Аналитические счета

Содержание

1. Система аналитических счетов. Справочники объектов аналитического учета.

Нормативными документами может быть предусмотрено ведение на счете аналитического учета.

Например, на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» учет необходимо вести по каждому подотчетном лицу, на счете 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» — каждому дебитору и кредитору и т, д. При этом на некоторых счетах аналитический учет необходимо вести одновременно в нескольких разрезах. Например, на счете 10 «Материалы» аналитический учет необходимо вести по местам хранения материалов и отдельным их наименованиям, на счете 43 «Готовая продукция» — по местам хранения и отдельным видам готовой продукции и т. д.

Аналитический учет в программных средствах АИС-БУ реализуется на основе справочников объектов аналитического учета, а порядок его ведения определяется используемыми моделями аналитического учета. В системе 1С используются объекты метаданных «Справочники» и «Перечисления».

Справочники объектов аналитического учета.

Любая система автоматизации бухгалтерского учета, за исключением программ, реализующих только функции синтетического учета, поддерживает ведение аналитического учета.

Именно при ведении аналитического учета наиболее полно раскрываются возможности системы. В практике бухгалтерского учета применяют самые разнообразные аналитические показатели. Их состав определяется как внешними (например, действующей системой налогообложения), так и внутренними (декларируемой предприятием учетной политикой) факторами, а также требованиями детализации учетных данных, обеспечивающими полноту получения выходной информации.

Отсутствие единых подходов к составу и классификации аналитической информации, субъективность разработчиков в подходе к реализации функций аналитического учета объясняют разнообразие справочников объектов аналитического учета, используемых в ПО АИС-БУ. Вместе с тем, можно дать некоторую общую классификацию используемых справочников аналитического учета.

По целевому назначению и выполняемым учетным функциям можно выделить следующие виды справочников:

• объектов натурального учета;
• субъектов учета (юридические и физические лица);
• структурных единиц (подразделения);
• оснований взаиморасчетов;
• прочие.

К справочникам объектов натурального учета относятся справочники товарноматериальных ценностей (материалов, товаров, тотовой-продукции), незавершенного производства (заказов, изделий), основных средств и нематериальных активов, ценных бумаг. Справочники субъектов учета включают справочники сторонних организаций (юридические лица), сторонних физических лиц, а также справочники, содержащие сведения о персонале предприятия, в том числе о материально-ответственных и подотчетных лицах. К справочникам структурных единиц относятся справочники филиалов, подразделений предприятия, участков, бригад. Справочники оснований взаиморасчетов содержат сведения о договорах, их этапах и партиях поставок. Прочие справочники представлены справочниками статей затрат, единиц измерения, валют, вариантов расчетов курсовой разницы и пр.

В зависимости от процедур обработки все справочники условно могут быть подразделены:

• на справочники, по каждой позиции которых ведется учет остатков в стоимостном, а по некоторым и в количественном выражении (справочники объектов натурального учета, субъектов учета, структурных единиц, оснований взаиморасчетов);
• справочники, которые позволяют быстро производить поиск и группировку данных (единиц измерения, видов документов, видов операций);
• справочники, позиции которых содержат информационно-текстовые сведения (описания хозяйственных операций, адрес юридического лица).

В бухгалтерских комплексах и корпоративных информационных системах, где четко разделены работы по участкам учета, различают общие и локальные справочники.

Общие справочники доступны для всех участков учета. Они могут использоваться и пополняться всеми учетными работниками бухгалтерии, имеющими права доступа к таким справочникам. Права доступа при этом могут быть разными: на просмотр, запись, корректировку, удаление. К таким справочникам могут быть отнесены, например, справочник структурных подразделений предприятия, справочник сотрудников предприятия, справочник допустимых корреспонденции и др.

Локальные справочники используются на отдельных участках учета. Эти справочники обычно не доступны рядовым бухгалтерам других участков учета. В то же время при наличии соответствующих прав доступа элементы локальных справочников могут быть скопированы из справочников смежных разделов учета.

Объекты аналитического учета, хранящиеся в справочниках, предварительно классифицируются и кодируются в соответствиями с правилами и стандартами классификации обработки экономической информации.

Как правило, в справочнике объектов аналитического учета можно просматривать элементы, вводить новые, корректировать и удалять уже имеющиеся, использовать элементы при заполнении документов, формировании бухгалтерских записей и составлении отчетов.

Система автоматизации должна обеспечивать быстрый поиск элементов в справочнике. Для этого при просмотре справочника используются приемы специального поиска по коду элемента, его наименованию и контексту, применяются приемы прямого перехода на нужную позицию справочника, используется система фильтров для отбора элементов справочника по некоторым условиям отбора. Система также должна позволять сортировать элементы справочника по определенным параметрам, копировать текущий элемент, печатать записи справочника.

Справочники объектов аналитического учета могут иметь жесткие и гибкие структуры данных.

Жесткая структура предполагает наличие набора заранее заданного реквизитного состава справочника.

Применение справочников жестко фиксированного реквизитного состава приводит к ряду проблем. Во-первых, набор заранее заданных полей справочника не всегда устраивает конкретных пользователей, поскольку нередко возникает потребность в хранении дополнительной информации. Во-вторых, изменения в нормативных документах часто требуют внесения дополнительной информации в справочники. Если же его структура жестко фиксирована, то внесение изменений доступно только разработчику и пользователям остается ждать новой версии программного продукта с учетом изменений.

Например, такие неудобства для пользователей возникли, когда был введен индивидуальный номер налогоплательщика. Данный реквизит следовало внести в справочник юридических лиц. Но при жесткой структуре этого справочника без разработчика внести подобное изменение невозможно. В то же время согласно требованиям к оформлению бухгалтерской документации его необходимо было отражать, как в первичной документации, так и в отчетности, и поэтому этот реквизит должен был присутствовать в справочнике.

В связи с этим при создании систем автоматизации учета некоторые разработчики стремятся к организации справочников с гибкой структурой данных. Это предполагает, что реквизитный состав справочника может быть переопределен самим пользователем системы. Один из подходов к решению этой задачи основывается на использовании так называемых параметров аналитических счетов.

Параметры аналитических счетов — это набор дополнительных реквизитов, которые характеризуют объект аналитического учета и отделяются от обязательных реквизитов при организации справочника объектов аналитического учета. Параметры счетов, как правило, сосредоточены в отдельном справочнике, подчиненном основному. Выделение дополнительных реквизитов в отдельный справочник обеспечивает более рациональную организацию информации и способствует ускорению поиска объектов аналитического учета.

В качестве параметров может выступать условно-постоянная информация: справочная, нормативная.

Например, каждый объект справочника контрагентов может характеризоваться такими параметрами, как юридический адрес, расчетный счет и банковские данные, контактный телефон, фамилия руководителя и др. Каждый объект справочника основных средств характеризуется параметрами: код и норма амортизации, синтетический счет/субсчет, на который относятся амортизационные начисления, дата ввода объекта в эксплуатацию и т.п.

Параметры могут использоваться не только для хранения условно-постоянной, но и для накопления и обработки переменной информации. В этом случае они выступают как своего рода накопительные регистры.

Механизм параметров счетов нашел широкое применение в инструментальных системах. Параметры счетов могут быть использованы в расчетах, при формировании выходных форм. Чтобы использовать параметры счетов в расчетах, пользователь должен самостоятельно описать алгоритмы этих расчетов. Обычно это требует немалых знаний о возможностях самой системы и определенных навыков программирования на встроенном в нее языке. Таким образом, параметры счетов — это механизм гибкой адаптации информационной модели системы автоматизации учета к потребностям конкретного пользователя.

Справочники системы «1С: Бухгалтерия 8.1» могут иметь произвольную иерархическую структуру. Справочник может быть разбит на несколько уровней. На каждом из них могут находиться как отдельные элементы — собственно записи справочника, так и их группы, объединяющие несколько элементов. В целом, это очень похоже на представление файлов операционной системы компьютера, когда на одном логическом диске может быть заведено произвольное число папок (директорий, каталогов) с файлами и каждая папка может включать как собственно файлы, так и другие папки.

Простой список с перечнем объектов аналитического учета представляет собой линейный справочник. Иерархически классифицированные в соответствии с выделенными признаками объекты образуют структурированный справочник. Например, товары разбиваются на группы, виды, артикулы.

Возможность поддерживать иерархическую структуру закладывается на этапе проектирования справочника, а также учитывается при разработке экранного диалога формы списка.

Экранная форма структурированного справочника включает два окна. В левом приводится текущая структура (дерево групп), в правом-- перечень объектов, объединенных по определенному признаку в группу. Конечные элементы и группы элементов отличаются по цвету пиктограммы слева от их наименования. Для первых она имеет синий цвет, для вторых - желтый. На панели управления экранной формы помещены пиктограммы для работы со справочником (ввода новых групп и объектов аналитического учета, переноса объектов из одних групп в другие и т. д.).

Каждый дополнительный реквизит записи справочника, в свою очередь, описывается набором общих и дополнительных свойств. К общим свойствам относятся: идентификатор, синоним, комментарий, тип значения. В качестве типа значения может быть число, строка символов или ссылка на любой объект метаданных. Например, значением реквизита «Тип товара» справочника «Номенклатура» может быть один из элементов перечисления «Типы товаров».

Перечисления объектов аналитического учета. В отличие от справочника объект метаданных вида « Перечисление» содержит конечный перечень возможных объектов аналитического учета. Такой перечень составляется на этапе проектирования конфигурации, он не может быть изменен в режиме запуска «1C: Предприятие».

2. Система аналитических счетов. Модель организации аналитического учета.

Различают системы автоматизации бухгалтерского учета, использующие модель типизированных аналитических счетов и модель нетипизированных аналитических счетов.

Системы с моделью типизированных аналитических счетов реализуют программные средства в которых система синтетических счетов отделена от системы аналитических счетов. Смысл этого отделения состоит в том, что здесь при формировании выходных отчетов возможно получение как итогов (сальдо и оборотов) конкретного синтетического счета в разрезе отдельных аналитических счетов, так и итогов по выбранному аналитическому счету в разрезе нескольких синтетических счетов, по которым ведется данная аналитика. Это актуально, например, в тех случаях, когда один и тот же контрагент предприятия может выступать и поставщиком, и получателем, и учредителем и необходимо вывести общее сальдо расчетов с ним.

Тип аналитического счета — это обозначение группы объектов аналитического учета одного вида.

Каждому типу аналитического счета соответствует множество конкретных объектов одного вида, которые образуют массив — справочник объектов аналитического учета.

Модель типизированных аналитических счетов реализована в системах «1С: Бухгалтерия 8.1» фирмы «1C», «Интегратор» фирмы «Инфософт», разработках фирмы «Инфин» и многих других.

Системы с моделью нетипизированных аналитических счетов реализуют программные средства работающие с так называемыми составными (полными) кодами счетов. Составной (полный) код счета — это последовательное соединение кода синтетического счета/субсчета и кодов аналитических счетов в один общий код.

Аналитических счетов может быть несколько. Отделяется один аналитический счет от другого счета в структуре составного кода специальными символами- разделителями. Здесь типы аналитических счетов не устанавливаются. Поэтому в структуре составного счета прописывается непосредственно код конкретного объекта аналитического учета. Аналитические счета определяются бухгалтером для каждого синтетического счета/субсчета в зависимости от экономической сущности учитываемых на нем аналитических объектов.

Все аналитические счета интерпретируются программой формально и одинаково. Поэтому модели нетипизированных аналитических счетов называют также моделями свободно интерпретируемых аналитических счетов.

Такие системы имеют свои минусы. Во-первых, если объекты аналитического учета одного вида учитываются на разных синтетических счетах/субсчетах, то для каждого из них следует указать конкретный код этого объекта, т.е. определить его в составе полного кода. Например, если счета расчетов с покупателями и авансов полученных ведутся в разрезе покупателей, то для каждого из этих синтетических счетов, определяя составной код, следует прописать код одного и того же покупателя. Это прямое следствие отсутствия типизации аналитических счетов.

Во-вторых, в этих системах в отличие от систем с типизированными аналитическими счетами, нельзя свести данные по одному объекту аналитического учета, определенному на разных синтетических счетах, без специальной настройки.

Так, достаточно сложно решить задачу «сведения» взаиморасчетов, поскольку одному контрагенту может соответствовать два составных счета с разной структурой и, следовательно, с отсутствием общего ключа для организации выборок: счет, на котором отражаются авансы, и счет, на котором отражаются отгрузки.

Модель нетипизированных аналитических счетов реализована в системах «Финансы без проблем», «Инфо-Бухгалтер», в семействе программ «Лука» фирмы «Плюс-Микро».

Функциональная полнота, удобство работы с автоматизированной системой бухгалтерского учета во многом определяется используемой в ней моделью организации аналитического учета.

Модель организации аналитического учета включает четыре понятия:

1. способ включения аналитических счетов в структуру записей массива хозяйственных операций;
2. способ организации справочника объектов аналитического - учета в зависимости от принятой их классификации;
3. принятые в системе правила разделения функций аналитического учета по отдельным модулям;
4. правила интерпретации аналитических счетов при группировке данных в выходных формах (отчетах).

В системах автоматизации бухгалтерского учета реализуются следующие основные модели организации аналитического учета:

1. простая модель организации аналитического учета;
2. модель иерархической организации аналитического учета;
3. модель фасетной организации аналитического учета;
4. модель пооперационной организации аналитического учета;
5. смешанные модели организации аналитического учета;
6. модели параллельных счетов;
7. модели распределения функций аналитического учета в бухгалтерских комплексах.

Первые пять моделей являются базовыми и используются в системах автоматизации бухгалтерского учета, относящихся к разным классам.

В конкретной системе может использоваться не одна, а одновременно несколько моделей. Например, в бухгалтерских комплексах АРМ отдельных участков учета могут использовать любую из первых четырех моделей (1-4), а комплекс в целом — модель 7.

Первые три модели — простая, иерархическая, фасетная — трактуют аналитический учет как систему счетов, которая детализирует синтетический учет. Поэтому здесь реализуется способ прямой привязки аналитических счетов к каждому синтетическому счету (дебетуемому и кредитуемому) бухгалтерской записи (рис.). Различия касаются количества, состава, порядка ведения и интерпретации аналитических счетов, увязанных с синтетическим счетом/субсчетом в расширенной проводке.

Простая модель аналитического учета. В простой модели каждому синтетическому счету/субсчету соответствует не более одного аналитического счета.

Простая модель аналитического учета имеет две модификации. Первая модификация характерна для программных средств, использующих модель типизированных аналитических счетов. Здесь при настройке программы организует соответствующие им справочники (типы объектов аналитического учета) и устанавливается связь между синтетическими счетами и типами аналитических счетов. Каждому синтетическому счету/субсчету может соответствовать единственный тип аналитических счетов представленный в структуре записей отдельным полем. Таким образом, здесь реализуется одноуровневый аналитический учет.

Типичным примером данного способа реализации простой модели аналитического учета является программа «Главный бухгалтер» фирмы «Паритет- Софт».

Вторая модификация характерна для программ с моделью нетипизированных аналитических счетов. Поскольку данная модель оперирует с составными (полными) кодами, то в структуре записи массива хозяйственных операций не выделены отдельные поля для кодов синтетических и аналитических счетов. При этом составной код записывается в одном поле.

По определению простой модели аналитического учета в составном коде счета имеется только один код конкретного аналитического объекта. Примером такой организации аналитического учета является программа «Финансы без проблем».

Модель иерархической детализации объектов аналитического учета. В этой модели каждому синтетическому счету/субсчету соответствуют несколько выстроенных в иерархию аналитических признаков. Данная модель реализует многоуровневый аналитический учет.

Существуют системы с жестким, заранее определенным количеством уровней иерархии и гибкие системы, в которых количество уровней можно наращивать.

(Пример. На счете «Основное производство» учет организован в разрезе договоров, филиалов и статей затрат (рис. 3.96). Здесь выделены три разных вида объектов аналитического учета, т.е. аналитических счетов, между которыми установлена иерархическая подчиненность.)

Достоинством систем является простота построения и практически неограниченные возможности наращивания детализации и глубины аналитического учета. Данная модель организации аналитического учета поддерживает «сходимость» аналитического и синтетического учета, т.к. сумма всех конечных остатков «по аналитике» и является остатком «по синтетике».

Трудности возникают в тех случаях, когда при получении итогов выходных форм необходимо инвертировать уровни аналитики.

Так, в приведенном примере программа позволяет легко получить величину общих затрат по каждому договору или по договору в разрезе выполняющих его филиалов. Однако без специальных приемов программа не позволит получить данные о затратах в разрезе филиалов, если один филиал выполняет несколько договоров, а некоторые договоры выполняются несколькими филиалами. Так же без специальных приемов сложно получить информацию об общих затратах по конкретной статье по всем договорам.

Модель фасеткой классификации объектов аналитического учета. Данная модель характерна для систем с типизированными аналитическими счетами. Часто в публикациях ее именуют моделью аналитической классификации. В этой модели каждому синтетическому счету/субсчету устанавливается несколько независимых, равноправных аналитических признаков (фасет). Каждому из этих признаков соответствует определенный вид (тип) объектов аналитического учета. Таким образом, в этой модели типы объектов аналитического учета заранее не выстраиваются в иерархию в отличие от предыдущей модели организации аналитического учета.

Только при формировании отчетов пользователь непосредственно в запросе указывает нужную ему иерархию аналитических счетов разных типов. Следовательно, он получает возможность проводить анализ сальдо и оборотов синтетического счета/субсчета в любом аналитическом разрезе, определяя порядок сортировки и подведения итогов по связанным с ним аналитическим счетам. Возможности получения нужной выходной информации в существенной степени зависят от наличия в программе развитых средств формирования отчетов произвольной структуры, позволяющих группировать данные так, как это необходимо.

В структуре записи массива хозяйственных операций каждому типу объектов аналитического учета (аналитическому счету) выделяется отдельное поле для каждого из синтетических счетов проводки. При формировании проводки программа анализирует введенные пользователем коды синтетических счетов/субсчетов (дебетового и кредитового) и через типы аналитических счетов запрашивает и вводит конкретный объект аналитического учета.

Модель фасетной организации аналитического учета реализует многомерный учет, позволяющий получать итоги счета в любой необходимой для анализа группировке.

Наиболее последовательно модель аналитической классификации реализована в «1С Бухгалтерии» начиная с версии 7.5 и программе «Интегратор» фирмы «Инфософт».

В целом, модель фасетной организации является наиболее гибкой из первых трех типов моделей аналитического учета.

Модель фасетной организации аналитического учета в программах БУ часто используется совместно с иерархической моделью. В этом случае речь идет о реализации в cm теме смешанной модели.

Модель пооперационной организации аналитического учета. Эта модель трактует аналитический учет как систему счетов, которая детализирует хозяйственную операцию, а не синтетические счета. Поэтому здесь аналитические счета прямо не связываются с синтетическими счетами ни в справочнике счетов/субсчетов, ни в

бухгалтерской записи массива хозяйственных операций. Но они присутствуют в бухгалтерской записи как классификационные поля расширенной проводки в виде единого набора. Эти общие аналитические счета относятся программой одновременно к обоим синтетическим счетам проводки, если отсутствуют дополнительные ограничения (рис.). Соответствие между счетами устанавливается контекстно по факту совместного включения данного синтетического и совокупности аналитических счетов в запись массива хозяйственных операций.

В бухгалтерской записи под признак аналитического счета может быть выделено одно поле, либо несколько полей. Отсюда различают простую и развернутую формы реализации пооперационной модели организации аналитического учета.

Наиболее полно этот подход реализован в системе «Турбо Бухгалтер» фирмы

ДИЦ.

Основным достоинством модели является простота настройки правил организации аналитического учета, поскольку классификационные поля записи могут заполняться пользователем по тем счетам, где в них есть необходимость.

Недостатком же является условность интерпретации аналитических счетов в программе, поскольку здесь нет однозначного соответствия между синтетическими и аналитическими счетами.

В частности, это проявляется в том, что в рамках данной модели невозможно описать одной проводкой движение однородных объектов, требующих присутствия двух разных кодов аналитических счетов одного и того же типа в одной записи. Это касается, например, таких операций, как передача материалов из одного подразделения в другое. Такую хозяйственную операцию нужно проводить двумя проводками с введением промежуточного счета. Первая проводка должна отражать выбытие материала: указание подразделения-отправителя и конкретного материала по кредиту счета «Материалы» и дебету некоего промежуточного счета. Вторая проводка — поступление материала: указание подразделения-получателя и конкретного материала по дебету счета «Материалы» и кредиту промежуточного счета.

Смешанные модели организации аналитического учета. Смешанные модели интегрированных систем представляют собой тот или иной вариант объединения ранее рассмотренных моделей.

Один из вариантов применения в программном обеспечении АИС-БУ смешанной модели, построенной на совместном использовании фасетной и иерархической моделей организации аналитического учета, используется в системе «1С: Бухгалтерия 8.0», «1С: Бухгалтерия 7.7». Этот вариант позволяет организовать здесь многомерный и многоуровневый аналитический учет с максимальным использованием их преимуществ.

Смешанная модель может сочетать пооперационную и иерархическую, либо пооперационную и фасетную модели организации аналитического учета.

В этом случае в логической структуре записи хозяйственных операций некоторые из аналитических счетов привязаны к синтетическим счетам, другие к операции в целом и относятся к обоим счетам проводки.

Наиболее ярким примером такой реализации смешанной модели являются разработки фирмы «Парус».

Использование смешанных моделей построения аналитического учета является чрезвычайно эффективным и удобным, так как здесь реализуются положительные стороны каждой из моделей.

Модель параллельных счетов не относится к базовым моделям. Скорее, это дополнительный прием организации аналитического учета. Он применим практически во всех программах, но особенно полезен там, где в качестве базовой модели реализована простая модель аналитического учета.

При организации данной модели вводится дополнительно система забалансовых счетов, на которых отражается движение объектов учета в иных аналитических разрезах, нежели на балансовых счетах. Тогда параллельно с записью хозяйственной операции на балансовых счетах выполняется ее запись в системе забалансовых счетов. При этом ввод проводок выполняется одновременно с помощью специальных приемов автоматизации.

В системе «Финансы без проблем» реализуется простая модель организации аналитического учета.

Использование модели параллельных счетов наиболее эффективно в программных средствах, имеющих развитый аппарат типовых операций, позволяющий существенно минимизировать трудозатраты при вводе данных за счет автоматизации формирования параллельных записей.

Модели распределения функций аналитического учета между подсистемами в бухгалтерских комплексах. Использование этих моделей является прямым следствием особенностей построения многомодульных программных комплексов, основанных на идее специализации обработки данных по различным участкам учета. Эти модели весьма разнообразны и трудно поддаются систематизации. Поэтому остановимся только на основных, присущих им правилах построения.