Специфика управленческого труда

     1.1Специфика управленческого труда 

     Управление  представляет собой особый вид трудовой деятельности. Труд руководителя настолько специфичен, что правильно определить его долю в полученном эффекте предприятия довольно проблематично.

     Понятие управленческого труда в определенной мере связано с понятием управления как объекта или сферы его приложения.

     Эффективность труда в управлении не выступает  непосредственно в виде произведенной  на рабочем месте продукции. 
Результат деятельности работников аппарата управления включен в общую эффективность работы предприятия. Как в затратах совокупного труда определенную часть занимает труд по управлению, так и определенную долю производственного эффекта необходимо отнести на счет управления.

     Дать  полное определение управлению трудно, так как это очень сложное, многогранное явление.

       Существует более 300 определений  управления.

     Ли  Якокка считает, что управление –  не что иное, как «настраивание  людей на труд».

     Акио  Морита пишет, что о качестве менеджера  можно судить по тому, как хорошо он может организовать большое число людей и насколько эффективно может добиваться наилучших результатов от каждого из них, сливая их труд в единое целое.

     Питер Друкер определяет управление как особый вид деятельности, превращающий неорганизованную толпу в целенаправленную, результативную и эффективную группу.

     Вернер  Зигерт подчеркивает, что управлять  – значит приводить к успехам  других.

     Майкл Мескон считает, что управление –  это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь целей организации через других людей.

     Можно дать и такое определение: управление – это вид общественного труда, основной задачей которого является обеспечение целенаправленной, скоординированной деятельности как отдельных участников совместного трудового процесса, так и трудовых коллективов в целом.

     Все приведенные определения управления имеют нечто общее – это  воздействие субъекта управления на объект управления с определенной целью.

     Управление  как особая разновидность труда отличается от труда, создающего материальные блага и услуги. Оно не принимает непосредственного участия в создании благ, а находится как бы рядом с этим процессом, руководит им.[12]

Управленческий  труд имеет свои специфические особенности:

1)носит информационный характер непосредственного предмета и продукта его труда, обусловленный принципиальным различием трудового процесса по его содержанию и результатам от других видов труда, необходимых для производства продукции и услуг. Результаты труда персонала управления оцениваются не по количеству изданных распоряжений и выпущенных документов, а по их влиянию на деятельность коллектива предприятия;

2)участвует в  создании материальных благ не  прямо, а через труд других  лиц;

3)в качестве  предмета управленческого труда выступают управленческий процесс и люди, участвующие в нем;

4)его результатом  являются управленческие решения;

5)средствами  труда служит организационная  и вычислительная техника;

6)это труд  умственный, поэтому прямое измерение  его производительности возможно лишь в отношении технических исполнителей и отчасти специалистов.

С развитием  рыночных отношений, дальнейшим углублением  процессов разделения и кооперации труда управленческий труд обособляется в относительно самостоятельную  сферу и закрепляется определенными организационными формами, образующими в совокупности автономную систему управления организацией. От уровня управленческого труда зависит не только использование поверхностных, но и глубинных резервов организации. Главная особенность этого вида трудовой деятельности состоит в том, что задачи развития и совершенствования организации руководитель решает в организационном аспекте, воздействуя на людей, которые непосредственно должны их решать.

Именно эти  обстоятельства требуют от человека, занимающегося данной специфической деятельностью, творческого к ней подхода. Качество решений, принимаемых менеджерами, зависит не только от их знаний и квалификации, но и от личностных качеств, практического опыта, интуиции и здравого смысла.[11] 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      1.2 Требования, предъявляемые к руководителю

       Многие  специалисты утверждают, что успех  в деятельности любой коммерческой организации на 80–90% зависит от руководителя, поэтому к нему должны предъявляться жесткие требования.

       Практика  показывает, что одни руководители умело ведут людей за собой, успешно  преодолевая возникающие трудности, другие же в подобных условиях вызывают лишь недоверие со стороны подчиненных  и терпят неудачу.[10]

       Деятельность  руководителя имеет многообразный характер. Чтобы успешно осуществлять эффективную работу предприятия, принимать оптимальные решения, работать с людьми, талантливый руководитель должен сочетать в себе способности, опыт, знания, и умение их применения. Руководитель должен иметь подготовку во многих сферах жизнедеятельности.

       Работа  руководителя – это, прежде всего  работа с людьми, которая является одним из самых сложных видов  деятельности.

       Руководитель  должен знать, как вести себя с  исполнителями, корректировать своё поведение  в зависимости от их состояния, уметь выявить сильные стороны исполнителей и заметить их недостатки с целью наиболее эффективного распределения кадров. Его обязанность – создать сильный сплоченный коллектив, в котором каждый его член занимает своё место, в котором сведены к минимуму возможности возникновения конфликтных ситуаций, который способен слаженно и эффективно работать. Менеджер должен изучить и использовать те факторы окружающей среды, которые оказывают благоприятное влияние на исполнителей и повышение эффективности работы коллектива.[4]

       Американский  ученый Н. Хилл на основании анализа  жизни нескольких сот известных  преуспевающих руководителей-бизнесменов  определил одиннадцать секретов управления:

• смелость и решительность, базирующиеся на знании самого себя и того дела, которому вы посвятили жизнь;
• самоконтроль как прекрасный пример для исполнителей, которые стремятся подражать руководителю;
• острое чувство справедливости, без которого руководитель лишается уважения со стороны подчиненных и утрачивает моральное право командовать;
• ясность планов, т. е. планирует свою работу и работает над планом;
• честность решений, т.е. руководитель демонстрирует уверенность в себе;
• привычка работать сверхурочно, т.е. готовность работать больше, чем он требует от подчиненных;
• привлекательность личности, так как исполнители перестают уважать руководителя, не следящего за собой и своей репутацией;
• сочувствие и понимание – руководитель должен уметь сочувствовать и понимать проблемы подчиненных;
• совершенное владение предметом и ситуацией – руководитель знает дело как «свои пять пальцев»;
• готовность взять на себя ответственность за ошибки и упущения подчиненных;
• сотрудничество – руководитель должен понимать и применять совместные усилия и воспитывать у подчиненных способность к сотрудничеству. Для управления требуется энергия, а ее дает сотрудничество.

       Естественно, эти секреты успешного управления не являются исчерпывающими.[10]

Необходимо, чтобы руководители организации  проявили дальновидность и признали высокую значимость психологического фактора в работе организации.[1] 
Управление насквозь пронизано психологическим содержанием, т.к. главным действующим лицом его является человек со своими способностями, интеллектом, мотивацией, личностными и другими особенностями.

       Руководитель  должен обладать творческим мышлением, богатым, но реальным воображением.

       Умение  руководителя определить в каждом работнике  ту структуру качеств, которыми должен обладать кандидат на занятие должности, составляет важное условие правильного  подбора и расстановки кадров.

       Формирование  коллектива связано с решением проблемы психологической совместимости. Это  требует от руководителя, чтобы он знал психологические особенности  работников и умел их учитывать при  формировании отдельных звеньев  коллектива. Такой подход позволит ему воздействовать на формирование лучшего социально –психологического климата в коллективе.

       Многие  руководители подбирают свою «команду»  только по критерию преданности, «забывая»  о необходимости наличия и  других не менее важных критериях, таких, как компетентность, неординарность мышления, организаторские и другие способности. Талантливые личности имеют, как правило, свою точку зрения, они порой «ершистые» и с ними работать трудно, но интересно. К сожалению, многие руководители не находят с ними общего языка и под всякими предлогами пытаются от них освободиться. Прок от этого руководителя не очень большой. Настоящий руководитель сам ищет талантливых сотрудников, создает им хорошие условия, умеет с ними сотрудничать, и результаты деятельности этого руководителя, как правило, блестящие.

       Важнейшим моментом в управленческом процессе является принятие управленческого  решения. Каждый руководитель должен видеть проблемы, которые выдвигаются условиями  руководимой им системы. Каждому  руководителю надо выбрать и сформировать в себе чувство нового, умение анализировать, из бесчисленного количества информации и фактов выделять важнейшие вопросы.

       Систематизация  чужого опыта и готовых идей с  целью использования их, когда  это необходимо, является существенным условием организации научного труда руководителя.

       Другим  качеством, характеризующим хорошего руководителя при изучении того или  иного решения, является чувство  ответственности, с которым он должен относиться к данному решению.

       Для выяснения и выбора самого правильного подхода к решению проблемы большое значение имеет умение руководителя советоваться. Умение руководителя советоваться в значительной степени определяет эффективность его деятельности. Не менее важно и умение руководителя анализировать мнения людей.

       Оперативность принятия решения и его качество зависят от степени продуктивности умственной деятельности, умения использовать и применять имеющиеся знания и накопленный опыт. Поэтому и гибкость ума, и оперативность памяти – важные и необходимые черты каждого руководителя.

       Не  меньшее значение при подготовке принятия решения и его принятии имеют и волевые качества –  инициативность, самостоятельность, решительность  и смелость.[10]

       В процессе выработки, принятия и реализации управленческого решения, как считает  Голубков Е.П. (1990), можно выделить следующие четыре основные функции управляющего:

       · управляет процессом выработки  решения;

       · генерирует задачи для решения, участвует  в конкретизации и выборе оценочных  критериев. Умение правильно определить и поставить задачу в чрезвычайно сложной и противоречивой ситуации является существенной обязанностью руководителя, главной творческой частью его работы;

       · выполняет сложную работу по принятию решения;

       · организовывает выполнение решения, возглавляя работы на этапе реализации принятого решения.

       Работа  с людьми требует от руководителя, чтобы он следовал педагогическим принципам  индивидуального подхода. Индивидуальный подход, учитывающий возрастные, половые  и психологические особенности  личности, является необходимым условием успешной деятельности руководителя.

       Знания  и поведение руководителя в определённой степени воздействует на психологию сотрудников. Руководитель воспитывает  исполнителей в процессе всей работы.

            Таким образом, чтобы успешно  руководить людьми менеджер должен иметь подготовку во многих сферах жизнедеятельности.[2] 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1.3 Значение фактора времени

     Трудно  воспитать делового человека, если он не научится ценить время. Человек, остро чувствующий ценность даже самого крошечного промежутка времени, успевает многое, и кажется, что он не суетится и не спешит. Замечено, что людям, умеющим работать, времени хватает, его у них больше, чем у других.

     Власть  над временем дается только тому, кто  обрел власть над собой, овладел  умением управлять собой, с уважением относится ко времени.

     Вместе  с тем каждый человек постоянно  своей жизнью подтверждает величайший парадокс времени: сколько бы его  ни было отпущено, почти всем его  не хватает.

     Известный эксперт по рационализации труда  А.Маккензи опросил в течение своей консультационной деятельности тысячи менеджеров и пришел к следующим выводам.

     Из  каждых ста менеджеров:

• лишь один имеет достаточно времени;
• десятерым требуется на 10% больше времени;
• сорока менеджерам нужно 25% дополнительного времени;
• остальным не хватает 50% времени.

     О значении времени можно сказать  следующее:

• время необратимо;
• время нельзя умножить;
• время нельзя накопить;
• время нельзя передать;
• время проходит безвозвратно.

     Удачливые руководители обладают различными чертами  характера и качествами, но одно качество объединяет их всех: они сознательно и системно используют свое время и высвобождают себя для выполнения истинно управленческих функций и для досуга.

     Временем  как ресурсом каждый человек располагает  изначально в равном количестве. Но результаты его использования у разных людей различны.

Типичные  ошибки руководителей

     Даже  самые квалифицированные руководители, вполне заслуженно пользующиеся высокой  репутацией, часто допускают ошибки в организации личного труда. Вот некоторые из таких типичных ошибок.

     1.Перенос  принятия решения проблемы на  завтра.

     Эта ошибка - самая распространенная. Как правильно, мы прибегаем к оттягиванию решения в том случае, когда стоящие перед нами задачи, проблемы или цели довольно туманны, если у нас нет ясного представления о том, чего же мы, собственно, хотим добиться. Почти всегда в такой ситуации помогает:

     а) письменная формулировка ближайших  задач

     б) построение «дерева целей».

     2.Выполнение  работы не до конца

     Человек может заниматься множеством дел, но успевать решать лишь малую их часть.

     3.Стремление  сделать все сразу.

     Одновременное решение нескольких проблем - это  самый верный путь к стрессам и  неврозам.

     Если  мы имеем дело с трудной, многогранной проблемой, то очень полезно написать на специальной карточке главную цель, к которой мы стремимся. Такая карточка должна постоянно стоять на нашем столе на самом видном месте.

     4. Стремление сделать всё самому.

     Руководство – это деятельность руководителя, которую никоим образом нельзя совместить со стремлением сделать всё лично. Задача руководителя состоит не в том, чтобы загрузить себя работой, а в том, чтобы планировать, организовывать, координировать, направлять и контролировать работу других, обеспечить на этой основе решение главных задач.

     5.Неумение  правильно разграничить функции между подчиненными.

     Самым эффективным средством борьбы с  дублированием функций является наличие четких и детализированных должностных инструкций, увязанных  со структурной схемой организации  и меняющимися целями её деятельности.

     6.Желание в случае неудачи переложить вину на подчиненных.

     Куда  полезнее вместо всего этого нацелить свою деятельность в будущее –  на то, что необходимо сделать незамедлительно.

     7.Полное  пренебрежение вопросами организации  и планирования личной работы.

     Руководители часто и справедливо жалуются на все возрастающую в последние годы лавину бумаг.

     Выход может быть:

• во-первых, в том, чтобы как можно больше полномочий передавать подчиненным;
• во-вторых, в наш век, когда все жалуются на бумажный поток, единственный способ уменьшить его – это всерьез заняться бумагами.

     8.Руководитель  считает, что эффективная организация  его личного времени в принципе  невозможна.

     Это мотивируется тем, что он руководитель, зависит не от себя, а от других людей  и обстоятельств.

 Правила личной организованности и самодисциплины

     Чтобы повысить результативность своего управленческого  труда, нужно исходить из того, что  многое здесь зависит от нас самих. Представим себе, что нам хочется  перестать чувствовать себя в  постоянном долгу перед прошедшими днями, что мы искренне стремимся успевать делать больше дел за меньшее время.

     Чтобы жить таким образом, требуется всего  два качества: организованность и  самодисциплина, иными словами нужно  уметь «держать себя в руках».

     Вот некоторые правила, которые помогут этого добиться:

     1.Точно  определите свою цель

     2.Составь  план операции

     3.Сосредоточьтесь  на главном

     4.Придумайте  себе стимулы

     5.Устанавливайте  твердые сроки

     6.Научитесь  быть решительным

     7.Научитесь  говорить «нет», соизмерять свои  дела и цели

     8.Не  увязайте в телефонных разговорах

     9.Приобретите  привычку к записной книжке

     10.Ликвидируйте  досадные доспехи

     11.Учитесь  слушать

     12.Откажитесь  от шаблона

     13.Не  упускайте из вида мелочи

     14.Приступайте  к делу сразу же

     15.Используйте  время полностью

     16.Следите  за тем, на что тратите свободное время

     17.Меняйте  занятия

     18.Начинайте  раньше

     19.Ежедневно  контролируйте выполнение намеченных  дел

     20.Обязательно  перенесите на другой день  то, что не успели сделать сегодня

     21.Воспитывайте  уважение к своему времени 

     Методы  учета и анализа использования времени руководителя

     Для того чтобы организовывать свое время, уметь его правильно учитывать, анализировать, планировать, необходимо прежде всего классифицировать затраты  времени по различным признакам. Например:

     1.Классификация  работ по их содержанию, когда они делятся на комплексные, экономические, технические и.т.д.

     2.Классификация  работ по характеру побудительных  причин ( например, собственная инициатива  подчиненных, распоряжение начальства, инициатива общественных организаций  и др.).

     3.Классификация  по срочности выполняемых работ  (например, вопросы перспективные,  текущие и.т.д.).

     4.Классификация  по формам деятельности(индивидуальная  работа, собрания, совещания, прием  посетителей, телефонные разговоры,  обход и.т.п.).

     5.Классификация  по функциям руководства(планирование, организация, распорядительность, мотивация, учет и контроль). 

Помощь  при анализе затрат рабочего времени  могут оказать классификация  видов работ и примерные нормативы  удельного веса элементов затрат рабочего времени работников учреждений, разработанные в свое время научно-исследовательским институтом труда(табл 1)

Таблица 1

Примерные нормативы затрат труда у руководителей  и специалистов

Для планирования недостаточно иметь перечень выполняемых работ. Необходимо знать их фактическую продолжительность. На её основе можно устанавливать сроки начала и окончания работ.

Для того чтобы всё это знать, необходимо наблюдать за рабочим днем, учитывая свое рабочее время. В противном  случае, составляемые нами планы оказываются нереальными, оторванными от жизни, они могут лишь вызвать отрицательное отношение к самой идее планировать свое рабочее время.

Рассмотрим  технику учета своего рабочего времени.

Начинать  надо с составления перечня выполняемых наиболее значительных работ, регистрирую их в своем блокноте по мере выполнения.

Форма таблиц может быть разной, например такой, как показано в табл.2

  Форма  для учета выполненных работ

Важно отмечать, завершена ли работа. Если завершена, то затраченное на нее  время может уже служить ориентировочной  нормой на будущее.

К ежедневному  учету рабочего времени целесообразно  переходить лишь после того, как налажен учет выполненных основных работ, когда это стало не только нормой, но и начало приносить пользу, когда чувствуешь, что дальнейшая детализация учета принесет еще больше пользы.[3] 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Оценка  эффективности деятельности руководителей

     Понятие “эффективность” используется очень  широко и применяется обычно в точном смысле слова: эффективно то, что приводит к результату; эффективный значит действенный.

     Эффективность управленческого труда – это  соотношение ее полезного результата (эффекта) и объема использованных или затраченных для этого ресурсов.