Товарные запасы и система управлениями ими

     Оглавление 

Введение………………………………………………………………………….3

1.Сущность, состав  и классификация товарных запасов  торгового предприятия……………………………………………………………………....4

2.Порядок управления  товарными запасами на торговых  предприятиях…..10

3.Роль и перспективы  использования товарных запасов  в современном рыночном процессе……………………………………………………………..13

Заключение………………………………………………………………..…...17

Список используемых материалов……………………………………...…….18 
 

Введение 

     Прежде  чем готовая продукция попадет  конечному потребителю, она проходит производственный цикл, начиная от сырья (полуфабриката) и заканчивая готовой продукцией. Учитывая, что  ситуация на рынке носит непредсказуемый  характер это отражается на производственном процессе. Назвать точную цифру, сколько  будет продано готовой продукции  в следующем месяце, не берется  ни один специалист.

     Чтобы не остановилось производство из-за отсутствия запасов сырья, по причине увеличения резкого спроса или перебоев в  снабжении, то на производстве создаются  запасы. Если бы производственный процесс функционировал бы как единый конвейер, то потребности в запасах сводились к нулю. В реальной жизни этого не происходит. Торговля распространяет свои функции не на всю величину совокупного общественного продукта, а лишь на одну его часть - предметы потребления. Только предметы потребления, призваны удовлетворить многочисленные потребности людей, формируют понятие товарного обращения. Запасы в торговле образуются на всех стадиях движения товаров от производства к потребителю. В процессе движения товаров торговые предприятия занимают особое место, выступая заключительным звеном, опосредующим отношения между производителями и потребителями продукции. До момента продажи любой товар относится к категории товарного запаса. Существование товарных запасов как категории обусловлено необходимостью обеспечение нормального процесса обращения товаров. Товарные запасы меняют свой размер они постепенно вовлекаются в товарооборот, продаются, перестают быть запасами. С ростом объема реализации, как правило, увеличивается абсолютная сумма товарных запасов. Недостаточный размер товарных запасов ведет к перебоям в торговле, негативные последствия: экономические в виде потери товарооборота и социальные в форме неудовлетворенного спроса на товары. Излишние запасы приводят к замораживанию оборотных средств, росту товарных потерь.

     Создание  запасов всегда сопряжено с дополнительными  финансовыми расходами. Расчёт товарного  обеспечения товарооборота содержит определение потребности в товарах и источников их поступления.

1. Сущность, состав и классификация товарных запасов торгового предприятия.

         Обеспечение непрерывности процесса реализации товаров и обслуживания покупателей требует создания на торговом предприятии определенного объема товарных запасов.

         Товарный запас - представляет собой массу товаров, предназначенную для последующей продажи, находящегося в сфере обращения в процессе перемещения от производства до потребителя. В процессе перемещения товарные запасы сферы обращения приобретают разные формы. Товарные запасы образуются на всех стадиях товародвижения: на складах производственных предприятий, в пути, на складах оптовых и розничных торговых предприятий. Товарные запасы выполняют определённые функции:

1. обеспечивают непрерывность расширенного производства и обращения, в процессе которых происходят их систематическое образование и расходование;
2. удовлетворяют платежеспособный спрос населения, поскольку являются формой товарного предложения;
3. характеризуют соотношение между объёмом и структурой спроса и товарного предложения.

Размер товарных запасов определяется объемом и  структурой товарооборота торгового  предприятия. Поддержание оптимальной  пропорции между величиной товарооборота  и размерами товарных запасов - одна из важных задач торговых предприятий. При недостаточной величине запасов  возникают сложности с товарным обеспечением товарооборота предприятия; излишние запасы вызывают дополнительные потери, увеличение потребности в  кредитах и рост расходов по выплате  процентов по ним, увеличение расходов по хранению запасов, что в совокупности ухудшает общее финансовое состояние  торговых предприятий.

Необходимость образования товарных запасов обусловлена  следующими причинами:

• Несоответствием ритма потребления (реализации) и производства  товаров.
• Сезонностью производства и потребления отдельных видов товаров.
• Неравномерностью размещения производства и районов потребления товаров.
• Необходимостью преобразования производственного ассортимента в торговый.
• Необходимостью образования страховых резервов для сглаживания возможных непредвиденных колебаний в спросе и предложении товаров, обусловленных различными факторами.

Для характеристики состояния, процессов образования  и разработки стратегии управления товарные запасы торговых предприятий  классифицируют по следующим признакам  

1. По назначению запасов.

В зависимости  от назначения выделяют 4 группы товарных запасов: запасы текущего хранения, сезонного хранения, досрочного завоза и целевого назначения.

Товарные запасы текущего хранения составляют главную часть всех товарных запасов (примерно 80-85% всей суммы запасов) и предназначены для обеспечения непрерывного продажи товаров. их размер определяется объемом реализации товаров и интервалом поставки. В процессе реализации эта часть товарных запасов используется, а следовательно, требует систематического обновления.  

Товарные запасы сезонного хранения необходимы для формирования торгового предложения в периоды сезонных изменений спроса или предложения (производства) товаров. Они создаются с такими товарами, которые в силу особенностей их производства, спроса или по другим причинам имеют разрыв во времени производства и реализации (овощи, школьная форма, елочные украшения, резиновую обувь и прочее).

Товарные запасы досрочного завоза должны обеспечивать нормальный уровень торговли в течение периода между завозами товаров в районах Крайнего Севера, отдаленных и высокогорных районах, связь с которыми поддерживается лишь определенный период (период навигации или только в зимний период). На территории Украины эта группа товарных запасов, как правило, не формируется.

Товарные запасы целевого назначения создаются по распоряжению органов власти для выполнения определенных целей, не связанных с текущей хозяйственной деятельностью предприятий (для стимулирования закупки сельскохозяйственных продуктов, для обеспечения сети Детских учреждений, объектов здравоохранения, инвалидов, диабетиков и для выдачи товарных выигрышей в лотереях и т.п.). 

2.В зависимости от места формирования.  

В зависимости  от места формирования выделяют товарные запасы розничной торговли, оптовых  предприятий и запасах товаров  в пути. Наличие запасов в пути обусловлено действующими условиями  и формами расчетов между производителями, предприятиями оптовой и розничной  торговли.

В состав товарных запасов розничной торговли относятся запасы всех товаров, принадлежащих  торговому предприятию, находятся  на его балансе и предназначенные  для розничной торговли и общественного  питания.

Согласно  «Инструкции об учете товарооборота  и товаров» к государственной  статистической отчетности о товарных запасах в розничной торговле не включают:

• Товары в пути;
• Готовую продукцию в подсобных производственных предприятиях торговых организаций;
• Товары поставщика, принятые данной торговой организацией на ответственное хранение;
• Товары, принятые от населения и кооперативов на комиссию;
• Свободную тару всех видов - мягкую, твердую, стеклянную;
• Тару всех видов, занятую под товары, находящиеся в розничной торговли;
• Товары материально-технического обеспечения;
• Сырье и вспомогательные материалы, полученные для промышленной переработки.

 3. В зависимости от нахождения в составе товарных запасов розничной торговли выделяют:

• Товары, которые есть в наличии в розничной сети (магазинах, лавках, аптеках, киосках, развозной и разносной сети), а также в мелкооптовых базах, распределительных складах и базах;
• Товары, которые есть в наличии на базах и складах, принадлежащих розничным предприятиям, организациям;
• Товары, которые закуплены и оплачены данным торговым предприятием, организацией и оставлены на ответственное хранение у поставщиков;
• Товары, сданные на переработку и на отчетную дату и находятся на производственных предприятиях, как собственных, так и в сторонних.

 4. В зависимости от ассортиментной структуры запасов (потребительского назначения).

Классификация запасов по товарным группам позволяет  охарактеризовать их состав и служит основой для оценки обеспечения  ими товарооборота предприятия, как по общему объему, так и в  ассортиментной структуре.

В статистической отчетности торговых предприятий товарные запасы группируются в соответствии с номенклатурой отчета ф. № 3 - торг "Отчет о формировании, реализации и остатках товаров", в котором выделяется 35 групп продовольственных товаров и 57 непродовольственных.

5. В зависимости от регулярности пополнения (поступлений и расходов товарных запасов).  

Разница между отдельными группами товаров  оговаривается время  накопления (формирования) и временем потребления (использование) товарных запасов. 

Такой подход к оценке товарных запасов  обусловливает необходимость выделения:

 - Запасов товаров регулярного обновления (поступлений) и расходов; 

- Запасов  товаров регулярного пополнения, но сезонного использования; 

- Запасов  сезонного формирования и регулярного  использования; 

- Запасов  периодического обновления (как  правило, целевого назначения).

Используя более общее группировки по этому  признаку можно выделить товарные запасы регулярного и нерегулярного  пополнения, регулярного и нерегулярного  использования. 

6. В зависимости от спроса на потребительские товары.

Товарные  запасы в зависимости от соответствия спроса делят на запасы, которые  соответствуют или несоответствующим  спросу, к последним относятся  неходовые, залежалые и ввезенные  сверх нормы товары. 

Неходовые - это товары, которые не соответствуют  качественным параметрам потребительского спроса в данном месте и в данное время.

К залежалым  относятся товары, которые долгое время находятся без движения на складах предприятия, которые  частично утратили свое качество и  морально устарели. Формирование этих запасов, как правило, обусловлено  завоза товаров без учета объема и структуры потребительского спроса.

Ввезенные товары - это товары, не отвечающие количественным параметрам потребительского спроса на определенном территориальном сегменте потребительского рынка. Реализация этой группы товарных запасов возможна при  условии региональной диверсификации деятельности или в последующие  временные периоды и при активной рекламной кампании (если это возможно, выходя из установленных сроков реализации товаров). 

7. В зависимости от чувствительности  предпринимателей к изменению товарооборота 

В зависимости  от чувствительности к изменению  товарооборота предприятия, товарные запасы могут с определенной степенью условности быть представлены двумя  частями: 

- условно-переменная, размер которой определяется  размером и динамикой товарооборота  предприятия;

- условно-постоянная, размер которой не зависит  от изменения товарооборота предприятия.  

Ко второй части относятся товарные запасы в пределах ассортиментного представительного  набора товаров,  постоянно находящихся в торговой сети предприятия, их размер определяется установленным ассортиментным перечнем товаров, размерами торговой площади предприятия, формой торгового обслуживания. 

К товарных запасам, размер которых не зависит  от объемов товарооборота предприятия, относятся также товарные запасы целевого назначения.

Отсутствует также пропорциональность между  текущим изменением товарооборота  и изменением объема товарных запасов сезонного хранения, хотя при большем временном интервале исследования зависимость между их размерами имеет место. 

8. В зависимости от момента и характера оценки.

В зависимости  от этого классификационного признака выделяют: 

- Начальные  (входящие) товарные остатки, характеризующие  размеры запасов, которые фактически  сложились на начало определенного  периода (отчетного или планового);

- Выходные, характеризующие размеры товарных  запасов, фактически сложившихся  на конец определенного периода  (отчетного или планового);

- Средние  товарные запасы, которые характеризуют  средний объем имеющихся товарных запасов в течение определенного периода и рассчитываются по средней арифметической или средней хронологической; 

- Плановые (прогнозные) товарные запасы, которые  предприятие планирует или ожидает  обеспечить на определенную дату.  

9.В зависимости от соответствия норматива. 

Что касается установленного норматива, выделяют запасы в пределах норматива и сверхнормативные.

Необходимость формирования, как одной из функций  управления запасами, обусловлено тем, что недостаточный объем товарных запасов (меньше нормативной величины) приводит к нарушению ритма продажи, неполучение должного объема товарооборота  и прибыли предприятия, формирование неудовлетворенного спроса населения.

Наличие запасов в размерах, превышающих  норматив, приводит к «замораживанию»  оборотных средств предприятия, рост издержек обращения, снижение эффективности  использования материальных ресурсов.

Оценка  размеров запасов с позиции соблюдения норматива необходима для обоснованной оценки эффективности коммерческой деятельности предприятия, его стратегии  и тактики в формировании и  управлении товарными запасами.

           Что касается целей и задач управления товарными запасами в предприятиях оптовой торговли, то процесс реализации товаров требует постоянного наличия на предприятии товарных запасов. Формирование необходимых товарных запасов позволит торговому предприятию обеспечивать устойчивость ассортимента товаров, осуществлять определенную ценовую политику, повышать уровень удовлетворения спроса покупателей. Все это требует поддержания на каждом предприятии оптимального уровня и достаточной широты ассортимента позиций товарных запасов. По своему назначению товарные запасы, формируемые на предприятиях торговли, можно подразделить на товарные запасы текущего хранения, запасы сезонного хранения и досрочного завоза. Основную массу всех запасов торгового предприятия составляют товарные запасы текущего хранения. Они необходимы для обеспечения бесперебойной продажи товаров в текущем периоде. Их необходимо постоянно пополнять. Товарные запасы сезонного хранения и досрочного завоза формируются в первую очередь, по таким товарам, которые имеют значительный разрыв во времени между их производством и потреблением. Кроме того, они создаются исходя из особенностей географического расположения торговых предприятий, а также на предприятиях, размещенных в населенных пунктах, к которым из-за распутицы или по другим причинам не может быть обеспечена регулярная доставка товаров. 
Товарные запасы, создаваемые на предприятиях торговли могут оцениваться суммой запасов в стоимостном выражении, количеством запасов в натуральном выражении или размером запаса в днях товарооборота. Они находятся в постоянном движении и обновлении. Конечной стадией их движения является потребление. 
Назначением товарных запасов в оптовом звене является обслуживание потребностей в товарах оптовых покупателей, в розничном - обеспечение устойчивого предложения товаров их потребителям. Таким образом, ассортимент товаров в каждом из звеньев товарного обращения является исходным отправным моментом для создания товарных запасов. 
            Для поддержания товарных запасов на оптимальном уровне необходимо четко налаженная система управления ими. Совершенствование управления товарными запасами оптовых предприятий направлено на ускорение их оборачиваемости, улучшению использования складских помещений и емкостей, обеспечение мобильности запаса. Перед оптовыми предприятиями ставится задача концентрации запасов, контроль за уровнем не только на складах оптовой торговли, но и в розничной торговле обслуживаемой зоны.

2. Порядок управления товарными  запасами на торговых предприятиях.

            Процесс продажи товаров предполагает постоянное на торговых предприятиях товарных запасов. Именно грамотное формирование оптимальных размеров запасов товаров дает возможность предприятию торговли обеспечивать устойчивость предлагаемого покупателям ассортимента товаров, придерживаться определенной ценовой политики, повышать и улучшать уровень удовлетворения покупательского спроса. Разумеется, что все это требует удержания на каждом торговом предприятии выверенного уровня и оптимальной широты позиций ассортимента имеющихся товарных запасов. Товарные запасы, которые формируются на торговых предприятиях, по своему назначению разделяются на:

- текущего хранения; 
- сезонного хранения; 
- досрочного их завоза.

            Следует отметить, что основной массой всех запасов предприятия торговли являются товарные запасы первой позиции, то есть текущего хранения, и это вполне естественно. Они необходимы для налаживания процесса бесперебойной реализации товаров в данном периоде времени. Их следует постоянно пополнять, не допуская "провалов" - отсутствия тех или иных товаров в продаже. Что касается товарных запасов второй позиции (сезонного хранения) и третьей (досрочного завоза), то порядок их формирования определяется, в первую очередь, по тем товарам, у которых имеет место существенный разрыв во времени от их производства (изготовления, выращивания и проч.) до их потребления. Кроме того, они формируются с учетом особенностей климатического, географического и специфического расположения предприятий торговли, а также на тех торговых предприятиях, которые размещены в местах, к которым из-за разлива рек, весенне-осенней распутицы или по каким-то иным причинам невозможно обеспечить регулярную доставку необходимых товаров. Товарные запасы, которые создаются на торговых предприятиях, могут быть оценены:

- суммой запасов  в денежном выражении; 
- их количеством в натуральном выражении; 
- размером запасов товаров в днях торгового товарооборота.

Товарные запасы находятся в состоянии непрерывного движения и обновления. Конечная стадия этого движения - потребление.

              Основное назначение товарных запасов в звене опта - обслуживание заявок и потребностей оптовых покупателей, в звене розницы - обеспечение устойчивого и стабильного предложения товаров покупателям. Таким образом, в каждом из звеньев цепи товарного обращения ассортимент товаров является базисной, исходной точкой для расчета и формирования товарных запасов. Для поддержания оптимального уровня товарных запасов необходима четко налаженная и сбалансированная система управления ими, и немаловажный фактор в этой системе - профессионализм и коммерческая предусмотрительность ответственных торговых сотрудников.

              Так как на предприятиях розничной торговли сконцентрирована подавляющая часть товаров, то от складывающегося уровня управления ими в рознице в серьезной степени зависит стабильность и качество товароснабжение населения. По этой причине в каждом конкретном магазине следует осуществлять непрерывный текущий контроль состояния товарных запасов. Этот контроль предусматривает не только проверку их соответствия установленным размерам, но и детальный повседневный мониторинг условий хранения товаров, которые должны соблюдаться неукоснительно.

              Все более широкое применение в целях управления товарными запасами в розничных магазинах получает современная компьютерная техника в комплексе с торговым (профильным или стандартным) программным обеспечением. В первую очередь это современные кассовые терминалы с интегрированной системой учета и контроля товародвижения, принтеры и сканеры штриховых кодов и проч. С помощью такой современной и высокоэффективной техники, автоматизирующей торговые процессы, можно вести не только повседневный контроль за товарными запасами в отдельном магазине или в целой сети розничных точек, но и управлять прочими направлениями коммерческой работы (работа с поставщиками, вопросы ценообразования, прогнозирование спроса и сбыта и проч.).

             Процесс управления товарными запасами заключается в их нормировании, оперативном контроле и текущем учете, а также в регулировании. При нормировании товарных запасов разрабатываются (рассчитываются) и устанавливаются их необходимые размеры. Эти необходимые размеры товарных запасов, рассчитанные для предприятий оптовой торговли, должны обеспечивать текущее поддержание их на коммерчески обоснованном уровне, с целью обеспечения ритмичного и бесперебойного товароснабжения предприятий розничной торговли. Они устанавливаются отдельно для объемов и номенклатуры текущего хранения, накопления в сезон и заблаговременного завоза по всем товарным группам применительно к сумме и дням складского товарооборота.

           Текущий учет и оперативный контроль за фактическим состоянием товарных запасов положено вести с применением действующих форм и методик учета и отчетности. Торговый отдел оптовой базы (фирмы, предприятия) использует для этих целей карточки по количественно-суммовому учету, имеющиеся статистические бухгалтерские отчеты о товарных запасах и товарообороте. В этих документах отражаются остатки всех товаров на первое число месяца, информация об их поступлении на склады, а также данные об их реализации оптовым покупателям. При этом фактические остатки товаров следует сопоставлять с необходимыми размерами товарных запасов и в случае выявления отклонений необходимо установить причины, которые эти отклонения вызвали.

Что касается регулирования товарных запасов, то оно состоит в поддержании их на установленном уровне, а также в оперативном маневрировании ими. Регулирование предполагает принятие ответственными торговыми работниками разных решений коммерческого плана с целью урегулирования ситуации и нормализации уровня товарных запасов.

             На предприятиях оптовой торговли в процессе управлении объемами и номенклатурой товарных запасов удобнее всего применять компьютерную технику, на ее базе создаются автоматизированные системы (стандартные или профильные) по управлению товарными запасами. Внедрение автоматизированных систем позволяет значительно сократить неэффективные трудовые затраты, прояснить и получить новую более объемную, многоплановую и качественную информацию для принятия управленческих решений, ускорить обработку этой информации (включая возможность построения торгово-сбытовых прогнозов), а также кардинально повысить уровень организации работы по управлению товарными ресурсами. Для розничных магазинов необходимые размеры (включая номенклатурный перечень) товарных запасов следует устанавливать с учетом фактического объема дневной продажи товаров, расчета оптимальных размеров единоразовой поставки и некоторых иных факторов. Ответственные сотрудники розничных магазинов должны следить за соответствием фактически имеющихся запасов товаров тем, которые установлены их минимально необходимым размерам и обязаны принимать оперативные меры по быстрому завозу нужных товаров в розничный магазин. Кроме того, им надлежит предпринять все необходимые усилия для активизации продажи покупателям заменяющих товаров.

            В случае, если фактические запасы  товаров в розничном магазине  превышают необходимые размеры,  то ответственные сотрудники  работники магазина обязаны сначала  выявить причины, которые вызвали  это превышение. Чаще всего этими  причинами являются:

- некоторое снижение  спроса покупателей  под влиянием тенденций  моды; 
- изменения цен в сторону их увеличения; 
- появления на рынке новых, более интересных с точки зрения покупателя товаров; 
- ошибки и просчеты ответственных сотрудников розничного магазина при расчете ими потребности в товарах; 
- невысокое качество товаров, представленных на витринах и прилавках магазина; 
- несоблюдение или срыв сроков поставки товаров в розничный магазин.

              После того, как выявлены причины превышения фактических товарных запасов, необходимо принять оперативные меры по ускорению продажи этих товаров покупателям, а также ограничить завоз этих товаров в розничный магазин. Ускорить продажу можно с помощью более активного их продвижения путем броской и яркой рекламы, а также организации распродаж в иных местах и населенных пунктах. Некоторые розничные торговцы идут на снижение, порой весьма существенное, розничных цен - в виде акций и специальных цен. В отдельных случаях излишки товарных запасов могут быть возвращены оптовику, у которого они закупались (в зависимости от условий заключенного договора).