечивают интеграцию ее многочисленных географически разделенных подразделений и функциональных областей. В результате, ERP-системы приводят к улучшению возможностей принятия решений, которые проявляются в широком ряде показателей, таких как сокращение запасов, сокращение штатов, ускорение закрытия финансового процесса и т. д. Таким образом, ERP-системы могут быть использованы для того, чтобы помочь фирмам создать ценность.

     Целью курсовой работы является всестороннее изучение системы планирования ресурсов предприятия – ERP (Enterprise Resource Planning).

     Задачами  работы являются:

• формирование общего представления  о ERP-системах;
• изучение функций ERP-систем, особенностей внедрения;
• изучение достоинств и недостатков ERP-систем;
• формулировка основных рекомендаций  по выбору ERP-решения;
• изучение мирового опыта по использованию ERP-систем;
• анализ современных решений для России в области систем планирования ресурсов предприятий и др.

     Объектом  исследования в курсовой работе являются ERP-системы планирования ресурсов предприятия.

     Предметом исследования работы является использование ERP-систем на современных предприятиях.

     При написании работы использовалась в  основном учебная литература в области информационных технологий. Кроме нее использовались методические указания, разработанные Ставропольским государственным аграрным университетом, а также информация интернет-сайтов.

     Курсовая работа состоит из 3-х глав.

     В первой главе дается понятие ERP-системы, классификация, функции.

     Вторая  глава посвящена выбору ERP-систем, особенностям внедрения, преимуществам и недостаткам.

     В третьей главе рассматривается мировой опыт использования ERP-систем и современные решения для России.

Глава 1. Понятие ERP-системы, классификация, функции 

1.1 Понятие ERP-системы, общее представление 

     ERP-система (Enterprise Resource Planning System – Система планирования ресурсов предприятия) – корпоративная информационная система (КИС), предназначенная для автоматизации учёта и управления. Как правило, ERP-системы строятся по модульному принципу, и в той или иной степени охватывают все ключевые процессы деятельности компании.

     Изначально  термин ERP применялся к системам планирования загруженности производственных мощностей. Несмотря на то, что термин ERP возник в производственной сфере, сегодня  он имеет более широкую область  применения. Современные ERP-системы  обеспечивают выполнение всех основных функций предприятия, независимо от его рода деятельности или устава. В настоящее время ERP-системы применяются  как в коммерческих, так и некоммерческих структурах, в правительственных  и неправительственных организациях.

     Системы планирования ресурсов предприятия  служат для интеграции всех данных и процессов организации в  единую систему. Для этого типичная ERP-система использует множество  различных программных и аппаратных компонентов. Ключевым компонентом  большинства ERP-систем является единая база данных, хранящая в себе данные различных системных модулей.

     Системами уровня ERP называют пакеты программ, обеспечивающие функциональность, которая обычно выполняется двумя или более системами. Формально, программный пакет, включающий одновременно и расчет заработной платы и ведение учета (например, QuickBooks), считается системой класса ERP.

     Но  чаще этот термин обозначает более  крупные и универсальные программы. Внедрение ERP-системы, чтобы заменить два или более независимых приложения, устраняет необходимость во внешних интерфейсах между системами и дает дополнительные преимущества: от стандартизации бизнес-процессов и более дешевого обслуживания до упрощения и улучшения отчетности, поскольку все данные хранятся в единой базе данных.

     Ключевая  особенность ERP-системы состоит в  интеграции данных из всех аспектов деятельности организации. Для этого используется единая база данных и многочисленные программные модули, обеспечивающие выполнение различных бизнес-функций предприятия.

     Руководство некоторых организаций, как правило  тех, которые располагают квалифицированными ИТ-специалистами, предпочитает внедрять лишь элементы ERP-системы и разрабатывать  внешний интерфейс к другим ERP-системам или независимым приложениям, которые  применяются на предприятии. Например, системы управления персоналом (HRMS) и финансами (Financials) от одного поставщика могут восприниматься лучше, чем HRMS-решение  другого. В свою очередь, системы  последнего для управления производством  и связями с заказчиками (CRM) могут  считаться лучше, чем эквиваленты  от другого поставщика. В данном случае руководство организации  может признать необходимость внедрения ERP-системы, но приобрести систему для  управления персоналом от одного поставщика, финансовые модули от второго, а остальное  ПО еще от других ИТ-поставщиков.

     В сфере торговли руководство даже среднего предприятия согласится скорее отдельно приобрести программу для  кассовых терминалов и программу  для финансового учета, чем целый  набор специализированных приложений для управления кадрами, складами, сбытом и транспортировкой.

     В идеале, единая база данных ERP-системы  содержит все данные программных  модулей:

• производство: управление подготовкой и обеспечением производственных процессов, управление спецификациями материалов, календарное планирование, управление мощностями, управление последовательностью операций, управление качеством, управление затратами, производственный процесс, производственные проекты, управление производственным потоком;
• управление поставками: учет наличия товаров, ввод заказа, управление закупками, выбор конфигурации изделий, планирование цепочек поставок, расписание поставок, технический контроль, обработка претензий, расчет комиссионных;
• финансы: главная книга, управление наличными средствами, расчеты с кредиторами и дебиторами, учет основных средств;
• проекты: калькуляция затрат, выставление счетов, временные и материальные затраты, организация работ;
• трудовые ресурсы: управление трудовыми ресурсами, начисление заработной платы, обучение, учет отработанных часов, поощрения;
• управление сбытом, и связями с клиентами/заказчиками: сбыт и маркетинг, комиссии, гарантийное обслуживание, поддержка контактов с клиентами и справочная служба;
• информационное хранилище: различные интерфейсы самообслуживания для заказчиков, поставщиков и сотрудников; возможность удаленной работы; вопросы безопасности, актуальности и достоверности данных.

     Исторически концепция ERP стала развитием более  простых концепций MRP (Material Requirement Planning – Планирование материальных потребностей) и MRP II (Manufacturing Resource Planning – Планирование производственных ресурсов). Используемый в ERP-системах программный инструментарий позволяет проводить производственное планирование, моделировать поток заказов и оценивать возможность их реализации в службах и подразделениях предприятия, увязывая его со сбытом.

     Один  из важных вопросов – относится  система к классу ERP, либо является учетной. Чтобы ответить на этот вопрос, не следует забывать, что ERP-система (как следует из названия) – это  в первую очередь система планирования ресурсов. Она описывает не только ситуацию «как было» и «как есть», но и «как будет», «как должно быть». ERP-системы не просто хранят данные о происходящем на предприятии, но и  имеют в своем составе модули планирования и оптимизации всех видов ресурсов (финансовых, материальных, человеческих, временных и т.п.), а  большинство функций учета, реализованных  в системе, направлено на поддержку  функционирования этих модулей.

     ERP-системы  часто ошибочно называют внутренними  (back-office) системами, указывая на  то, что заказчики и широкая  публика с ними напрямую не  взаимодействуют. Им противопоставляются  внешние (front-office) системы типа  систем управления связями с  заказчиками, с которыми заказчики  работают напрямую или системы  электронного бизнеса (eBusiness), такие  как электронная коммерция (eCommerce), электронное правительство (eGovernment), электронные телекоммуникации (eTelecom) и электронные финансы (eFinance), а также системы управления  связями с поставщиками (SRM). 

1.2 Классификация ERP-систем 

     Строго  говоря, классификационных признаков, по которым можно разделить как  отечественные, так и западные ERP-системы, довольно много. К ним относятся:

• функциональные возможности (в первую очередь различие проявляется в наличии или отсутствии модуля управления производством);
• масштабы предприятия, на которые ориентировано решение;
• стоимость проекта внедрения системы (лицензии и услуги);
• сроки внедрения;
• используемая программно-аппаратная платформа (техническая платформа, операционная система, сервер СУБД);
• наличие отраслевых решений (целесообразно применять для ERP-систем с производственным модулем) и ряд других.

     В этой связи наиболее интересна классификация  систем, основанная на интегральных показателях, предложенная Игорем Карпачевым, менеджером отдела управленческого консультирования компании "Делойт и Туш СНГ". В соответствии с этой классификацией все системы условно можно  разделить следующим образом.

     Локальные системы. Как правило, предназначены для автоматизации деятельности по одному-двум направлениям. Зачастую могут быть так называемым "коробочным" продуктом. Стоимость таких решений лежит в пределах от нескольких тысяч до нескольких десятков тысяч долларов.

     Финансово-управленческие системы. Такие решения обладают гораздо большими функциональными возможностями, но их отличительная черта – это отсутствие производственных модулей. И если в первой категории представлены только российские системы, то здесь соотношение российского и западного примерно равное. Сроки внедрения таких систем могут колебаться в районе года, а стоимость – доходить до сотен тысяч долларов.

     Средние и крупные интегрированные  системы. Разница между этими системами довольно условна и заключается в наличии или отсутствии отраслевых решений да в зависимости решения от масштабов предприятия, в том числе от его территориальной распределенности. Сроки внедрения подобных систем с учетом управления производством могут составлять несколько лет, а стоимость лежит в пределах от нескольких сот тысяч до нескольких десятков миллионов долларов. Следует отметить, что данные системы предназначены в первую очередь для повышения эффективности управления крупными предприятиями и корпорациями. Требования бухгалтерского или кадрового учета отходят в этом случае на второй план. К данной категории относятся только западные продукты.

     Последнее утверждение, пожалуй, чересчур категорично  – ряд отечественных систем практически приблизился к категории средних интегрированных систем. С этой точки зрения имеющиеся решения можно опять-таки очень условно разделить на ERP и псевдо-ERP, отнеся к категории ERP средние и крупные интегрированные системы, а к категории псевдо-ERP – финансово-управленческие системы. 

1.3 Функции ERP-систем 

     В основе ERP-систем лежит принцип создания единого хранилища данных, содержащего  всю корпоративную бизнес-информацию и обеспечивающего одновременный  доступ к ней любого необходимого количества сотрудников предприятия, наделённых соответствующими полномочиями. Изменение данных производится через  функции (функциональные возможности) системы.

     ERP-системы выполняют множество функций в масштабе предприятия. Все функциональные подразделения сфер управления или производства интегрируются в единую систему.

     Основные  функции ERP систем:

• ведение конструкторских и технологических спецификаций, определяющих состав производимых изделий, а также материальные ресурсы и операции, необходимые для их изготовления;
• формирование планов продаж и производства;
• планирование потребностей в материалах и комплектующих, сроков и объёмов поставок для выполнения плана производства продукции;
• управление запасами и закупками: ведение договоров, реализация централизованных закупок, обеспечение учёта и оптимизации складских и цеховых запасов;
• планирование производственных мощностей от укрупнённого планирования до использования отдельных станков и оборудования;
• оперативное управление финансами, включая составление финансового плана и осуществление контроля его исполнения, финансовый и управленческий учёт;
• управления проектами, включая планирование этапов и ресурсов.

     Для реализации функций планирования и  оптимизации необходимо наличие  в системе обратной связи. Т.е. на основании целей управления составляется план, затем по ходу выполнения работ  проводится фиксация реальных показателей, их анализ и на основании сравнения  поставленных целей и достигнутых  результатов вырабатывается корректирующее воздействие. Учётная система позволяет  только фиксировать результаты. Она, в отличие от ERP-системы не включает в себя функции для автоматизации  планирования, и сравнения “план  – факт”. Иначе говоря, с помощью учетных систем можно выполнить только некоторую аналитическую часть управления, но не синтетическую. В этом принципиальное отличие ERP-системы от учетной системы.  
 
 
 

Глава 2. Выбор ERP-системы, особенности внедрения, преимущества и недостатки 

2.1 Выбор ERP-системы 

     Рост  сложности ERP-систем, вызванный постоянно  наращиваемыми функциональными  возможностями, в связи с чем, также возрастает потенциальная  возможность повышать эффективность  бизнес-процессов компании за счёт внедрения ERP-систем, делает очень ответственной  задачу правильного подбора ERP систем. В случае неправильного выбора компания рискует потерять существенные средства и время, поэтому для решения  этого вопроса зачастую организуют специальный проект по выбору КИС  с привлечением независимого консультанта. Современные методики рекомендуют  структурированное изучение бизнес-процессов  компании и определение критериев  для выбора и сравнения предложений, в отличие от устаревшего подхода, основанного преимущественно на сравнении функциональных и технических  характеристик систем. Современный  взгляд на выбор систем выработан  в результате роста количества неудачных  внедрений, в которых изучение бизнес-процессов  целиком переносилось на этап внедрения  и поручалось интегратору, который  и осуществлял поставку системы.

     Каких-либо жестких методик, позволяющих предприятию  выбрать для себя то или иное решение, практически не существует. Обычно при выборе необходимо учитывать  множество взаимосвязанных факторов, влияние которых друг на друга  весьма неоднозначно. Попробуем кратко сформулировать основные рекомендации, придерживаясь которых можно  хотя бы попытаться обезопасить себя от основных ошибок.

     Одним из первоначальных шагов при выборе системы должно стать четкое определение, каким бизнес-критериям должна соответствовать  прикладная система. Еще и еще  раз следует отметить необходимость  проработки стратегии развития бизнеса собственного предприятия, из которой и будут вытекать основные требования к информационной системе. В принципе, на бытовом уровне требования бизнеса трансформируются в желаемые и минимальные требования по функциональному составу ERP-системы, порядку цен, длительности реализации проекта и т. п. Например, необходимость строгого соответствия отечественному законодательству значительно сужает спектр приемлемых западных решений из имеющихся на рынке.

     Любое внедрение более или менее  крупной системы подразумевает  и некоторое изменение деятельности предприятия. Поэтому хорошо бы к  таким изменениям подготовиться  заранее: организовать обучение главным  принципам планирования и управления, заложенным внутри ERP-системы, познакомиться  с основами управления проектами, постараться  регламентировать деятельность собственного персонала (создать нормальные описания процедур и должностные инструкции) и, возможно, провести то, что называется реинжинирингом бизнес-процессов.

     Выбирать  конкретное решение можно и самостоятельно. Как правило, имея четкие требования по функциональному составу системы  и описания собственной деятельности, вы можете обойти основных поставщиков  и сравнить предлагаемые ими решения  с тем, что вам необходимо. Человек, который будет заниматься таким  выбором, должен обладать довольно высокой  квалификацией. Но, как это часто  бывает в России, во время таких  поисков он может легко стать "материально заинтересованным лицом". Поэтому в качестве альтернативы стоит попытаться доверить выбор  профессионалам. В России масса консультационных компаний и фирм-интеграторов, которые  помогут вам выбрать необходимое  решение. Но и здесь существует опасность, что эти компании представляют чьи-то интересы. А услуги тех, кого с большой  долей вероятности можно назвать  независимыми, как правило, довольно дороги. Поэтому старайтесь в разумных пределах сочетать все возможности  по выбору решения.

     Если  же вы все-таки решились на закупку  какого-нибудь конкретного программного решения, то не экономьте на методике внедрения или на вопросах, связанных  с управлением проектами. И если российские разработчики еще не довели свои методики внедрения до уровня отчуждаемых, то уж западные поставщики это сделали давно.

     А после завершения внедрения не унывайте: постарайтесь оценить его результаты, отметить сильные и слабые стороны, спланируйте дальнейшее развитие собственной  информационной системы – и вперед! Если вы успешно внедрили западное решение и разобрались во всех его тонкостях, значит, Вы стали довольно востребованным специалистом не только в России, но и на мировом рынке труда. 

2.2 Особенности внедрения  ERP-систем 

     Классические ERP-системы, в отличие от так называемого  «коробочного» программного обеспечения, относятся к категории «тяжёлых»  программных продуктов, требующих  достаточно длительной настройки, для  того чтобы начать ими пользоваться. Выбор КИС, приобретение и внедрение, как правило, требуют тщательного  планирования в рамках длительного  проекта с участием партнёрской  компании – поставщика или консультанта. Поскольку КИС строятся по модульному принципу, заказчик часто (по крайней мере, на ранней стадии таких проектов) приобретает не полный спектр модулей, а ограниченный их комплект. В ходе внедрения проектная команда, как правило, в течение нескольких месяцев осуществляет настройку поставляемых модулей.

     Как подсчитали в Panorama Consulting, в среднем ERP-проекты занимают около 20 месяцев, а их стоимость составляет 8,5 млн USD. Проектные расходы могут быть разделены на три категории: «технические» расходы, «бизнес-внедрение» и «дополнительные» расходы. Как правило, львиную часть бюджета аккумулирует техническая категория – стоимость лицензий, установки, тестирования, интеграции и поддержки. Большое количество «проблемных» ERP-проектов связано именно с недостаточным вниманием к бизнес-аспектам внедрения – изменениям в организации и управлению ими. Еще одним важным результатом исследования стала статистика соотношения проектных бюджетов и реальной стоимости внедрения. Лишь 35% компаний удалось завершить проект, не превысив бюджет более чем на 5%. Для половины компаний перерасход был более внушительным, а у 7% реальные расходы превышали запланированные в полтора раза.

     Любая ERP-система, как правило, рассчитана на определенный сегмент рынка. Так, SAP чаще используют на крупных промышленных предприятиях, Microsoft Dynamics - в компаниях  среднего размера и разного профиля, 1С – в компаниях небольших, а также в случае ограниченного  бюджета.

     Бюджет  на внедрение и сроки внедрения  зависят от размера компании и  сложности ее бизнес-процессов. В  последнее время имеется тенденция  к снижению стоимости ERP-проектов для  небольших и средних компаний. Например, летом 2009 года Microsoft выпустил "коробочную" версию Microsoft Dynamics NAV, и декларирует, что срок ее внедрения  составляет не более 2 месяцев. Стоимость  такого проекта в разы меньше, чем  классическое внедрение ERP.

     Стоимость внедрения ERP, в зависимости от размера  компании, сложности и выбранной  системы, может составлять от 20 тыс. USD до нескольких миллионов USD. В эту  сумму включаются лицензии на ПО, а  также услуги по внедрению, обучению и поддержке на этапе запуска  системы в эксплуатацию. Не стоит  пытаться узнать точную стоимость ERP-проекта. Оценка стоимости проекта всегда дается индивидуально, с учетом бизнес-процессов  компании, ее приоритетов и потребности  в автоматизации, а также количества пользователей, которые будут работать с ERP. Поэтому чтобы узнать ориентировочную  стоимость проекта, необходимо обратиться к консультантам и быть готовым обсуждать необходимые им детали. Кроме того, надо быть готовым к тому, что полученная оценка не является точной, и скорее всего будет пересматриваться после подготовки технического задания на проект.

     Наиболее  важным аспектом внедрения любой ERP-системы  является то, что компания-покупатель программного продукта ERP становится владельцем всего проекта.

     Для внедрения ERP-систем, руководство компаний часто обращается за помощью к  производителю или независимым  консалтинговым фирмам. Эти фирмы  обычно предоставляют три вида профессиональных услуг: консалтинг, модификацию под  заказчика и поддержку.  

     Консалтинговые  услуги

     Группа  специалистов по консалтингу обычно отвечает за начальное внедрение ERP и сдачу работы с возможностью доработки системы сразу после  начала функционирования. Эта доработка, как правило, включает дополнительное тестирование продукта, проработку начальной  стадии внедрения и дальнейшей последовательности действий, профессиональные советы, касающиеся улучшения потребительских свойств ERP в дальнейшем, оптимизацию системы, помощь в создании отчетов, извлечении сложных данных или внедрении  технологии интеллектуального бизнес-анализа (Business Intelligence).

     Группа  специалистов по консалтингу также  отвечает за планирование и тестирование взаимодействия всех модулей внедряемой системы. Это очень важная стадия проекта, которую часто упускают из вида.

     Консалтинг  для крупного ERP-проекта включает три уровня: системная архитектура, консультации по бизнес-процессам (главным  образом, реорганизация бизнес-процессов) и технические консультации (в  основном в области программирования и настройки инструментария). Специалист по системной архитектуре отвечает за все планирование информационных потоков предприятия, включая разработку будущего плана информационных потоков. Консультант по бизнесу изучает текущие бизнес-процессы предприятия и модифицирует их в соответствии с процессами ERP-системы, таким образом «подстраивая» ERP-систему под потребности компании. Технический консалтинг касается области программирования. Многие производители ERP разрешают модифицировать программное обеспечение согласно потребностям заказчика.

     Для большей части средних компаний внедрение обходится в пределах от прейскурантной цены пользовательских лицензий до вдвое большей суммы (в зависимости от размеров необходимой  доработки системы под требования заказчика). Руководство крупных  компаний, особенно при наличии множества  подразделений внутри страны или  филиалов в других странах, тратит на внедрение сумму, значительно превышающую  стоимость пользовательских лицензий – от трех до пяти раз и более, что не редкость при внедрении  во множестве подразделений.