Учёт библиотечного фонда в бюджетном учреждении

23

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

ПЕТРОЗАВОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

КАФЕДРА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЁТА, АНАЛИЗА ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И АУДИТА

Реферат

по бухгалтерскому учёту в бюджетных организациях

на тему «Учёт библиотечного фонда в бюджетном учреждении»

                                                                        Выполнила студентка третьего курса

очного отделения экономического факультета

специальности «Бухгалтерский учёт, анализ и аудит»

                                                                                              Рамус Ксения Эдуардовна

                                                                Проверила:

ст. преподаватель

Сивцова Лада Викторовна

ПЕТРОЗАВОДСК 2011

Содержание:

1.               Понятие, сущность и нормативное регулирование библиотечных фондов…….………….………………………………..…………………………...…3

2.               Внутрибиблиотечный учёт ……………………..…...…….…………...….…..5

3.               Бюджетный учёт библиотечного фонда ………..………………….……..….10

4.               Амортизация библиотечного фонда……………...………………..…………15

Список использованной литературы ………….……………….……..……………20

Приложения………………………………………………………………………….21

1. Понятие, сущность и нормативное регулирование библиотечных фондов

Библиотечный фонд — это совокупность документов различного назначения и статуса, организационно и функционально связанных между собой, подлежащих учету, комплектованию, хранению и использованию в целях библиотечного обслуживания населения[1].

Учет библиотечного фонда — это комплекс операций, обеспечивающих фиксацию сведений о величине, составе и движении фонда по установленным правилам[2].

Далее автор рассмотрит  нормативное регулирование деятельности библиотек.

Прежде всего, деятельность библиотек в настоящее время регулируется Федеральным законом от 29.12.94 № 78-ФЗ «О библиотечном деле» (далее – Закон № 78-ФЗ)[3]. Его действие распространяется на библиотеки, полностью или частично финансируемые за счет средств бюджетов всех уровней, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, – в том, что касается регулирования вопросов сохранения и использования библиотечных фондов как части

культурного наследия народов РФ.
     Кроме Закона № 78-ФЗ законодательство РФ о библиотечном деле включает Основы законодательства Российской Федерации о культуре[4] и принимаемые в соответствии с ними законы и иные нормативные правовые акты РФ, субъектов РФ в этой области.
     Общие правила учета документов, составляющих библиотечный фонд, независимо от статуса библиотеки, структуры ее фонда, организационно-технологических особенностей, определяет обязательная для применения в государственных и муниципальных библиотеках РФ Инструкция об учете библиотечного фонда № 590 (далее – Инструкция № 590)[5].

               Библиотеки, которые финансируются из бюджета соответствующего уровня, ведут бухгалтерский учет в соответствии с Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению" (предыдущие документы, такие как Приказ Минфина РФ от 30.12.2008 N 148н "Об утверждении Инструкции по бюджетному учету", более ранние, такие как Приказ Минфина РФ от 30.12.1999 N 107н (ред. от 09.06.2001) "Об утверждении Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях" утратили силу с 1 января 2011 года).

Для решения вопроса о порядке отражения объектов библиотечного фонда в бюджетном учете важно понимать, что в учреждении ведутся два взаимосвязанных вида учета библиотечного фонда:

— внутрибиблиотечный учет - ведется работниками библиотеки;

— бюджетный учет - ведется работниками бухгалтерии.

Указанные виды учета дополняют друг друга и из общей совокупности данных можно получить полную информацию о состоянии библиотеч­ного фонда в учреждении, в частности, о количестве экземпляров и их наименованиях, стоимости, ветхости и т. п.

В следующих пунктах автор рассмотрит подробнее вопросы внутрибиблиотечного и бюджетного учёта библиотечных фондов.

2. Внутрибиблиотечный учёт

Итак, библиотечный фонд подлежит учету непосредственно в самих библиотеках. Он производится работниками библиотеки.

Согласно Инструкции № 590 «учет библиотечного фонда независимо от способов его ведения - традиционных или с использованием компьютерных технологий - должен обеспечивать полноту и достоверность учетной информации, документированное оформление каждого поступления в фонд и выбытия из него, совместимость приемов и форм учета, их надежность в условиях применения традиционной и автоматизированной технологий, соответствие номенклатуры показателей учета библиотечного фонда аналогичным показателям государственной статистики»[6].

Такие же требования предъявляются и к ведению бухгалтерского учета, которому наряду с библиотечным учетом подлежит фонд библиотеки.

В соответствии с п. 2.1 Инструкции N 590[7] учет библиотечного фонда отражает поступление документов в фонд, выбытие из фонда, величину всего библиотечного фонда, его подразделений и служит основой для государственного статистического учета, отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечения сохранности фонда, контроля за наличием и движением документов.

Учет библиотечного фонда включает в себя: прием документов, их маркировку, регистрацию при поступлении, перемещении, выбытие, а также проверку наличия документов в фонде.

              Объектами учета библиотечного фонда являются поступающие в библиотеку и выбывающие из нее документы, независимо от их вида и материальной основы, такие как: издания и неопубликованные документы,  аудиовизуальные документы (АВД), микроформы, электронные издания.

     В соответствии с Инструкцией № 590 величина и движение библиотечного фонда измеряются в основных и дополнительных единицах.

К основным единицам учета поступления в библиотечный фонд и выбытия из него относятся название и экземпляр. Название – это каждое новое или повторное издание, другой документ, отличающиеся от остальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления. Каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из него, считается экземпляром.

Дополнительными единицами учета библиотечного фонда являются:  годовой комплект, метрополка, переплетная единица (подшивка). Годовым комплектом считают совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год, принимаемую за одну учетную единицу фонда.  Международную единицу учета величины фонда, которая измеряется как 1 м стеллажной полки, занятой изданиями или другими документами, называют метрополкой. Под переплетной единицей(подшивкой) понимают совокупность номеров периодических изданий, сшитых, переплетенных или скрепленных другим способом в одно целое и принимаемых за одну учетную единицу фонда.

     Основными единицами учета изданий, в т. ч. нотных, и неопубликованных документов, кроме газет, являются экземпляр и название. Причем:

—  для журналов под экземпляром понимают том, номер, выпуск, а под названием - название издания за все годы его поступления в фонд, вне зависимости от изменения заглавия журнала и полноты комплекта.

— для нотных изданий как один экземпляр и одно название учитываются отдельные партии (голоса), объединенные с партитурой (клавиром) Е одном издании. Как один экземпляр и одно название учитываются и партии объединенные издательской папкой (обложкой).

— для газет основными единицами учета являются годовой комплект и название газеты за все годы ее поступления в фонд, независимо от изменения заглавия газеты и полноты комплекта.

— для электронных изданий единицами учета фонда являются дискета и оптический диск (CD-ROM и мультимедиа), а также название.

Учет АВД также ведется в экземплярах и названиях, но под экземпляром понимают:

диск — для грампластинок и компакт-дисков;

катушку, кассету — для магнитных фонограмм;

рулон — для диафильмов;

комплект — для комплекта диапозитивов;

бобину — для кинофильмов;

кассету — для видеофильмов.

     Программные продукты, которые предназначены непосредственно для работы библиотечных работников и программистов, т. е. их рабочий инструмент, а также материалы, приобретенные для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием библиотечного фонда, считаются материалами служебного назначения, не включаются в фонд библиотеки и не подлежат учету в качестве библиотечных фондов.

     АВД в качестве приложения к другим видам документов, например к журналу, не подлежат отдельному учету.

     Тем не менее, на практике встречаются такие приложения к различным изданиям в виде АВД или электронного документа, которые выполняют самостоятельные функции, и их можно использовать в работе отдельно от основного издания. В этом случае такое приложение рассматривают как отдельный документ, подлежащий индивидуальному и суммарному учету[8].

Библиотека обязана осуществлять как суммарный, так и индивидуальный учет поступающих в библиотечный фонд и выбывающих из него документов в установленных единицах учета[9].

Суммарный учет всех видов документов, поступающих или выбывающих из фонда библиотеки, производится партиями по одному сопроводительному документу (лист государственной регистрации, счет-фактура, накладная, реестр, акт)[10].

Индивидуальный учет каждого экземпляра документа или каждого названия документа производится с помощью методов инвентаризации с присвоением документу инвентарного номера или регистрации документа без присвоения ему инвентарного номера. Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.

Формами индивидуального учета документов являются книжная (инвентарная книга), карточная (карточка учетного каталога), листовая (лист актового учета), регистрационная карточка на определенный вид издания[11].

При автоматизированной технологии создаются файлы, содержащие всю необходимую информацию для формирования любой из форм индивидуального учета.

Формы индивидуального учета документов в обязательном порядке должны содержать следующие показатели: дата записи, номер записи в "Книге суммарного учета библиотечного фонда", инвентарный номер, автор и заглавие, год издания, цена, отметка о проверке, номер акта выбытия. В "Примечании" указываются наличие и вид приложения к основному документу.

Таким образом, по формам индивидуального учета можно проследить информацию о стоимости и дате поступления каждого экземпляра библиотечного фонда.

Учет поступления документов в библиотечный фонд

Учет поступлений документов в фонд осуществляется дифференцированно, путем их подразделения на документы постоянного, длительного и временного хранения.

В пункте 6 Инструкции № 590 указаны следующие правила учёта:

— учету для постоянного хранения с присвоением инвентарного номера подлежит один экземпляр отечественных документов, поступающих в библиотеки с функциями постоянного хранения бесплатного обязательного экземпляра, а также принимаемых на депозитарное хранение документов.

— учету для длительного хранения также с присвоением инвентарного номера подлежат документы, предназначенные для удовлетворения текущего и прогнозируемого читательского спроса, независимо от вида документа, его объема, тематики и других формальных признаков.

— учету для временного хранения (без инвентарных номеров) подлежат документы, содержащие информацию краткосрочного значения, в связи с чем исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный период времени[12].

Документы, включаемые в фонд библиотеки, маркируются. При этом могут быть использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные машиночитаемые штриховые коды. Основные требования, которые должны соблюдаться при маркировке документов: обозначение принадлежности, эстетика, долговечность маркировочного знака, сохранность текста или другой знаковой информации[13].

Учет выбытия документов из библиотечного фонда

Библиотеки имеют право устанавливать сроки содержания и состав документов фонда временного хранения.

   Исключением являются:

— федеральные и региональные библиотеки, формирующие национальный библиотечно-информационный фонд РФ на основе бесплатного обязательного экземпляра;

— особо ценные и редкие издания, отнесенные к книжным памятникам;

— архивные документы, которые постоянно хранятся в фондах библиотек и относятся к Архивному фонду РФ.

Библиотекам разрешено вводить количественные и стоимостные нормативы списания документов при выявлении недостачи, т. е. в случае их утраты по неустановленным причинам.

Разработанный библиотекой порядок исчисления нормативов и их величина утверждаются учредителем в соответствии с уставом или положением о библиотеке.

Выбытие документов из фонда оформляется актом об исключении и отражается в "Книге суммарного учета" и в формах индивидуального учета фонда. В каждом акте фиксируются сведения о документах, исключаемых по одной причине: ветхость (физический износ), дефектность, устарелость по содержанию, дублетность, непрофильность, утрата (с указанием конкретных обстоятельств утраты: пропажа из фондов открытого доступа или по МБА, утеря читателями, хищение, в результате бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановленным причинам (недостача)).[14]

3. Бюджетный учёт библиотечного фонда

Помимо учёта в самих библиотеках, фонды подлежат также бухгалтерскому учету, который производится в бухгалтерии бюджетного учреждения.

Как уже было сказано выше, учет библиотечного фонда - это комплекс операций, обеспечивающих фиксацию сведений о величине, составе и движении фонда по установленным правилам[15].

В соответствии с п. 53 Приказом 157н библиотечный фонд относится к объектам основных средств. Учитываются они в бюджетном учете в разделе «Нефинансовые активы» счете 0 101 07 000 "Библиотечный фонд"[16].

Для формирования информации о состоянии объектов основных средств и хозяйственных операциях, их изменяющих применяются следующие группы счетов:

0 101 27 000 «Библиотечный фонд – особо ценное движимое имущество учреждения»;

0 101 37 000 «Библиотечный фонд – иное движимое имущество учреждения»;

0 101 47 000 «Библиотечный фонд – предметы лизинга».

В соответствии с ОКОФ (Общероссийским классификатором основных фондов) предметам библиотечного фонда присвоен код 19 0001000. К ним относятся:

- книги и брошюры;

- издания периодические;

- издания продолжающиеся;

- издания нотные;

- издания картографические;

- изоиздания;

- издания листовые текстовые;

- виды специальной научно-технической литературы и документации;

- материалы неопубликованные;

- рукописи;

- рукописи и издания редкие и уникальные;

- киноматериалы и документы в форме видеозаписи;

- фотодокументы;

- фонодокументы (звукозаписи);

- кинофотофонодокументы редкие и уникальные[17].

Аналитический учет библиотечного фонда ведется в Инвентарной карточке учета основных средств.

В целях контроля соответствия учетных данных, формируемых материально ответственными лицами, данным на соответствующих счетах аналитического учета Рабочего плана счетов учреждения составляется Оборотная ведомость по библиотечным фондам[18].

Поступление предметов библиотечного фонда

Предметы библиотечного фонда принимаются к учету по их первоначальной (фактической) стоимости. В качестве нее признается сумма фактических вложений в приобретение, сооружение и изготовление таких предметов библиотечного фонда с учетом сумм НДС, предъявленных учреждению поставщиками и подрядчиками (кроме их приобретения в рамках деятельности, облагаемой НДС, если иное не предусмотрено налоговым законодательством РФ).

Первоначальной стоимостью библиотечных фондов, полученных по договору дарения, признаются их рыночная стоимость на дату принятия к бюджетному учету, а также стоимость услуг, связанных с их доставкой, регистрацией и приведением в состояние, пригодное для использования[19].

Поступление объектов библиотечного фонда оформляется следующими первичными документами:

- журналом операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов в части операций принятия к учету объектов нематериальных активов по сформированной первоначальной стоимости, операций по увеличению первоначальной (балансовой) стоимости нематериальных активов на сумму фактических затрат по их модернизации;

- журналом по прочим операциям - по иным операциям поступления объектов нематериальных активов[20].

При поступлении в библиотеку учреждения объектов библиотечного фонда в бюджетном учете производятся следующие записи:

— приобретение объектов библиотечного фонда у поставщика:

Дебет 0 106 01 310 "Увеличение капитальных вложений в основные средства"

Кредит 0 302 19 730 "Увеличение кредиторской задолженности по приобретению основных средств";

— приобретение объектов библиотечного фонда через подотчетное лицо:

Дебет 0 106 01 310 "Увеличение капитальных вложений в основные средства"

Кредит 0 208 19 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению основных средств";

— безвозмездное получение объектов библиотечного фонда в результате внутриведомственной передачи по сформированной стоимости:

Дебет 1 101 07 310 "Увеличение стоимости библиотечного фонда"

Кредит 1 304 04 310 "Внутриведомственные расчеты по приобретению основных средств".

Одновременно:

—на сумму переданной амортизации по объектам библиотечного фонда:

Дебет 1 304 04 310 "Внутриведомственные расчеты по приобретению основных средств"

Кредит 1 104 07 410 "Уменьшение стоимости библиотечного фонда за счет амортизации";

— безвозмездное получение объектов библиотечного фонда от сторонних организаций и физических лиц по текущей рыночной стоимости в случае, если учреждение не несет никаких дополнительных затрат, например, по доставке:

Дебет 0 101 07 310 "Увеличение стоимости библиотечного фонда"

Кредит 0 401 01 180 "Прочие доходы";

— принятие к учету объектов библиотечного фонда по первоначальной стоимости:

Дебет 0 101 07 310 "Увеличение стоимости библиотечного фонда"

Кредит 0 106 01 410 "Уменьшение капитальных вложений в основные средства".

К примеру, комплект видеофильмов, записанных на дисках, учитывается в бюджетном учете в качестве одного объекта библиотечного фонда, а в библиотечном учете в качестве одного названия (согласно пункту 2 данной работы)

Выбытие предметов библиотечного фонда

Учет операций по выбытию и перемещению объектов библиотечного фонда ведется в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов[21].

Списание объектов библиотечного фонда отражается следующим образом:

— списание объектов библиотечного фонда стоимостью свыше 40 тыс. руб., пришедших в негодность, по остаточной стоимости:

Дебет 0 401 01 172 "Доходы от реализации активов"

Кредит 0 101 07 410 "Уменьшение стоимости библиотечного фонда";

— списание суммы начисленной амортизации:

Дебет 0 104 07 410 "Уменьшение стоимости библиотечного фонда за счет амортизации"

Кредит 0 101 07 410 "Уменьшение стоимости библиотечного фонда"

—  при безвозмездной передаче библиотечных фондов в учете делаются записи:

Дебет 1 401 01 241 "Расходы на безвозмездные и безвозвратные перечисления государственным и муниципальным организациям" (в рамках движения объектов между учреждениями, подведомственными разным главным распорядителям (распорядителям) средств бюджетов одного уровня, а также при их передаче государственным и муниципальным организациям);

Кредит 1 101 07 410 "Уменьшение стоимости библиотечного фонда".

—  при списании объектов основных средств, пришедших в негодность вследствие стихийных бедствий и иных чрезвычайных ситуаций, делаются следующие бухгалтерские записи:

Дебет 0 401 01 273 "Чрезвычайные расходы по операциям с активами";

Кредит 0 101 07 410 "Уменьшение стоимости библиотечного фонда". 

При выбытии объектов библиотечного фонда одновременно со списанием с балансового учета стоимости основных средств подлежит списанию и сумма накопленных амортизационных отчислений. Причем выбытие инвентарных объектов основных средств, в том числе объектов движимого имущества стоимостью до 3000 руб. включительно, учитываемых на забалансовом учете, отражается на основании решения комиссии по поступлению и выбытию активов[22].

Пример бюджетного учёта библиотечного фонда рассмотрен в Приложении 1.

4. Амортизация библиотечного фонда

17 марта 2009 г. вступила в силу новая  инструкция по бюджетному учету, которая внесла очень важные изменения в учёт библиотечных фондов[23].

Принципиальных изменений методология бюджетного учета не претерпела.

Основные нововведения коснулись порядка отражения операций с нефинансововыми активами в части учета имущества казны и лимита стоимости их единовременного списания в момент ввода в эксплуатацию, а также санкционирования расходов, централизации средств, забалансового учета и общих положений и приложений к инструкции. Автор коснётся кратко этих и других нововведений.

Из раздела «Организация бюджетного учета» исчезло определение бюджетного учета, поскольку оно теперь содержится в Бюджетном кодексе. Наряду с этим более четко определены пользователи или те лица, которые обязаны применять Инструкцию по бюджетному учету. Это учреждения, органы казначейства, финансовые органы.

Всем пользователям разрешается введение в код аналитического счета Плана счетов разрядов для получения дополнительной информации, необходимой для внутреннего пользования. Кроме того, право самостоятельно определять корреспонденцию счетов для отражения в бюджетном учете необходимой информации получили наряду с главными распорядителями Федеральное казначейство и финансовые органы[24].

Как уже было отмечено выше, одним из существенных изменений, вносимых Инструкцией N 148н[25], является новый регламент учета библиотечного фонда, а именно начисление на него амортизации. Автор обращает внимание, что в некоторых бюджетных учреждениях (библиотеки, выставочные залы, образовательные учреждения и т.п.) библиотечные фонды составляют большую часть общего имущества учреждений и их стоимость, а также  количество экземпляров представляют собой значительные величины.

До 01.01.2009 в соответствии с п. 43 Инструкции № 25н[26], действовавшей на данный период времени, ни амортизация, ни износ на библиотечный фонд не начислялись. Следовательно, остаточная стоимость этих предметов была равна их балансовой стоимости. Другими словами, налогом на имущество облагалась вся стоимость библиотечного фонда, числящаяся на балансе учреждения.

В соответствии же с п. 43 Инструкции N 148н[27] начиная с 2009 года на библиотечный фонд начисляется амортизация.

Согласно данному пункту на объекты библиотечного фонда:

— стоимостью до 20 000 руб. включительно амортизация начисляется в размере 100% балансовой стоимости при выдаче объекта в эксплуатацию;

— стоимостью свыше 20 000 руб. амортизация начисляется в соответствии с рассчитанными нормами.

Однако, автор обращает внимание, что Инструкция 148н утратила силу с 1 января 2011 года в связи с изданием Приказа Минфина РФ "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению".  В связи с этим, данные по учёту амортизации также изменились.

Итак, в соответствии с пунктом 92 Приказа Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н[28] на объекты библиотечного фонда:

— стоимостью до 40 000 руб. включительно амортизация начисляется в размере 100% балансовой стоимости при выдаче объекта в эксплуатацию;

— стоимостью свыше 40 000 руб. амортизация начисляется в соответствии с рассчитанными нормами.

Норма амортизации исчисляется исходя из срока полезного использования объектов библиотечного фонда.

В свою очередь, срок полезного использования определяется:

— исходя из информации, содержащейся в законодательстве РФ, устанавливающем сроки полезного использования имущества в целях начисления амортизации. Библиотечный фонд относится к седьмой амортизационной группе со сроком полезного использования свыше 15 до 20 лет включительно, кроме картографических изданий. Конкретный срок полезного использования на разные группы библиотечного фонда учреждение вправе установить в своей учетной политике;

— при отсутствии информации в законодательстве РФ - исходя из рекомендаций, содержащихся в документах производителя, входящих в комплектацию объектов библиотечного фонда;