СОДЕРЖАНИЕ 

      ВВЕДЕНИЕ 
 

      Современный мировой рынок предоставляет  большие возможности, как для  потребителей, так и для производителей бесконечного многообразия товаров и услуг. Одним из его наиболее динамичных и перспективных секторов является рынок персональных компьютеров и программного обеспечения. В частности, наличие огромного числа предприятий в Восточной Европе и странах СНГ, перешедших на рыночные отношения, открывает колоссальные возможности для поставщиков компьютерной техники, программ и профессионалов, готовых обеспечить внедрение и поддержку компьютеризированного бухгалтерского учета.

      Внедрение новых технологий, постоянный поиск  новых путей и адаптирование эффективных методов производства и управления - залог успешного предпринимательства. Компьютеризированный бухгалтерский учет относится к одному из таких методов. Его называют наиболее универсальным инструментом ведения современного бизнеса, некоторые считают его спасательным кругом для бухгалтерии.

      Несмотря  на все преимущества, полностью компьютеризированной бухгалтерской системы, 90% вновь создаваемых организаций начинает бизнес, ведя бухгалтерский учет вручную, и только 10% принимается за дело с полностью автоматизированной системой учета.

        Кроме того, более 50% пакетов бухгалтерских программ, купленных американскими компаниями в 90-х годах прошлого века, было установлено не вполне успешно или после небольшого срока перестало использоваться.

      Существует  ряд причин такого положения:

      - во-первых, хорошая интегрированная, сложная система бухгалтерского учета представляет более высокие требования к скорости обработки и к памяти компьютера, что не обеспечивалось оборудованием, которое было доступно на рынке в течение первой половины десятилетней жизни промышленности персональных компьютеров (ПК);

      - во-вторых, многие менеджеры, впервые столкнувшись со сложной компьютерной системой, плохо представляли себе, как внедрять такую систему. Некоторые пытались сделать это самостоятельно, не обладая достаточными знаниями основных компонентов системы (компьютеров, бухгалтерского учета, менеджмента). В то время как успешное внедрение системы предполагает хорошее знание всех указанных составляющих, представляющих собой фундамент бухгалтерского дела.

      Целью курсовой работы  является изучения необходимости и целесообразности использования компьютеров для ведения бухгалтерского учета и внутреннего аудита.

      Актуальностью темы заключается в том, что доступность  современных компьютерных языков и  возросший уровень компьютерной грамотности специалистов в области экономики и бухгалтерского учета позволяют создавать в короткое время программные приложения высокого качества с требуемым набором функций. Для пользователя может быть интересен набор функций, реализованных в тех или иных программах.

        Тема курсовой работы:  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      1 СОВРЕМЕННЫЕ СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ В ОТЕЧЕСТВЕННОМ И ЗАРУБЕЖНОМ ОПЫТЕ 
 

      Внедрение новых технологий, постоянный поиск  новых путей и адаптирование эффективных методов производства и управления - залог успешного предпринимательства. Компьютеризированный бухгалтерский учет относится к одному из таких методов. Его называют наиболее универсальным инструментом ведения современного бизнеса, некоторые считают его спасательным кругом для бухгалтерии.

      В основу современных пакетов компьютеризации  бухгалтерского дела положены следующие  системы:

      - интегрированная система - система, которая осуществляет централизованный сбор и распределение данных между различными подсистемами, такими как расчет заработной платы, счета к получению, счета к оплате, ведение инвентарной стоимости и Главной книги, стоимость работ и т. д.;

      - система реального времени - обеспечивает автоматическое обновление данных во всей системе при изменении данных в одной из подсистем;

      - сателлитная система - позволяет работать как с рабочих мест предприятия, так и с рабочего места бухгалтера из компании, обслуживающей данное предприятие.

      Причина, по которой компании внедряют интегрированные  системы реального времени, заключается в том, что они обеспечивают наилучший ежедневный контроль потока денежной массы и помогают осуществлять ежедневную корректировку деятельности, отвечая на пять основных вопросов:

      - Контролируете ли вы поток денежной массы?

      - Достаточна ли цена на вашу продукцию?

      - Не слишком ли велики расходы?

      - Правильно ли вы расходуете свои ресурсы?

      - Получаете ли вы своевременное предупреждение о возникающей проблеме?

      Западные  бухгалтеры, используя компьютеризированные технологии, в состоянии создать  свой бизнес, помогая клиентам пройти через различные стадии автоматизации.

      Новая технология внедряется, прежде всего, в наиболее рутинные процессы бухгалтерской деятельности.  Клиент дает определенное задание, такое как подготовка регулярных отчетов, по различным аспектам деятельности своей компании, например учет кадров, начисление налогов и т. п. Такого рода работа может быть основным сервисом, но не самым прибыльным. Задолго до появления компьютерных методов бухгалтеры делали то же самое, но только, обрабатывая информацию вручную либо посылая данные в специальные расчетные бюро.  В настоящее  время компьютеры имеются почти во всех фирмах, занимающихся бухгалтерским учетом. Благодаря ним примитивная работа по обработке заданий клиентов становится более прибыльной. Только после того как бухгалтер полностью автоматизирует свой бизнес, он может расширять его, помогая своим клиентам пройти через четыре ступени автоматизации их учетных систем.

      Первое, с чего западный специалист по бухгалтерскому учету рекомендует начать, - ввести в документооборот таблицу типа пустографки, состоящей примерно из 70 колонок для основных категорий расходов. Эта система ручной обработки.  По мере заполнения таблицы колонки вручную табулируются, образуя расходную часть финансового отчета.

      Второй  шаг опять-таки связан с использованием пустографки,  но с двумя дополнениями:

      - во-первых, в конце каждого месяца бухгалтер получает от владельца компании предыдущие таблицы, так что теперь он может подготовить месячный финансовый отчет;

      - во-вторых, бухгалтер рекомендует владельцу начать использовать автоматизированную систему начисления заработной платы и налогов и подготовки отчетов для государственных финансовых органов.

      Третий  шаг заключается в том, что клиенту предлагают внедрить у себя компьютерную систему, но пока только для ввода данных. Бухгалтер из обслуживающей компании использует в своем офисе ту же систему и, связываясь через модем с компьютером клиента, корректирует ошибки в данных, делая соответствующие записи в журнале, затем подготавливает финансовый отчет, используя соответствующие функции, встроенные в программное обеспечение.

      Четвертый шаг связан со случаем, когда клиент нанимает бухгалтера, для того чтобы тот помог выбрать, купить и установить систему бухгалтерского учета для бизнеса клиента. В этом случае бухгалтер обычно предъявляет одноразовый счет, включая в него все виды услуг, стоимость оборудования и программного обеспечения. Наряду с этим отдельная плата может браться ежемесячно за то, что бухгалтер с некоторой периодичностью проводит проверку работы системы и контролирует правильность информации, введенной в систему, а также изучает и анализирует месячные отчеты. Такой тип работы хорошо оплачивается клиентом и является для бухгалтера весьма прибыльным.

      В настоящее время рынок программных продуктов предлагает широкий перечень прикладных программ для автоматизации бухгалтерского дела. В последние годы создаются разнообразные фирмы, предлагающие разработки в данном направлении. В связи с этим возникают проблемы сертификации программ бухгалтерского учета на соответствие их системе общепризнанных требований. Для целей отбора наиболее удачных разработок проводятся конкурсы программ автоматизации бухгалтерского учета и аудита. Чаще всего разработки по автоматизации бухгалтерского дела ведутся по трем направлениям:

      -   комплексная автоматизация бухгалтерского  учета для малого бизнеса;

      -   комплексная автоматизация крупных  организаций;

      -   автоматизация отдельных участков  учета.

      Программные продукты, реализующие первое популярны. Они обязательно обеспечивают:

      -   ведение Книги учета хозяйственных  операций и Главной книги;

      -   составление баланса;

      -   заполнение первичных бухгалтерских  документов;

      -   формирование различных вторичных  документов.

      Эти программы предназначены для  непрофессионального пользователя и не требуют специального сопровождения.

      Программные системы второго класса представляют собой функционально завершенное программное обеспечение автоматизированного рабочего места (АРМа) по бухгалтерскому учету с многоуровневым аналитическим учетом. В условиях крупной организации возникает необходимость в сетевых версиях программных комплексов по автоматизации бухгалтерского учета, которые обеспечивали бы одновременную работу различных специалистов с единой базой бухгалтерских данных. В настоящее время в России это направление еще не нашло своего воплощения в реальных программных продуктах.

      Очень широко представлены на рынке программы, обеспечивающие автоматизацию отдельных, участков учета - "Склад", "Зарплата", "Банк", "Учет основных средств" и т. д. Они не решают проблем комплексной автоматизации бухгалтерского учета предприятия, но облегчают труд бухгалтеров.

      В последнее время появились разработки нового класса, обеспечивающие анализ хозяйственной деятельности и автоматизацию аудиторской деятельности. Это направление имеет большие перспективы. Большой интерес к нему проявляют банки, инвестиционные фонды, страховые компании.

      Очень интересным является такое направление, как информационные справочные системы по бухгалтерскому учету, аудиту, налогообложению.

      В настоящее время перспективными являются разработки бухгалтерских комплексов, функционирующих в среде Windows, а также использующих распределенные базы данных и распределенные системы обработки. Из известных реляционных систем управления базами данных (СУБД) на отечественном рынке программных продуктов наибольшей популярностью пользуются такие как FoxBASE и FoxPro (фирма Fox Software), Clipper (фирма Nantucket), Paradox (фирма Borland).

      К числу самых распространенных СУБД относится семейство dBase (dBase II, dBase III, dBase IV, dBase V). Такие характеристики этих пакетов, как способ организации информации и доступа к ней, а также встроенный язык программирования, послужили основой для дальнейшего развития других пакетов, например Clipper и FoxBASE. Большого успеха добился пакет Paradox, разработанный фирмой ANSA, а сейчас выпускаемый фирмой Borland. Этот продукт отличается очень "легким" интерфейсом и занимает лидирующее положение по простоте использования. Paradox - одна из редких программ, которые в одинаковой степени обращены и к начинающим, и к квалифицированным пользователям. Своим успехом Paradox отчасти обязан способу представления задач работы с базами данных. В этом смысле для пользователей-непрофессионалов в области программирования Paradox подойдет в наибольшей степени.

      Программный пакет Clarion Professional (фирма Clarion software) ориентирован как на профессиональных, так и на эпизодических пользователей. Он имеет средства для разработки автономных модулей.

      Появление большого числа СУБД с различными структурами файлов и языками  программирования привело к необходимости  определенной  стандартизации. Поскольку конечной целью пользователя является выборка информации из БД и ее последующий обработка, то усилия по стандартизации сконцентрировались в первую очередь на разработке универсального языка запросов. Такими языками для реляционных БД стали SQL или SEQUEL (Structured English Query Language) и QBE (Query by Example). Благодаря популярности и тщательной отработке SQL приобрел статус стандарта де-факто. Его описание можно найти в любом серьезном учебном пособии или инструктивном материале. Комитет по разработке стандартов в области баз данных Американского национального института стандартов (ANSI) принял SQL в качестве отправной точки по созданию стандарта реляционного языка.

      Большой популярностью среди пользователей-непрофессионалов в области программирования пользуются интегрированные пакеты программ, объединяющие возможности СУБД и электронных таблиц. В качестве примера таких пакетов можно упомянуть Open Access и FRAMEWORK. Современная СУБД должна иметь в своем составе, с одной стороны, мощные диалоговые инструменты (например, генератор отчетов, экранная форма и т. п.), а с другой - хорошие средства проектирования программ. К результатам опросов и оценок относительно эффективности различных СУБД следует относиться осторожно, так как никто лучше самого пользователя не представляет специфику задач, которые необходимо решить на конкретном рабочем месте, в конкретной компании. 
 
 
 
 
 
 

      2 ОРГАНИЗАЦИЯ АРМ БУХГАЛТЕРА

      Эффективное использование возрастающего объема экономической информации при наименьших затратах на ее получение возможно только на базе внедрения высокопроизводительной вычислительной техники. При этом важно автоматизировать учет таким образом, чтобы все операции по выписке, обработке и передаче первичных документов осуществлять автоматически. В нашей стране функционирует государственная сеть вычислительных центров (ГСВЦ), которая объединяет автоматизированную систему управления (АСУ) различных уровней и базируется на использовании единой автоматизированной системы связи.

      Вычислительные  центры выступают базой для создания автоматизированных систем управления предприятием (АСУП) и отраслью. АСУ предполагает использование средств сбора и составления первичной информации, передачи, накопления, переработки информации, а также средств связи для выдачи командной информации на объект управления.

      В настоящее время значительно  повысилась эффективность автоматизации бухгалтерского учета; в частности, появилась возможность применения данных бухгалтерского учета для многоцелевого использования, в том числе и для принятия управленческих решений. Происходит объединение бухгалтерского учета с другими видами учета и подсистемами Управления, а также его интеграция с отдельными функциями разных подсистем, основанная на многократном использовании однократно введенных первичных документов.

      В условиях рыночной экономики, когда  появилось много малых предприятий и фирм, крупные вычислительные центры потеряли свое главенствующее положение. При автоматизации управленческих функций произошла переориентация на использование микропроцессорной техники. В настоящее время рынок технических средств предполагает широкий выбор персональных компьютеров различной конфигурации на базе микропроцессоров (Intel Pentium, AMD), которые обладают высоким быстродействием, большой емкостью постоянной, оперативной и внешней памяти (магнитные и оптические доски CD-ROM), а также различных видов мониторов, печатающих устройств, в том числе наиболее совершенных - лазерных и струйных принтеров, сканеров и т. д.

      Персональные  компьютеры обеспечивают формирование первичных документов и учетных регистров, что дает возможность организовать автоматизированное рабочее место (АРМ) с использованием диалогового режима. АРМ организуется на базе персонального компьютера (ПК), который может использоваться либо автономно, либо во взаимосвязи с другими ЭВМ:

      - в первом случае организуется АРМ с замкнутым циклом обработки данных;

      - во втором - информационный обмен обеспечивается между отдельными АРМ на уровне документа, машинного носителя или автоматический информационный обмен на уровне создания локальной вычислительной сети.

      При проектировании и создании АРМ бухгалтера можно выделить два основных вида обеспечения: техническое и программное. Стадия технического обеспечения - приобретение персонального компьютера и создание условий для его рационального и эффективного применения (комплектация необходимой периферией). Программное обеспечение - это тот инструментарий, с помощью которого бухгалтер на своем рабочем месте, оснащенном ПК, может вести весь процесс обработки данных, начиная с ввода в машину информации и заканчивая получением регистров бухгалтерского учета.

      С вводом в эксплуатацию АРМ бухгалтера на базе ПК происходит распределение функций и операций между бухгалтером и персональным компьютером. Бухгалтер выполняет операции:

      -   по сбору первичных документов;

      -   контролю их достоверности;

      -   подготовке для машинной обработки;

• вводу данных в ПК и записи их на носители (диски, дискеты);
• управлению их обработки на машине;

      -   получению регистров выходной  информации;

      -   контролю, анализу и регулированию  расчетов.

      Все вычислительные и группировочные операции, выборку, формирование и хранение информационных массивов, а также печать выходных ведомостей выполняет ПК.

      Кроме того, использование в качестве технического средства АРМ бухгалтера современных персональных ЭВМ дает возможность одновременно с децентрализованной обработкой учетных данных обеспечить интеграцию информационной базы, сократить время обработки; ликвидировать разрыв во времени между хозяйственным процессом, получением первичной информации, ее обработкой и выдачей итоговой информации,

      Локальные сети обеспечивают доступ к более мощным ЭВМ и общим базам данных, а также распределение баз данных по сети. Локальные сети могут иметь различную типологию построения, объединять однотипные и разнотипные ЭВМ:

      - наиболее часто используется так называемая звездообразная организация локальной сети, когда одна микро - ЭВМ выполняет роль управляющей и к ней подключаются подчиненные АРМы на базе микро-ЭВМ. Таким образом, можно организовать многоуровневую систему обработки данных на базе использования различных типов ЭВМ и операционных систем;

      - при организации АРМ бухгалтера используются также сети с кольцевым подключением микро-ЭВМ или через общую шину. Если микро-ЭВМ кольцевой сети выполняет управляющие функции, то она может обеспечить информационно-вычислительное обслуживание определенного участка учета.

      Объединение микро-ЭВМ в локальную вычислительную сеть в пределах одного предприятия дает возможность использовать их в качестве средства построения взаимосвязанных АРМ, обеспечивающих полную автоматизацию бухгалтерского учета. АРМ бухгалтера организуется по функциональному признаку и охватывает участки учета основных средств, материальных ценностей, труда и заработной платы, финансово-расчетных операций; затраты на производство готовой продукции, а также сводный учет и отчетность (рис. 1).

      Рисунок 1 - Структура бухгалтерии на базе АРМ (автоматизированных рабочих мест)

      3 ВЫБОР ИНФОРМАЦИОННЫХ  ТЕХНОЛОГИЙ И ПРОГРАММ

      Компьютер как физический объект (hardware) не решает все проблемы. Необходимо иметь также программы (software), которые помогут обеспечить эффективное функционирование предприятия во всех аспектах - в производстве (производительность), менеджменте, бухгалтерском учете, финансах, делопроизводстве и т. д. Для достижения гарантированного успеха при автоматизации бухгалтерского дела необходимо наличие следующих семи факторов:

      1)  система, которую выбирают, должна  удовлетворять следующим требованиям:

      • быть адаптируемой, то есть ее можно  приспособить для существующего бизнеса и модифицировать, если время от времени меняются внутренние и внешние условия его функционирования;

      •    быть хорошо документированной и  легкой в использовании;

      •   иметь поддержку и сопровождение со стороны местного представительства производителя программ, которое в состоянии профессионально и в срок отвечать на все вопросы пользователя;

      2)  перед переходом на автоматизированную  систему необходимо иметь хорошо отлаженную систему бухгалтерского учета с ручной обработкой;

      3)  один из сотрудников фирмы должен нести полную ответственность за проект;

      4)  весь персонал, так или иначе  связанный с проектом (включая  даже тех, кто будет вводить  данные), должен участвовать как  в планировании, так и во внедрении системы;

      5) директор фирмы обязан знать весь проект в деталях;

      6)  менеджер по внедрению должен  определять приоритет задач и  быть готовым к их поэтапному  выполнению;

      7) фирма должна спланировать бюджет  для закупки необходимых компьютерных и программных средств в соответствии с уровнем ожидаемых результатов.

      Рынок программных продуктов по автоматизации  бухгалтерского учета непрерывно меняется, причем это касается структуры, как предложения, так и спроса. Такие перемены обусловлены ростом уровня компьютерной подготовки специалистов-бухгалтеров, потребностями развивающихся малых предприятий, а также появлением более совершенного технического обеспечения по доступным ценам. Зачастую пользователю предлагаются десятки и сотни программных продуктов одного назначения, значительно отличающихся друг от друга по качеству и по цене. При этом как цена, так и количество продаж зачастую мало зависят от реального качества программного продукта. Это создает серьезную проблему для потенциальных пользователей. Перед ними стоит задача сориентироваться в многообразии программных продуктов и сделать правильный выбор.

      Если  бы разработчики программ заранее, еще  до начала проектирования, имели возможность получить достоверные данные о потребительских свойствах существующих программных продуктов, то вряд ли возникла необходимость наводнять рынок слишком большим числом программ одного назначения, несопоставимых по качеству.

      При этом если бы покупатель мог сам  оценить качество программного продукта, сравнить экономическую эффективность предлагаемых программных средств, провести оценку достоверности информации, содержащейся в рекламных сведениях, то наверняка было бы меньше разочарования после покупки программных продуктов данного направления.

      Такая ситуация не выгодна никому: ни самому продавцу, поскольку производить и предлагать рынку программные средства с заведомо худшими эксплуатационными возможностями бессмысленно, ибо слишком велики затраты на их разработку и слишком велик риск, что они не окупятся; ситуация не выгодна и обществу, которое несет при этом прямые и косвенные убытки. Произведенный, но не востребованный покупателем программный продукт, не имеет остаточной потребительской стоимости, его нельзя продать на запчасти, переплавить и т. д. Общество не получает отдачи от затрат интеллектуальных и финансовых средств, отвлеченных из других сфер.

      Чтобы сделать правильный выбор, пользователю важно знать основные показатели потребительского качества программных продуктов. Известно множество показателей, используемых для характеристики качества разрабатываемых программ. Наиболее важные из них следующие:

      -   функциональная полнота;

      -   завершенность разработки;

      -   быстродействие;

      -   уровень требований к комплексу  технических средств;

      -   возможность перенастройки на новые условия применения;

      -   возможность работы в сети;

      -   качество предоставляемой поддержки  и сервиса;

      -   трудоемкость освоения и внедрения;

      -    качество пользовательского интерфейса;

      -   требования к уровню квалификации  пользователя;

      -   удобство копирования и вывода  информации;