Инвентаризация и ее виды

     Введение

     Все явления, происходящие в нашем обществе, находятся в тесной связи и взаимозависимости. Это в полной мере относится и к объектам бухгалтерского учета, которые находятся в постоянном движении.  Возможность получить показатели, взаимно связанно отражающие величину хозяйственных средств и их движения в процессе деятельности предприятия, и обеспечивает метод бухгалтерского учета.

     Главными  задачами бухгалтерского учета являются:

• обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с установленными нормами, нормативами, сметами;
• формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности   организации, необходимой для оперативного руководства и управления, а также для использования инвесторами, поставщиками, кредиторами, налоговыми и банковскими органами;
• выявление внутрипроизводственных резервов, их мобилизация и эффективное использование, своевременное предупреждение негативных явлений в  хозяйственно–финансовой деятельности.

     Для метода бухгалтерского учета характерным  является использование целого ряда приемов и способов, каждый из которых  дает возможность получить информацию об отдельных сторонах изучаемого предмета, а в совокупности обеспечивают его  сплошное и непрерывное отражение. Он включает отдельные элементы, из которых главными являются: документация, инвентаризация, счета, двойная запись, баланс, отчетность, оценка и калькуляция. Все перечисленные элементы метода бухгалтерского учета представляют собой единую систему.  Бухгалтерский учет может выполнить предназначенные ему функции в системе управления производством только в том случае, если он будет применять все эти элементы, во-первых, в совокупности; во-вторых, в последовательности, предопределенной методологией сбора, регистрации, систематизации и передачи информации о хозяйственной деятельности предприятия.  

     Цель  инвентаризации имущества – проверка достоверности данных бухгалтерского баланса и отчетности предприятия. Она позволяет в натуральном  измерителе сравнить правильность  ведения документации всех хозяйственных  операций организации, выявить фактическое  наличие и качественное состояние  имущества предприятия. Нельзя не учитывать, проводя инвентаризацию, такие негативные явления, как хищения, естественную убыль. На предприятии постоянно  происходит смена форм учета средств  с товарной на денежную и обратно. Только при сравнении документации с реальным наличием материальных ценностей  можно определить правильно ли ведется  бухгалтерский учет и отчетность.  
 
 
 
 
 
 
 
 

     Инвентаризация  и ее виды

     Инвентаризация  — проверка соответствия данных бухгалтерского учёта фактическому положению дел. Обычно инвентаризацию связывают с  пересчётом и перемериванием предметов.

     Многие  организации обязаны проводить  инвентаризацию ежемесячно, но все  предприятия должны проводить инвентаризацию ежегодно. Согласно 25-й главе Налогового кодекса РФ невыполнение этого требования приравнивается к отсутствию бухгалтерского учёта. Серьёзные последствия может  повлечь за собой также и неправильное оформление результатов инвентаризации.

     Для проведения инвентаризации издаётся соответствующий  приказ, в котором назначаются  члены инвентаризационной комиссии и определяются сроки проведения инвентаризации. Члены инвентаризационной комиссии проверяют наличие предметов  и материалов, указанных в инвентаризационно-сличительной ведомости.

     Виды  инвентаризации.

     Выборочная  инвентаризация - инвентаризация, которая  проводится на отдельных участках производства или при проверке работы материально  ответственных лиц.

     Инвентаризация  основных фондов - система учетных  мероприятий для определения  количества, состава и состояния  основных фондов предприятия на определенный момент.

     Инвентаризация  товарных запасов - полная перепись товаров  в торговом предприятии, проводимая специальной комиссией.

     Периодическая инвентаризация - система периодического учета запасов компании.

     Полная  инвентаризация - проверка всех видов  имущества предприятия. Полная инвентаризация проводится в конце года перед  составлением годового отчета, а также  при полной документальной ревизии, по требованию финансовых и следственных органов.

     Частичная инвентаризация - инвентаризация, которая  проводится один раз в год для  каждого объекта.

     Плановая  инвентаризация – инвентаризация, проводящаяся в соответствии с установленным  графиком, например, перед составлением годового отчета, а внеплановая (внезапная) - по мере необходимости (смена материально-ответственных  лиц, стихийные бедствия, хищения, требования аудитора, судебных органов и т.д.).

     Инвентаризации  делятся по объему проверки – на сплошные и выборочные, а по времени  – на плановые и внезапные.

     Сплошная  инвентаризация охватывает проверку всего  без исключения наличного имущества  финансовых обязательств предприятия, она является весьма трудоемкой работой  и поэтому проводится один раз  в год, обычно перед составлением годового отчета.

     Выборочная - это инвентаризация, при которой  проверяются только некоторые (на выборку) ценности у конкретного материально  ответственного лица или же охватывает какой-либо один вид средств предприятия, например, только денежные средства в  кассе или только материалы на определенном складе. Выборочные инвентаризации и контрольные проверки должны систематически проводиться на предприятии в  межинвентаризационный период в  местах хранения и переработки товарно-материальных ценностей. Они осуществляются по распоряжению руководителя инвентаризационной комиссией, состоящей из лиц хорошо знающих  товарно-материальные ценности, учет и  отчетность. Основной задачей выборочных инвентаризаций и проверок является контроль за сохранностью имущества, выполнением правил его хранения, соблюдением материально ответственными лицами установленного порядка первичного учета. Такие проверки дисциплинируют работников предприятия, помогают вскрывать факты нарушений и содействуют сохранности имущества предприятия.

     В зависимости от основания проведения инвентаризации могут быть плановые и внеплановые. Последние проводятся внезапно, сроки их проведения не должны быть известны материально ответственным  лицам. Иногда могут проводиться  по требованиям ревизора, органов  народного контроля, финансовых и  следственных органов.

     Плановые инвентаризации проводятся:

• основных средств - не менее одного раза в два-три года, а библиотечных фондов - не реже одного раза в пять лет;
• капитальных вложений - не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 декабря отчетного года;
• незавершенного производства и полуфабрикатов собственной выработки - перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года и, кроме того, периодически в сроки, устанавливаемые соответствующими вышестоящими организациями;
• незавершенного капитального ремонта и расходов будущих периодов - не менее одного раза в год;
• готовой продукции на складах - не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;
• малоценных и быстроизнашивающихся предметов - не менее одного раза в год;
• нефти и нефтепродуктов - не реже одного раза в месяц;
• сырья и прочих материальных ценностей - не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;
• денежных средств, денежных документов, ценностей и бланков строгой отчетности - не менее одного раза в месяц;
• расчетов с банками (по расчетному счету, валютному счету, другим счетам, ссудам, кредитам и т. п.) - по мере получения выписок банков, а по переданным в банк на инкассо расчетным документам - на первое число каждого месяца;
• расчетов по платежам в бюджет - не менее одного раза в квартал;
• расчетов с дебиторами и кредиторами - не менее двух раз в год;
• остальных статей баланса - на первое число месяца, следующего за отчетным годом. 

     По  частоте или периодичности проведения различают ежесменные, ежемесячные (квартальные, полугодовые) и годовые  инвентаризации. Так, например, ежесменные инвентаризации остатков неиспользованных материалов, наличия полуфабрикатов или продукции осуществляют в  ряде производств при передаче смен материально-ответственными лицами, при использовании инвентарного метода контроля за использованием материалов, при работе с особо дорогостоящими или опасными продуктами. Не реже, чем ежеквартально, проводится инвентаризация наличных денежных средств и других ценностей в кассе.

     Наиболее  обширной и трудоемкой инвентаризацией  является годовая. При этой инвентаризации проверяется не только наличие материальных ценностей, но и состояние расчетов с дебиторами, обоснованность сумм созданных резервов и фондов, реальность кредиторской задолженности и других пассивов.              

     Порядок организации инвентаризации

     Порядок проведения инвентаризаций установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина  России  от 13.06.95 г. № 49.  Методическими  указаниями установлены как общие  правила проведения инвентаризации, так и правила проведения отдельных  видов имущества и финансовых обязательств.

     Количество  инвентаризаций, даты их проведения, перечень проверяемого имущества устанавливается  организацией, кроме случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным. Организует и руководит проведением организации руководитель предприятия, его заместитель или главный бухгалтер.

     Руководитель  предприятия должен обеспечить не только все условия для полной и точной проверки фактического наличия имущества  в установленные сроки, но и обеспечить внезапность в случае внеплановой  проверки. Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» при отсутствии на предприятии материально ответственного лица им становится руководитель предприятия. На больших предприятиях обычно создается  постоянно действующая инвентаризационная комиссия, назначенная приказом руководителя, которая и занимается проведением  обязательных и выборочных инвентаризаций. При большом объеме работ для  одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ  и наличии в организации ревизионной  комиссии проведение инвентаризаций допускается  возлагать на нее. В состав комиссии обычно включаются представители администрации, бухгалтерии, специалисты, а также  в некоторых случаях представители  аудиторских организаций.

     Задачей комиссии является проверка правильности использования и хранения материальных ценностей, своевременное нахождение ошибок в бухгалтерском  учете. В  результате проведения инвентаризации составляется инвентаризационная опись  в одном экземпляре по каждому  местонахождению ценностей, а также  по каждому материально-ответственному лицу.

     Опись подписывается комиссией, материально-ответственными лицами и передается  в бухгалтерию. При отсутствии хотя бы одного члена  комиссии результат проведенной  инвентаризации признается недействительным. Проверка наличия материальных ценностей, денежных средств и документов производится в обязательном присутствии материально-ответственного лица.  Проведение инвентаризации обязательно:

• При передаче имущества предприятия в аренду, выкупе, продаже, а также преобразовании государственного или муниципального предприятия в акционерное общество или другие негосударственные организации
• Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года
• Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов  - один раз в пять лет
• При ликвидации (реорганизации) предприятия
• При смене материально-ответственных лиц
• При установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порче ценностей
• В случае пожара, стихийного бедствия, аварий
• При переоценке основных средств и товарно-материальных ценностей
• При коллективной материальной ответственности инвентаризация обязательна при смене руководителя, при выбытии из коллектива более 50 % его членов, а также по требованию членов коллектива инвентаризация может, не проводится при передаче предприятий, зданий и сооружений разным подразделениям одной организации.

     Порядок проведения инвентаризации

     Бухгалтер к моменту проведения инвентаризации составляет инвентаризационную опись  товарно-материальных ценностей по местам хранения и по материально-ответственным  лицам. Складские операции в период проведения инвентаризации не производятся.

     Председатель  комиссии до начала проведения инвентаризации визирует все представленные документы, приложенные к отчетам, что является для бухгалтерии определением остатков имущества на начало инвентаризации.

     Материально ответственные лица дают расписки о  том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные  документы на имущество сданы  в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии и все ценности, поступившие  на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны. Аналогичные  расписки дают и лица, имеющие подотчетные  суммы или доверенности на получение  имущества.

     Сведения  о фактическом наличии имущества  и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

     Инвентаризационная  комиссия обеспечивает полноту и  точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

     Руководитель  предприятия должен создать условия, обеспечивающие полную и точную поверку  фактического наличия имущества  в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания  и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и весовыми приборами, мерной тарой).

     По  материалам и товарам, хранящимся в  неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может  определяться на основании документов при обязательной поверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение  веса (или объема) наволочных материалов допускается производить на основании  обмеров и технических расчетов. При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов  ведут раздельно один из членов инвентаризационной      комиссии и материально-ответственное  лицо.

     В конце рабочего дня (или по окончании  перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акт обмеров, технические расчеты  и ведомость отвесов прилагают  к описи.

     Инвентаризационные  описи могут быть заполнены как  с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Наименование инвентаризуемых ценностей и  объектов, их количество указывают  по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывают прописью число  порядковых номеров материальных ценностей  и общий итог количества в натуральных  показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

       Исправление ошибок производится  во всех экземплярах описей  путем зачеркивания не правильных  записей и проставления над  зачеркнутыми правильных записей.  Исправления должны быть оговорены  и подписаны всеми членами  инвентаризационной комиссии и  материально ответственными лицами. В описях не допускается оставлять  незаполненные строки, на последних  страницах незаполненные строки  прочеркиваются. На последней странице  описи должна быть сделана  отметка о проверке цен, таксировки  и подсчета итогов за подписями  лиц, производящих эту проверку.

     Описи подписывают члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные  лица. В конце описи материально  ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией  имущества в их присутствии, об отсутствии членам комиссии каких-либо и принятии перечисленного в описи имущества  на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества  в случае смены материально ответственных  лиц принявший имущество расписывается  в описи в получении, а сдавший - в сдаче имущества. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для  переработки, составляются отдельные  описи.

     Если  инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерыва в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны хранится в ящике (шкафу, сейфе) в  закрытом помещении, где проводится инвентаризация. В тех случаях, когда  материально ответственные обнаружат  после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить  об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения проводит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

     По  окончании инвентаризации могут  проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и  материально ответственных лиц  обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где поводилась инвентаризация. Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризации оформляются  актом и регистрируются в  книге  учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.

     В межинвентаризационный периода  предприятиях (учреждениях) с большой  номенклатурой ценностей могут  производиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

     Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляется инвентаризационными  комиссиями по распоряжению руководителя предприятий (учреждений).  При обнаруженной недостаче руководитель обязан назначить  административное расследование, которое  проводится, как правило, в течение 10 дней.

     Отражение результатов инвентаризации в учете

     Во  всех случаях, расхождения, выявленные в результате инвентаризации (излишки или недостачи), оформляются составлением сличительных ведомостей и оцениваются по фактической себестоимости.

     Суммы излишков и недостач ТМЦ в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском  учете. Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

     На  ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.

     Имущество, оказавшееся в излишке, подлежит оприходованию и зачислению на финансовые результаты у организации или  увеличение финансирования (фондов) у  бюджетной организации с последующим  установлением причин возникновения  излишка и виновных лиц. Выявленные при инвентаризации имущества излишки  приходуются, и соответствующая  сумма зачисляется на финансовые результаты организации и отражается как увеличение прибыли. При этом они оцениваются по современной  стоимости воспроизводства, а сумма  износа определяется по фактическому состоянию объектов.

     Комиссия  вносит недостающие сведения в инвентаризационные описи. Данные инвентаризации сравнивают с инвентаризационными карточками путем сопоставления. При обнаружении  неотраженных в учете капитальных  работ, увеличивающих стоимость  основных средств, или же частичной  ликвидации, уменьшающей первоначальную стоимость, комиссия составляет соответствующий  акт и определяет сумму увеличения или уменьшения первоначальной стоимости  объекта. Излишки приходуются как  ранее не учтенные основные средства, бывшие в эксплуатации, безвозмездно поступившие (по рыночной цене), с определением степени изношенности.

     Недостача и порча имущества в пределах установленных законодательством  норм естественной убыли списываются  на издержки производства или обращения  по распоряжению руководителя организации. При отсутствии норм убыль рассматривается как сверхнормативная недостача. При недостаче сверх норм естественной убыли убыток взыскивается с виновных лиц.

     В тех случаях, когда виновники не установлены, а также если суд отказал в иске, то потери списываются на издержки производства (обращения) у организации или уменьшение финансирования (фондов) у бюджетной организации. Расхождения между данными инвентаризации и бухгалтерского учета оформляются бухгалтерией путем составления кроме сличительной ведомости - ведомости результатов, выявленных инвентаризацией.            

     Основные  бухгалтерские проводки по результатам инвентаризации

     Выявленные  при инвентаризации расхождения  фактического наличия имущества  с данными бухгалтерского учета  регулируют в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации в следующем  порядке (по новому Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденному приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94н):

     Заключение

     Инвентаризация  преследует ряд задач и целей. Существуют случаи, когда инвентаризация должна проводится в обязательном порядке. Как мы видим роль инвентаризации очень велика - с ее помощью проверяется правильность данных текущего учета материальных и денежных средств, выявляются ошибки, допущенные в учете, принимаются на учет не учтенные хозяйственные объекты, контролируется сохранность хозяйственных средств, которые числятся у материально ответственных лиц.

     Инвентаризация  имеет большое значение для правильного  определения затрат на производство продукции, выполненных работ и  оказанных услуг, для сокращения потерь товарно-материальных ценностей, предупреждения хищений имущества  и т. п. Инвентаризация содействует  укреплению предприятия, предупреждает  возможные имущественные потери.

     Она или подтверждает данные бухгалтерского учета, или выявляет  неучтенные ценности и допущенные потери, хищения, недостачи. Поэтому при помощи инвентаризации контролируется не только сохранность  материальных ценностей, но и проверяются  полнота и достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности.

     Только  благодаря этому методу бухгалтерского учета можно установить соответствие между количеством и качеством  имущества указанного в бухгалтерском  балансе и имущества в действительности находящимся на предприятии.  
 
 
 

     Литература 

1. Федеральный закон о бухгалтерском учете  №129-ФЗ от 21 ноября 1996 года
2. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств
3. Луговой В.А. Инвентаризация, документация, отчетность – М., 2006
4. Инвентаризация/ Сост. Ланикина О.Н. – М., 2005
5. Захарьин В.Р. 2200 бухгалтерских проводок по новому Плану счетов - М., 2001
6. Тяжких Д.С. Самоучитель по бухгалтерскому учету – С.-П., 2007
7. http://ru.wikipedia.org/wiki/
8. http://www.minfin.ru/ru
9. http://www.consultant.ru/online
10. http://slovari.yandex.ru