Значение информации в менеджменте

Введение.

Управление – это прежде всего процесс принятия определённых решений. Но в основе принятия почти всякого решения лежит обозначенный самим человеком круг альтернатив. В свою очередь, формирование и выбор конкретной альтернативы производится на основе имеющейся информации. Следовательно, информация – основа управленческой деятельности, незыблемый фундамент, без которого практически всякая осмысленная человеческая деятельность, в том числе и управленческая, становится неэффективной и хаотической. Именно в связи с исключительной важностью информации, в данной курсовой работе значительное внимание будет уделено структуре информации, её классификации и другим не менее важным вопросам.

Информационные единицы способны объединяться в потоки. Потоки информации, циркулирующие в системах управления, непрерывно возрастают. Так, на современном  среднем предприятии, согласно данным, предоставленным М. И. Крулькевич, месячный объём технической, экономической и учётной информации достигает около 500 тыс. документострок. Но вся информация должна быть переработана, что требует выполнения десятков миллионов вычислительных, логических операций.

Именно в связи с огромными  потоками информации в системах управления и необходимостью её своевременной  переработки возникла задача автоматизации  этих систем.

Внедрение современной вычислительной техники в системах управления на различных уровнях и в различных  звеньях существенно повышает их эффективность. Новые информационные технологии привносят совершенно революционные возможности в менеджмент, открывая тем самым неизведанные горизонты управления. В связи с этим, в ходе курсовой работы будет рассмотрен и проанализирован не менее важный, чем информационный вопрос, вопрос информационного обеспечения и информационных технологий.

"Новая информационная революция уже идёт. Началась она в бизнесе, и началась с информации, необходимой бизнесу. Но она, несомненно, затронет все общественные институты. Она радикально изменит смысл, который вкладывают в понятие "информация" – пишет Питер Ф. Друкер.

1. Значение  информации в менеджменте.

1.1 Структура экономической информации.

Становление рыночных отношений определяется повышением уровня управления экономикой. Управление можно рассматривать  как информационный процесс, происходящий между органами управления, управляемым  объектом и внешней средой.

Под информацией понимается совокупность различных сообщений об изменениях, происходящих в системе и окружающей среде [8].

Процесс управления включает сбор, обработку  и передачу информации для выработки  управляющих решений. Информация является предметом труда и одновременно средством и продуктом труда  в управленческой деятельности. При  рассмотрении структуры информации выделяются отдельные ее элементы, которые могут быть и простыми и сложными. Простые элементы не поддаются дальнейшему расчленению; сложные образуются как сочетание  различных элементов и представляются информационными совокупностями [8]. Структурные элементы называются информационными единицами. Выделяют несколько подходов к структуризации экономической информации, один из которых - логический - позволяет установить структурные элементы в зависимости от функционального назначения информации и ее особенностей. Выделяют следующие структурные единицы: реквизит, показатель, информационные сообщения, информационный массив, информационный поток, информационная система [8]. Информационной единицей низшего уровня являются реквизиты, из которых формируются более сложные структуры информации. Реквизиты отражают отдельные свойства объекта, включают в себя сочетание цифр или букв, имеющих смысловое содержание и не поддающееся дальнейшему делению. Буквенная информация может быть представлена в виде кодовых обозначений (например, код подразделения). При машинной обработке синонимами понятия "реквизит" являются "поле", "элемент", "атрибут". Реквизиты не однозначны по своему содержанию и подразделяются на реквизиты-признаки и реквизиты-основания. Реквизиты-признаки характеризуют качественную сторону объекта, а реквизиты-основация количественную. Например, в качестве реквизита признака выступает наименование подразделения и его код, а реквизиты-основания - количество работающих. Каждый документ включает любое число реквизитов-признаков и реквизитов-оснований. Однородные реквизиты-признаки объединяются в номенклатуру (например, номенклатура продукции). В документах обычно выделяются доминирующие реквизиты-признаки, т. е. те, по которым производится группировка. Ими могут быть коды подразделений, продукции и др. Каждый реквизит имеет форму и содержание. Форма - это наименование реквизита, например, наименование продукции. Содержание отражает его конкретное значение (чугун). Одному наименованию реквизита может соответствовать множество его значений. Реквизиты неоднородны по характеру выполняемых над ними действий. Реквизиты-признаки подлежат логической обработке; реквизиты-основания - арифметической. Реквизиты, объединяясь, образует структурную единицу более высокого уровня. Сочетание одного основания и всех относящихся к нему признаков образует показатель.

Показатель - логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отображаемого явления. Приведем пример построения показателя выпуска чугуна с номенклатурным номером 824 в мае в количестве 200 тонн. Структура показателя может  быть представлена так, как показано на рис. 1.1. [8]

Рисунок 1.1.- Структура показателя

Показатель является минимальной  по составу информационной совокупностью  для образования самостоятельного документа. В документах, как правило, содержится большое количество показателей. Даже в одной строке можно выделить несколько различных по структуре  показателей. При организации базы данных показатели как единицы информации формируют ее содержание. Каждый показатель имеет множество значений и рассчитывается по своему алгоритму. Совокупность показателей, содержащихся в документе, образует информационное сообщение. Группа однородных документов, объединенных по определенному  признаку (например, отчетному периоду), составляет информационный массив (файл). Файл является основной структурной  единицей при автоматизированной обработке. Запись информации в память ПК осуществляется по файлам, где выделяют файлы постоянной и переменной информации. Массивы  по различным признакам могут  объединяться в потоки, используемые при решении различных комплексов задач управления. Отношение информации к той или иной функции управления дает основание выделить сложную  структуру информации как информационную подсистему. Информационная система  охватывает всю информацию экономического объекта и является структурной  единицей высшего уровня.

При обработке информации реквизиты-признаки и реквизиты-основания часто называют данными. Данными принято называть информацию, представленную в формализованном  виде, позволяющем передавать ее, хранить  на различных носителях и обрабатывать.

Таким образом, каждому показателю соответствует множество конкретных значений - данных, которые после  автоматизированной обработки приобретают  экономический смысл, снова становятся информацией, которая используется для формирования управляющих решений.

1.2. Классификация управленческой информации.

Менеджмент обеспечивается огромным объемом информации, размер которой  постоянно увеличивается. Например, в сфере управления крупного предприятия  обращается несколько десятков тысяч  показателей, несколько миллионов  материальных и трудовых нормативов, а в ходе производства создаются  тысячи документов, над которыми выполняются  различные операции, преобразования. Для упрощения работы с информацией  важна ее классификация.

Управленческую информацию различные  специалисты классифицируют по различным признакам. Согласно Г. А. Титоренко она различается :

1. По источникам возникновения: первичная и производная (промежуточная, командная, отчетная);

2. По способу фиксации: устная и документированная;

3. По способу выражения: цифровая и алфавитная;

4. По характеру фиксации данных: фиксируемая и не фиксируемая;

5. По направлению движения: входящая и исходящая;

6. По стабильности: переменная и условно-постоянная (прейскуранты цен, нормативы);

7. По функциям управления;

8. По принадлежности к сферам деятельности и функциям управления:

конструкторская, технологическая, финансовая, бухгалтерская, планово-экономическая, оперативно-производственная.

Некоторые авторы придерживаются иной точки зрения. Так, например,

 А. Кузьмин и О. Мельник,  всё-таки не противореча вышеизложенной  классификации, предлагают несколько  иной подход. Они различают информацию :

1. По полноте: полная, частичная, излишняя;
2. По периоду действия: разовая, периодическая, долгосрочная;
3. По содержанию: планово-экономическая, финансовая, отчётная, бухгалтерская, технологическая, справочная, административная и т. д.
4. По уровню достоверности: достоверная и недостоверная.

Кроме того, классифицируя информацию, необходимо рассмотреть следующие  понятия.

Релевантная информация, согласно М. Х. Мескону, – данные, отбираемые под конкретную задачу, лицо, цель и период времени. Иными словами – это информация, необходимая для решения конкретной задачи. Релевантная информация имеет исключительно важное значение в процессе управления. Именно поэтому значительная часть управленческой деятельности направлена именно на выделение релевантной информации из общего потока данных.

Слухи – информация, передаваемая по неформальным каналам сообщения [16].

Шум – фактор или совокупность факторов, искажающих информацию [1].

Подводя небольшой итог, необходимо подчеркнуть то, что важно различать  информацию и данные.

Информацией мы называем данные, преобразованные  в форму, которая является значимой и полезной для людей. Данные, напротив, являются потоками сырых фактов, представляющих результаты, встречающиеся в организациях или физической среде прежде, чем  они были организованы и преобразованы  в форму, которую люди могут понимать и использовать.

1.3. Источник информации. Информационные потоки.

Пытаясь определить понятие "информационный поток", сперва необходимо дать определение понятию "источник информации".

Источник информации – это элемент  информационной системы, способный  распознавать состояние управляемого объекта и в меньшей среде  и вырабатывать сообщения, однозначно описывающие эти состояния [10].

Источником информации может быть человек или технические средства.

Основной характеристикой источника  информации является так называемый поток информации, определяемый как  количество информации, вырабатываемой источником в единицу времени. Например, количеством символов в единицу  времени. Поток информации – чрезвычайно  важный компонент любой информационной системы (ИС), речь о которых пойдёт чуть позже. Рассмотрим основные аспекты  информационных потоков в менеджменте.

1.4. Особенности характеристик информационных потоков на разных уровнях управления.

Такие особенности вытекают из наличия  иерархий аппарата управления по уровням  обработки информации.

На первом уровне осуществляется сбор первичных данных, выявление и  регистрация сведений, характеризующих  объект или процесс.

На втором уровне производится группировка  и обобщение первичных данных с целью получения укрупненных  показателей. Результаты обработки  предоставляются в виде сводок, отчетов, документов, в которых содержится информация, необходимая для выполнения функций контроля, анализа, планирования и управления. Третий уровень обеспечивает выделение информации, необходимой  для решения стратегических и  сложных тактических задач управления [10].

Особенность системы управления в  том, что высший ее уровень решает стратегические задачи, связанные с  перераспределением ресурсов в крупных  масштабах. Решение тактических  задач этот уровень может только контролировать. На низшем уровне решаются задачи тактического характера при  наличии детальной информации о  состоянии объекта. Имеющиеся у  него кадровые и информационные ресурсы  не позволяют решать долгосрочные задачи.

Эта особенность системы управления не всегда отражается в информационной системе. Часто потоки информации, идущие от низших уровней к высшим, представляют одни и те же сведения, которые лишь суммируются и обобщаются по мере продвижения к верхним уровням, Поэтому увеличивается дублирование и снижается коэффициент использования  информации. Вместе с тем информацию по мере ее движения к верхнему уровню необходимо агрегировать, интегрировать  и сжимать.

При движении информации "вниз" элементы системы управления генерируют дополнительную информацию, причем иногда в значительно больших объемах.

Степень интеграции и наоборот степень  генерации (размножения) характеризуется  коэффициентом k, который равен [10]:

k = a/b

где a - объем информации, выходящей из элемента системы, b - объем информации, входящей в элемент системы.

Объемы могут быть измерены числом документов, показателей или трудоемкостью  обработки.

При движении информации вверх обычно k<1, а вниз - k>1.

Агрегация информации может осуществляться с использованием трех направлений: функционально-логического, аналитического и статистического [10].

Первое основано на функциональных и логических связях параметров и показателей между собой, а также на их отношениях к состоянию объекта и целей функции.

Второе - на определении интегральных и экстремальных характеристик данных, связанных функциональными зависимостями.

Третье - на представлении параметров их статистическими распределениями и характеристиками.

Сжатие или свертывание информации предполагает преобразование информации на более короткое ее отображение  с использованием меньшего числа  символов.

При движении информации происходит изменение семантической ее ценности. Семантика обычно учитывает целесообразность, ценность, полезность или существенность информации. Полезность информации, используемой в системе управления, оценивается  по тому эффекту, который она оказывает  на результат управления.

В связи с этим А. А. Харкевич предложил меру ценности информации, определяемой изменением вероятности достижения цели реализации какой-либо задачи при получении дополнительной информации. Если дополнительная информация не изменит вероятности достижения цели, то она называется дезинформацией и измеряется отрицательным количеством информации. При этом надо учитывать существенность самого события, существенность времени совершения события и получения информации о нем, а также существенность места, адреса и других характеристик реализации функции управления. Иногда надо учитывать и различные позиции, с которых решаются задача или выполняется управленческая функция.

Семантическая ценность информации изменяется во времени. Эти изменения особенно сильно сказываются в оперативном  управлении.

Сокращение протяженности потоков  документированной информации осуществляется двумя путями: установлением и  содержанием минимально необходимого, но достаточного количества документов для управленческой деятельности и  повышением оперативности документооборота.

Для реализации указанных путей  разработаны следующие рекомендации[10]:

1.использовать в управленческой  деятельности рациональные графики  движения информации;

2.производить упорядочение документов  в соответствии с номенклатурой  дел;

3.согласовывать формы и содержание  документов, направляемых в два  и более адреса использования;

4.четко использовать формирование  и реализацию резолюций;

5.определять порядок рассмотрения  документов при отсутствии отдельных  должностных лиц;

6.своевременно тиражировать документы  в соответствии с количеством  потребителей;

7.рационально использовать время  с учетом предварительной подготовки  документа.

5. Совершенствование информационных потоков.

Совершенствование информационных потоков в системе  управления базируется на использовании  следующего перечня рекомендаций, ориентированных  на конечные результаты управленческой деятельности[10].

1.Терминология  при формировании схем информационных  потоков должна быть единой.

2.Информировать и получать информацию  следует у того, кто связан  с выполнением или подготовкой  решения.

3.Чтобы не было незаменимых  работников аппарата управления, следует унифицировать и описывать  процедуру подготовки и прохождения  документов.

4.Прежде чем готовить, принимать  и исполнять решение, следует  убедиться в его необходимости.

5.Всякое управленческое решение  должно готовится и реализоваться с минимальными затратами средств.

6.Исполнитель должен быть заинтересован  в качественном своевременном  исполнении решения.

7.Контроль исполнения должен  быть двойным, работу контролеров  также надо стимулировать и  контролировать.

8.Однотипные, постоянно повторяющиеся  решения должны контролироваться  не в процессе исполнении, а  по результатам с возложением  максимальной ответственности на  исполнителя.

9.Готовящий решение и его  исполняющий должны быть достаточно  о нем информированы.

10.Управленческое решение должны  готовить и исполнять квалифицированные  исполнители.

11.Исполнение решения следует  поручать работникам, которые обладают  реальной возможностью выполнить  его в установленное время.

12.При подготовке и исполнении  решения сотрудникам в большей

мере следует взаимодействовать  по горизонтальным уровням управления, вышестоящих руководителей информировать  только о результатах.

13,Следует не забывать что  статистическая информация за  длительный период важнее, чем  сиюминутные сведения.

14.Вмешиваться в исполнение решения  следует только в том случае, когда имеются отклонения, которые  не могут быть устранимы исполнителями.

15.Источники первичной информации  по одному и тому же решению  должны быть едиными.

16.Первичные документы должны  готовиться в минимальном количестве  экземпляров, передаваться в порядке  подотчетности и храниться в  архивах или в конечных контрольных  подразделениях.

17.Документы следует конструировать  таким образом, чтобы, детально  не вчитываясь, можно было выносить  оценочные суждения типа: хорошо, плохо, лучше, хуже и т.д.

18.Деятельность исполнителей не  следует детально регламентировать, необходимо оставлять им возможность  находить рациональные пути в  организации своей работы.

19.При большом количестве документально  оформляемых технологических процессов  управления следует отдавать  предпочтение стандартным решениям.

20.Каждое вновь принимаемое решение  следует проверять на наличие  связи и непротиворечивости с  ранее принятыми решениями.

21.Каждое управленческое решение  следует проверять на надежность  по исполнителям, техническим средствам  и финансовым возможностям.

1.6. Информационное обеспечение.

Информационная система с позиции  менеджмента представляет систему  управления, где реализуются различные  ее функции. Функции управления можно  классифицировать по различным признакам: принадлежности к различным видам  управленческой деятельности, содержанию процесса управления, сфере производственной деятельности и др. Все они характеризуются  определенным составом информации (показателей, информационных сообщений, информационных массивов).

Общими функциями управления считаются  такие, как планирование, организация, мотивация и контроль Специальные функции связаны с конкретной производственной деятельностью: производство, маркетинг, сбыт и др. В свою очередь выделяют следующие производственные функции: технологическую подготовку производства, основное и вспомогательное производство; контроль качества производства; оперативное управление, управление трудовыми ресурсами. Создание информационных систем и информационных технологий требует специальной организации информации и выделения специальной подсистемы информационного обеспечения.

Информационное обеспечение (ИО) - важнейший элемент ИС, предназначенный  для отражения информации, характеризующей  состояние управляемого объекта  и являющейся основой для принятия управленческих решений [8].

Информационное обеспечение включает совокупность единой системы показателей, потоков информации - вариантов организации  документооборота; систем классификации  и кодирования экономической  информации, унифицированную систему документации и различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации. Наиболее сложной организацией является банк данных, включающий массивы для решения регламентных задач, выдачи справок и обмена информацией между пользователями. В ходе разработки ИО ИС определяются состав показателей, необходимых для решения экономических задач различных функций управления, их объемно-временные характеристики и информационные связи. Составляются различные классификаторы и коды, определяется состав входных и выходных документов по каждой задаче, ведется организация информационного фонда, определяется состав базы данных.

Цель разработки ИО - повышение  качества управления организацией на основе повышения достоверности  и своевременности данных, необходимых  для принятия управленческих решений [8].

Основное назначение ИО - обеспечивать такую организацию и представление  информации, которые отвечали бы любым  требованиям пользователей, а также  условиям автоматизированных технологий [8].

2. Информационные системы и технологии.

2.1 Информационная система. Классификация.

Современные предприятия и фирмы  представляют собой сложные организационные  системы, отдельные составляющие которых - основные и оборотные фонды, трудовые и материальные ресурсы и другие - постоянно изменяются и находятся  в сложном взаимодействии друг с  другом. Функционирование предприятий  и организаций различного типа в  условиях рыночной экономики поставило  новые задачи по совершенствованию  управленческой деятельности на основе комплексной автоматизации управления всеми производственными и технологическими процессами, а также трудовыми  ресурсами.

Рыночная экономика приводит к  возрастанию объема и усложнению задач, решаемых в области организации  производства, процессов планирования и анализа, финансовой работы, связей с поставщиками и потребителями  продукции, оперативное управление которыми невозможно без организации  современной автоматизированной информационной системы (ИС).

Информационная система управления - совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических  средств и специалистов, предназначенная  для обработки информации и принятия управленческих решений [8].

Информационная система управления должна решать текущие задачи стратегического  и тактического планирования, бухгалтерского учета и оперативного управления фирмой.

Информационная система может  быть определена с технической точки  зрения как набор взаимосвязанных  компонентов, которые собирают, обрабатывают, запасают и распределяют информацию, чтобы поддержать принятие решений  и управление в организации. В  дополнение к поддержке принятия решений, координации и управлению информационные системы могут также  помогать менеджерам проводить анализ проблемы, делают видимыми комплексные объекты и создают новые изделия [2].

Информационные системы содержат информацию о значительных людях, местах и объектах внутри организации или  в окружающей среде (рис. 2.1) [2].

Три процесса в информационной системе  производят информацию, в которой  нуждаются организации для принятия решений, управления, анализа проблем  и создания новых изделий или  услуг, - это ввод, обработка и  вывод. В процессе ввода фиксируются  или собираются непроверенные сведения внутри организации или из внешнего окружения. В процессе обработки  этот сырой материал преобразуется  в более значимую форму. На стадии вывода обработанные данные передаются персоналу или процессам, где  они будут использоваться.

Информационные системы также  нуждаются в обратной связи, которая  является возвращаемыми обработанными  данными, нужными для того, чтобы  приспособить элементы организации  для помощи в оценке или исправлении  обработанных данных.

Существуют формальные и неформальные организационные компьютерные информационные системы [2].

Формальные системы опираются  на принятые и упорядоченные данные и процедуры сбора, хранения, изготовления, распространения и использования  этих данных.

Рисунок 2.1.- Структура информационной системы

Неформальные информационные системы (типа сплетен) основаны на неявных  соглашениях и неписаных правилах поведения. Нет никаких правил, что является информацией или как она будет накапливаться и обрабатываться. Такие системы необходимы для жизни организации, но анализ их качеств - вне темы данной курсовой работы.

Хотя компьютерные информационные системы используют компьютерные технологии, чтобы переработать непроверенные  сведения в значимую информацию, существует ощутимое различие между компьютером  и компьютерной программой, с одной  стороны, и информационной системой - с другой. Электронные вычислительные машины и программы для них - техническое  основание, инструментальные средства и материалы современных информационных систем. Компьютеры обеспечивают оборудование для хранения и изготовления информации. Компьютерные программы, или программное  обеспечение, являются наборами руководств по обслуживанию, которые управляют  работой компьютеров. Но компьютеры - только часть информационной системы.

Можно в качестве аналогии привести здания. Здания построены с помощью  молотков, гвоздей и дерева, но они  сами по себе не делают дом. Архитектура, проект, установка и все решения  на пути к созданию элементов - это  тоже части дома. Компьютеры и программы - это только инструменты и материалы, но они сами по себе не могут производить  нужную для организации информацию. Чтобы представить информационные системы, нужно понять проблемы, для  которых они разработаны, определить их архитектуру, составляющие и организационные  процессы, которые приведут к этим решениям. Сегодняшние менеджеры  должны объединить компьютерную грамотность  с системной информационной грамотностью.

Существует и иное толкование ИС, принципиально не отличающееся от вышеизложенных. Так, например, М. И. Крулькевич несколько иначе определяет информационную систему.

Информационная система - это средство организации информационного обеспечения  процессов управления, способствующее своевременному поступлению необходимой  и достоверной информации во все  звенья системы управления, нуждающиеся  в ней.