Учет бланков строгой отчетности

Учет  бланков строгой отчетности

 

Документы, регламентирующие порядок работы с бланками строгой отчетности

К основным документам, регулирующим порядок учета, хранения и использования бланков строгой отчетности, можно отнести:

1) Положение о порядке использования бланков строгой отчетности, утвержденное постановлением Минфина РБ от 21.02.2002 № 21 (далее – Положение № 21);

2) Правила использования  и бухгалтерского учета бланков  строгой отчетности банками Республики Беларусь, утвержденные постановлением Совета директоров Нацбанка РБ от 31.07.2002 № 264 (далее – Правила № 264);

3) Правила ведения бухгалтерского  учета в банках, расположенных  на территории Республики Беларусь, утвержденные постановлением Совета директоров Нацбанка РБ от 22.11.2000 № 29.4г;

4) Правила организации кассовой работы в банках Республики Беларусь, утвержденные постановлением Правления Нацбанка РБ от 27.12.2001 № 345;

5) постановление Совета Министров  РБ от 22.12.2001 № 1846 "О некоторых  вопросах изготовления и использования  бланков строгой отчетности";

6) Инструкцию о порядке разработки, производства, учета, хранения, реализации  и уничтожения бланков первичных  учетных документов, регистрируемых  в Государственном реестре бланков строгой отчетности, утвержденную постановлением Минфина, МНС и Минсвязи РБ от 16.04.2002 № 61/47/7 (далее – Инструкция № 61/47/7);

7) Инструкцию о порядке изготовления  бланков строгой отчетности и  специальных материалов, утвержденную постановлением Минфина РБ от 01.03.2002 № 30;

8) Положение об основных требованиях, предъявляемых к уровню защищенности бланков строгой отчетности, а также специальным материалам для защиты их от подделки, утвержденное постановлением Минфина РБ от 01.03.2002 № 29;

9) приказ Минфина РБ  от 24.04.2002 № 501 "О регистрации бланков строгой отчетности в Государственном реестре бланков строгой отчетности";

10) постановление МНС РБ от 05.04.2002 № 43 "О бланках первичных учетных документов, информация об изготовлении и реализации которых подлежит внесению в электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках" (далее – Постановление № 43).

 

Понятие бланков строгой отчетности, порядок их приобретения

К бланкам строгой отчетности (далее  – БСО) относятся бланки ценных бумаг  и документов с определенной степенью защиты, бланки иных документов, имеющие идентификационный номер, нанесенный при изготовлении, элементы защиты от подделки, соответствующие требованиям, определяемым Минфином по согласованию с МВД и Минюстом.

Банками используются БСО типовых или специализированных форм, утвержденных Нацбанком, Минфином или иными республиканскими органами государственного управления.

БСО подлежат обязательной регистрации в Государственном реестре бланков строгой отчетности, а также учету при их изготовлении и использовании.

Кроме того, Постановлением № 43 утвержден перечень бланков первичных учетных документов, подлежащих внесению в электронный банк данных при их изготовлении и реализации.

От редакции:

Перечень бланков первичных  учетных документов, информация об изготовлении и реализации которых подлежит внесению в электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках, определяет МНС по согласованию с Минфином.

В настоящее время постановлением МНС РБ от 05.04.2002 № 43 "О бланках первичных учетных документов, информация об изготовлении и реализации которых подлежит внесению в электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках" установлено, что в электронный банк данных подлежит внесению информация об изготовлении и реализации следующих бланков первичных учетных документов:

товарно-транспортная накладная  типовой формы ТТН-1;

товарная накладная  на отпуск и оприходование товарно-материальных ценностей типовой формы ТН-2;

приходный кассовый ордер формы  КО-1;

талон формы 20-ФС;

счет-фактура по налогу на добавленную  стоимость формы СФ-1;

приходный кассовый ордер формы  КО-1в;

квитанция формы КВ-1;

международная товарно-транспортная накладная "CMR";

квитанционная книжка (код 0402370004) (квитанция, ордер, уведомление) открытого акционерного общества "Сберегательный банк "Беларусбанк";

накладная – приходный ордер на отпуск ценностей за наличный расчет. Специализированная форма РП-4;

туристский ваучер;

квитанция-накладная на отпуск лесопродукции  за наличный расчет. Форма КН-1 (лес).

При приобретении БСО, внесенных в  данный перечень, необходимо руководствоваться  Инструкцией № 61/47/7, которая устанавливает ряд особенностей при приобретении бланков таких документов. Суть этих особенностей состоит в следующем.

1. В инспекцию МНС по месту  регистрации банка представляется в двух экземплярах перечень лиц, наделенных полномочиями подавать заявки для приобретения указанных бланков первичных учетных документов, с указанием их паспортных данных. Первый экземпляр перечня остается в учетном деле налогоплательщика, второй – с отметкой инспекции МНС о согласовании передается в подразделение реализующей бланки организации.

2. Составляется  заявка на приобретение бланков первичных учетных документов с указанием необходимого их количества, которая подписывается руководителем и главным бухгалтером банка.

3. Заявка подается в инспекцию  МНС по месту регистрации банка  лицом, указанным в перечне,  при предъявлении им паспорта.

4. Заявка рассматривается инспекцией  МНС в течение двух рабочих  дней и утверж-дается. Далее сведения  об утвержденных заявках передаются  в электронный банк данных, а  от него информация поступает реализующей организации, которая в свою очередь оформляет счет-фактуру для оплаты бланков на полный или частичный объем заявки, утвержденной инспекцией МНС.

5. Для получения бланков банк  представляет платежный документ, подтверждающий оплату счета-фактуры, и доверенность на их получение, оформленную в установленном порядке.

 

От редакции:

Порядок приобретения бланков первичных учетных документов, подлежащих внесению в электронный банк данных при их изготовлении и реализации, можно представить в виде следующей схемы:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Условные обозначения:

1 – заявка на приобретение бланков;

2 – сведения  об утвержденных заявках (передаются  в течение 5 рабочих дней со  дня подачи заявки банком);

3 – заявки банков;

4 – платежный  документ, подтверждающий оплату  счета-фактуры, и доверенность  на получение бланков.

 

 

 

Банки могут самостоятельно заключать договоры на изготовление БСО, в частности таких как, векселя, облигации, сертификаты и т.д. Для этого им необходимо получить письменное разрешение Минфина на размещение заказа на изготовление БСО, а затем обратиться в выбранную из перечня, предложенного Минфином, организацию для оформления заказа на изготовление БСО.

В соответствии с требованиями Положения № 21 для обеспечения надлежащего учета и сохранности БСО приказом руководителя банка должно быть определено следующее:

1) перечень документов, относящихся к БСО;

2) перечень лиц, на которых  возложены учет и хранение  БСО;

3) место, порядок хранения и  использования БСО;

4) состав действующей комиссии  для проведения инвентаризации  БСО, проверки их наличия и контроля за списанием и уничтожением.

 

Принятие к учету приобретенных  бланков, их хранение

Полученные БСО передаются в  кладовую операционной кассы банка  для их дальнейшего хранения. Пачки с БСО, полученные от фабрик-изготовителей, могут храниться в кладовой не более 10 рабочих дней, после чего должны быть вскрыты, а бланки пересчитаны. При этом необходимо проверить количество книжек в каждой пачке, количество листов в каждой книжке и последовательность их номеров, а также проставить на всех чеках и квитанциях, подлежащих использованию, штамп с наименованием банка и кодом по межбанковским расчетам. В случае обнаружения расхождения фактического наличия БСО с данными сопроводительных документов, а также при выявлении дефектных БСО составляется акт проверки наличия БСО с отражением количества не оказавшихся в наличии БСО и указанием состояния упаковки, наименования номеров и серий недостающих, излишних или дефектных бланков. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается лицами, участвовавшими в приеме БСО, подписи скрепляются печатью банка. Первый экземпляр акта направляется поставщику для выяснения причин расхождения и принятия мер, а второй остается в банке.

В случае выявления производственного  брака БСО, указанных в перечне  бланков, информация о которых подлежит внесению в электронный банк данных при их изготовлении и реализации, необходимо представить в ИМНС по месту регистрации в качестве налогоплательщика бракованные бланки и акт их приемки, составленный не менее чем в пяти экземплярах. При этом под производственным браком понимается:

– неправильная подборка номеров, например ТТН-1: первый экземпляр – серия АА № 0000001, второй экземпляр – серия АА № 0000002, третий экземпляр – серия АА № 0000001 и т.п.;

– непропечатка изображения текста, пятна типографской краски, повреждение поверхности бланка (дыры, стертость и прочее), препятствующие заполнению бланка первичного учетного документа;

– недостача номеров бланков  первичных учетных документов в пачке (книжке) при не нарушенной до получения упаковке;

– несоответствие содержания упаковки информации, указанной на ярлыке (этикетке) данной упаковки.

Все БСО хранятся в кладовой упакованными по их видам в пачки, а бланки ценных бумаг – в пачки и корешки по наименованиям, а также по выпускам и достоинствам. На верхних накладках пачек с БСО проставляются: наименование банка, код банка по межбанковским расчетам, наименование БСО, их количество, сумма, дата формирования, код (именной штамп и подпись) кассира, формировавшего пачку. БСО в упаковке банка могут храниться без полистного пересчета не более двух лет со дня их формирования.

 

Отражение операций с бланками строгой  отчетности на счетах и в регистрах  бухгалтерского учета

Для организации бухгалтерского учета БСО банком используются следующие внебалансовые счета:

1) счета по учету БСО:

99840 "Бланки строгой  отчетности" – используется для учета всех БСО (кроме бланков ценных бумаг), имеющих типографские номера;

99851 "Бланки  акций";

99852 "Бланки  облигаций";

99853 "Бланки депозитных сертификатов";

99854 "Бланки  векселей";

99855 "Бланки  сберегательных сертификатов";

99859 "Бланки  прочих ценных бумаг";

2) счета по учету БСО, выданных  под отчет:

99841 "Бланки  строгой отчетности, отосланные и выданные под отчет";

99857 "Бланки  ценных бумаг, выданные под отчет";

3) счета  по учету БСО для уничтожения:

99842 "Бланки  строгой отчетности для уничтожения";

99858 "Бланки  ценных бумаг для уничтожения".

Аналитический учет ведется по видам бланков  и местам их хранения. БСО учитываются на данных счетах в условной оценке 1 рубль за каждую книжку, комплект или отдельный бланк.

Следует обратить внимание, что с 1 января 2006 г. вступит в силу новый план счетов для банков, в соответствии с которым изменятся номера внебалансовых счетов, используемых для учета БСО. Ниже приведена информация из нового плана счетов:

 

 

 

9984 Бланки строгой отчетности 99840 Бланки акций 99841 Бланки облигаций 99842 Бланки депозитных сертификатов 99843 Бланки сберегательных сертификатов 99844 Бланки векселей 99845 Бланки прочих ценных бумаг 99846 Прочие бланки строгой отчетности 99847 Бланки строгой отчетности, отосланные и выданные под  отчет 99848 Бланки строгой отчетности для уничтожения

 

Счета 99840–99846 предназначены для  учета бланков строгой отчетности, находящихся в хранилище банка.

Заполненные документы на бланках строгой отчетности на данных счетах не учитываются.

По приходу счетов отражаются полученные бланки строгой отчетности.

По расходу счетов отражаются бланки строгой отчетности, отосланные и  выданные под отчет ответственным исполнителям, а также испорченные, дефектные и/или аннулированные бланки строгой отчетности.

Счет 99847 предназначен для учета  бланков строгой отчетности, выданных под отчет ответственным исполнителям.

По приходу счета  отражаются бланки строгой отчетности, выданные под отчет ответственным  исполнителям, одновременно с их списанием в расход по счетам 99840–99846.

По расходу счета  списываются бланки строгой отчетности на основании представленных ответственными исполнителями документов, подтверждающих их использование.

Счет 99848 предназначен для  учета бланков строгой отчетности для уничтожения.

По приходу счета  отражаются испорченные, дефектные, аннулированные бланки строгой отчетности, предназначенные для уничтожения.

По расходу счета отражаются уничтоженные бланки строгой отчетности.

Бланки строгой отчетности учитываются на счетах 9984Х в условной оценке 1 белорусский рубль за каждую книжку или отдельный бланк.

Аналитический учет ведется по видам  бланков и местам хранения".

 

 

Для отражения движения БСО используются следующие книги:

1) книга  учета БСО ф. 0402380107 (отражается движение БСО по соответствующим внебалансовым счетам по учету БСО);

2) книга учета БСО, выданных  под отчет, ф. 0402380108 (учитываются БСО, выданные под отчет ответственным исполнителям). На каждого исполнителя в книге заводится отдельная страница (лист);

3) книга учета БСО,  подлежащих уничтожению, ф. 0402380167 (учитываются БСО, не подлежащие использованию по каким-либо причинам).

Указанные книги могут вестись  на машинных носителях информации, но при этом должны быть обеспечены:

– защита информации;

– сохранение архива по данной информации в течение установленных сроков;

– возможность получения бумажных копий документов.

При ведении этих книг требуется  соблюдение следующих условий:

1) книги ф. 0402380107, 0402380108 должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены печатью банка и подписаны руководителем и главным бухгалтером (лицами, ими уполномоченными);

2) все книги ведутся  в разрезе видов БСО;

3) каждая запись в книгах заверяется подписью ответственного исполнителя, осуществляющего их ведение;

4) ежемесячно остатки БСО по  книгам ф. 0402380107, 0402380108 сверяются  с данными баланса по соответствующим внебалансовым счетам. Результат ежемесячной сверки заверяется подписью лица, производившего сверку, в графе "Подпись".

Порядок отражения операций с БСО на счетах и в регистрах бухгалтерского учета приведен в таблице (см.ниже вложенный файл).

 

 

Документальное  оформление отдельных операций с  бланками

При заполнении БСО необходимо соблюдать следующие требования:

1) все экземпляры БСО заполняются с одновременным подсчетом итоговых показателей (записью их цифрами и прописью);

2) реквизиты в документах должны  быть написаны разборчиво и  ясно;

3) подчистки, помарки не допускаются;

4) исправление ошибочных  записей осуществляется методами, позволяющими установить дату, основание поправки и лицо, ее осуществившее. Исправления не должны препятствовать прочтению изначальной записи.

Ниже приведем порядок заполнения отдельных документов, связанных с работой с БСО, а именно: заявки на приобретение БСО, внесенных в перечень документов, подлежащих внесению в электронный банк данных при их изготовлении и реализации (приложение 3 к Инструкции № 61/47/7); акта списания бланков первичных учетных документов, составляемого при выявлении брака, порчи, утраты, хищения БСО, внесенных в перечень документов, подлежащих внесению в электронный банк данных при их изготовлении и реализации (приложение 7 к Инструкции № 61/47/7); акта на списание использованных бланков строгой отчетности, на основании которого осуществляется списание стоимости израсходованных БСО (приложение 9 к Правилам № 264); акта проверки наличия недостачи (излишка), составляемого по факту проведения проверки за выдачей и использованием БСО (приложение 6 к Правилам № 264).

 

Инспекция Министерства по налогам и сборам 
Республики Беларусь по   Заводскому    району (области, городу)

 

УТВЕРЖДАЮ

Начальник (заместитель  начальника)

инспекции МНС 

_______________________

(дата)

 

Код пункта реализации  

(заполняется инспекцией  МНС)

 

"___" _____________ 200__ г.

 

УНН    101516900                            

ОАО "Банк-Сатурн" 

(наименование организации  или фамилия, имя,

 

отчество индивидуального  предпринимателя) 

г. Минск, ул. Машиностроителей, 115  

(место нахождения (жительства)

ЗАЯВКА 
" 05 "    сентября    2005  г. №         

(номер присваивается  инспекцией МНС)

№  п/п	Наименование бланка  первичных учетных  документов	Комплектность  (объем)	Формат	Единица измерения (номер)	Количество	Среднемесячная потребность	Количество,  подтвержденное  инспекцией МНС
1	2	3	4	5	6	7	8
1	ТТН-1, ПЭВМ	1 компл.	А4	шт.	100	20

 

Руководитель организации,

индивидуальный предприниматель      Петров       А.А. Петров  паспорт № МР 1712300

(подпись)  (И.О.Фамилия)

Главный бухгалтер (бухгалтер)       Васильева      Н.А. Васильева  паспорт № МР 1415201

(подпись)  (И.О.Фамилия)

М.П.

Оборотная сторона

Основание для отказа организации, индивидуальному предпринимателю  в удовлетворении заявки на приобретение бланков первичных учетных документов	Заключение*
1	2
Отсутствие сведений об организации и индивидуальном предпринимателе в Государственном реестре налогоплательщиков
Направление регистрирующему органу представления контролирующего  органа или заявления о ликвидации (прекращении деятельности) организации  и индивидуального предпринимателя
Признание судом недействительной регистрации организации и индивидуального  предпринимателя в связи с  допущенными при создании нарушениями  законодательства Республики Беларусь либо экономически несостоятельными (банкротами) организации и индивидуального предпринимателя
Непредставление организацией и индивидуальным предпринимателем в установленный законодательством срок расчетов по налогам, сборам и иным обязательным платежам в бюджет, в государственные целевые бюджетные и внебюджетные фонды за отчетный период

 

Должностное лицо инспекции  МНС

по   району (области, городу)    

(должность, подпись)   (И.О.Фамилия)

 

(дата)

––––––––––––––––––––––––––––

^* Должностное лицо инспекции МНС при наличии оснований для отказа в удовлетворении заявки проставляет слово "Да", при отсутствии оснований – слово "Нет".

 

Инспекция Министерства по налогам и сборам 
по           Заводскому           району (области, городу)

 

УНН        101516900         ОАО "Банк-Сатурн" 

(наименование организации,

 

фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя

 

либо код пункта реализации, склада)

УТВЕРЖДАЮ              

Председатель  правления 

(руководитель организации              

Петров        А.А. Петров 

(индивидуальный предприниматель)                     

7 октября  2005 г. 

(дата)

АКТ №   1      
списания бланков первичных учетных документов             

г. Минск 

(место составления)

На основании       приказа № 05 от 4 января 2005 г. 

(приказ, инструкция)

комиссия в составе:

председатель       главный бухгалтер Васильева Н.А. 

члены комиссии:   бухгалтер Павлова А.С.   

экономист Алексеева П.П. 

индивидуальный предприниматель^*  

"  7  "      октября      2005   г. установила:   

в связи  с наличием потертости на бланке установлена порча 1 (одного) бланка 

(указывается причина  порчи, утраты, хищения бланков)

в том числе:

№  п/п	Наименование	Тип, код и серия бланков	Номера бланков	Количество
1	2	3	4	5
1	ТТН-1, ПЭВМ	ТС	0181409	1

 

Председатель комиссии       Васильева           Н.А. Васильева 

(подпись)  (И.О.Фамилия)

Члены комиссии:         Павлова          А.С. Павлова 

(подпись)  (И.О.Фамилия)       

Алексеева         П.П. Алексеева 

 

Индивидуальный предприниматель^*    

(подпись)  (И.О.Фамилия)       

7 октября  2005 г. 

(дата)

–––––––––––––––––––––––––––––

^* Заполняется индивидуальными предпринимателями, осуществляющими деятельность без использования наемного труда.

 

 

 

      ОАО "Банк-Сатурн" 

(наименование банка)

УТВЕРЖДАЮ                   

Председатель  правления 

(руководитель банка  или лицо, им уполномоченное)      

Петров                А.А. Петров 

(подпись)  (И.О.Фамилия)

"  31  "         октября          2005   г.

 

АКТ 
на списание использованных бланков строгой отчетности 
"  31  "    октября     2005  г.

Вид бланка  строгой отчетности	Количество бланков строгой отчетности	Серия бланков  строгой отчетности	Номера бланков строгой отчетности
			с	по
	1	2	3	4
ТТН-1	15	ТС	0181410	0181424

 

Всего подлежит списанию                                    Пятнадцать бланков 

(количество бланков  строгой отчетности прописью)

Главный бухгалтер или 
лицо, им уполномоченное      Васильева        Н.А. Васильева 

(подпись) (И.О.Фамилия)

Ответственный исполнитель         Павлова            А.С. Павлова 

(подпись) (И.О.Фамилия)

 

 

 

      ОАО "Банк-Сатурн" 

(наименование банка)

УТВЕРЖДАЮ                   

Председатель  правления 

(руководитель банка  или лицо, им уполномоченное)      

Петров                А.А. Петров 

(подпись)  (И.О.Фамилия)

"  24  "         октября          2005   г.

АКТ 
проверки наличия недостачи (излишка)             

путевых листов формы 7             

(наименование бланка  строгой отчетности)

"  24  "    октября     2005  г.

Мною,   бухгалтером Павловой Анжелиной Сергеевной 

(должность, фамилия,  имя, отчество проверяющего)

произведена проверка бланков  строгой отчетности у ответственного исполнителя Бирюкова 

(фамилия,

Александра  Ивановича 

имя, отчество ответственного исполнителя)

По данным учета				Фактически
количество	серия	номера		количество	серия	номера
		с	по			с	по
10	АА	48 500	48 509	9	АА	48 501	48 509

 

Результат проверки: недостача (излишки) следующих номеров    серии АА 48 500 

Обстоятельства утраты (хищения)      случайное уничтожение 

Главный бухгалтер или 
лицо, им уполномоченное      Васильева        Н.А. Васильева 

(подпись)  (И.О.Фамилия)

Проверяющий работник       Павлова        А.С. Павлова 

(подпись)  (И.О.Фамилия)

Ответственный исполнитель         Бирюков          А.И. Бирюков 

(подпись) (И.О.Фамилия)

 

 

 

Контроль за использованием бланков. Меры ответственности за допущенные нарушения с БСО

В целях последующего контроля за выдачей и использованием БСО в банке не реже одного раза в месяц должна производиться проверка фактического наличия и использования БСО, находящихся у ответственных исполнителей. По результатам проверки оформляется краткая справка, а при обнаружении недостачи (излишков) в дополнение к справке составляется акт проверки наличия недо-стачи (излишка) БСО согласно приложению 6 к Правилам № 264.

В случае утраты или хищения БСО  подотчетное лицо, получившее их, немедленно сообщает об этом руководителю банка. При этом создается комиссия, которая производит проверку и составляет акт по факту утраты (хищения) согласно Правилам № 264 с указанием обстоятельств утраты (хищения), количества недостающих БСО с перечислением их серий и номеров. Акт представляется руководителю банка для утверждения и принятия соответствующего решения.

Проверка фактического наличия БСО, хранящихся в кладовой операционной кассы банка, производится при проведении ревизии ценностей операционной кассы. При этом БСО, упакованные по видам ценностей в пачки, проверяются по надписям верхних накладок пачек. Дефектные пачки БСО проверяются поштучно и полистно.

В случае обнаружения брака, порчи, утраты, хищения БСО информация об изготовлении и реализации которых подлежит внесению в электронный банк данных, составляется акт списания бланков первичных учетных документов по форме, приведенной в приложении 7 к Инструкции № 61/47/7. Данный акт банк обязан не позднее следующего рабочего дня со дня утверждения руководителем представить в инспекцию МНС, которая передает сведения об испорченных, утраченных, похищенных бланках первичных учетных документов в электронный банк данных для исключения из него номеров и серий указанных бланков. Испорченные при заполнении бланки первичных учетных документов не включаются в акт списания бланков, представляемый в инспекцию МНС, и должны сохраняться с составленным на них реестром в течение месяца после завершения выездной (налоговой) проверки. Инспекция МНС имеет право потребовать в установленный срок представить отчет об использовании ранее полученных бланков первичных учетных документов по форме, указанной в приложении 6 к Инструкции № 61/47/7.