Анализ деятельности турфирмы

1.Оценка организованности системы

Основными направлениями деятельности ООО «Вестком» являются:

- осуществление туристической  деятельности как внутри Российской  Федерации, так и за рубежом;

- организация и обеспечение визовой поддержки; 

- оформление заграничных паспортов;

- организация индивидуальных и  групповых туров;

-организация транспортного обслуживания, в том числе бронирование билетов  на все виды транспорта;

- обеспечение проживания туристов  в любой стране мира, в том  числе бронирование гостиничных  номеров;

- организация туров, связанных  с обучением и профессиональной  деятельностью.

В штат фирмы входят: генеральный директор, бухгалтер, 3 менеджера по направлениям, менеджер по оформлению паспортов, менеджер по рекламе, курьер. Общая численность штата сотрудников турфирмы – 8 человек. Фирма относится к числу малых предприятий.

Структуру данной организации нельзя назвать функциональной, т. к. здесь нет функциональных отделов или программно-целевых подсистем (таких как маркетинг, финансы, снабжение, кадры, учет, производство и прочее), нельзя назвать линейной или бюрократической, т. к. здесь один уровень управления и директору непосредственно – напрямую - подчиняются все сотрудники организации. Скорее, эту структуру можно назвать плоской – это структура организации, характеризуемая малым числом уровней управления и широким объемом управления.

Каждый из менеджеров по направлениям занимается строго по своим направлениям (странам), закрепленным за ними.

Степень централизации или децентрализации очень трудно определить из-за очень малых размеров организации. С точки зрения количества, важности, последствий принимаемых решений менеджерами турфирма является децентрализованной. Но с точки зрения степени контроля директора за работой подчиненных – централизованной, так как директор в курсе всех принимаемых менеджерами решений и в случае необходимости может на них повлиять. В пользу централизованной структуры говорит и тот факт, что директор оставляет за собой право выносить решения по важнейшим вопросам, таким как определение цен, разработка видов услуг, маркетинг и т.д. Кроме того, директор в случае необходимости (например, отпуск менеджера направления) совмещает свои функции с функциями своих подчиненных.

В структуре организации нет должности менеджера по персоналу, кадрами занимается генеральный директор. Это вызвано тем, что расширение турфирмы не планируется в связи с ограниченностью рабочего пространства (офиса) и, как следствие, отсутствием свободных вакансий, а также отсутствием текучести кадров. Кроме того, турфирма часто использует студентов-практикантов в качестве рабочей силы с минимальной оплатой труда. Таким образом, проблемы подбора, набора, оформления сотрудников перед организацией не стоят.

Основные показатели финансово–экономической деятельности ООО «Бюро путешествий» представим в Таблице 1.

Таблица 1

Финансово-экономические показатели деятельности.

Анализируя таблицу, можно сделать вывод, что ООО «Вестком» повышает свои финансово – экономические показатели с каждым годом. Это происходит за счет увеличения качества, а как следствие - и количества, оказываемых туристских услуг. И поэтому руководство фирмы позволило себе также увеличить заработную плату своим работникам.

Таким образом объем оказанных туристических услуг увеличивается с каждым годом. Выручка увеличилась на 115 % в 2013 по сравнению с 2012 годом, среднесписочная численность увеличилась на 10%, среднемесячная заработная увеличилась в 2013 по сравнению с 2012 годом на 36 %.

Пути повышения эффективности деятельности турфирмы

«Вестком»

Для эффективного развития предприятия очень важно моделирование экономической деятельности туристской фирмы в целях её стабильной работы и процветания в долгосрочном периоде.

Целью деятельности любой коммерческой организации (в том числе и турфирмы) в условиях рыночной экономики, в конечном счете является получение прибыли, способной обеспечить ее дальнейшее развитие. Прибыльность рассматривается не только как основная цель, но и как главное условие деловой активности предприятия, как результат его деятельности, эффективного осуществления своих функций по обеспечению потребителей необходимыми товарами в соответствии с имеющимся спросом на них.

В зависимости от положения предприятия на рынке, наличия ресурсов, длительности периода основная цель деятельности может быть конкретизирована. В долгосрочном периоде это будет достижение максимальной прибыли, в краткосрочном — необходимой прибыли при определенных объемах деятельности, и во все периоды — обеспечение конкурентоспособности предприятия. При этом максимизация прибыли в долгосрочном периоде возможна лишь при поэтапном достижении определенных необходимых размеров прибыли. Обеспечение необходимого объема прибыли в долгосрочном и краткосрочном периодах обусловлено жизненно важными потребностями в развитии предприятия (фирмы), удовлетворении экономических интересов собственников, обеспечении интересов общества и коллектива.

Величина прибыли будет зависеть от того, как грамотно используются ресурсы предприятия: основные средства, оборотные средства, как формируются расходы и доходы, как проводится рекламная и маркетинговая компания, от того какую позицию занимает государство, регулирующее деятельность организаций посредством различных нормативных актов, изменением налогообложение, кредитования, лицензирования и т.д1.

Для того чтобы повысить эффективность деятельности ООО «Бюро путешествий», можно предложить следующие мероприятия:

1. Увеличение объемов продаж за счет расширения рынка сбыта. Расширить рынок сбыта можно путем таких мероприятий как:

- реклама в газете;

- распространение визиток  и буклетов турфирмы.

2) Искать пути понижения  себестоимости туристического продукта, контролировать объем расходов, 

3) Провести маркетинговое  исследование между потенциальными  потребителями, для того чтобы  выявить достоинства и недостатки  неэффективных туристических направлений, приложить максимальные усилия  для устранения недостатков. Ознакомить  потенциального потребителя со  всеми элементами туристского  продукта (размещение, питание, экскурсионное  обслуживание).

5) Удовлетворить потребность клиента. Это означает уловить момент  или найти побудительные мотивы  клиента к покупке туристского  продукта, т.е. найти ключевые аспекты  интереса клиента, разделить его  озабоченность, внимательно выслушать  жалобы или критику.

6) Для совершенствования в договорах с клиентами должны быть прописаны все пункты, которые удовлетворят клиента согласно его оплате, что позволит фирме и его клиенту более уверенно себя чувствовать.

7) Ввести контроль по соблюдению договорных обязательств с зарубежными партнерами, что улучшит качество услуг.

8) Провести стажировку персонала в целях повышения квалификации в сфере услуг туристического бизнеса, для улучшения качества услуг на международном рынке туристической фирмы ООО «Вестком».

9) В настоящее  время произошло насыщение рынка  туристических услуг, появилась  потребность в экологическом  туристическом отдыхе. Развитие  отечественной, курортно-туристической  сферы становится более эффективной. Немаловажное значение имеет  растущий спрос на отдых и  лечение именно в России. Связанно  это и с некоторым сокращением  спроса в РФ на зарубежные  курорты в связи с финансовыми  проблемами.

С целью улучшения позиций ООО «Вестком» на рынке туристических услуг, повышения объемов реализации и прибыли, улучшения финансового положения фирмы представляется целесообразным разработать новый туристический продукт, ориентированный как на иностранных, так и на российских потребителей.

Производительность.

Для более эффективной работы сотрудников турфирмы «Вестком» используется правильный подбор рабочего времени с 9-00 до 18-00 обед с 13-00 до 14-00, рабочий день составляет 8 часов, так же руководство фирмы заботится об оснащении рабочих мест всеми необходимыми принадлежностями, исправности различной техники и т.п.

Система оплаты труда в турфирме «Вестком» повременная, то есть оплата производится за определенное количество времени независимо от количества выполненных работ. Так же предусмотрено премирование сотрудников турфирмы.

Установление системы премирования и других форм материального поощрения производится администрацией туристической.

Заработок работников определяют следующим образом: если эти работники отработали все рабочие дни месяца, то их оплату составят установленные для них оклады; если же они отработали неполное число рабочих дней, то их заработок определяют делением установленной ставки на календарное количество рабочих дней и умножением полученного результата на количество оплачиваемых за счет предприятия рабочих дней.

Начислим оплату труда за фактически отработанное время некоторых работников предприятия за июнь 2013 года.

Для расчета заработка при повременной оплате труда достаточно знать количество фактически отработанного времени и тарифную ставку. Поэтому “Табель учета использования рабочего времени” является основным документом для начисления заработной платы. Отразим использование рабочего времени, в таблице используя табель.

Сведения из табеля учета рабочего времени

Согласно табеля рабочие дни за август составляют 20 , выходные – 10, календарные – 30. Установлен 8-часовой рабочий день при 5-дневной рабочей недели, то есть в неделю – 40 рабочих часов.

Для окончательного расчета зароботной платы необходимо знать должностной оклад, который устанавливается руководством фирмы для всех ее сотрудников.

Должностные оклады

Зная количество дней отработанных сотрудниками и должностной оклад можно рассчитать зароботную плату за фактическое отработанное время.

Расчеты заработной платы за фактически отработанное время.

При выполнении или перевыполнении плана по продаже туристических путевок, руководства турфирмы поощряет своих сотрудников, выплачивая им премию. Премия зависит от процента перевыполнения плана продаж. Рассчитаем премию за август. Август является сезоном отпусков, и пиком продаж туристических путевок.

Таким образом в августе 2009 турфирма «Вестком» перевыполнила план, и по распоряжению руководства была начислена премия в размере 50% от заработной платы за август 2009г.

1. Информационное обеспечение турфирмы

Поставщиками туристических услуг используется ряд коммуникационных технологий, способных обеспечить прямое спутниковое освещение международных событий, ведение бизнеса посредством телеконференций с подвижных средств сообщения (например, возможность сделать звонок в любую часть мира с борта самолета). Для получения информации о месте пребывания, его привлекательных особенностях также необходимы различные видеосредства. В результате применения информационных технологий возрастают безопасность и качество туристических услуг, а отнюдь не происходит изменение их явного человеческого содержания.

Информационные технологии обеспечивают деятельность авиакомпаний. В процессе организации, управления и контроля авиаопераций огромную роль играют электронные системы помогающие при планировании маршрутов и расписания, контроле и анализе прохождения полетов, управлении персоналом, бухгалтерском учете и перспективном планировании. Они включают, например, Систему передачи и направления сообщений, Спутниковую систему сбора и передачи информации для воздушного транспорта, Инерционные навигационные системы. Систему контроля за воздушными перевозками. Микроволновые системы посадки, Систему продажи авиационных билетов (в России широко применяется "Сиренам").

Обеспечение высокого уровня обслуживания в гостинице в современных условиях невозможно достичь без применения новых технологий.

Новая технология предусматривает автоматизацию многих гостиничных процессов, электронное резервирование, введение технологий, способствующих улучшению качества обслуживания одновременно при сокращении персонала. Автоматизированные системы направлены на повышение производительности труда, поднятие уровня знаний у высших управленческих работников. Становится все более обычным совмещение профессий, что влечет за собой растущую потребность в более фундаментальной подготовке персонала, в обучении их нескольким профессиям.

Компьютеры широко используют в центральных информационно-вычислительных центрах гостиниц. С их помощью происходит управление резервированием, учет посетителей, распределение комнат, учет инвентаря и контроль за поставками питания.

1.1 системы бронирования

Активно используют информационные технологии турагенты и туроператоры — без них (компьютерных систем бронирования (КСБ), видеосистем, систем взаимодействующих видеотекстов) невозможно представить ежедневное планирование и управление операциями. Компьютерные системы резервирования оказывают огромное влияние на всю туристическую отрасль. Около 90% турагентов в США и Великобритании связаны в КСБ. КСБ предоставляют не только авиауслуги, но также ночевки в гостиницах, аренду автомобилей, круизные поездки, информацию о месте пребывания, курсы валют, сообщения о погодных условиях, автобусное и ж/д сообщение. Такие системы позволяют резервировать все основные сегменты тура — от мест в гостиницах и авиаперелетов до билетов в театр и страховых полисов. Фактически они составляют всеобщую информационную систему, предлагающую важнейшие распределительные сети для всей туристической торговли. Одним соединением через модем с серверами, имеющими соответствующую базу данных, турагенты получают доступ к информации о наличии возможных услуг, стоимости, качестве, времени прибытия и отправления по разнообразному ряду туристических услуг от своих поставщиков. Более того, турагенты могут связаться с этими базами данных для того, чтобы сделать и подтвердить свой заказ. Функционирование и эффективность этих систем требуют, чтобы поставщики туристических услуг усвоили, по крайней мере, минимальный уровень технологии (например, навыки работы с персональными компьютерами и использования сетевых ресурсов в турагентствах), чтобы получать доступ к таким системам и быть на них представленными.

Крупнейшими компьютерными системами резервирования (бронирования) на международном рынке туризма являются системы AMADEUS., Worldspan, Galileo (первые две уже имеют свои представительства в России).

Сейчас российским агентствам предлагается 3 варианта подключения к Amadeus. Первый — телефонная версия Dial Up, не требующая дополнительного оборудования кроме компьютера (от 486-го) и модема, подходит для малых агентств с ежемесячными объемами продаж 200-400 туров.

Средние агентства больше устроит стандартная версия, устанавливаемая в офисе и включающая, помимо программного обеспечения, особые компьютеры и принтеры для печати билетов, программное обеспечение. Крупным агентствам, располагающим собственными локальными компьютерными сетями, устанавливается система клиент-сервер. Через шлюз, сервер локальной сети, агентства связываются с центральным сервером Amadeus. Таким образом, каждый терминал агентства имеет доступ к системе бронирования. Причем плата за подключение к Amadeus каждого последующего рабочего места весьма незначительна.

1.2 системы автоматизации документооборота

Рассматривая вопрос автоматизации работы туристического офиса, приходится констатировать, что число российских туристических компаний, использующих компьютеры по назначению, по-прежнему не превышает нескольких процентов. Для подавляющего же большинства турфирм компьютер так и остается печатной машинкой и инструментом бухгалтера. Тем не менее, агентству и, тем более, оператору, серьезно работающему на рынке, компьютеризации своей работы не избежать.

«Само». Программный комплекс, разработанный компанией «Само», пожалуй, наиболее известен среди российских туристических фирм. Условно рабочие функции комплекса можно разбить на 6 групп:

ведение туров,

работа с клиентами,

ведение платежей,

поддержание справочников,

подготовка выходных документов,

сервисные режимы.

Раздел «Туры» позволяет самостоятельно пакетировать программы (транспорт + проживание + дополнительные услуги) для туроператоров или заносить в базу данных готовые операторские программы для агентств. В отличие от многих других компьютерных программ, в «Само-Тур» ведется календарь бронировании с указанием сроков, цен, квот номеров в отелях и мест на транспорте, что приходится постоянно учитывать в реальной туроператорской работе.

Клиентская часть программы позволяет вести базу данных туристов, выполнять прием заказов и расчет стоимости тура с учетом индивидуальных и групповых скидок. Бухгалтерский раздел программы позволяет автоматически готовить все виды платежных документов (приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры и др.). Комплекс «Само-Тур» может работать в связке с бухгалтерской программой «Инфин».

Неотъемлемая часть любой компьютерной агентской программы — справочные базы данных. «Само-Тур» поддерживает около 20 различных справочников (клиентов, гостиниц, перевозчиков, фирм-партнеров, посольств и т.д.).

В режиме «выходные документы» комплекс позволяет автоматически получать как стандартные формы — различные списки групп (на тур, в авиакомпании, на экскурсии), ваучеры, турпутевки .(в том числе и формы ТУР-1), анкеты в посольства (на бланках посольств), так и создавать с помощью генератора отчетов свои необходимые формы.

Весьма полезны в практической агентской работе сервисные функции «Само-Тур»: вывода графической статистики (например, о продаваемости того или иного тура, отбора интересующей информации по любым критериям/ ведения системного журнала, архивации данных и другие.

Последняя новинка фирмы «Само» — дополнение к «Само-Тур» программного комплекса для связи с удаленными туроператорами, С его помощью может быть, например, организована работа цепочек «турагент-туроператор» или «зарубежный туроператор — российский туроператор». Новый комплекс позволяет формировать и отправлять заявки на бронирование туров (гостиниц) туроператорам, и также автоматически получать подтверждения брони.

«Туристический офис». Программный комплекс «Туристический офис» (версия 4.1), разработанный фирмой «Туристические технологии», предназначен для комплексной автоматизации работы туристических фирм (туроператоров и агентств) как в пределах офиса, так и в режиме объединения нескольких удаленных компаний.

Идеология построения комплекса совместила в себе коллективный опыт ведущих российских туроператоров, собранный за 3-летний период разработки программы, с передовыми разработками в области программного обеспечения. При этом пользователям не навязываются жесткие алгоритмы работы, поскольку широкие функциональные возможности комплекса позволяют во многом сохранить традиционные способы ведения дел.

4. Организационная структура туристической  фирмы

Численность и структура всей компании невелика и представляет собой следующую линейную структуру управления.

Генеральный директор туристической фирмы заботится о выполнении плана реализации своего продукта, своевременном финансировании и выплат, подготовке кадров и повышении их классификации, а так же неукоснительном выполнении планов, поставленных им перед подчиненными. Вырабатывает стратегию организации и следит за её достижением подчиненными.

Турфирмы "Вестком" возглавляет генеральный директор. Он организует работу всего коллектива, несет полную ответственность за состояние фирмы и ее деятельность. Генеральному директору подчиняется зам. генерального директора ему в сою очередь главный бухгалтер, управляющий по работе с клиентами, специалист визовой поддержки и юрист; главному бухгалтеру подчиняется бухгалтер, управляющему по работе с клиентами, ему в свою очередь - менеджеры, секретарь, курьер

В штате имеется менеджер, который выполняет функции управляющего в его отсутствия, а так же осуществляет непосредственное выполнение основных задач стоящих перед руководством:

Организует сотрудников к способности совместно действовать.

Придает усилиям сотрудников эффективность и сглаживает присущие им слабости.

Сплачивает сотрудников вокруг общей цели (стратегии предприятия).

Создает атмосферу самоудовлетворения от своей деятельности, а так же значимость своего участия в достижении общих целей.

Улучшает профессиональную подготовку сотрудников, создает возможность для карьерного роста.

Должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность менеджера. Назначение работника на должность, его увольнение, а так же изменение условий труда производится приказом директора. Менеджер подчиняется непосредственно управляющему туристического агентства. На должность менеджера назначается лицо, имеющее высшее или среднее специально образование. Менеджер должен обладать знаниями:

технологии организации продаж путевок;

основ управления персоналом;

форм и методов профессионального обучения;

организационной структуры компании, профиля, специализации и перспектив ее развития, кадровой политики и стратегии предприятия.

Менеджер должен обладать навыками:

профессионального составления индивидуальных операционных планов и отчетной документации;

организация и проведения различных форм обучения;

осуществления контроля.

Следующим и замыкающим уровнем, является рабочий состав, состоящий из трех человек, который непосредственно выполняет все планы поставленные организацией и может меняться в зависимости от объемов реализации продукта (заключение договор) в сторону уменьшения или увеличение соответственно. Их функции достаточно широко предоставлены их должностными обязанностями.

Поиск клиентов

Ведение переговоров с клиентами

Прием заказов от клиентов

Заключение договор с клиентами

Дальнейшее ведение заказа до момента выполнения

Сотрудники данного подразделения дают основной результат деятельности всей фирмы. Задача управляющего и менеджера заключается в том, что бы организовать и уметь управлять имеющимся контингентом персонала и добиваться достижения поставленных целей.

5.Анализ  финансового состояния туристической  фирмы ООО «Вестком»

Основные задачи анализа финансового состояния - определение качества финансового состояния, изучение причин его улучшения или ухудшения за период, подготовка рекомендаций по повышению финансовой устойчивости и платежеспособности предприятия. Эти задачи решаются путем исследования динамики абсолютных и относительных финансовых показателей.