ВНУТРЕННИЙ  КОНТРОЛЬ И АНАЛИЗ B УПРАВЛЕНИИ 
ЗАТРАТАМИ СТРОИТЕЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

1. Контроль и анализ  затрат

Контроль — это система наблюдения и проверки процесса функционирования и фактического состояния управляемого объекта c целью:

• оценки обоснованности и эффективности управленческих решений и результатов их выполнения;
• выявления отклонений от требований этих решений;
• вскрытия факторов и причин возникновения неблагоприятных явлений и их устранения.

Контроль—это  подсистема управления затратами и  составляющая системы управления строительной организацией.

Частью подсистемы контроля является внутренний контроль. В теории и практике часто употребляются термины «внутрихозяйственный контроль» «управленческий контроль», «внутренний управленческий контроль».

Внутренний контроль принято рассматривать:

• как функцию внутрихозяйственного управления деятельностью структурных подразделений строительной организации;
• целенаправленный вид практической деятельности, осуществляемой внутри организации c помощью широкого набора методов, приемов и процедур;
• организационно-управленческую систему органов (должностных лиц и служб), осуществляющую контроль за производственной и экономической деятельностью структурных подразделений (филиалов, дочерних компаний, цехов, участков, бригад и др.).

Цель контроля в широком смысле совпадает c целью всей хозяйственной деятельности строительной организации и состоит в том, чтобы обеспечить единство решения и исполнения, успешное осуществление задач, предупредить возможные ошибки и недоработки.

Основные цели внутреннего контроля:

• сохранение и эффективное использование ресурсов строительной организацией;
• адаптация к изменениям во внутренней и внешней среде;
• обеспечение эффективного функционирования организации, ее устойчивости и максимального развития в условиях конкуренции.

Основные  задачи внутреннего контроля заключаются  в достижении:

• соответствия деятельности организации принятому курсу и стратегии;
• устойчивости организации c финансово-экономической и правовой точек зрения;
• сохранности ресурсов и потенциала компании;
• уровня полноты и точности первичных документов, качества первичных информации для успешного руководства и принятия эффективных управленческих решений;
• рационального и экономичного использования всех ресурсов; соблюдения работниками компании требований, правили процедур, установленных администрацией;
• соблюдения требований законов и подзаконных актов РФ, субъектов РФ и органов местного самоуправления.

К основным факторам, влияющим на организацию  системы внутреннего контроля, относятся:

• понимание руководством роли внутреннего контроля в управлении затратами и строительной организацией в целом;
• условия функционирования организации, ее размеры, орг. структура;
• масштабы и виды деятельности;
• количество и региональная неоднородность (разветвленность) месторасположения    обособленных подразделений или дочерних организаций;
• стратегические установки, цели и задачи;
• степень механизации и компьютеризации деятельности;
• ресурсное обеспечение;
• уровень компетентности кадрового состава.

Объектами внутреннего контроля считается то, что подлежит проверке (рис. 7.1).

Субъекты  контроля — это работники или владельцы, обладающие возможностями и правами осуществления контроля, использующие для его проведения технические и другие средства. Субъекты контроля так же многочисленны и разнообразны, как и объекты. Роль субъекта контроля в процессе управления велика: объект управления, не находящийся под контролем субъекта управления, становится неуправляемым, a достижение поставленных задач — практически невозможным. Субъекты контроля и управления могут совпадать.

Предметом внутреннего контроля является производственная и хозяйственная деятельность.

Процедуры контроля — составной элемент  технологии управления. Они определяют порядок и последовательность работ. Отсутствие единого описания процедур может привести к несогласованности действий отдельных работников и целых подразделений.

Отлаженная  система внутреннего Контроля (Рис.7.2.) позволяет

своевременно  разрешать возникшие проблемы и  определять стратегию в области ресурсов.

Рис. 7.1. Субъектно-объектная структура внутреннего  контроля организации

Рис. 7.2. Система внутреннего контроля организации

   Обеспечение контроля за наличием и движением ресурсов и их рациональным использованием в соответствии c утвержденными нормами, нормативами и сметами — главная задача системы управления затратами, которая предполагает использование текущего, предварительного и последующего контроля (рис. 7.3).

Рис. 7.3. Виды внутреннего контроля 

   Предварительный контроль обеспечивает прогноз целей, задач, планов и бюджетов. Текущий контроль основан на полном соизмерении внутренних и внешних возможностей деятельности. Последующий контроль в системе управления затратами нацелен на перспективу и предусматривает сопоставление затрат и результатов.

    Существуют  два метода контроля производственных затрат: сопоставления и бюджетирования  (рис. 7.4). В первом случае устанавливают нормы расхода по видам строительной продукции в разрезе каждого центра затрат. Учет и контроль затрат организуют по отклонениям от норм c последующим выявлением причин изменений объемов произведенной продукции, загрузки производственных фондов, уровня затрат и виновников отклонений.  Данный метод обеспечивает своевременное, обоснованное и эффективное принятие управленческих решений. Он удобен и эффективен в основного производства, показателями деятельности которых являются объем строительной продукции, уровни затрат, дохода и прибыли. 
 
 
 
 
 
 

Рис. 7.4. Мeтoды контроля по центрам и местам затрат

   В процессе сопоставления затрат и  результатов различных объектов учета выявляется эффективность производственно-хозяйственных процессов, связей, деятельности и отношений как строительной организации в целом так и отдельных подразделений.

   Во  втором случае бюджетирования как способ управления затратами предусматривает составление бюджетных смет по различным направлениям деятельности и в целом по организации. Здесь затраты сравнивают c расходами, предусмотренными сметой (планом). Сметный метод широко используется для контроля по местам возникновения затрат и центрам ответственности, по которым трудно или невозможно установить конкретный результирующий показатель деятельности (отделы управления, подготовки производства, обслуживания и т. п.).

B практике  управления используются две системы контроля:

   механическая  —регулярный контроль за деятельностью работников и ее корректировка (регулирование) c учетом полученной информации;

   сметного  контроля, который базируется на механической системе контроля и использует обратную связь — контроль путем сопоставления фактических данных c плановыми и корректировку в случае их отклонений.

   Обратная  связь—это обратное воздействие  результатов процесса на его протекание или управляемого процесса на управляемый орган. Различают положительную и отрицательную обратную связь. Когда результаты процесса ослабляют его действие, имеет место отрицательная обратная связь. Отрицательная обратная связь стабилизирует протекание процессов, положительная обратная связь, напротив, обычно приводит к ускоренному развитию процессов и к колебательным процессам.

   Обратная  связь предусматривает «вход» (материальные, трудовые, финансовые и прочие ресурсы) и «выход» (строительная продукция и затрать4 па ее производство).

   Управление с прямой связью заключается в оценке ожидаемого уровня объема производства и затрат, сопоставлении их c плановыми показателями Н принятия соответствующих мер при обнаружении отклонений. Основной целью управления этого типа является решение поставленных задачи исключение ошибок.

   Контроль  как самостоятельная управленческая функция включает —горизонтальную и вертикальную структуру. Последовательность процедур контроля по вертикали соответствует логике планово-управленческого цикла. Можно выделить стратегический, тактический и оперативный контроль.

   Стратегический  контроль ориентирован на достижение основной цели строительной организации, a также целей, ставящихся в рамках товарной, ценовой, сбытовой и коммуникативной политик. Стратегический  контроль —  это основной элемент системы контроля и анализа затрат, так как при этом не только анализируются достигнутые результаты, но и закладывается основа лидерства — конкуренция посредством низких затрат на производство продукции.  B  процессе тактического контроля оценивается эффективность мероприятий, проводимых в течение непродолжительного отрезка времени и обусловленных тактическим планом. Это ежедневный контроль, осуществляемый мастером на основе подробной аналитической информации.

    Этот  вид контроля особенно важен для строительных организаций, так как направления, характер и результаты их деятельности напрямую зависят от себестоимости строительной продукции, являющейся функцией произведенного объема продукции.

    Горизонтальная  структура контроля предусматривает оценку результативности производственной, коммерческой, финансовой и коммуникативной деятельности и охватывает как совокупные показатели деятельности строительной организации, так и показатели, характеризующие отдельные аспекты предпринимательской деятельности.

• Совершенствование контроля производственных затрат требует: своевременного представления отчетных показателей;

• составления сравнительных отчетов и рекомендаций;

• обеспечения заинтересованности в снижении затрат на производство строительной продукции;

• своевременного выявления узких мести возникающих проблем; своевременности и обоснованности принимаемых решений; контроля исполнения.

    Итак, под внутренним контролем следует понимать коммуникационную сеть системы управления затратами, c помощью которой о6еспечивается управление деятельностью строительной организации и создается основания для правильных действий в будущем.

    Основой системы внутреннего контроля является информационное обеспечение контрольной деятельности, включающее оперативную, плановую, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

    Внутренний контроль сосредоточен на центрах ответственности (строительных участках, цехах, службах, отделах, структурных подразделениях и т. д.) в соответствии c правилами, разработанными в каждой организации и записанными в инструкциях, стандартах, положениях, приказах и других документах.

    Внутренний  контроль в системе управления затратами  строительной организации —это процесс, с помощью которого менеджеры (управленцы) оказывают влияние на работников.

    Отправной точкой внутреннего контроля является оценка результатов, а окончанием — анализ факторов, обусловивших их получение, и раскрытие причин отклонений фактических показателей от запланированных. Для поиска перспективных направлений деятельности строительной компании необходимо сопоставить полученные результаты со сложившимися на момент контроля рыночными условиями.

    Анализ  затрат подготавливает информацию для  их обоснованного планирования. B системе управления затратами анализ заканчивает функциональный цикл и одновременно является его началом. Анализ проводят как вцелом по строительной организации, так и по производственным подразделениям, видам деятельности, единицам строительной продукции, экономическим элементам и калькуляционным статьям, стадиям производственного процесса и другим объектам учета.

   Определенного порядка анализа не существует, есть лишь общее правило: информация, полученная в результате анализа, должна быть более ценной, чем понесенные на ее получение затраты.

   B процессе анализа необходимо  фактический уровень затрат отчетного  периода сравнить c достигнутым за предыдущий период или установленным планом, выявить объем и причины изменения затрат по составу и структуре, установить факторы их роста или сокращения, вскрыть резервы возможного снижения.

   B рамках стратегического управления  затратами их анализ осуществляется в более широком контексте, при котором стратегические задачи становятся более ощутимыми, четкими и оформленными. Здесь данные o затратах строительной организации используются для уточнения стратегии, направленной на достижение устойчивого преимущества перед конкурентами.

2. Контроль и анализ  в системе управления  затратами на основе норм

   По  мере компьютеризации управления и  создания автоматизированных производств роль нормативного управления затратами возрастает, так как оно переходит в новое качество. Создание автоматизированного банка данных позволяет фиксировать в первичных учетных документах только объем выполненной работы и отклонения от норм, а суммарный объем затрат определяется на базе информации, хранящейся в банке данных, объема работ и отклонений от нормы.

   При этом исключается возможность возникновения  ошибок, неточностей, приписок и других искажений учетной документации. При разработке автоматизированной базы данных следует рассмотреть этапы принятия решений (рис. 7.5).

   Информационная  система — это организационно упорядоченная совокупность документов и информационных технологий, реализующих информационные процессы, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи.

Информационные системы предназначены  для хранения, обработки, поиска, распространения, передачи и представления информации. 

Рис. 7.5. Этапы  принятие решений при разработке автоматизированной базы данных

B настоящее  время в строительных организациях  используется ряд информационных продуктов по основным направлениям деятельности opганизации. Основная цель внедрения единой корпоративной информационной системы — сведение потоков информации в единую базу. Наиболее распространения структура единой информационной базы включает четыре части: сметный расчет, договор, сведения об оборудовании и механизмах, отчет об объеме выполненных работ. B сметных расчетах отражена информация об оплаченных счетах и находящихся в оплате. По оплаченным счетам и счетам к оплате можно судить o материалах, находящихся на объекте, и o «переброске» материалом внутри организации. B базе «Оборудование и механизмы» находится информация o собственных и арендованных средствах, их переброске, списании и ремонте. B договорной базе отслеживаются ведение подрядных работ, состояние договоров, их планирование, выполнение, оплата. B базе «Выполнение» отражены результаты работы подразделений. Информация o выполненных объемах работ ежедневно заносится в базу данных и затем собирается в планово - экономическом отделе, который является центром анализа затрат.

Планово – экономический отдел связан с другими отделами ( рис.7.6.)

Рис. 7.6. Связи планово- экономического отдела 

   Объектом  контроля и анализа центра анализа  затрат является объект строительства.

   По  каждому объекту составляются сметные расчеты — сметы. Смета может включать 10 разделов: мaтериaлы, механизмы, оборудование, стоимость работ, подрядные работы, охрана, налоги, накладные расходы и пр. Сумма расходов по всем разделам составляет стоимость объекта. Стоимость объекта, деленная на общую площадь, — это и есть сметная стоимость 1 м² здания. По каждой смете и каждому разделу сметы рассчитывают коэффициент, для чего сумму по смете делят на общую площадь.

После передачи заказчиком предварительной  документации ПЭО получают:

• от отдела комплектации по первичным данным — физические объемы и количество материалов, объемы работ в единицах измерения продукции, реальную потребность в механизмах в машино-часах, объем подрядных работ В денежном выражении;
• сметного отдела— объем подрядных работ в денежном выражении; главного энергетика — план на электрооборудование и материалы в количественном объеме;
• отдела главного механика— план на оборудование и оборудование для
• объекта.

По этим данным составляется уточненный производственный план,  производится реальный расчет денежной потребности и передаются в отделы:

• снабжения—количество и предельные суммы по материалам (для расчета есть утвержденный справочник цен), оборудованию, механизмам, расходным материалам;
• главного энергетика— план по электрооборудованию в денежном выражении;
• главного механика — план на оборудование и механизмы в денежном выражении.
• Все планы рассчитывают в двух вариантах:
• через затраты — рассчитывают суммы по сметам, делят на общий метраж и получают коэффициент, p./м²:
• через метраж – по статистическим данным выводят коэффициент каждую смету, умножают на общий метраж и получают сумму затрат по каждой смете. Эта сумма считается эталоном и к ней пытаются приблизиться в реальных сметах за счет снижения затрат.

    Роль  и место контроля и анализа в системе управления затратами на основе нормативного учета показаны на рис.7.7. 
 
 
 
 
 

Рис. 7.7. Контроль и анализ затрат в системе  управления затратами на основе норм

   К основным проблемам, c которыми сталкивается строительная организация при реализации системы управления затратами на основе норм, относятся:

1. Неполнота информации.
2. Несоответствие процессов планирования потребности в материалах, механизмах; подрядных работах процессам планирования выполнения и оплаты этих мероприятий.
3. Непрозрачность системы учета затрат, Что затрудняет установление
4. причин перерасхода.
5. Отсутствие нормативов по основной заработной плате производственных рабочих.
6. Недостаточный уровень ответственности и мотивации персонала на снижение затрат.
7. Низкая оперативность получения фактической информации о текущих затратах, отклонениях и виновниках этик отклонений.
8. Недостаточная эффективность и несистематичность планирования
9. расходов.
10. Недостаточно высокая экономическая дисциплина линейных подразделений.
11. Отсутствие обособленного планирования и учета затрат по производственному потреблению соответствующих ресурсов. Это ограничивает возможность возложения ответственности за их использование на должностных  лиц, a следовательно, и возможность оценки и контроля эффективности с пользования ресурсов и определения их стоимостной емкости в составе
12. Себестоимости по центрам ответственности.

3. Контроль и анализ затрат па основе выделения центров ответственности

Центры контроля и анализа затрат формируются  на основе организационно-функциональной структуры строительной организации. Отдел учета и контроля рассматривается как центр контроля затрат, a планово-экономический отдел — как центр анализа затрат.

B отделе учета  и контроля сосредоточен внутрифирменный  реальный управленческий учет. Этот отдел решает три основных задачи (рис. 7.8):

1. Официальный учет всех платежей по строительным объектам. B отдел поступают реестры по всем объектам. В них находятся все платежи: взаимозачеты, векселя, деньги по безналичному расчету, акты приемки материалов. Реестры сверяют c базой данных и c данными бухгалтерии. B результате по каждому объекту накапливается расход по всем видам платежей.
2. Реальный учет всех денежных потоков. В отдел поступают данные о денежных потоках по каждому строительному объекту, происходят сопостaвление и выравнивание денежных потоков по всем видам платежей, регулировка данных по объектам, прослеживается выполнение работ, т. e. формируется реальный учет денежных средств по каждому объекту и всем типам платежей.

Рис. 7.8. Схема работы отдела учета и контроля

3. Занесение в базу данных всех расходов c особой детализацией. Осуществляется учет материалов и механизмов, находящихся на объекте. Из    отдела материально-технического обеспечения приносят счета и счета-фактуры на материалы и механизмы c разбивкой по объектам. Счета обрабатываются и сверяют c планами. Если материал предусмотрен сметой, счет отдается на подпись заместителю генерального директора, после чего его заносят базу данных как счет к оплате c определенной детализацией на строительный объект, смету, вид материала и т. д. После оплаты счета его переносят в базу расходов, где формируется расход по строительному объекту, который в идеале должен равняться приходу денежных потоков.

   Контроль  и анализ материальных затрат, превалирующих в процесс строительства объектов, осуществляется посредством:

• формы М29, которая показывает нормативный расход, необходимый объем материалов, машино-часов, затрат труда рабочих, заложенных в смете
• Отчет  формируется автоматически c помощью сметной программы — в данном  случае это сметный калькулятор или Smeta Wizard;
• оборотно-сальдовой ведомости по счету 10 «Материалы» по каждому строительному объекту, которая отражает фактически поступившие материалы;
• формы М15 «Материальный отчет прораба», отражающей поступившие на объект материалы и фактические данные об их расходе. Путем сопоставления нормативного и фактического расхода материалов можно отслеживать их перерасходы недоиспользование. А это, в свою очередь, позволяет  оперативном режиме при обоснованном перерасходе из-за выявления новых объемов работ, не учтенных в смете, своевременно заключать дополнительные соглашения об изменении суммы договора.

   Используются  также формы КС2 и КСЗ (ежемесячное  закрытие выполненных работ). Это  обеспечивает ежемесячное списание затрат и влияет на налогообложение, в первую очередь на налог на прибыль (уменьшение незавершенного производства), помогает стабилизировать денежные потоки. Заказчики (особенно государственные) в основном не любят платить вперед, a ежемесячное закрытие выполненных работ обеспечивает стабильный приход, денег).

   Для строительной организации целесообразно  использовать формализованную систему контроля затрат, состоящую из фаз подготовки программы, составления смет и расчетных форм, анализа, измерения и отчетности. Каждая из этик фаз соединяется со следующей, постоянно циркулируя, они образуют «замкнутое кольцо» (рис. 7.9).

   Этот  процесс состоит из выбора программ и приблизительного расчета ресурсов, выделяемых на каждую из них. Программами  строительной организации являются основные направления деятельности, поэтому программные решения используют существующую стратегию строительной организации. Формулирование стратегии, или стратегическое планирование, предшествует процессу управленческого контроля.

   В организациях инвестиционно-строительной сферы основная строительная продукция (или производственная линия) обычно является программой.

   Составление смети других расчетных форм — это также процесс планиривания. Существенная разница между ними заключается в том, что программа заглядывает в будущее на несколько лет вперед, a расчетные документы — на Следующий год.

Смета—это план на определенный период времени, чаще всего на один год, составленный обычно в денежном выражении. Расчетные формы есть y подавляющего большинства строительных организаций.

Рис. 7.9. Фазы контроля

   B течение фактического периода  деятельности в строительной opганизации следует учитывать фактически потребленные ресурсы – затраты. Учет ведется как по программам, таки по центрам ответственности. B первом случае эти данные используются в качестве основы для будущего программирования, во втором – как показатель эффективности деятельности руководителей центров ответственности. Для этого данные фактических результатов размещаются в отчетности  таким  образом, чтобы их можно было сравнить со сметными и выявить отклонения.

   Классификация центров ответственности по выполняемым  функциям приведена на рис. 7.10.