МОСКОВСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ОТКРЫТЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

                                             Факультет

Экономики и  управления в добывающих отраслях и  металлургии 
 

РЕФЕРАТ

по  дисциплине: «Документирование управленческой деятельности»

Тема: «Информационно –  справочные документы» 

                                                                        Выполнила: Шапарева Т.В.

                                                                        студентка 1 курса,

                                                                        факультета ЭиУвДОиМет

                                                                        специальность: 080100 экономика

                                                                        шифр: 2411127 
 
 
 
 

                                           Москва 2011 г.

Содержание

Введение:

1. Докладная записка

2. Справка

3. Телеграмма

4. Акт

5. Протокол

6. Письмо

2. Справка

3. Телеграмма

Заключение

Список используемой литературы 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение:

     Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое  направление деятельности, которое  заключается в составлении, оформлении  документов, их обработке и хранению.

    Можно без преувеличения сказать,  что качество и эффективность  работы аппарата управления во  многом определяется умением  соответствующих должностных лиц  составлять и оформлять управленческие  документы. По сути дела, организация  работы с документами является  координирующим центром конкретного  структурного подразделения, что  на практике означает полную  осведомленность о местонахождении  лиц своего подразделения, правильное  оформление переписки, подготовку  организацию телефонных разговоров  и т.д. Все это особенно необходимо  для оперативного выполнения  срочного задания руководства  определенным должностным лицам  закрепленного подразделения.      Большинство документов, создаваемых  учреждениями, являются информационно-справочными.  Эти документы содержат информацию  о фактическом положении дел,  что служит основанием для  принятия решений и издания  распорядительных документов.

     К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и др. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к сведению.

1. Докладная записка

      Докладная записка - документ информационно-справочного характера. Может содержать изложение какого-либо вопроса или факта, выводы и предложения составителя, адресована руководителю своей организации или в вышестоящую инстанцию.

      В зависимости от содержания  и назначения докладные записки  делятся на информационные и отчетные.

      В зависимости от адресата  докладные записки бывают внутренними  (действуют внутри организации)  и внешними (направлены в вышестоящие  или другие организации).

      Внутренние записки пишут на  листе бумаги (можно рукописным  способом) формата А4 или А5. Подписывает их автор-составитель.

      Внешние записки оформляют на  общем бланке организации формата  А4. подписывает их руководитель организации.

      Датой документа считается дата  ее подписания.

Докладная записка может быть составлена как  по инициативе автора, так и по указанию руководства.

2. Справка

     Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

Справки бывают двух видов:

1. Справки, описывающие и подтверждающие факты или события в производственной деятельность организации.

Справки составляют по указанию вышестоящей организации  или руководителя организации для  информации о выполнении планов, заданий, поручений. Их представляют в установленные  сроки. Текст такой справки состоит  их двух частей.

      В первой части справки излагаются  факты, послужившие поводом к  написанию, во второй - приводятся  конкретные данные.

Выводов и  предложений в справке не приводят. Это отличает ее от докладной записки.

      В справке фиксируют сведения  на определенном отрезке времени.  Заголовок справки может содержать  период времени или дату, на  которые прилагаются сведения, приведенные  в документе.

      Справка должна объективно отражать  состояние дел, поэтому ее составление  требует тщательного сбора и  проверки сведений. В справках  могут приводиться таблицы.

      Адресат оформляют как и на других документах, но не указывают почтовый адрес.

2. Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности, места проживания и т.д. их выдают по запросам заинтересованного лица или учреждения. Это наиболее многочисленная и ежедневная составляемая группа справок. Как правило, при составлении таких справок применяют унифицированные трафаретные бланки формата А5.

     Переменные и недостающие данные  могут быть вписаны в трафаретную  форму справки от руки или  на пишущей машине.

     В тексте не должно быть  архаичных оборотов, ненужных слов: «настоящая справка», «действительно  учится». Текст заверяют подписью  и печатью.

3. Телеграмма

     Телеграмма - документ, выделяемый из других, способом передачи (по телеграфу). Быстрота передачи бывает необходима, если другой, более медленный способ замедлит исполнение.

     Телеграммы могут быть посланы  с несколькими текстами в один  пункт, или с одинаковым текстом  - в разные пункты. Существуют  разновидности телеграммы: фототелеграмма, схема-телеграмма, телеграмма с заверенной  подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма  с оплаченным ответом, посылаемая  на специальном бланке, и т.д.

     Телеграмму строят из двух  частей, разделенный чертой. Первую часть (над чертой) передают по телеграфу (ее оплачивают), вторую часть (под чертой) по телеграфу не передают и не оплачивают.

Первая  часть телеграммы содержит следующие  реквизиты:

- отметку  о категории или особом виде  телеграммы (при необходимости);

- адресат;

- текст;

- фамилию  должностного лица, подписавшего  телеграмму (сокращенное или условное, если они неизвестны адресату).

Вторая  часть телеграммы содержит следующие  реквизиты:

- наименование  организации-отправителя телеграммы (с указанием адреса);

- подпись  лица, от имени которого телеграмма  исходит (указание должности);

- печать;

- дата.

      По срочности доставки адресату телеграммы подразделяют на следующие категории: правительственные, срочные, международные, обыкновенные. На обыкновенных телеграммах категорию не указывают.

     Цифровые данные, в том числе,  даты, в тексте часто указывают  словами, чтобы избежать искажений  при передаче.

Реквизит  «подпись»

     Телеграммы подписываются руководителем  организации или его заместителями  (по принадлежности вопроса).

     Дата подписания телеграммы должна  соответствовать дате ее отправления.

     В совместных телеграммах, принадлежащих  нескольким отправителям, печатями  заверяют каждую подпись.

     При отправке телеграмм в счет  внесенного аванса на ней должна  стоять специальная авансовая  печать или отметка о номере  авансового счета.

     При наличии телетайпа телеграмму  оформляют в двух экземплярах  и в бухгалтерию не передают.

     Международные телеграммы. Международные  телеграммы печатают на русском  языке и латинским шрифтом.  Текст оформляют аналогично простой  телеграмме. Адрес включает: отметку  о категории, наименование адресата, название пункта или страны  назначения. Текст подписывает руководитель. Его подпись заверяют печатью.  Под чертой указывают: номер,  дату, фамилию исполнителя, номер  служебного телефона.

     Телефонограмма. Телефонограмма - обобщенное  название различных по содержанию  документов, выделяемых способом  передачи текста - по телефону. Записывается  получателем. Удобна для передачи срочных распоряжений, извещений и сведений. Однако этот вид документа может существовать только в пределах телефонной связи.

    Телефонограмму составляют в одном экземпляре. Ее подписывает руководитель или исполнитель.

      После приема телефонограмму  немедленно передают для ознакомления  руководителю или должностному  лицу-исполнителю.

      Секретарь руководителя или лицо, ответственное за документационное  обеспечение, присваивает телефонограмме  регистрационный номер.      Телефонограмма считается переданной, если получателем подтверждена  правильность ее записи и сообщена  фамилия лица, принявшего ее.

4. Акт

      Акт - справочно-информационный документ.

     Составляется группой лиц для  подтверждения установленных фактов  или событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей,  дел, уничтожению документов, акты  аварий и т.д.).

     Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей (акты  проверок, обследований, ревизий, испытания  изделий и т.д.). Такие акты составляют  временные или постоянные комиссии, уполномоченные лицами или одним  должностным лицом с указанием  документов, подтверждающих их полномочия.

     Некоторые акты подлежат утверждению  (контрольно-ревизионного характера,  содержащие рекомендации и предложения).

Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится  содержание акта.

     Текст акта состоит из вводной  и констатирующей части.

     Во вводной части указывают  основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших  акт и присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие).

     В констатирующей части текста дают описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируют факты (события), излагают выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст может делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в форме таблицы.

     При наличии приложений отметку  об их присутствии делают после  текста.

     Акт подписывают все лица, принимавшие  участие в его составлении  (должности не указывают).

     При наличии замечаний акт  визируют с отметкой: «Замечания  прилагаются».

     Акты оформляют на общем бланке. Внутренние акты могут быть  оформлены не на бланке. 

5. Протокол

       Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.

       Протоколы оформляют на специальных  бланках, где название документа  заранее напечатано в типографии  или на обычных листах бумаги  формата А4.

Текст протокола  состоит из двух частей: вводной и основной.

      Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию.

      Постоянная информация связана  с употреблением устойчивой терминологии - «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали». Эти слова пишут с большой  буквы от начала левого поля.

      К переменной информации относятся  инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих. Их  пишут со 2-го положения табулятора (29-е деление на линейке печатной  машины или после 16 ударов от  левого поля на ПК)

     Фамилии членов коллегиального  органа располагают в алфавитном  порядке, через запятую, в строчку.  Строки разделяет 1 интервал. Если  членов коллегиального .

      К фамилиям приглашенных добавляют название должности и наименование организации, которую они представляют. Порядок их оформления такой же, как и членов коллегиального органа.

Вводная часть  протокола заканчивается повесткой  дня. Выражение «Повестка дня» пишется  от начала левого поля (0-го положения  табулятора). С красной строки начинают запись пунктов повестки дня. Нумеруют их арабскими цифрами. Вопросы располагают  по степени важности и сложности. Не допускается формулировка пункта со словом «разное». Каждый вопрос должен быть конкретизирован.

     Основная часть протокола строится по схеме: слушали - выступили - постановили (решили), причем для каждого вопроса по отдельности.

      Если выступающий предоставляет  текст выступления, то после  тире указывают - «Выступление  прилагается».

      Вопросы и ответы фиксируют в разделе ВЫСТУПИЛИ. Слова - вопрос и ответ, не пишут. Записывают инициалы и фамилию выступающего, тире, краткое содержание вопроса или ответа.

      Завершающей частью протокола  является постановление (решение). Начинают эту часть словами  ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ (от 0-го  положения табулятора - левое поле).

      При выборах в протоколе указывают  результаты голосования по каждой  кандидатуре.

      Протокол подписывает председатель  и секретарь. Секретарь редактирует  текст, знакомит каждого выступавшего  с записью его выступления  и получает подпись выступающего, согласно с записью своего  выступления. Протокол собраний, для ведения которых избирают  президиум, подписывает председатель  и члены президиума.

     Датой протокола является дата  проведения заседания. Если заседание  продолжается несколько дней, то  указывают дату начала и, через  тире, окончания заседания.

     Номер протокола - порядковый  номер, который проставляется  в течение календарного года.

6. Письмо

      Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Оно служит средством общения учреждениями, частными лицами, позволяет сообщать различные сведения, уведомлять о событиях.

     Письмо используют в том случае, когда невозможно решить вопрос  другими средствами (личная беседа, телефонный разговор).

     Существует много видов писем:  письма, содержащие просьбу, предложение,  претензию, запрос, требующие ответа. Есть письма, которые содержат  извещение, информацию, отказ, напоминание  и не требуют ответа.

     Письма могут быть адресованы  в организацию, ее структурное  подразделение, конкретному должностному  лицу, руководителю организации.

     При отправлении письма частному  лицу вначале пишут адрес, фамилию,  инициалы (или имя, отчество полностью).

     Элементы реквизита «Адресат»  отделяют друг от друга 1, 5-2 интервалами.

Адресуя письмо нескольким получателям, адрес основной организации пишут первым, затем  указывают остальные. Если документ, направляют более чем в четыре организации, то составляют список рассылки, на каждом экземпляре указывают один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

     Письмо может быть адресовано  однородным организациям. В этом  случае адрес указывают обобщенно.

     Текст письма должен быть простым,  лаконичным, последовательным, убедительным  и корректным.

     Письмо освещает один вопрос. Это упрощает работу с документом (регистрация, исполнение, контроль). Несколько вопросов излагают  в одном письме только, если  они взаимосвязаны.

     Факт, события излагают объективно, полно, ясно. Неточности, допущенные  в изложении и оформлении текста, могут лишить документ юридической  силы.

Текст письма состоит из вводной и основной частей.

     Текст, как правило, излагается: от третьего лица единственного  числа - «Организация сообщает…», от третьего лица множественного  числа - «Педагогический коллектив  и ученики школы приглашают…», от первого лица единственного  лица - «Прошу…», от первого лица  множественного числа - «Просим…».

     Письмо оформляют в двух экземплярах  (факс - в одном). Первый экземпляр  подготавливают на бланке и  отправляют адресату, второй - направляют  в дело.

     К тексту письма могут прилагаться  документы. В этом случае после  текста (через 1, 5-2 интервала) пишут  слово Приложение (от начального  поля, с большой буквы).

     Отметка о поступлении документа в организацию состоит из следующих элементов: дата поступления, порядковый регистрационный номер. Проставляют отметку в правом нижнем углу документа.

     Резолюция включает в себя  фамилию и инициалы исполнителя,  содержание поручения и срок  исполнения, подпись руководителя  и дату написания резолюции.  Если исполнителей документа  несколько, их перечисляют. Ответственным  за исполнение считается то, чья  фамилия указана первой. Резолюцию  пишут между реквизитами «Адресат»  и «Текст» или на любом свободном  месте лицевой стороны документа.

     Письма подписывают руководители  предприятий, структурных подразделений.  Реквизит «Подпись» имеет следующие  элементы: наименование должности,  подписывающего документ, подпись,  Ф.И.О.

     При подписании письма несколькими  должностными лицами, подпись располагают  друг под другом в соответствие  с занимаемой должностью.

     Существует много видов писем:  письма, содержащие просьбу, предложение,  претензию, запрос, требующие ответа. Есть письма, которые содержат  извещение, информацию, отказ, напоминание  и не требуют ответа.

Заключение:

      Управленческие документы составляют основу документации организации. Они имеют универсальный характер, создаются органами власти, коммерческими и государственными организациями.

      Управление предприятием неизбежно требует создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п.

     Так, коллегиальная деятельность учредителей предприятия фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора - в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий - в актах; производственно-хозяйственная деятельность - в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.

      Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

      Таким образом, знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решение задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

Список  литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практичес-кое пособие с образцами документов.

2. Документы  и делопроизводство: Справочное  пособие /Т.В. Кузне-цова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Ли-хачев. -- М.: Экономика, 1991, 271 с.

3. Кузнецова  Т.В. Делопроизводство (Документационное  обеспече-ние управления).

4. Кузнецова  Т.В. Документационное обеспечение  управления. Учебно-справочное пособие. 

5. Кузнецова  Т.В. Секретарское дело.

6. Организация  работы с документами: Учеб. /В.А.  Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло и др.

7. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам.