Аудит найма работников

Московский экономический  институт

НОУ ВПО «МЭИ»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Реферат по дисциплине:

«Основы кадрового  аудита и контроллинга »

На тему:

«Аудит найма  работников»

 

 

 

 

 

 

 

 

 Выполнила: 

Студентка группы ВхУП3

Факультет экономики  и управления

Устинова М.А.

Приняла:  Сысоева Е.В.

 

 

 

 

 

 

 

Москва

2013г.

 

Содержание

1.	Введение	3
2.	Сущность и цель аудита найма персонала	4-7
3.	Стоимость найма и  ошибки при подборе персонала.	8-10
4.	Этапы аудита найма персонала	11-14
5.	Заключение	15
6.	Список литературы	16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

^{Введение}

^{Основой любой современной организации являются люди, поскольку именно люди обеспечивают эффективное использование любых видов ресурсов, имеющихся в распоряжении организации, и определяют ее экономические показатели и конкурентоспособность. Вклад людских ресурсов в достижение целей организации и качество производимой продукции или предоставляемых услуг зависит от эффективности управления персоналом и в частности от того, насколько эффективно проводится работа по отбору персонала. Увольнение работника по причине его неспособности освоить новую работу или вписаться в коллектив сведут на нет результаты отбора и приведут к дополнительным материальным затратам и поиску другого сотрудника.}

^{Аудит в трудовой сфере - это периодически проводимая система мероприятий по сбору информации, ее анализу и оценке на этой основе эффективности деятельности предприятия по организации труда и регулированию социально-трудовых отношений.}

^{Объектом  аудита в трудовой сфере является трудовой коллектив, персонал предприятия, его деятельность.}

^{Важным  элементом аудита персонала является аудит найма и  увольнений, который  позволяет  определить правильность реализации кадровой политики организации в вопросах подбора и найма персонала, а также провести диагностику законности и справедливости увольнения.}

^{Аудит найма позволяет  определить степень  соблюдение трудового законодательства в вопросах найма персонала и действенность механизма набора и отбора персонала.}

 

 

 

 

 

 

 

 

^{Сущность и цель аудита найма персонала}

^{Найм — это капиталовложение, связанное как с прямыми затратами на подбор персонала так и косвенными, обусловленными необходимостью проверки качества полученных результатов. Значимость целей оправдывает необходимость аудита найма. В широком смысле эффективность найма — это то, насколько потенциальный работник способен выполнять определенные профессиональные функции и насколько его производственное поведение обеспечивает достижение внутренних целей организации, а значит, наем — это часть большого взаимосвязанного комплекса управления человеческими ресурсами.}

^{Цель аудита найма — экспертиза правильности реализации кадровой политики организации в вопросах подбора и найма персонала.}

^{Аудитор исходит из того, что успешность найма зависит от:}

• ^{наличия информации о потребности в персонале (качественный, количественный, временной аспекты);}
• ^{целей организации;}
• ^{знания ситуации на внешнем рынке труда;}
• ^{действующих норм трудового законодательства;}
• ^{мобильности работников;}
• ^{демографической ситуации.}

^{Основные источники информации аудитора:}

^{а) штатное расписание;}

^{б) положения о структурных подразделениях;}

^{в) должностные инструкции, описание работ и должностей;}

^{г) внутренние заявки кадровой службе о потребности в вакансиях;}

^{д) соответствующие отраслевые тарифные соглашения, приказы Министерства здравоохранения и социального развития РФ и Рос-здравнадзора РФ (бывшего Госкомсанэпиднадзора РФ) об организации профессионального отбора персонала основных профессий отрасли, а также внутреннее положение о системе отбора кандидатов на вакансии с указанием требования к кандидатам и методов отбора;}

^{е) документы по учету кадров (типовые формы);}

^{ж) трудовой контракт, коллективный договор.}

^{Оценка выполнения функции подбора кадров может быть произведена по следующим показателям:}

• ^{время существования вакансии;}
• ^{отношение числа откликнувшихся на объявление о вакансии к числу получивших приглашение на участие в конкурсе на нее;}
• ^{отношение количества получивших приглашение к количеству принятых на работу;}
• ^{отношение числа принятых к числу оставшихся на работе через количество удовлетворяющих руководство из общего числа принятых на работу;}
• ^{отношение стоимости приема и отбора к числу приступивших к работе;}
• ^{число заполненных вакансий за счет собственных работников в общем количестве вакансий;}
• ^{отношение общих расходов на заработную плату вновь принятых специалистов к стоимости их подбора.}

^{Основные направления аудиторской проверки найма персонала:}

^{1)соблюдение трудового законодательства в вопросах найма персонала;}

^{2)действенность механизма набора и отбора персонала. Планируя работу по первому направлению, аудитор получает ответ на следующие комплексные вопросы:}

• ^{соответствуют ли применяемые документы по найму типовой документации;}
• ^{имели ли место за проверяемый период нарушения при установлении трудовых правоотношений между работником и работодателем и каков преимущественно характер нарушений;}
• ^{соответствует ли содержание трудового договора (контракта) требованиям законодательства;}
• ^{не противоречат ли специальные методы отбора (например, тестирование) кандидатов законодательным и иным нормативным правовым документам;}
• ^{правильно ли ведется оформление на работу (записи в заявлениях о приеме, трудовых книжках, личных карточках работающих, приказах или распоряжениях о приеме);}
• ^{не нарушается ли законодательство при заключении договоров с внешними источниками набора и контроле их исполнения;}
• ^{соответствует ли требованиям законодательства порядок приема на работу лиц от 14 до 16 лет;}
• ^{не нарушается ли законодательство при найме на работу иностранной рабочей силы;}
• ^{имеет ли место дискриминация при приеме на работу по национальным признакам, полу, возрасту, другим причинам дискриминационного характера.}

^{Техника исполнения большинства аудиторских процедур данного направления в общем не представляет особой сложности: например, при проверке правильности оформления документов найма аудитор последовательно просматривает первичные документы, служащие основанием для приема на работу, сверяет реквизиты, выборочно анализирует содержание, устанавливает наличие соответствующих подписей и т.д.}

^{Планируя свою работу по второму направлению, аудитор определяет:}

^{• технологию и особенности работы с источниками набора;}

• ^{технологию планирования потребности в персонале;}
• ^{систему требований к персоналу, претендующему на вакансии;}
• ^{технологию отбора кандидатов на вакантные должности;}
• ^{особенности организационного обеспечения адаптации вновь принятого персонала;}
• ^{эффективность найма персонала.}

^{Рационально с самого начала ознакомиться с планированием и прогнозированием потребности в персонале. При этом аудитор должен обратить внимание на сбалансированность количественных и качественных показателей потребности, т.е. оценить степень координации показателей:}

^{а) программы производства и реализации;}

^{б) программы подготовки кадров и повышения квалификации;}

^{в) программы перемещения и карьеры;}

^{г) мероприятий покрытия потребности в персонале.}

^{На этом же этапе следует собрать следующие сведения, характеризующие деятельность вновь принятых работников:}

• ^{показатели текучести кадров по разным причинам (в том числе по персоналу, принятому на работу за последние месяц, три месяца, полугодие, год);}
• ^{статистика нарушений режима труда, в том числе среди принятых работников, по видам, причинам и периодам нарушений (нарушения трудового распорядка, режима технологии, техники безопасности); сведения о последствиях нарушений (ущерб);}
• ^{показатели производительности, качества труда вновь принятых за последний месяц (три месяца, полугодие, год) работников.}

 

 

 

 

 

 

 

 

^{Стоимость найма и ошибки при подборе персонала}

^{В процессе набора персонала участвуют работники самого предприятия и внешние агенты. Имеют место также непосредственные расходы, связанные с организацией набора (прямые затраты). Совокупные затраты на найм персонала достаточно велики.}

^{Затраты, связанные с наймом персонала, можно разделить на три категории.}

^{1) Зарплата, включая все расходы на социальное обеспечение, сотрудников, связанных тем или иным образом с процессом набора. Эту часть затрат также можно представить в виде трех групп:}

^{а) операционные затраты}

^{Речь идет о зарплате:}

^{•руководителей (разного иерархического уровня) и сотрудников их секретариатов, принимающих участие в подготовке решений по набору, переговорах, профессиональных испытаниях и т.д.;}

^{•будущих коллег кандидатов (в случае набора кооптацией, переговорами),}

^{•других заинтересованных лиц и возможных подчиненных (в случае необходимости консультирования или встреч с кандидатом).}

^{б) зарплата службы управления персоналом:}

• ^{специалисты по набору: кадровики, секретари, психологи и психотехники и т.д.;}
• ^{административные службы: менеджеры, служащие;}
• ^{медико-социальные службы: врачи, медицинские сестры, работники социальной службы;}
• ^{специалисты отдела труда и заработной платы;}
• ^{эксперты по вопросам продвижения, оценки, управления карьерой.}

^{в) расходы других функциональных служб:}

• ^{оперативный учет (бюджет);}
• ^{бухгалтерия (оплата счетов);}
• ^{организационные услуги планового отдела (обоснование численности, природы рабочих мест, прогнозы численности);}
• ^{служба информационного обеспечения (подготовка и обработка документов, в т.ч. бюджета набора).}

2. ^{Прочие затраты, соответствующие прямым расходам, по которым должны быть выписаны счета (например: расходы на объявления, гонорар консультантов, дорожные расходы агентов по подбору и кандидатов, аренда помещения для собеседования и тестирования). Эти расходы могут быть значительными. Например, при подборе работника высшего звена расходы на объявление часто составляют от 10 до 20% его годовой зарплаты, а гонорар агентства по подбору персонала — от 12 до 20% этой же зарплаты. Когда для набора специалистов наиболее высокого уровня предполагается привлечение «охотника за головами», объявления о вакансиях исключены, тарифы агентств значительно повышаются.}

3. ^{Затраты, связанные с расходами на функционирование административных служб по набору, медосмотр, канцелярские расходы, стоимость тестового и экзаменационного оборудования и его амортизация.}

^{Необходимо также проверить данные о прямых и косвенных потерях в случае ошибок, допущенных в процессе найма.}

^{Проверяя данные о прямых потерях, следует обращать внимание на фактические потери производительности, качества продукции (услуг), ущерб, влекущий за собой потери прибыли (дохода), конкурентоспособности, рост выплат пособий и компенсаций в связи с производственным травматизмом — по судебным издержкам в случае обжалования незаконных действий работодателя при найме и увольнении, на необоснованный рост расходов на найм персонала.}

^{Косвенные издержки можно оценить, например, путем экспертной оценки потерь времени работников, занятых вопросами найма, оценки необходимой «рекомпенсации» потерь из-за ошибок, допущенных при найме (например, при приеме на работу без соответствия требований профессии личностным качествам работников возникают потенциальные потери, которые не были устранены своевременным обучением и стали актуальными).}

^{Для уточнения оценки соотношений затрат и результатов (эффективности) аудитор может также использовать такие показатели, как:}

^{а) средние затраты времени (денежных средств) на одного принятого работника в год;}

^{б) средние затраты времени (денежных средств) на подбор (отбор) одного кандидата;}

^{в) средние затраты времени (денежных средств) на размещение рекламы о вакансиях и контакты с внешними (внутренними) источниками набора;}

^{г) средние затраты времени (денежных средств) на адаптацию вновь принятых работников.}

 

^{Этапы аудита найма персонала}

^{Процедура аудита включает три основных этапа, представленные на рисунке.}

 

^{Рисунок 2. Комплексный  аудит найма персонала}

 

^{Наиболее трудным  и ответственным  является подготовительный этап. В рамках этого этапа нужно не только сформировать аудиторскую группу из квалифицированных специалистов, но, что особенно важно, разработать методическое обеспечение комплексного аудита. Оно должно включать: методику проведения аудита, перечень основных критериев и показателей оценки по основным направлениям аудита, содержать перечень организационных документов, которые можно использовать в ходе аудита, и специальных форм для сбора информации, схему коммуникаций между участниками аудита.}

^{Схема коммуникаций является важнейшим  инструментом аудита, поскольку позволяет  отслеживать информационные потоки и своевременно обобщать промежуточную  аудиторскую информацию, координировать и  корректировать дальнейшие действия, а также  избежать повторного сбора информации. В рамках подготовительного этапа составляется временной график проведения аудита, желательно с понедельной разбивкой.}

^{Принятая практика выделения рабочей  недели является объективным  временным критерием  выполнения работ. При  хорошо продуманной и организованной процедуре аудита ее продолжительность не должна занимать более 1,5-2 месяцев. Эти сроки позволяют соблюсти требование получения оперативной информации для принятия управленческих решений. Проводить аудит системы найма персонала наиболее целесообразно в конце отчетного года (ноябрь-декабрь), это позволит учесть полученные результаты при планировании работы на следующий год.}

^{Основной этап аудита системы найма  персонала представляет собой совокупность действий аудиторов, направленных на получение достоверной и оперативной информации об управлении персоналом по составляющим комплексного аудита.}

^{Как уже говорилось выше, целью комплексного аудита системы найма  персонала является оценка ее фактического состояния и уровня его соответствия организационному развитию фирмы, ее стратегии и целям в конкретных условиях деятельности, т.е. с учетом влияния факторов внешней и внутренней среды.}

^{Получить объективное  представление о  состоянии системы  найма персонала  и уровне ее развития в конкретной организации нельзя без учета силы влияния факторов среды, к которым относятся внешние, внутриорганизационные и внутрисистемные факторы, поэтому начать аудит следует с анализа этих факторов.}

 

^{Аудитор должен рассмотреть состав и количество факторов и оценить силу их воздействия на систему найма персонала, поскольку полученная информация позволяет:}

• ^{выбрать оптимальный для организации подход, концепцию, общие принципы и стратегию управления персоналом, которые полнее бы соответствовали условиям функционирования организации;}
• ^{оценить существующее положение в управлении персоналом с точки зрения его адекватности сложившейся ситуации;}
• ^{определить направления в изменении действующей системы управления персоналом в соответствии с изменениями в действии факторов;}
• ^{дать рекомендации по развитию системы управления персоналом с учетом влияния объективно действующих факторов среды и их будущей динамики.}

^{Кроме того, это  знание позволит аудитору дать более объективную  оценку уровню развития системы найма  персонала. Например, очень часто на предприятиях не придается должного значения работе с персоналом: высшее руководство может признавать значимость управления персоналом, но при этом не учитывает его реальное влияние на конечные результаты деятельности компании, не выделяет ресурсы службе для решения важнейших задач управления персоналом. Поэтому можно не удивляться тому, что аудит покажет низкий уровень и качество управления персоналом в компании (отсутствие работы в рамках отдельных функций управления персоналом, низкий уровень удовлетворенности трудом, невысокую производительность труда). Аудитору для вынесения решения важно сравнить существующие возможности управления персоналом с фактическим объемом и качеством работы в этой сфере.}

^{Анализ количества и силы влияния  факторов на управление персоналом позволит аудитору оценить объективную потребность в данном виде деятельности в конкретной организации, а также поможет описать идеальную модель управления персоналом для фирмы, которую затем можно использовать для сравнения с фактическим состоянием системы. Описание идеальной для конкретной организации модели найма персонала с учетом организационно-технических, коммерческих, экономических, социально-психологических аспектов является важнейшим инструментом проведения аудита. Если описание составляется впервые, то к данному процессу обязательно следует подключить квалифицированных внешних консультантов, высшее руководство и ведущих специалистов компании, а также специалистов службы управления персоналом. Если в компании уже создано описание модели найма персонала и закреплено формально в таких документах, как стратегия и политика управления персоналом, положение об управлении персоналом, стратегический и оперативный планы управления персоналом, то аудитору (или группе аудиторов) нужно оценить уровень соответствия описанной в них модели изменившимся условиям среды. В случае отклонения нужно внести корректирующие поправки в организационные документы и учесть их при разработке новых планов.}

^{Получив, таким  образом, эталон системы  найма персонала в конкретной организации, можно переходить к оценке отдельных элементов системы, их взаимосвязи и взаимовлияния}

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

^{Заключение}

Аудиторская деятельность в трудовой сфере – явление  достаточно новое для России, представляющее необходимый элемент рыночной экономики. Аудит персонала организации  позволяет выявить направления  повышения эффективности использования  трудовых ресурсов, а от этого во многом зависят важные показатели – объем производства продукции, уровень себестоимости и качества выпускаемой продукции, финансовый результат,  в конечном счете, и экономический потенциал хозяйствующего субъекта. Основная цель аудита трудовой сферы – оценка деятельности экономического субъекта в сфере труда и трудовых отношений, установление соответствия применяемых экономическим субъектом форм и методов организации трудовой деятельности и трудовых отношений законодательным и нормативным актам, действующим в Российской Федерации, а также выработка на основании результатов проверок предложений по оптимизации организации трудовой деятельности и трудовых отношений, осуществляемых экономическим субъектом.

Одними из направлений  аудита являются аудит найма и увольнений. Цель аудита найма состоит в экспертизе правильности реализации кадровой политики в вопросах подбора и найма. Кроме этого аудитор должен оценивать затраты на адаптацию работников. Цель аудита увольнений - оценка устойчивости кадрового ядра организации. Основными аспектами аудита увольнений является текучесть кадров и баланс движения кадров. Таким образом, аудит увольнений проходит в основном на стратегическом уровне и в его рамках, кроме всего прочего, оценивается эффективность отбора кадров, приема и обучения новых сотрудников и разница в освоении корпоративной культуры.

Аудит персонала, особенно в условиях рыночной экономики, позволяет  повысить прибыльность организации  за счет выявления внутриорганизационных  резервов повышения эффективности и производительности персонала организации.

 

^{Список  литературы}

 

1. ^{Аудит и  контроллинг  персонала  организации: Учеб. Пособие / Под. ред. проф. П.Э. Шлендера. –  М.: Вузовский  учебник, 2006.}
2. ^{Десслер Г. Управление персоналом: учебное пособие для студентов вузов / Под редакцией Т.Ю. Базарова, Б.Л. Еремина. – М.: ЮНИТИ, 2004.}
3. ^{Никонова Т.В., Сухарев С.А. Управленческий аудит персонала / Под ред. Ю.Г. Одегова. – М.: Экзамен, 2002.}