Внешняя среда организации. 29

АВТОНОМНАЯ  НЕКОММЕРЧЕСКАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ ВЫСШЕГО

ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

МОСКОВСКИЙ ГУММАНИТАРНО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  ИНСТИТУТ

Кафедра менеджмента

КУРСОВАЯ  РАБОТА

студентки группы  №  М-251 факультета экономики и управления                                           Овчинниковой Виктории Алексеевны

   по учебной дисциплине Теория организации

на тему “Внешняя среда организации”

Руководитель:

Величко М. П.

Оценка

______________

______________

Защищена

«    »                  2012 г.   

Тверь

2012 г.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Успех организации  решающим образом зависит также от сил, внешних по отношению к организации и действующих в глобальном внешнем окружении. В сегодняшнем сложном мире для эффективного выполнения управленческих функций необходимо понимать действие этих внешних переменных, которые и описываются в настоящей главе.

Исследователи первых школ управления уделяли мало внимания факторам, находящимся вне  организации. Они акцентировали  внимание в первую очередь на тех  аспектах, которые должны были обеспечить успешное функционирование организации. Так, школа научного управления сосредоточилась, в основном, на задачах и технологии управления, школа административного управления - на создании структуры, обеспечивающей достижение целей организации, школа человеческих отношений - на людях в организации. В определенном смысле каждая школа поступала правильно, концентрируясь на внутренних вопросах, поскольку они были относительно важнее для эффективности и выживания организации. Однако современным организациям приходится приспосабливаться к изменениям во внешнем окружении и соответствующим образом осуществлять изменения внутри себя¹.

Разработка  стратегии деятельности любой организации  — коммерческой, общественной, муниципальной  — начинается с анализа внешней  среды. От того, насколько правильно  он проведен, зависит успех всех других действий по стратегическому планированию и реализации стратегии.

Внешняя — это  все те факторы, которые находятся  за пределами организации и могут  на нее воздействовать. Внешняя среда, в которой приходится работать организации, находится в непрерывном движении, подвержена изменениям. Меняются вкусы потребителей, рыночный курс рубля по отношению к другим валютам, вводятся новые законы и налоги, изменяются рыночные структуры, новые технологии революционизируют процессы производства, действуют еще и многие другие факторы. Способность организации реагировать и справляться с этими изменениями внешней среды является одной из наиболее важных составляющих ее успеха. Вместе с тем эта способность является условием осуществления запланированных стратегических изменений.

Среда существования  организации делится на две части. Первая часть — «ближнее» окружение  — непосредственно влияет на организацию, увеличивает или уменьшает эффективность  ее работы, приближает или отдаляет достижение ее целей. Обычно оно включает клиентов, поставщиков, конкурентов, государственное регулирование и требования муниципальных властей, профсоюзы и торговые ассоциации. Организация тесно взаимодействует с этой частью своей среды, а менеджеры пытаются управлять ее параметрами, воздействовать на «ближнее» окружение с целью изменения их в благоприятном для организации направлении².

Вторая часть  — «дальнее» окружение — включает все те факторы, которые могут  оказывать воздействие на организацию, но не прямое, а опосредованное. Это, например, макроэкономические факторы, требования законодательства, изменения в государственной или региональной политике, социальные и культурные особенности. Воздействие этих факторов на организацию труднее выявлять и изучать, но нельзя игнорировать, так как именно они часто определяют тенденции, которые со временем будут влиять на «ближнее» организационное окружение. Менеджеры не могут управлять параметрами «дальнего» окружения, но должны отслеживать тенденции их изменения и учитывать их в своих планах³.

Целью настоящей курсовой работы является изучение понятия внешней среды организации.

Задачи работы следующие:

- рассмотреть  понятие внешней среды организации;

-рассмотреть  значение внешней среды организации;

-изучить характеристики внешней среды организации;

-дать рекомендации  по использованию результатов  анализа внешней среды.

В нacтoящee вpeмя мeнeджepaм нeoбxoдимo yчитывaть дeйcтвиe фaктopoв, нaxoдящиxcя внe opгaнизaций, пocкoлькy opгaнизaция кaк oткpытaя cиcтeмa зaвиcит oт внeшнeгo миpa в oтнoшeнии пocтaвoк pecypcoв, энepгии, кaдpoв, пoтpeбитeлeй. Мeнeджep дoлжeн yмeть выявлять cyщecтвeнныe фaктopы в oкpyжeнии, кoтopыe пoвлияют нa eгo opгaнизaцию, пoдбиpaть мeтoды и cпocoбы peaгиpoвaния нa внeшниe вoздeйcтвия. Оpгaнизaции вынyждeны пpиcпocaбливaтьcя к cpeдe, чтoбы выжить и coxpaнить эффeктивнocть⁴.

Выдeляют cлeдyющиe ocнoвныe xapaктepиcтики внeшнeй cpeды:

 взaимocвязaннocть  фaктopoв внeшнeй cpeды — ypoвeнь cилы, c кoтopoй измeнeниe oднoгo фaктopa вoздeйcтвyeт нa дpyгиe фaктopы. Измeнeниe кaкoгo-либo фaктopa oкpyжeния мoжeт oбycлaвливaть измeнeниe дpyгиx;

cлoжнocть внeшнeй  cpeды — чиcлo фaктopoв, нa кoтopыe opгaнизaция oбязaнa peaгиpoвaть, a тaкжe ypoвeнь вapиaтивнocти кaждoгo фaктopa;

 пoдвижнocть cpeды — cкopocть, c кoтopoй пpoиcxoдят  измeнeния в oкpyжeнии opгaнизaции.  Окpyжeниe coвpeмeнныx opгaнизaций измeняeтcя  c нapacтaющeй cкopocтью. Пoдвижнocть  внeшнeгo oкpyжeния мoжeт быть вышe  для oдниx пoдpaздeлeний opгaнизaции и нижe для дpyгиx. В выcoкoпoдвижнoй cpeдe opгaнизaция или пoдpaздeлeниe дoлжны oпиpaтьcя нa бoлee paзнooбpaзнyю инфopмaцию, чтoбы пpинимaть эффeктивныe peшeния;

 нeoпpeдeлeннocть  внeшнeй cpeды — cooтнoшeниe мeждy кoличecтвoм  инфopмaции o cpeдe, кoтopoй pacпoлaгaeт opгaнизaция, и yвepeннocтью в тoчнocти этoй инфopмaции. Чeм нeoпpeдeлeннee внeшнee oкpyжeниe, тeм тpyднee пpинимaть эффeктивныe peшeния.

Организации взаимодействует  с внешней средой, должна приспосабливаться  к изменениям в ней, чтобы нормально функционировать, и в силу этого должна рассматриваться как "открытая система". Открытая система зависит от энергии, информации, материалов, которые поступают из внешней среды. Любая организация является открытой системой, так как всегда зависит от внешней среды.

 С точки  зрения системного подхода, организация  как открытая система - это  механизм преобразования входной  информации или ресурсов в  конечную продукцию (в соответствии  со своими целями). Основные разновидности  ресурсов входа: материалы, оборудование, капитал, рабочая сила. Ситуационный подход позволил расширить теорию систем за счет разработки концепции, согласно которой решение в любой ситуации определяется внешними и внутренними факторами и обстоятельствами. Таким образом, менеджер до принятия решения должен обязательно проанализировать все имеющиеся факторы, воздействующие на данную проблему, для успешного ее решения.

Внешние факторы  подразделяются на факторы прямого  воздействия и косвенного воздействия.

Среда прямого  воздействия включает факторы, непосредственно влияющие на деятельность организации:

а) Поставщики. Поставщиками капитала в основном являются банки, акционеры и частные лица. Чем лучше обстоят дела у данной организации, тем больше шансов получить кредит на льготных условиях у поставщиков капитала⁵.

 б) Трудовые  ресурсы. Без нужных специалистов  должной квалификации нельзя  эффективно использовать сложную  технику и оборудование.

 в) Законы  государства. Организации обязаны  выполнять не только федеральные,  но и региональные законы. Государственные органы обеспечивают принудительное выполнение законов в сфере своей компетенции.

 г) Потребители.  Потребители решают, какие товары  и услуги для них желательны, то есть они определяют направления  и возможности роста организации.  В рыночной экономике действует принцип: "Потребитель - король рынка".

 д) Конкуренты. Руководство предприятия должно  понимать, что неудовлетворенные  нужды потребителей создают свободные  ниши на рынке для конкурирующих  организаций. 

Среда косвенного воздействия состоит из факторов, которые не оказывают прямого и немедленного воздействия на деятельность организации:

а) Состояние  экономики страны. Руководство организации, особенно при выходе на международный  рынок, должно учитывать экономическую  ситуацию в той стране, в которую поставляет свой товар, или с которой организация имеет деловые отношения. Состояние мировой экономики влияет на стоимость ресурсов и способность покупателей приобретать товары и услуги. Если в экономике прогнозируется спад, то необходимо уменьшить запасы готовой продукции, чтобы преодолеть трудности сбыта, кроме этого следует учесть увеличение или уменьшение ставки процента на займы, возможное колебание курса доллара или других твердых валют⁶.

 б) Научно-технический  прогресс. Технические новшества повышают производительность труда, способствуют улучшению качества продукции, а также расширяют возможные области применения товаров. Появление таких высоких технологий, как компьютерная, лазерная, микроволновая, полупроводниковая, а также использование атомной энергии, синтетических материалов, миниатюризация приборов и производственного оборудования оказывают существенное влияние на развитие и деятельность организации.

 в) Социокультурные  факторы. Это, прежде всего,  жизненные ценности и традиции, обычаи, установки, которые оказывают существенное влияние на деятельность организации.

 г) Политические  факторы. К ним относятся: экономическая  политика административных органов  государства, т.е. система налогообложения,  льготные торговые пошлины, законодательство о защите потребителей, стандарты на безопасность продукции и стандарты по экологии. Для организации, осуществляющей международную деятельность, существенное значение имеет политическая стабильность данного государства, а также установка с его стороны специальных пошлин на импорт товаров, экспортных квот и т.д.

 д) Отношения  с местным населением. Характер  отношений с местной общиной  является очень важным для  учета и планирования в любой  организации. Так, в каждой  общине существуют свои специфические законы и установки по вопросам бизнеса и ведения деловых отношений с другими организациями и учреждениями. Иногда для поддержания хороших отношений с общиной необходимо финансирование и поддержка ее социальных программ, а также благотворительная деятельность по многим направлениям⁷.

Подвижность среды - это скорость, с которой происходят изменения в окружающей среде  организации. В некоторых отраслях, например, в фармацевтической, электронной, химической, космической и др. изменения  происходят относительно быстро. В других отраслях процессы изменения среды более замедленные.

Таким образом, любая организация находится  и функционирует во внешней среде, которая является источником ресурсов для организации. В свою очередь  сама организация направляет результаты своей деятельности во внешнюю среду. Организация и внешняя среда находятся в постоянной взаимосвязи и взаимодействии.

Внешние факторы  оказывают влияние на все элементы и процессы внутри организаций. Их можно  разделить на две группы: факторы  общего внешнего окружения (факторы макроокружения) и факторы непосредственного (делового) окружения организаций.

1.2.Характеристики  внешней среды организации

Понимание важности оценки внешней среды при управлении деятельностью предприятия окончательно сформировалось в конце 50-х гг., так как внешнее окружение организации все больше становилось и является по сей день источником многих проблем руководителей. Организация, как открытая система зависит от поставок ресурсов, энергии, кадров, а также потребителей.

В общем внешнюю среду организации можно охарактеризовать как всю совокупность факторов, влияющих на деятельность организации, а именно: потребители, конкуренты, правительственные учреждения, поставщики, финансовые организации, источники трудовых ресурсов, а также наука, культура, состояние общества и природные явления⁸.

Поскольку факторы  внешней среды имеют различную  силу влияния на организацию, их разделяют  на прямые и косвенные факторы, а  всю внешнюю среду на среду  прямого и косвенного действия.

Потребители - это те лица, которые заинтересованы или могут быть заинтересованы производимыми организацией товарами или услугами. Известный специалист в области управления П. Друкер считал, что единственная подлинная цель любого бизнеса - это создание потребителя. Необходимость удовлетворять потребности покупателя влияет на процессы внутри организации, так как количество потребителей определяет, в конечном итоге, необходимые производственные ресурсы, а характеристика потребителей (какие они) - необходимый ассортимент товаров и услуг и их качество. Принципиально всех потребителей можно разделить на четыре большие группы:

конечные потребители, или население;

промышленные  потребители, представители различных  отраслей хозяйства;

посредники  или торговые организации, которые  приобретают товар для перепродажи;

государство, как  хозяйствующий субъект.

Важной составляющей внешней среды являются конкуренты. Каждый руководитель должен осознавать, что если он не будет удовлетворять  своих потребителей также эффективно (с определенными качеством и ценой), как и его конкуренты, то долго предприятие в рыночных условиях существовать не сможет. Под конкурентами подразумеваются не только те компании, которые предлагают такие же товары, но с другой маркой, но и компании, выпускающие заменители. Таким образом, у любой организации существуют два вида конкурентов:

прямые конкуренты - производители аналогичных товаров (например, Coca-Cola и Pepsi-Cola);

косвенные конкуренты - производители заменителей (например, Coca-Cola и пиво Балтика).

Для ведения  хозяйственной деятельности каждой компании нужны внешние поставки: сырье, материалы, трудовые ресурсы, капитал. В этом случае возникает прямая зависимость между организацией и сетью поставщиков, обеспечивающих поставки указанных ресурсов. На рынке закупок организацию больше всего интересуют условия получения ресурсов, а именно: цена, качество и условия поставки (сроки, объемы, условия платежа и т. д.). Именно эти тенденции на рынке закупок влияют на общий товарооборот предприятия.

Некоторые общественные организации также оказывают непосредственное влияние на деятельность предприятий. Особенно это воздействие усилилось за последние годы. Хорошо известно влияние профсоюзных организаций, которые борются за права работников, тем самым устанавливая баланс отношений между собственниками и наемными рабочими. Расширяется влияние организаций, борющихся за права потребителей и за экологическую чистоту. Так, например, в 1992 г. в России был принят Закон о защите прав потребителей, который усилил позиции общественных организаций, защищающих права потребителей на покупку качественных товаров и на получение достоверной информации⁹.

Государство оказывает  воздействие на организации преимущественно  через законодательное регулирование  деятельности. Количество и сложность  законов, непосредственно посвященных бизнесу, резко возросли. Претерпевают изменения различные формы отчетности предприятий и организаций, изменяется налоговое и таможенное регулирование. Состояние законодательства характеризуется сложностью и подвижностью, а зачастую даже неопределенностью. Неопределенность сегодняшнего влияния государственных органов на бизнес проистекает из того, что требования одних организаций вступают в противоречие с другими, и в то же время за многими организациями стоят правительственные органы, которые принудительно обеспечивают выполнение таких требований.

Под средой косвенного воздействия понимаются факторы, которые  могут не оказывать непосредственного  и немедленного влияния на деятельность, но, тем не менее, в перспективе  могут сказываться на ней. Здесь речь идет о состоянии экономики в целом, научно-техническом развитии, социокультурных и политических изменениях.

Экономические факторы

Факторы в экономической  окружающей среде должны постоянно  оцениваться, т. к. состояние экономики  влияет на цели фирмы и способы их достижения. Это темпы инфляции, международный платежный баланс, уровни занятости населения, ставки кредитования бизнеса и т. д. Каждый из них может представлять либо угрозу, либо новую возможность для предприятия. Так, колебания курса доллара относительно валют других стран могут стать причиной обретения или потери крупных сумм денег.

Политические  факторы

Для бизнеса  имеет большое значение политическая стабильность в обществе. От этого  зависит уровень притока инвестиций и другого рода ресурсов в определенный регион. Отношение административных органов власти к бизнесу выражается в установлении различных льгот или пошлин, которые либо развивают бизнес в регионе, либо вытесняют сто, создавая неравноправные условия для различных организаций. Также используются приемы лоббирования интересов определенных промышленных групп в правительственных учреждениях, что также оказывает влияние на весь бизнес в целом¹⁰.

Социокультурные факторы

При организации  деятельности нельзя не учитывать ту культурную среду, в которой она происходит. Речь идет, прежде всего, о преобладающих в обществе жизненных ценностях и традициях. На этой основе базируется стандарт поведения. Известно принципиальное отличие американского и японского стандартов. В первом случае стандарт выражен в "индивидуалистическом" подходе к организации, а во втором - в "семейном" подходе. Отсюда нормой поведения в одном случае является стремление к карьерному росту с регулярной сменой мест работы (в США считается, что человек должен менять работу раз в несколько лет), в другом - человек работает в организации всю жизнь, относясь к начальнику как к отцу, которого надо слушать¹¹.

Научно-технический  прогресс

Этот фактор определяет возможность повышать эффективность  производства, а, следовательно, эффективность способов удовлетворения потребителей. Для того чтобы организация могла быть конкурентоспособной, необходимо собирать, хранить и распределять большие объемы информации о новациях, возникающих в среде деятельности. В последнее время появились совершенно новые технологии обработки ресурсов и информации: компьютерная и лазерная техника, робототехника, спутниковая связь, биотехнологии и т. д. Исследователи говорят о высокой скорости изменения технологий, и эта тенденция сохраняется.

Международные факторы

Если ранее  считалось, что международная среда  является объектом внимания только тех  организаций, которые работают на экспорт, то теперь изменения в мировом  сообществе затрагивают практически  все предприятия. В современном  мире присутствует тенденция глобализации рынка. Это значит, что стираются границы между бизнесом в различных странах, развиваются транснациональные корпорации, все большее влияние имеют международные экономические и политические организации. К факторам, обусловливающим развитие международного бизнеса, относятся: более низкие издержки ведения бизнеса за границей, стремление уйти от торговых ограничений внутри страны, а также инвестиционные и производственные возможности других стран.

В целом всю  внешнюю среду можно охарактеризовать следующим образом.

Существует  взаимосвязь факторов среды или  сила воздействия, с которой изменение  одного фактора будет действовать  на другие.

Среда представлена большим количеством разнообразных  факторов, влияющих на организацию, что  показывает ее сложность.

Среда характеризуется  большой степенью изменчивости или  подвижности.

Большое количество факторов и их изменчивость приводят к тому, что теряется точность информации о процессах, происходящих в среде, что повышает неопределенность среды  и усложняет процесс принятия решений.

Анализ внешней  среды служит инструментом, при помощи которого разработчики стратегии контролируют внешние по отношению к организации  факторы с целью предвидеть потенциальные угрозы и вновь открывающиеся возможности. Анализ внешней среды позволяет организации своевременно спрогнозировать появление угроз и возможностей, разработать ситуационные планы на случай возникновения непредвиденных обстоятельств, разработать стратегию, которая позволит организации достигнуть целей и превратить потенциальные угрозы в выгодные возможности.

При анализе  экономических факторов рассматривают:

- темпы инфляции (дефляции);

- налоговую  ставку;

- международный  платежный баланс;

- уровень занятости  населения в целом и в отрасли; 

- платежеспособность  предприятий¹².

 При анализе  политических факторов необходимо  следить: 

- за соглашениями  по тарифам и торговле между  странами;

- протекционистской  таможенной политикой, направленной против третьих стран;

- нормативными  актами местных органов власти  и центрального правительства; 

- уровнем развития  правового регулирования экономики; 

- отношением  государства и ведущих политиков  к антимонопольному законодательству;

- кредитной политикой местных властей;

- ограничениями  на получение ссуд и наем  рабочей силы.

Рыночные факторы  включают многочисленные характеристики, которые оказывают непосредственное влияние на эффективность работы организации. Их анализ позволяет руководству фирмы уточнить ее стратегию и укрепить ее позиции на рынке. Исследуются:

- изменение  демографических условий; 

- уровень доходов  населения и их распределение; 

- жизненные  циклы различных товаров и  услуг; 

- уровень конкуренции  в отрасли; 

- доля рынка, занимаемая организацией;

- емкость рынка; 

- защищенность  рынка правительством.

 Руководство  организации обязано постоянно  следить за внешней технологической  средой, чтобы не упустить момент  появления в ней изменений,  которые представляют угрозу  самому существованию организации в условиях конкуренции. Анализ внешней технологической среды должен учитывать изменения:

- в технологии  производства;

- в конструкционных  материалах;

- в применении  компьютерной техники для проектирования  новых товаров и услуг;

- в управлении;

- в технологии  сбора, обработки и передачи  информации;

- в средствах  связи. 

 Анализ факторов  конкуренции предполагает постоянный  контроль со стороны руководства  организации за действиями конкурентов.  Это позволяет руководству организации постоянно быть готовым к потенциальным угрозам. В анализе конкурентов выделяют четыре диагностические зоны:

- анализ будущих  целей конкурентов; 

- оценка их  текущей стратегии; 

- оценка предпосылок  относительно конкурентов и перспектив  развития отрасли;

- изучение сильных  и слабых сторон конкурентов. 

Социальные  факторы внешней среды включают изменяющиеся общественные ценности, установки, отношения, ожидания и нравы. В условиях экономической нестабильности именно в социальной среде рождаются  многие проблемы, представляющие большую угрозу для организации. Чтобы эффективно справляться с этими проблемами, организация как социальная система должна меняться, приспосабливаться к внешней среде.

Анализ международных  факторов особенно важен для организаций, которые действуют или собираются действовать на международном рынке. Руководству необходимо следить за ситуацией, которая складывается на обширном международном рынке. Нужно отслеживать политику правительств других стран, предусматривающую усилия по защите или расширению национального рынка в целом или отдельных отраслей.

Анализ внешней  среды помогает руководству в  получении ответов на несколько  важных вопросов.

Какие изменения  во внешнем окружении воздействуют на текущую стратегию организации?

Какие факторы представляют угрозу для текущей стратегии организации?

Какие факторы  предоставляют большие возможности  для достижения общих целей организации?¹³

2.2.Анализ  микроуровня внешней среды организации

Организации следят за внешней  обстановкой с целью выявить и использовать ее благоприятные возможности для достижения корпоративных целей, избежать при этом угрозы препятствий. Этого добиваются пристальным изучением внешней среды на перспективу, составлением перечня возможностей и угроз, которые в дальнейшем позволят как использовать благоприятные возможности, так и найти действенные ответы на вызовы среды. Данный процесс называется анализом факторов внешней среды.

Первым шагом по анализу  факторов внешней среды является сбор информации о социальных, экономических, политических и технологических тенденциях в изменениях среды существования организаций. Для этого часто назначают отдельных сотрудников в организации или приглашают внешних консультантов, перед которыми ставится специальная задача следить за различными источниками информации, такими как профессиональные журналы, книги и газеты, информационные системы, Интернет, библиотеки, научные исследования, ведущиеся в университетах и НИИ, поставщики, распространители, покупатели, конкуренты и др. Эти специалисты представляют периодические обзорные доклады руководству (топ-менеджерам), отвечающему за организацию исследований факторов внешней среды. В крупных организациях такая работа ведется постоянно.