Історія розвитку діловодства в незалежній Україні. Сучасне діловодство

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ

Національний університет  кораблебудування ім.адм. Макарова

 

 

 

 

 

 

 

 

Кафедра “Облік і економічний аналіз”

 

 

 

 

 

 

 

Доповідь

З діловодства

На тему:

«Історія розвитку діловодства  в незалежній Україні. Сучасне діловодство»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Роботу виконали:

Студ. гр. 4421

Базак А.А.,

 Якубовська І.О.

Роботу перевірив:

Викладач Медведєва  В.М.

 

 

 

 

 

 

Миколаїв – 2012

 

ЗМІСТ

 

 

Історія розвитку діловодства  в незалежній Україні

За тлумаченням “Оксфордського словника” “документ” – це текст  чи зображення, що має інформаційне значення. В перекладі з латинської мови “документ” – це доказ, підтвердження якого факту, що мав місце давніше чи має на даний час. Вперше в цьому значенні слово “документ” використали Цезар та Цицерон. В значенні письмового свідоцтва слово “документ” вживалося від середньовіччя о ХІХ століття. З латинської мови воно дійшло до наших днів завдяки більш широкому тлумаченню цього терміну бельгійським вченим, основоположником документації – науки про сукупність документів у галузі практичної діяльності – Полем Отле (1864-1944). Його основна праця, присвячена вивченню, систематизації та структуризації документа в сучасному його розумінні, називається “Трактат про документацію”. Очевидно, що документ виник майже одночасно з появою писемності у тих чи інших народів світу.

Сучасне діловодство  активно почало розвиватися після  жовтневої революції 1917 р. Вже на початку 1918 р. Рада народних комісарів  прийняла постанову «Про форму бланків державних установ», якою встановлено єдиний формуляр ділового документа. У 20-х роках був створений спеціальний Державний інститут техніки управління, який займався розробкою нормативних документів щодо організації та ведення діловодства. Серед них найбільш відомими є  правила організації архівного справочинства в державних, професійних та кооперативних установах і підприємствах країни та проект «Загальних правил документації і документообігу». Однак цій заклад проіснував недовго і з його закриттям формування сучасної системи документування та забезпечення її нормативними документами було відкладене майже на сорок років. Зростання уваги до організація та ведення діловодства в СРСР почалося з 1969 року, коли була розроблена і затверджена низка  загальносоюзних стандартів управлінської документації. В 1972 році почали діяти єдині правила підготовки та оформлення організаційно-розпорядчих документів і єдині правила роботи з документами. В 1975 році було прийнято ГОСТ 6.15.1-75 «Унифициронанные системы документации. Система организаціонно-распорядительной документации. Основные положения». Ці нормативні документи визначали вимоги до уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, а забезпечення нормативно-методологічного керівництва процесом уніфікації, стандартизації документів та розробкою уніфікованих формулярів документів було покладено на Держстандарт, який і в Україні продовжує цю роботу.

Паралельно з вище зазначеним процесом уніфікації документів відбувається і розробка системи класифікації документів, а в 1984 році було затверджено 16 уніфікованих систем документації (УДС) загальносоюзного значення, 27 державних стандартів на УДС та 26 загальносоюзних класифікаторів техніко-економічної інформації. Всього було уніфіковано понад 4,5 тис. форм документів^1[10], що дозволило зформувати в країні цілісну систему документаційного забезпечення управління.

Після отримання Україною незалежності і створення самостійної держави робота щодо поліпшення діловодства в країні не припиняється. Можна відмітити наступні важливі віхи цього процесу: в Конституції України, прийнятій у 1996 році зазначено, що державною мовою в Україні є українська  і відповідно всі документи органів державної влади та місцевого самоврядування мають вестись на державній мові; в жовтні 1997 року Постановою Кабінету Міністрів України затверджується Примірна інструкція з діловодства в міністерствах і відомствах України, органах державної влади та місцевого самоврядування ; поряд з цим розробляється та затверджується низка Державних стандартів України з діловодства та архівної справи, в яких визначаються основні правила складання та ведення діловодства в Україні; у Законах, які приймаються Верховною Радою наводяться  нові типові форми, які необхідно оформляти для виконання їх вимог, вводиться в дію державний класифікатор управлінської документації, державний класифікатор професій тощо. Все це сприятиме покращенню ведення діловодства в країні, підвищить культуру складання документа та забезпечить його оптимальне просування в органах державної влади, місцевого самоврядування, підприємствах, організаціях та інших господарюючих суб’єктах в Україні.

Таким чином, історія  розвитку діловодства послідовно відкриває основні етапи від виникнення справочинства в Київській Русі і до проблем сучасного діловодства в Україні.

З прийняттям незалежності України були введені в дію  державні стандарти з оформлення документів. Зокрема, у жовтні 2003 р. введено новий стандарт — ДСТУ 4163 — 2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації», за яким нині створюється документація управлінської діяльності.

За роки незалежності України відбувся радикальний переворот  у діловодстві:

• сформована нова система державних органів влади й місцевого самоврядування;
• Конституцією України державною мовою була проголошена українська;
• прийнято ряд законів діловодного характеру й затверджено типові інструкції з діловодства в органах влади й місцевого самоврядування (наприклад, Примірка інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, яку було затверджено Постановою КМУ № 1153 від 17 жовтня 1997 p.).

Одним з останніх нормативно-правових актів у цій області стала Постанова Кабміну про порядок документального забезпечення електронного документообігу (2007); уведено в дію нові діловодні стандарти, зазначені вище. При цьому напрями розвитку документознавства залишаються невизначеними. Частина нормативних документів, наприклад, бібліографія, зорієнтована на російські аналоги, ще менш відповідає міжнародним нормам.

В інших країнах правові  норми, що стосуються організації загального діловодства, є обов'язковими складовими різних законодавчих актів, урядових програм, національних стандартів. Вузівська підготовка фахівців здійснюється найчастіше у рамках спеціальності "Бібліотечна й інформаційна наука".

Документи незалежної України (1991-2006):

1. Постанова Верховної Ради України "Про День проголошення незалежності України". 16 липня 1990 р.

ЦДАВО України, ф. 1, оп. 16, спр. 4490, арк. 107.

2. Закон Української Радянської Соціалістичної Республіки від 24 жовтня 1990 р. "Про зміни і доповнення Конституції (Основного Закону) Української РСР". 24 жовтня 1990 р.

ЦДАВО України, ф. 1, оп. 16, спр. 4497, арк. 57, 63.

3. Декларація про державний суверенітет України. 16 липня 1990 р.

ЦДАВО України, ф. 1, оп. 16, спр. 4490, арк. 100-106.

4. Постанова Верховної Ради Української РСР "Про Концепцію нової Конституції України". 22 травня 1991 р.

ЦДАВО України, ф. 1, оп. 16, спр. 4604, арк. 153.

5. Закон Української Радянської Соціалістичної Республіки "Про заснування поста Президента Української РСР і внесення змін та доповнень до Конституції (Основного Закону) Української РСР". 5 липня 1991 р.

ЦДАВО України, ф. 1, оп. 16, спр. 4606, арк. 171, 175.

6. Постанова Верховної Ради Української РСР "Про проголошення незалежності України". 24 серпня 1991 р.

ЦДАВО України, ф. 1, оп. 16, спр. 4630, арк. 1.

7. Акт проголошення незалежності України. 24 серпня 1991 р.

ЦДАВО України, ф. 1, оп. 16, спр. 4630, арк. 2.

8. Закон України "Про громадянство України". 8 жовтня 1991 р.

ЦДАВО України, ф. 1, оп. 22, спр. 2148, арк. 1, 15.

9. Документи конкурсу на створення Державного герба України (листи громадян, ескізи герба). 17 липня 1991 р. - 22 жовтня 1991 р.

ЦДАВО України, ф. 1, оп. 22, спр. 2067, арк. 105-111, 138-139.

10. Постанова Верховної Ради України "Про основні напрями політики України в умовах незалежності". 25 жовтня 1991 р.

ЦДАВО України, ф. 1, оп. 16, спр. 4634, арк. 89.

11. Проект Закону України "Про внесення змін до Конституції (Основного Закону) України" стосовно Державного герба і Державного прапора України (ст. 166 і 167). 1991 р.

ЦДАВО України, ф. 1, оп. 22, спр. 2077, арк. 35.

12. Постанова Верховної Ради України "Про Державний прапор України". 28 січня 1992 р.

ЦДАВО України, ф. 1, оп. 16, спр. 4740, арк. 11.

13. Документи конкурсу на створення Державного герба України (листи громадян, ескізи герба). 2 січня 1992 р. - 4 лютого 1992 р.

ЦДАВО України, ф. 1, оп. 22, спр. 2078, арк. 150-153, 186-188.

14. Постанова Верховної Ради України "Про Державний герб України". 19 лютого 1992 р.

ЦДАВО України, ф. 1, оп. 16, спр. 4740, арк. 170.

15. Постанова Верховної Ради України "Про День незалежності". 20 лютого 1992 р.

ЦДАВО України, ф. 1, оп. 16, спр. 4740, арк. 191.

16. Постанова Верховної Ради України "Про заснування дипломатичних і консульських представництв України". 21 лютого 1992 р.

ЦДАВО України, ф. 1, оп. 16, спр. 4740, арк. 194-195.

17. Проект Конституції України, винесений Верховною Радою України на всенародне обговорення. 1 липня 1992 р.

ЦДАВО України, ф. 1, оп. 16, спр. 4746, арк. 2-5, 103.

18. Закон України "Про тимчасове зупинення повноважень Верховної Ради України, передбачених пунктом 13 статті 97 Конституції України, і повноважень Президента України, передбачених пунктом 7-4 статті 114-5 Конституції України". 18 листопада 1992 р.

ЦДАВО України, ф. 1, оп. 16, спр. 4783, арк. 169.

19. Листування з громадянами з питань символіки України (тексти гімну, ноти). 03 січня 1992 р. - 10 грудня 1992 р.

ЦДАВО України, ф. 1, оп. 22, спр. 2082, арк. 7-9.

20. Проект Закону України "Про внесення доповнень до пунктів 10, 10-1 статті 97, статті 110 та пункту 7 статті 114 Конституції (Основного Закону) України, до Законів України "Про загальний військовий обов'язок і військову службу", "Про оборону України", "Про Збройні Сили України", внесений Комісією Верховної Ради України з питань оборони і державної безпеки. Квітень 1993 р.

ЦДАВО України, ф. 5233, оп. 1, спр. 238, арк. 161.

21. Документи конкурсу на створення Державного герба України. 20 квітня 1993 р.

ЦДАВО України, ф. 1, оп. 22, спр. 2090, арк. 35, 44.

22. Положення про паспорт громадянина України, затверджене Постановою Верховної Ради України від 2 вересня 1993 р. № 3423-ХІІ, та зауваження до нього. 2 вересня 1993 р.

ЦДАВО України, ф. 1, оп. 46, спр. 4857, арк. 199, 205.

23. Документи конкурсу на створення Державного герба України. 6 січня 1993 р. - 20 грудня 1993 р.

ЦДАВО України, ф. 1, оп. 22, спр. 2090, арк. 33-35, 42-46.

 

 

 

 

Сучасне діловодство

Сучасне діловодство  – система життєво-важливих дій  організації, пов’язаних, в першу  чергу з діловою документацією, яка необхідна для функціонування сучасних закладів різних форм власності і засобів, які забезпечують її надійність в різних формах ділового спілкування, що мають документальне відображення.

Сучасний документ, звичайно, відрізняється  від документів стародавніх епох своєю стилістикою, способом написання, технікою та матеріалом виготовлення.

Найпоширенішим матеріалом для  виготовлення документів у давнину  була глина. До нас дійшли сотні тисяч  клинописних текстів, які повідомляють науковцям про побут, природу, історію, науку та культуру стародавніх народів. Так, серед руїн палацу царя Атурбаніпала в Ніневії ареологи відкрили декілька кімнат, в яких, здавалося, хтось звалив тисячі клинописних табличок. Після підрахунку їх виявилося близько 30 тисяч. Ця бібліотека зберегла всю історію культури та соціальних стосунків населення Шумеру та Вавилону. Вавилонцям належить і слава першодруків. Один документ розмножувався в певній кількості і розсилався за призначенням. Відомі також клинописні документи з виготовлення синтетичних каменів.

В Стародавньому є Єгипті інформацію записували на папірусі. Найбільший відсоток інформації становлять державне листування, облікові та статистичні дані величезного бюрократичного управлінського апарату – фараонів усіх династій.

Великої популярності і поширення  набуває з часом і такий  матеріал для виготовлення документів, як пергамент. Пергамент, призначений для письма, - це за особливою технологією оброблена шкіра телят чи свиней. Пергаментні листи для запису інформації вперше стали використовувати у ІІ ст. до н.е.

На початку нашої ери в  Китаї був винайдений папір. Китайці дуже довго тримали технологію виготовлення цього матеріалу в суворому секреті. Найпоширенішим матеріалом для виготовлення документів на Сході був тканини, зокрема шовк. По шовку писали чорною або червоною тушшю пензликами різної величини. Але зі збільшенням виробництва паперу шовк витіснився. Поступово і Європа в ранньому середньовіччі перейшла на папір як основний матеріал для виготовлення документів.

З удосконаленням виробництва і  розповсюдження по всьому світу паперу він став найголовнішим матеріалом для виготовлення документів.

Різної щільності і фактури, папір використовувався і подекуди ще використовується у вигляді перфокарт  та перфострічок, інформація на яких записується  і зчитується з допомогою пристрою – перфоратора.

В сучасному діловодстві не обминули увагою і такий вид матеріалів для документування, як фотоплівка.

Містким і зручним у користуванні матеріалом для виготовлення документів є комп’ютерна дискета.

Майбутнє технологій документування – у використанні природних та синтетичних матеріалів-мінералів, в першу чергу кварцу.

Входять у практику діло ведення  і документи – голограми. Голограма  – документ, який містить зображення, запис і відтворення якого  здійснюється за допомогою лазерного  променя без використання лінз. Голограма може бути пласкою та об’ємною.  Голографічний документ можна зображати та відтворювати в трьох вимірах.

Різноманіття матеріалів для виготовлення документів дає змогу створювати їх для різних цілей і, відповідно, різного призначення.

Отож, документ – матеріальний об’єкт із інформацією, зафіксованого, створеного людиною певним способом для передачі її в просторі і часі (визначення дано за ДСТУ 3017-95).

У службових документах реалізується офіційно – діловий стиль. При  складанні тексту документів мають виконуватись певні вимоги, найголовніші з яких такі:

• достовірність і об’єктивність змісту;
• точність;
• повнота інформації;
• максимальна стислість;
• переконливість.

Стиль і зміст тексту визначаються видом документа. Однак у практиці сучасного діловодства склалися загальні вимоги, які застосовують до текстів більшості сучасних ділових документів.

Текст службових документів є його найважливішим реквізитом. Він поділяється  на логічні елементи, кожен з яких має певне значення. Текст будь-якого  документа складається з таких частин:

• вступ – адресат готується до сприйняття теми;
• доказ – викладається суть питання;
• закінчення – формулюється мета, заради якого складено документ. Закінчення може бути активним чи пасивним. Активне закінчення точно зазначає, яку дію має виконати адресат. Пасивне закінчення інформує про якісь події, обставини, факти.

За способом викладу матеріалу  документи можна поділити на дві  категорії:

1. документи з високим рівнем стандартизації (ВРС);
2. документи з низьким рівнем стандартизації (НРС).

Документи з ВРС складаються за затвердженою формою. Уніфікація як один з напрямків раціоналізації документів втілюється в розробці і застосуванні на практиці типізованих і трафаретних текстів.

Типізація текстів – це процес створення тексту-зразка, тексту-стереотипу, на основі якого можуть бути побудовані тексти аналогічного змісту, що відповідають подібним управлінським ситуаціям. При цьому мають бути якнайточніше збережені основні конструкції і формулювання тексту-зразка.

Трафаретизація – це процес поділу всієї інформації групи однорідних документів на постійну і змінну з наступним включенням постійної інформації до бланку документа. Отже, трафаретні тексти – це дослівне відтворення постійної інформації з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

У документах з НРС добір слів і словосполучень кожний раз залежить від конкретної ситуації і за способом викладу документи з НРС прийнято поділяти на: розповіді, описи, міркування.

У розповіді йдеться про події, явища, факти в тій хронологічній  послідовності, в якій вони відбувалися в дійсності.

В описі характеризуються явища, люди, події з перерахуванням ознак, властивостей, особливостей.

Важливе місце в документознавстві  посідають правила оформлення документів. Згідно з ними документ повинен:

• надходити від установи чи юридичної особи, які мають на це право;
• бути юридично правильно оформленим;
• подавати об’єктивні відомості про події, які висвітлює, базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;
• бути максимально стислим, але не за рахунок зменшення інформації; без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовне навантаження;
• бути грамотним і зрозумілим кожному, хто його читає. Неграмотно складний документ ускладнює його зрозуміння;
• оформлятися за встановленою формою згідно з реквізитами;
• бути бездоганно відредагованим, мати копії та чернетки;
• складатися на відповідних бланках або папері стандартного формату.

Всі службові документи, як правило, повинні  оформлятись на бланках установ. Бланки виготовляються згідно з вимогами чинних стандартів з обов’язковим додержанням ряду правил. Зокрема, встановлюється два види бланків: банк для листів та загальний для інших управлінських документів.

Деякі внутрішні документи та документи, створювані від імені двох або  кількох організацій, оформляються не на бланках.

 

 

 

ВисновКИ

Сучасне діловодство – система  життєвою важливих дій організації, пов’язаних, в першу чергу з  діловою документацією, яка необхідна  для функціонування сучасних закладів різних форм власності і засобів, які забезпечують її надійність в різних формах ділового спілкування, що мають документальне відображення.

Документи, в більшості випадків, є вагомим і незаперечним аргументом при вирішенні суперечок між  діловими партнерами. Він є засобом  підтвердження правомірності дій  керівників з  юридичної точки зору.

Діло виробничий процес передбачає не тільки правильне оформлення та функціонування документів, а й наявність  знань з організації окремих  ділянок роботи, що повинні документуватися, а саме організації ділових масових  заходів, що сприяють розвитку і вдосконаленню діловиробничого потенціалу установи.

Таким чином, знання основ  діловедення на сучасному етапі дозволить спеціалістам працювати з найменшими зовнішніми і внутрішніми видатками, допоможе уникнути непорозумінь і конфліктів.

 

 

 

Список використаних джерел

1. Блощинська В.А. Сучасне діло ведення. Навч. посіб. – Ів.-Франкіськ. Інст. менедж. та економіки, 2000. – 270 с.
2. Головач А.С. Оформлення документів. – К.; Донецьк: Вища школа, 1983. – 352.
3. Віденко А.Н. Сучасне діловодство. – К.: Вища школа, 1998. – 157 с.
4. Палеха Ю.І. Документацій не забезпечення управління: Підручник. – К.: МАУП, 1997. – 344 с.
5. Фельзер А.Д., Миссерман М.А. Делопроизводство: Справочное пособие. – К.: Вища школа, 1988 – 558 с.
6. Документальні виставки on line: http://www.archives.gov.ua/Sections/Nezalezhnist/D-files-4.php