Информационно-справочная документация. 2

 

Информационно-справочная документация.

    Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решения и издания распорядительных документов.      

    К информационно-справочным документам относятся: протокол, докладная записка, объяснительная записка, служебная  записка, заявление, переписка (деловое  письмо, телеграмма, телефонограмма, телекс, факсограмма, электронное сообщение), акт, справка, сводка, заключение, перечень. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может быть только принята к сведению.

                                        

                                              ПРОТОКОЛ

    Протокол- это документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

         Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов) на бланках организации, и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место составления протокола (место проведения заседания), заголовок к тексту, текст, подписи, визы  ознакомления.

    Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, собрание, заседание).

    Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

    Во  вводной части указываются: председатель, секретарь, присутствовали (должностные  лица, входящие в состав коллегиального органа, приглашенные), повестка дня. На заседаниях (собраниях) коллегиальных  органов нередко присутствует большое  количество участников. В этом случае составляется отдельный список присутствующих на собрании, прилагаемый к протоколу.

    Разделы «Присутствовали» и «Приглашенные» имеют важное значение, так как непосредственно влияют на юридическую силу принимаемых решений, оформляемых протоколом. В данных разделах отражается наличие кворума собрания (минимального количества членов коллегиального органа, необходимого для проведения работы собрания (заседания, совещания).

    В разделе «Повестка дня» перечисляются  и нумеруются рассматриваемые на совещании вопросы.

         Основная часть протокола состоит  из разделов, соответствующих пунктам  повестки дня. Текст каждого  раздела строится по схеме:  СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ—ПОСТАНОВИЛИ.  Каждый вопрос «Повестки дня»  рассматривается и оформляется отдельно по вышеуказанной схеме. Протокол подписывается председателем  и секретарем.

    Наряду  с полной протоколы могут иметь  сокращенную и краткую формы. В сокращенных протоколах после списка присутствующих (приглашенных) указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается название доклада. Последняя строка названия доклада (пункт повестки дня) подчеркивается, и под чертой (в скобках) печатают фамилии выступающих в порядке их выступлений. Название каждого протокола заканчивается протокольным решением или постановлением.

         В протоколе краткой формы  указываются только рассмотренные  вопросы, фамилии участвовавших в обсуждении и принятые решения.

         В практике делопроизводства  часто приходится делать выписки из протоколов. Из  содержательной части протокола берутся только те элементы текста, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц.

    1

      

 

Образец оформления протокола

 
 
 
 
 
 
 
 

2

                                                                    ООО «Приор»

 
 

                                                                     ПРОТОКОЛ

                                                      общего собрания акционеров

                               17.01.2005                                                             №1

 

Председатель  собрания: А.В. Ситников

Секретарь собрания: Н.П. Игнатьева

Присутствовали: акционеры ООО «Приор» - 146 акционеров, владеющих в совокупности 90% акций, дающих право участвовать в голосовании.

Собрание считается  правомочным.

 

ПОВЕСТКА ДНЯ:

    1. Об увеличении уставного капитала ООО «Приор».

СЛУШАЛИ:

    С предложением об увеличении уставного  капитала общества докладчик – Президент  ООО В.Н. Филатов.

ПОСТАНОВИЛИ:

         Увеличить уставный капитал общества  на 1 000 000 (один миллион) рублей.

ГОЛОСОВАЛИ:

    «ЗА» - 145 голосов

    «Против» - 0 голосов

    «ВОЗДЕРЖАЛИСЬ» - 1 голос.

РЕШЕНИЕ ПРИНЯТО.

 

Председатель  собрания   Подпись    А.В. Ситников

Секретарь собрания    Подпись    Н.П. Игнатьева

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Пример  оформления протокола

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

    Докладная записка – адресованный руководителю документ, содержащий обстоятельное  изложение какого-либо вопроса, отражающего  производственную деятельность организации, с выводами и предложениями составителя. Докладная записка может оформляться  рукописным способом на стандартном листе бумаги.

    Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

    Обычно  докладной запиской информируют  руководство об имевших место  событиях, фактах, явлениях, сложившейся  ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя  докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются  по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя, и преследует цель повышения эффективности деятельности организации.

 

    

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

__________________________________________________________________________________

    Пример  оформления докладной записки

    4

                                     Объяснительная записка

    Объяснительная  записка - это документ, в котором  работник организации объясняет  причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка  оформляется рукописным способом на стандартном листе бумаги. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, резолюцию, отметку об исполнении документа  и направлении его в дело.

 
 

    Служебная записка

    Служебная записка это документ по назначению близкий докладной записке, но составленный по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения  и др., работником или руководителем  подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

    Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту,  адресат, подпись.

    Текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин составления) и предположения просьбы, заявки т.п.

    Служебную записку подписывают специалист или руководитель подразделения. Датой  служебной записки является дата ее составления и подписания.

                                                  

 

                                                    Заявление

    Заявление – это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

    Заявления оформляются лично работником, как  правило, от руки в произвольной форме (возможен вариант трафаретного бланка заявления, разработанный организацией). Заявление содержит следующие реквизиты: наименование вида документа, должность, Ф.И.О. руководителя предприятия, текст, дату, подпись работника и ее расшифровку, визы, резолюции, отметку об исполнении и направлении его в дело.

    Заявления оформляются при приеме на работу, увольнении, предоставлении очередных  трудовых или дополнительных отпусков, с просьбой об оказании материальной помощи и т.д. Как правило, подается на имя первого руководителя для  принятия решения. Заявление с резолюцией является основанием для издания распорядительного документа (приказа, распоряжения и т.п.). Сложившаяся практика (и особенно судебная) показывает, что, например, заявления об увольнении надо составлять в двух экземплярах: один отдается администрации, а второй с датой подачи заявления и подписью должностного лица (секретаря директора, инспектора отдела кадров, непосредственного начальника) остается на руках у подавшего заявление об увольнении.

 
 
 
 
 
 
 
 
 

    5

 

    СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА    Заместителю генерального директора

                                                    по персоналу –  начальнику службы

                                                    персонала И.И. Иванову

 
 

    Проект  изменений

    к штатному расписанию

    на  текущий год

 
 

               В соответствии  с вашими указаниями от 20 января  с.г. отделом кадров подготовлен

    проект  изменений к штатному расписанию (прилагается на четырех листах).

            При вашем согласии прошу Вас  утвердить прилагаемый проект  изменений и

    подписать соответствующие распоряжения о  введении в действие уточненного  штатного

    расписания  с 1 апреля с.г.

      Проект распоряжения о введении  в действие уточненного штатного  расписания  прилагается (на 1 листе).

 

         Начальник отдела кадров   Подпись   М.М. Михайлова

        

         СОГЛАСОВАНО:

         начальник юридического отдела

         подпись             П.П. Петров

         01.02.2008

 

Пример  оформления служебной записки

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

6

 

Директору фирмы «Центр»

                                                                                                  П. В. Еремину

                                                                                                 ст. бухгалтера

                                                                                                   Васильева И.В.

 
 

enter">Заявление  
 

    Прошу освободить меня от должности старшего бухгалтера по  собственному желанию  с 1 сентября 2005 г.

 

22.08.2005    Васильев                И.В. Васильев

 

Согласен:

Гл.бухгалтер

(личная подпись)  И.О. Фамилия

   

 

_________О.К.________

Подготовить приказ

об увольнении с 14.09.2005

по собственному желанию

 

Подпись директора  И.О. Фамилия

25.08.2005.

 
 
 

В дело 12-03 приказ подготовлен

И.Кабанова 28.08.2005

 
 
 

Пример оформления заявления об увольнении

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

7

 

Телеграмма

(телетайпограмма)

    Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования. Телеграммы составляют в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. Телеграммы составляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия – на обычной бумаге. Печатают телеграмму  в двух экземплярах, первый экземпляр направляется на телетайп (телеграф), второй подшивается в дело. Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем организации и заверяется печатью.

 
 

Пример  оформления телеграммы

 

    Телеграмма  содержит следующие реквизиты: наименование организации, указание категории телеграммы, отметку о виде телеграммы, телеграфный  адрес получателя, условный или полный текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводственный номер, дату регистрации, адрес и  наименование отправителя (помещается под чертой).

 
 

    Телекс

    Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи – по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс – это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) – аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи.

 
 

    Факсограмма (телефакс, факс)

    Факсограмма - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного),переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

 
 

    Телефонограмма

    Телефонограмма - обобщенное  название различных  по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование организации, вид документа, дату, номер, место составления, адресат, текст, подпись, отметку о времени передачи и приема и указание должностей, фамилий и инициалов лиц, принявших и передавших телефонограмму.

    8

 
 

Образец телефонограммы

 

    Телефонограммы  составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем предприятия или непосредственным исполнителем. Текст телефонограммы не должен содержать более 50 слов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, в ней указывается список учреждений-адресатов и номеров телефонов.

 
 

    АКТ

    Акт — документ, составленный несколькими лицами (комиссией) для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

    Разновидности актов определяются их содержанием  и назначением: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов), обследования (состояния техники  безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности), испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сдачи (материальных ценностей, документов), приема-передачи (дел); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т.д.

    Акты  проверок, обследований, ревизий и другие не только фиксируют установленные факты и события, а также содержат выводы, рекомендации и предложения.

    Акты  составляются коллегиально (не менее  двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально назначаемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Однако возможно составление акта одним, специально уполномоченным на то лицом (ревизор, инспектор).

    Текст акта, как правило, состоит из вводной  и констатирующей частей.

    Вводная часть строится по схеме: основание, составлен комиссией в составе, присутствовали.

    Если  акт составлен комиссией, то вместо слова «присутствовали» указывают  председателя комиссии, затем членов комиссии, их должности, инициалы и  фамилии. Фамилии членов комиссии указывают  в алфавитном порядке, нумеруют арабскими  цифрами и пишут через 1,5 интервала.

    В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной

 

    9

комиссией работы, указываются документы, на основании  которых работа проводилась, фиксируются  установленные факты. В случае необходимости  в этой части делают выводы и предложения  по установленным фактам.

    Акты  готовятся по результатам ревизий  при приеме-передаче дел, проведении испытаний новых изделий и  образцов, приеме объектов в эксплуатацию, сдаче документов, на уничтожение  и т.д.  В некоторых случаях  акты подлежат утверждению, в том  числе и вышестоящими организациями. Реквизит «УТВЕРЖДАЮ» находится  в правом верхнем углу на свободном  месте.

    Лицо, имеющее замечания по содержанию акта, подписывает его с указанием  о своем несогласовании и излагает свое мнение на отдельном листе-приложении. Небольшое по объему замечание можно  поместить ниже подписей лиц, составивших  акт.

    В том случае, если выводы и предложения  в акте излагаются в распорядительной форме, с указанием сроков исполнения предписываемых действий, акт предоставляется руководителю для визирования.

    Акт является основанием для издания  администрацией предприятия соответствующих  распорядительных документов.

    После составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием лиц, упомянутых в акте, под расписку.

    Дата  акта должна соответствовать дню  актируемого факта или события.

    Основные  реквизиты акта: реквизиты бланка организации; название вида документа; дата; заголовок к тексту; гриф утверждения (при необходимости); текст; отметка  о наличии приложения (если оно  имеется); подпись председателя и  членов комиссии; отметка о визировании  присутствовавших; отметка об исполнении документа и направлении его  в дело.

    Как правило, акт составляют в трех экземплярах; первый направляется в вышестоящие  организации, второй – руководителю организации, а третий подшивается  в дело.

 
 

    Справки

    Справки - отражают основную (производственную) деятельность организации. Они могут  быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.

 

    Сводка

    Сводка- это документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу. В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее  установленным параметрам, связанным  одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и  т.п.).

 

    Заключение

    Заключение- это документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии, или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

    Заключения  составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на  научные  работы (отчеты, статьи, диссертации  дипломные проекты), проекты стандартов и др.

 
 

    Перечень

    Перечень - это документ, содержащий систематизированное  перечисление предметов,  лиц, объектов в определенном порядке.

 

    10

 

    НАЗВАНИЕ  ОРГАНИЗАЦИИ

 
 

    АКТ

00.00.0000            №00

         Место издания

Краткое содержание события

или факта, сформулированное

отглагольным  существительным

в именительном падеже

 

Основание: номер  и дата распорядительного документа

Состав комиссии:

Председатель: Наименование должности, И.О. Фамилия.

Члены комиссии:      Наименование должности, И.О. Фамилии.

                    (Располагаются  в алфавитном порядке)

Присутствовали:  Наименование должности, И.О. Фамилии  лиц, присутствующих при

                   составлении акта (располагаются в алфавитном порядке)

 

    В констатирующей части акта описывается  проведенная работа, фиксируются  установленные факты; могут содержаться  выводы и заключения комиссии, конкретные предложения. Констатирующая часть  может быть разделена на пункты.

    Количество  экземпляров акта определяется числом заинтересованных лиц или нормативными документами, регламентирующими составление  акта.

Составлен в двух экземплярах:

1-й – кому (куда);

2-й – кому (куда).

    Приложение: Текст приложения, если оно есть.

Председатель     (подпись)    И.О. Фамилия

Члены комиссии    (подписи)    И.О. Фамилия

                                                            И.О. Фамилия

Присутствовали  при 

составлении акта    (подписи)    И.О. Фамилия

                                                                  И.О. Фамилия

 
 
 

Образец акта

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

11

СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО

    Особое  место в системе информационно-справочной документации занимает переписка (корреспонденция) – обобщенное название разных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. Переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации организации.

    Виды  деловой переписки и их назначения (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма, телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида – почтовая связь и электронная связь.

    Служебное письмо (синонимы: официальное письмо, деловое письмо) – название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте.