Інформаційні системи

ІНФОРМАЦІЙНІ  СИСТЕМИ НА ВИРОБНИЦТВІ,

ЇХ  ЗАСТОСУВАННЯ. 

План. 

1.1. Вступ 

1.2. Сутність, поняття  і роль економічної інформації.

1.2. Створення інформаційної системи на виробництві.

1.4. Застосування  інформаційних систем на виробництві.  

     Метою кожного сучасного підприємства є вироблення високоякісної продукції, надання високоякісних послуг, постійне підвищення рівня виробництва. Для  вирішення цієї задачі керівництву підприємства потрібна оперативна достовірна інформація про фінанси, фактичний стан виробництва, потребу у ресурсах, персоналі, ситуацію на ринку, рівень замовлень, обсяг збуту тощо. Розробка і впровадження  сучасних  інформаційний  систем у виробництві є надійним помічником керівництва і персоналу підприємства у отриманні, обліку, зберіганню і обробці всієї необхідної інформації, своєчасному і якісному аналізі і прогнозуванні господарської діяльності підприємства, швидкому і якісному прийнятті рішень з питань управління підприємством.  

     1.2. Сутність, поняття і роль економічної  інформації в інформаційних системах.  

     З кожним роком інформація набуває все більшого значення. Термін «інформація» походить від латинського «informatio» що означає пояснення, викладання, повідомлення, роз'яснення якогось факту, події, явища. Існує багато визначень цього поняття. Під  інформацією  спочатку  розуміли дані,  що  передавалися  людьми  усно,  письмово  або  іншим  чином  за  допомогою умовних сигналів, технічних засобів тощо. У загальному розумінні інформацію визначають як відомості про  той чи  інший бік матеріального світу  і  процесів,  що в ньому відбуваються. Із середини XX ст. інформація - це загальнонаукове поняття, до якого входять: обмін даними між людьми, між людиною і автоматом, між автоматом і автоматом; обмін сигналами в тваринному  і рослинному світі, передача впливу від клітини до клітини, від організму до організму тощо. Словник комп'ютерних визначає інформацію як позначення даних, які можуть бути інтерпретовані людиною.

     Під  інформацією також розуміють і ті  відомості,  що  зменшують ступінь невизначеності нашого знання про конкретний об'єкт. Кібернетика, для якої інформація є центральним поняттям, визначає його як співвідношення між відомостями (даними) та їх одержувачами. У такому разі під відомостями розуміють будь-які дані, що містять знання відносно будь-кого і будь-чого. У теорії  інформаційних  систем обробки даних  (ІСОД)  інформація ототожнюється  з  будь-якими  відомостями  (даними),  тобто  тлумачиться  як  сукупність відомостей про будь-що або будь-кого. При такому підході інформацією є лише нові, корисні, вагомі для користувача відомості, і задача полягає в їх здобутті.

     Кожна наукова галузь, а також людська  практика пов'язані зі «своєю»  інформацією.

     Інформація, що характеризує  виробничі відносини в суспільстві, а саме сукупність відомостей, пов'язаних з функціонуванням та управлінням економікою: плануванням, обліком, контролем, регулюванням на економічних об'єктах, які можна фіксувати, передавати, перетворювати і зберігати, називається економічною інформацією.

     До  економічної  інформації  відносять  дані про  процеси  виробництва,  матеріальні  ресурси,  процеси управління  виробництвом, фінансові процеси, а також відомості економічного характеру, якими обмінюються різні системи управління.

     Інформація, що обслуговує процеси  виробництва, розподілу, обміну та споживання  матеріальних  благ  і  забезпечує  розв'язання  завдань  організаційно-економічного управління на макро-  і мікрорівнях, називається управлінською. Вона являє собою різноманітні  відомості економічного, технологічного, соціального, юридичного, демографічного та  іншого змісту. В  інформаційному процесі, яким є управлінська діяльність,  інформація - один з важливих ресурсів разом з енергетичними, матеріальними, трудовими, фінансовими. Економічна  інформація  - найважливіша  складова управлінської  інформації. Вона містить  відомості про  склад  трудових, матеріальних  та  грошових ресурсів  і стан об'єктів управління  на певний момент часу. Економічна  інформація  відображає діяльність підприємств та організацій за допомогою натуральних, вартісних та інших показників. Її можна використовувати в процесі планування, обліку, контролю,  аналізу на  всіх рівнях управління.

     Найважливішими  властивостями  економічної інформації є достовірність і повнота; цінність і актуальність; ясність і зрозумілість.

     Інформація  є  достовірною,  якщо  вона не  спотворює дійсного  стану  справ.

     Недостовірна  інформація може призвести до неправильного розуміння або до прийняття неправильних рішень.  Інформація повна, якщо її достатньо для розуміння і прийняття рішень. Неповна інформація затримує прийняття рішень  і може призвести до виникнення помилок. Цінність  інформації залежить  від того, які завдання розв'язують  за  її  допомогою.  В  умовах,  що  постійно  змінюються,  важливо  мати актуальну  (своєчасну)  інформацію.  Інформація  стає ясною  і  зрозумілою,  якщо  її виражено мовою, якою спілкуються ті, кому призначена ця  інформація. Якщо цінна актуальна інформація виражена незрозуміло, то вона стає некорисною.

     Стосовно  підприємства інформація буває зовнішньою  і внутрішньою. Зовнішня  інформація  - це дані про різні аспекти економічної, екологічної, політичної, соціальної та інших сфер, що оточують це підприємство. Вона важкодоступна і дорого  коштує.  Канали  отримання  такої  інформації  різноманітні:  експертні  опитування,  статистичні дослідження  кон'юнктури ринку,  вивчення  тенденцій у виробництві і збуті тих чи інших товарів, преса, телебачення тощо.

     Внутрішня  інформація  на  підприємстві  -  це  дані,  які  виникли  переважно  в системі обліку. Характер та обсяг інформації також різні. Однак вона більш доступна, оскільки створюється на самому підприємстві. Якщо на підприємстві встановлено автоматизовану систему документообігу й обліку, то всю необхідну  інформацію зберігають у корпоративних базах даних, які залежно від масштабів підприємства  і  встановленої  системи  автоматизації, можуть  бути  як  однотипними  (dBase, Access, Paradox та ін.), так і скомбінованими з кількох типів баз даних.

     Також економічну інформацію розподіляють на постачання  і  розподілу,  за  матеріальними  і трудовими ресурсами тощо.

     Економічну  інформацію  розглядають  за  стадіями  управління,  виділяючи різновиди  прогнозованої, планової, облікової, нормативної  інформації та  інформації для аналізу господарської діяльності, оперативного управління.

     Прогнозована  інформація пов'язана з функцією прогнозування, планова - з плануванням  (перспективним,  техніко-економічним, оперативно-виробничим), облікова - з бухгалтерським, фінансовим, господарським обліком, інформація аналізу  господарської  діяльності  -  з  функцією  економічного  аналізу,  оперативного управління і регулювання з відповідними функціями.

     Нормативна  інформація  використовується  і  виникає  на  стадіях  технічної  підготовки  виробництва,  а  також  в  інших  випадках,  наприклад,  при  формуванні цін, тарифікації. Нормативна  інформація містить  всілякі норми  і нормативи, ціни, розцінки, тарифи, а також деякі  інші дані, наприклад, заздалегідь обумовлені табличні величини.

     Економічна  інформація за критерієм  відповідності до відображуваних  явищ поділяється на вірогідну та невірогідну.

     З позицій стадій  виникнення економічна  інформація буває первинна та повторна. Первинна виникає під час дії джерел інформації, вона поділяється за джерелами виникнення на виробничо-господарську та директивну, а також на колективну та  індивідуальну залежно від характеру джерела інформації. Повторна інформація виникає в результаті обробки первинної та іншої повторної,  або лише первинної,  або лише повторної. Безпосереднього  зв'язку  з джерелами  інформації тут не  вимагається. Серед повторної розрізняють проміжну та результатну  інформацію. Результатна інформація і є метою обробки даних. Проміжна інформація, роль якої значна, виникає під час досягнення цієї мети. Часто на базі такої інформації робиться вибір варіанта завершення обробки даних у тому чи іншому напрямку.

     За  повнотою економічна  інформація поділяється  на достатню, надмірну й недостатню. Для розв'язування  задач потрібна досить  конкретна  за  змістом мінімальна інформація - достатня. Надмірна - містить зайві дані, що або зовсім не використовуються  при  розв'язуванні  конкретних  задач,  або  виконують  контрольно-дублюючі функції. При розмові доцільно позбутися  інформації, що не використовується, та всіляко обмежувати розміри дублюючої надмірної інформації.

     Економічна  інформація  поділяється  за  стабільністю  на  постійну  (сталу), умовно-постійну та змінну. Постійна інформація не змінює своїх значень (наприклад, звітні дані); умовно-постійна зберігає їх протягом тривалого періоду (наприклад, нормативи, норми), а змінна характеризується частою зміною своїх значень (наприклад, відомості про нарахування заробітної плати). При цьому важливо підкреслити,  що  період  стабільності  має  конкретний  характер  для  певних  задач, управлінських робіт. Так, стабільність можна, встановлювати за часовим періодом (наприклад, місяць) або за іншими факторами.

     З позицій технології розв'язування економічних  задач розрізняють інформацію - вхідну, проміжну  і вихідну.  Інформація, яка підлягає обробці  (предмети праці),  в управлінському  процесі  називається вхідною,  або  вхідними даними, наприклад: первинна і повторна інформація та константи - постійні величини. До вхідної інформації може  належати  не  лише  змінна,  а  й  умовно-постійна  інформація  при особливо великій ролі умовно-постійної. Вхідна  інформація є підсумком обробки (продуктом праці)  вхідних даних,  але  вона містить, поряд із результатною  інформацією, деякі первинні дані. Специфічного  значення набуває проміжна  інформація, яка потрібна для розв'язування цих же задач у наступних періодах.

     З економічною інформацією здійснюють багато операцій, які за ознакою однорідності  і  цільових функцій об'єднані  в  інформаційні  процедури  (процеси). Усі процедури можна згрупувати  в п'ять стадій обробки  інформації: збір, передача, зберігання, перетворення і споживання (рис. 1.1).

↓

↓

↓

↓

↓

↓

Рис. 1.1. Стадії обробки економічної інформації 

     Інформація  фіксується, зберігається, накопичується, але її ще потрібно використовувати, аналізувати, тобто обробляти певним чином. При обробці  інформації  первинні  відомості про виробничі і комерційні  операції,  випуск продукції, факти придбання та продажу товарів, знання й навички людей,  їхні робочі обов'язки виконують роль предметів праці, а отримана внаслідок цього інформація, як кінцевий продукт праці, використовується для аналізу і прийняття рішень. Отже, методи обробки й використання  інформації, а також технічні засоби, завдяки яким інформація перетворюється у виробничий ресурс, набувають важливого значення.

     Для економічної інформації характерні великі обсяги, багаторазові  повтори  циклів  її  отримання  і  перетворення  в  певні  періоди часу (місяць, квартал, рік тощо), розмаїття її джерел і споживачів, значна частка логічних операцій під час її обробки.

     Отже, інформація  - це невід'ємна  частина системи управління.  Уся економічна інформація на виробництві підприємстві поділяється на п'ять груп:

     1) описова (облікова);

     2) імовірнісна (прогнозна);

     3) дискретна  (отримується  в  результаті діалогів людина  - людина або людина - машина);

     4) випадкова (дані, які попередньо  вважалися непотрібними або які  знадобилися, але в поточному  обліку їх не було);

     5) пропагандистська (отримується для  досягнення певної мети).

     Облікова  інформація як складова економічної  є одним із видів даних, що характеризують  виробничо-господарську  діяльність  підприємства.  Облікова  інформація відрізняється великим обсягом і різноманітністю, складністю логічної та відносною простотою  арифметичної обробки.  Їй  властивий масовий характер обчислень,  які  виконують  за  типовими  алгоритмами  з певною періодичністю. Облікова інформація має  складну  ієрархічну  структуру,  на  нижньому щаблі  якої містяться інформаційні одиниці - реквізити, що не піддаються подальшому логічному поділу.

     Ядром економічної інформації підприємства  є облікова  інформація. Це пов'язано з тим, що вона повніша, точніша й оперативніша, всебічніша і достовірніша за будь-яку іншу. Вона моделює як зв'язки підприємства з навколишнім середовищем, так  і його внутрішню структуру, дає можливість розподіляти права  виконавців та їхню відповідальність за економічну ефективність.

     При цьому облікова інформація відповідає таким принципам:

     а) багатократність використання;

     6) концентрація, тобто обираються  тільки суттєві ознаки;

     в) штучність - інформацію створюють люди (працівники підприємства), вона не виникає  природно, тобто сама по собі;

     г) цілеспрямованість, тобто інформація відповідає визначеним завданням;

     д) аналітичність, тобто здатність  надавати не лише зафіксовані в документах дані, а й підсумкові, розрахункові, додаткові.

     Для того, щоб  інформація була корисною, вона має бути достовірною  і значимою.

     Достовірність  показує,  що  інформація  повністю  відображає  господарські процеси  на підприємстві, легко перевіряється  і служить  інтересам конкретної особи.

     Значимість  облікової  інформації  полягає  в  тому, що  вона має бути корисною для складання планів, ґрунтуватися на зворотному зв'язку  і надходити до користувача в потрібний час.

     Для того, щоб інформацію однозначно сприймали ті, хто брав участь в її підготовці на виробництві,  і ті, хто використовує  її поза межами виробництва,  вона має задовольняти таким вимогам:

     порівнюваність  і постійність  - не можна протягом звітного періоду  використовувати  різні методи реєстрації даних, інакше зникає можливість порівнювати дані; суттєвість  - не потрібно витрачати час на реєстрацію незначних факторів.

     Якщо  зусилля щодо реєстрації дорівнюють за вартістю засобам, які реєструються, реєстрацію необхідно спростити;

     консерватизм  -  оскільки  відображення  фактів  господарської  діяльності  в процесі управління  підприємством не  завжди  є однозначним, необхідно  вибирати оцінку, яка є менш оптимістичною, тобто слід враховувати можливий брак прибутку  і потенційні збитки. Це забезпечить обережність в оцінці активів, майна і у визначенні величини прибутку; повноту - містити максимум даних, необхідних користувачу.

     Інформація  сама по собі є значною цінністю, незалежно від фактів, які  вона фіксує. Ця  цінність  зумовлена  можливостями, котрі  вона  надає для прийняття рішень, тобто потенційними діями. Кожна така дія стає бухгалтерською категорією.

     Подібний  підхід  дозволяє  відокремити  явище  (інформаційний  аспект)  від  факту (економічний аспект) і  зосередити увагу працівника на явищі. З цього випливає, що, наприклад, входом і виходом бухгалтерської системи є не дебет і кредит, тобто не облікові координати,  а  облікова  процедура:  вхід  -  первинні  документи  (вхідні  дані),  вихід  - звітність  (результатна  інформація). Щоправда, під результатною  інформацією розуміють  не  стільки  звітність  традиційного  обліку,  скільки  модель,  яка  дозволяє приймати багатоваріантні управлінські рішення.

     Ці  властивості економічної  інформації  визначають необхідність  та  економічну доцільність  використання інформаційних систем під час збору, накопичення, передачі й обробки. 

     1.2. Створення інформаційної  системи на виробництві. 

     Інформаційна  система  виробництва    -  це  людино-машинна  система, робота  якої  забезпечена  двома  видами  елементів:  процеси  (ввід,  обробка,  вивід, зберігання, контроль)  і ресурси  (обладнання,  програми, бази даних, телекомунікації, людський ресурс, продукти). В інформаційних системах застосовується людський ресурс двох  видів  -  кінцевих користувачів (менеджерів)  і консультантів (системних аналітиків, програмістів,  інженерів).

     Розглядають і інший підхід до визначення складу інформаційних системи, зазначаючи, що вони включають в себе: технічні засоби обробки даних, програмне  забезпечення і відповідний персонал. А чотири складові частини утворюють внутрішню інформаційну основу: засоби фіксації і збору інформації; засоби передачі відповідних даних та повідомлень; засоби збереження інформації; засоби аналізу, обробки і представлення інформації.

     Створення кожної конкретної інформаційної системи на виробництві повинно розглядатись і вирішуватись комплексно, в декількох аспектах:

     - організаційному  (принципи організації  інформаційної системи  і взаємодія її елементів),

     - технологічному (методи обробки інформації і технологія реалізації цих методів),

     - технічному  (можливості  сучасних  засобів  обчислювальної  та  організаційної  техніки). 

     Оптимальна  організація  системи  інформаційного  забезпечення  є  одним  із  основних факторів, що визначає надійність й ефективність виробництва в цілому. 

     Тут потрібно зауважити, що ми будемо розглядати виробництво – як будь-яке підприємство, установу, організацію, юридичну особу або фізичну особу-підприємця, кінцевим продуктом діяльності яких є «продукція» як будь-який результат їх підприємницької діяльності (товар або послуга), що має матеріальну або нематеріальну цінність для деякого споживача, тоді можна стверджувати, що всі підприємства, установи, організації спрямовані на виробництво продукції. Споживачем може бути, як просто покупець, так і партнер або субпідрядник. Сукупність внутрішніх видів діяльності підприємства, що закінчуються створенням необхідної споживачу продукції, одержала назву «бізнес-процес» (або просто «процес»). Поняття «процес» навіть більш природне для підприємства, ніж організаційна (функціональна) структура, оскільки чіткий розподіл функціональних обов'язків може бути відсутнім, але співробітники неодмінно взаємодіють один з одним для виконання замовлення. Процес завжди має початок і кінець. Наприклад, продаж починається з прийому замовлення і закінчується постачанням продукції споживачу. Подібні процеси «пронизують» функціональну структуру підприємства.

     Параметри й особливості  інформаційної системи  індивідуальні для кожного виробництва. Відносно  стабільні за  складом елементів,  інформаційні  системи  вимагають  високої  точності  вимірів  і фіксації різної множини параметрів,  високої надійності обробки даних. На них накладаються жорсткі обмеження, що диктуються характером  технологічних  процесів, нормативними  актами,  інструкціями  та  наказами керівних органів,  встановленими формами документації  і документообігу на виробництві.  
 

     Для  вдосконалення виробництва і  забезпечення нерозривного зв'язку між інформацією й управлінням виробництвом створюються інформаційні  системи. Створення таких систем є складною проблемою. Для полегшення цієї задачі і правильного вибору  інформаційних систем на виробництві розглянемо спочатку їх класифікацію:

     За  ступенем автоматизації: в залежності від ступеня (рівня) автоматизації виділяють ручні, автоматизовані й автоматичні інформаційні системи.

     За  сферою призначення: для задоволення  інформаційних потреб в межах  конкретної предметної галузі, наприклад  економічна інформаційна система — інформаційна система призначена для виконання функцій управління на підприємстві; медична інформаційна система — інформаційна система призначена для використання в лікувальному або лікувально-профілактичному закладі; географічна інформаційна система — інформаційна система, що забезпечує збір, збереження, обробку, доступ, відображення і розповсюдження даних; а також адміністративні; виробничі; навчальні; екологічні; криміналістичні; військові та інші.

     За  місцем діяльності інформаційної  системи  - наукові інформаційні системи — призначені для автоматизації діяльності науковців, аналізу статистичної інформації, керування експериментом; інформаційні системи автоматизованого керування — призначені для автоматизації праці інженерів-проектувальників і розроблювачів нової техніки (технології). Такі інформаційні системи допомагають здійснювати: розробку нових виробів і технологій їхнього виробництва; різноманітні інженерні розрахунки (визначення технічних параметрів виробів, видаткових норм — трудових, матеріальних і т. д.); створення графічної документації (креслень, схем, планувань); моделювання проектованих об'єктів; створення керуючих програм для верстатів із числовим програмним керуванням.

     Інформаційні  системи організаційного керування  — призначені для автоматизації функції адміністративного (управлінського) персоналу. До цього класу відносяться інформаційні системи керування як промисловими (підприємства), так і непромисловими об'єктами (банки, біржа, страхові компанії, готелі і т. д.) і окремими офісами (офісні системи).

     інформаційні  системи керування технологічними процесами — призначені для автоматизації  різноманітних технологічних процесів (гнучкі виробничі процеси, металургія, енергетика тощо).

     Інформаційна  система, як система  управління, тісно пов’язується, як з системами збереження та видачі інформації, так і з іншої — з системами, що забезпечують обмін інформацією в процесі управління. Вона охоплює сукупність засобів та методів, що дозволяють користувачу збирати, зберігати, передавати і обробляти відібрану інформацію.

     За  функціональним призначенням інформаційні системи поділяють на керувальні (АСКТП, АСКВ); проектувальні (САП); наукового пошуку (АСНД, експертні системи); діагностичні, моделювальні; системи підготовки прийняття рішення (СППР). 

     Також розрізняють такі  інформаційні системи: інформаційно-пошукові,  інформаційно-довідникові,  інформаційно-консультативні. Основою для такої класифікації, як правило, служать комплекси використовуваних методів і засобів їх реалізації, технологічні процеси обробки даних, види і форми оброблюваної інформації, функціональна орієнтація системи.

     З  позиції  вказаних  ознак  класифікації  перелік  самостійних  видів  інформаційних систем можливо було б продовжити, включивши в нього, наприклад, такі, як діалогові, до запитання тощо. Але в літературі це питання дискутується, що в такому випадку, в рамках управління одним  і  тим же виробництвом довелося б конструювати множину різних  інформаційних систем, хоча краще говорити про різні режими функціонування  єдиної  інформаційної системи  підприємства  чи  її  елементів:  інформаційно-пошуковий, діалоговий,  до  запитання,  режим реального часу. В свою чергу,   банки  даних є ефективним методом конструювання головного елемента будь-якої  інформаційної системи -  її  інформаційного фонду  (із  забезпеченням програмних  засобів доступу до нього). Але в деяких випадках при розробці вузькоспеціалізованих систем (довідково-бібліографічних, довідково-інформаційного обслуговування та  ін.) можна говорити про них, як про відносно самостійні види інформаційних систем.

     Відзначимо  деякі  особливості  «інформаційно-пошукових  систем»  (ІПС).

     Прийняті  в  теперішній  час  визначення  інформаційно-пошукової  системи  неоднозначні. Вони звичайно розкривають  технічний бік  її реалізації. Особливий  інтерес становить класифікація інформаційно-пошукових систем, що конкретизує різні аспекти  їх призначення  і  використання. Така класифікація може бути здійснена за режимом роботи (методом інформаційного забезпечення користувачів системи, видом обробленої Інформації і виданої інформації), за ступенем автоматизації  інформаційних процесів  (процедури обробки  інформації), за типом  інформаційної мови, способом організації  інформаційних процесів  (процедура обробки  інформації),  інформаційних масивів і пошукового масиву. 

     За  видом  роботи  інформаційно-пошукові системи  можна розділити на  системи довідково-інформаційного обслуговування  і довідково-бібліографічні, за режимом   роботи  - на системи вибіркового розповсюдження інформації  і ретроспективного її пошуку. З  точки  зору накопичення й обробки  інформаційних масивів класифікацію  інформаційних систем можна представити схемою (рис. 1.2).

Рис.1.2. Класифікація інформаційних систем

     Останнім  часом набувають розвитку багатофункціональні інтегральні  інформаційні системи, що призначені для роботи в будь-яких режимах, тобто об'єднують різні властивості й особливості різних систем. Аналізуючи існуючі ІПС, можна зробити такі висновки:

     розроблена  досить велика група систем для різних галузей науки і техніки; не зважаючи на уявне розмаїття, більшість систем принципово не відрізняється одна від одної; рівень автоматизації ІПС визначається досить довільно і в багатьох випадках «залежить», швидше, від точки зору розробника, ніж від дійсної системи автоматизації; впровадження тієї чи  іншої  ІПС часто здійснюється без аналізу  її можливостей,  врахування придатності  її для  конкретних умов  експлуатації  визначається не перевагами системи, а випадковими факторами.

     Потрібно  відзначити також, що багато ІПС відноситься до документального типу  і не має можливостей відтворювати різні операції з перетворення інформації.

     Основним  недоліком  існуючих  ІПС  є  також  складність  їх  використання  в  управлінні  виробничими  об'єктами.  Проте,  у  методичному  плані  інформаційно-пошуковий режим  є потенційно перспективним напрямком удосконалення  технології управління.