Функції діловодної служби. 2

Функції діловодної служби

1. Робоче місце

Важливим елементом організації  праці на підприємстві є вдосконалення  планування, організації і обслуговування робочих місць з метою створення  на кожному з них необхідних умов для високопродуктивної праці.

Робоче місце — це зона трудової діяльності робітника, або  групи робітників, оснащена всім необхідним для успішного здійснення роботи. Водночас це первинна ланка виробничої структури підприємства, яка може функціонувати відносно самостійно.

Організація робочого місця  — це система заходів щодо його планування, оснащення засобами і  предметами праці, розміщення в певному  порядку, обслуговування й атестації.

Планування робочого місця  передбачає раціональне розміщення у просторі матеріальних елементів  виробництва, зокрема устаткування, технологічного та організаційного  оснащення, а також робітника. Робоче місце має робочу, основну і  допоміжну зони. В основній зоні, яка обмежена досяжністю рук людини в горизонтальній і вертикальній площинах, розміщуються засоби праці, що постійно використовуються в роботі. У допоміжній зоні розміщуються предмети, котрі застосовуються рідко.

Велике значення має раціональне  технологічне й організаційне оснащення  робочих місць, що передбачає забезпечення їх основним технологічним устаткуванням, технологічним і організаційним оснащенням (інструментом, пристроями, допоміжними матеріалами, запасними  частинами та устаткуванням для  їх зберігання і розміщення, а також  засобами сигналізації, освітлювальною апаратурою, робочими меблями, тарою  тощо).

Оснащення робочих місць  масових професій може здійснюватися  за типовими проектами, в яких ураховані  необхідні рекомендації щодо оснащення  і планування робочих місць даного виду. Використання типових проектів сприяє впровадженню досягнень науки  і передового досвіду в процесі  організації робочих місць, знижує трудомісткість роботи, дозволяє підвищити  рівень організації трудових процесів.

Робочі місця класифікують за такими параметрами, як професія та кількість виконавців, ступінь спеціалізації, рівень механізації, кількість устаткування, характер розміщення в просторі.

Залежно від кількості  виконавців розрізняють індивідуальні  та колективні робочі місця. Індивідуальне  робоче місце призначене для роботи одного працівника протягом зміни. Колективне робоче місце призначене для здійснення процесу праці одночасно кількома робітниками (бригадою).

Залежно від кількості  устаткування розрізняють одноверстатні та багатоверстатні робочі місця. Останні характеризуються тим, що робітник у певній послідовності здійснює виробничий процес на кількох одиницях технологічного устаткування.

За ступенем спеціалізації  розрізняють універсальні та спеціалізовані робочі місця, а за ступенем механізації  — робочі місця з ручними, машинно-ручними, машинними, автоматизованими й апаратурними трудовими процесами.

Робочі місця за характером розміщення в просторі бувають стаціонарними (робоче місце токаря, коваля, вагранника) і рухомі (робоче місце водія, машиніста  крана).

Велике значення в організації  праці має обслуговування робочих  місць, тобто забезпечення їх протягом робочої зміни сировиною, матеріалами, заготівками, транспортними засобами, послугами ремонтного характеру  тощо.

Обслуговування робочих  місць здійснюється за такими функціями:

• енергетична — забезпечення робочих місць електроенергією, стисненим повітрям, парою, водою, а  також опалення виробничих приміщень;

• транспортно-складська  — доставка предметів праці до робочого місця, вивезення готової  продукції і відходів виробництва, зберігання, облік і видача матеріалів, сировини та інших цінностей;

• підготовчо-технологічна — розподіл робіт за робочими місцями; комплектування технічної документації; підготовка інструменту та допоміжних матеріалів; інструктаж виконавців щодо передових методів праці;

• інструментальна —  зберігання, застосування, комплектування і видача на робочі місця всіх видів  інструменту, пристроїв, технологічного оснащення;

• налагоджувальна —  налагодження і регулювання технологічного устаткування;

• міжремонтна — профілактичне  обслуговування;

• контрольна — контроль якості сировини, напівфабрикатів і  готових виробів;

• облікова — облік бракованої продукції та аналіз причин браку, профілактичні  заходи для підвищення якості продукції  та ін.

Всі ці функції мають виконуватися безперебійно і в певних організаційних формах, таких як стандартне, планово-попереджувальне, чергове обслуговування робочих  місць.

Для забезпечення збалансованості  між кількістю робочих місць  і наявними трудовими ресурсами, раціональнішого використання резервів виробничого потенціалу та підвищення продуктивності праці застосовують атестацію і паспортизацію робочих  місць.

2. Робоча зона

Різні робочі застосовують самі різноманітні засоби виконання  одних і тих же прийомів роботи з різницею у часі в декілька разів.

Для відпрацювання найбільш досконалих та швидких прийомів роботи, необхідно з великою точністю вивчити кожну роботу, проаналізувати усі прийоми використані у  технологічному процесі.

При виконанні роботи, перш за все, необхідно забезпечити симетричність  рухів, які є найбільш швидкими та раціональними. Симетричні рухи - це такі рухи рук, які здійснюються відносно уявної лінії, яка проходить через середину корпусу тіла робочого

Внаслідок симетричності  людського тіла симетричні рухи рук  виконуються значно легше, коли вони водночас направляються до корпусу  або від нього. Коли прийоми здійснюються симетрично и одночасно досягається  не тільки рівномірність рухів у продовженні часу, але й забезпечується рівновага усього корпусу, що значно полегшує виконання роботи.

Планування та оснащеність  робочого місця передбачає раціональне  розміщення обладнання та організаційної оснастки, забезпечення скорочення стомлюючих допоміжних рухів. На робочому місці  розміщення усіх предметів праці  здійснюється у зонах найбільш легкої досяжності рук, тіла робочого. Зони досягнення дають можливість визначити раціональну відстань по розміщенню допоміжного, обладнання. Найбільш зручна, вигідна вона у горизонтальній площині визначена дугою а радіусом приблизно 350 мм. Розміщення предметів далі вказаних трьох зон досяжності (а, б, в) обумовлюють зайві рухи.

Усі рухи робочого, які мають  місце при виконанні конкретної технологічної операції, підрозділяються  на рухи, які витрачаються на завантаження(розміщення) напівфабрикатів та зняття готової продукції (заготовки) на робочому місці, на рухи, які витрачаються при користуванні вимірювальним та допоміжним інструментом, та рухи, які витрачаються на управління робочим місцем та пристосуваннями, устроями.

При виконанні роботи найбільш раціональним є радіально-кругові  розміщення предметів на робочому місці. Такі розміщення випливають із самої  природи рухів людини, як найбільш економні та продуктивні.

Зайві рухи руки (або рук), повороти корпусу робочого збільшують витрати часу на виконання операції, стомлюють робочого, що кінцевому результаті веде до зниження продуктивності праці.

Раціоналізація робочих  рухів і всього трудового процесу  на робочому місці взагалі в значним  резервом підвищення ефективності раці та виробництва.

Розглядаючи робоче місце, як первинну низову ланку підприємства, треба мати на увазі не тільки оснащену зону прикладання праці.

Насамперед треба враховувати, що на робочому місці усі матеріально-технічні елементи виробництва знаходяться  у дії. Відправним елементом цих  дій є праця людини, бо без наявності  праці працюючої людини немає  робочого місця.

У зв’язку з цим робоче місце слід розглядати з позицій  усієї сукупності виробничої обстановки та умов, необхідних для здійснення процесу виробництва.

3. Приймання, розгляд і реєстрація документів

Документообіг       включає    в     себе    декілька     етапів приймання,    обробка, розподіл, реєстрація,    передача,    доставка, контроль виконання.

Приймання документів. Вся  кореспонденція, що надходить до установи, приймається канцелярією. Прийманню  підлягає також і доплатна кореспонденція, оплата якої здійснюється на підставі конвертів, де зазначена її сума.

В канцелярії розкриваються  всі конверти за винятком тих, що мають  напис «особисто» чи адресовані громадським  організаціям установи (профкому, жіночій  раді тощо).

При розкритті конвертів  перевіряється їх цілісність, а також  відповідність номерів на документах і конвертах. У разі відсутності  документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа, складається акт  у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається  в канцелярії.

Якщо виявлено пошкодження  конверта необхідно зробити відповідну позначку в поштовому реєстрі.

Зберігати конверти і додавати їх до документів необхідно у випадках, коли лише за конвертами можна встановити адреси відправників, час відправлення і одержання документів, коли у конверті відсутні окремі документи чи номери документів не відповідають номерам на конвертах. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, позовних заяв і касаційних скарг та листів, заяв та скарг громадян.

Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані  не за адресою документи повертаються відправнику чи пересилаються за належністю.

Розгляд документів. Попередній розгляд документів здійснює керівник канцелярії, установи або інша, призначена для цього особа відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом (власником) установи або безпосередньо  виконавцями відповідаю до їх функціональних обов'язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення терміну виконання. Здійснюється він  у день одержання документів або  у перший робочий день у разі їх надходження у неробочий час. Доручення вищих органів правління, телеграми і телефонограми необхідно  розглядати негайно.

У ході попереднього розгляду документів варто керуватися положенням про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами  ділянок та питань діяльності установи, номенклатурами справ, схемами руху документів.

Керівництву або власнику установи насамперед передаються документи  урядових або інших вищих органів, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи та потребують їх вирішення. Інші документи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням. Наслідки розгляду документів фіксуються в резолюції.

З метою забезпечення ритмічності  роботи канцелярія за погодженням з  керівництвом установи чи її власником розробляє графіки доставки кореспонденції підрозділам.

Реєстрація документів. Реєстрація документів полягає у фіксації факту  створення або надходження документа  шляхом проставлення на ньому умовних  позначень - реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних  формах необхідних відомостей про документ.

Реєструються документи  з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації. Як правило, реєстрація документів здійснюється централізовано. Децентралізована реєстрація припускається в установах з  обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, викликаних специфікою діяльності установи. Місце реєстрації документ із закріплюється в інструкції з діловодства установи, до якої додається затверджений керівником (власником) установи перелік документів, що не підлягають реєстрації.

Реєстрації підлягають всі  документи, що потребують обліку, виконання  і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо) як ті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять  від інших установ та приватних  осіб.

 Кожний документ реєструється  у даній установі лише один  раз: вхідні - у день надходження  або не пізніше наступного  дня, якщо документ надійшов  у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. В разі передачі зареєстрованого  документа з одного структурного  підрозділу в інший повторно  він не реєструється.

Реєстрація документів проводиться  в межах груп залежно від найменування, виду, автора і змісту. Окремо, наприклад, реєструються урядові документи, накази керівника з основної діяльності, накази щодо особового складу та про  відрядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської  діяльності, бухгалтерські зведення, заявки на матеріально-технічне постачання. У процесі реєстрації документам надаються умовні позначення - реєстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів у межах тішу документів, що реєструються і доповнюються індексами  за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів тощо.

4. Порядок обробки вихідної документації

Уся вихідна кореспонденція мусить оброблятися та відправлятися  централізовано канцелярією підприємства. Як правило, вона відправляється у день одержання від структурних підрозділів  або наступного дня.

 Відправлення або передача  працівникам підприємства документів  без їх реєстрації в канцелярії  неприпустима.

Під час приймання від  виконавців вихідних документів необхідно  перевіряти:

-   правильність    оформлення документа, розміщення    на   ньому реквізитів;

-   правильність зазначення  адреси кореспондента;

-   наявність усіх  необхідних підписів на документі  та додатках до нього;

-   наявність від  на копіях документів, що залишаються  у справах;

-    наявність на  документі позначки про додатки;

-   відповідність кількості  примірників кількості адресатів.

Документи, що надсилаються водночас одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в  конверті. Якщо оригінал документа  підлягає поверненню, то на верхньому  полі першої сторінки проставляється штамп "Підлягає поверненню".

Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно залишати в установах - авторах цих документів. Підрозділам надсилаються їх другі  примірники.

Документи, які адресують  постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з  адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським  способом. У випадку надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи посади та прізвища адресата, слід зазначати  точну поштову адресу (поштовий індекс, місто, область, вулиця, номер будинку).

5.Контроль за виконання документів

Контроль за виконанням документів містить:

1) постановку документа  (доручення) на контроль, формування  картотеки контрольованих документів;

2) перевірку своєчасного  доведення документа до виконавця;

3) попередню перевірку  і регулювання ходу виконання;

4) облік і узагальнення  результатів контролю виконання  документів (доручень);

5) інформування керівника  про хід та підсумки виконання  документів (доручень);

6) повідомлення про хід  і підсумки виконання документів  на оперативних нарадах, засіданні  колегіальних органів;

7) зняття документів з  контролю;

8) формування картотеки  виконаних документів.

Контроль за виконанням документів здійснюється з використанням реєстраційно-контрольних  карток, додаткові примірники яких виготовляються при постановці документів на контроль. Одночасно на документі, що підлягає контролю, на лівому полі першої сторінки проставляється штамп (робиться напис посадовою особою, яка встановила контроль)" Контроль" або буква "К", після чого документ передається виконавцю, а один примірник реєстраційно-контрольної картки вміщується до контрольної картотеки.

Картки контрольованих документів групуються в спеціальній контрольній  картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за строками виконання документів, за виконав­цями, групами документів тощо.

Дані про хід виконання  документів, одержані шляхом телефонного  запиту або при проведенні перевірки  структурного підрозділу-виконавця, вносяться  до графи "Контрольні відмітки" реєстраційно-контрольної  картки. При цьому попередні записи не фіксуються.

При автоматизованій формі  контролю періодично (раз на місяць) складаються і надсилаються до структурних  підрозділів переліки невиконаних  ними у встановлені строки документів. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до канцелярії (контрольної служби для узагальнення).

Інформація про строки виконання доручень і документів, зведення про стан їх виконання, а  також відомості про перенесення  строків та інформація про завершення виконання виво­диться на екран  дисплея і роздруковується на папері за встановленою або за довільною  формою, передається на зберігання до архіву.

Документ вважається виконаним  лише тоді, коли питання, поставлені в  ньому, вирішені і кореспонденту  дано відповідь по суті.

Після виконання документи (доручення) знімаються з контролю. Зняти документ з контролю може тільки відповідальна особа, яка поставила  його на контроль; при цьому на документі  і в картці робиться відмітка про  зняття з контролю. Дані про виконання  документа і зняття з контролю вносяться в контрольну картку і  містять дату виконання, номер вихідного  документа і його короткий зміст, прізвище і підпис керівника структурного підрозділу — відповідального виконавця.

Якщо виконання не документувалося, відмітка про виконання робиться, на самому документі-запиті та засвідчується  в контрольній картці посадовою  особою, яка давала доручення.

Дані про результати виконання  взятих на контроль документів узагальнюються канцелярією і станом на перше  число кожного місяця, доповідаються  керівнику організації.

Дані про хід і результати контролю за виконанням періодично аналізуються. На основі аналізу розробляються  пропозиції щодо поліпшення виконавської дисципліни й удосконалення контролю за виконанням документів.

Керівники структурних підрозділів  зобов´язані:

-  особисто розглядати  кореспонденцію в день її надходження,  визначати за кожним документом, який потребує виконання, конкретних  виконавців і строки;

-  систематично контролювати  виконання документів;

-  забезпечити компетентний  і невідкладний (протягом 1-2 днів) розгляд  проектів документів вищих органів  або за їх дорученням, які подаються  на погодження іншими структурними  підрозділами.

Функції контролю за виконанням доручень і документів у структурних  підрозділах покладаються на діловодів, інспекторів структурних підрозділів. Вони постійно аналізують стан виконавської дисципліни і в установленому  порядку інформують керівника свого підрозділу і службу контролю канцелярії про хід виконання доручень і документів.

 Посадові особи, які  допустили невчасне або неякісне  виконання документів, несуть відповідальність  в установленому порядку.