Iнформаційні системи управління персоналом

ЗМІСТ

…………….……………………………………………………………..стор.

ВСТУП…………………………………………………………………..3

РОЗДІЛ  I РОЛЬ ІНФОРМАЦІЙНИХ СИСТЕМ В УПРАВЛІННІ ПЕРСОНАЛОМ ПІДПРИЄМСТВА………………………………………….………….4

РОЗДІЛ II АВТОМАТИЗАЦІЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ СИСТЕМ УПРАВЛІННЯ ПЕРСОНАЛОМ…………………………………………….……….. 

ВСТУП

Важливим елементом продуктивних сил і головним джерелом розвитку економіки є люди, їх майстерність, освіта, підготовка, мотивація діяльності. Існує непересічна залежність конкурентоспроможності економіки, рівня добробуту населення  від якості трудового потенціалу персоналу підприємства, організації.

Персонал підприємства формується та змінюється під впливом внутрішніх факторів – це характер продукції, яка випускається на підприємстві, технології та організації виробництва; під впливом зовнішніх факторів – це демографічні процеси, юридичні та моральні норми суспільства, характеру  ринку праці.

Від забезпечення підприємства кваліфікованими кадрами, раціонального  їх використання залежать організаційно-технічний  рівень виробництва, імідж підприємства, його фінансова стабільність, усі  показники діяльності підприємства.

Результати господарської  діяльності підприємства залежать від  ефективності використання живої праці  – найбільш вирішального фактору  виробництва, тому що підприємство створилося самою людиною для задоволення  її потреб. Забезпеченість підприємства трудовими ресурсами, їх раціональне  використання, високий рівень продуктивності праці сприяють збільшенню обсягів  виробництва продукції, ефективному  використанню устаткування, обладнання, машин, механізмів, зниженню собівартості та зростанню прибутку.

РОЗДІЛ 1. РОЛЬ ІНФОРМАЦІЙНИХ СИСТЕМ В УПРАВЛІННІ ПЕРСОНАЛОМ ПІДПРИЄМСТВА

В останнє десятиріччя  комп'ютер став невід'ємною частиною управлінської системи підприємств. Однак сучасний підхід до управління припускає ще й вкладання грошей в інформаційні технології. Причому  чим більше підприємство, тим більшими повинні бути подібні вкладання.

Завдяки стрімкому розвитку інформаційних технологій спостерігається розширення області їх застосування. Якщо раніше ледве чи не єдиною областю, в якій застосовувалися інформаційні системи була автоматизація бухгалтерського обліку, то зараз спостерігається впровадження інформаційних технологій у безліч інших сфер, наприклад, в аудит, маркетинг і т. ін.

Ефективне використання корпоративних інформаційних систем дозволяє робити більш точні прогнози й уникати можливих помилок в управлінні підприємством в умовах динамічного ринку та глобалізації економічного простору.

 З  будь-яких даних і звітів про  роботу підприємства можна отримати масу корисних відомостей і саме інформаційні системи дозволяють одержати максимум користі з усієї наявної інформації.

  Саме цим фактом і пояснюється життєздатність і бурхливий розвиток інформаційних систем — сучасний бізнес украй чутливий до помилок в управлінні, і для прийняття грамотного управлінського рішення в умовах невизначеності ринку необхідно постійно тримати під контролем різні аспекти фінансово-господарської діяльності підприємства (незалежно від профілю його діяльності) та рівень становища в ринковому середовищі, що швидко змінюється.

 Тому можна ціпком обґрунтовано стверджувати, що в жорстокій конкурентній боротьбі може перемогти підприємство, яке використовує в управлінні сучасні інформаційні технології та системи. [1]

Результативність інноваційної виробничої, комерційної та економічної діяльності підприємства безпосередньо залежить від рівня професійної підготовки і компетентності усіх категорій  працівників, дієвості застосовуваного  мотиваційного механізму, постійно підтримуваних на належному рівні  умов праці і життя трудового  колективу. Тому ефективне управління персоналом має бути пріоритетним і  найважливішим напрямком діяльності кожного підприємства (фірми) в умовах соціальне орієнтованої ринкової економіки.

Від забезпечення підприємства кваліфікованими кадрами, раціонального їх використання залежать організаційно-технічний рівень виробництва, імідж підприємства, його фінансова  стабільність, усі показники діяльності підприємства.

Управління персоналом –  це сукупність цілеспрямованих дій  керівного складу, організації і  структурних підрозділів з керівництва  підлеглими, спрямованих на досягнення поставлених загальних і специфічних  цілей фірми.[3]

Інфорамаційна система являє собою комунікаційну систему збору, передачі, переробці інформації про об'єкт, що постачає працівникам інформацію для реалізації функцій управління.

Під інформаційною  системою звичайно розуміється прикладна  система, орієнтована на збір, збереження, пошук і обробку текстової  і/чи фактографічної інформації. Переважна  більшість інформаційних систем працює в режимі діалогу з користувачем.

Згідно  з ДСТУ 2874-94, "Інформаційна система - це система, яка організує пам'ять та маніпулювання інформацією про проблемну область". ІС представляє собою сукупність інформаційних процесів для задоволення потреб в інформації різних рівнів прийняття рішень. Її метою є виробництво інформації для використання (споживання) управлінським апаратом.[1]

Від рівня забезпечення управління персоналом безпосередньо залежить ефективність господарсько-фінансової діяльності підприємства. Організовують  роботу з персоналом служби управління персоналом, працівники яких повинні професійно володіти спеціальними знаннями в галузі права, психології та соціології. До основних завдань служби управління персоналом належать: планування, відбір, найом, адаптація, підвищення рівня кваліфікації та перепідготовка, проведення атестацій, оцінка рівня кваліфікації, просування по службі, організація і стимулювання праці, забезпечення техніки безпеки, соціальних виплат, укладання колективних договорів, розгляд скарг і претензій, контроль за дотриманням трудової дисципліни, вивільнення, аналіз плинності персоналу і втрат робочого часу, профорієнтація, консультування керівників підрозділів з питань персоналу і трудового законодавства, формування мікроклімату в трудовому колективі тощо.

Критерієм і кінцевою метою  роботи служби управління персоналом є укомплектування всіх робочих  місць на підприємстві працівниками, духовний і професійний рівень котрих відповідає посадам, які вони обіймають. [2]

Причинами впровадження інформаційної  системи управління персоналом

в організації, є:

• багато видів діяльності з управління персоналом можуть
• виконуватись більш ефективно, з меншим об’ємом необхідної для обробки документації;
• маючи систему постійно діючого ведення даних, необхідно зберігати набагато меншу кількість бланків і робити менше записів вручну;
• пошук інформації, потрібної керівництву для прийняття рішень, може подаватись швидше і простіше. Наприклад, замість того, щоб проводити вручну аналіз текучості кадрів по відділам, стажу роботи в компанії та освітнього рівня, спеціалісти можуть складати подібні звіти швидше за допомогою інформаційної системи, використовуючи її можливості сортування й аналізу інформації;
• оскільки ефективне управління людськими ресурсами набуває все  більше стратегічного значення в багатьох організаціях, інформаційна система надає ефективність і при стратегічному плануванні, і прогнозуванні майбутньої потреби в людських ресурсах.

Основними функціональними  підсистемами інформаційної системи  управління персоналом на підприємстві є: підсистема оформлення та обліку кадрів; підсистема планування, прогнозування  і маркетингу персоналу; підсистема розвитку кадрів; підсистема аналізу  і розвитку засобів стимулювання праці.

Інформацію щодо фактичної  наявності персоналу на підприємстві надає підсистема оформлення та обліку кадрів, у задачі якої входять автоматизація  документального оформлення прийому, звільнення, кадрового переміщення  персоналу, облік наявності та руху особового складу підприємства, оцінка та аналіз персоналу. Аналітичні відомості, що формуються у цій підсистемі, містять інформацію про кваліфікаційну структуру персоналу, статево-вікову структуру, структуру персоналу за категоріями, звітну інформацію про плинність кадрів на підприємстві, тривалість робочого дня, соціальні послуги і т. ін.

До підсистема планування належать розробка кадрової політики, розробка стратегії управління персоналом, аналіз кадрового потенціалу та ринку праці, кадрове планування, прогнозування потреб у персоналі, організація реклами та встановлення взаємодії із зовнішніми організаціями, що забезпечують підприємство кадрами.

Підсистема розвитку кадрів: навчання персоналу, перепідготовка та підвищення кваліфікації, введення в посаду, організація кадрового зростання, реалізація службово-професійного просування та кар'єри співробітників, робота з кадровим резервом.

Підсистема аналізу і розвитку засобів стимулювання праці. Ця система по суті займається розробкою систем мотивації, вироблення систем оплати праці, участі персоналу в прибутках і капіталі підприємства, розробка форм морального стимулювання персоналу.[6]

Найперспективнішим напрямком  упровадження нових інформаційних  технологій у сучасних умовах є створення  і застосування в управлінні інформаційних  систем нового покоління, які зорієнтовані на розподілену обробку даних, створюванням обчислювальних мереж, експертних систем, системи підтримки прийняття рішень, автоматизованих робочих місць планово-управлінського персоналу.[5]

РОЗДІЛ II. АВТОМАТИЗАЦІЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ СИСТЕМ УПРАВЛІННЯ ПЕРСОНАЛОМ

У сучасних економічних умовах розвитку одним з найбільш важливих питань для будь-якого підприємства є підвищення ефективності управління персоналом. Запровадження оптимальної  системи управління трудовими ресурсами  підприємства забезпечує постійне удосконалення  методів роботи з кадрами. Системи  такого типу забезпечують стратегічне  управління людськими ресурсами  підприємства. Найперспективнішим напрямком упровадження нових інформаційних технологій у сучасних умовах є створення і застосування в управлінні економікою інформаційних систем нового покоління, які зорієнтовані на розподілену обробку даних, створюванням обчислювальних мереж, експертних систем, системи підтримки прийняття рішень, автоматизованих робочих місць планово-управлінського персоналу/

Для того, щоб розглянути це питання необхідно дати визначення автоматизованої інформаційної системи (далі в тексті АІС)/

Автоматизована ІС - це система, яка реалізує інформаційні технології виконання функцій управління при сумісній роботі управлінського персоналу та комплексу технічних засобів. АІС поєднує людські ресурси, устаткування, програмне забезпечення, мережі зв'язку та інформаційні ресурси з метою збору, переробки та поширення інформації в організації.[1]

Середні і великі підприємства відчувають потребу в автоматизації  основних і найтрудомісткіших бізнес-процесів, пов’язаних з управлінням персоналу: прийняття на роботу, переведення, звільнення, оформлення відпусток тощо. Досить велика потреба в інтегрованих системах, що забезпечують також функціональність з обліку робочого часу і розрахунку заробітної плати.

Конкуренція примушує компанії розвивати функціональність, інтегрувати свої продукти з продуктами інших постачальників і суміжними продуктами, розвивати партнерські мережі, створювати недорогі типові рішення для невеликих компаній. Досить велика потреба в інтегрованих системах, що забезпечують функціональність з обліку робочого часу (електронний табель) і розрахунку заробітної платні. Необхідно зазначити, що, незважаючи на існуючий попит, автоматизація бізнес-сфери управління персоналом не є найпріоритетнішим завданням автоматизації в більшості українських компаній. Передусім, автоматизуються бухгалтерський, матеріальний і виробничий облік.

Нині проблеми автоматизації  управлінських функцій у кадровій сфері на вітчизняних підприємствах вирішують через придбання готових програмних продуктів у формі пакетів прикладних програм. [5]

Якщо говорити безпосередньо  про розробку АІС, то на сьогодні існують два напрями до розроблення систем управління персоналом:

1. Розроблення систем автоматизації  облікових кадрових функцій, що  вміщують завдання:

— облік і зберігання первинних  документів, які входять до особової справи;

— формування, проведення і  зберігання наказів, які належать до

особового складу;

— підготовка і надання  статистичних та інших звітів;

— зберігання копій наказів  з основної діяльності;

— можливість отримання повних даних про структуру підприємства, позиції штатного розкладу і співпрацівників;

— налаштовуваність системи на структуру підприємства, розроблення звітної документації.

2. Розроблення експертних  систем з аналізу і прийняття  рішень у галузі управління  персоналом. За їх допомогою відбувається  аналіз й управління  мотивацією, побудова  кар’єрограм, психологічне тестування, планування витрат на персонал тощо. Якість автоматизації кадрового обліку залишається найважливішим чинником як під час вибору, так і під час створення системи. Кадровий облік є наріжним каменем управління персоналом, найвитратнішою його частиною через великі обсяги введення первинних даних. Навіть відносно невелике зниження трудовитрат під час роботи з первинними документами дає помітний економічний ефект за рахунок підвищення точності, можливості оперативного корегування даних, що вводяться.

Автоматизовані системи  кадрового обліку, створювані фірмами, розробниками програмного забезпечення, постійно удосконалюються і поліпшуються, багато в чому полегшуючи працю кадровиків. Зазнав суттєвою зміни функціонал штатного розкладу, величезну роботу проведено  в галузі територіально-розподілених і холдингових структур, спрощено налаштовуваність систем тощо.

Слабкою ланкою в автоматизації  кадрової роботи є одна зі складових  кадрового обліку – робота з паперовими документами.

Практично кожна з операцій кадрового обліку потребує роботи з  паперовими документами. Операції ведення  кадрового обліку (з погляду паперового документообігу) можна поділити на:

— облік і зберігання первинних  документів, що входять до особової справи;

— формування, проведення і  зберігання наказів, які належать до особового складу;

— підготовка і надання  статистичних та інших звітів;

— зберігання копій наказів  з основної діяльності.

Нині одним із варіантів  вирішення завдання автоматизації  роботи з паперовими документами  є використовування в кадровій службі автоматизованих систем з діловодства  та документообігу. Первинні документи  особових справ давно вже розподіляють на ведення інформації в комп’ютерній базі даних і зберігання особових справ працівників у паперовому вигляді.

Водночас здебільшого  паперові документи зберігаються тільки для забезпечення правових взаємостосунків  працівника й організації. Безпосередня ж робота ведеться з електронною  версією особової справи, що зберігається в базі даних. Усі сучасні засоби автоматизації кадрового обліку підтримують цю технологію і формують, на вимоги користувача, копії наказів  і різного роду виписки, проте  далеко не всі засоби дають змогу  зберігати в електронному вигляді  копії рукописних первинних документів, зберігання яких передбачено законом: особові заяви, анкети, документи про освіту тощо. Адже пошук в електронній базі даних з подальшим виведенням на друк або відправленням поштою копії необхідного документа виконують значно швидше, ніж пошук у паперовому архіві, ксерокопіювання і відправлення паперової копії.

Архівне зберігання особових справ: ведення номенклатури, пошук  та інші операції з архівом, не автоматизовані в сучасних інформаційних системах кадрового обліку. Безумовно, системи  автоматизації архівної діяльності існують, але вони функціонують і  пропонуються як окремий програмний продукт.

Формування наказів щодо особового складу автоматизовано майже  у всіх системах кадрового обліку. Наявність цієї операції стала вже  стандартом для виробників систем кадрового  обліку. Але ж формування наказу – лише половина справи. Його ще потрібно завізувати, затвердити, виконати і  розіслати копії іншим співвиконавцям. І якщо виконання наказу, хоча і  без автоматичної фіксації змін проекту, реалізоване, то решта етапів проведення наказу дотепер була повністю ручною операцією.

Багато видів наказів  потребують часто по 7 – 9 і більш  віз. У сучасних організаціях з налагодженою  системою безпеки і розвинутими  адміністративно-господарськими службами за деякими кадровими наказами може нараховуватися, крім кадровика, до 5 і  більш співвиконавців.

Важливу роль у підвищенні ефективності та оперативності управління персоналом відіграють автоматизовані системи з діловодства та документообігу. Завдяки системі діловодства та документообігу праця кадровика з проведення, наприклад, наказів або розпоряджень, зводиться до контролю за проходженням документа, тобто система автоматично доводить інформацію до співвиконавців та інших зацікавлених посадовців, коло яких визначене внутрішніми інструкціями організації. Для поточної роботи кадровику необхідно своєчасно отримувати копії окремих документів з основної діяльності. Системи з діловодства та документообігу нададуть йому будь-яку інформацію, що є в базі даних системи.

Під час інтеграції системи  кадрового обліку в систему автоматизації діловодства, коли внутрішня інструкція з діловодства та документообігу допускає візування документів в електронному вигляді, система документообігу сама забезпечує проведення процесу візування.

У разі необхідності візування  на паперовому носії система з діловодства та документообігу дасть змогу проконтролювати доставку документа всім візуючим особам, відстежити терміни узгодження і підписання, що вкрай важливо для підготовки наказів, які стосуються персоналу.

У разі застосування системи  з діловодства та документообігу всі зміни, внесені в документ візуючою особою, фіксуються в електронній картці. Під час затвердження документа керівник може (за бажанням) проглянути етапи внесення змін до документа на стадії візування.

За наявності в організації  спеціалізованих служб, що відповідають за внутрішній документообіг, фахівцю з проведення наказів служби управління персоналом залишається лише контролювати проходження документа.

Особливо варто зазначити, що з виконанням вищеописаних функцій може впоратися далеко не кожна система документообігу. Кадрові накази специфічні тим, що вони зобов’язані бути паперовими. На жаль, більшість систем, що позиціонуються як системи документообігу, швидше забезпечують розсилання інформації, ніж управляють реальним паперовим документообігом. Це у випадку великої кількості наказів, що стосуються особового складу, може призвести до суттєвих проблем.

Окреме питання – передання  до служби управління персоналом первинних документів з підрозділів. Адже очевидно, чим більша частка документів, що надходять до служби в електронному вигляді, тим менше зусиль необхідно затрачати на їх оброблення. Традиційно для доставлення документів намагаються використовувати електронну пошту, але функціонал стандартних поштових систем, здебільшого, не задовольняє адміністративних вимог. Використовування системи діловодства для прийняття первинних даних з підрозділів дає змогу вирішувати всі адміністративні проблеми передання. Система не лише допоможе розіслати запити на документи у підрозділи і проконтролювати їх відправлення до відділу кадрів, а й перевірить автентичність електронних цифрових підписів на документах, а також автоматично завантажить їх у базу даних кадрів. Часто навіть у невеликих організаціях табель обліку робочого часу заповнюють в електронній формі, після чого роздруковують, підписують і спрямовують до відділу кадрів (розрахункову частину, відділ нормування праці тощо). Процес паперового передання даних (замість електронного) необхідний лише для підтвердження підпису відповідальної особи. Використовування електронного цифрового пыдпису дасть змогу довіряти автоматичному завантаженню внутрішньої звітності і досить вагомо понизить трудовитрати працівників служби управління персоналом.[2]

Ідеальна інформаційна система управління персоналом має відповідати рівню розвитку компанії та її кадровій політиці. Вона повинна бути частиною і засобом організаційного механізму з вироблення мети і задач, спрямована на збереження, зміцнення і розвиток кадрового потенціалу, на створення високофахової команди, здатної своєчасно реагувати на постійно змінні вимоги ринку з урахуванням стратегії розвитку компанії.

Пріоритети можуть змінюватися залежно від ситуації – наприклад, якщо відбувається збільшення штату компанії в стислі терміни, то, звичайно, відразу на перше місце виходить управління процесом підбирання персоналу і т.д. Можна так розподілити пріоритети у порядку спадання:

— атестація й оцінка персоналу;

— кар’єрне зростання;

— навчання;

— мотивація;

— відбір персоналу.

Перерахуємо у вигляді  тез завдання, які повинна охоплювати ідеальна програма управління персоналом:

— атестація й оцінка персоналу, включаючи методики тестування з повною психодіагностикою;

— зберігання “професійної історії” кожного співпрацівника, підбирання кандидатів на вакансії із запасними варіантами;

— обґрунтоване ранжируване формування кадрового резерву, оцінка управлінського потенціалу співпрцівників;

— систематичне кадрове планування, можливість перерозподілу ресурсів, що допомагає уникнути додаткового набору співпрацівників;

— розроблення програм  розвитку персоналу з метою вирішення не лише нинішніх, а й майбутніх завдань компанії на основі вдосконалення систем навчання і кар’єрного просування співпрацівників;

• формування індивідуальних планів і кар’єрних драбин;

— прогнозування створення  нових робочих місць з урахуванням упровадження нових технологій; виявлення за допомогою системи негативних тенденцій в організації;

— оцінка витрат на навчання;

— діагностика мотивації, розроблення мотиваційних механізмів підвищення зацікавленості і задоволеності співпрацівників;

— створення сучасних систем підбору і відбору персоналу, що передбачає оптимізацію внутрішніх конкурсів (рекрутер задає вимоги, і система шукає відповідних кандидатів у базі, видаючи ранжируваний список) і багатокритерійний відбір;

— оптимізація розміщення кадрів. Для кожної кадрової позиції має бути створено ідеальну, а для кожного працівника – актуальну модель компетенції. У  разі їх порівняння система  має видавати пропозиції щодо розвитку якостей і відпрацювання навиків співпрацівника, а також пропозиції з просування або ротації;

— проектування нової штатної структури підрозділу. Водночас було б дуже корисно, якби система могла “оцінювати” нову структуру як із погляду фінансових витрат, так і з якісного боку (наскільки вона оптимальна);

— аналіз вікової і будь-якої іншої структури персоналу (що полегшить розроблення соціальних програм, проведення організаційних і культурних перетворень).

Добре, якщо така система  наділена такими властивостями:

— має дружній інтерфейс;

— містить розділи для  всіх основних видів діяльності з управління персоналом;

— не вимагає від користувачів додаткових навиків в освоєнні

комп’ютера;

— не дублює функцій щодо введення інформації;

— у режимі onlіne створює будь-які аналітичні звіти в графічній формі;

— має розумно допустиму  вартість.

Облік персоналу – це лише одна з HR-функцій. Інші функції індивідуальні і розрізняються, як і самі підприємства. Було б добре, якби всі подібні системи могли здійснювати:

— підбір і відбір персоналу;

— планування навчання і  розвитку персоналу;

— оцінювання та ранжирування персоналу;

— складання соціального  пакету;

— підготовку звітів і статистичний аналіз;

— формування кадрового резерву;

— економічний аналіз діяльності персоналу тощо.

Ідеальна інформаційна система  для управління персоналом – це єдине інформаційне середовище, що дає змогу об’єднати всі суб’єкти управління персоналом і підвищити  ефективність їхньої роботи. Для цього  інформаційна система має підтримувати виконання таких завдань:

• Збирання інформації про стан персоналу (як якісний, так і

кількісний) від служб, що безпосередньо працюють з персоналом

(безпосередні керівники,  управління персоналом, бухгалтерія).

Надання безпосереднім керівникам інформації про персонал,

необхідної для їхньої роботи з персоналом у підрозділі (плани  навчан-

ня працівників, результати оцінок, атестацій, особові дані, відомості

про навчання у ВНЗ, плани  кар’єри тощо).

• Узагальнення, аналіз  інформації, планування заходів і

можливість надавати керівництву  інформацію про кадровий стан на

підприємстві загалом, підрозділах  окремо і, зокрема, про кожного

працівника.

• Інформаційна підтримка різних процесів (таких, як розрахунок

заробітної платні), які  відбуваються між структурними підрозділами

(лінійні керівники, керівництво,  відділ роботи з персоналом, бухгалтерія,

планово-економічний відділ).

• Автоматизація всіх рутинних кадрових процедур за допомогою налаштування автоматичного документообігу.
• Автоматизація процесів управління персоналом та організаційного розвитку.
• Зміна статусу кадрової служби, перенесення центру ваги із забезпечення обліку кадрів на діяльність з підвищення якості персоналу.

Отже, для ефективної роботи системи управління персоналом система має забезпечувати інформаційну підтримку в таких напрямах діяльності: облік кадрів; організаційні структури та організаційний розвиток; табельний облік (облік робочого часу); профорієнтація персоналу; навчання; підбір персоналу; соціальні програми; кадрове планування; звітність. Розкриємо деякі пункти докладніше.

Організаційні структури  і організаційний розвиток. Система має відображати актуальний стан організаційної структури підприємства і всього, що з ним пов’язане: поточний і плановий штатний розклади; перелік вакансій; положення про підрозділи; перелік посад і кваліфікаційних вимог до них; єдині тарифно-кваліфікаційні довідники; посадові інструкції; реєстр робочих місць тощо.

Система повинна давати змогу  вносити оперативні зміни до всіх складових організаційної структури, а також проводити аналіз і моделювання організаційного розвитку підприємства.

Профорієнтація персоналу. Профорієнтація – це регулювання кадрових ресурсів за рахунок приведення рівня кваліфікації працівників у відповідність з потребами виробництва. Щоб вирішити проблему з профорієнтації працівників, система повинна забезпечити:

— ведення каталогу кваліфікацій і повної історичної інформації про профілі компетентності (перелік знань, умінь і навиків, необхідних для роботи у конкретній посадовій позиції);

— можливість внесення оперативних змін до існуючих профілів компетентності і проектування нових;

— підтримку оцінки рівня  кваліфікації працівника;

— можливість перевірки відповідності профілю компетентності за посадою і рівню кваліфікації працівника;

— можливість на підставі аналізу будувати індивідуальні плани навчання, формувати резерв, планувати кар’єрне зростання працівників підприємства;

— планування і ведення  спадкоємності посадових позицій

(формування резерву);

— аналіз і надання керівництву інформації про стан кадрового ресурсу.

Навчання. Важлива властивість ідеальної системи – уміння пов’язувати потреби виробництва з планами навчання персоналу, підвищення його кваліфікації і розвитку, для чого необхідно:

— визначати потреби працівника в навчанні при зіставленні рівня кваліфікації (навиків, знань і умінь) з вимогами часу, спеціальності і посади;

— вести історію навчання кожного працівника;

— формувати бюджет на навчання і вести облік проведених витрат;

— планувати навчальні  заходи, пов’язані з розвитком і підвищенням кваліфікації персоналу (курси, семінари, тестування тощо).

Підбір, найом, звільнення, переміщення персоналу. Діагностичний інструментарій, що використовують під час процедури підбору, зазвичай, створюють за допомогою спеціальних програм.

Розвинута система управління персоналом має забезпечити планування та облік витрат,  аналіз  заходів щодо підбору, найму, переміщення і звільнення персоналу, а також підтримувати автоматичне формування листів і пропозицій про роботу, наказів про найом, звільнення працівників тощо. Крім того, в ній мають бути присутні зручні засоби для формування бази кандидатів, каталог навчальних закладів, навчальних курсів і пропонованих заходів. Необхідна також можливість проводити аналіз ефективності навчання й аналіз якості навчальних закладів та навчальних програм.