Взаимодействие организации с внешней средой. 4

Национальный  Открытый Институт России г. Санкт-Петербург

Кафедра: Менеджмент

Дисциплина: Теория организации

КУРСОВАЯ  РАБОТА

Студента  группы _____________

______________________________

(фамилия,  имя, отчество)

Взаимодействие организации с  внешней средой

(название  темы)

                                                        Проверил____________________

                                                        Дата________________________

                                                                          Оценка______________________

Санкт-Петербург

2013

Содержание

Введение

Любая организация  существует и функционирует во взаимосвязи  со множеством факторов. Эти факторы по-разному воздействуют на организацию и оказывают очень существенное влияние на возможности организации, ее перспективы и стратегию. Совокупность факторов взаимодействия рассматривается в менеджменте как среда организации. В современном мире при стремительном насыщении рынков, быстром развертывании НТР, предъявлении различных требований со стороны общества и много другого, все более и более усиливается давление на организацию со стороны внешней среды. Высокий уровень воздействия внешней среды на организацию обуславливает повышенный интерес к её изучению. Знание внешнего окружения  позволит предприятию разработать дальнейшую стратегию его развития, увеличить эффективность работы,  адекватно реагировать на все происходящие изменения, принимать правильные решения, а также понять все возможности и угрозы извне и в следствии занять лидирующую позицию на рынке товаров и услуг.

Проблема  взаимоотношения организации и  среды в науке стала рассматриваться  впервые в работах А. Богданова  и Л. фон Берталанфи в первой половине ХХ века. Однако  в менеджменте понимание важности внешней среды для организаций окончательно сформировалось только в 50-е годы в условиях усиления динамизма ее факторов и нарастания кризисных явлений в экономике. Это послужило отправной точкой для интенсивного использования системного подхода в теории и практике управления, с позиций которого любая организация стала рассматриваться как целостность, состоящая из взаимосвязанных частей, в свою очередь опутанных связями с внешним миром. Дальнейшее развитие данной концепции привело к возникновению ситуационного подхода, согласно которому, выбор метода управления зависит от конкретной ситуации, характеризуемой в значительной мере определенными внешними переменными. Внешняя среда начинает приобретать большое значение, появляется необходимость рассматривать организацию как целостность, состоящую из взаимосвязанных и взаимозависимых частей, которые в свою очередь связаны с внешним миром.

Первоначально внешняя среда организации рассматривалась  как заданные условия деятельности, неподконтрольные руководству.

В настоящее  время приоритетной является точка  зрения о том, что, для того, чтобы  выжить и развиваться в современных  условиях, любая организация должна не только приспосабливаться к внешней  среде путем адаптации своей внутренней структуры и поведения на рынке. Она должна активно формировать внешние условия своей деятельности, постоянно выявляя во внешней среде угрозы и потенциальные возможности.¹                

Актуальность данной темы определяется динамизмом внешней среды,  влияющим на эффективное развитие организации, качественную разработку и принятие управленческих решений.

Цель данной курсовой работы – выявить взаимосвязь организации и внешней среды, а также определить какую роль играет внешняя среда в деятельности предприятия.

1. Понятие «внешняя среда организации» и её основные характеристики

1.1 Понятие внешней среды

Среду любой  организации принято рассматривать, как состоящую из двух сфер: внутреннюю и внешнюю.

Различные ученые дают множество определений внутренней среды, так как это понятие широкое, включающее в себя множество различных факторов.

Впервые понятие «внешней среды» было дано в тектологии – всеобщей организационной науке А.А. Богданова. В этой работе среда рассматривается как сумма внешних отношений,  разделяется она на консервативную и изменчивую. В 40-х годах появляется много работ, в которых рассматривается общая теория систем, даются понятия открытой системы и внешняя среда рассматривается как часть пространства, находящаяся за границами внутренней среды.²

М. Портер в работе «Международная конкуренция» в качестве внешней среды выделяет так называемые «конкурентные силы», в состав которых он

включает  непосредственных конкурентов, покупателей, поставщиков, фирмы, предлагающие товары – заменители. Он считает, что задача управленца – не оставлять попыток воздействия на эти силы.

Внешняя микросреда организации – это среда, которая представлена силами, имеющими непосредственное отношение к самой фирме и ее возможностям по обслуживанию клиентуры, т.е. поставщиками, маркетинговыми посредниками, клиентами, конкурентами и контактными аудиториями. Внешняя макросреда организации – это среда, которая представлена силами более широкого социального плана, которые оказывают влияние на микросреду, такими, как факторы демографического, экономического, природного, политического и культурного характера.³

Под внешней  средой организации понимаются все  условия и факторы, возникающие  в окружающей среде, независимо от деятельности конкретной организации, но оказывающие воздействие на её функционирование и поэтому требующие принятия управленческих решений. Внешняя среда обусловлена внешними факторами влияния.

Внешние факторы влияния - условия, которые  организация не может изменить, но должна постоянно учитывать в  своей работе: потребители, правительство, экономические условия и т.д.

Одним из способов определения окружения  и облегчения учета его влияния на организацию является разделение внешних факторов на две основные группы: микросреду (среду прямого воздействия) и макросреду (среду косвенного воздействия).

Среду прямого  воздействия еще называют непосредственным деловым окружением организации. Это окружение формируют такие субъекты среды, которые непосредственно влияют на деятельность определенной организации. К нам относят следующие субъекты, которые будут рассмотрены нами далее: поставщики, потребители, конкуренты,  законодательство и государственные органы.

Факторы среды косвенного воздействия или  общее внешнее окружение обычно не влияют на организацию так же заметно, как факторы среды прямого  воздействия. Однако необходимо постоянно  вести их учет, так как среда косвенного воздействия обычно сложнее, чем среда прямого воздействия. Макроокружение создает общие условия существования организации во внешней среде. К основным факторам  косвенного воздействия относятся: технологические, экономические, социокультурные и политико-правовые, а также международные изменения.

Схематическое изображение организации и ее среды взаимодействия представлено на рисунке 1.

Рисунок 1.

В анализ внешней среды входят аспекты, оказывающие  непосредственное воздействие на успехи или неудачи организации. К этим аспектам относятся изменяющиеся демографические  условия, жизненные циклы различных  изделий или услуг, легкость проникновения на рынок, распределение доходов населения и уровень конкуренции в отрасли.

1.2. Характеристики внешней среды

Классификация факторов и качеств внешней среды, вследствие их многообразия, довольно различна и в ее основу могут быть положены различные принципы.

Придерживаясь в целом принятой в менеджменте  классификации можно предложить следующий перечень характеристик  внешней среды.

1. Сложность;

2. Взаимосвязанность факторов;

3. Подвижность;

4. Неопределенность.

1. Сложность

Сложность внешней среды – число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариантности каждого из них.

Если  на организацию давят государственные  постановления, несколько заинтересованных групп влияния, многочисленные конкуренты и ускоренные технологические изменения, можно утверждать, что эта организация  находится в более сложном  окружении, чем, например, организация, озабоченная действиями всего нескольких поставщиков, при отсутствии политических «лобби» и замедленном изменении  технологии.

 Подобным  образом, предприятие, имеющее более сложное производство, выпускающее большее количество товаров, использующее больше различных технологий, будет ощущать на себе влияние и большего числа факторов.⁴

Например, организация, использующая всего несколько  исходных материалов и ведущая дела всего с несколькими фирмами  своей страны, находится в менее сложных условиях, чем та, у которой технологии требуют множества самых разнообразных ресурсов, получаемых от многочисленных поставщиков, а сама фирма имеет филиалы за границей.⁵

Организации, работающие в несложной среде, обладают одним преимуществом: им приходится иметь дело всего с несколькими  категориями данных, необходимых  для принятия решений. В менее сложном окружении нужна и менее сложная организационная структура. Поскольку разные организации функционируют в разных средах, ситуационный подход подсказывает, что не существует и наилучшей организационной структуры.⁶

2. Взаимосвязанность факторов внешней  среды

Взаимосвязанность факторов внешней  среды –  это уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Так же, как изменение любой внутренней переменной может сказываться на других, изменение одного фактора окружения может обусловливать изменение других.

Взаимосвязанность различных факторов внешней среды, как считают ученые Эмири и Трист, должна была превратить среду современных организаций в бурно изменяющуюся. Руководители больше не могут рассматривать внешние факторы изолированно. Они начинают понимать, что эти факторы взаимосвязаны и изменяются.⁷

Факт взаимосвязанности  особенно значим для мирового рынка. Глобализация экономики превращает среду организации в бурно изменяющуюся. Новые информационные технологии и средства связи объединяют отдельные страны в единое информационное пространство потребления.

3. Подвижность

Подвижность внешней среды – это скорость, с которой происходят изменения в окружении организации.

Динамику  внешней среды можно выражать изменчивостью её характеристик. Основными  характеристиками, с помощью которых  можно оценить изменчивость внешней  среды, являются: частота, величина и  регулярность изменений её факторов.⁸

Многие исследователи  указывали, что окружение современных  организаций изменяется с нарастающей  скоростью. Однако, при том, что эта тенденция является общей, есть организации, вокруг которых внешняя среда особенно подвижна. Считается, что наиболее быстрые изменения во внешней среде затрагивают, в первую очередь, фармацевтическую, химическую, электронную, авиационно-космическую отрасли, производство программных продуктов, биотехнологии и телекоммуникации. Изменения в этих отраслях столь стремительны, что экспертные прогнозы развития даже на 5-7 лет оказываются нереальными.  В перечисленных выше отраслях на организации оказывают воздействие такие факторы, как изменения технологий и методов конкурентной борьбы. Менее заметные изменения во внешней среде происходят в машиностроении, в кондитерской, мебельной промышленности, производстве тары и упаковочных материалов.

Кроме того, подвижность внешнего окружения  может быть выше для одних подразделений  организации и ниже для других. К примеру, во многих фирмах отдел  исследований и разработок сталкивается с высокой подвижностью среды, поскольку  он должен отслеживать все технологические  нововведения. С другой стороны, производственный отдел может быть погружен в относительно медленно изменяющуюся среду, характеризующуюся  стабильным движением материалов и  трудовых ресурсов. В то же время, если производственные мощности разбросаны по разным странам мира или исходные ресурсы поступают из-за границы, то производственный процесс может оказаться в условиях высокоподвижной внешней среды. Учитывая сложность функционирования в условиях высокоподвижной среды, организация или ее подразделения должны опираться на более разнообразную информацию, чтобы принимать эффективные решения относительно своих внутренних переменных. Это делает принятие решений более трудным процессом.

4. Неопределенность

Неопределенность внешней среды является функцией количества информации, которой располагает организация по поводу конкретного фактора, а также функцией уверенности в этой информации. Если информации мало или есть сомнения в ее точности, среда становится более неопределенной, чем в ситуации, когда имеется адекватная информация и есть основания считать ее высоконадежной. Поскольку бизнес все более становится глобальным занятием, требуется больше и больше информации, но уверенность в ее точности снижается. Чем неопределеннее внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные решения.

2. Факторы внешней среды

2.1. Внешняя микросреда (среда прямого  воздействия)

Среда прямого  воздействия – факторы, непосредственно влияющие на деятельность организации.

Среду прямого  воздействия еще называют непосредственным деловым окружением организации или средой задач.

К ней относятся:

- поставщики материальных ресурсов, оборудования, энергии, капитала и

  рабочей силы;

- потребители (частные лица и компании, государственные органы);

- государственные органы и законы;

- конкуренты - лица, группы лиц, предприятий, соперничающих в

  достижении идентичных целей, стремящихся обладать теми же ресурсами, благами, занимать положение на рынке;

       Поставщики

Все виды ресурсов организация получает через  поставщиков. Работа поставщиков, выполнение ими своих обязательств оказывает  прямое воздействие на ритмичность  производственного процесса, объема выпуска, прибыль и, следовательно, улучшение позиций в конкурентной борьбе. ⁹

Поставщики  обеспечивают поступление необходимых  для функционирования организации  видов ресурсов, основными из которых выступают сырье и материалы, энергия, оборудование и технологии, финансовые и информационные ресурсы, рабочая сила.

В некоторых  случаях все организации определенного региона ведут дела с одним или практически с одним поставщиком. Поэтому все они попадают в равную зависимость от действий поставщика. Хорошим примером является обеспечение организации энергией. Все организации получают энергию по ценам, установленным государством, и редко могут найти альтернативного поставщика, даже если организация считает, что текущее энергообеспечение неадекватно или слишком дорого обходится. Такие изменения, как повышение цен поставщиком, подействует на организацию в той мере, в какой она расходует энергию.

Многие организации зависят от непрерывного притока материалов. Например, магазины розничной торговли. Невозможность обеспечить поставки в нужных объемах может создать большие трудности для таких организаций. Если магазин лишится какого-то популярного продукта, потребители скорее всего уйдут к конкуренту.¹⁰

В сфере  торговли часто применяются дилерские  контракты, предоставляющие право  розничному (или оптовому) продавцу получать товар с максимальной скидкой. Также организации нужно постоянно анализировать цены, условия поставки, возможности поставщиков и использовать эту информацию при принятии решений о поставщиках материальных ресурсов.¹¹

Для роста  и процветания организации также нужны поставщики капитала. К этой группе относятся банковские и кредитные учреждения, инвестиционные и венчурные фонды, частные инвесторы, акционеры. Как правило, чем лучше дела у компании, тем выше ее возможности договориться с поставщиками на благоприятных условиях и получить нужный объем средств.

Трудовые  ресурсы - важный элемент внутренней среды организации. При проектировании нового предприятия обязательно оценивается наличие и доступность рабочей силы нужной квалификации на местном рынке труда.

Обеспечение рабочей силой нужных специальностей и квалификации необходимо для реализации задач, связанных с достижением поставленных целей. Без людей, способных эффективно использовать сложную технологию, капитал и материалы, все выше перечисленные ресурсы не имеют смысла. Развитие ряда отраслей в настоящее время сдерживается нехваткой нужных специалистов. В некоторых отраслях глобальная конкуренция вынудила ряд компаний искать менее дорогую рабочую силу в других странах.

    Потребители

Потребитель – главный фактор внешней среды организации. Это отдельные лица, домохозяйства, а также корпоративные потребители (предприятия), которые используют товары и/или услуги предприятия–производителя для удовлетворения своих потребностей. Именно на потребителя организация должна ориентировать свою продукцию, именно его потребности должны определять различные направления деятельности  организации.¹²

Потребители – фактор наиболее подвижный. В условиях насыщенного рынка вкусы и  запросы их стремительно меняются.

Всех потребителей можно разделить на четыре большие группы:

• конечные потребители, или население;
• промышленные потребители, представители различных отраслей хозяйства;
• посредники или торговые организации, которые приобретают товар для перепродажи;
• государство, как хозяйствующий субъект.¹³

Существование организации зависит от её способности  находить потребителя результатов  её деятельности и удовлетворять  его запросы. Потребители, решая, какие товары и услуги для них желательны и по какой цене, определяют для организации почти все, относящееся к результатам ее деятельности.

        Государственные органы и законы

Органы  государственной власти, непосредственно  задают основные правовые, политические и экономические рамки функционирования предприятия, и в нынешних условиях влияют на организацию не меньше, чем объективные реалии рынка труда, например конкуренты, поскольку правовое обеспечение социально-трудовой сферы, ответственность и контроль за соблюдением норм и правил в стране ослаблены.

Каждая  организация имеет определенный правовой статус– ОАО, ЗАО, ООО, и др., и именно это определяет, как организация может осуществлять свою хозяйственную деятельность и какие налоги должна платить.

Сегодня законодательство часто имеет такие характеристики, как сложность, подвижность, иногда неопределенность и противоречивость. Имеется множество различных регулирующих положений, непосредственно влияющих на деятельность организаций. Среди них своды законов о безопасности и охране здоровья на рабочем месте, о защите окружающей среды, о защите интересов потребителя, о практике найма на работу, о принципах равной оплаты за равный труд, о финансовой защите и т.д..

Помимо прочего, организация должна выполнять не только федеральные законы, но и  требования различных государственных органов – Госкомимущества, Госстандарта, Санэпидемнадзора, Пенсионного Фонда и многих других. Эти органы обеспечивают принудительное выполнение законов в соответствующих сферах своей компетенции, а также вводят собственные требования, зачастую также имеющие силу закона.

Дополнительно усложняют деятельность организации  постановления местных органов  управления, число которых непрерывно множится. Они также заметно влияют на деятельность организации через  лицензирование некоторых видов  деятельности, давая разрешение на выбор места для офиса, для  магазина, для гостиницы, устанавливая тарифы на телефон, на электроэнергию и много другое.

Конкуренты 

Конкуренты  – это внешний фактор, влияние  которого невозможно оспаривать. Изучение конкурентов, с которыми организации приходится бороться за ресурсы, полученные из внешней среды, занимает важное место в стратегическом управлении. Данное изучение направлено на то, чтобы выявить слабые и сильные стороны конкурентов и на базе этого строить свою стратегию конкурентной борьбы. Кроме этого необходимо определить какую долю рынка занимают и смогут занять в перспективе конкуренты фирмы, а также возможно ли сотрудничество с ними. Оценивая конкурентную среду, важно также выявить конкурентные силы,  определяющие привлекательность отрасли и позиции фирм в конкурентной борьбе. Конкурентная борьба формируется не только внутриотраслевыми конкурентами, производящими аналогичную продукцию и реализующими ее на одном и том же рынке. Субъектами конкурентной среды являются также и те организации, которые могут войти на рынок, и производящие замещающий продукт. Кроме них, на конкурентную среду организации оказывают заметное влияние ее покупатели и поставщики, способные заметно ослабить позицию организации на поле конкуренции. Влияние на организацию такого фактора как конкуренция проявляется во многих аспектах управления. Важно понимать, что потребители – не единственный объект соперничества организаций. Последние могут также вести конкурентную борьбу за трудовые ресурсы, материалы, капитал и право использовать определенные технические нововведения. От реакции на конкуренцию зависят такие внутренние факторы, как условия работы, оплата труда и характер отношений руководителей с подчиненными.

Вместе  с тем, необходимо отметить, что конкуренция иногда толкает фирмы и на создание между ними соглашений различных типов от раздела рынка до кооперации между конкурентами.

2.2 Внешняя макросреда (среда косвенного  воздействия)

Факторы среды косвенного воздействия или  общее внешнее окружение обычно не влияют на организацию так заметно, как факторы среды прямого  воздействия.

Внешняя макросреда представляет собой наиболее удаленный от собственно компании внешний слой элементов, которые так или иначе влияют на фирму, не оказывая непосредственного воздействия на ее текущие операции.                   

Среда косвенного воздействия обычно сложнее, чем  среда прямого воздействия. Поэтому  при ее исследовании обычно опираются, прежде всего, на прогнозы.

Выделяют четыре основных фактора макросреды: технологические, экономические,  законодательно-политические и социокультурные.

Рассмотрим  возможные направления воздействия  на предприятие каждого из перечисленных факторов.

Технологии

Технология, как состояние научно-технического прогресса, в качестве внешнего фактора отражает уровень научно – технического развития, который воздействует на организацию. Технологические изменения включают в себя научные и технические нововведения в отдельной отрасли и в обществе в целом. Технология является одновременно внутренней переменной и внешним фактором большого значения. В качестве внешнего фактора, она отражает уровень научно-технического развития, который воздействует на организацию, например, в областях автоматизации, информатизации и др.  Технологические нововведения влияют на эффективность, с которой продукты можно изготавливать и продавать, на скорость устаревания продукта, на то, как можно собирать, хранить и распределять информацию, а также на то, какого рода услуги и новые продукты ожидают потребители от организации.

Влияние технологических факторов на организацию  очевидно. Более того, их считают  основным двигателем производственного  и даже социального прогресса.¹⁴

Скорость  изменения технологий в последнее  десятилетие очень высокая и  исследователи утверждают, что данная тенденция сохраниться. Вот некоторые  недавние крупные  технологические  нововведения, которые глубоко затрагивают  организацию и общество: компьютерная, ядерная, микроволновая, полупроводниковая  технологии, интегрированные линии  связи, робототехника, спутниковая  связь, атомная энергетика, получение  синтетического топлива и продуктов  питания, генная инженерия.

Организации, имеющие дело непосредственно с технологией высокого уровня, наукоемкие предприятия, должны быть в состоянии быстро реагировать на новые разработки и сами предлагать нововведения. Однако сегодня, чтобы сохранить конкурентоспособность, все организации вынуждены идти в ногу, по крайней мере, с теми разработками, от которых зависит эффективность их деятельности.

Экономика

Экономические изменения отражают  общую экономическую  ситуацию в стране или регионе, в  котором работает организация. Состояние мировой экономики влияет на стоимость всех вводимых ресурсов и способность потребителей покупать определенные товары и услуги.

Если, например, прогнозируется инфляция, руководство  может счесть желательным увеличение запасов поставляемых организации  ресурсов и провести с рабочими переговоры о фиксированной оплате труда  с тем, чтобы сдержать рост издержек в скором будущем. Оно может также  решить сделать займ, поскольку при наступлении сроков платежей деньги будут стоить дешевле и тем самым будут частично скомпенсированы потери от выплаты процентов. Если же прогнозируется экономический спад, организация может предпочесть путь уменьшения запасов готовой продукции, поскольку могут появиться трудности ее сбыта, сократить часть работников или отложить до лучших времен планы расширения производства.

Состояние экономики может сильно повлиять на возможности получения организацией капитала для своих нужд.

Важно понимать, что то или иное конкретное изменение  состояния экономики может оказать  положительное воздействие на одни и отрицательное на другие организации.

Организации, ведущие дела во многих странах, зачастую считают состояние экономики  особо сложным и важным для  себя аспектом. Колебания курса доллара  относительно валют других стран  становились причиной мгновенного  обретения или потери крупными фирмами  миллионов долларов.

Таким образом, к факторам экономики относятся: уровень развития экономики, темп роста  экономики, уровень инфляции, система  налогообложения, состояние торгового  баланса страны, угроза экономического кризиса, соотношение спроса и предложения, эластичность спроса, доступность кредитных  ресурсов, динамика валютных курсов, уровень  безработицы и прочее.

Законодательно-политические факторы

В основе этого фактора лежат федеральные  и местные законодательные акты, а также особенности взаимоотношений организации и государства в лице федеральных, региональных и местных властей.