Внешняя среда орагнизации

СОДЕРЖАНИЕ

   ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………46

  БИБЛИОГРАФИЯ………………………………………………………48

ВВЕДЕНИЕ

Любая организация  существует и функционирует во взаимодействии с множествами факторами. Они по-разному воздействуют на организацию и оказывают очень существенное влияние на её возможности, перспективы и стратегию. Совокупность факторов рассматривается в теории управления как среда организации. Внешняя среда организация – это определённые правила игры. Процесс перехода России к рыночным отношениям способствовал образованию большого количества предприятий. И приоритетным направлением для функционирования организаций стало выживание в такой среде, которая наблюдается у нас в стране. Чтобы выжить в таких условиях, организациям необходимо принимать во внимание все аспекты внешней среды, влияющие на эффективное развитие, качественную разработку и принятие управленческих решений.

Предпосылки внешней  среды могут носить экономический, научно-технический, политический, социальный или этический характер. Организация должна создаваться так, чтобы она нормально функционировала, чтобы обеспечивался вклад каждого ее члена в общую работу и эффективная помощь работникам в достижении поставленных целей. Она должна оперативно отслеживать все изменения внешней среды, оценивать их и выбирать наилучшую ответную реакцию, способствующую достижению ее целей. Организации необходимо эффективно реагировать на воздействия внешней среды.

Эффективное принятие решений необходимо для выполнения управленческих функций. Совершенствование процесса принятия обоснованных объективных решений в ситуациях исключительной сложности достигается путем использования научного подхода к данному процессу, моделей и количественных методов принятия решений.

Образ внешней  среды в сознании руководителя определяется его прошлым опытом, образованием, функциональными обязанностями и местом в структуре организации, которое он занимает. Прошлый опыт заставляет руководителей отмечать, прежде всего, те изменения в среде, которые когда-то, в его личной практике, приводили к значительным последствиям - успехам или провалам. Функциональные обязанности руководителя или сфера его деятельности требуют от него более пристального внимания к одной определенной группе факторов в ущерб другим.

Современные менеджеры постоянно должны помнить, что все факторы взаимосвязаны, и их нельзя рассматривать изолированно. Питер Друкер описал в своих работах проблемы и задачи, связанные с менеджментом во времена бурных изменений. В начале XXI века в теории менеджмента появился термин «гипертурбулентность», используемый для описания внешней среды, характеризующейся очень стремительными изменениями и тесной взаимосвязью ее факторов. По словам Ф. Эмери и Е. Триста, «выживание организации все больше обусловлено тем, насколько хорошо организация знает свою внешнюю среду».

Внешняя среда  является источником, питающим организацию  ресурсами, необходимыми для поддержания ее внутреннего потенциала на должном уровне. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Но ресурсы внешней среды небезграничные. И на них претендуют многие другие организации, находящиеся в этой же среде. Поэтому всегда существует возможность того, что организация не сможет получить нужные ресурсы из внешней среды. Это может ослабить ее потенциал и привести ко многим негативным для организации последствиям. Задача стратегического управления состоит в обеспечении такого взаимодействия организации со средой, которое позволяло бы ей поддерживать ее потенциал на уровне, необходимом для достижения ее целей, и тем самым давало бы ей возможность выживать в долгосрочной перспективе.

Анализ внешней  среды служит инструментом, при помощи которого разработчики стратегии контролируют внешние по отношению к организации факторы c целью предвидеть потенциальные угрозы и вновь открывающиеся возможности.

Актуальность темы курсовой работы состоит в том, что грамотное руководство организации должно суметь своевременно  спрогнозировать появление угроз и возможностей, разработать ситуационные планы на случай возникновения непредвиденных обстоятельств, разработать стратегию, которая позволит организации достигнуть целей и превратить потенциальные угрозы в выгодные возможности.

Целью написания  курсовой работы является комплексное изучение внешней среды, её основных аспектов и составляющих, а также анализ ее влияния на функционирование организации.

Для реализации поставленной цели были решены следующие  задачи:

1) определены основные характеристики внешней среды организации;

2) проанализированы и выявлены элементы прямого и косвенного воздействия внешней среды организации;

3) изучены методы анализа внешней среды ;

4) охарактеризовано влияние внешней среды на эффективность управления организацией.

5) разработаны рекомендации по управлению внешней средой организации.

Объектом исследования в курсовой работе являются основные составляющие и механизм воздействия внешней среды на организацию.

 Предметом  исследования в работе выступают  принципы управления внешней  средой и характеристика методов их анализа.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ

ОРГАНИЗАЦИИ

     1.1.Понятие и основные элементы внешней среды организации

Внешняя среда  – окружение, охватывающее большое  количество различных факторов, которые могут, так или иначе, воздействовать на функционирование, как в текущем периоде, так и в перспективном. Это совокупность активных хозяйствующих субъектов, экономических, общественных и природных условий, национальных и межгосударственных институциональных структур и других внешних условий и факторов, действующих в окружении предприятия и влияющих на различные сферы его деятельности.

Внешняя среда  организации включает в себя микро- и макросреду. Микросреда представлена силами, имеющими непосредственное отношение к самой фирме и её возможностям по обслуживанию клиентуры, т.е. поставщиками, маркетинговыми посредниками, клиентами, конкурентами и контактными аудиториями. Это те факторы (прямого воздействия), которые не только сами оказывают влияние на фирму, но и фирма в свою очередь может влиять на них (контролируемые факторы).  Макросреда представлена силами широкого социального плана, которые оказывают влияние на микросреду и на саму фирму. Это факторы демографического, экономического, природного, технического, политического и культурного характера (косвенного воздействия). Это так называемые неконтролируемые (неуправляемые) факторы, поскольку предприятие в свою очередь не может оказывать непосредственного влияния на происходящие явления. Поэтому при планировании своей дальнейшей деятельности необходимо учитывать влияние всех выявленных факторов, приспосабливаясь и участвуя в данных процессах [5].

Внешнюю среду  характеризуют следующие характеристики:

1) взаимосвязанность факторов - это уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы (пример: изменение цены на нефть приводит к изменению цен на бензин и, следовательно, на транспортные расходы всех организаций. Это в свою очередь приводит к повышению цен на продукты питания, а значит - к снижению уровня жизни населения и его покупательной способности;

  2) сложность внешней среды - это число факторов, на которые организация обязана реагировать (для целей своего выживания), а также уровень вариативности каждого из этих факторов. Организация, на которую оказывают прямое давление государственные постановления, заключение договоров с профсоюзами, заинтересованные группы влияния, многочисленные конкуренты и быстрые технологические изменения, находится в более сложном окружении, чем, например, организация, озабоченная действиями только нескольких поставщиков, нескольких конкурентов, где нет профсоюзов и замедленны изменения технологии. По показателю разнообразия факторов в более сложных условиях будет находиться организация, использующая многочисленные и разнообразные технологии, претерпевающие более быстрое развитие, чем организация, которой все это не касается. В менее сложном окружении нужна и менее сложная организационная структура, а также таким организациям приходится иметь дело с небольшим количеством параметров, необходимых для принятия решений;

  3) подвижность среды – это скорость, с которой происходят изменения в окружающей среде. Есть организации, вокруг которых внешняя среда особенно подвижна (в фармацевтической, химической и электронной промышленности, в авиационно-космической промышленности, производстве компьютеров, биотехнологии и сфере телекоммуникаций). Менее заметные относительные изменения затрагивают мебельную промышленность, производство тары и упаковочных материалов, а также пищевых консервов. Подвижность внешнего окружения может быть выше для одних подразделений организации и ниже для других (отдел исследований и разработок сталкивается с высокой подвижностью среды, производственный отдел может быть погружен в относительно медленно изменяющуюся среду, характеризующуюся стабильным движением материалов и трудовых ресурсов). В то же время, если производственные мощности разбросаны по разным странам мира или исходные ресурсы поступают из-за границы, то производственный процесс может оказаться в условиях высокоподвижной внешней среды;

4) неопределенность внешней среды - относительное количество информации о среде и уверенность в ее точности (пример: политический прогноз, прогноз курса доллара). Изменения, которые происходят на мировых товарных рынках и в мировом хозяйстве в целом, непосредственным образом сказывается на хозяйственной деятельности отдельных фирм, использующих различные средства, формы и методы приспособления к внешней среде. В каждой стране они многовариантны, что зависит от конкретных экономических условий, традиций, степени ориентации на внешний рынок и многих других факторов. Из этого следует, что организации необходимо максимально быстро адаптироваться к изменениям, но это требует значительных усилий, временных и финансовых затрат [6].

Основной интегральной характеристикой внешней среды  организации является глобализация - важнейший современный трансграничный фактор, определяющий перспективы стратегического  управления на самых разных уровнях - человека, корпорации, страны. Глобализация - это общий термин, обозначающий все более сложный комплекс трансграничных взаимодействий между физическими лицами, предприятиями, институтами и рынками, формирование единого общемирового, интернационализированного товарного, финансового, информационного пространства, интегрирование самых разнообразных субъектов в общемировые процессы.

В управленческой мысли представление о значении внешнего  окружения  и необходимости учитывать силы, внешние по отношению к организации,  появилось в конце 50-х годов 20 века. Это стало одним из важных вкладов системного  подхода  в науку управления, поскольку подчёркивалась  необходимость для руководителя рассматривать свою организацию как целостность, состоящую из взаимосвязанных частей, в свою очередь опубликованных  связями с внешним миром. Ситуационный подход позволил  расширить  теорию  систем за счёт разработки  концепции,  согласно  которой  наиболее  подходящий  в данной ситуации метод определяется конкретными внутренними  и  внешними  факторами, характеризующими организацию и влияющими на неё соответствующим образом.

Системный и  ситуационный взгляды на вещи привлекли внимание как реакция на изменения, в возрастающей мере влияния на успешность действий организации. Сегодняшние изменения во внешнем мире заставили  обратить  на внешнюю среду ещё большее внимание, чем когда-либо. Внешнее окружение организации всё больше становится  источником проблем для современных руководителей.

 Таким образом, внешняя среда организации – это важный элемент, способствующий становлению хозяйственно-экономической деятельности любого предприятия.

1.2. Виды воздействия внешней среды на организацию

При рассмотрении внешнего окружения на организацию  важно понимать, что характеристики среды отличны, но в то же время связаны с её факторами. Характеристики взаимосвязанности, сложности, подвижности и  неопределённости описывают факторы как прямого, так и косвенного воздействия. Классификация  факторов внешней среды вследствие их многообразия довольно различна и в её основу могут быть положены различные принципы.  Но в менеджменте принята классификация факторов прямого и косвенного  воздействия. В среде прямого воздействия можно выделить такие как: поставщики, законы  и  государственные органы, потребители и конкуренты. В среде косвенного воздействия – технология, состояние экономики, социально-культурные, политические  факторы, отношение с местным население, международное сотрудничество. Рассмотрим все виды воздействия поподробнее.

Внешняя среда  прямого воздействия для организации  – это совокупность факторов, которые непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое влияние операций организации. Среду прямого воздействия еще называют непосредственным деловым окружением организации или средой задач.  Как уже указывалось нами выше, к ней относятся:

1) Поставщики.

Поставщики  обеспечивают поступление необходимых  для функционирования организации видов ресурсов, основными из которых выступают сырье и материалы, энергия, оборудование и технологии, финансовые и информационные ресурсы, рабочая сила. Даже у небольшой фирмы могут быть десятки поставщиков.

Традиционно отношения  между производителями (фирмой-потребителем сырья) и поставщиками напоминали отношения  между двумя соперниками, находящимися в вечном противостоянии. Однако постепенно взгляды изменились, многие фирмы осознают, что тесное сотрудничество с поставщиками приносит реальную экономию и повышение эффективности производства. Взаимоотношения  с поставщиками зачастую напрямую влияют на избираемую стратегию развития бизнеса.

2) Законы и  государственные органы влияют на организацию, так как каждая организация имеет определенный правовой статус, являясь единоличным владением, компанией, корпорацией или некоммерческим объединением. Деятельность организации подпадает под множество правовых ограничений, которые устанавливает государство через законы: она имеет определенный статус - ОАО, ГУП, ООО, ЗАО, ЧП и многое другое, она действует в соответствии с налоговым законодательством. Как известно, государство в рыночной экономике оказывает на организации как косвенное влияние, прежде всего через налоговую систему, государственную собственность и бюджет, так и прямое — через законодательные акты и деятельность местных органов власти. Например, высокие ставки налогов существенно ограничивают активность фирм, их инвестиционные возможности и толкают к сокрытию доходов. Высокие бюрократические барьеры препятствуют предпринимательской активности, открытию малых и средних предприятий.

3) Потребители.

Известный специалист по управлению Питер Друкер, говоря о цели организации, выделял, по его мнению, единственную подлинную цель бизнеса – создание потребителя. Под этим понимается следующее: само выживание и оправдание существования организации зависит от ее способности находить потребителя результатов ее деятельности и удовлетворять его запросы. Анализ потребителей, как компонента непосредственного окружения организации, в первую очередь имеет своей задачей составление профиля тех, кто покупает продукт, реализуемый организацией. Изучение покупателей позволяет лучше уяснить то, какой продукт в наибольшей мере будет приниматься, на какой объем продаж может рассчитывать организация, и в какой мере покупатели привержены продукту, насколько можно расширить круг потенциальных покупателей, что ожидает продукт в будущем и многое другое.

4) Конкуренты.

Это один из внешних  факторов, влияние которого невозможно оспаривать. Руководство каждой организации четко понимает, что если не удовлетворять нужды потребителей так же эффективно, как это делают конкуренты, то долго на рынке товаров или услуг не просуществуешь. Иногда не потребители, а именно конкуренты (качеством своей продукции и своими затратами на их производство) определяют, какие продукты деятельности организация сможет продать и по какой цене. Следует понимать, что потребители - не единственный объект соперничества организаций. Они ведут борьбу за влияние на все факторы внешней среды - трудовые ресурсы, материалы, капитал, за право на использование новых технологий.

Данные факторы  можно представить также в виде таблицы, которая отражает их взаимосвязь между показателями микросреды (табл.1) [11].

Таблица 1. Факторы  и показатели микросреды организации

Внешняя среда  косвенного воздействия – факторы среды косвенного воздействия обычно не влияют на операции организаций также заметно, как факторы среды прямого воздействия. Тем не менее, руководство должно их учитывать. Среда косвенного воздействия обычно сложнее, чем среда прямого воздействия. Руководство зачастую вынуждено опираться на предположения о такой среде, основываясь на неполной информации, в попытках спрогнозировать возможные последствия для организации. К основным факторам среды косвенного воздействия относятся: технология, состояние экономики, социокультурные и политические факторы, а также взаимоотношения с местными управляющими организациями, международное сотрудничество.

1) Технология  отражает уровень научно – технического развития, который воздействует на организацию. Технология, как внутренний переменный и внешний фактор, имеющий большое значение для организации. Технологические нововведения влияют на эффективность, с которой продукцию или услугу можно производить и продавать, на скорость морального устаревания продукции, на то, как можно собирать, хранить и распределять информацию, а также на то, какого рода новые продукты и услуги ожидают потребители от данной организации.

2) Состояние  экономики  в конкретной стране является важным фактором для деятельности организации. В том числе возможно как отрицательное, так и положительное влияние экономических факторов на деятельность конкретных организаций. Руководство организации должно уметь предвидеть, как скажутся на операциях организации изменения в состоянии экономики. Состояние мировой экономики в целом также влияет на стоимость всех вводимых ресурсов и на способность потребителей покупать определённые товары и услуги.

 Экономическая  среда проявляется в деятельности  организации следующим образом:

- экономический  подъём, спад, кризис оказывают глубокое  влияние на организацию, но это влияние не однозначно: общий экономический спад может привести к подъёму экономики организации и наоборот;

- от состояния  экономики зависит покупательская  способность населения;

- состояние  экономики во многом определяет  стоимость используемых организацией ресурсов (сырья, материалов, трудовых ресурсов);

- от состояния  экономики зависят возможность  и условия получения капитала (инвестиционный климат, государственный  бюджет, процентная ставка кредита);

- состояние  экономики во многом определяет валютные курсы, курсы акций и ценных бумаг;

- экономические  обстоятельства формируют спрос,  предложение и цену товаров;

- экономика  в значительной степени определяет  возможность получения организацией внутренних и внешних займов;

- с экономикой тесно связаны условия и ставки налогов, пошлин, арендной платы.

3) Социокультурные  факторы. Любая организация существует, по крайней мере, в одной социокультурной среде. Поэтому социокультурные факторы, в числе которых преобладают система ценностей общества, традиции, жизненные установки населения, стереотипы поведения, влияют на организацию:

- система ценностей  определяет практику деятельности  организации, её руководителей  и персонала, указывает, что  наиболее важно для организации (например, «главное для нас – довольный потребитель»);

- соблюдение  населением традиций даёт организации  возможность использовать в своих интересах положительный опыт фирмы, связать его с её сегодняшними задачами;

- важное значение  имеет учёт организацией жизненных  установок организации;

- на деятельность  организации не могут не влиять  и сложившиеся в стране, регионе  стереотипы поведения. Например, бытует отрицательное отношение к руководителям определённых возрастных групп (молодым, пожилым), к руководителям-женщинам и так далее.

Влияние культурных и социальных факторов на деятельность организации в большей мере, чем других, зависит от работы менеджера, от его управленческих и воспитательных усилий. В одной и той же культурной и социальной среде могут существовать совершенно разные по качеству и эффективности результатов деятельности организации.

4) Политические  факторы. Влияние политической среды организации проявляется в следующих направлениях:

- наличие стабильной  политики, органов власти и законодательства  создаёт благоприятный фон для деятельности организации, гражданских институтов демократического общества, способствует привлечению инвестиций;

- с политической  обстановкой связано наличие  и характер дипломатических отношений с иностранными государствами, в которых заинтересована организация, а также таможенная политика;

- политика определяет  отношение властей, в том числе  и местной администрации, к частной собственности и предпринимательской деятельности;

- с политикой  неразрывно связано формирование  и функционирование в органах законодательной власти групп влияния (лоббистов), которые могут представлять и отстаивать интересы организации. Для компаний, работающих на международном уровне, большое значение имеет такой фактор, как политическая стабильность. Изменение политической обстановки может привести к ограничению прав собственности для иностранцев или к сложностям вывоза прибыли, но может создать дополнительные льготные условия для инвесторов или обеспечить доступ к новым рынкам.

5) Отношения с местным населением. Для всякой организации, как фактор среды косвенного воздействия, первостепенное значение имеет отношение к ней местного населения, той общественной среды, в которой организация функционирует. Организации должны прилагать целенаправленные усилия для поддержания хороших отношений с местным сообществом. Эти усилия могут выражаться в форме финансирования школ и общественных организаций, благотворительной деятельности, в поддержке молодых дарований и т.п.

6) Международное  сотрудничество. Внешняя среда организаций, действующих на международном уровне, отличается повышенной сложностью. Это обусловлено уникальной совокупностью факторов, характеризующих каждую страну. Экономика, культура, количество и качество трудовых и материальных ресурсов, законы, государственные учреждения, политическая стабильность, уровень технологического развития отличаются в разных странах. При осуществлении функций планирования, организации, стимулирования и контроля эти различия должны приниматься во внимание. Так же следует учитывать и международные факторы:

- Изменение валютных курсов;

- Политические решения стран-инвестеров;

- Принимаемые решения международных картелей

Факторы среды  косвенного воздействия обычно не влияют на операции организаций также заметно, как факторы среды прямого воздействия. Это: технология, состояние экономики, политические факторы, социокультурные факторы, международные факторы, отношения с местным населением, экология и др.[3].

Вследствие  чего, успех организации решающим образом зависит также от сил, внешних по отношению к организации и действующих в глобальном внешнем окружении. В сегодняшнем сложном мире для эффективного выполнения управленческих функций необходимо понимать действие этих внешних переменных. Современным организациям приходится приспосабливаться к изменениям во внешнем окружении и соответствующим образом осуществлять изменения внутри себя. Сегодняшние изменения во внешнем мире заставляют обратить на внешнюю среду особое внимание. Организация как открытая система зависит от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, кадров, а также потребителей. Поскольку от руководства зависит выживание организации, менеджер обязан уметь выявлять существенные факторы в окружении, которые повлияют на его организацию. Он должен также предложить подходящие способы реагирования на внешние воздействия. Организации, подобно биологическим организмам, должны приспосабливаться к своей среде, чтобы выжить и сохранить эффективность.