Функції керівника діловодної служби та особливості підготовки довідково-інформаційної документації та їх оформлення

Міністерство молоді та спорту України

Київський університет  імені Бориса Грінченка

Університетський коледж

Індивідуальне науково-дослідницьке завдання

На тему :

Функції керівника діловодної служби та особливості підготовки довідково-інформаційної документації та їх оформлення

                                              Студентки III курсу групи 32 ПР

                                        Салім Марії 

Київ 2013

Функції керівника діловодної служби

Діловодну службу очолює керівник, який призначається на посаду і звільняється з посади керівником організації (установи). Керівник діловодної служби повинен мати вищу або середню спеціальну освіту (із стажем роботи в діловодній службі не менше трьох років). Посадова особа, відповідальна за роботу з документами в організації, що не має діловодної служби, повинна мати досвід роботи у діловодній службі не менше трьох років.

Керівник діловодної служби за характером діяльності взаємодіє:

• з керівниками структурних підрозділів установи та організацій, що належать до сфери її управління, - з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання інформації в службових цілях
• з юридичною службою - з правових питань, пов’язаних з підготовкою документів;
• із службами кадрів, праці і заробітної плати - з питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації посадових осіб, зайнятих роботою з документами;
• із службами матеріально-технічного постачання і господарського обслуговування - з питань забезпечення установи, і зокрема працівників діловодної служби, засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, а також з питань побутового обслуговування працівників діловодної служби.
• Керівник діловодної служби в межах своєї компетенції взаємодіє з керівниками інших установ з питань роботи з документами. Керівник діловодної служби:

контролює виконання встановлених правил роботи з документами в установі та організаціях, що належать до сфери її управління;

доповідає керівникові установи про стан роботи з документами;

вносить на розгляд керівництва подання про приймання, переведення і звільнення працівників діловодної служби, заохочення і накладення стягнення;

вживає заходів і здійснює контроль за скороченням зайвої документаційної інформації в установі та організаціях, що належать до сфери її управління;

підписує і візує документи в межах своєї компетенції;

бере участь у засіданнях колегії, а також нарадах, які проводяться керівництвом установи.

Керівник діловодної служби має право:

залучати спеціалістів структурних підрозділів установи та організацій, що належать до сфери її управління, до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;

вимагати від структурних підрозділів установи та організацій, що належать до сфери її управління, відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;

повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання в разі порушення встановлених вимог.

На керівника діловодної служби покладається персональна відповідальність за:

забезпечення дотримання встановленого порядку роботи з документами в організації;

виконання плану роботи і дотримання необхідних умов праці посадових осіб діловодної служби;

дотримання трудової і виконавської дисципліни в колективі діловодної служби.

Особливості підготовки довідково-інформаційної документації та їх оформлення

Більшість документів, які  використовуються в управлінні, но-сять довідковий або інформаційний характер. Вони містять інфор-мацію про стан справ в організації, описують події, що мали місце, інформують про певні події, які мають відбутися у майбутньому, тощо. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведеною до відома.Одним з найпоширеніших інформаційно-довідкових документів є акт.

Акт - документ, складений  однією або кількома особами, що підтверджує  якісь установлені факти, події.

У ряді випадків складання  актів регламентується спеціальними правовими нормами.Виділяють кілька видів актів.

• Нормативні акти містять рішення вищих органів влади й управління, а також органів влади у межах наданої їм компетенції. Вони мають форми законів, указів, постанов, рішень, статутів, ін-струкцій, типових договорів.
• Адміністративні акти складають на підтвердження фактів, подій, вчинків, пов'язаних з діяльністю установ (організацій) та окремих осіб.
• Акти громадянського стану підтверджують факти, пов'язані з укладанням шлюбу, народженням та смертю людини.
• Господарські акти відображають явища, факти події, пов'язані з господарською діяльністю підприємства.

Акти - це також документи  постійно діючих експертних комісій, спеціально уповноважених осіб або представників  сторонніх організацій.Такі акти складаються  з різних причин, а саме: після  ревізії, при передачі товарно-матеріальних цінностей від однієї особи до іншої, після приймання завершених будівельних об'єктів, при про-

веденні випробовувань  нових зразків машин, обладнання, при об-стеженні побоїв, тілесних ушкоджень. При необхідності акт затвер-джується вищестоящою організацією або першим керівником підп-риємства.Склавши акт, комісія повинна під розписку ознайомити з його змістом осіб, про яких йшлося в акті.Текст акта складається з двох частин: вступної та констатуючої.У першій частині зазначаються підстави для складання акта, члени комісії, її завдання, період роботи. Після слова «Підстава» вказується документ чи усне розпорядження службової особи щодо необхідності та юридичної ваги певного акта. Після слова «Складено» називаються особи, які складають акт або були присутні при його складанні, і обов'язково зазначаються їхні посади, ініціали та прізвища. Якщо акт готувалася комісією, то першим друкують прі-звище голови комісії, прізвища інших членів комісії розташовують в алфавітному порядку.У другій частині акта описуються сутність та характер викона-ної роботи, встановлені факти, а також вносяться пропозиції, ви-кладаються висновки. У кінці акта (перед підписами) повідомляється кількість примірників та вказується місце їх зберігання.Як правило, акт складають у трьох примірниках:

перший з них передається  вищестоящій організації; другий -керівникові; третій  у справу.

Акт підписують усі особи, які брали участь у його складанні. Акти оформлюють на загальних трафаретних  бланках або на чистих аркушах  паперу формату А4 як з кутовим (переважно), так з повздовжнім розташуванням постійних реквізитів.

Довідка - це документ, що містить опис та підтвердження тих  чи інших фактів і подій. Довідки  можуть бути службового і особистого характеру. Довідка службового характеру  складається у відповідь на запит або на вказівку вищестоящої організації чи службової особи. Довідка, яка направляється за межі установи, оформляється на бланку і містить такі реквізити: назву виду документа, адресат, дату, місце ук-ладання, заголовок до тексту, текст, підпис. Внутрішня довідка офор-мляється на внутрішньому бланку або на чистих аркушах.

Службова довідка повинна  об’єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору та перевірки відомос-тей, зіставлення й аналізу отриманих  даних. У ній можуть бути табли-ці, до неї можуть бути приєднані додатки. Оформляється службова до-відка на загальному бланку установи або на аркуші паперу з реквізи-тами.

Довідки особистого характеру  оформляються на бланках або на чистих аркушах і мають такі реквізити: назву виду документа, індекс, дату, текст, підпис, печатку. У тексті зазначається назва установи, для

якої надається довідка. Доцільно починати текст довідки  із зазначення у називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку подаються відомості. He рекомендовано вживати архаїчні звороти ти-пу «Цим повідомляємо», «Дійсно проживає», «Дійсно працює».

Оскільки текст довідки  особистого характеру типовий, треба  ко-ристуватися трафаретними бланками, виготовленими друкарським способом, де від руки заповнюються лише окремі частини реквізитів.

Доповідь - документ, в  якому викладаються певні питання, на-водяться висновки, вносяться пропозиції. Вона призначена для ус-ного (публічного) виголошення та обговорення.

Текст доповіді складається  з трьох логічних елементів: вступу, доведення і висновків.

Доповідні, пояснювальні і службові записки - це документи, які  інформують керівника установи чи структурного підрозділу про явища і факти, що сталися, про виконану роботу, про  ситуацію, що склалася, тощо.

Доповідна записка укладається  як з ініціативи її автора, так і  за вказівкою керівника.

Залежно від адресності розрізняють внутрішні доповідні  записки, що адресуються керівникові  установи або підрозділу, де працює укла-дач, і зовнішні, що адресуються  керівникові вищестоячої організації.

Доповідними записками оформляються результати роботи, прове-деної з  метою фактичної перевірки виконання  вказівок вищестоящих органів та посадових осіб. Текст записки, як правило, складається з двох частин, де викладаються факти, що стали підставою для підгото-вки доповідної записки, а також висновки та пропозиції. Доповідні за-писки, напрвлені від імені організації, підписує її керівник, а від імені приватної особи - автор. Реквізитами доповідних записок є: наймену-вання організації та її підпорядкованість, дата, індекс, місце складання, заголовок до тексту, текст, перелік додатків, підпис.

Пояснювальна записка  оформляється для пояснення ситуації, що виникла, фактів, дій або вчинків  працівника. Вона складається на вимогу керівника, а в деяких випадках - з ініціативи підлеглого.

Пояснювальна записка, що не виходить за межі установи, офо-рмляється  на бланку або на стандартному аркуші паперу формату А4 і містить такі реквізити: адреса та назва виду документа, коди, прізвище виконавця, номер його телефону, заголовок до тексту, текст, дата, підпис.

Аналогічні реквізити має й  службова записка. Якщо записка на-правляється  за межі установи, її оформляють на бланку і реєструють.

Службова заява - це письмове підтвердження громадян чи орга-нізацій з приводу здійснення ними своїх прав або захисту інтересів.

Службовий лист - узагальнена назва  різних за змістом доку-ментів, що вирізняються за єдиним способом передачі текстів (по-штою) і складаються довільно.

Існує багато видів службових  листів:

■  інформаційні;

■  рекламні;

■  листи-запрошення;

■  супровідні листи;

■  листи-повідомлення;

■  листи-підтвердження;

■  листи-нагадування;

■  гарантійні листи;

■  ініціативні листи;

■ листи-відповіді;

■  листи-прохання та ін.

Службові листи рекомендується оформляти лише в тому разі, коли неможливо вирішити питання в усному порядку, при зустрічі чи по телефону, або коли може виникнути ситуація, яка потребува-тиме письмового підтвердження певного факту, події, дії, або без-діяльності.

Виклад тексту службового листа має бути лаконічним, послідо-вним, переконливим і коректним. Факти і події слід описувати об'єктивно, всі аспекти питання, що розглядається, викладати зро-зуміло, стисло, але достатньо повно. У службових листах допуска-ється також порушувати кілька питань. Проте слід враховувати, що такі листи доводиться обробляти набагато довше. Тому доцільно оформляти кілька листів, якщо необхідно вирішити кілька питань.

Текст листа, як правило, складається з двох логічно пов'язаних частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посила-ються на факти, дати, нормативні та інструктивні матеріали.

В основній частині тексту листа викладають його головну час-тину у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо.

Залежно від призначення  службового листа та від того, на чому його автор хоче сконцентрувати увагу адресата, порядок розташу-вання  логічних частин тексту може бути різним. Якщо враховувати невпинне зростання потоку інформації, то для активізації її сприй-няття рекомендується текст службового листа починати з основної частини, а докази та підстави викладати нижче.

Службовий лист оформляють на бланку для службового листа або  на чистому аркуші паперу (в такому разі залишають місце для відбит-ка кутового чи повздовжнього штампа адресанта. Залежно від обсягу тексту використовують бланки чи аркуші формату А4 або А5.

Інформаційні листи - це службові листи, в яких адресант інфор-мує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресант пропо-нує свої вироби чи послуги. Інформація, наведена в листах такого ти-пу, має бути широкою. Адресата можна зазначити узагальнено.

Рекламні листи - різновид інформаційних листів, які містять  детальний опис товарів та послуг і надсилаються конкретним адре-сатам, аби спонукати їх скористатися запропонованим. Незважаючи на те, що листи пишуть на бланках, в тексті повторюють поштову адресу, номери телефонів організації.

Листи-запрошення - листи, в яких адресатові пропонують взяти участь у певних заходах, детально знайомлячи його із захо-дами, програмою їх проведення, часом проведення, умовами участі у заходах тощо.

Супровідні листи - листи, в яких інформують адресата про на-правлення  йому документів, що додаються до листа.

Листи-повідомлення - листи, в яких повідомляється про щось або  підтверджується певний факт.

Листи-підтвердження - листи, в яких підтверджується якийсь факт або підтверджується інформація про чинність раніше укладених договорів, домовленостей тощо.

Листи-нагадування - листи, в яких нагадується про набли-ження чи закінчення терміну виконання якихось завдань, прове-дення заходів та необхідність прийняття відповідних рішень.

Гарантійні листи - листи, в яких гарантується виконання чо-гось, наприклад, оплати за послуги чи товари, забезпечення прове-дення дослідів, надання робочого місця, тощо. В гарантійних лис-тах, які містять фінансові чи матеріальні гарантії, вказуються бан-ківські реквізити адресанта. Гарантійні листи підписують керівник підприємства та головний бухгалтер.

Ініціативні листи - листи, які спонукають адресата дати від-повідь адресантові. Тематика таких листів найрізноманітніша.

Листи-відповіді - листи, в яких дається відповідь на ініціатив-ні листи.

У діловому листуванні існує  низка загальноприйнятих правил:

*  службові листи пишуть на чистому бланку або аркуші папе-

ру лише з лицьової сторони;

*  у міжнародній практиці писати довгі листи не прийнято. Якщо лист більше однієї сторінки, то в низу аркуша треба за-значити «далі буде»;

*  кожна сторінка, окрім першої, нумерується арабськими циф-рами;

*  службові листи друкуються на машинці, комп'ютері, пере-даються факсом;

*  вихідна інформація офіційного характеру не повинна місти-ти будь-які позначки, ініціали машиністки, номери телефонів тощо. Такі позначки робляться лише на примірнику, що за-лишається у адресанта;

*  у тексті не допускаються виправлення та підчистки;

*  конверти мають бути відповідних розмірів;

*  лист згортається текстом всередину. Найважливіші ділові

листи бажано не згортати, а надсилати у великих цупких

конвертах. Менш офіційні листи можна згортати;

*  на телеграфний запит треба дати відповідь протягом трьох днів,

на лист - до 10 днів. Якщо запит вимагає детального розгляду

то протягом трьох  днів слід повідомити, що лист прийнято до

відома, і дати остаточну  відповідь протягом 30 днів.

Службові телеграми. Телеграми  надсилаються у найтерміно-віших  випадках, коли інші види зв'язку не можуть забезпечити сво-єчасного доставлення  інформації адресатові.

При укладанні телеграм додержуються вимог, що ставляться до службових листів. Характерна риса телеграм - особлива стислість. Вони мають бути викладені якнайясніше. 3 телеграми вилучають спо-лучники, прийменники, розділові знаки, що вживаються лише тоді, коли без них може стати незрозумілим (викривленим) зміст.

Розділові знаки пишуть скорочено, малими літерами: «крпк», «км», «лпк». Знаки «№» (номер), «-» (мінус), «+» (плюс) пишуть словами.

У телеграмах не повинно  бути жодного зайвого слова. Числа  у тексті пишуть літерами. Заперечення  «не» не вилучають.

Службові телеграми  пишуть у двох примірниках. Перший при-мірник надсилають до відділення зв'язку, другий (копію) підшива-ють до справи.

У випадку, коли службові телеграми надсилають службові осо-би, які перебувають у відряджені, під рискою відправник зазнача-ють, крім власного прізвища, ще й посаду, ким і яким номером ви-дано йому посвідчення про відрядження, а також серію і номер па-спорта, місце й дату його видачі.

Текст телеграми пишуть на друкарських машинках великими літерами через два інтервали між рядками. Якщо текст телеграми виконано від руки, то треба писати його великими літерами, чітким розбірливим почерком, темними чорнилами.

Телеграми пишуть лише з  лицьового боку телеграфного бланку або чистого аркуша паперу.

Підпис ставлять окремим рядком, відступивши від тексту.

Телефонограми - це термінові  повідомлення, що передають адресатам  по телефону. Вони використовуються для  документаль-ного оформлення усних  переговорів і є одним з  видів ділової коре-спонденції.

Реквізити телефонограм:

1. Назва документа - заголовок;

2. Номер і дата телефонограми. (Слово «Телефонограма», її но-мер і дату надходження пишуть у першому рядку. Дата теле-фонограми - дата її передачі.);

З.Назва організації  і службової особи - відправника  телефоно-

грами (від кого); 4. Назва організації і службової особи - одержувача телефоног-

рами (кому); 5.Текст телефонограми. (Текст телефонограми має бути таким

самим стислим, як і текст  телеграми. Треба уникати слів, що

важко вимовляються, і  складних зворотів. Слова пишуть по-

вністю без скорочень. У тексті телефонограми має бути не

більше 50 слів.); 6. Підпис службової особи - керівника організації  або його заступника (в окремих випадках - керівників відділів);

7. У графах «Передано»  і «Прийнято» зазначають посаду, ініці-али, прізвище того, хто передає або хто приймає документ, і номери їх телефонів. На багатьох підприємствах використовуються спеціальні блан-ки, на яких записують телефонограми:

Факс - це службовий документ, одержаний за допомогою спе-ціального  апарата (телефакса) телефонними каналами зв'язку. Факс є ксерокопією переданого документа. Телефаксом можуть переда-ватись будь-які документи і додатки до них, таблиці, креслення, схеми, рисунки, фотокартки тощо. Факс оформляють так, як і слу-жбовий лист.

Протокол -один з найпоширеніших видів документів колегіа-льних органів. У протоколі фіксуються місце, час і мета проведення зборів (конференції, засідання, наради тощо), склад присутніх, зміст заслуханих доповідей, виступів і прийняті з з обговорених питань ухвали.

Протокол може бути укладений офіційною, компетентною осо-бою, яка посвічує той або інший факт (протокол санінспектора, ав-тоінспектора). Існують також протоколи, зміст яких - об'єктивний опис якоїсь події.

За обсягом інформації, наведених відомостей протоколи  можна поділити на три групи:

1. стислі, у тексті  яких записано лише ухвали;

2. повні, у тексті  яких, крім ухвал, стисло записують  виступи доповідачів та інших  учасників зборів, нарад, засідань;

3. стенографічні, де  всі виступи записують дослівно.

При укладанні протоколів рекомендовано використовувати такі реквізити:

-  назву виду документа (протокол). Цей реквізит пишуть по-середині рядка;

-  порядковий номер протоколу (пишеться після слова «Про-токол»);

-  назву зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо);

-  назву підприємства, організації де відбулися збори, конфе-ренція, засідання нарада;

-  дату проведення зборів, конференції, засідання, наради (має відповідати дню їх проведення). Цей реквізит пишуть нижче від назви організації з лівого боку. У цьому рядку з правого боку пишуть місце проведення (назва міста);

-  кількісний склад учасників, який пишуть з нового рядка. Порядок заповнення цього реквізиту залежить від кількості присутніх. Якщо кількість учасників сягає 10-12 осіб, то можна вказати всіх присутніх. Якщо склад зборів, засідання, наради великий, то досить зазначити кількість присутніх і додати до протоколу реєстраційний лист;

-  посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії);

-  порядок денний, тобто питання, що підлягають розгляду на цих зборах, конференції, засіданні або нараді. У порядку денному питання мають бути сформульовані у називному відмінку;

-  текст (доповіді, виступи учасників, ухвали тощо);

-  перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сто-рінок;

-  підписи керівників зборів, конференцій, засідання або нара-ди (голови і секретаря).

Текст протоколу складають  на підставі виступів учасників зборів, конференції, засідання або наради. Він має бути стислим, зрозумілим, точним, лаконічним, але у той самий час повинен міс-тити інформацію, що всебічно характеризує обговорення питання. Поняття «протокольна точність» породжене суттю документа і сти-лем викладу.

Список використанної  літератури

1.  
   Балабанова Л.В. Сардак О.В. Організація праці менеджера: Навчальний посібник. –– К.: ВД “Професіонал”, 2004. –– 304 с.
2.  
   Виноградський М.Д., Виноградська А.М., Шкапова О.М. Організація праці менеджера: Навч. посіб.для студ. екон. вузів. –– К.: Кондор –– 2003. –– 414 с.
3.  
   Гупалов В.К. Управление рабочим временем. –– 2-е изд., перераб. и доп. –– М.: Финансы и статистика, 1998. –– 240 с.
4.  
   Довгань Л.Є. Праця керівника, або Практичний менеджмент: Навч. посіб. –– К.: Екс об, 2002. –– 384 с.
5.  
   Крушельницька Я.В. Фізіологія і психологія праці. Підручник.: –– К.: КНЕУ, 2003. – 267 с.
6.  
   Матвеева В. Кадровая документация. –– 3-е изд.перераб. и доп. –– Харків: Фактор, 2002. –– 332 с.
7.  
   Твердохліб М.Г., Шарапов О.Д. Організація інформування керівників: Навч. посібник. –– К.: КНЕУ, 1997. –– 180 с.