Знакомство с Excel

    Федеральное агентство по образованию 

    Государственное образовательное  учреджение высшего  профессионального  образования 

    Всероссийский заочный институт текстильноЙ и легкой промышленности 

    Филиал  ГОУ ВПО «РосЗИТЛП» в г. Омске 

    Кафедра ____________________________________________________ 
 

    Курсовая работа 

По дисциплине «Информатика»

На тему «Знакомство с Microsoft Excel»

Выполнила_____Демьяненко Юлия_______________________________

Факультет _________________________ специальность___240502_____

Группа___331-09_____________________ шифр___0-309011__________

Консультировал________________________________________________

Подпись преподавателя, принявшего работу________________________ 
 
 
 
 
 

    Омск 2011

Содержание

Введение

    Теоретическая часть контрольной работы посвящена изучению основ работы с Microsoft Excel.

    Microsoft Excel это табличный процессор, одна из компонент Microsoft Office. С помощью Excel можно организовывать данные в таюлицы, проводить вычисления и анализ данных.

    Мы  радоте будут рассмотрены способы входа и выхода из программы, понятия о книге и листах, сохранении документов и интерфейсе программы: кнопках, меню, панелях.

    В практической части, с использованием возможностей Excel решим экономически задачи по денежным потокам, капиталовложениям, инвестициям. Применим аппарат формул Excel, используем встроенные функции и возможности форматирования листов. Построим таблицы с расчетами и разработаем формулы для анализа.

    Результаты  выполнения контрольной работы оформим в виде презентации Microsoft Power Point. Это очень удобное средство для наглядной демонстрации результатов работы, сопровождения публичных выступлений мультимедийными эффектами. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Теоретическая часть.

Программа Excel. Запуск и выход из программы. Компоненты Excel. Интерфейс, сохранение, книга

     Microsoft Excel – это программа управления электронными таблицами, которая используется для вычислений, организации и анализа деловых данных. С Excel можно решать множество задач – от подготовки простейших счетов или планирования семейного бюджета до создания сложных трехмерных диаграмм или ведения бухгалтерского учета в фирмах средней величины.

Запуск Excel

      Excel запускается так же, как и большинство программ Office: клавиша Пуск на Панели задач->  Программы  -> щелчок  на значке Microsoft  Excel.  
 

      Файлы с книгами  Microsoft Excel  имеют расширение xls и соответствующие значки.  

Меню

     Под заголовком окна находится строка меню, через которую можно вызвать любую команду Microsoft Excel. Для открытия меню необходимо щелкнуть мышью на его имени. После этого появятся те команды этого меню, которые используются наиболее часто (рис.1). Если щелкнуть по кнопке в нижней части меню то появятся все команды этого меню (рис.2).  

           Рис. 1     Рис. 2

Панели  инструментов

     Под строкой меню расположены панели инструментов, которые состоят из кнопок с рисунками. Каждой кнопке соответствует команда, а рисунок на этой кнопке передает значение команды. Большинство кнопок дублирует наиболее часто употребляемые команды, доступные в меню. Для вызова команды, связанной с кнопкой, необходимо щелкнуть мышью на этой кнопке. Если навести указатель мыши на кнопку, рядом появится рамка с названием команды.

     Обычно  под строкой меню находятся две  панели инструментов – Стандартная и Форматирование. Чтобы вывести или убрать панель с экрана, следует выбрать в меню Вид пункт Панели инструментов, а затем щелкнуть на имя нужной панели. Если панель присутствует на экране, то рядом с ее именем будет стоять метка a.

      Если для отображения всех кнопок на панели не достаточно места, то выводятся кнопки, которые были использованы последними. Если нажать на кнопку   в конце панели, то появятся остальные кнопки (рис.3. При нажатии на кнопку Добавить или удалить кнопки появится меню (рис.4), в котором можно вывести или убрать кнопку с панели.

     Также для изменения состава панели инструментов, используется окно Настройка из меню Сервис. В диалоговом окне необходимо выбрать вкладыш Команды. В списке Категории выбирается группа кнопок, после чего в списке Команды появляются кнопки этой группы. Чтобы добавить кнопку на панель инструментов, следует перетянуть ее из диалогового окна в нужную позицию меню. Процесс установления кнопки завершается щелчком кнопки Закрыть. Для удаления кнопки с панели инструментов необходимо перетянуть ее в диалоговое окно Настройка.

     Управлять панелями инструментов удобно с помощью  контекстного меню (рис.5), которое вызывается нажатием правой клавиши мыши на любой кнопке.

     Под панелями инструментов Microsoft Excel обычно находится строка формул, а в нижней части окна – строка состояния. Чтобы вывести или убрать эти строки, следует в меню Вид выбрать соответствующие пункты: Строка формул   или Строка состояния.

Рабочая книга

     Файл  Microsoft Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга состоит из рабочих листов, имена которых (Лист1, Лист2, …)  выведены на ярлыках в нижней части окна рабочей книги . Щелкая по ярлыкам, можно переходить от листа к листу внутри рабочей книги. Для прокручивания ярлыков используются кнопки слева от горизонтальной координатной линейки.

Сохранение рабочей книги

     Для сохранения рабочей книги необходимо вызвать команду Сохранить меню Файл или щелкнуть кнопку . При первом сохранении появляется диалоговое окно Сохранение документа (рис. 6). В поле списка Папка следует выбрать диск, а в списке, расположенном ниже – папку, в которой необходимо сохранить книгу. В поле списка Тип файла – формат, в котором будет сохранена книга. В поле Имя файла ввести имя книги и щелкнуть кнопку Сохранить.

     Рис. 6

     При повторном сохранении диалоговое окно Сохранение документа не выводится, книга автоматически сохраняется в том же файле. Чтобы сохранить книгу под другим именем или в другой папке, следует в меню Файл выбрать команду Сохранить как, после чего появляется окно Сохранение документа.

Закрытие  рабочей книги

     Для закрытия рабочей книги необходимо выбрать в меню Файл команду Закрыть или щелкнуть кнопку r окна книги.

Завершение  работы с Microsoft Excel

     Для завершения работы с Microsoft Excel необходимо закрыть окно программы (щелкнуть кнопку r окна программы или нажать комбинацию клавиш Alt + F4).

Структура рабочего листа

     Каждый  рабочий лист имеет имя (ярлык  рабочего листа). По умолчанию листы  именуются Лист1, Лист2, ЛистЗ, Диаграмма1, они могут быть следующих типов:

• рабочий лист — электронная таблица;
• лист диаграммы — графическое представление данных электронной таблицы.

     Рабочий лист представляет собой сетку из строк и столбцов. Максимальный размер рабочего листа — 256 столбцов, 65536 строк. Столбцы именуются латинскими буквами  от А до Z и от АА до IV. Строки именуются числами от 1 до 65536.

     На  пересечении строки и столбцов рабочего листа расположены ячейки (клетки). Каждая ячейка имеет адрес, который  образуется: <имя столбца><имя  строки>, например А10. Ввод и редактирование данных производится в активной ячейке. Активная ячейка выделяется жирной рамкой Ее имя содержится в поле имени. Существует также понятие диапазона ячеек. Диапазон (блок, интервал) ячеек — это прямоугольная область в таблице, содержащая несколько выделенных ячеек. Адрес диапазона образуется как: <адрес 1-й ячейки> : <адрес последней ячейки>, например А1:А10, A10:D20.

     В ячейки рабочего листа можно вводить  данные двух типов: константы и формулы. Константы — это значения, которые  не изменяются до тех пор, пока их не изменяют преднамеренно. Константы могут быть следующих типов: числовые, текстовые (надписи), даты и времени суток, а также двух специальных типов — логические значения и ошибочные значения.

     Число в Excel может состоять только из следующих  символов: цифры от 0 до 9, +, -, (,), /, $, %, (.), Е, е. Запятая в числе интерпретируется как разделитель десятичных разрядов. Символ разделителя может быть изменен в приложении Язык и стандарты панели управления Windows.

Диапазоны и ссылки

     Есть  два вида представления ссылок в Microsoft Excel:

• Классический;
• Стиль ссылок R1C1 (здесь R — row (строка), C — column (столбец)).

     Включить  стиль ссылок R1C1 можно в настройках «Сервис» --> «Параметры» --> закладка «Общие» --> галочка «Стиль ссылок R1C1»

     Если  включен классический вид и в  ячейке с адресом A1 находится формула «=B3» (B3 — относительная ссылка), то после переключения в вид R1C1 она примет вид «=R[2]C[1]». В режиме R1C1 в квадратных скобках указывается относительное смещение. В скобках после R указано смещение в строках (row) — две строки вниз (вниз, потому что число положительное, если бы стояло «R[-2]» — было бы вверх). В скобках после C указано смещение в столбцах — 1 столбец вправо (если бы было C[-1] — влево). В общем случае направления вниз и вправо считаются положительными, вверх и влево — отрицательными. 

     Типы  ссылок (типы адресации):

     Ссылки  в Excel бывают 3-х типов:

• Относительные ссылки (пример: A1);
• Абсолютные ссылки (пример: $A$1);
• Смешанные ссылки (пример: $A1 или A$1, они наполовину относительные, наполовину абсолютные).

     Знак $ здесь никакого отношения к денежным единицам не имеет, это лишь способ указать Excel тип ссылки. Различия между разными типами ссылок можно увидеть, если потянуть за маркер автозаполнения активной ячейки или диапазона ячеек, содержащих формула со ссылками.

     Относительные ссылки

     Если  мы ставим в какой то ячейке знак "=", затем щелкаем левой кнопкой мыши на какой то ячейке, Excel подставляет после "=" относительную ссылку на эту ячейку. Эта ссылка "запоминает", на каком расстоянии (в строках и столбцах) мы щелкнули ОТНОСИТЕЛЬНО положения ячейки, где поставили "=" (смещение в строках и столбцах). Например, вы щелкнули на ячеку 3-мя столбцами левее и на 2 строки выше. Если после нажатия Enter потянуть вниз за маркер автозаполнения, эта формула скопируется во все ячейки, через которые мы протянули. И в каждой ячейке эта ссылка будет указывать на ячейку, расположенную на 3 столбца влево и 2 строки вверх ОТНОСИТЕЛЬНО положения ссылки.

     Абсолютные  ссылки

     Как было сказано выше, если потянуть за маркер автозаполнения формулу, содержащую относительные ссылки, Excel пересчитает их адреса. Если же в формуле присутствуют абсолютные ссылки, их адрес останется неизменным. Проще говоря — абсолютная ссылка всегда указывают на одну и ту же ячейку.

     Чтобы сделать относительную ссылку абсолютной, достаточно поставить знак «$» перед  буквой столбца и адресом строки, например $A$1. Более быстрый способ — выделить относительную ссылку и нажать один раз клавишу «F4», при этом Excel сам проставит знак «$». Если второй раз нажать «F4», ссылка станет смешанной такого типа A$1, если третий раз — такого $A1, если в четвертый раз — ссылка опять станет относительной. И так по кругу.

     Смешанные ссылки

     Смешанные ссылки являются наполовину абсолютными  и наполовину относительными. Знак доллара в них стоит или  перед буквой столбца или перед  номером строки. Это самый сложный для понимания тип ссылки. Например, в ячейке записана формула«=A$1». Ссылка A$1 относительная по столбцу A и абсолютная по строке 1. Если мы потянем за маркер автозаполнения эту формулу вниз или вверх, то ссылки во всех скопированных форумулах будут указывать на ячейку A1, то есть будет вести себя как абсолютные. Однако, если потянем вправо или влево — ссылки будет вести себя как относительные, то есть Excel будет пересчитывать ее адрес. Таким образом, формулы, созданные автозаполнением, будут использовать один и тот же номер строки ($1), но изменится номер столбца (A, B, C...).

     Во  многих формулах можно использовать не одну ячейку в качестве значения а целую область.. Например, привводе функции =SUM(), можно указать A5:D6. Это значит, что будут суммироваться ячейки в столбцах с A по D и строках с 5 по 6. Это называется диапазоном ячеек.

     Чтобы выделить связный диапазон ячеек, наводиме курсор мыши на ячейку, которая будет началом/концом выделенного диапазона, нажиамем левую кнопку мыши, и, не отпуская ее, двигаем мышь до той ячейки, которая будет концом/началом выделенного диапазона, затем отпускаеме левую кнопку мыши;

     Если  нужно выделить два и более несвязных диапазона/ячейки, выделяем сначала первый/первую, затем нажимаем "Ctrl", и не отпуская его, выделяем остальные диапазоны/ячейки. Они добавятся в выделение. 

     Именованные ссылки

     Для упрощения работы с адресом ячейки или диапазона ячеек можно  дать ему имя, и затем обращаться к ячейке или диапазону не по его  адресу, а по символьному имени. Именованные  ссылки можно использовать везде, где можно использовать то значение, на которое указывает ссылка.

     Для создания именованной ссылки нужно  выделить нужную ячейку или диапазон, затем щелкнуть в текстовое поле (см. рис. ниже) ввести свое имя и нажать Enter. Можно использовать русские  имена. Имя не может содержать пробелов и начинаться с цифры. Именованная ссылка может ссылаться на несвязный диапазон ячеек (выделенный с "Ctrl").

     Рис. 6.

Перемещение по рабочему листу

     Самый простой способ - щелкнуть левой  кнопкой на нужной ячейке.

     С помощью клавиш управления курсором (стрелочек) можно переместить "курсор" (рамку) на ячейку вверх/вниз/вправо/влево.

     Если  нажать клавишу "Scroll Lock", клавиши управления курсором будут перемещать не курсор, а весь лист.

     Нажатие клавиши "Tab" приводит к перемещению в следующую (справа) ячейку в строке, а "Shift+Tab" -- в предыдущую. Нажатие клавиши "Enter" приводит к перемещению на ячейку вниз, а "Shift+Enter" -- вверх.

     Однако, если нажать несколько раз "Tab", затем нажать "Enter", курсор прыгнет под ту ячейку, в которой мы в первый раз нажали"Tab". Это удобно в тех случаях, когда мы заполняем таблицу построчно.

     Нажатие сочетаний клавиш "Ctrl + клавиши управления курсором" приводит к "прыжку" курсора к ближайшей ячейке, где имеются какие-то данные. Если же таких ячеек на пути не встречается, курсор прыгает к одному из краёв таблицы.

     Если  выделен диапазон ячеек, одна из них все равно остается белой, "невыделенной". При этом нажатие клавиш "Tab", "Enter" [+Shift] приведет к циклическому перемещению активной ячейки. В процессе этого можно вводить данные, выделение не снимется. Если в процессе перемещения активной ячейки нажать "Ctrl+Enter" (не выходя из режима редактирования), значение из этой ячейки скопируется во все ячейки выделенного диапазона;

     Нажатие клавиш "Page Up" / "Page Down" приводит к перемещению на страницу вниз / вверх;

Упорядочение  окон на экране

     Перетаскивая левой кнопкой мыши ярлыки листов, можно измененть порядок расположения листов.

     При помощи команды Окно -> Расположить вызывается меню команд, в котором можно задать способ расположения документов в окне MS Excel. Это удобно если мы открыли несколько книг и уже запутались в них.

Рис. 7.

Справочная  система Excel. Помощник, полезные советы

     В главном меню Excel есть пункт Справка. С помощью команд Справки можно найти информацию о работе Excel  в описании, установленном на компьютере или обратиться в справочную службу на сайте Microsoft Office on line. Можно так же включить или отключить помощника.

     Помощник Excel дает ответы на вопросы, предлагает советы и предоставляет справку по тем или иным возможностям используемой программы. Помощник является общим для всех программ Microsoft Office. Любое изменение параметров помощника — в частности изменение типов показываемых советов — учитывается во всех программах Office.

     Помощник  предоставляет следующие типы справочных сведений.

      Справка по мастерам

     Помощник  выводит справку при запуске  некоторых мастеров. Этот режим можно  отключить. Справка, отображаемая помощником, имеется не во всех мастерах.

      Советы

     Помощник  предоставляет советы по эффективному использованию возможностей приложений или сочетаний клавиш. Совет доступен, когда рядом с помощником появляется изображение светящейся желтой лампочки. Также можно включить режим вывода помощником совета при каждом запуске Microsoft Office.

      Сообщения

     Когда помощник включен, сообщения приложений и системы по умолчанию отображаются в выноске помощника. При желании  можно выбрать отображение сообщений  в диалоговом окне. 

Практическая  часть

Решение задачи:

Решение задачи:

Решение задачи:

Решение задачи: