Кафедра менеджменту 
 
 
 

    Роль  інформації в діяльності менеджера 
 
 
 
 
 
 

          Реферат підготувала

    Студентка 4 курсу 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Київ 2011

     ПЛАН

    І. СУТНІСТІ ТА ВИДИ ІНФОРМАЦІЇ В МЕНЕДЖМЕНТІ.

    1.1 Сутність інформації.

    1.2 Класифікація інформації .

    1.3 Класифікація основних джерел, носіїв і каналів передачі інформації.

      інформації.

    ІІ. ІНФОРМАЦІЯ В УПРАВЛІННІ, ЇЇ ХАРАКТЕРИСТИКА І ФОРМИ.

    2.1 Інформація у менеджменті.

    2.2 Характеристика корисної інформації.

    2.3 Роль інформації:

    2.4 Інформація як головний предмет  праці керівника, як подукт його діяльності.

    III.ШЛЯХИ УДОСКОНАЛЕННЯ ІНФОРМАЦІЙОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ. 
 
 
 
 

     Вступ

          Хто володіє інформацією -  той володіє світом – цей  принцип, актуальний для всієї історії  людства, наприкінці ХХ століття став актуальним як ніколи до цього.

          Сучасна інформаційна революція за своїми потенційними  можливостями і залежно від умов, що складаються, набагато перевищує  попередню. Лише ті компанії, які, вступаючи  на новий шлях розвитку, слідуючи мегатенденції, можуть досягти успіху в майбутньому. І навпаки, ті компанії, які залишаться  осторонь мегатенденції і будуть продовжувати діяти на основі категорій старого промислового суспільства, неминуче перейдуть до розряду відсталих і з часом зникнуть. Обрати інший шлях, ігноруючи мегатенденцію, все одно що плисти проти течії. Доказом цього є успіх компаній, діяльність яких базується на інформаційних технологіях. Ці компанії перебувають на хвилі успіху – мають найбільші прибутки, найвищі темпи розвитку. Наприклад, Японія, не маючи шансів в індустріальному суспільстві, через відсутність природних ресурсів, стала однією з найбагатших і найрозвинутіших країн світу, виробляючи інформацію в різноманітних її проявах. Ця тенденція підтверджується і розвитком виробництва: найшвидше розвиваються галузі, засновані на інформаційних технологіях. Якщо порівнювати розвиток ринків, то ринок інформації розширюється невпинно. Ще кілька десятиріч тому першість тримав ринок послуг. Нині ж темпи розвитку ринку інформації випереджають темпи розвитку ринку послуг більше, ніж у 25 разів.

          А отже, питання про  інформацію, інформаційне забезпечення управління є найактуальнішим і  таким яке постійно потрібно досліджувати.

     І. СУТНІСТІ ТА ВИДИ ІНФОРМАЦІЇ В МЕНЕДЖМЕНТІ.

    1.1 Сутність інформації.

    Інформація  – це сукупність різних повідомлень про зміни, які проходять в системі й навколишньому середовищі, Управління як інформаційний процес складається з обміну інформацією між органом управління, керованим об’єктом і зовнішнім середовищем,

    У загальному розумінні Інформація –  це документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому середовищі. При цьому інформація відображає стан та його зміни в певній системі.

    В умовах сучасного складного комплексно виробництва, високих  темпів науково-технічного розвитку та інтенсивних потоків інформації керувати по-старому просто неможливо. Ось чому управління стало наукою, а переробка інформації – галуззю індустрії, що базується на сучасній обчислювальній техніці і є однією із найважливіших складових ефективного управління.

          Роль інформації неоднакова для різних стадій процесу  управління. На одних стадіях управління важливий обсяг інформації, на других –її рух,

    на  третіх – можливості її обробки.

          Так, при визначенні мети управління важливий обсяг інформації, її новизна, цінність, повнота тощо. Чим більше відомостей про сучасні наукові дослідження використано при розробці мети управління, тим об’єктивніше формується ціль, тим значніша вона для процесу управління.

          При оцінці ситуації найбільше значення мають види інформації, що визначають можливість комплексного та системного підходу до цієї оцінки, а в подальшому до розробки управлінських рішень. На стадії розробки управлінських рішень і аналітичної діяльності велику роль відіграють можливості обробки відібраної для одержаного рішення інформації, що залежить від форми її представлення.

          Явища реального  світу і процеси, що відбуваються у суспільному виробництві, об’єктивно відображуються за допомогою інформації, потоки якої реально існують поряд з потоками робочої сили, матеріалів і знарядь праці.

          Інформація означає  тлумачення, повідомлення, роз’яснення, викладення.  Теорії управління до неї  відносять такі сигнали (відомості, повідомлення), які несуть знання, зменшують  невизначеність. Якщо повідомлення або його частина для даного одержувача не є інформацією, то воно називається пізнавальним шумом “метаінформація”.

          Інформацію у формі  повідомлень, відомостей не можна віднести ні до матерії, і до свідомості. Вона властива як живій, так і неживій природі. Якісна різноманітність об’єктивного  світу зумовлює якісну багатогранність інформації. На відміну від неживої природи, яка може бути тільки джерелом інформації, жива природа, крім того, сприймає і переробляє її. Людина, як істота соціальна одержує, збирає, зберігає, свідомо переробляє і використовує у своїй цілеспрямованій діяльності. На практиці всі технологічні, організаційні, економічні і соціальні процеси породжуються, супроводжуються і спрямовуються інформаційними процесами, які відображають різні взаємовідносини між об’єктами живого світу і становлять суть та форми зв’язку між управлінськими системами.

          Інформацію в сфері  менеджменту часто образно порівнюють з нервовою системою, що забезпечує функціонування живого організму. Завдяки  обміну інформації між цими системами, якою управляють, інформацію про стан заданих параметрів виробляє команда управління і знову передає їх до системи, якою управляють для виконання (прямий зв’язок). Надходження інформації про результати управління прийнято  називати зворотнім зв’язком.

          До інформації належать усі види відомостей, повідомлень (усні, письмові, графічні тощо) і знань, потрібних  для реалізації функцій менеджменту. 

    1.2 Класифікація інформації 

          За характером, сферами  виникнення, призначення та формами фіксації інформацію, що використовується в управлінні виробничо-господарськими організаціями, класифікуються.

          Серед інших класифікаційних  ознак інформації виокремлюють змістову та рівневу. Відповідно до змістової  ознаки інформацію класифікують за об’єктами відображення (трудові, матеріальні ресурси, засоби виробництва, фінанси), галузями діяльності та за типами відносин (економічні, соціальні, технічні). За рівневою ознакою визначають спрямованість інформації: командна (надходить від суб’єкта до об’єкта управління), повідомна (надходить від об’єкта та суб’єкта), а також горизонтальна (забезпечує інформаційний обмін між партнерами одного рівня).

          Класифікація інформації важлива як для аналізу існуючого  в системі інформаційного обміну, так і для організації його в системі, що створюється. За допомогою класифікації можна виявити дільниці, де надмір або недостатньо інформації. Наприклад в організації управлінського циклу необхідно зафіксувати раціональне співвідношення між плановою, координаційною (постанови, накази, вказівки), контрольною (норми й нормативи, відхилення від планів) та обліковою (дані бухгалтерського та статистичного обліку) інформацією. За дефіциту облікової інформації органи управління розробляють планову, не знаючи реальної ситуації на конкретних ділянках об’єкта управління, що негативно позначається на обґрунтованості та ефективності планових рішень.

    1.3 Класифікація основних  джерел, носіїв і  каналів передачі  інформації.

    інформації.

          Основні джерела  інформації класифікують за місцем виникнення: джерело зовнішньої інформації, що надходить від вищестоящих органів, а також підприємств, організацій і установ, які підтримують з об’єктом управління господарські зв’язки; джерело внутрішньої інформації, що виникає на підприємстві (в об’єднанні).

          Сукупність повідомлень (з однаковим або близькими властивостями), що розподілені у даній системі з метою здійснення управління, утворюють інформаційні потоки на підприємстві.

          Потоки інформації різноманітні: потоки висхідної інформації  – основа для розробки рішень; низхідної інформації – це постанови, рішення, вказівки вищестоящих організацій; потоки регулюючої інформації – зазначені вище документи і деякі спеціальні нормативні положення.

          Специфічним джерелом управлінської інформації є чутки. Вони являють собою продукт мистецтва колективу, який намагається пояснити складну емоційно значущу для нього ситуацію при відчутності або недостачі офіційних даних. При цьому вихідна версія, переходячи від одного члена колективу до іншого, доповнюється і корегується доти, доки не сформулюється варіант, який влаштовує більшість.  Вірогідність цього варіанта залежить не тільки від істинності вихідного, але й від потреб і очікувань аудиторії, а тому може коливатися в діапазоні від 0 до 80-90%.

          Оскільки люди в  основному схильні вважати, що чутки виходять з джерел, які заслуговують на довіру, керівництво фірм часто використовує цю обставину, розповсюджуючи відомості, які  з тих або інших причин не можуть бути розголошені офіційно. У той же час необхідно мати на увазі, що довірою до чуток користуються і учасники конфліктів, бажаючи схилити навколишніх на свій бік.

          Будь-яка за змістом  інформація існує у формі різних її матеріальних носіїв. Для управління найбільше значення має інформація, зафіксована на постійних носіях, перш за все к вигляді різних паперових документів. Магнітних стрічок, барабанів, перфокарт і перфострічок.

    Канали  передачі інформації:

• Канал-тест: включає всю письмову інформацію, один зі стійких каналів.

    Перевага  – можливість багаторазового звернення  через будь-який проміжок часу, недолік – неможливість адекватного сприйняття явища, що описується різними користувачами.

• Канал-фірма: до нього відносяться всі носії інформації, пов’язані з цією організацією, та персонал. Уся інформація, яка виходить з фірми, поділяється на різні групи. Перша – конкуренти, ринок, ресурси; друга – технологія; третя – інформація про розвиток фірми;
• Канал-консультант: припускає, що фірма звертається по допомогу до консультуючої фірми, експерта, консультанта;
• Канал-бесіда: включає опитування, інтерв’ю, бесіди. Переваги – можливісті передачі найбільшої кількості деталей про визначену проблему; недолік – складність доказу, що була повідомлена саме ця іфнормація;
• Канал-джокер: випадкове джерело іфномації, яке з’являється при роз’язанні проблеми;
• Наради і збори являють собою форму колективного обміну інформацією, що закінчується прийняттям конкретних рішень.

ІІ. ІНФОРМАЦІЯ В УПРАВЛІННІ, ЇЇ ХАРАКТЕРИСТИКА І ФОРМИ.

    2.1 Інформація у менеджменті.

    Важливим  чинником функціонування соціотехнічної системи є внутрішні і зовнішні інформаційні процеси. Їх раціональна організація – запорука ефективного управління виробничо-господарською діяльністю. Інформація, яка надходить і циркулює в середині організації, утворює змістове наповнення комунікативних процесів між працівниками та її зовнішнім середовищем.

    Інформація  є зв’язаною основою процесу управління, оскільки містить необхідні для оцінки ситуацій та прийняття управлінських рішень відомості, завдяки яким керівник отримує змогу діяти свідомо та аргументовано.

          До появи і розвитку кібернетики, обчислювальної техніки  й інформатики поняття “інформація” трактували як відомості, які передаються  усним, письмовим чи іншим способом, у тому числі за допомогою технічних  засобів. Тепер, зберігаючи первинний  зміст, інформацію трактують як загальнонаукове поняття (спільне для усіх наук), яке охоплює обмін відомостей між людьми, людиною і автоматом (ЕОМ), автоматом і автоматом, передавання ознак від клітини до клітини, від організму до організму.

          Згідно з технологічним  підходом поняття “інформація” визначають як сукупність відомостей, даних, повідомлень, що є об’єктом зберігання, передавання, перетворення (оброблення). Часто інформацією вважають сукупність даних, знань про певну систему, які характеризують організацію, структуру і поведінку її загалом чи її елементів. Сучасна теорія інформації на основі поняття “статистична ймовірність” трактує інформацію як зменшення невизначеності щодо очікуваних подій. Американський вчений Норберт Вінер (1894-1964) стверджував, що інформація – це визначення змісту, одержаного із зовнішнього середовища в процесі пристосування до людських відчуттів.

          Згідно із Законом  України “Про інформацію” (із змінами, внесеними згідно із Законом № 1642-ІІІ (1642-14) від 06.04.2000 // ВВР, 2000, №27, сст.213.) інформацією є документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі.  Отже, інформація відображає стан та зміни певної системи , в нашому випадку певної організації. Різноманітність станів системи породжує різноманітність інформації. У цьому розумінні рух інформації характеризує рух системи.

          Багато фахівців інформацією вважають відомості  про об’єкт , сприйняті, зрозумілі  та оцінені як корисні для вирішення  конкретних завдань.

    2.2 Характеристика корисної  інформації.

          Розробка організаціями  стратегічних планів, забезпечення підтримки  діяльності співробітників, ідентифікація  проблем, що виникають, та взаємодія  з іншими організаціями багато в  чому визначаються рівнем якості інформації. Один із способів огляду якості інформації полягає в оцінці її характеристик з точки зору їх значення для організації. В число значимих відмінних властивостей інформації входять час, зміст та форма

          Інформаційне забезпечення покликане задовольняти всі потреби  управління процесами, які відбуваються  у соціально-економічній системі. Для цього в багаторівневій системі  менеджменту для кожного рівня  встановлюють:

• Загальну номенклатуру даних, що характеризують якісно та кількісно об’єкти управління;
• Періодичність надходження даних, які відображають динаміку соціально-економічних процесів;
• Оперативність оброблення даних із метою формування нової інформації, управлінських впливів;
• Строки доведення прийнятих рішень до об’єктів управління.

    Загальна  номенклатура даних, які використовують у менеджменті, охоплює такі категорії:

• Кількість та пофесійно-кваліфікаційний склад трудових ресурсів, які реалізують господарсько-фінансові процеси в системі;
• Матеріальні ресурси, необхідні для функціонування галузей діяльності;
• Стан основних засобів;
• Норми та нормативи використання ресурсів для здійснення господарської та виробничої  діяльності об’єктів управління;
• Стан предметів праці в галузях діяльності (наприклад, у торгівлі – обсяг товарних залишків, реалізація товарів за певний період та ін.).

    Групи даних виражають у системі  конкретних показників, які містять  кількісну або якісну характеристику об’єкта управління, явища чи процесу, що в них відбуваються. Як інформаційна одиниця, показник складається з найменування та кількісного значення. Найменування показника відображає його зміст та встановлює зв’язок із завданнями планування, обліку, контролю, аналізу відповідного явища або процесу. Воно утворюється з бази та конкретної частини. База показника відображає його основний зміст, а конкретна частина – реальний стан чи зміни об’єкта, явища чи процесу управління в просторі та часі, а також позначення їх одиниць.

    Базу  та конкретну частину показника  використовують для пошуку, вибору та різноманітного групування соціально-економічних процесів чи явищ..

    2.3 Інформація як головний предмет праці керівника, як подукт його діяльності.

          Процес управління персоналом можна представити у  вигляді множини рішень, які постійно приймаються, реалізовуються та спрямовані в кінцевому вигляді на досягнення головної цілі функціонування організації. Виробіток кожного з цих рішень повинен бути інформаційно забезпеченим.

          Інформаційне забезпечення системи управління персоналом представляє  собою сукупність реалізованих рішень по об’єму, розміщенню та формах організації інформації, що циркулює в системі управління при її функціонуванні.

          Отже, у керівників головний предмет праці – інформація, модифікуючи яку, вони розробляють  і приймають рішення, які необхідні для зміни стану об’єкта управління.

          Як відомо, основні  ресурси підприємства – це люди, капітал, матеріали, технологія. Процес використання ресурсів можна проаналізувати на будь-якому підприємстві: як виробничому, так і функціональному у сфері  послуг. Фонди акціонерів і банків (капітал) використовують для купівлі деталей (матеріали), для будівництва збірних ліній (технологія) і для оплати праці персоналу (трудові ресурси), щоб виготовляти продукцію, яка в майбутньому буде реалізована з прибутком (результати). У свою чергу, ресурси інформації використовуються безперервно  для зв’язку та координування кожної фази процесу виробництва. Інформація, яка відноситься до дослідження ринку, допомагає керівництву вирішувати, яка продукція, в якому асортименті і якої номенклатури сподобається покупцеві (переваги споживачів). Спілкування з персоналом дає інформацію, необхідну для якісного виконання цієї задачі.

    Таким чино, керівник виступає у якості посередника  між зовнішнім середовищем та внутрішнім середовищем підприємства. Отримуючі і обробляючи зовнішню інформацію, менеджер представляє її на розгляд персоналу організації, при цьому важливе значення має зворотній зв’язок, який характерезує той факт, що інформація отримана, оброблена і відправлена одержувачем інформації відправнику. Отже, інформація у першому випадку виступає як предмет праці, а в другому – як редмет обміну між керівництвом та персоналом, і навпаки.

    Сучасний  підхід до управління відкриває сьогодні перед менеджерами значні права  та свободи у виборі та прийнятті рішень, однак це не виключає можливих помилок з боку останніх ха рахунок помилкового розуміння інформації. Крім того, стоїть гостро проблема своєчасності інформації. Ці та інші проблеми, пов’язані з отриманням інформації.

    Інформацію  передають організовано (формально) і стихійно (неформально). Так, періодичні звіти за визначеною формою становлять організований звортній зв’язок, а стихійне поширення чуток – неформальні зв’язки між людьми.

III.ШЛЯХИ УДОСКОНАЛЕННЯ ІНФОРМАЦІЙОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ.

          Програму покрашення інформаційного забезпечення праці менеджера можна розглядати у вигляді проекту, в якому виділяється декілька етапів: визначення потреб в інформації, проведення системного аналізу, здійснення системного проектування (дизайну), створення і підготовка програм, впровадження, ефективне використання комп’ютерів.

          Необхідний для  управління обсяг інформації визначають з урахуванням розміру, спеціалізації  підприємства, його організаційної структури, характеру розвитку внутрішньо-виробничих зв’язків і зв’язків з іншими підприємствами та організаціями. При цьому враховують також суб’єктивні фактори: освіту й досвід керівництва, його організаторські здібності, методи й стиль керівництва та ін. Ефективна інформаційна система передбачає одноразовість реєстрації первинної інформації, чіткість форм і стислість записів, взаємну погодженість системи показників, уніфікацію документів тощо.

          При організації  інформаційних процесів доводиться вирішувати сукупність взаємопов’язаних питань, зокрема, яка інформація має надходити в управлінській орган, які структурні підрозділи і з якою періодичністю повинні давати інформацію, які матеріальні носії інформації (люди, оргтехніка), для якої групи управлінських працівників дається інформація і в якому вигляді.

          Тому потрібно правильно розв’язати проблему організаційного регламентування діяльності апарату управління, вдосконалення економічних показників,, класифікації інформації, її кодування і документування. Слід досягти високої визначеності у розподілі посадових функцій службових осіб і при зміні прав та обов’язків працівників змінювати інформаційне забезпечення їх, перенацілювати потоки циркулюючої інформації, а також зменшити потоки непотрібної інформації. За даними обстежень, в багатьох підприємствах складають у 2-3 рази більше документів, ніж це потрібно для розробки і обґрунтування господарських рішень.

          За спостереженнями  психологів, найбільший інтерес до праці буває тоді, коли людині дещо не вистачає знань для виконання  роботи і це спонукає до її творчості.

          Потреба у широкому впровадженні в менеджменті сучасних інформаційних систем висуває завдання підвищення впорядкованості логічних відношень між показниками, забезпечення однозначного їх вираження, упорядкованості термінів мови економічної інформації тощо.

          Нині ведуться роботи зі створення єдиної системи класифікаторів техніко-економічної інформації (класифікатори продукції окремих галузей, класифікатори робіт і послуг, органів державного управління), а також республіканські стандартів і технічних умов. Розробляється єдина система економічних класифікацій і номенклатури так званої інформаційної мови, що дає змогу однозначно описувати систему показників та зв’язок між ними за обсягом поняття й орінтувати об’єкт на використання сучасної техніки для обробки, зберігання і пошуку даних. Інформаційна мова включає словник для переведення природної мови на інформаційну (диспетчер), спеціальний словник – опис усіх використовуваних класифікацій та інших логічних відношень між термінами логічної мови (тезаурус) і, нарешті, правила граматики, за допомогою яких з окремих термінів будуються речення (показники).

       Велике значення має впорядкування документації, що є матеріальним носієм економічних даних. Потрібно розробляти і впроваджувати в практику діяльності підприємств та об’єднань машино-орієнтовані форми документів, що пристосовані для обробки їх за допомогою сучасних засобів обчислювальної техніки, забезпечити класифікацію і впорядкування документів, раціоналізувати технологічний процес формування документів на основі аналізу схем руху документів і показників.

          У процесі аналізу  потоків інформації визначають особливості діючої системи менеджменту, методи і стиль роботи управлінського апарату, виявляють недоліки в організації управління, визначають загальний обсяг інформації, яку збирають і переробляють, з’ясовують забезпеченість керівних працівників потрібною інформацією, обчислюють потребу в технічних засобах збирання і передачі інформації тощо.

          Аналіз потоків  інформації дає змогу перейти  до створення інформаційних моделей, які відображують технологію підготовки і маршруту документів, алгоритм формування показників, а також взаємозв’язок з структурними підрозділами й особами, що беруть участь в обробці та використанні інформації. Інформаційні моделі об’єкту можуть мати вигляд описів, схем, графіків, таблиць, матриць.

          У процесі аналізу  документованої інформації визначають кількість застосованих форм первинних і зведених документів, що створюються управління за місяць і по кожній формі; кількість показників кожної форми перерахунку на місячний потік тощо. Результати кількісної і якісної оцінки кожного документа записують у спеціальні картки або бланки. Матеріали карток обстеження, що складаються на один документ, заносять потім у відомість “ведена характеристика документа”.

          Економічна інформація часто фігурує у вигляді алфавітно-цифрових сигналів. Для того щоб підвищити аналітичні властивості інформації і привести її у форму, зручну для вибору рішень, слід широко використовувати різні таблиці, схеми, графіки тощо.

          У процесі вивчення інформаційних потоків описують інформаційні характеристики аналітичних завдань, відділів і служб підприємств, визначають кількість завдань, розв’язання яких пов’язане з використання різних типів обчислювальної техніки.

          Завданням дослідження  інформаційних потоків на підприємстві є також визначення ступеня повноти використання інформації і розробка заходів щодо скорочення кількості даних, що надходять в об’єкт управління від вищестоящих і нижчестоящих органів і які виникають безпосередньо в об’єкті.

          Складно проблемою раціональної організації менеджменту є збирання, обробка і передача інформації. Успішне розв’язання її пов’язане з попереднім з’ясування таких питань:

1. Яка інформація про хід роботи має надходити з відділка, бригад, від окремих виконавців
2. Хто повинен давати цю інформацію і за допомогою яких засобів
3. Кому і яку інформацію слід давати і в якому вигляді
4. Як забезпечити надійність інформації, її вірогідність, як орґанізувати її перевірку, якщо це потрібно
5. Які завдання повинні передаватися виробничим підрозділам і які строки доведення їх до виконавців.