Ведения делопроизводства. Регистрация и учёт поступающих в организацию документов. 2
23
Министерство образования
ГОУ СПО «Усинский политехнический техникум»
КУРСОВАЯ РАБОТА
Дисциплина: «Документационное обеспечение управления»
Тема: «Ведения делопроизводства. Регистрация и учёт поступающих в организацию документов»
УСИНСК 2011
Оглавление
Введение......................
Глава 1
Ведения делопроизводства
1.1 Понятие делопроизводства и функции документа.....................
1.2 Структура и формы службы ДОУ...........................
1.3 Основные функции структурных подразделений службы ДОУ.....................8
1.4 Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации..................
Глава 2
Регистрация и учёт поступающих в организацию документов
2.1 Общее положение.....................
2.2 Прием и первичная обработка поступающих в организацию
документов……………………………………………………
2.3 Регистрация и учёт поступивших документов…………………………...….21
Заключение…………………………………… ……………………………………........25
Список литературы……………………………………………………
Приложения……………………………………………………
ВВЕДЕНИЕ
Цель моей курсовой работы заключается в рассмотрении и изучение ведения делопроизводства и регистрации входящих в организацию документов.
Цель работы предопределяет её задачи:
1. рассмотрение понятие «Делопроизводство»
2. проанализировать структуру и формы службы ДОУ
3. функции структурных подразделений службы ДОУ
4. унификация и стандартизация документов
5. регистрация и учёт поступивших документов.
Как известно документы появились одновременно с появлением письменности. По сохранившимся древним документам мы можем увидеть, что тогда уже были правила их написания. Грамоты – так назывались первые деловые документы К ним относились письма официального и частного характера, а также акты. Появление документации сделало необходимым систематизировать обработку документов (регистрация, написание, отправка). Ведение документации, а также заполнение, оформление, учет входящих и исходящих документов, их отправка вот, что такое делопроизводство. Делопроизводство входит в обязанности секретаря. Секретарь со стажем должен знать, как правильно оформляются все официальные документы (приказы, акты, официальные письма). Без документов делопроизводство невозможно. Можно по-другому сказать, что такое делопроизводство – ведение документооборота, а также документирование управленческой деятельности
ГЛАВА 1
ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
1.1 ПОНЯТИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА
Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами[1].
Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы движения и учета документов определяются понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу. Поскольку управленческая деятельность человека осуществляется с применением различного рода документации, делопроизводство в настоящее время именуют также документационным обеспечением управления (ДОУ).
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителя организации или предприятия. Деятельность организации или предприятия обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей данной организации с вышестоящими организациями, с органами законодательной и исполнительной власти, с подчиненными и сторонними организациями, с физическими лицами.
Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов на предприятии.
Состав организационно-
В документах, выступающих одновременно средством и способом реализации возложенных на аппарат управления функций, отражаются все формы управленческой деятельности. Этим обусловлена полифункциональность документа[3].
Функции документа подразделяются на общие, свойственные любому документу, и специфические, присущие отдельным видам документов. К общим функциям относятся:
- информационная; любой документ является носителем информации, его цель - сохранить эту информацию во времени и пространстве;
- социальная; всякий документ является выражением той или иной социальной потребности;
- коммуникативная; документ всегда выступает средством прямой и обратной связи между управляющей и управляемой системами, между государственными организациями, должностными лицами;
- культурная; документ - это письменный исторический источник, памятник истории и культуры, выступающий средством закрепления и передачи культурных традиций.
Особенности различных сфер управленческой деятельности обусловили наличие ряда специфических функций, которыми наделяются лишь некоторые группы документов.
Одна из основных функций управления, реализуемых в деятельности властных структур, - функция организации системы и процессов управления - находит выражение в комплексе организационных документов. Это устав, положение, правила, устанавливающие статус, границы компетенции, функциональное содержание деятельности органа управления, его структуру, штатную численность, должностной состав и другие аспекты.
Функция планирования реализуется в результатах планирования деятельности организации, которые фиксируются в плановых документах.
Решение административных вопросов, вопросов взаимодействия, обеспечения, регулирования деятельности органов власти, учреждений, организаций и их структурных подразделений, отдельных должностных лиц находит отражение в распорядительных документах. Созданием информационно-справочной и справочно-аналитической документации завершается процесс сбора и обработки объективной и достоверной информации, которая составляет важный элемент и условия принятия обоснованных, своевременных и реальных управленческих решений.
Правовой функцией наделены законодательные и правовые нормативные документы, фиксирующие правовые нормы и правоотношения в обществе, или документы, которые временно исполняют эту функцию (например, любой документ, выступающий в качестве судебного доказательства).
Результаты деятельности любой организации фиксируются в отчётной документации, выполняющей роль обратной связи и обеспечивающей необходимый и своевременный контроль за выполнением принимаемых решений, что позволяет сопоставлять реальные результаты с запланированными и на основании этого корректировать деятельность организации.
Научно-историческую функцию исполняют документы, реализовавшие свои основные функции и поступившие в архив. В общем массиве документации такие документы составляют около 12-14%.
1.2 СТРУКТУРА И ФОРМЫ СЛУЖБЫ ДОУ
Основой построения службы ДОУ является принятая в организации форма работы - централизованная, децентрализованная или смешанная.
При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре - канцелярии или у секретаря-референта (в небольших организациях). Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями организации. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).
Форму организации документационного обеспечения выбирают с учётом масштабов организации, объёма документооборота, состава структурных подразделений (имеются ли в них соответствующие работники и необходимые технические средства), расположения их и т.д.[*] Централизованную организацию, как правило, используют на малых и средних предприятиях; децентрализованную - в территориально разобщённых организациях, а также тогда, когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях (последний вариант характерен для западной системы делопроизводства).
В большинстве учреждений используют смешанную форму.
Что касается внутреннего пространства (помещений) службы ДОУ (офис), то сложились два типа его организации - кабинетный и открытый. Кабинетный тип характерен для отечественного делопроизводства, открытый - для зарубежной практики.
Структура, функции и ответственность службы ДОУ видны из примерного положения о службе, которое может быть использовано в качестве основы для разработки Положения о службе ДОУ конкретной организации.
Положение о службе ДОУ составляется отделом управления персоналом, руководителем службы, секретарём-референтом в зависимости от масштаба организации, визируется юрисконсультом и руководителем заинтересованных подразделений, утверждается генеральным директором (директором) организации.
Положение о службе ДОУ оформляется на общем бланке организации.
1.3 ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ СТРУКТКРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ СЛУЖБЫ ДОУ
Вторыми по важности организационными документами после Положения о службе ДОУ являются положения о конкретных структурных подразделениях службы.
Секретариат - подразделение службы ДОУ, предназначенное для обслуживания руководства организации. Секретариат (секретарь-референт, технические секретари, секретари заместителей руководителя организации) выполняют следующие основные функции:
- рассматривает и подготавливает к докладу руководства организации поступающую корреспонденцию;
- подготавливает по указанию руководителя организации проекты отдельных приказов, писем, справок и других документов и согласовывает их со структурными подразделениями;
- осуществляет анализ справок и докладов структурных подразделений и даёт заключения и предложения по ним;
- следит за правильностью оформления и составления документов, проверяет качество подготовки документов, представляемых на подпись руководству организации;
- обеспечивает подготовку соответствующих материалов к совещаниям, созываемым руководством организации;
- производит оформление протоколов заседаний, рассылку протоколов и выписок из них;
- осуществляет контроль за исполнением решений коллегии;
- составляет сводную номенклатуру дел организации и представляет её руководству на утверждение;
- осуществляет бездокументное обслуживания руководителей. Например: приём посетителей, телефонное обслуживание, организация работы приёмной и т.д.
Экспедиция - подразделение, осуществляющее приём и отправку поступающей по почте и курьерской связи корреспонденции. Экспедиция выполняет:
- приём поступающих документов, их сортировку и распределения по структурным подразделения организации;
- доставку документов в структурные подразделения;
- обработку и отсылку отправляемых документов;
- количественный учёт документооборота;
Также существуют и подразделения . Подразделение по учёту и регистрации корреспонденции:
- осуществляет учёт и регистрацию документов;
- ведёт контроль за оформлением исходящих и внутренних документов (в отношения визирования, согласования, соответствия принятым требованиям);
- осуществляет формирование и ведение справочно-информационного массива;
- осуществляет учёт документов «Для служебного пользования», с грифом «Конфиденциально», находящихся в структурных подразделениях;
- производят оформление и рассылку распорядительных документов по указанию начальника канцелярии;
- составляет номенклатуру дел канцелярии, формирует дела в соответствии с номенклатурой, подготавливает дела к сдаче их в архив организации;
Подразделение по контролю исполнения:
- осуществляет контроль за своевременным исполнением документов. Информирует руководство организации о ходе исполнения документов;
- осуществляет контроль за сроками исполнения структурными подразделениями поручений руководства организации;
- анализирует контроль исполнения документов и подготавливает соответствующие справки для руководства.
Подразделение по рационализации работы с документами:
- разрабатывает и внедряет мероприятия по совершенствованию работы службы ДОУ (структура службы, новые информационные технологии и т.д.);
- разрабатывает положения, инструкции, памятки, альбомы унифицированных форм документов и др.;
- осуществляет и контролирует внедрение новых стандартов, норм, правил в отношении работы службы ДОУ и оформления документов;
- организует и проводят мероприятия по повышению квалификации работников службы ДОУ и специалистов организации в области документационного обеспечения управления.
Группа (исполнитель) по учёту писем и жалоб граждан:
- осуществляет приём и регистрацию заявлений, предложений и жалоб граждан;
- готовит на рассмотрение руководству организации полученную корреспонденцию по наиболее важным вопросам;
- направляет корреспонденцию в структурные подразделения на исполнение;
- осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения писем, извещает о результатах их рассмотрения заявителем;
- обобщает материалы по рассмотрению писем граждан, разрабатывает и представляет руководству предложения по устранению имеющихся недостатков;
- организует приём граждан руководством организации.
Группа оформления документов:
- осуществляет работу по перепечатке служебных документов для всех структурных подразделений;
- осуществляет считку и правку перепечатанного материала;
- производит стенографирование выступлений участников заседаний и совещаний с последующей расшифровкой и распечаткой текста;
Копировально-множительное бюро:
- выполняет копирование и тиражирование документов;
- подготавливает, брошюрует рекламную продукцию;
Архив:
- производит приём, учёт, хранение и использование дел;
- оказывает методическую помощь в оформлении дел, подлежащих сдаче в архив;
- осуществляет контроль за правильность составления номенклатуры дел в структурных подразделения организации;
- осуществляет контроль за правильным формированием, хранением и использованием дел в структурных подразделениях;
- подготавливает дела к передаче на хранение в государственный архив.
1.4 УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ
Развитие науки и техники, возникновение новых форм собственности, расширение экономических и культурных связей, активизация общественных процессов привели к резкому увеличению объёмов информации, необходимой для управленческой деятельности. От ручной обработки информации, содержащейся в документах, которая применялась ещё в начале ХХв., до механизированной, а затем и автоматизированной - таким путём проходил процесс рационализации работы с документами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать.
Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.[1]
Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости без данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.
Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет. Есть ряд типовых функций, которые характерны для любой организации, - организационно-
Каждая управленческая функция реализуется через комплекс (систему) документов, характерных только для данной функции. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системной документацией.[2] Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Например, в систему документов по образованию (общему, среднему профессиональному, высшему, послевузовскому и т.п.) будут включены документы, характеризующие особенности образовательной деятельности в зависимости от вида образовательной организации. Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов.
Но всегда в любой организации присутствует организационная, распорядительная и исполнительная деятельность, которая реализуется через систему организационно-
Организационно-
Система организационно-
Унификация документов предполагает:
- установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов;
- разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца;
- разработку структур документов;
- создание общих синтаксических правил построения документов.
При проведении унификации документов учитывались все требования к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры технических средств.
Результаты проведенной унификации документов доводят до уровня обязательной правовой формы-стандарта (или других документов по стандартизации).
Стандарты разрабатываются на продукцию, работы, услуги. Под стандартизацией понимается деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направления на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг.[3] Одной из целей стандартизации является достижение технической и информационной совместимости.
С принятием данного Закона изменилось само понятие «стандарт». Если раньше это был нормативный документ, то теперь Закон закрепил принцип добровольного применения стандартов, а на смену государственным стандартам пришли национальные стандарты. Остались прежними другие документы по стандартизации - правила, нормы и рекомендации в области стандартизации, стандарты предприятий, а также общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных документах и системах документации (в настоящее время в стране разработано 37 общероссийских классификаторов).
Однако государственные стандарты, принятые до 1 июля 2003 г., в том числе и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-
Унифицированная система документации (УСД) - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определённой сфере деятельности.[4]
В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД:
- унифицированная система организационно-
- унифицированная система банковской документации;
- унифицированная система финансово, учётной и отчётной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организации;
- унифицированная система отчётно-статистической документации;
- унифицированная система учётной и отчётной бухгалтерской документации предприятия;
- унифицированная система документации по труду;
- унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
- унифицированная система внешнеторговой документации.
На каждую унифицированную систему документации разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности. Этими же министерствами и ведомствами утверждаются унифицированные формы документов, входящих в УСД.
Унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определённом порядке на носителе информации.[5]
Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа[6], например подпись, печать, текст и т.д.
Набор реквизитов официально письменного документа, расположенных в определённой последовательности, называется формуляром документа.[7]
Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т.д.) характерен свой набор реквизитов. Однако унификация документов в каждой системе осуществлялась путём построения формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установления на его основе оптимального состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д. Формуляр-образец документа представляет собой «модель построения документа, устанавливающую область применения, форматы, размеры полей, требование к построению конструкционной сетки и основные реквизиты»[8].
- Ведения делопроизводства. Регистрация и учёт поступающих в организацию документов
- Ведения налогового учёта и сдача налоговой отчетности
- Ведення державного земельного кадастру на локальному рівні на території Данилівської сільської ради Білгород-Дністровського району Од
- Ведення особових справ
- Ведическая культура в Древней Индии
- Ведомость физических объемов работ по строительству объекта
- Ведомственные архивы
- Ведение учета денежных средств в кассе
- Ведение учета на забалансовых счетах
- Ведение учета при упрощенной системе налогообложения
- Ведение учета расчетов с органами социального страхования и обеспечения
- Ведение учетных журналов в кадровой службе
- Ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности субъектами малого предпринимательства
- Ведения бухгалтерской отчетности субъектов малого предпринимательства в сфере общепита
