Контроллинг: виды,сущность и функционирование

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

Введение
1. Сущность контроллинга
2. Историческая справка
3. Функции и задачи контроллинга
4. Стратегический и оперативный контроллинг в системе управления
5. Список литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Анализ организационных  структур ряда крупных и средних  отечественных предприятий показывает, что службы (отделы) контроллинга уже  перестали быть "экзотикой". На некоторых предприятиях даже вводятся должности заместителя генерального директора или директора по контроллингу. При этом не всегда подразделения, выполняющие функции контроллинга, носят одноименное название, важно, что на предприятии внедряются и реализуются методология и основные принципы контроллинга.

Естественно, что в настоящее  время в России и за рубежом  существуют и реализуются на практике различные концепции контроллинга: от регистрационной до координационно-навигационной. Косвенно это проявляется в названиях учебных курсов и соответствующих им методических материалах.

На практике доминируют учетно-аналитическая  и координационно-интеграционная концепции, реализуемые в системе оперативного контроллинга предприятия. Стратегический контроллинг как в теории, так и на практике пока не получил широкого распространения ввиду новизны и сложности предмета.

Несмотря на то что на большинстве отечественных предприятий функционирует централизованная система контроллинга, т.е. все функции контроллинга сосредотачиваются и выполняются в штабном подразделении, подчиненном непосредственно первому лицу. На некоторых, наиболее развитых в этом направлении крупных отечественных предприятиях, в организационной структуре присутствуют такие службы, как "Контроллинг логистики", "Контроллинг маркетинга" и т.п.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. СУЩНОСТЬ КОНТРОЛЛИНГА

 

В настоящее время не существует однозначного определения понятия "контроллинг" (англ. Control – руководство, регулирование, управление, контроль), но практически никто не отрицает, что это новая концепция управления, порожденная практикой современного менеджмента. В основе этой концепции системного управления организацией лежит стремление обеспечить успешное функционирование организационной системы (предприятие, торговая фирма, банк и др.) в долгосрочной перспективе путем:

адаптации стратегических целей  к изменяющимся условиям внешней  среды;

согласования оперативных  планов со стратегическим планом развития организационной системы;

координации и интеграции оперативных планов по бизнес-процессам;

создания системы обеспечения  менеджеров информацией для различных  уровней управления в оптимальные  промежутки времени;

создания системы контроля над исполнением планов, корректировки их содержания и сроков реализации;

адаптации организационной структуры управления предприятием в целях повышения ее гибкости и способности быстро реагировать на меняющиеся требования внешней среды.

Узловыми компонентами концепции  контроллинга являются:

философия доходности – ориентация на эффективную работу организации в долгосрочной перспективе;

разбиение задач контроллинга на циклы, обеспечивающее итеративность планирования, контроля исполнения и принятия корректирующих решений;

создание информационной системы, адекватной задачам целевого управления.

Философия доходности означает:

приоритет рентабельности деятельности предприятия, понимаемой как эффективность работы предприятия в целом и его составляющих, над ростом объемных показателей (размеры предприятия, объемы выпуска, количество филиалов и клиентов, ассортимент продукции, сумма баланса и т.п.);

устойчивый рост стоимости предприятия в долгосрочной перспективе; основные предпосылки роста стоимости предприятия – наличие организационной структуры с четко выделенными единицами управления, системы планирования и контроля, обеспечивающей согласование целей, системы внутренней и внешней отчетности, ориентированной на достижение целей;

мероприятия по обеспечению роста эффективности и стоимости предприятия не должны превышать допустимые для конкретных условий функционирования уровни рисков.

Цикл контроллинга включает итеративные этапы планирования, контроля исполнения и принятия корректирующих решений. Этап планирования в рамках цикла контроллинга осуществляется по технологии "встречных потоков": сначала планирование проводится "сверху вниз" (разработка методики планирования, координация и детализация планов по уровням). Затем идет встречный поток - "снизу вверх". Задачи контроллинга на этом этапе – разработка методики корректировки плановых заданий, координация отдельных планов и сведение их в единый план по предприятию. Этап контроля отклонений плана и факта предусматривает анализ фактических данных по контролируемым величинам и выработку мероприятий по устранению нежелательных отклонений в пределах определенной компетенции на уровне иерархии управления.

В определении контроллинга можно выделить философскую, функциональную, организационную и научную составляющие.

Контроллинг – это и философия, и образ мышления руководителей, ориентированные на эффективное использование ресурсов и развитие предприятия в долгосрочной перспективе. Лучшие компании мира, успешно развивающиеся в течение многих десятилетий, всегда исповедовали философию контроллинга, даже если и не пользовались этим термином, учитывая при этом скорость изменений внешней среды и возможность прогнозирования будущего.

Относительно функциональности контроллинг можно определить как ориентированную на перспективу систему информационно- аналитической, методической и инструментальной поддержки руководства при реализации цикла управления по всем функциональным сферам деятельности предприятия и процессам. Одной из главных причин возникновения и внедрения концепции контроллинга стала необходимость в системной интеграции различных аспектов управления бизнес-процессами в организационной системе.

Следует подчеркнуть, что  контроллинг не обеспечивает автоматически успех предприятия, освобождая менеджеров от функций управления.

Контроллинг осуществляет сервисную  функцию. Его основные клиенты - высшее руководство, руководители и специалисты  функциональных подразделений предприятия. Анализируя современную практику управления предприятиями, можно отметить, что контроллер превращается в основного поставщика информации для руководителей.

С организационной точки зрения контроллинг – структурный элемент предприятия – подразделение, служба или отдел, осуществляющие функции контроллинга, определяемые внутренними документами предприятия.

Контроллинг как научная дисциплина занимается теорией измерения ресурсов, результатов производственно-хозяйственной деятельности и процессов. Таким образом, задачей контроллинга как науки является разработка теории, методов и инструментов измерения в различных ракурсах:

ресурсы (материалы, труд, основные средства, финансы и т.д.);

функциональные области  и процессы (производство, НИОКР, закупки, сбыт и т.п.);

элементы управления (учет, планирование, контроль, анализ).

Если измерения не обеспечивают точности, объективности, единообразия и сопоставимости, то планирование, контроль, учет и анализ становятся либо слабообоснованными, либо вообще бессмысленными.

 

2. ИСТОРИЧЕСКАЯ  СПРАВКА

 

Знание исторического  развития идеи, философии и форм воплощения в практику, как известно, помогает лучше понять сегодняшнее состояние концепции контроллинга, перспективы его развития, осознать, насколько важна его роль в современной практике для успешного функционирования российских предприятий.

Перечислим основные этапы  становления этой отрасли знаний человека.

XV в. - введение должности "countrollour" (Великобритания) - первая попытка решать задачи государственного управления с помощью идей контроллинга.

1778 г. – законодательно учреждено ведомство "Controller, Auditor, Treasurer and six Commissioners of Accounts" (США). Его задачи - управление государственным хозяйством и контроль за использованием средств.

1880 г. – создана система "Atchison, Topeka & Santa Fe Railway System" (США). Впервые контроллинг использован на предприятии преимущественно для решения финансово-экономических задач, управления финансовыми вложениями и основным капиталом.

1892 г. – компания "General Electric Company" (США) – первая из индустриальных предприятий вводит должность контроллера.

В США первоначально контроллеры занимались финансово-экономическими вопросами и проведением ревизий. Это объяснялось особенностями американского корпоративного законодательства, которое знает только два управляющих органа - Общее собрание акционеров (Common Meeting Shareholder) и Совет директоров (Board of Directors). Полномочия Совета директоров распространялись как на управление организацией, так и на контроль ее деятельности. Отсутствие специфического управляющего органа наряду с другими причинами (например, сильными позициями президента, величиной предприятия) считалось важнейшим поводом для введения должности контроллера. Однако, несмотря на это, вплоть до начала 1930-х гг. на американских предприятиях контроллеры почти не были известны.

Экономический кризис 1929 г. привел к пониманию роли производственного  учета, а также к необходимости  внедрения на предприятии наряду с планированием элементов контроллинга. В 1931 г. основан институт "Controller's Institute of America" как профессиональная организация контроллеров (в 1962 г. он переименован в "Financial Executives Institute" (FEI)). В 1934 г. создан журнал "The Controller" (сегодня - "The Financial Executive"). С 1944 г. существует исследовательский институт "Controllership Foundation" (в настоящее время - Financial Executives Research Foundation).

В Германии в 30-40-е гг. XX в. не наблюдалось сколько-нибудь заметного развития концепции контроллинга, хотя задачи, которые можно отнести к области контроллинга, возникли еще более 100 лет назад на таких крупных предприятиях, как "Крупп" и "Тиссен". Первые подразделения контроллинга в Германии были организованы лишь в конце 1950-х гг.

В 1950-1970 гг. экономика страны характеризовалась высокими темпами  роста и солидными прибылями, поэтому у немецких предприятий отсутствовал опыт преодоления ситуаций, связанных с угрозой их существованию. Введение и развитие контроллинга в последующие десятилетия связано с изменениями в окружающем предприятия мире и принципиальной переориентацией предпринимательского мышления и действий на проблемы эффективности и устойчивости.

Во-первых, примерно с 1965 г. в  Германии прокатилась волна формирования на крупных фирмах центров прибыли, обособленных в отношении ведения  учета. Для координации (и управления) их деятельности ранее использовавшиеся инструменты не годились. Во-вторых, в начале 1980-х гг. многие предприятия столкнулись с проблемой неплатежеспособности, что привело к пониманию необходимости в совершенствовании инструментария планирования и управления, а также в привлечении специалистов, способных критически оценить действия руководителей организации.

Повышение спроса на услуги в области контроллинга вызвало  появление в Германии ряда научных  и образовательных организаций. Первым возник Институт контроллеров по вопросам образования в области  планирования предприятия и учета (Controller-Institut zur Ausbildung in Unternehmensplanung und Rechnungswesen GmbH, Cauting), занимающийся вопросами подготовки кадров в сфере планирования предприятия и учета.  
С 1971 г. частные и общественные семинары проводит Академия контроллеров (Controller-Akademie). В 1975 г. основан Союз контроллеров (Controller-Verein e.V.). Следующей важной вехой на пути внедрения идей и философии контроллинга стало основание журнала "Controller" (1989 г.).

В большинстве развитых стран  с рыночной экономикой концепции контроллинга схожи. Различия касаются в основном понимания двух крайних ситуаций: прагматизма и степени совершенствования системы в соответствии с менталитетом пользователей (рис. 1.1). Так, в Германии преобладает тенденция академизации контроллинга, стремление создать сначала теоретически целостную систему, а затем приниматься за разрешение конкретных задач. В США и некоторых европейских странах преобладает прагматический подход: здесь контроллинг теснее связан с менеджментом, более ориентирован на требования рынка и потребности клиентов.

     АМЕРИКАНСКАЯ МОДЕЛЬ                   НЕМЕЦКАЯ МОДЕЛЬ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1. Американская и немецкая модели контроллинга

 

В России интерес к контроллингу начал проявляться в самом  начале 1990-х гг., когда в экономике  окончательно закрепились как юридически, так и фактически рыночные принципы хозяйствования. Наибольший интерес  к контроллингу и в теоретическом, и в практическом плане первоначально был проявлен со стороны банков - в то время наиболее динамично развивавшегося сектора рыночной экономики нашей страны.

В дальнейшем все больший  интерес к контроллингу стали  проявлять и другие организации, действующие в самых разных сферах: промышленные предприятия, предприятия сферы услуг, строительство, образовательные учреждения и торговые организации.

Эволюцию взглядов на контроллинг  в России можно представить следующим  образом:

1991-1995 гг. - контроллинг отождествлялся  с учетом затрат;

1996-1997 гг. - контроллинг понимался как учет затрат и результатов;

1998-2000 гг. – контроллинг  – это бюджетирование, оперативное планирование и управление затратами;

с 2000 г. преобладает понимание контроллинга как поставщика и интерпретатора информации для руководства, а также координатора оперативной деятельности предприятия.

В качестве объединяющей формы  взаимодействия теоретиков и практиков, занимающихся контроллингом, в 2000 г. было создано Объединение контроллеров (www.controlling.ru). Его основными целями провозглашаются:

содействие распространению  философии и методологии контроллинга;

обеспечение коммуникации, накопления профессиональной информации и обмена ею среди специалистов, занимающихся проблемами разработки и внедрения контроллинга;

содействие подготовке кадров для предприятий и организаций;

содействие повышению  уровня профессиональной квалификации специалистов в области контроллинга.

Основными задачами Объединения  являются:

выработка единой терминологии в области контроллинга;

установление контактов  с союзами и ассоциациями контроллеров за рубежом;

издание и распространение  материалов Партнерства по актуальным вопросам контроллинга;

проведение регулярных (не реже двух раз в год) заседаний членов Партнерства для обсуждения проблем в области теории и практики контроллинга;

выработка рекомендаций для  работников, занимающихся практической реализацией системы контроллинга на предприятиях и в организациях;

• выработка единой политики подготовки специалистов в области контроллинга для учебных заведений.

С 2001 г. в России Объединением контроллеров издается журнал "Контроллинг", проводятся тематические конференции  и симпозиумы.

 

3. ФУНКЦИИ И  ЗАДАЧИ КОНТРОЛЛИНГА

 

Контроллинг как концепция  поддержки системы управления послужила  ответом на изменения внешних  условий функционирования организаций (предприятий). Эволюция функций управления организацией с интегрированием их в систему контроллинга отражает основную тенденцию комплексного подхода к управлению. Так, например, планирование эволюционировало в комплексное программно-целевое планирование, управление сбытом и продажами - в маркетинг, бухгалтерский и производственный учет - в систему контроля и регулирования. На рис. 1.2 представлена пирамида контроллинга, в которой отражены базовые компоненты контроллинга в иерархии их влияния на эффективность деятельности предприятия.

Если оценивать современное  состояние контроллинга, то большинство его систем обеспечивают на предприятии функциональность, соответствующую верхней части пирамиды (отделена на рис. 1.2 линией). По сути дела, современный контроллинг работает со вторичными источниками информации, не выходя в те слои, которые оказывают на эффективность деятельности предприятия существенно большее влияние. Речь идет о таких направлениях, как организация рабочих мест и производственных процессов на принципах научной организации производства (за счет чего, по оценкам экспертов, можно добиться роста интегральных показателей эффективности на 15-30%). В настоящее время практически не затрагиваются проблемы управления инновациями на предприятии, где, по разным оценкам, заложен потенциал роста эффективности порядка 50-75%.

Цели контроллинга как  направления деятельности непосредственно  вытекают из целей организации и могут выражаться в экономических терминах, например в достижении определенного уровня прибыли, рентабельности или производительности организации при заданном уровне ликвидности.

 

Рис. 2. Пирамида контроллинга на предприятии

 

Функции и задачи контроллинга постоянно дополняются и изменяются по содержанию. Меняется весомость отдельных задач. Так, великая экономическая депрессия 1930-х гг. показала американским предпринимателям значимость управленческого учета и планирования для обеспечения выживаемости предприятия в долгосрочной перспективе. До этого момента практики забывали об указанных функциях управления или не придавали им должного значения. В результате середина 1930-х гг. стала в США периодом интенсивного роста числа предприятий, внедряющих принципы и философию контроллинга.

В конце 1970-х - начале 1980-х  гг. по Европе прокатилась волна  банкротств, и это подтолкнуло  предпринимателей к пониманию необходимости внедрения на предприятиях современных инструментов планирования и управления. Крупные предприятия занялись децентрализацией управления, что сразу же привело к необходимости внедрения системы координации деятельности хозяйствующих субъектов. Возникла необходимость в разработке информационных систем, обеспечивающих менеджеров оперативной и достоверной информацией о состоянии предприятия в различных аспектах деятельности. Постепенно определялся основной круг обязанностей служб контроллинга.

В развитых странах Европы службы контроллинга на предприятиях или услуги привлеченных экспертов-контроллеров вполне привычны. Анализ спроса на рынке трудовых ресурсов такой страны, как Германия, показывает, что не только крупные, но и средние, а в последнее время и малые фирмы приглашают на работу специалистов-контроллеров. Этот факт свидетельствует о признании эффективности управления организацией на принципах контроллинга. В современных условиях контроллинг становится реальным дополнением работы менеджеров.

На малых предприятиях основные функции контроллинга выполняет либо руководитель фирмы, либо его заместитель. При этом многие задачи интегрируются и упрощаются. Например, задачи разработки планов, их координации и проверки на реализуемость можно рассматривать как единую задачу, если ее выполняет сам руководитель предприятия. Небольшие предприятия очень редко решают также проблемы покупки других фирм или продажи филиалов. На среднем по размерам предприятии с монопроизводством объем функций и задач учета, планирования и отчета будет, естественно, меньшим по сравнению с многопрофильным предприятием.

Функции контроллинга

Функции контроллинга определяются поставленными перед организацией целями и включают те виды управленческой деятельности, которые обеспечивают достижение этих целей. К ним относятся:

поддержка процесса планирования;

учет для целей управления;

контроль за реализацией планов, в том числе выявление и анализ отклонений;

оценка протекающих процессов  и представление отчетности руководству;

выработка рекомендаций по возможным решениям и оценка последствий  их реализации.

Контроллинг ориентирован прежде всего на поддержку процессов принятия решений. Он должен обеспечить адаптацию традиционной системы учета на предприятии к информационным потребностям должностных лиц, принимающих решения, т.е. в функции контроллинга входит создание, обработка, проверка и представление системной управленческой информации. Контроллинг также поддерживает и координирует процессы планирования, обеспечения информацией, контроля и адаптации. Таким образом, в рамках функций и задач контроллинга можно выделить методический, организационный, координационный и консультационный аспекты.

На объем реализуемых  в организациях функций контроллинга влияют в основном следующие факторы:

экономическое состояние  организации;

понимание руководством и/или  собственниками организации важности и полезности внедрения функций  контроллинга;

размер организации (численность  занятых, объем производства);

уровень диверсификации производства, номенклатуры выпускаемой продукции;

сложившийся уровень конкуренции;

квалификация управленческого  персонала;

квалификация сотрудников  службы контроллинга.

 

Основные задачи контроллинга

 

Как отмечалось выше, функции и задачи контроллинга в различных организациях имеют существенные отличия в зависимости от количества реализуемых функций и задач и от особенностей их реализации. В общем виде задачи контроллинга могут быть классифицированы по различным функциональным областям менеджмента.

1. В области учета задачи контроллинга включают создание системы сбора и обработки информации, существенной для принятия

управленческих решений  на разных уровнях руководства. Это  необходимо для разработки и поддержания в дальнейшем системы ведения внутреннего учета, получения информации о протекании технологических процессов. Важным является подбор или разработка методов учета, а также критериев для оценки деятельности предприятия в целом и его отдельных подразделений.

Основные задачи в сфере учета:

сбор и обработка информации;

разработка и ведение  системы внутреннего учета;

унификация методов и  критериев оценки деятельности организации и ее подразделений.

2. В области планирования поддержка процесса заключается в формировании и развитии системы комплексного планирования, разработке методов планирования, определении необходимой для планирования информации, источников информации и путей ее получения.

Система контроллинга информационно  поддерживает разработку базисных планов предприятия (продаж, ликвидности, инвестиций и т.д.), обеспечивает координацию  отдельных планов по времени и содержанию, проверку составленных планов на полноту и реализуемость и позволяет составить единый оперативный (годовой) план предприятия. В рамках системы контроллинга определяется, как и когда следует планировать, а также оценивается возможность реализации запланированных действий.

Служба контроллинга не определяет что планировать, но разрабатывает технологию планирования, выполняя управленческую функцию ведения задачи планирования на предприятии. Ответственность за реализацию планов остается в компетенции линейных руководителей.

Основные задачи контроллинга в области планирования:

информационная поддержка  при разработке базисных планов (продаж, производства, инвестиций, закупок);

формирование и совершенствование  всей "архитектуры" системы планирования;

установление потребности в информации и времени для отдельных шагов процесса планирования;

координация процесса обмена информацией;

проверка предлагаемых планов на полноту и реализуемость;

координация и агрегирование  отдельных планов по времени и  содержанию;

составление сводного плана  предприятия.

В области контроля и регулирования контроль за реализацией планов предполагает разработку методов ведения контроля, определение места его проведения и объем. На основании плановых документов разрабатываются контрольные документы, в которых фиксируются сроки проведения контроля и содержание контрольных операций. Для этого заранее определяются допустимые отклонения контрольных величин. В соответствии с контрольными документами проводится сопоставление фактических и плановых характеристик и выявляется степень достижения поставленной цели. Далее проводится анализ отклонений с выяснением причин их появления. По результатам анализа вырабатываются предложения по уменьшению отклонений.

Основные задачи контроля и регулирования:

определение параметров, контролируемых во временном и содержательном разрезах;

сравнение плановых и фактических  показателей для измерения и  оценки степени достижения цели;

определение допустимых границ отклонений величин;

анализ отклонений, интерпретация  причин отклонений плана от факта  и выработка предложений для  уменьшения отклонений.

В области информационно-аналитического обеспечения руководства в задачи контроллинга входят разработка архитектуры информационной системы, стандартизация информационных каналов и носителей и выбор методов обработки информации. Система контроллинга должна обеспечивать сбор, обработку и предоставление руководству существенной для принятия управленческих решений аналитической информации.

Основные задачи данного направления:

разработка архитектуры  информационной системы;

стандартизация информационных носителей и каналов;

предоставление цифровых материалов, которые позволили бы осуществить контроль и управление организацией;

сбор и систематизация наиболее значимых для принятия решений  данных;

разработка инструментария для планирования, контроля и принятия решений;

консультации по выбору корректирующих мероприятий и решений;

обеспечение экономичности  функционирования информационно-аналитической  системы.

5. Специальные функции и задачи. В задачи контроллинга входит также проведение специальных исследований, определяющих состояние и тенденции развития организации (предприятия) в рыночных условиях.

В каждом отдельном случае даже основные функции службы контроллинга зависят от многих обстоятельств, но если обобщить существующую практику предприятий, то можно получить некоторый перечень наиболее часто встречающихся специальных функций и задач контроллинга, представленный ниже:

сбор и анализ данных о  внешней среде: рынки денег и капиталов, конъюнктура отрасли, правительственные экономические программы;

сравнение с конкурентами;

обоснование целесообразности слияния с другими фирмами  или открытия (закрытия) филиалов;

проведение калькуляции  для особых заказов;

расчеты эффективности инвестиционных проектов.

 

4. СТРАТЕГИЧЕСКИЙ И ОПЕРАТИВНЫЙ КОНТРОЛЛИНГ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ

 

Сущность каждого из рассматриваемых  аспектов контроллинга можно определить очень лаконично (рис. 1.3):