Внутренний контроль и внутренний аудит

Министерство  образования и науки Российской Федерации

Барнаул 2010г. 
 

Содержание 

Введение…………………………………………………………………………………...3

1 Теоретические  основы внутреннего контроля и внутреннего аудита………………5

1.1 Внутренний  контроль и аудит. Понятия и  цели……...……………………………..5

1.2 Этапы внутреннего контроля……….……………………………………………....10

1.3 Принципы системы внутреннего контроля…..…………………….………………12

1.4 Составляющие системы внутреннего контроля ……………………………..……14

1.5 Классификация системы внутреннего контроля ...………………………………..16

1.6 Цели и организация внутреннего контроля …………………...…………………..18

1.7 Внутренний аудит, основные задачи и функции ………………………………….20

1.8 Организация отдела внутреннего аудита …….……………………………………24

Заключение……………………………………………………………………………….27

Список использованных источников…………………………………………………...30 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

     Для понимания разграничения компетенции  внутреннего контроля и внутреннего  аудита в организации логично начать с сопоставления содержания понятий "внутренний контроль" и "внутренний аудит", которые часто применяются в литературе и хозяйственной практике как синонимы. Общим для этих понятий является то, что оба они представляют собой производные от "контроля" как функции управления, а также то, что и в первом, и во втором случае функция контроля реализуется внутри организации. Перечисленные свойства определяют сходство между рассматриваемыми понятиями, но не их тождественность. Поскольку "внутренний контроль" и "внутренний аудит" - производные от функции контроля и функционируют они внутри, а не вне организации, качественных различий между ними нет, однако каждый из них выполняет свои функции контроля, занимая свое положение в иерархии организации.

     Как показывает анализ опыта использования терминов "внутренний контроль" и "внутренний аудит" в хозяйственной практике, отличия между этими явлениями обусловлены их местом и функциями в структуре организации системы внутреннего контроля. Вопросы внутрифирменного управления решает сама организация, законодательно они не регламентируются. Централизованное нормативное регулирование внутреннего контроля и внутреннего аудита отсутствует и каждая организация вправе самостоятельно определять состав и цели субъектов системы внутреннего контроля. Исключением из этого правила в российской хозяйственной практике является только деятельность банков, для которых вопросы внутреннего контроля и внутреннего аудита регламентированы достаточно четко.

     Успешное  реформирование российской экономики  кроме всего прочего предполагает и учет теории и практики в отношении основных функций системы государственного управления на всех его уровнях. Например, одна из основных функций государственного управления — создание и поддержание эффективной финансовой системы и, соответственно, адекватной системы финансового контроля. 
          Финансовый контроль — особая функция финансов, целью которой является вскрытие отклонений от принятых стандартов законности и эффективности управления финансовыми ресурсами, а при наличии таких отклонений — своевременное принятие соответствующих корректирующих и превентивных мер. Обладая стоимостным характером, он, в отличие от других видов контроля, имеет место во всех сферах общественного воспроизводства и сопровождает весь процесс движения денежных фондов. Поэтому можно утверждать, что финансовый контроль является объективно необходимым слагаемым хозяйственного механизма при любом способе производства. На микроэкономическом уровне, т. е. уровне управления экономической единицей (в данном случае — организацией), имеет место как внешний финансовый контроль, осуществляемый внешними по отношению к организации субъектами управления (органы государства, аудиторские организации, контрагенты по финансово-хозяйственным договорам, кредиторы и т. д.), так и внутренний финансовый контроль, осуществляемый субъектами самой организации (главным образом подразделением внутреннего аудита). Внешний и внутренний финансовый контроль в своей совокупности образуют систему финансового контроля хозяйствующих субъектов.

     Систему финансового контроля организаций  правомерно подразделить на следующие  элементы или структурные уровни:

     • государственный контроль; 
           • аудиторский контроль (его часто называют также независимым контролем); 
           • внутренний контроль (т. е. контроль, организованный на уровне непосредственно экономических единиц); 
         • общественный контроль (т. е. контроль со стороны контрагентов по финансово-хозяйственным договорам, кредиторов, инвесторов и т.д.).

     В данной работе будут рассмотрены понятия, цели и функции внутреннего контроля и внутреннего аудита в организации.

     1 Теоретические основы внутреннего контроля и внутреннего аудита

1. Внутренний контроль и аудит. Понятия и цели

     Внутренний  аудит в западных странах зародился  в начале ХХ века и получил сильный импульс к развитию после Второй Мировой войны в ответ на возросшие объемы операций и децентрализацию компаний. В 1941 г. в США был создан Институт внутренних аудиторов, профессиональная ассоциация внутренних аудиторов, ставящая своей целью развитие и популяризацию профессии внутреннего аудитора и выработку стандартов профессиональной деятельности. Сейчас Институт насчитывает около 72 тыс. членов и представлен в 120 странах. А всего в мире насчитывается порядка одного миллиона людей, в той или иной степени занимающихся внутренним аудитом.

     Множество компаний по всему миру страдает от неэффективного использования разного  рода ресурсов - людских, финансовых, материальных, от недостатка необходимой для принятия правильных решений информации, непреднамеренного и преднамеренного искажения отчетности, прямого мошенничества со стороны персонала и управляющих. Подобных проблем можно избежать путем создания внутри самих компаний эффективной системы внутреннего контроля. Какова же роль и значимость внутреннего контроля? Вот некоторые примеры недостаточного контроля, касающиеся крупнейших компаний. Хакеры проникают в систему электронных расчетов банка и крадут несколько сотен тысяч долларов; компания-производитель автомобилей тратит несколько миллионов долларов на устранение неисправности в тормозной системе (системе зажигания, подвеске и т.д.) проданных автомобилей - престиж дороже денег; самолет попадает в катастрофу по причине некачественного топлива. Все эти негативные, а порой трагичные, события стали возможны, прежде всего, из-за недостаточно эффективной системы внутреннего контроля или системы контроля качества, которая по смыслу достаточно близка системе внутреннего контроля.

     Любая деятельность внутри организации происходит в рамках двух систем. Одна - это операционная (организационная) система, построенная для достижения заданных целей. Другая система - это система контроля, пронизывающая операционную (организационную) систему. Она состоит, в общем виде, из политики, процедур, правил, инструкций, бюджетов, системы учета и отчетности. Эта система направлена, в конечном итоге, на создание необходимых предпосылок и повышение вероятности того, что компания в целом и менеджеры компании в частности достигнут поставленных целей.

     Понятие внутреннего контроля отнюдь не новое. Появившись в лексиконе еще в начале XVIII века, оно эволюционировало со временем. Как система контроля деятельности предприятия это понятие сформировалось к началу ХХ столетия в виде совокупности трех элементов: разделение полномочий, ротация персонала, использование и анализ учетных записей. Позже функции внутреннего контроля значительно расширились, преобразовавшись в организацию и координирование действий, направленных на обеспечение сохранности активов, проверку надежности учетной информации, повышение эффективности операций, следование предписанной политике и процедурам компании. Таким образом, новые функции вывели понятие внутреннего контроля за рамки круга вопросов, относящихся к обычному бухгалтерскому учету. Эволюционируя и расширяя сферу своего приложения, внутренний контроль к концу XX века превращается в инструмент контроля за рисками, где его функции тесно переплетаются с функцией управления рисками - риск-менеджментом.

     Внутренний  контроль есть процесс, направленный на достижение целей компании, и являющийся результатом действий руководства по планированию, организации, мониторингу деятельности компании в целом и ее отдельных подразделений. Менеджеры компании должны, во-первых, поставить цели и определить задачи компании и отдельных подразделений и построить соответствующую этому структуру организации. И, во-вторых, обеспечить функционирование эффективной системы документирования и отчетности, разделения полномочий, авторизации, мониторинга для достижения поставленных целей и решения стоящих задач.

     Определение внутреннего контроля с точки  зрения его бухгалтерского понимания  звучит следующим образом: внутренний контроль есть структура, политика, правила, процедуры по обеспечению сохранности  активов компании и надежности бухгалтерских записей. Это дает достаточную уверенность в том, что:

• транзакции должным образом авторизованы,
• транзакции своевременно и точно отражаются в отчетности в соответствии со стандартами учета,
• доступ к активам компании осуществляется на основании соответствующей авторизации,
• физическое наличие активов периодически сверяется с бухгалтерскими записями.

     Говоря  о внутреннем контроле, важно осознавать, что он полезен только в том  случае, если направлен на достижение конкретных целей, и, прежде чем оценивать  результаты контроля, необходимо определить эти цели. Есть пять основных целей внутреннего контроля:

• надежность и полнота информации;
• соответствие политике, планам, процедурам, законодательству;
• обеспечение сохранности активов;
• экономичное и эффективное использование ресурсов;
• достижение подразделениями компании поставленных целей и задач.

     Какова  же структура системы внутреннего  контроля и на чем она основывается?

     Организация: простая организационная структура с четкими линиями подчиненности, ответственность в рамках полномочий, отчетность перед вышестоящими руководителями, разграничение критических функций, возможность быстрого реагирования при изменении как внутренних, так и внешних факторов, четкое определение роли и ответственности каждого отдела, надлежащий уровень контроля деятельности сотрудников и периодическая оценка результатов их работы.

     Политика: утверждается на уровне руководства в соответствии с целями и задачами организации и издается в письменном виде, доводится до сведения сотрудников, периодически пересматривается и обновляется по мере необходимости.

     Процедуры: обеспечивают разграничение критических функций, максимально просты и понятны, не противоречат и не дублируют друг друга, периодически пересматриваются и обновляются по мере необходимости.

     Персонал: оценка личных качеств кандидатов при приеме на работу, профессиональные тренинги и курсы, четкое определение роли и ответственности.

     Учет: необходим для принятия эффективных решений, ведется по организационным подразделениям компании.

     Отчетность: отчеты своевременны, просты и последовательны.

     Бюджеты: служат инструментом анализа достижения целей, поставленных перед подразделениями, и способствуют улучшению координации деятельности различных отделов.

     Важно отметить, что целью компании должно являться не создание системы контроля, которая бы полностью гарантировала отсутствие отклонений, ошибок и неэффективности в работе, а системы, которая помогала бы их своевременно выявлять и устранять, способствуя повышению эффективности работы. Ведь ресурсы, направленные компанией на создание избыточного контроля, могли бы быть использованы для достижения других целей и задач. Однако, даже хорошо выстроенная и организованная система внутреннего контроля нуждается в оценке своей эффективности как с точки зрения достижения поставленных целей, так и с точки зрения экономичности. Этой цели служит внутренний аудит.

     Внутренний  аудит является оценкой надежности и эффективности существующей системы  внутреннего контроля, а внутренние аудиторы - людьми, призванными непредвзято и профессионально провести такую оценку. Иными словами, внутренний аудит есть функция независимой оценки всех аспектов деятельности организации, осуществляемая изнутри организации и направленная на создание у менеджеров компании уверенности в том, что существующая система контроля надежна и эффективна.

     Важно заметить, что руководство компании, не внутренние аудиторы, ответственны за создание и поддержание надежной и эффективной системы внутреннего  контроля. Основная цель внутреннего аудита - помочь менеджерам компании эффективно выполнять возложенные на них обязанности, придать менеджерам компании достаточную уверенность в том, что активы компании используются наиболее эффективным образом для достижения целей и задач, стоящих перед компанией в целом и ее отдельными подразделениями.

     Основной  метод внутреннего аудита - проведение качественного аудита, выработка эффективных и выполнимых рекомендаций и дальнейший контроль их выполнения. Аудит не может считаться завершенным до тех пор, пока не будут внедрены аудиторские рекомендации и устранены выявленные отклонения (лучше идти по "горячим следам", т.е. снова и снова после аудита возвращаться к нему и отслеживать прогресс во внедрении аудиторских рекомендаций, выявляя возможные препятствия и предлагая новые решения).

     Одним из важнейших аспектов деятельности внутреннего аудита является определение  и анализ возможных внешних и  внутренних рисков при разработке и  внедрении новых проектов, а также  выработка рекомендаций, позволяющих  снизить уровень риска или  минимизировать возможные потери. Внутренние аудиторы также осуществляют мониторинг расходования фондов по разным проектам или программам (например, проект капитального строительства или программа продвижения товара на рынок), анализируют финансовую и управленческую отчетность компании, ее достоверность и своевременность. Внутренние аудиторы дают оценку разрабатываемым контрактам и выполнению сторонами своих контрактных обязательств. Внутренние аудиторы привлекаются для оценки систем контроля в рамках существующих и вновь внедряемых информационных систем.

     Внутренний  аудит должен доказать сотрудникам  компании свою необходимость и полезность в качестве услуги, которой они  пока не всегда готовы пользоваться, поскольку  отношение к внутренним аудиторам  в компаниях неоднозначно. Многое зависит от внутренней культуры компании и готовности менеджеров к сотрудничеству с ними. К сожалению, персонал не всегда осознает, что аудитор контролирует не исполнителей, а рабочий процесс, выявляя недостатки существующих процессов, правил и процедур и тем самым помогая компании достигать лучших результатов.

     Рассмотрим  более подробно основные цели существования  и взаимодействия в рамках организации  подразделений внутреннего контроля и внутреннего аудита. 

2. Этапы внутреннего  контроля

     Организация эффективно функционирующей системы внутреннего контроля — это сложный многоступенчатый процесс, включающий следующие этапы.

     Критический анализ и сопоставление определенных для прежних условий хозяйствования целей функционирования организации, принятого ранее курса действий, стратегии и тактики с видами деятельности, размерами, оргструктурой, а также с ее возможностями.

     Разработка  и документальное закрепление новой (соответствующей изменившимся условиям хозяйствования) деловой концепции  организации (что собой представляет организация, каковы ее цели, что она может, в какой области имеет конкурентные преимущества, каково желаемое место на рынке), а также комплекса мероприятий, способного привести эту деловую концепцию к развитию и совершенствованию организации, успешной реализации ее целей, укреплению ее позиций на рынке. Такими документами должны быть положения о финансовой, производственно-технологической, инновационной, снабженческой, сбытовой, инвестиционной, учетной и кадровой политике. Данные положения должны разрабатываться на основе глубокого анализа каждого элемента политики и выбора из имеющихся альтернатив наиболее приемлемых для данной организации. Документальное закрепление политики организации в различных сферах ее финансово-хозяйственной деятельности позволит осуществлять предварительный, текущий и последующий контроль всех аспектов ее функционирования.

     Анализ  эффективности существующей структуры  управления, ее корректировка. Необходимо разработать положение об организационной  структуре, в котором должны быть описаны все организационные звенья с указанием административной, функциональной, методической подчиненности, направления их деятельности, функции, которые они выполняют, установлен регламент их взаимоотношений, права и ответственность, показано распределение видов продуктов, ресурсов, функций управления по этим звеньям. То же относится и к положениям о различных структурных подразделениях (отделах, бюро, группах и т. д.), к планам организации труда их работников. Необходимо разработать (уточнить) план документации и документооборота, штатное расписание, должностные инструкции с указанием прав, обязанностей и ответственности каждой структурной единицы. Без такого строгого подхода невозможно осуществлять четкую координацию функционирования всех звеньев системы внутреннего контроля организации.

     Разработка  формальных типовых процедур контроля конкретных финансовых и хозяйственных  операций. Это позволит упорядочить  взаимоотношения работников по поводу контроля финансово-хозяйственной  деятельности, эффективно управлять ресурсами, оценивать уровень достоверности (качества) информации для принятия управленческих решений.

     Организация отдела внутреннего аудита (или другого  специализированного контрольного подразделения). При организации такого отдела необходимо учитывать основные требования к эффективности его функционирования.

     Может быть и большее количество этапов оценки системы контроля в зависимости  от индивидуальных особенностей экономического субъекта, подвергнутого проверке.

     Общее знакомство с системой внутреннего контроля включает получение информации о специфике и масштабах деятельности субъекта, представление о системе его бухгалтерского учета. Итоги первоначального знакомства позволяют принять решение о возможности использования в проверке системы внутреннего контроля. Если контролер-ревизор не может полагаться на систему внутреннего контроля, он должен спланировать свою проверку, таким образом, чтобы выводы его не основывались на доверии к этой системе. Низкая эффективность системы внутреннего контроля должна быть отражена в заключении о проверке субъекта. 

3. Принципы  системы внутреннего контроля

     Критерием эффективности системы внутреннего  контроля служит соблюдение принципов  внутреннего контроля организации.

1. Принцип ответственности.
2. Принцип сбалансированности (сбалансированность означает, что субъекту нельзя предписывать контрольные функции, не обеспеченные средствами для их выполнения).
3. Принцип подконтрольности каждого субъекта внутреннего контроля, работающего в организации.
4. Принцип своевременного сообщения об отклонениях.
5. Принцип ущемления интересов (необходимо создавать специальные условия, при которых любые отклонения ставят какого-либо работника или подразделение организации в невыгодное положение и побуждают их к урегулированию проблем).
6. Принцип интеграции (при решении задач, связанных с контролем, должны создаваться надлежащие условия для тесного взаимодействия работников функциональных различных направлений).
7. Принцип заинтересованности администрации.
8. Принцип компетентности, добросовестности и честности субъектов внутреннего контроля. Принцип компетентности состоит в проявлении контролером высокого уровня знаний при контроле финансово-хозяйственной деятельности, а также предполагает обязательное пополнение багажа знаний через курсы повышения квалификации, семинары, тренинги, необходимо постоянно быть в курсе всех последних изменений в законодательстве, изучать опыт и новые методы контроля, стремиться к повышению профессионализма.
9. Принцип соответствия (степень сложности системы внутреннего контроля должна соответствовать степени сложности подконтрольной системы).
10. Принцип постоянства (адекватное постоянное функционирование системы внутреннего контроля позволит вовремя предупреждать о возможности возникновения отклонений).
11. Принцип приемлемости методологии внутреннего контроля (означает целесообразное распределение контрольных функций, целесообразность программ внутреннего контроля, а также применяемых методов).
12. Принцип непрерывности развития и совершенствования (со временем даже самые прогрессивные методы управления устаревают).
13. Принцип приоритетности (абсолютный контроль над обычными незначительными операциями не имеет смысла и будет только отвлекать силы от более важных задач).
14. Принцип комплексности (нельзя добиться общей эффективности, сосредоточив контроль только над относительно узким кругом объектов).
15. Принцип согласованности пропускных способностей различных звеньев системы внутреннего контроля.

     16. Принцип оптимальной централизации (динамичность, устойчивость, непрерывность функционирования системы обусловливаются единством и оптимальным уровнем централизации оргструктуры организации).

     17. Принцип единичной ответственности (во избежание безответственности недопустимо закрепление отдельной функции за двумя или несколькими центрами ответственности).

     18. Принцип функциональных потенциальных имитаций (временное выбытие отдельных субъектов внутреннего контроля не должно прерывать контрольных процессов).

     19. Принцип регламента (эффективность  функционирования системы внутреннего  контроля прямо связана с тем, насколько подчинена регламенту контрольная деятельность в организации).

     20. Принцип разделения обязанностей.

     21. Принцип разрешения и одобрения.

     22. Принцип взаимодействия и координации. Важным аспектом функционирования системы внутреннего контроля является выполнение принципов данной системы, соблюдение которых повысит доверие к ней как внешних пользователей и ревизоров, так и внутренних пользователей данными контроля.

     Контроль  необходимо осуществлять на основе четкого  взаимодействия всех подразделений и служб организации.

     Совокупность  указанных принципов является основанием эффективности системы внутреннего  контроля. 

     1.4 Составляющие системы внутреннего контроля 

     Система внутреннего контроля состоит непосредственно  из органов контроля, т. е. органов, учрежденных в организации в целях осуществления внутренних проверок, ревизий. Это могут быть службы внутреннего аудита, контрольно-ревизионный отдел, инвентаризационное бюро или даже сторонняя организация, призванная осуществлять постоянный внутренний контроль на фирме на договорных началах.

     Объекты внутреннего контроля — это предметы контроля, т. е. активы и обязательства, источники средств, капиталы, резервы, виды проводимых операций (по заготовке, снабжению, сбыту, инвестициям, производству и т. д.), центры ответственности по затратам, прибыли, финансовым вложениям, доходам и т. д.

     Контроль  должен осуществляться набором средств, в первую очередь это технические  средства в виде помещений, наборов  измерительных, контрольных инструментов, систем обработки полученной информации (ЭВМ); финансовые средства — это зарплата, к ней система штрафов и надбавок, финансовые ресурсы; процедуры и методы (приемы) контроля — это те мероприятия, с помощью которых обеспечивается надежный и эффективный контроль (тесты, прослеживание, инвентаризация, опрос, наблюдение, анализ, сверка и т. д.). Одна из важных составляющих системы внутреннего контроля — база показателей, это могут быть нормативные, статистические, справочные данные, плановые показатели, отраслевые показатели прошлых периодов. Также должны быть положения о службе внутреннего контроля с описанием порядка взаимодействия между подразделениями и отделами субъекта, по обмену информацией. Еще одна составляющая системы — документация. Разрабатывается самостоятельно экономическим субъектом. Система внутреннего контроля экономического субъекта должна включать в себя: