Ведення особових справ

Вступ

Документаційне забезпечення управління — важлива складова діяльності будь-якої установи, підприємства, організації. Ведення діловодства й організація документообігу відіграють важливу роль у конкурентоспроможності сучасних підприємств, яка залежить не лише від їх технічної оснащеності, а й від документаційного фактора. Тому нині надзвичайно важливим є удосконалення системи діловодства.

Документаційна діяльність організації охоплює всі операції з підготовки, складання, погодження та оформлення документів. Зафіксована  в документах інформація становить  основу будь-якого бізнесу.

Дуже важливим для управлінської  діяльності є юридичне значення документів, тому що вони є формою вираження  прав.

Одні документи, наприклад  правові акти представницьких та розпорядчих органів, судові, прокурорські, нотаріальні й арбітражні акти, договірна  документація, виконують юридичні функції, закріплюючи й змінюючи правові  норми у правовідносинах чи завершуючи їх дію, а інші документи використовують як докази у суді, органах слідства й прокуратури, нотаріаті, арбітражі  тощо.

Порядок ведення діловодства  на підприємствах визначається спеціальними нормативно-правовими актами, зокрема  постановою Кабінету Міністрів України "Про затвердження Примірної інструкції з діловодства" від 17 жовтня 1997 р. № 1153, де обумовлюється порядок складання  документів, ведення справ, створення  архіву для забезпечення зберігання найцінніших документів.

Пропонований навчальний посібник складається з двох частин: "Загальне діловодство" і "Кадрове  діловодство". У першій частині  наведено розгорнуті характеристики основних нормативних положень щодо створення  документів, які повинен знати  управлінський персонал для оперативної  орієнтації у виборі рішень. Широко висвітлено питання підготовки та оформлення документів, які створюються у процесі діяльності підприємств. Розглянуто порядок ведення загальної документації, наведено реквізити, що сприяють оперативній підготовці документів. Детально описано технологію, порядок контролю за виконанням документів у строк і по суті питання, організацію роботи апарату управління з оперативного пошуку та з необхідною інформацією, передачі її в архів. У другій частині посібника висвітлюються питання документування та організації роботи з документами у процесі управління персоналом, практичні питання кадрового (спеціального) діловодства, зокрема, подаються зразки сучасних типових документів ч кадрового діловодства, описується технологія їх оформлення, наводяться практичні рекомендації щодо обліку кадрів, підготовки розпорядчих документів з питань кадрів (прийняття на роботу, переведення і звільнення, надання відпусток, заохочення й стягнення, ведення обліку й зберігання трудових книжок, оформлення та подання документів для призначення пенсій, підготовка відповідної статистичної звітності).

1.Вимоги до  оформлення особового листка  з обліку кадрів та анкети

1.1 Особовий листок  з обліку кадрів

Це обов’язків документ, що заповнюється громадянином під час  зарахування його на посаду, навчання, для участі в певному конкурсі тощо. Він узагальнює автобіографічні  відомості працівника шляхом фіксації їх у таблицях.

Реквізити:

1. Назва виду документа;

2. Прізвище, ім’я, по батькові, дата і місце народження;

3. Фотографія особи, яка  заповнює документи;

4. Відомості про освіту  і наукові ступені, вчені звання;

5. Якими мовами володіє;

6. трудова діяльність;

7. Державні нагороди;

8. Вітчизняні, зарубіжні  та міжнародні наукові відзнаик;

9. Відомості про родину;

10. Паспортні дані;

11. Домашня адреса;

12. Особистий підпис;

13. Дата заповнення

1.2 Анкета

Анкета — це аркуш із низкою запитань, який пропонують заповнити  особі, щоб дістати потрібні відомості  про неї.

Анкети доводиться заповнювати, коли влаштовуються на роботу, оформляють документи на виїзд для роботи за кордоном, внутрішній та закордонний (див. 5.Зразки документів) паспорти і  т. д.

До анкетних форм належить ОСОБОВИЙ ЛИСТОК З ОБЛІКУ КАДРІВ (див. додаток 1.), який заповнюють, влаштовуючись на роботу.

Відповідати на запитання  анкети треба розбірливо, чітко (одним  словом «так» або «ні» відповідають тільки тоді, коли цього вимагає

анкета); не дозволяється робити прочерки замість слів «ні», «не  був», «не обирався» і т. д. в  разі негативної відповіді.

Відомості про зміни, що сталися  після заповнення особового листка, фіксують у доповненнях до особового  листка з обліку кадрів.

Державні службовці, наймаючись на роботу, заповнюють особову картку (форма П-2ДС), яка містить додаток 1 до особової картки П-2ДС. Типову форму  № П-2 на державних службовців не заповнюють.

2. Правила написання: автобіографії, резюме, характеристики, облікових документів, особової справи

2.1Автобіографія

Це документ, у якому  особа повідомляє основні факти  своєї біографії

Реквізити:

1. Назва виду документа
2. Текст у якому зазначаються:

• прізвище, ім’я, по батькові;

• дата народження;
• місце народження;
• відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося навчатися);
• відомості про трудову діяльність (коротко, у хронологічній послідовності, назва місць роботи і посади);
• короткі відомості про склад сім’ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти);

3. Дата написання

4. Підпис

Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу. Зразок автобіографії - (див. додаток.3)

2. Резюме

Це документ у якому  коротко викладаються особисті освітні  та професійні відомості про особу.

Реквізити:

1. Назва виду документу;
2. Текст що містить таку інформацію:

• домашня адреса, телефон(факс);

• прізвище, ім’я, по батькові;
• мета написання документа;
• особисті дані (дата народження, сімейний стан, національність(якщо птрібно));
• відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося навчатися, ступінь володіння іноземними мовами(при потребі));
• відомості про публікації (якщо потрібно);
• інша інформація на вимогу роботодавця

3. Дата;

4. Підпис

Резюме повинно бути детальним, точним, але лаконічним. Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу. Як правило, цей документ надсилається до установи, яка оголосила вакансії. Після ознайомлення дирекції із документом претенденти запрошуються на співбесіди. Якщо особа відповідає вимогам установи, то їй пропонують заповнити резюме у вигляді анкети безпосередньо  на місці.

В Україні й понині відсутня єдина, установлена форма складання  резюме

(Резюме див. додаток  4), наведений приклад, найбільш  поширений.

2.3 Характеристика 

Це документ, в якому  дається оцінка ділових і моральних  якостей особи — працівника (учня, студента).

Характеристика, оформлена  належним чином, вважається офіційним  документом, її видає адміністрація  підприємства (організації, установи, навчального закладу) своєму працівникові (учневі, студентові, практикантові). Характеристики подаються при вступі до навчального  закладу (на вимогу), оформленні відрядження  на роботу за кордон, при атестаціях, представленні до нагороди та в інших  випадках.

Характеристики оформляють на загальних бланках або чистих аркушах паперу формату А4 (див. додаток 5.-5.1).

• Елементи характеристики:
• назва виду документа (ХАРАКТЕРИСТИКА);
• текст (текст характеристики можна поділити на чотири частини. В першій частині наводять анкетні дані особи, на яку складають характеристику, їх друкують на відстані 2 — 3  інтервалів  нижче  від слова «характеристика»,  через  1,0— 1,5 інтервала, відступивши від 4-го положення табулятора на З — 4 пробіли. Спочатку великими літерами зазначають прізвище, ім'я, по батькові особи в родовому відмінку, далі — звичайним шрифтом — посаду, вчений ступінь і звання (якщо є), рік народження, освіту. Анкетну частину допускається розташовувати по центру, нижче від слова «характеристика». В  другій  частині наводять відомості про трудову діяльність особи: спеціальність, посада, з якого часу працює на даному підприємстві, відомості про переміщення по службі, рівень професійної майстерності й т. п. Для учнів (студентів) зазначають: з якого періоду навчаються, за якою спеціальністю, відомості про переведення на інший факультет, ставлення до навчання тощо. В третій частині дають оцінку ділових і моральних якостей особи — її ставлення до роботи, підвищення професійного рівня, участь у громадському житті колективу, стосунки з іншими працівниками. Також наводять відомості про урядові нагороди, заохочення (стягнення) тощо. В четвертій (заключній) частині роблять висновки, а також зазначають, куди подаватиметься характеристика. Якщо характеристика складається на працівника, що звільнився, або на випускника навчального закладу, то текст викладається в минулому часі, а якщо на момент складання характеристики працівник іще працює або студент навчається, — то в теперішньому часі.];
• підпис [Як правило, характеристику підписують керівник підприємства (організації, установи), керівник структурного підрозділу та голова громадської організації (перші два підписи вважаються обов'язковими).];
• відбиток гербової печатки чи круглої, що прирівнюється до гербової.

Нижче підпису, на відстані 2—3 інтервалів, від нульового положення  табулятора проставляють дату підписання характеристики.

Завірену характеристику видають працівникові (учневі, студентові) на руки або надсилають до установи (організації, підприємства), що її запитувала.

3. Особисті офіційні документи

Це документи, за допомогою  яких громадяни висловлюють свої пропозиції, прохання, скарги, передають  повноваження іншій особі щодо отримання  документів, грошей, товарів тощо, закріплюють  свої права перед державою, установами (підприємствами), іншими особами.

3.1 Доручення

Доручення — це документ, за яким організація чи окрема особа  надає право іншій особі від  її імені здійснювати якісь дії.( див. додаток 6-6.3)

Офіційні доручення оформляє установа, організація, підприємство.

Реквізити:

1. Назва підприємства (організації), яка видає доручення (позначена  на бланку або на проставленому  штампі зліва вгорі аркуша).

2. Назва виду документа  (доручення).

3. Номер, дата, місце видачі

4. Посада, прізвище, ім'я,  по батькові особи, якій видається  доручення.

5. Назва підприємства (організації), від якої повинні бути одержані  товарно-матеріальні цінності.

6. Номер і дата видачі  супровідного документа (наряду, рознарядки тощо).

7. Термін дії доручення.

8. Зразок підпису особи,  якім видано доручення.

9. Назва документа, що  посвідчує особу, якій видано  доручення одержувача цінностей  (паспорт, посвідчення).

10. Підписи службових осіб, які видали доручення.

11. Печатка підприємства (організації), що видала доручення.

Особисті доручення складаються  окремими особами.

Обов'язкові реквізити:

1. назва виду документа (доручення);
2. прізвище, ім'я, по батькові особи, що видала доручення;
3. прізвище, ім'я, по батькові особи, що їй видане доручення (довіреної особи);
4. термін дії документа;
5. дата складання/, підпис особи і довірителя:
6. засвідчення підпису організацією, де працює, навчається тощо довіритель.

3.2 Заповіт

Заповіт — це документ, у  якому випадемо волевиявлення однієї особи (заповідача) щодо розпорядження  майном, що йому належить, на випадок  смерті.

Заповіт, як правило, викладається і в письмовій формі із зазначенням  місця і часу його складання, підписується заповідачем і нотаріально засвідчується.

Якщо цих умов не дотримано, документ є недійсним. Складається  він у 2 примірниках. Один із них залишається  в нотаріальній конторі, а інший  — заповідачеві.

Документ підписується у  присутності нотаріуса самим  заповідачем. Якщо ж останній не може власноручно підписати заповіт (через  фізичні вади, хвороби або з  інших причин), то за його дорученням і за присутності його та нотаріуса  заповіт може підписати інша особа, за винятком того, на чию користь  він складений. При цьому в  документі треба відзначити причини, за. якими заповідач не підписався власноручно. (див. додаток 7.)

3.3 Заяви

Заява — це вид звернення, за допомогою якого громадяни  реалізують через державні органи або  громадські організації надані їм права (на чергову відпустку, обмін житлової площі, отримання надбавок до заробітної плати тощо).( див. додаток 8-8.2)

Заява про призначення  пенсії.

Реквізити:

назва установи, структурного підрозділу, до якого звертається  громадянин; назва виду документа (заява), прізвище, ім'я, по батькові та адреса того, хто подає заяву; дата народження; відомості про - паспорт (серія, номер); вид пенсії, яку просять - призначити, а також відомості про те, чи отримує той, хто подає заяву, іншу пенсію; зобов'язання повідомляти  відділ соціального забезпечення про  вступ на роботу (тимчасову, постійну, сезонну), про зміни в складі сім'ї; дата, підпис того, хто складає заяву; відмітка про реєстрацію документа.

3.4 Посвідчення

Посвідчення — документ, що свідчить про факти діяльності, повноваження громадян. (див. додаток 9)

Групи:

1.  Посвідчення особи.

2.  Посвідчення про  надання громадянам певних повноважень.

3.  Посвідчення про  відрядження.

Посвідчення особи — документ, що підтверджує факт діяльності громадян в організації, закладі тощо.

Реквізити:

назва установи, що видала посвідчення; назва виду документа (посвідчення); прізвище, ім'я, по батькові (кому видано); термін дії; підпис керівника; печатка  установи, дата видачі. Обов'язково мають  бути фотографії.

Посвідчення про відрядження  — типовий-документ, що свідчить про  направлення працівника до того чи іншого пункту призначення.

Реквізити:

кутовий штамп, печатка й  підпис керівника установи; позначки про прибуття та вибуття службової  особи.

Службова-особа не пізніше  ніж через три дні після  повернення із відрядження зобов'язана  подати письмовий звіт (доповідну  записку) про результати відрядження й авансовий звіт--про витрачені кошти.

3.5 Розписка

Розписка — це документ, що підтверджує передачу й одержання  документів, грошей, товарів та ін., завірений підписом одержувача.(див. додаток 10) Має довільну форму:

Реквізити:

назва виду документа (розписка); посада, прізвище, ім'я та по батькові того, хто дає розписку; кому дається  розписка; у чому конкретно дано розписку (обов'язково слід вказати  точне найменування матеріальних цінностей, предметів, інструментів); на підставі якого розпорядження чи документа  одержано цінності; дата й підпис одержувача цінностей." Текст розписки розпочинається словами: Видана мною, інженером... Ця розписка видана... Я, учитель середньої школи № 2...

Дата пишеться за таким  зразком: 11 березня 2003 року.

Грошові суми пишуться цифрами, а в дужках — словами: в сумі 600 (шістсот) грн.

4. Підготовка та передання особових справ та карток на архівне зберігання

4.1 Номенклатура  справ

Номенклатура справ —  це систематизований перелік найменувань  справ, створюваний у діловодстві  установи, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків  зберігання справ. ( див. додаток 11) Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи документом, який складається  для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документа  за змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі  діловодства. У діловодстві є  три види номенклатури справ: типова, примірна та індивідуальна. Типова встановлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації, і  є нормативним актом. Примірна встановлює примірний склад справ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний  характер.

Типові й примірці номенклатури справ розробляються органами вищого рівня для організацій, що належать до сфери управління установи, і  використовуються ними як методичні  посібники під час складання  індивідуальної номенклатури справ.

Незалежно від наявності  типової чи примірної номенклатури кожна установа повинна мати індивідуальну  номенклатуру справ.

Як правило, індивідуальна  номенклатура справ установи складається  з номенклатури справ окремих  структурних підрозділів, що розробляються  посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, із залученням фахівців, підписуються керівником архівного підрозділу установи.

Номенклатура справ складається  на підставі вивчення документів з  усіх питань його діяльності. Після  виконання документів вони групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і  зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться. Розміщення справ у номенклатурі повинно "відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації самої установи (накази, розпорядження, рішення тощо), планово-звітна документація і листування. У групі листування першими розміщують справи, що містять листування з органами вищого рівня. Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) — індекс, який складається з індексу структурного підрозділу та порядкового номера в межах підрозділу. За відсутності структурних підрозділів як розділи номенклатури можуть бути використані напрями діяльності підприємства чи посади керівників. Наприклад, генеральний директор, заступник директора, комерційний директор.

У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на конкретному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.

Наприкінці діловодного  року номенклатура справ обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість  і категорії фактично заведених  за рік справ. Підсумковий запис  скріплює своїм підписом особа, відповідальна  за діловодство.

Номенклатура справ установи складається у трьох примірниках, на кожному з яких обов'язково заповнюються грифи погодження з експертною комісією й посадовою особою, відповідальною за архівний підрозділ установи. Перший примірник — недоторканний, зберігається у структурному підрозділі. Другий передається в канцелярію установи, а третій використовується для формування справ і пошуків потрібного документа.

Номенклатура справ структурних  підрозділів після їх розгляду й  аналіз зводяться канцелярією в  єдину (зведену) номенклатуру справ  установи.

Організації, які належать до сфери управління установи, складають  окремі номенклатури справ, які не включаються у зведену номенклатуру справ установи.

Під час розроблення єдиної номенклатури справ установи, крім зведення номенклатури структурних  підрозділів, вивчається й аналізується діяльність установи в цілому. При  цьому використовуються положення (статути) про установи та їх структурні підрозділи: штатні розписи, типові чи примірні номенклатури, номенклатури та

описи справ за минулі роки, класифікатори документів і кореспондентів із зазначенням строків зберігання документів, а також враховуються завдання установи на наступний рік.

Структурний принцип номенклатури справ використовується в разі чітко  встановленої в установі структури. Підзаголовком у такій номенклатурі є найменування структурного підрозділу. При цьому першим розділом номенклатури бажано зазначати канцелярію. Наприклад, канцелярія, організаційний відділ, плановий відділ, відділ реалізації та збуту  тощо.

Функціональний принцип, тобто за напрямами діяльності, використовується у разі розподілу основних напрямів діяльності між структурними підрозділами, службами, творчими колективами та окремими виконавцями. Розділи й  підрозділи номенклатури справ установи, побудованої за таким принципом, відображають управлінські функції  та галузі й розміщуються в ній  за ступенем важливості. Наприклад, планування, фінансування, прогнозування тощо.

Як до номенклатури справ  структурного підрозділу, так і до зведеної номенклатури справ установи включаються найменування справ, що відображають усі документовані  ділянки роботи установи.

До номенклатури справ  включаються незакінчені діловодством справи, що надійшли з інших установ  для їх продовження, у тому числі  довідкові й контрольні картотеки, номенклатури справ, документи, створені за допомогою ПК. Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ кожного року протягом всього строку їх вирішення. До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

Зведена номенклатура справ  установи після її остаточного доопрацювання  погоджується з експертною комісією (ЕК) установи й експертно-перевіряючою комісією (ЕПК) відповідно до державного архіву, після чого затверджується керівником установи. Установи, що не передають  документи на державне зберігання, погоджують номенклатуру справ з  ЕК органів вищого рівня.

Протягом діловодного  року в номенклатурі справ структурного підрозділу й у зведеній номенклатурі справ у графі "Примітка" робляться  відмітки про заведення й включення  нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ  у архівний підрозділ установи та інші установи для їх продовження  тощо. Наприкінці діловодного року номенклатура справ установи обов'язково закривається підсумковим записом, який скріплює своїм підписом керівник діловодної служби. Про наявність  заведених за рік справ повідомляють архівний підрозділ установи.

Зведена номенклатура справ  складається в чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з архівними  установами. Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються в такому порядку: зберігаються у справі канцелярії; передаються до архівного підрозділу установи для здійснення контролю за формуванням справ у структурних  підрозділах.

4.2 Формування  та оформлення справ

Формування та оформлення справ — це групування документів у справи відповідно до номенклатури справ.

Справа — це перелік  документів, сформованих за будь-якою ознакою за відповідними правилами. Правильне формування справ допомагає  оперативному пошуку документів, забезпечує їх збереження, встановлює порядок  в організації діловодства.

Формування справ в  установі, як правило, проводить канцелярія або секретар.

Під час формування справ  слід дотримуватись таких правил:

•  групувати у справи тільки оригінали (за їх відсутності  — засвідчені в установленому  порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати  включення до справи чорнових, особистих, дублетних документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;

•  групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом усього часу роботи в установі;

•  групувати у справи окремо документи постійного й тимчасового  строків зберігання.

Як виняток, коли цього  вимагає специфіка роботи установи, документи постійного й тимчасового  строків зберігання, пов'язані з  вирішенням одного питання, можуть групуватися  протягом ділового року в одну справу. Після закінчення ділового року або  перед передачею справи в архівний підрозділ установи документи повинні  бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою: в одній  — справи постійного, в іншій  — тимчасового строку зберігання:

•  включати до справи документи  тільки з одного питання або групи  споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний, а потім інші документи  в логічній послідовності;

•  якщо документи за своїм  змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов'язковим внесенням  її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру справ;

•  документи, створені за допомогою ПК, групуються у справи на загальних підставах.