Внутримашинное информационное обеспечение управления

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования

Курсовая  работа

Дисциплина: Информационное обеспечение управления

Тема: Внутримашинное информационное обеспечение управления 

           Выполнила студентка 4курса

                                                                                                                                Форма обучения: заочная

                                                                        Специальность: ДОУ

                                                               Проверил ст. преп.

Нижний Новгород

2012год

Введение

Информационное  обеспечение системы управления - совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании.

Оно включает оперативную  информацию, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные). Внутримашинное информационное обеспечение (ИО) включает все виды специально организованной информации, представленной в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы. Информация записывается на магнитных дисках в памяти ЭВМ. Информационное обеспечение должно быстро и в полном объеме удовлетворять информационные потребности всех пользователей информационных технологий. К нему предъявляются требования эффективного поиска и выдачи данных в виде, необходимом для решения каждой конкретной задачи, наличия возможности поддержания данных в состоянии постоянного обновления и работоспособности. Использование принципов базы и банка данных предполагает организацию хранения информации в виде базы данных, где все данные собраны в едином интегрированном хранилище и к информации как важнейшему ресурсу обеспечен широкий доступ разнообразных пользователей. Такая организация данных решает целый рад проблем.

Данная тема исследования не получила полного освещения в  научной литературе. Изучаемая тема рассмотрена неполно, в рамках общей  темы информационного обеспечения  управления предприятием. Все это объясняет актуальность данной работы и требует дальнейшего изучения.

Цель исследования - изучить особенности внутримашинного информационного обеспечения управления. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

изучить состав внутримашинного информационного обеспечения;

выделить основы организации  внутримашинного информационного  обеспечения;

дать общую характеристику ООО Туристическая фирма "Фест";

рассмотреть оперативное  управление туристической услугой.

Объект исследования - внутримашинное информационное обеспечение.

Предмет иследования - особенности внедрения и функционирования внутримашинного информационного обеспечения управления.

Гипотеза исследования: менеджмент, персонал и автоматизация - вот то, что даст шанс обойти конкурента и обеспечит фирме успех, используя преимущества компьютерных технологий, современная компания, уверенно и успешно работает сегодня, закладывая фундамент завтрашнего успеха.

Структура работы: введение, основная часть (2 главы), заключение, список литературы, приложение.

Глава 1. Теоретические аспекты изучаемого вопроса

1.1 Информационное обеспечение  управления

Информация - одна из сложнейших, еще полностью не раскрытых областей современной науки. Это видно  хотя бы из нечеткости самих определений понятия информации: совокупность сведений, данных, знаний. Или из философии - нарушение монотонности. В кибернетике количество информации тесно связывается с энтропией, с одним из основных понятий классической физики, т.е. со способностью энергии к превращениям. Н. Винер пишет: "Количество информации в системе есть мера организованности системы, точно так же энтропия системы есть мера дезорганизованности системы, одно равно другому, взятому с обратным знаком". С точки зрения методологии управления прогрессирующая энтропия, т.е. постоянно увеличивающаяся хаотическая беспорядочность связей между элементами, характерна для закрытых, изолированных от окружающей среды систем, и информация есть отрицание энтропии.¹

В теории управления целесообразно  применять определение информации, как совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и окружающей ее среде, которая уменьшает степень неопределенности наших знаний о конкретном объекте, это обмен сведениями (данными) между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом. Главное, что информация есть предмет, средство и продукт управленческого труда. Важно подчеркнуть ряд требований, предъявляемых к управленческой информации: надежность (и достоверность), своевременность, адресность и возможность многократного использования. Действительно ценной является только та информация, которая уменьшает неопределенность в конкретной управленческой ситуации.

Информация является основой процесса управления, труд управляющего и состоит в ее изучении и обработке. От уровня организации сбора, обработки и передачи информации зависит эффективность управления.

Управленческая информация имеет ряд особенностей:

большие объемы информации должны обрабатываться в жестко ограниченные сроки;

исходная информация подвергается неоднократной обработке с различных производственных точек зрения и с учетом требований потребителей;

исходные данные и  результаты расчетов хранятся длительное время.²

Рисунок 1. - Схема передачи информации

Выполнить эти требования к управленческой информации способна лишь компьютерная техника с ее быстродействием  и большой емкостью памяти. Оптимальный  способ хранения производственной информации - создание баз и банков данных, т.е. функционально организованных массивов компьютерной информации, осуществляющих централизованное обеспечение коллектива пользователей или совокупности решаемых в системе задач. При этом способе создания и использования массивов информации, когда одна группа специалистов обрабатывает и вводит в банк данных информацию, а другие специалисты ее используют в различных производственных аспектах, обеспечивается интерактивный, т.е. активный с обеих сторон режим работы. Информационные базы данных обычно формируются путем объединения первичных статистических показателей деятельности предприятия в укрупненные файлы с необходимыми реквизитами. Базы данных постоянно обновляются в соответствии с ходом технологического процесса и с учетом требований потребителей информации, решающих большой комплекс информационно связанных управленческих задач.

Взаимодействие между  информационными технологиями и  организациями очень комплексно и подвержено влиянию большого числа  факторов, включая структуру организации, стандартную технику эксплуатации, политику, культуру, окружающую среду и решения управления.

Менеджеры должны сознавать, что информационные системы могут  заметно изменять жизнь в организации. Они не в состоянии успешно  проектировать новые системы  или управлять существующими системами без понимания организации. Менеджеры решают, какие системы будут построены, что они будут делать, как они будут выполнены и т.д. Однако иногда эти результаты - чистая случайность и могут быть удачи и неудачи.

Итак, можем подвести итоги к выше сказанному.

1. Системный подход  позволяет представить организацию  как сложную открытую социальную  систему - механизм, берущий элементы  входа из внешнего по отношению  к организации окружения и  подвергающий их различным преобразованиям, в результате чего получаются элементы выхода.

2. Организации, представленные  в виде систем, состоят из взаимозависимых  составных частей: задачи, структуры  и системы, культура, люди. Изменение  в одной составной части системы  приводит к изменениям в других ее составных частях. Таким образом, внедрение информационной технологии, являясь частью элемента "структуры и системы", может рассматриваться только с учетом его взаимного влияния на другие составляющие системы.

3. В рамках системного  подхода существуют различные методики проведения изменений, которые могут "работать" или "не работать" в конкретной рассматриваемой ситуации, в зависимости от ее характеристик. Предварительная диагностика, с целью выявления признаков мягкой или жесткой, ограниченной или неограниченной ситуации изменения, может определить правильный выбор методики проведения изменений и, соответственно, успех всего мероприятия.

4. Миссия и разделяемое  видение являются основополагающими  факторами деятельности организации  и, соответственно, их формулировка является первым необходимым условием для успешного проведения изменений, такого класса сложности.

5. Организация - это  система процессов, в которые  вовлечены материальные, финансовые, кадровые, информационные и прочие  виды ресурсов, и, соответственно, процессное описание компании - это первых шаг на этапе проектирования и внедрения информационной системы управления.

6. Анализ деятельности  и последующее моделирование  бизнес-процессов - второе необходимое  условие для эффективного внедрения  ИТ-решения.

7. Использование системы workflow в качестве ядра будущего решения позволит связать в единый комплекс существующие программные приложения, осуществить плавный переход от старых компонент к модулям новой системы, а так же, оставить ее открытой для дальнейшей интеграции новых приложений.

8. Разработка и внедрения  решения с применением информационных  технологий - процесс итерационный  и требует постоянной корректировки  и обновления, поэтому компания  должна быть обеспечена соответствующими  ресурсами для этой деятельности: персонал (знание и навыки), инструментарий (методики и программное обеспечение), информация (внешнее и внутреннее окружение, потребители, поставщики, конкуренты).

1.2 Состав внутримашинного информационного обеспечения

Внутримашинное информационное обеспечение включает в себя все виды специально организованной информации, представленной в форме воспринимаемой техническими средствами компьютерной информационной системы управления. По содержанию внутримашинное информационное обеспечение являет собой совокупность сведений, представленных формализовано и используемых при решении задач в управлении.

Основной формой организации  информации на машинных носителях является база данных (БД) под управлением  системы управления базой данных (СУБД). Как правило, БД является интегрированным представлением данных многоцелевого использования, хранит данные, которые обеспечивают решение комплекса взаимосвязанных задач. В отдельных случаях используются "изолированные" массивы информации на машинных носителях, которые создаются и обслуживаются вне СУБД в прикладных программах. СУБД предоставляет интерфейс для работы пользователя с БД. Все операции с данными БД выполняет СУБД (объявление структуры базы данных, ввод, поиск, корректировка, удаление данных). БД может быть централизованной (храниться в одном компьютере) или распределенной в сети (храниться в нескольких компьютерах). В настоящее время получили наибольшее применение следующие СУБД:

БД масштаба крупных предприятий (корпоративные БД): Oracle, Informix, SQL-Server, DB2 и др.

БД масштаба функциональных подсистем, комплексов задач, создания промежуточного уровня обработки в больших ИС: Access, dBase, Paradox, FoxPro, Clipper и др.

БД отдельных задач ИС.³

Внутримашинное ИО включает организацию  файлов в памяти ЭВМ.

Файл представляет собой совокупность однородной жестко организованной и поименованной информации, расположенной на машинном носителе. Это могут быть файлы данных и программные файлы, постоянные и текущие (переменные) файлы, промежуточные и выходные файлы.

Применяется традиционная, локальная, пофайловая организация внутримашинного  обеспечения, которая используется при небольших объемах информации, предполагает жесткую привязку файлов к отдельным несложным задачам  и исключает установление связи  между файлами и коллективную работу в диалоге. Основной формой организации файлов является использование баз данных (БД), использование автоматизированных банков данных (АБД) и баз знаний (БЗ).

АБД - это система специальным образом организованных данных, а также технических, программных, языковых и организационно-методических средств, предназначенных для коллективного использования пользователями при решении разных экономических задач.⁴

Основные требования, предъявляемые  к автоматизированным банкам данных: сведение к минимуму дублирования в хранении данных; прямой и коллективный доступ к данным; защита данных от несанкционированного доступа; адаптация данных к развитию информационного обеспечения; обеспечение регламентированных и нерегламентированных запросов; минимизация затрат на создание и хранение данных, но и на поддержание их в актуальном состоянии.

Базы данных могут организовываться на разных по мощности ЭВМ: от супер-ЭВМ  до микро-ЭВМ, но принципы организации  АБД одинаковы.

Различают следующие типы баз данных:

централизованные, создаваемые обычно на вычислительных центрах на ЭВМ  с присоединенными к ним терминалами;

распределенные в различных  узлах локальных сетей ЭВМ;

локальные, расположенные на одном  компьютере.

В состав АБД входят:

База данных (БД) - специальным образом организованное хранилище данных в виде интегрированной совокупности взаимосвязанных файлов для быстрого доступа к ним.

ЭВМ.

Система управления базой  данных (СУБД) - это программный продукт, обеспечивающий поддержку БД, т.е. объявление структуры БД, ввод, поиск, корректировка, удаление данных, вывод по запросу. Наибольшее распространение получили следующие СУБД: корпоративные для крупных предприятий (Oracle, Informix, SQL-Server, и другие); функциональные для комплексов задач в больших АИС: Access, dBase, Paradox, Fox PR0, Clipper и другие; локальные для отдельных задач АИС.

Языковые средства, в  том числе языки программирования, языки запросов и ответов, языки  описания данных.

Методические средства - это инструкции и рекомендации по созданию и функционированию БД.

Персонал, использующий АБД.⁵

При централизованном АБД  обслуживание ведет администратор  БД, в обязанности которого входят защита и сохранность данных, удовлетворение информационных потребностей пользователей, внесение изменений в БД в соответствии с применяющейся предметной областью. Если БД распределенная или локальная, то сами экономисты - конечные пользователи поддерживают базу данных в актуальном состоянии.

Базы знаний (БЗ) или экспертные системы - это специальные компьютерные системы, основанные на обобщении, анализе и оценке знаний высококвалифицированных специалистов-экспертов. Базы знаний отражают конкретные предметные области.

Примерами являются существующие сегодня "Консультант+", "Гарант". Основными элементами информационной технологии, используемой в БЗ, являются: интерфейс пользователя, база знаний, интерпретатор, модуль создания системы, ЭВМ.

Пользователь использует интерфейс для ввода запросов и команд в экспертную систему  и получает выходную информацию из нее. Выходная информация включает не только само решение, но необходимые объяснения. Объяснения могут быть двух видов: Объяснение, выдаваемое по запросам, т.е. те объяснения, которые может получить пользователь в любой момент. Объяснение, которое пользователь получает уже при выдаче решения, т.е. каким образом получается решение, например, каким образом влияет на прибыль и издержки выбранная цена и т.д.

К базе знаний относятся  факты, характеризующие проблемную область, а также их логическая взаимосвязь. Центральным звеном здесь являются правила, которые даже в простейшей задаче экспертных систем могут насчитывать тысячи. Правила определяют порядок действий в конкретной ситуации при выполнении того или другого условия.

Интерпретатор производит в определенном порядке обработку знаний, находящихся в базе. Используются также и дополнительные блоки: база данных, блок расчета, блок ввода, корректировки данных. Модуль создания системы служит для создания набора правил, внесения в них изменений. Здесь могут использоваться как специальные алгоритмические языки (ЛИСП, Пролог), так и оболочки экспертных систем.

Более совершенным считается  использование оболочек экспертных систем, т.е. программных средств, ориентированных  на решение определенной проблемы путем  создания соответствующей базы знаний. Этот путь является, как правило, более быстрым и менее трудоемким.

Факторами, которые влияют на качество БЗ являются: обучение и  тренировка; сами знания специалистов; свод обновляющихся методов решений.

Таким образом, внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов. Основным элементом внутримашинного информационного обеспечения является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей.

Структура массива, состав, порядок следования записей в  массиве не зависят от типа машинного  носителя. Поэтому на логическом уровне оценивается структура информационного массива, а на физическом уровне осуществляется реализация информационной базы с использованием современных технических средств. В последнее время широкое распространение получило использование персональных компьютеров в структурных подразделениях организаций, в том числе в отделе кадров, отделах труда и заработной платы и т.д.

К разработке информационного  обеспечения службы управления персоналом предъявляется ряд организационно-методических требований: рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе, сокращение числа форм документов; возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере; необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.

1.3 Основы организации внутримашинного  информационного обеспечения

Внутримашинное информационное обеспечение включает информационную базу на машинных носителях и средства ее ведения. Структура внутримашинной базы определяется моделью логически взаимосвязанных данных конкретной предметной области. В базу данных также входят отдельные невзаимосвязанные массивы входных, выходных и промежуточных данных, хранимых на машинных носителях.

Основными компонентам  базы данных являются: нормативно-справочная, плановая, оперативная, учетная информация (рис.2.). К плановой информации относится  та часть нормативных данных, которые  непосредственно связаны с организационно-технологическими моделями строительных объектов и плановыми ресурсами по строительным работам. Данные этой группы можно считать условно-постоянными.

Большое внимание в процессе проектирования внутримашинной информационной базы уделяется эффективной организация  данных, хранимых на машинных носителях. Выбор тех или иных способов организации данных ЭВМ во многом определяет в дальнейшем затраты на разработку программных средств обработки информации, на возможность развития базы данных, ее надежность.

Часть сведений в базу данных поступает из внемашинной сферы (документы нормативно-справочной информации, плановые, оперативные документов и др.). Некоторые данные информационной базы могут формироваться в процессе решения задач АСУ или поступать по телекоммуникационным каналам связи из других автоматизированных систем управления.

Внутримашинная информационная база характеризуется составом и  структурой массивов, способами организации  и доступа к данным на машинных носителях. В зависимости от используемых программных средств организация массивов может иметь свои особенности. Существует два основных способа организации информационных массивов: а) в виде отдельных независимых файлов (файловая организация); б) быть в составе базы данных, являющейся интегрированной совокупностью взаимосвязанных массивов.

Рисунок 2. - Состав внутримашинной информационной базы

В качестве независимых  массивов с файловой организацией чаще всего выступают первичные массивы, формируемые непосредственно с  документов на этапе предбазовой  подготовки и файлы, создаваемые в прикладных программах, написанных на алгоритмическом языке (исходные, промежуточные и выходные). Логическая структура файловых массивов и параметры их размещения на машинных носителях содержатся в каждой прикладной программе обработки этих массивов. В этих же программах предусмотрены процедуры их создания и корректировки. Следует отметить, что файловая организация информации не является наглядной и создает предпосылки к дублированию данных. Кроме того, хранение данных в файлах затрудняет актуализацию данных, и не всегда обеспечивает ее достоверность и непротиворечивость.

Более эффективна другая организация технико-экономической  информации, заключающаяся в проектировании логически взаимосвязанных массивов в базах данных (рис.3). Управление такими массивами, включая создание и ведение, выполняется с помощью специализированных программных средств - систем управления базами данных (СУБД).

База данных, по существу, является интегрированной совокупностью  недублируемой информации, на основе которой решаются большинство задач АСУ. Логические взаимосвязи в базе данных организуются в соответствии с тем, к какому типу она относится - иерархической, сетевой, реляционной. Существенным преимуществом базы данных является возможность многоаспектного доступа и использования одних и тех же данных различными задачами АСУ.

Рисунок 3. - Схема обработки массивов базы данных в задачах АСУ

Нормативно-справочные данные, как  наиболее стабильные, обычно размещают  в отдельных массивах базы данных. Технологии формирования и ведения этих массивов имеют свои особенности. Массивы нормативно-справочной информации создаются, как правило, на этапе первоначальной загрузки базы данных. В процессе эксплуатации в эти массивы по мере необходимости дополняются или изменяются, что позволяет поддерживать базу данных в актуальном состоянии.

Плановые данные, характеризующие  принятые организационно-технологические  решения и включающие сведения о  потребности в стоимостных ресурсах, ресурсах типа "мощности”, материалах и изделиях по строительным работам, хранятся в базе данных до окончания строительства соответствующего объекта. Затем они переносятся в архив.

Данные оперативного учета вносятся в базу данных в соответствии с  регламентом решения задач, по мере поступления на ввод и обработку  документов с оперативной, учетной информацией. Эти данные подлежат накоплению за определенный период (неделя, месяц, квартал), по истечении которого производится их обобщение и обработка. После выполнения очередного расчета (например, формирования календарного графика выполнения строительно-монтажных работ) накопленные данные оперативного учета подлежат удалению или архивированию.

В базе данных также имеются промежуточные (рабочие) и выходные массивы. Их создают (подобно прикладным программам) в  процессе решения задач непосредственно сами системы управления базами данных.

Существует два основных режима функционирования базы данных - монопольный  и коллективного пользования. В  первом случае база данных хранится только на машинных носителях данной ЭВМ  и не разрешается одновременный доступ нескольких пользователей.

При наличии средств коммуникации открывается возможность хранить  и использовать централизованные базы данных, размещаемые на машине-сервере, в многопользовательском режиме. В этом случае руководители работ  со своих рабочих станций, (автоматизированных рабочих мест) получают доступ к общей для всех участников АСУ централизованной информационной базе. Сетевые компьютерные технологии позволяют каждому руководителю работ создавать на своей персональной ЭВМ дополнительную (локальную) базу данных, которая содержит информацию, необходимую только на этом автоматизированном рабочем месте.

В зависимости от конфигурации используемых технических и программных средств  при сетевой обработке данных информационной базы может быть осуществлена различная технология работы. Существуют два основных режима сетевой обработки данных - "файл-сервер" и "клиент-сервер”. Технология "файл-сервер" предполагает наличие ЭВМ, выделенной под файловый сервер, на которой находятся ядро сетевой операционной системы и централизованно хранимые файлы. При этой архитектуре обеспечивается коллективный доступ к общей базе данных на файловом сервере. Причем, когда происходит обновление файла одним из пользователей, этот файл блокируется для доступа другим пользователям. Данный режим характерен тем, что запрошенные данные транспортируются с файлового сервера на рабочие станции, где и происходит их обработка средствами системы управления базой данных.

Сетевая компьютерная система "клиент-сервер" предполагает разделение функций обработки данных между клиентом (рабочей станцией) и машиной-сервером баз данных, где обработку осуществляет установленная там система управления базой данных. Запрос на обработку данных выдается клиентом и передается по сети на сервер баз данных, где осуществляется поиск и обработка информации.

Обработанные данные транспортируются по локальной или глобальной сети от сервера к клиенту. Для реализации технологий типа "клиент-сервер" разработан язык структурированных  запросов SQL (Structured Queries Language), с помощью которого осуществляются запросы к базе данных АСУ и обеспечивается работа с электронными хранилищами данных других автоматизированных систем управления. Сетевые технологии "файл-сервер”, "клиент-сервер" ориентированы на пользователя-непрограммиста, других диалоговых средств работы пользователей с данными. Следует отметить, что средства управления СУБД позволяют выполнять и ряд других технологий обработки внутримашинной базы данных.⁶

В организации и ведении  внутримашинной информационной базы участвуют ряд специальных программных средства ввода и контроля. Эти программы обычно используются для больших информационных баз на этапе предбазовой обработки данных и создания первичных массивов. Средства предбазовой обработки обеспечивают контроль достоверности вводимой в компьютер информации и автоматизацию подготовки больших массивов данных к загрузке и корректировке базы данных.