Принципы документооборота

ВВЕДЕНИЕ

Целью данной работы является изучение основных стандартов и требований к документообороту туристических организаций

Документарное обеспечение организации подобно скелету в организме, является прочным каркасом, который позволяет предоставлять качественные услуги, соответствовать закону и вести дела с максимальной эффективностью. Все аспекты документооборота должны быть закреплены либо в уставе предприятия, либо законодательно. Этим объясняется актуальность темы.

В данной курсовой работе рассматриваются основные принципы документарной организации туристических предприятий, приводятся структура взаимодействия и документооборота между туроператорами, турагентами и туристами, а так же приводится динамика изменений в данной сфере, произошедших в последние годы.

Задачи данной курсовой работы: рассмотреть методические и юридические основы документооборота, выявить его основные принципы, а так же выполнить обзор организации документарного сопровождения туристических предприятий.

Объектом является документооборот, предметом формирование документооборота на предприятии в сфере туризма.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. Принципы документооборота

Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; сложный технологический процесс, включающий все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

• входящие (поступающие) документы;
• исходящие (отправляемые) документы;
• внутренние документы.1

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

Одна из важнейших функций в организации работы с документами – это их учет, который обеспечивается регистрацией. Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести их поиск.2

Наряду с организацией документооборота в понятие "организация работы с документами" входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.

Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):

• документирование деятельности
• организация работы с официальными документами

Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

• прием и первичная обработка документов;
• предварительное рассмотрение и распределение документов;
• регистрация;
• контроль за исполнением;
• информационно-справочная работа;
• исполнение документов и отправка.

1.2. Организация документооборота. Юридическая и методическая основа

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Отсюда главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени (Только в этом случае принятое управленческое решение будет действенным). Для этого необходимо:

• максимальное сокращение инстанций прохождения документов за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью (каждое перемещение документа должно быть оправданным);
• исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке – регистрация и доставка, при их подготовке – визирование и согласование и т.д.);
• максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства – специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

При организации движения документов должны соблюдаться следующие правила:

• Централизация операций по приему и отправке документов.
• Исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа.
• Организация предварительного рассмотрения поступивших документов (до передачи их на рассмотрение руководителем).
• Однократность регистрации документов, поступивших в организацию и отправляемых из организации.
• Вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения.
• Устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование документа.
• Делегирование руководителем права подписывать документы своим заместителям и руководителям структурных подразделений.
• Выполнение технических операций по обработке и передаче документов техническим персоналом.
• Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки.
• Выделение среди других так называемых «нерегистрируемых документов».3

Организация документооборота может самостоятельно регулироваться и нормироваться. В разделе 3.1 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) рекомендуется закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы ДОУ. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

Изначальную основу документооборота отражают такие организационные документы, как устав, положения, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреждения, а в инструкции по работе с документами они закрепляются вторично.

1.3. Документооборот в туристических организациях

Как известно туроператоры и турагенты занимаются оказанием туристских услуг. Факт оказания услуг должен быть документально подтвержден, поскольку все хозяйственные операции, осуществляемые турфирмами, должны оформляться оправдательными документами. Об особенностях документооборота при оказании туристских услуг расскажем в данной статье.    

В общепринятом значении под документооборотом туристской организации понимается движение документов в организации с момента их создания или получения от других субъектовгражданско-правовых отношений до завершения их исполнения и передачи в архив. 
    Основным нормативным документом, устанавливающим единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации, является Федеральный закон от 21.11.1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ).

В соответствии со статьей 4 Закона N 129-ФЗ все организации, в том числе и туристские, обязаны вести бухгалтерский учет в порядке, установленном Законом N 129-ФЗ.

Исключение составляют только туристские компании, применяющие упрощенную систему налогообложения, на которых требование по ведению бухгалтерского учета в полном объеме не распространяется. Такие турфирмы на основании пункта 3 статьи 4 Закона N 129-ФЗ ведут бухгалтерский учет только в части объектов основных средств и нематериальных активов.

Статьей 6 Закона N 129-ФЗ определено, что ответственность за организацию бухгалтерского учета в турфирме возложена на ее руководителя, который своим приказом утверждает и учетную политику турфирмы для целей бухгалтерского учета.

Одновременно с учетной политикой турфирмы для целей бухгалтерского учета согласно пункту 3 статьи 6 Закона N 129-ФЗ утверждаются:

• формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов;
• формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, используемой в организации;
• правила документооборота и технология обработки учетной информации.

При закреплении форм первичных бухгалтерских документов, используемых туристкой фирмой, следует зафиксировать и порядок внесения в них исправлений, поскольку от ошибок никто не застрахован. Бухгалтерское законодательство запрещает вносить исправления только в кассовые и банковские документы, в остальные учетные документы исправления могут вноситься, но только по согласованию со всеми участниками хозяйственной операции, что должно быть подтверждено личными подписями тех лиц, которые подписали эти документы первоначально.4

Кроме того, руководитель турфирмы по согласованию с главным бухгалтером должен утвердить перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.  

Следует отметить, что документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.5

Таким образом, можно отметить, что требование об организации документооборота в турфирме вытекает из норм бухгалтерского законодательства.

В соответствии со статьей 9 Закона N 129-ФЗ все хозяйственные операции, осуществляемые турфирмой, должны оформляться оправдательными документами, служащими первичными учетными документами, на основании которых, собственно, и ведется бухгалтерский учет.

Причем Закон N 129-ФЗ допускает фактически использование первичных бухгалтерских документов двух видов:

• первичных бухгалтерских документов, составленных по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
• самостоятельно разработанных форм первичных бухгалтерских документов (в случае отсутствия унифицированной формы), однако при условии, что в них содержатся все обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона N 129-ФЗ.

Среди обязательных реквизитов содержатся измерители хозяйственных операций в денежном выражении. При этом бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций ведется в валюте Российской Федерации - в рублях.

Следовательно, все первичные учетные документы должны быть заполнены в валюте Российской Федерации. Аналогичные требования предъявляются к первичным учетным документам, являющимся основой для составления аналитических регистров налогового учета. Изложенная позиция подтверждается Письмами Минфина Российской Федерации от 12.01.2007 г. N 03-03-04/1/866, от 11.02.2003 г. N 16-00-14/56. 

Составляются первичные учетные документы непосредственно в момент совершения операции, а если это невозможно, то непосредственно после ее окончания. За своевременное и качественное оформление первичной документации, передачу документов в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете организации, а также за достоверность сведений, содержащихся в них, отвечают лица, составившие и подписавшие эти документы.6

Рассмотрим основные особенности документооборота между туроператором и турагентом, турагентом и туристом.

Согласно статье 9 Федерального закона от 24.11.1996 г. N 132-ФЗ "Об основах туристской деятельности в Российской Федерации" (далее - Закон N 132-ФЗ)7 продвижение и реализация туристского продукта турагентом осуществляются на основании договора, заключаемого между туроператором и турагентом. Турагент осуществляет продвижение и реализацию туристского продукта от имени и по поручению туроператора, а в случаях, предусмотренных договором, заключаемым между туроператором и турагентом, - от своего имени.

В договоре, заключаемом между туроператором и турагентом, должны содержаться:

• условия продвижения и реализации турагентом туристского продукта;
• полномочия турагента на совершение сделок с туристами и (или) иными заказчиками от имени туроператора;
• условие, предусматривающее возможность (невозможность) заключения турагентом субагентских договоров;
• порядок взаимодействия туроператора и турагента в случае предъявления им претензий туристов или иных заказчиков по договору о реализации туристского продукта;
• условие, предусматривающее возможность осуществления выплат туристам и (или) иным заказчикам страхового возмещения по договору страхования ответственности туроператора либо уплаты денежной суммы по банковской гарантии в случае заключения договора о реализации туристского продукта между туристом и (или) иным заказчиком и турагентом;
• взаимная ответственность туроператора и турагента, а также ответственность каждой из сторон перед туристом и (или) иным заказчиком за непредставление или представление недостоверной информации о туристском продукте, за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по договору о реализации туристского продукта.

Из данной нормы можно сделать вывод, что между турагентом и туроператором может быть заключен только агентский договор (статья 1005 ГК РФ).8 Так, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 01.08.2005 г. по делу N А05-26155/04-26 суд вынес решение: если турфирма самостоятельно не формирует тур, то она выступает в роли агента, а значит, как бы не был назван договор с туроператором, по сути, он будет всегда посредническим.

В соответствии с пунктом 1 статьи 1008 ГК РФ в ходе исполнения агентского договора агент обязан представлять принципалу отчеты в порядке и в сроки, которые предусмотрены договором. При отсутствии в договоре соответствующих условий отчеты представляются агентом по мере исполнения им договора либо по окончании действия договора.

Форма отчета не является унифицированной, поэтому ее можно разработать самостоятельно, утвердив в виде приложения к договору.

Но при этом отчет должен содержать все обязательные реквизиты первичных документов, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона N 129-ФЗ.

Итак, отчет агента может содержать:

• название документа;
• дату его составления;
• название турфирмы-агента;
• содержание операции (оказание услуг клиенту, поступление выручки и т.п.);
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• данные о состоянии расчетов между агентом и клиентами;
• сведения о расходах агента, которые принципал должен возместить;
• сумму посреднического вознаграждения;
• наименование должностей лиц, которые составили документ, и их личные подписи.

Если агентским договором не предусмотрено иное, к отчету агента должны быть приложены необходимые доказательства расходов, произведенных турагентом за счет туроператора (пункт 2статьи 1008 ГК РФ), если, конечно, туроператор возмещает турагенту какие-то расходы.

Туроператор, имеющий возражения по отчету турагента, должен сообщить о них турагенту в течение 30 дней со дня получения отчета, если соглашением сторон не установлен иной срок. В противном случае отчет считается принятым туроператором.

Документооборот между турагентом и туристом.

Взаимные права и обязанности турфирмы и туриста определяются договором о реализации туристского продукта.

Согласно статье 10 Закона N 132-ФЗ реализация туристского продукта осуществляется на основании договора, заключаемого в письменной форме между туроператором и туристом и (или) иным заказчиком, а в случаях, предусмотренных Законом N 132-ФЗ, между турагентом и туристом и (или) иным заказчиком. Указанный договор должен соответствовать законодательству Российской Федерации, в том числе законодательству о защите прав потребителей.

К существенным условиям договора о реализации туристского продукта относятся:

• полное и сокращенное наименования, адрес (место нахождения), почтовый адрес и реестровый номер туроператора;
• размер финансового обеспечения, номер, дата и срок действия договора страхования ответственности туроператора или банковской гарантии, наименование, адрес (место нахождения) и почтовый адрес организации, предоставившей финансовое обеспечение;
• сведения о туристе, а также об ином заказчике и его полномочиях (если турист не является заказчиком) в объеме, необходимом для реализации туристского продукта;
• общая цена туристского продукта в рублях;
• информация о потребительских свойствах туристского продукта - о программе пребывания, маршруте и об условиях путешествия, включая информацию о средствах размещения, об условиях проживания (месте нахождения средства размещения, его категории) и питания, услугах по перевозке туриста в стране (месте) временного пребывания, о наличии экскурсовода (гида), гида-переводчика, инструктора-проводника, а также о дополнительных услугах;
• права, обязанности и ответственность сторон;
• условия изменения и расторжения договора;
• сведения о порядке и сроках предъявления туристом и (или) иным заказчиком претензий к туроператору в случае нарушения туроператором условий договора;
• сведения о порядке и сроках предъявления туристом и (или) иным заказчиком требований о выплате страхового возмещения по договору страхования ответственности туроператора либо требований об уплате денежной суммы по банковской гарантии, а также информация об основаниях для осуществления таких выплат по договору страхования ответственности туроператора и по банковской гарантии.

Кроме того, договор о реализации туристского продукта, заключаемый между туристом и (или) иным заказчиком и турагентом, наряду с условиями, предусмотренными статьей 10 Закона N 132-ФЗ, должен также включать:

• полное и сокращенное наименования, адрес (место нахождения) и почтовый адрес турагента;
• информацию о том, что лицом (исполнителем), оказывающим туристу и (или) иному заказчику услуги по договору о реализации туристского продукта, является туроператор;
• информацию о возможности туриста в случае возникновения обстоятельств, указанных в статье 17.4 Закона N 132-ФЗ, обратиться с письменным требованием о выплате страхового возмещения по договору страхования ответственности туроператора или об уплате денежной суммы по банковской гарантии непосредственно к организации, предоставившей туроператору финансовое обеспечение.

Неотъемлемой частью данного договора является туристская путевка, типовая форма которой утверждена Приказом Минфина Российской Федерации от 09.07.2007 г. N 60н "Об утверждении формы бланка строгой отчетности". Данная форма является бланком строгой отчетности и составляется в двух экземплярах: один отдается туристу, другой остается в турфирме.

Как указало УФНС Российской Федерации по городу Москве в своем Письме от 15.07.2009 г. N 17-15/72957, организация, ведущая туристскую деятельность, вправе осуществлять наличные денежные расчеты без применения ККТ при условии оформления и выдачи формы бланка строгой отчетности "Туристская путевка".

Если же расчет производился с юридическими лицами или оказываются дополнительные услуги (например, бронирование билетов, оформление загранпаспортов), то применять ККТ нужно.

Рассмотрим вопрос применения ККТ и бланков строгой отчетности в случае осуществления расчетов с турфирмой в безналичной форме.

Обратимся к мнению официальных органов.9 

В Письме Роспотребнадзора от 31.08.2007 г. N 0100/8935-07-32 "Об особенностях правоприменительной практики, связанной с обеспечением защиты прав потребителей в сфере туристического обслуживания" сказано, что путевка оформляется в любом случае, при наличных и безналичных расчетах, даже если турфирма использует кассу.

Однако некоторые специалисты выражают точку зрения, что кассовый чек уже является первичным учетным документом, который подтверждает тот факт, что между фирмой и покупателем осуществлен наличный денежный расчет (или расчет с использованием платежных карт). Следовательно, применять бланк турпутевки в данной ситуации не обязательно.

По мнению автора, именно разъяснения Роспотребнадзора соответствуют нормам Закона N 132-ФЗ и Правилам оказания услуг по реализации туристского продукта, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 18.07.2007 г. N 452.

Отметим, что согласно статье 14.5 КоАП РФ невыдача бланков строгой отчетности влечет предупреждение или наложение административного штрафа на 

• должностных лиц - от 3000 до 4000 руб.;
• юридических лиц - от 30 000 до 40 000 руб.

Сотрудники турфирмы довольно часто выезжают в служебные командировки. При приобретении работником туристской компании электронного билета для поездок в командировки на территории Российской Федерации и за рубеж документами, подтверждающими произведенные расходы, могут являться маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции.

Пунктом 2 Приказа Минтранса Российской Федерации от 08.11.2006 г. N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" установлено, что маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции должна быть оформлена на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете и багажной квитанции или дополнительно к оформленной не на бланке строгой отчетности маршрут/квитанции должен быть выдан документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности, или оформленный посредством ККТ чек.

Вместе с тем, документами, подтверждающими расходы при приобретении работником турфирмы электронного авиабилета, также могут быть документы, подтверждающие направление сотрудника в командировку, проживание за границей и иные оправдательные документы, оформленные унифицированными формами первичной учетной документации и удостоверяющие факт пребывания работника в командировке, и распечатки электронного билета или посадочного талона с указанием реквизитов, позволяющие идентифицировать проезд работника в командировку (в частности, фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата полета). Такой вывод содержится в Письмах Минфина Российской Федерации от 04.06.2010 г. N 03-03-06/1/384, от 21.08.2008 г. N 03-03-06/1/476, от 07.09.2007 г. N 03-03-06/1/649, от 27.08.2007 г. N 03-03-06/1/596, от 13.08.2007 г. N 03-01-10/6-239, от 17.07.2007 г. N 03-03-06/4/99.

Следующим шагом при разработке системы документооборота являются разработка и утверждение форм документов для внутренней бухгалтерской отчетности.

Помимо стандартных форм бухгалтерской отчетности, рекомендуемых к использованию Минфином Российской Федерации, турфирма может разработать свои формы, которые будут использоваться ею для определения результатов в сфере финансового или управленческого учета.

После этого следует разработать и утвердить график документооборота, который турфирма разрабатывает самостоятельно, основываясь на Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 г. N 105 (далее - Положение N 105).

Как следует из пункта 5.2 Положения N 105, работа по составлению графика документооборота организуется главным бухгалтером туристкой организации, а утверждается приказом руководителя.

Оформить график можно либо в виде схемы, либо в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением туристской компании, а также с указанием их взаимосвязи и сроков оказания услуг. Пример графика документооборота представлен в Приложении к Положению N 105.

График документооборота должен предусматривать оптимальное количество подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, а также определять минимальный срок нахождения документа в соответствующем подразделении турфирмы.

Каждый из сотрудников туристской компании - исполнитель графика документооборота должен быть с ним ознакомлен. Сделать это можно путем вручения каждому работнику выписки из графика документооборота, в которой должны быть перечислены все документы, относящиеся к сфере деятельности сотрудника, а также должно быть указано, в какое подразделение организации и в какие сроки он обязан представлять соответствующие документы. Помимо выписки, соответствующие положения о документах могут быть включены и в должностные инструкции работников.

Принятые к учету первичные документы проверяются и систематизируются, затем на основании статьи 10 Закона N 129-ФЗ их данные отражаются в регистрах бухгалтерского учета.

Налоговый учет согласно статье 313 НК РФ представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на прибыль на основе данных первичных документов.

В качестве первичных учетных документов в целях налогового учета могут выступать копии первичных учетных документов, используемых в бухгалтерском учете организации. Такое мнение содержится в Письме УФНС Российской Федерации по г. Москве от 28.04.2006 г. N 20-12/35854.

Неправильное оформление первичных учетных документов при проверках налоговыми органами может привести к возникновению споров, которые нередко приходится решать в судебном порядке.

Например, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 01.02.2006 г. по делу N А13-11980/04-15 отмечено, что результаты оказанных услуг должны быть оформлены актом приема-передачи оказанных услуг. В альбомах унифицированных форм нет типовой формы акта, поэтому при его составлении необходимо учесть положения статьи 9 Закона N 129-ФЗ. Материалами дела подтверждается, что акты сдачи-приемки не содержат необходимых реквизитов, перечень которых установлен пунктом 2 статьи 9 Закона N 129-ФЗ. Следовательно, организацией не представлено документального и обоснованного подтверждения произведенных расходов.

В некоторых случаях суды принимают решения и в пользу налогоплательщиков. В качестве примера приведем Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 09.04.2007 г. по делу N Ф04-2126/2007(33206-А27-15). Организацией, в подтверждение расходов на оказание услуг были представлены счета-фактуры, акты выполненных работ, приказы, распоряжения, письма, протоколы, планы производства предприятия. Суд отклонил довод налогового органа о несоответствии представленных актов требованиям статьи 9 Закона N 129-ФЗ, поскольку степень подробности составления актов не может быть критерием для признания первичных документов оформленными ненадлежащим образом.