Информационно-справочная документация

Презентация по ДОУ

Подготовили: Машкина  Полина и Буркова Ольга

Группа М-3

 

Информационно-справочная документация

              Информационно-справочные документы  являются неотъемлемой частью  кадровой документации. Документы  этой группы играют служебную,  вспомогательную роль по отношению  к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные  управленческие решения. Информационно-справочные  документы не являются обязательными  для исполнения и содержат  информацию, принимаемую к сведению. Информационно-справочные документы  являются основанием для издания  приказов по личному составу.

              В составе информационно-справочной  документации выделяют:

         1. Справочная документация . Имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней.

         2. Отчетно-справочная - характеризуется  четкой периодичностью (годовой,  квартальной и тому подобное) представления её адресатам и  наличием типовых форм, сводных  таблиц, итогов, в зависимости от  адресата может быть внутренней  или внешней (например, отчетная  документация, представляемая в  государственные органы статистики).

         3. Справочно-аналитическая . Выдается  по разовым или периодическим  запросам с различных уровней  управления, имеет сводный, обобщающий  характер, разнообразие запрашиваемых  показателей (пол, возраст, образование,  наличие правительственных наград  и так далее), в зависимости  от адресата может быть внутренней  или внешней.

 

        Этот  комплекс  документации имеет  много разновидностей, классификаций,  поэтому у каждого конкретного  работодателя состав и порядок  оформления информационно-справочной  документации определяется самостоятельно  в локальных нормативных актах  по делопроизводству. 
        В состав информационно-справочных документов включают:

 

• ·   Представление;
• ·   Заявление;
• ·   Протокол;
• ·   Акт;
• ·   Справка;
• ·   Заключение;
• ·   Отзыв;
• ·   Перечень;
• ·   Список;
• ·   Переписка.

 

 

• ·   Представление;                    
• ·   Заявление;
• ·   Протокол;
• ·   Акт;
• ·   Справка;
• ·   Заключение;

 

      Докладная записка – документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

            Обычно докладная записка информирует  руководство об имевших место  событиях, фактах, сложившейся ситуации, выполненной работе, требующих принятия  решения. Так, например, докладные  записки являются основанием  документального оформления временного  перевода работника в связи  с производственной необходимостью.

             Докладные записки могут быть  двух видов:

       1.Внешняя докладная записка представляется  руководителю вышестоящей организации,  составляются на общем бланке.

       2. Внутренняя – руководителю  подразделения или организации.  Внутренние докладные записки  создаются по инициативе работника  или по заданию его непосредственного  руководителя.

              Текст докладной записки состоит из трех смысловых разделов:

• ·   в первом разделе излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
• ·   во втором - анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;
• ·   в третьем - содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

 

            Вторая часть докладной записки может отсутствовать. В таком случае докладная записка состоит из констатации фактов и выводов с предложениями.

            Как правило, внутреннюю докладную записку подписывает составитель, если она представляется руководителю подразделения. Если она представляется руководителю организации, то подписывается и составителем и руководителем подразделения. Внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

            Все докладные записки содержат  следующие реквизиты:

• ФИО должностного лица кому адресована докладная записка;
• Номер регистрации и дата составления документа;
• Место составления (наименование структурного подразделения и его географический адрес);
• Подзаголовок к тексту (Начинается со слов: «Касательно …», «О …»);
• Текст докладной записки;
• Персональные данные исполнителя (должность, ФИО);
• Подпись составителя.

 

 

Докладная записка

               Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

              Служебная записка по своему  назначению близка к докладной  записке, но в отличие от  неё имеет внутренний, служебный  характер. Она составляется работником  или руководителем структурного  подразделения на имя руководителя  или специалиста другого структурного  подразделения.

               Служебные записки могут информировать  руководство по следующим вопросам:

       - материально-технического обеспечения;

       - хозяйственного обеспечения;

       - организационного обеспечения.

               Служебная записка оформляется  на стандартном листе бумаги. Текст служебной    записки,  как правило, состоит из двух  разделов:

       - обоснования (изложения причин  составления);

       - предложения, просьбы, заявки  и тому подобное.

               Служебную записку подписывает  составитель (специалист или руководитель  подразделения).

                Обязательными реквизитами служебной  записки являются: наименование  структурного подразделения, наименование  вида документа, дата, регистрационный  номер, заголовок к тексту, текст,  подпись.

 

Служебная записка

Объяснительная  записка:

1) документ, поясняющий  содержание отдельных положений  основного документа (плана, отчета, проекта);

2) сообщение должностного  лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое  вышестоящему должностному лицу (Краткий словарь видов и разновидностей  документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.).

По содержанию объяснительные записки разделяют  на две группы:

1) Объяснительные  записки, прилагающиеся к основному  документу (акт, план, отчет и  другие) и поясняющие содержание  отдельных его понятий, разделов, положений.

2) Объяснительные  записки по поводу каких-либо  происшествий, фактов, сложившихся  ситуаций.

Объяснительная  записка в трудовых отношениях согласно статье 193 ТК РФ является обязательным документом, сопровождающим документирование дисциплинарных взысканий. В объяснительной записке работник объясняет причины  нарушения трудовой дисциплины. Объяснительная записка является основанием для  оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при  которых он был совершен.

Текст объяснительной записки, как правило, состоит из двух разделов:

- первый содержит  факты, послужившие поводом к  ее написанию;

- второй –  причины, объясняющие сложившуюся  ситуацию.

Объяснительную  записку подписывает ее составитель.

Обязательными реквизитами  объяснительной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место  составления, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись.

 

Представление – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения (Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.).

Представление оформляется  на стандартном листе бумаги.

Текст представления, как правило, содержит следующую  информацию:

- фамилия, имя,  отчество (представляемого);

- дата рождения;

- образование;

- занимаемая  должность;

- наименование  структурного подразделения;

- стаж работы (общий, в данном подразделении,  в данной должности);

- оценка трудовой  деятельности;

- оценка служебной  деятельности;

- повышение профессионального  уровня;

- оценка политических, деловых и моральных качеств;

- информация  об участии в общественной  работе;

- мотив назначения, перемещения или поощрения;

- наименование  должности, на которую предлагается  назначить или переместить;

- структурное  подразделение, в которое предлагается  назначить или переместить.

Обязательными реквизитами  представления являются: наименование подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

 

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложения лица учреждению или должностному лицу.

По содержанию заявления подразделяются на две  группы:

- по кадровым  вопросам (о принятии на работу, о предоставлении отпуска, о  переводе, об увольнении по собственному  желанию и так далее);

- сообщения о  каких-либо недостатках, нарушениях  в работе организации, отдельных  должностных лиц и так далее  без указания на нарушения  собственных прав заявителя.

В трудовых отношениях заявление выступает в качестве документа, фиксирующего инициативу работника  по совершению какого-либо действия, имеющего для него определенные правовые последствия  или согласие работника с какими-либо действиями работодателя.

В зависимости  от количества заявителей заявление  может быть:

- индивидуальным;

- коллективным.

Заявление составляется в произвольной форме или на трафаретном  бланке, разработанном у конкретного  работодателя.

Личное заявление  работника по кадровым вопросам (о  приеме, переводе, увольнении и так  далее) пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении  указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации или работодателя), текст, дата документа, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении может проставляться  резолюция руководителя и отметка  об исполнении документа.

Заявление может  иметь приложения (например, к заявлению  о приеме на работу прилагаются копии  документов об образовании, анкета, автобиография  и другие).

Текст любого заявления  начинается с существа вопроса, обращения («прошу принять...», «прошу проверить  состояние ...»), а затем идет детализация  затронутого вопроса. Форма изложения  текста свободная.

Заявление подписывается  автором и передается руководству  для принятия решения.

Обязательными реквизитами  заявления являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия, должность заявителя  и структурное подразделение, в  котором он работает, текст, подпись.

 

Заявление

Справка:

1) документ, содержащий  описание и подтверждение тех  или иных фактов и событий;

2) документ, подтверждающий  факты биографического или служебного  характера.

Выделяют справки:

- подтверждающие  факты биографического или служебного  характера;

- отражающие  основную (производственную) деятельность  организации.

Работники, как  правило, обращаются к работодателю или в кадровую службу организации  с просьбой выдать справки, подтверждающие факты биографического или служебного характера.

Их основная цель — подтвердить наличие или  отсутствие определенного факта, например:

1) место работы;

2) должность,  профессия, специальность;

3) стаж работы  в определенной должности (по  профессии, специальности);

4) размер заработной  платы;

5) размер начисленных  и фактически уплаченных страховых  взносов на обязательное пенсионное  страхование.

Справки с места  работы могут быть затребованы заинтересованными  органами государственной власти (например, суд, орган внутренних дел), органами местного самоуправления (например, орган  опеки и попечительства), сторонними организациями (например, банковская организация) для подтверждения разнообразных  фактов.

Как правило, справка  с места работы оформляется на бланке - шаблоне (трафаретном бланке для справок) и они могут составляться на общем бланке формата А4 или  А5. В подавляющем большинстве  требования органов государственной  власти, местного самоуправления сводятся к тому, чтобы справка с места  работы составлялась на фирменном бланке организации, в этом случае объем  информации об организации будет  максимально индивидуализирован.

 

На практике для указания адресата в справке используются два подхода:

• ·   адресат указывается в конце текста и выражается в формулировке «Выдана для представления в ______»;
• ·   адресат выносится в правый верхний угол бланка.

Сведения о работодателе, выдавшем справку, должны указываться  полностью, в соответствии с учредительными документами: наименование организации, место нахождения (адрес) организации  и структурного подразделения, в  котором работает работник, номера телефонов и факса и так  далее.

В справке о размере  заработной платы указываются банковские реквизиты, ИНН работодателя. В отдельных  случаях рекомендуется указывать  номер свидетельства о государственной  регистрации юридического лица, индивидуального  предпринимателя. В справках, содержащих финансовую информацию, кроме подписи  работодателя или руководителя организации, обязательным реквизитом является проставление подписи главного бухгалтера и печати.

По общему правилу справка  с места работы подписывается  работодателем или руководителем  организации и заверяется печатью.

Обязательными реквизитами  справки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный  номер, место составления (для внешней  справки), адресат, подпись, оттиск печати.

Учет выданных справок  с места работы ведется с помощью  специального журнала (книги). В данном журнале (книге) фиксируют: номер выданной справки (ему соответствует порядковый номер записи в журнале (книге)), краткое  содержание справки («о заработной плате», «о стаже» и так далее), адресат.

 

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

По содержанию различают следующие виды актов:

·   приема-сдачи (материальных ценностей, документов);

·   обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий  труда);

·   испытаний (образцов, систем, технологий);

·   выделения  к уничтожению документов;

·   о списании материальных ценностей;

·   о нарушении  установленных правил;

·   ревизии, инвентаризации;

·   расследования  аварий, несчастных случаев;

·   о нарушении  дисциплины труда и несоблюдении правил внутреннего трудового распорядка;

·   об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с приказом;

·   об отказе от дачи объяснений по факту нарушения  трудовой дисциплины.

Таким образом, акты можно разделить на три подгруппы: по производственным, хозяйственно-финансовым вопросам и вопросам, связанным с  документированием трудовых отношений.

 

Некоторые акты должна издавать специально созданная комиссия. Это  акты приема-сдачи материальных ценностей, документов, дел, расследования несчастных случаев на производстве. Иные акты составляются в произвольной форме.

Акты о нарушении трудовой дисциплины.

Наиболее распространенными  дисциплинарными проступками являются:

- несвоевременное или  некачественное выполнение обязанностей, предусмотренных трудовым договором,  должностной инструкцией;

- несвоевременное или  некачественное выполнение заданий,  приказов руководства;

- прогулы;

- появление на работе  в состоянии опьянения.

Акты о нарушении трудовой дисциплины, как правило, содержат следующие  сведения:

•    дата, место составления;
•    составитель акта (указать должность, фамилию и инициалы составителя акта);
•    фамилии, инициалы и должности свидетелей (не менее двух человек), в присутствии которых составлен акт;
•    дисциплинарный проступок, который совершил работник;
•    предварительные объяснения работника по поводу нарушения трудовой дисциплины (необходимо записать дословно), которые в дальнейшем работник должен подтвердить документально;
•    подписи свидетелей, присутствовавших при составлении акта;
•    подпись составителя акта;
•    подпись работника, свидетельствующая о том, что он ознакомлен с актом (если работник отказывается подписать акт, об этом в акте необходимо сделать соответствующую отметку, под которой составитель и свидетели еще раз ставят свои подписи).

Акт вступает в силу после  его подписания всеми членами  комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении.

 

Спасибо за внимание!!!