Преимущества применения информационных технологий

Оглавление

Введение…………………………………………………………………………...3

1. Технологии обработки  информации, компьютерные коммуникации………4

2. Преимущества применения  информационных технологий…………………5

3. Программные средства  автоматизированного рабочего места……………7

3.1 Системы управления  документооборотом на основе Web-технологий….12

3.1.1 Использование электронной почты………………………………………14

Список использованной литературы…………………………………………...16

Введение

Технология (гр. techne – мастерство, logos – учение, учение о мастерстве) – совокупность знаний о способах и средствах проведения производственных процессов, при которых происходит необходимое качественное изменение обрабатываемых объектов.

Информационные технологии – это широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям управления и обработки данных, в том числе с применением вычислительной техники.

Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом - практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации.

В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах. Однако сегодня происходит парадоксальная вещь: любое уважающее себя учреждение закупает высокопроизводительные персональные компьютеры, которые объединяются в локальную корпоративную сеть, что обеспечивает полную технологическую поддержку «электронного документооборота», но дальше использования техники для подготовки документа в текстовом редакторе с последующей его распечаткой на принтере дело не идет.

1. Технологии обработки  информации, компьютерные коммуникации

Информационные технологии – это совокупность методов, производственных и программно-технологических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, хранение, обработку, вывод и распространение информации.

Совершенствование информационных компьютерных технологий продолжается и сегодня. Основу любой информационной технологии составляют:

• средства автоматизации (прежде всего компьютеры);
• программное обеспечение;
• развитые средства связи (телекоммуникации);
• учет эргономических требований к комплексу технических средств и программному обеспечению со стороны человека;
• предварительная подготовка и обучение пользователей.

Можно выделить следующие виды информационных технологий:

1. обработки документов;
2. обработки табличной информации;
3. баз данных;
4. разработки интеллектуальных систем;
5. мультимедиа;
6. сетевые и коммуникационные.

В составе комплекса технических средств обеспечения информационных технологий выделяют средства компьютерной техники и средства организационной техники.

Современные офисные средства компьютерной техники могут быть разделены на персональные компьютеры и корпоративные компьютеры.

Персональные компьютеры представляют собой вычислительные системы, все ресурсы которых полностью направлены на обеспечение деятельности одного рабочего места управленческого работника. Это наиболее многочисленный класс средств вычислительной техники, в составе которого можно выделить персональные компьютеры IBM PC и совместимые с ними, а также персональные компьютеры Macintosh фирмы «Apple».

Корпоративные компьютеры – это многопользовательские вычислительные системы, имеющие центральный блок с большой вычислительной мощностью и значительными информационными ресурсами, к которому подсоединяются большое число рабочих мест с минимальной оснащенностью: видеотерминал, клавиатура, устройство позиционирования типа «мышь» и, возможно, устройство печати.

Компьютер может быть подключен к абонентской телефонной сети и получать доступ к другим абонентам этой сети, к электронной почте, к телетайпам и телефаксам, работающим с этой сетью. Для подключения ко всем этим сетям необходим модем. Модем устанавливается в слот (разъем) материнской платы ПК или автономно подключается к ее последовательному порту.

Компьютер с факс-модемом работает намного надежнее и устойчивее телефакса.

Обеспечивает много дополнительных сервисных услуг: более удобная и эффективная автоматизация подготовки текстов факса с использованием всего арсенала компьютерных средств, интеграция с электронной почтой, телексом и базой данных компьютера, наличие объемной электронной справочной книги, содержащей разнообразную полезную информацию, разграничение права доступа сотрудников и внешних абонентов к факсу, контроль прохождения корреспонденции, подробная статистика работы с факсом и т. п.

Существуют компьютеры, оборудованные видеокамерой и микрофоном, позволяющие не только обмениваться факсами с партнером, но и видеть его, и разговаривать с ним.

2. Преимущества  применения информационных технологий

В первую очередь это касается создания и оформления деловых документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют не только повысить скорость оформления документа, но и существенно повысить его качество по сравнению с "докомпьютерными" технологиями.

Информационные технологии позволяют также обеспечивать удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера. В операционной системе Windows эта задача может быть выполнена, например, с помощью программы Проводник.

Не менее важная задача делопроизводства – это организация регистрации (учета) документов, а также контроль за сроками их исполнения. Причем учет и хранение документов необходимо организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов.

Уровень автоматизации делопроизводства существенно повышается, если в каждом подразделении предприятия установить компьютеры, связанные локальной сетью. Необходимым условием функционирования такой системы, является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Работа с такими документами происходит по унифицированной схеме ЕГСДОУ (единая государственная система документационного обеспечения управления). Задача делопроизводственных с той лишь разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру, стоящих в разных подразделениях организации. Это существенно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц. Такой способ ведения делопроизводства и называют безбумажной технологией.

Документы, поступившие в организацию по каналам электронной почты или созданные в таком "электронном офисе" уже существуют в форме, доступной для компьютерной обработки. Несколько большую проблему представляют собой документы, поступившие в организацию в виде бумажных копий. Такие документы можно подвергнуть сканированию и обработке с помощью специализированных программ - систем оптического распознавания символов.

3. Программные  средства автоматизированного рабочего  места

Программные средства в целом подразделяются на системные и прикладные.

Системные программные средства предназначены для обеспечения деятельности компьютерных систем как таковых. В их составе выделяют:

• тестовые и диагностические программы;
• антивирусные программы;
• операционные системы;
• командно-файловые оболочки (процессоры).

Тестовые и диагностические программы предназначены для проверки работоспособности отдельных узлов компьютера и компонентов программно-файловых систем и, возможно, устранения выявленных неисправностей.

Антивирусные программы предназначены для выявления и, возможно, устранения вирусных программ, нарушающих нормальную работу вычислительной системы, например DrWeb.

Операционные системы являются основными системными программными комплексами, выполняющими следующие основные функции:

• тестирование работоспособности вычислительной системы и ее настройку при первоначальном включении;
• обеспечение синхронного и эффективного взаимодействия всех аппаратных и программных компонентов вычислительной системы в процессе ее функционирования;
• обеспечение эффективного взаимодействия пользователя с вычислительной системой.

Операционные системы можно разделить:

• однозадачные однопользовательские системы (типа MS-DOS);
• многозадачные однопользовательские системы (семейства Windows);
• многопользовательские сетевые (семейства UNIX).

Командно-файловые оболочки (процессоры) также предназначены для организации системы взаимодействия пользователя с вычислительной системой, но на принципах, отличных от реализуемых операционной системой.

Цель файловых оболочек – облегчить работу или предоставить дополнительные возможности.

Следует отметить тенденцию расширения возможностей следующих поколений операционных систем, в том числе за счет интеграции в них много описываемых в разделе программных средств. Так частью операционной системы становится и программная поддержка работы сканеров – Twain, обработки фотоизображений Photo Editor, записи компакт-дисков и др.

Среди прикладных программных средств обеспечения управленческой деятельности можно выделить широко используемые типовые:

• системы подготовки текстовых документов;
• личные информационные системы;
• системы управления базами данных;
• программы переноса (записи и перезаписи) документов и другой информации на флеш-память и компакт-диски CD и DVD;
• программы сканирования и распознавания текстов;
• программы выхода во внешнюю среду;
• системы обработки финансово-экономической информации.

Менее распространены «специализированные» программы, требующие специальной подготовки пользователей:

• системы подготовки презентаций;
• системы управления проектами;
• экспертные системы и системы поддержки принятия решений;
• системы интеллектуального проектирования и совершенствования систем управления.

Системы подготовки текстовых документов предназначены для организации технологии изготовления управленческих документов и различных информационных материалов текстового характера. По своим возможностям они делятся на текстовые редакторы, текстовые процессоры, настольные издательские системы, конверторы и форматоры.

Редактор текстов (text editor) обеспечивает ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, но предназначен он, в основном, для подготовки текстов программ, которые не требуют форматирования, то есть автоматического преобразования расположения элементов текста, изменения шрифта и т.п. Текстовые редакторы являются как составной частью современных операционных систем (WordPad), так и самостоятельным программным продуктом.

Использование для подготовки и печати документа редактора текстов на качественном уровне примерно соответствует использованию электрической пишущей машинки, разве что более производительному из-за легкости повторения частей текста с хранимой в электронной памяти заготовки и возможности как исправления опечаток, так и частичной переработке текста путем вставки или исключения новых фрагментов.

Одним из важнейших свойств текстовых процессоров является полное соответствие бумажного документа образу копии на экране. Не последнюю роль при выборе текстового процессора играют объем занимаемой памяти, интеграция с другими программными продуктами. Не секрет, что у каждого пользователя свой стиль работы над документом (что удобно для одной группы пользователей, для другой является помехой). Поэтому наиболее привлекательными для разработчика документа выглядят те программы, в которых возможна настройка интерфейса под свои вкусы и потребности.

Текстовые процессоры имеют специальные функции, которые предназначены для облегчения ввода текста и представления его в напечатанном виде. Предварительная настройка текстового процессора и принтера, на котором предполагается печатать текст, дают возможности:

• ввода текста, обеспечивающего заданный вид страницы текста на экране, давая представление о действительном расположении текста на бумаге после печати;
• предварительного задания таких параметров, как абзацные отступы, заголовки, тип и размер шрифта для различных элементов текста, междустрочные расстояния, число колонок текста, расположение и способ нумерации сносок и т.д.;
• автоматической проверки орфографии и получения подсказки при выборе синонимов;
• ввода и редактирования таблиц и формул;
• объединения документов в процессе подготовки текста к печати;
• автоматического составления оглавления и алфавитного справочника.

Практически все текстовые процессоры (и их версии) имеют уникальную структуру данных для представления текста, что объясняется необходимостью включения в текст дополнительной информации, описывающей структуру документа. Поэтому текст, подготовленный с помощью одного текстового процессора, часто не может быть прочитан и, следовательно, отредактирован и напечатан другими. Печать может быть выполнена на принтере любого типа, в том числе и матричном.

В целях совместимости текстовых документов при переносе их из среды одного текстового процессора в другой необходимо иметь дополнительно комплект особого программного обеспечения – конверторов, обеспечивающих получение выходного файла в формате текстового процессора – получателя документа.

Настольные издательства готовят тексты по правилам полиграфии и с типографским качеством. Настольные издательства по сути являются инструментом верстальщика и предназначены не столько для создания документов, сколько для реализации различного рода полиграфических эффектов. Они позволяют легко манипулировать текстом, менять форматы страниц, размеры отступов, дают возможность комбинировать различные шрифты. Тексты, подготовленные настольными издательствами, распечатываются только на лазерных принтерах.

Личные информационные системы предназначены для информационного обслуживания рабочего места управленческого работника; по существу они выполняют функции секретаря или электронного органайзера:

• планирование личного времени на различных временных уровнях с возможностью своевременного напоминания о наступлении запланированных мероприятий;
• ведение персональных и иных картотек с возможностью автоматической выборки необходимой информации;
• соединение по телефонным линиям с ведением журнала телефонных переговоров и выполнением функций, характерных для многофункциональных телефонных аппаратов;
• ведение персональных информационных блокнотов для хранения разнообразной личной информации.

Системы управления базами данных предназначены для создания, хранения и манипулирования массивами данных большого объема. Разные системы этого класса различаются способами организации хранения данных и обработки запросов на поиск информации, а также характером хранящихся в базе данных.

Офисные системы обработки финансово-экономической информации предназначены для обработки числовых данных, характеризующих различные производственно-экономические и финансовые явления и объекты, и составления соответствующих управленческих документов и информационно- аналитических материалов. Они включают в себя:

• универсальные табличные процессоры;
• специализированные бухгалтерские программы;
• специализированные программы финансово-экономического анализа и планирования.

3.1 Системы управления  документооборотом на основе Web-технологий

Наступила эпоха Internet. Стали необходимы системы, которые, во-первых, обеспечат совместное использование документов сотрудниками предприятий и взаимодействие между отделениями, во-вторых, предоставят возможность публикации документов на Web-узле и, в-третьих, поддержат электронную торговлю с бизнес-партнерами и заказчиками. Компании, имеющие собственные интрасети на базе протокола IP, имеют возможность использовать их для дальнейшего развития систем управления и обработки электронных документов. Например, можно превратить все бумажные документы в электронные и сосредоточить их в базе данных главного офиса, обеспечив к ним доступ по интрасети всем сотрудникам фирмы, а по Internet - ее клиентам. Это позволит снизить затраты на распространение бумажной документации за счет публикации необходимой информации в Internet и интрасети и повысить эффективность работы с документами служащих компании.

Последние десять лет развития сетевых средств показали, что современные предприятия не могут обойтись без систем на базе web-технологий, так как именно они позволяют окончательно перейти к безбумажной технологии, обеспечив удаленный доступ к документам. Системы управления документами, используемые в настоящее время в корпоративных сетях, выполняют загрузку и обработку всего потока документов, циркулирующих в пределах предприятия, т. е. информации, пересылаемой между служащими и отделениями, а также обеспечивают обмен документами с потребителями, поставщиками, клиентами и дистрибуторами. Основные функции системы управления документами – классификация информации, размещение ее в библиотеках баз данных и предоставление пользователям интерактивного доступа к документам. Право на работу с документами определяется с помощью идентификатора пользователя и входного пароля, а возможность обработки информации обеспечивается программными средствами, которые позволяют редактировать документы, коллективно работать с ними, а также обмениваться ими по каналам электронной почты.

Новые системы управления документами на базе Web имеют все шансы привлечь внимание предприятий, причем главная причина их популярности состоит в том, что в качестве клиентской части эти приложения клиент/сервер используют стандартный Web-браузер. С помощью таких систем служащие, работающие дома, могут мгновенно получить любые изменения, внесенные руководством в документы компании, подключившись к корпоративному серверу посредством модема или сетевой карты и браузера и найдя необходимый отчет в библиотеке базы данных. Заказчики получают возможность обратиться к Web-узлу предприятия и, щелкнув мышью по пиктограмме, соответствующей средствам обслуживания клиентов, автоматически подключиться к библиотеке базы данных, чтобы проверить, отправлены ли заказанные изделия. В прежних, традиционных системах управления документами на пользовательском компьютере требовалось установить клиентскую часть этого приложения, что ограничивало возможности использования данного продукта. Кроме того, для каждого пользователя, принимающего участие в коллективной работе с документами, компания должна была приобрести у поставщика лицензию, что приводило к значительным материальным затратам.

Наиболее привлекательная сторона систем управления документами на базе Web – экономия средств. В конечном счете, Web-системы управления документами могут также выполнять функции автоматизации деловых процедур, осуществляя не только разделение документов на категории и взаимодействие с библиотеками баз данных, но и маршрутизацию документов. Еще одна функция будущих систем управления документами заключается в предоставлении доступа к корпоративным информационным библиотекам, как сотрудникам предприятий, так и компаниям-партнерам, которые смогут получить спецификации на продукцию, графики поставки изделий и другую информацию, не представляющую коммерческой тайны.

Поскольку документы становятся все более разнообразными и ориентированными на Internet, пользователям потребуются средства, которые способны манипулировать как текстами, так и изображениями, видеоинформацией и звуком.

Internet выполняет две функции - во-первых, служит проводящей средой для обмена информацией между организациями, работающими в области стандартизации, и, во-вторых, выступает в роли среды для быстрой разработки приложений. Интрасеть доступна лишь структурным подразделениям организации, внешние пользователи имеют доступ только на Web-узел.

Традиционным средством защиты информации в интрасети служит брандмауэр, расположенный между интрасетью и Internet. Для проверки прав пользователей применяются идентификационные карточки с кодированием, а также идентификаторы и пароли. Пересылать документы через брандмауэр на внешние Web-узлы разрешено ограниченному кругу служащих корпорации. Таким образом, средства защиты серверов и полный запрет на доступ к сети из внешних Web-узлов создают условия для безопасной и удобной работы персонала.

3.1.1 Использование  электронной почты

В случае, если документ необходимо сделать общедоступным, это происходит двумя основными путями, либо через систему электронной почты, путем рассылки, либо через Internet, путем публикации на Web-сервере. Второй способ применим в случае, если лица, которым может понадобиться документ, заранее неизвестны. Использование электронной почты же более подходит для направления документов к исполнителям. Системой, обеспечивающей маршрутизацию документов, является система электронной почты, которая осуществляет параллельное распространение документов. Маршрутизация отличается от распространения или рассылки тем, что маршрутизируемый документ возвращается в начало маршрута, например к инициатору, а рассылаемый документ уходит к исполнителю без контроля факта возврата.

С помощью дополнительных приложений система электронной почты может обеспечивать последовательную маршрутизацию документов.

Итак, электронная почта выполняет следующие функции:

• обмен сообщениями между пользователями;
• обмен документами между пользователями;
• обмен данными между приложениями;
• оповещение пользователей о наступлении определенных событий.

Список используемой литературы

1. Под общ. Ред. И.А.Черноскутовой. Информатика. СПб., 2005. 272 с.
2. Хандадашева Л.Н. Компьютер и другая оргтехника для секретаря-референта. Ростов н/Д, 2003. 384 с.
3. Бирюков Б.В. Кибернетика и методология науки. М., 2004, с.243, 248.
4. Громов Г.Р. Очерки информационной технологии. М., 2003, с.9.