Значение и классификация бухгалтерских документов

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Байкальский государственный  университет экономики и права

Кафедра бухгалтерского учета  и аудита

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине: «Бухгалтерский учет»

Тема:

ЗНАЧЕНИЕ И  КЛАССИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Исполнитель:

ст. гр.

Птушко Т.В.

Иркутск, 2013г.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К  БУХГАЛТЕРСКИМ ДОКУМЕНТАМ

2. ЗНАЧЕНИЕ И КЛАССИФИКАЦИЯ  БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

2.1 ВИДЫ БУХГАЛТЕРСКИХ  ДОКУМЕНТОВ

2.2 КЛАССИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ  ДОКУМЕНТОВ

2.3 ЗНАЧЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКИХ  ДОКУМЕНТОВ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Деятельность любой организации  определяется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов. Главное назначение документа - необходимость  зафиксировать информацию, чем выполняется  функция учета на предприятиях.

Одним из структурных подразделений, занимающихся учетом на предприятии, является бухгалтерия. Значимость данного структурного подразделения требует постоянного  совершенствования организации  и деятельности бухгалтерии, улучшения  ее кадрового состава, внедрения  прогрессивных информационных технологий обработки экономической информации.

В бухгалтерии документы  проходят обработку, систематизируются  в дела, хранятся, используются для  работы и проверок, затем по истечению  установленных сроков уничтожаются или передаются на постоянное хранение.

Правильное составление  и оформление бухгалтерских документов в соответствии с действующими нормативами - одна из обязанностей работников бухгалтерии. Бухгалтерия должна иметь весь пакет  законодательно-нормативных и методических документов, в которых отражены вопросы  документирования бухгалтерского учета.

Классификация бухгалтерских  документов позволяет правильно  формировать номенклатуру дел и  в последующем использовать бухгалтерские  и документы в оперативных, контрольных  и аналитических целях.

В курсовой работе рассмотрены значение и классификация бухгалтерских документов.

1. ТРЕБОВАНИЯ К  БУХГАЛТЕРСКИМ ДОКУМЕНТАМ

Цель бухгалтерского учета - это упорядочение сбора, регистрации  и обобщения информации (в денежном выражении) об имуществе, обязательствах предприятия и их движении путем  сплошного, непрерывного документального  учета всех производимых хозяйственных  операций.

Все документы в бухгалтерском  учете должны соответствовать требованиям  законодательства. Основные требования к бухгалтерским документам изложены в ФЗ №129 ФЗ «О бухгалтерском учете», в «Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности» и других документах.

За правильное составление  и оформление документов в соответствии с действующими нормативами, а также  за сохранность бухгалтерских документов в течение предусмотренных законодательными актами сроков, несут ответственность  работники бухгалтерии во главе  с главным бухгалтером.

Качество бухгалтерского учета зависит от правильного  и своевременного составления документов, а также их надлежащего хранения.

Документ - это письменное доказательство действительного осуществления  хозяйственной операции и права  на ее совершение. Бухгалтерские документы  являются разновидностью управленческих документов. В управленческой деятельности, особенно бухгалтерской, очень важна  юридическая сила документов, так  как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения  права.

Документы могут изначально обладать юридической функцией, а  также наделяться юридической функцией в случае использования их в качестве доказательств в судах и других организациях.

Текст документа должен быть ясным и точным. Необходимо всегда помнить, что документы должны соответствовать  действующему законодательству, поэтому  в случае необходимости следует  сверять документы с законами и подзаконными актами. Особенно важно  учитывать это при подготовке решений, приказов и других распорядительных документов. В документах надо использовать только проверенные, достоверные факты.

Управление бухгалтерской  документацией и документирование бухгалтерской деятельности осуществляются посредством делопроизводства.

Все хозяйственные операции должны оформляться оправдательными  документами - первичными документами. Специфической особенностью бухгалтерского учета в единой системе учетного наблюдения является сплошное по охвату, непрерывное по времени, документальное по регистрации и обобщающее по измерению  отражение учитываемых объектов и процессов.

Федеральный закон от 21 ноября 1996г. № 129-ФЗ « О бухгалтерском  учете » предусматривает формы  первичных документов, которые могут  приниматься к учету работниками  бухгалтерии. Документы, форма которых  не предусмотрена в этих альбомах первичных документов, должны содержать  следующие обязательные реквизиты:

* наименование документа;

* дата составления документа;

* наименование организации;

* содержание хозяйственной  операции;

* измерители хозяйственной  операции в натуральном и денежном  выражении;

* наименование должностей  лиц, ответственных за совершение  хозяйственной операции, и правильность  ее оформления;

* личные подписи указанных  лиц.

Положением по ведению  бухгалтерского учета этот перечень дополнен еще двумя реквизитами - кодом формы и расшифровкой подписи  ответственного лица. Необходимо контролировать наличие всех реквизитов, предусмотренных  альбомом унифицированных форм первичной  учетной документации, и правильность их заполнения.

Первичные и сводные учетные  документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. При исполнении документов на машинных носителях информации, организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры (ст.9 Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.96г. № 129-ФЗ, в ред. от 28.03.2002г. № 32-ФЗ).

Удобство доступа к  информации определяется особенностями  её структурирования, правильного и  качественного оформления бухгалтерских  документов изначально.

Любой управленческий документ должен отвечать следующим требованиям:

* быть составленным по  установленной форме, а в ряде  случаев соответствовать стандартам;

* издаваться соответствующим  компетентным органом или должностными  лицами, которым такое право предоставляется  законом или соответствующим  директивным указанием;

* издаваться во исполнение  норм права и не противоречить  им.

Основными видами работ, обеспечивающими  правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление  номенклатуры дел и формирование дел.

В соответствии с требованиями «Государственной системы документационного  обеспечения управления» обработка  дел и отбор их на государственное  хранение должны производиться регулярно  по окончании делопроизводственного  года.

Записи в учетных регистрах  основываются на тщательно проверенных  документах, поэтому и сами регистры приобретают доказательную силу при использовании их показателей  для анализа хозяйственной деятельности предприятия, при контроле за состоянием средств и при выявлении результатов его работы.

Правильность отражения  хозяйственных операций в регистрах  бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие  их.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Содержание регистров  бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством  Российской Федерации, - государственной  тайной.

Лица, получившие доступ к  информации, содержащейся в регистрах  бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны  хранить коммерческую и государственную  тайну. За ее разглашение они несут  ответственность, установленную законодательством  Российской Федерации.

2. ЗНАЧЕНИЕ И  КЛАССИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

2.1 ВИДЫ БУХГАЛТЕРСКИХ  ДОКУМЕНТОВ

Стандарт определяет документирование как «запись информации на различных  носителях по установленным правилам». Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Бухгалтерский учет - это  сплошное документирование и обоснование  бухгалтерских записей. Бухгалтерские  документы должны быть составлены своевременно и достоверно. Различают входящие, исходящие и внутренние документы. Управление бухгалтерской документацией  и документирование бухгалтерской  деятельности осуществляются посредством  делопроизводства.

Нормативная база делопроизводства включает в себя:

* указы и распоряжения  Президента РФ, постановления и  распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы ДОУ  на федеральном уровне;

* нормативно-правовые акты  федеральных органов исполнительной  власти (министерств, комитетов,  служб, агентств и др.) по вопросам  ДОУ общеотраслевого и ведомственного  характера;

* нормативно-правовые акты  органов представительной и исполнительной  власти субъектов Российской  Федерации и их территориальных  образований, регламентирующие вопросы  ДОУ местного характера;

* организационно-распорядительные  документы предприятий;

* государственную систему  документационного обеспечения  управления (ГСДОУ);

* государственные стандарты  по вопросам ДОУ;

* унифицированные системы  документации (УСД);

Государственная система  документационного обеспечения  управления (ГСДОУ) - это совокупность принципов и правил, устанавливающих  единые требования к документированию управленческой деятельности и организации  работы с документами в органах  государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. ГСДОУ включает основные положения, а также общефедеральные, отраслевые и субъектные методические документы по вопросам ДОУ.

УСД - унифицированная система  документации, комплекс взаимоувязанных  документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в  определенной сфере деятельности.

Процесс документирования бухгалтерского учета и отчетности подробно расписан в нормативных документах, подготовленных Правительством Российской Федерации, Министерством Финансов Российской Федерации, Государственной налоговой  службой Российской Федерации, Центральным  банком Российской Федерации и др.

В процессе деятельности бухгалтерии  приходится иметь дело с документами  нескольких межотраслевых унифицированных  систем документации Климова М.А., Делопроизводство в бухгалтерии. М.: 2004г.:

* система первичной учетной  документации;

* система финансовой, первичной  и отчетной бухгалтерской документации  бюджетных учреждений и организаций;

* система расчетно-денежной  документации;

* система организационно-распорядительной  документации.

Весь процесс документирования бухгалтерского учета и отчетности подробно расписан в нормативных  документах, подготовленных Правительством Российской Федерации, Министерством  Финансов Российской Федерации, Государственной  налоговой службой Российской Федерации, Центральным банком Российской Федерации  и др.

При отражении хозяйственных  операций на счетах бухгалтерского учета  документы бухгалтерского учета  должны полностью отвечать требованиям  законодательства.

Основной задачей бухгалтерского учета для любого хозяйствующего субъекта, работающего в условиях рыночных отношений, является обеспечение  многочисленных пользователей специфической  экономической информацией, которая  необходима для принятия управленческих решений, способных существенным образом  влиять на финансовое положение хозяйствующего субъекта, материальное благосостояние его собственников (акционеров), руководителей (менеджеров) и наемных работников, а также на величину поступлений  в государственный бюджет.

Разнообразие хозяйственных  операций предполагает необходимость  создания бухгалтерских документов различных по содержанию и форме. Все бухгалтерские документы  делятся на однородные группы по следующим  признакам Климова М.А., Делопроизводство в бухгалтерии. М.: 2004г.:

1. По назначению:

* распорядительные;

* оправдательные;

* бухгалтерского оформления;

* комбинированные;

2. По времени составления:

* первичные;

* сводные;

3. По объему информации:

* разовые;

* накопительные;

4. По месту составления:

* внутренние;

* внешние;

5. По структуре:

* табличные;

* анкетные;

* комбинированные.

По срокам хранения бухгалтерские  документы подразделяются на четыре группы:

* постоянного хранения;

* временного хранения (свыше  10 лет);

* временного хранения (до 10 лет);

* подлежащие уничтожению  в связи с истечением срока  хранения.

Для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных  документах, составляются сводные учетные  документы - это учетные регистры, которые, в зависимости от степени  автоматизации, могут составляться на бумажных и машинных носителях  информации (в электронном виде).

Для отражения информации на счетах бухгалтерского учета и  в бухгалтерской отчетности применяются  учетные регистры.

По внешнему виду учетные  регистры подразделяются на:

* книги;

* карточки;

* свободные листы;

* машинограммы (полученные при использовании вычислительной техники);

* машинные носители.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим  счетам бухгалтерского учета.

По видам производимых в них записей учетные регистры подразделяются на:

* хронологические (регистрационный журнал);

* систематические (главная книга счетов);

* комбинированные (журналы-ордера).

По степени детализации  информации, содержащейся в учетных  регистрах, учетные регистры подразделяются на:

* синтетические (главная книга счетов);

* аналитические (карточки);

* комбинированные (журналы-ордера).

Книги представляют собой  сброшюрованные свободные листы  определенного формата и графления. Применение их ограничено, так как  работу по их ведению разделить между  счетными работниками нельзя, ее должен вести один человек, примером может  служить - кассовая книга. Книги пронумерованы  и прошнурованы, а на последней  странице указано количество страниц  за подписью руководителя предприятия  и главного бухгалтера. В книгах исключена возможность замены отдельных  листов новыми при злоупотреблениях и хищениях. На предприятиях применяется «Главная книга» - это регистр синтетического учета и «Книга остатков материалов на складах» - это регистр аналитического учета, необходимый для взаимосвязи данных бухгалтерского учета с данными оперативно-складского учета и для контроля за сохранностью собственности.

Карточки предназначены  для аналитического учета основных средств (инвентарные карточки), материальных ценностей по местам их хранения (карточки складского учета материалов). На основе карточек бухгалтерия создает картотеку  основных средств, а материально-ответственные  лица - картотеку материалов, запасных частей, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, готовой продукции.

Свободные листы - это учетные  регистры большого формата и с  большим количеством сведений по отношению к карточкам. Они предназначены  для синтетического и аналитического учета и выполняют роль комбинированных регистров. К ним относятся: журналы-ордера, ведомости, табуляграммы и машинограммы. Это самый распространенный вид учетных регистров.

Правильно оформленные первичные  документы принимает бухгалтерия, где их обрабатывают, проверяют и  используют для записей в регистрах  аналитического и синтетического учета  по корреспондирующим счетам. Проверка полученных документов в бухгалтерии  проводится в соответствии с законами о бухгалтерском учете и другими  нормативными документами. Проверка документов в бухгалтерии проводится по трем направлениям:

* Формальная - это проверка  правильности оформления документов  по форме. Бухгалтер определяет, полностью и правильно ли заполнены  все реквизиты.

* Проверка по существу, которая предполагает определение  бухгалтером законности совершения  хозяйственной операции, оформленной  данным документом.

* Арифметическая - это проверка  правильности арифметических вычислений  и подсчетов, таксировка данных  документов. Арифметическая проверка  контролирует подсчет итогов, правильность  подсчета количественных и стоимостных  показателей в принимаемых бухгалтериях  документах.

Проверенные документы подлежат группировке и расценке. Под группировкой документов понимается их сортировка по определенным признакам. Неправильно  оформленные документы служба бухгалтерии  к исполнению не принимает и возвращает для исправления или задерживает  для выяснения обстоятельств.

бухгалтерский документ унифицированный  хозяйственный

2.2 КЛАССИФИКАЦИЯ  БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Бухгалтерская документация предприятий в соответствии с  функциональным назначением каждого  предприятия подразделяется согласно общей классификации бухгалтерских  документов следующим образом Рогожин М.Ю. Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии, Российский бухгалтер, 2006г:

1. Учетная бухгалтерская  документация;

2. Организационно-правовая  документация бухгалтерии;

3. Отчетная бухгалтерская  документация.

К учетной бухгалтерской  документации относятся:

* документация по учету  основных средств;

* документация по учету  материальных запасов;

* документация по учету  малоценных и быстроизнашивающихся

предметов;

* документация по учету  труда и заработной платы;

* документация по учету  денежных средств, ассигнований, расходов;

* документация по учету  расчетов;

* документы по учету  внебюджетных средств.

К организационно-правовой документации бухгалтерии относятся:

* план счетов;

* документация по учетной  политике предприятия;

* бухгалтерские учетные  регистры ( главная книга, журналы,

ордера и пр.);

* инструкция об организации  бухгалтерской деятельности;

* положение о бухгалтерии;

* положение о структурных  подразделениях бухгалтерии;

* должностные инструкции  работников бухгалтерии.

К отчетной бухгалтерской  документации относятся:

* балансы (годовой, квартальные);

* отчеты (по видам) (годовые,  квартальные);

* аналитические документы  к балансам и отчетам;

* отчеты о проведении  проверок (ревизий);

* отчеты по налогам;

* переписка по отчетам;

* документы по инвентаризации;

Все основные группы бухгалтерских  документов включают в себя и прочие виды бухгалтерских документов.

Главным документом, на который  мы должен опираться бухгалтер предприятия  при составлении номенклатуры дел, является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. Росархивом 06.10.2000 г.). Перечень включает в себя документы, которые образуются при документировании общих для всех предприятий управленческих функций, выполняемых всеми организациями независимо от их сферы деятельности, масштабов и формы собственности.

Для управления бухгалтерской  документацией предприятия должен быть организован комплекс мероприятий, охватывающих:

* организацию перемещения  (движения) бухгалтерских документов  в соответствии с графиком;

* контроль исполнения  бухгалтерских документов;

* оперативное хранение  бухгалтерских документов, включая  их надлежащую подготовку к  передаче на архивное хранение  в государственный или ведомственный  архив;

* последующее хранение  бухгалтерских документов в архиве.

Для последующего использования  бухгалтерских документов в оперативных, контрольных и аналитических  целях необходима их классификация, позволяющая правильно формировать  номенклатуру дел.

Номенклатура дел - это  систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном  порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в результате деятельности предприятия, кроме технической  документации и печатных изданий.

Номенклатура дел предприятия  разрабатывается специалистом, ответственным  за организацию работы с документами.

Бухгалтерские документы  следует хранить в составе  дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Эффективность организации  текущего хранения документов в значительной степени предопределяется тем, насколько  продумана номенклатура дел предприятия. Номенклатура дел - это систематизированный  перечень наименований дел, заводимых  в организации, с указанием сроков их хранения. Дело, согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», - это совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности предприятия, помещенных в отдельную папку.

Номенклатура дел составляется для обеспечения оптимального распределения  документов и формирования дел, в  итоге - для обеспечения эффективного поиска документов в процессе повседневной работы с ними и при последующем  их хранении.

Различают сводную номенклатуру дел организации и номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит  из номенклатур дел структурных  подразделений.

В целях унификации группировки  документов для предприятий определенной категории существуют примерные  и типовые номенклатуры дел. Типовые  номенклатуры дел являются методическими  пособиями, основываясь на них, организация  может составить номенклатуру дел  для себя и для своих подразделений.

В небольших организациях, у которых нет структурного деления, составляется одна номенклатура. Если организация сдает документы  на государственное хранение, требуется  согласование номенклатуры дел с  Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива.

Номенклатура дел составляется по установленной форме и должна включать такие реквизиты как: наименование предприятия; наименование вида документа; дату; индекс; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф согласования (одобрения).

В номенклатуру дел предприятия  также включаются справочные карточки, журналы учета документов.

При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут  быть использованы в дальнейшем для  внесения заголовков дел, не предусмотренных  в номенклатуре дел, но сформированных в течении календарного года.

По окончании календарного года в номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел относительно постоянного и  временного сроков хранения.

Необходимо систематизировать  весь массив документации предприятия, чтобы определить перечень создаваемых  дел и установить для каждого  из них определенный срок хранения. Систематизация всей документации предприятия  называется составлением номенклатуры дел предприятия.

Текст номенклатуры дел оформляется  в виде таблицы следующей формы:

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок хранения дела и №  статьи по Перечню	Примечания
1	2	3	4	5

В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное  научное и практическое значение. Значительная часть документов несет  в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях эти документы теряют значение и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

В связи с этим определены разные сроки хранения документов. Срок хранения может быть временным ? до 10 лет, временным ? свыше 10 лет и постоянным. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем дела сдаются в архив организации или хранятся в структурном подразделении, на которое возложены соответствующие функции.

Экспертиза ценности документов ? это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Возможность и длительность использования документов предопределяется значением заключенной в них  информации. Назначение экспертизы состоит  в том, чтобы определить, какие  документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой  информацией.

Экспертиза ценности документов проводится на основе перечней ? систематизированных списков видов и категорий документов, содержащих нормативные указания о сроках их хранения. Перечни документов позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов без их дополнительного изучения.

Экспертиза ценности в  делопроизводстве проводится при составлении  номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения  документов к делам, а также при  подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая  экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах общественных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи подведомственным организациям создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

1) постоянного хранения  в государственных архивах;

2) временного хранения  в ведомственном архиве (свыше  10 лет);

3) временного хранения (до 10 лет);

4) подлежащие уничтожению  в связи с истечением срока  хранения.

2.3 ЗНАЧЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКИХ  ДОКУМЕНТОВ

Главное назначение бухгалтерских  документов - необходимость зафиксировать  информацию. Фиксация соответствующей  информации различными способами, т.е. создание документов - это процесс  документирования управленческой и  хозяйственной деятельности предприятия. С помощью фиксации информации выполняется функция учета на предприятиях.

В условиях рыночных отношений  перед бухгалтерским учетом ставятся следующие основные задачи: