Сутність, роль і місце організації в управлінні

1. Сутність, роль і місце організації в управлінні

   Поняття “організація” вживають переважно в таких значеннях: організація як внутрішня упорядкованість, узгодженість, взаємодія диференційованих частин цілого; організація як сукупність процесів чи дій, що мають своїм наслідком утворення і вдосконалення взаємозв'язків між частинами цілого; організація як об'єднання людей, які спільно реалізують програму або мету і діють на підставі певних правил і процедур (рис. 1).

 А — свідома цілеспрямована діяльність; 
   В — позасвідома активність на рівні онтологічних і фізичних систем; 
   С — зв'язки й відношення у сфері законів термодинаміки; 
   D — зв'язки, відношення, взаємозалежності в рефлексивних системах.

Рис. 1. Систематизація поняття “організація” через співвідношення векторів значень (В. Казміренко)  

 З погляду психології управління для керівника важливе знання всіх аспектів цієї дефініції: знаючи, наприклад, тип організації, він чіткіше зможе визначити свою роль у ній, джерела влади, спосіб впливу на підлеглих тощо. І чим розгалуженіша система різноманітних ланок, тим більшою є потреба в координації окремих видів діяльності з метою уникнення дублювання дій підрозділів тощо. Непорозуміння щодо обов'язків, нечіткість комунікацій знижують продуктивність праці, призводять до невиконання завдань. Чітке знання керівником, співробітниками своїх функцій, меж персональної відповідальності, координування дій, процесів, діяльності передбачає наявність структури організації. 
   Загалом організації необхідно мати принаймні дві особи, котрі вважають себе належними до неї, хоча б одну спільну для всіх мету, розподіл завдань та відповідальності між членами групи і орієнтованість на результат. 
   Незалежно від того, який особистісний сенс у здійсненні управлінської діяльності вбачає кожний представник організації, має існувати спільна складова досягнення загальних цілей, яка формується в групі. Перш ніж здійснювати спільну діяльність, виявляти її показники, потрібно уявити основні характеристики організації, в якій вона відбувається. Тому деякі дослідники дефініцію “організація” об'єднують із поняттями: 1) цілого, яке є більшим або меншим, ніж сума частин; 2) системи; 3) порядку, як це прийнято в кібернетичній теорії. Найчастіше організацію трактують як процес упорядкування діяльності, зведення певних елементів у конкретну систему або як результат цієї діяльності, тобто саму систему. Під цим кутом зору виокремлюють структурний, динамічний та регуляційний аспекти організації. Існування організації у просторі та в часі є підставою для твердження про дві структури — екстенсивну, що відображає статику системи (існує в просторі) та інтенсивну, яка відображає її динаміку (існує в часі). 
   Щодо діяльності організації, то термін “управління” зазвичай використовують у таких значеннях: 1) функція, спеціальний вид діяльності в організації; 2) певний прошарок людей, соціальна категорія тих, хто виконує роботу з управління; 3) спеціальна галузь знань, яка допомагає здійснювати цю діяльність.

Підходи до проблеми організації  

 У поглядах  на сутність, особливості функціонування  та розвитку організацій існує  кілька наукових підходів, теорій. Найближчі до психології управління класичні організаційні теорії, обґрунтовані Ф. Тейлором і А. Файолем. Вони виокремлюють такі основні елементи організації: загальна мета та місія, розподіл праці, координація зусиль, ієрархія повноважень і влади. До класичних належить і сформульована німецьким політекономом, соціологом, політиком Максом Вебером (1864—1920) концепція “ідеальної бюрократії”, яка виокремлює такі риси організації: розподіл праці, ієрархія влади, мережа правил, безособовість управління, акцент на посаді. М. Вебер стверджував, що правила та процедури мають бути основою в управлінні, у прийнятті управлінських рішень. Організацію він вважав інструментом досягнення групових цілей. 
   Неокласичні теорії організації пов'язують з ім'ям Ч. Бернарда, одного з представників “адміністративної школи”. Його ідеї щодо функціонування організації (делегування влади знизу доверху, теорія сприйняття повноважень, ключове значення інформації в керівництві організаціями, готовність кожного працівника організації бути корисним для інших) несуть у собі певне соціально-психологічне навантаження, адже зосереджують увагу на взаємозв'язках між суб'єктами і об'єктами управління, сприяють формуванню додаткових умінь і навичок координації ділової взаємодії, усвідомлення обов'язків і відповідальності за свої дії. 
   Провідним авторитетом у галузі теорії організації вважається Е. Голднер. Автор обґрунтовує актуальні питання теорії й практики побудови та аналізу організаційних структур. Важливим чинником, що впливає на діяльність організації, вважає співвідношення явних і латентних (прихованих) зразків системи. До латентних Е. Голднер зараховує індивідуальні особливості людей, які мають етнічні, національні, соціально-класові, політичні основи. Серед них є і достатньо очевидні, наприклад стать. Саме наявність формальних (явних) і неформальних (латентних) зразків у структурі організаційної взаємодії, на думку автора, — джерело напруги, дестабілізації, порушення рівноваги організаційних структур. 
   Сучасні дослідження у галузі моделювання організації пов'язані з гіпотезою Гарольда Лівітта, згідно з якою будь-яка організація містить чотири елементи: завдання (місія), технологія, структура, індивіди (так званий “алмаз” Г. Лівітта). Між ними існують певні взаємозв'язки — зміна в одному з них зумовлює зміну в інших. Тому суб'єкти управління мають здійснювати керівництво не лише технологічними процесами, а й взаємозв'язками та наслідками новацій. 
   Ядром моделі Т. Пітерса та Р. Уотермана є концепція спільних цінностей організації. Серед інших елементів організації автори виокремлюють: структуру, стратегію, систему, співробітників, здібності, стиль. 
   В інтегральній моделі елементів організації Девіда Бодді та Роберта Пейтона виокремлено як самостійні етнопсихологічні та політико-психологічні елементи — культура і влада. Елемент “люди” в їхньому розумінні — належні до організації індивіди, які докладають зусилля для досягнення її цілей, а також ті, хто не входить до організації, але впливає на її діяльність.  

 Дії керівника  стосовно підлеглих багато в чому залежать від організаційної структури управління. Керівник може вибирати і змінювати її, виявляючи свої індивідуальні психологічні властивості, дотримуючись певних правил і закономірностей, відпрацьованих теорією і практикою управління.  

  Організаційна структура  управління — розгалужена система різноманітних ланок (підрозділів, рівнів тощо), між якими формуються і підтримуються зв'язки, що забезпечують злагодженість, погодженість і високу продуктивність спільної праці.  

 Серед багатьох  визначень організаційної структури  окремі дослідники тлумачать її у вузькому сенсі — як певну кількість підрозділів системи управління із заданими відносинами субординації, а деякі в широкому — як усі усталені зв'язки та відносини в організації, що впливають на діяльність окремих людей та груп, на розподіл функцій, відповідальності, повноважень, на систему прийняття рішень, документообігу тощо. 
   Організаційна структура управління пов'язана із загальними завданнями .організації, функціонування системи, спрямованими на досягнення поставлених цілей, її необхідно розглядати з урахуванням конкретних завдань розвитку економіки та господарського механізму. 
   За традиційними соціально-економічними уявленнями, структура охоплює склад, взаємозв'язки та підпорядкованість організаційних одиниць і ланок, які реалізують відповідні функції. Здійснення функцій управління передбачає створення апарату управління з окремих взаємопов'язаних частин — органів управління, кожен з яких виконує певний комплекс операцій і процедур щодо управління організацією, тобто здійснює функції управління. Апарат управління по горизонталі поділяється на ланки, а по вертикалі — на щаблі управління, які утворюють ієрархію рівнів. Між щаблями (рівнями) формуються відносини підпорядкованості, за яких ланка вищого рівня керує ланкою нижчого рівня. 
   Аналізуючи структуру управління, слід зважити на особливості управлінської діяльності, тобто, розглядаючи її в межах конкретної ланки, необхідно брати до уваги й управлінські функції, в яких виражені управлінські відносини. 
   Дослідження, пов'язані з розробленням методологічних питань формування організаційних структур управління, охоплюють два підходи їх побудови: функціональний та системно-цільовий. 
   Функціональний підхід побудови організаційних структур управління. В основу покладено необхідність відображення структурою управління сукупності функцій організації. Це передбачає поділ єдиного організаційного процесу на елементи, закріплення їх за виконавцем, аналіз технології виробництва та управління. При цьому структура управління зумовлена структурою зв'язків та відносин між елементами, яка, у свою чергу, зорієнтована на структуру процесу прийняття та реалізації рішень, тобто на технологію управління. Організаційна структура безпосередньо залежить від обсягу, складності та характеру виконання функцій управління. Головним у процесі формування організаційних структур є чітко сформульована система цілей організації. Обираючи засоби конструювання організаційних структур управління, визначаючи їх функціонально-рольові завдання, зважають на такі усталені принципи: необхідність інтегрованого зв'язку функцій та операцій; специфіку поділу праці та місце кожного суб'єкта в структурі управління; особливості інтеграції та спеціалізації функцій залежно від розв'язуваних завдань соціальної діяльності організації та ін. 
   Залежність між структурою та функціями управління не є однозначною. Існує думка, згідно з якою організаційну структуру потрібно сприймати тільки як усталену сукупність органів управління з притаманними їм функціями за кожним різновидом діяльності. 
   Системно-цільовий підхід побудови організаційної структури управління. Згідно з ним структура управління має відповідати цілям системи, відповідно охоплювати технологічні, інформаційні, адміністративно-організаційні взаємодії, які підлягають безпосередньому аналізу та проектуванню. Завдяки цьому формуються соціальні та соціально-психологічні зв'язки, зумовлені рівнем кваліфікації і здібностей працівників, їхнім ставленням до праці, стилем керівництва (вони побічно впливають через добір, розстановку, перепідготовку кадрів, налагодження раціональної системи стимулювання працівників, формування психологічного клімату). 
   Кожна організація має формальні й неформальні структури. Формальна структура — це офіційні документи, процедури, що визначають розподіл і координацію видів діяльності в організації, неформальна структура — нерегламентовані відносини працівників, які виникають у результаті адаптації існуючих систем до конкретних умов і задовольняють індивідуальні й групові потреби. Якою б раціональною не була формальна структура, на практиці неминуче виникають взаємини між особами організації поза її межами. Причини їх формування різні: незадоволення потреб та інтересів співробітників, порушення правил при виконанні завдань тощо. Суб'єкти управління повинні постійно контролювати баланс формальної та неформальної структур, ігнорування якого може ускладнити досягнення цілей організації. 
   Залежно від норми управління (кількість працівників, які перебувають у безпосередньому підпорядкуванні керівника) розрізняють два типи організацій (див. рис. 2): 
   1. Висока (вертикальна) структура організації. Має обмежену норму управління та багато рівнів ієрархії. Серед її переваг — ретельне керівництво та контроль, оперативність комунікації між підлеглими. До недоліків належить тенденція залучення керівників до виконання функцій підлеглих, багато рівнів управління,

Рис. 2. Висока і плоска структури організації

високі витрати  на їх утримання, надмірна відстань між  нижнім і вищим рівнями управління. 
   2. Плоска (горизонтальна) структура організації. У ній висока норма управління та невелика кількість рівнів ієрархії. Переваги її полягають у тому, що керівництво ґрунтується на делегуванні, політика компанії намагається бути зрозумілою й доступною всім працівникам, кадри відбирають ретельно. Головним недоліком є перевантаження вищих керівників, що впливає на якість прийняття управлінських рішень, послаблення контролю вищих керівників; необхідність залучення до організації висококваліфікованих управлінців. 
   З огляду на домінуючі ознаки організації та її внутрішнього життя розрізняють патерналістський, бюрократичний, автократичний, авторитарний, демократичний, новаторський типи організацій (табл. 1). 
   Організація як осередок, група об'єднаних спільною метою людей здійснює різноманітні зовнішні та внутрішні функції. Найбільший інтерес з погляду психології управління викликають соціально-економічні (вихід на ринок соціальних взаємодій, включення в макроекономічні структури, виробництво товарів та послуг, входження у споживчий ринок) та соціально-психологічні функції (об'єднання матеріальних, фінансових, соціальних, психологічних ресурсів; розподіл та концентрація зусиль; визнання та можливість самореалізації; забезпечення доходів; захист та гарантія майбутнього;

Таблиця 1

Типи  організацій

розподіл обов'язків). Показниками діяльності організації  є її ефективність (ступінь її наближення до поставленої мети, який показує, наскільки успішна організація у досягненні своїх функцій) та продуктивність (відображає обсяг ресурсів, використаних організацією для досягнення мети).

1. Соціально-психологічна характеристика організації

   Налагодження  діяльності організації потребує  знання її основних соціально-психологічних характеристик. Структурно організацію утворюють різноманітні зв'язки та взаємозв'язки її елементів. До її системи входять формальні, неформальні, напівформальні, позаформальні, офіційні й неофіційні зв'язки. Неформальні реалізуються в системі міжособистісних контактів і відносин, формальні — у системі відносин, обумовлених і закріплених у службових інструкціях. 
   Організація як соціально-психологічний феномен стосовно кожного її індивіда виконує соціально-психологічні функції. 
   Функція адаптації передбачає соціальну адаптацію працівника (забезпечення впевненості в адекватному розподілі благ та соціальній справедливості; забезпечення професійного пристосування до умов соціального середовища та ін.). Ефективність її здійснення залежить від того, наскільки адекватно індивід сприймає себе і свої соціальні зв'язки і наскільки адекватно в організації сприймають його. 
   Функція актуалізації має на меті надання організацією кожному її члену соціально-технологічних засобів, які дають змогу реалізувати творчий потенціал в індивідуальній діяльності чи у співпраці, взаємодії з іншими. Умови організаційної діяльності забезпечують засвоєння працівником професійного досвіду, традицій професійної діяльності та ділового спілкування, актуалізацію особистісних можливостей, здібностей і таланту. Значну роль у цих процесах відіграє найближче організаційне оточення. Соціально-психологічний продукт цих відносин — самооцінка, мотивація досягнень, рівень домагань та ін. 
   Функція групової інтеграції та активізації діяльності сприяє активній перебудові неупорядкованих групових станів в упорядковані, що, у свою чергу, забезпечує оптимальне поєднання індивідуальних дій в умовах спільної діяльності, погодженість рольової поведінки співробітників при розв'язанні спільного завдання. Важливим показником оптимальності внутрігрупової взаємодії є організованість осіб спільноти, тобто здатність до використання досвіду інших, мінімізації помилок, самовдосконалення та ін. Отже, організація дає змогу людині реалізувати енергію творчості. Водночас організованість виявляється в умінні належних до спільноти осіб самостійно створювати організацію в ситуації невизначеності. Усі ці функції можуть реалізовуватися через параметри та властивості організаційного клімату: соціально-психологічний простір організації, інформаційний і діловий обмін, мотивацію активності організаційної діяльності. 
   Організація як соціально-психологічний феномен містить механізми соціальної регуляції організаційної поведінки. З огляду на специфіку їх функціонування виокремлюють такі групи цих механізмів: 
   1) механізми соціального впливу (організації впливають на морально-психологічний стан індивідів, на демографічні процеси; завдяки системам влади в організації підтримується внутрішній соціальний порядок тощо); 
   2) механізми соціальної залежності (специфіка зв'язків між структурними компонентами організації); 
   3) механізми соціальної відповідальності (специфіка контролю над діяльністю суб'єкта з погляду виконання ним прийнятих норм, правил, завдань та ін.). 
   Отже, організація як соціально-психологічна цілісність — це специфіка ієрархічних зв'язків, їх стан і рівень розвитку; особливості динаміки комунікативних процесів (ділового спілкування, спільної взаємодії та ін.); специфіка процесів координації, інтеграції та концентрації людських зусиль, творчості, ініціативи, професіоналізму; специфіка соціально-психологічних умов (частота організаційних зв'язків, їх суб'єктивна доцільність, ступінь сумісності, симпатії-антипатії та ін.); адекватність сприймання організації та її планів усіма учасниками організаційного середовища; специфіка інформаційно-ділового обміну (завдяки йому індивідуальні досягнення стають загальними, але не втрачають свого первинного носія; обмін дає змогу регулювати як відносини кожного суб'єкта з організацією, так і відношення між організацією та підструктурами).