Учет и анализ затрат на рабочую силу

Учет и анализ  затрат на рабочую силу.

1. Затраты на рабочую  силу и их характеристика.

Затраты на рабочую  силу – это общепризнанный для стран с рыночной экономикой интегральный показатель, который включает в себя все расходы, связанные с функционированием человеческого фактора: затраты на заработную плату; выплаты работодателя по различным видам социального страхования; расходы организации на различного рода социальные выплаты и льготы («заводская пенсия», дотации на оплату жилья, оплата транспорта, оказание единовременной помощи и т.п.) на содержание социальной инфраструктуры; затраты на содержание социальных служб, на обучение и повышение квалификации персонала, на выплату дивидендов и покупку льготных акций. При этом расходы на заработную плату, или базовые расходы, составляют обычно менее половины общей величины расходов рабочую силу.

Можно сделать вывод, что расходы на рабочую силу возникают  при выполнении всех функций, связанных  с использованием кадров, то есть затраты на выявление потребностей, деятельности по набору кадров, их развитие, высвобождение и обеспечение системы кадровой службы.

Современный менеджмент рассматривает затраты на рабочую  силу не только как цену приобретения  персонала, но и определяет их с позиций  ценности персонала для организации, его способности приносить будущую выгоду. Согласно концепции “человеческого капитала” “инвестиции в человеческий капитал - это любое действие, которое повышает квалификацию и способность, или другими словами, производительность труда рабочих. Подобно затратам предпринимателей на станки и оборудование, затраты, которые способствуют  повышению чьей-либо производительности, можно рассматривать как инвестиции, ибо текущие расходы, или издержки, осуществляются с тем расчетом, что эти затраты будут многократно компенсированы возросшим потоком доходов в будущем”.

Согласно рекомендациям  Международной конференции статистиков  по труду затраты на рабочую силу (стоимость труда) включают оплату производственной работы, выплаты, касающиеся неотработанного оплачиваемого времени, премии и денежные вознаграждения, стоимость пищи и другие выплаты в натуральной форме, стоимость предоставления жилья работникам, оплачиваемого работодателем, расходы работодателей на социальное обеспечение, стоимость профессионального обучения, культурно-бытовых условий и смешанные статьи, такие как транспорт для работающих, рабочая одежда, восстановление здоровья, вместе с налогами. Расходы будут возрастать за счет привлечения новых работников, имеющих более высокую квалификацию, за счет дополнительных затрат собственных средств на переподготовку кадров, сохранение здоровья, организацию отдыха и т.д.

Международная стандартная классификация  стоимости труда, рекомендованная Международной конференцией статистиков по труду

1. Прямая зарплата и оклады:

• плата за прямое отработанное время рабочим с повременной оплатой;

• прогрессивные выплаты рабочим с повременной оплатой;
• заработки сдельщиков (включая сверхурочные, премиальные);
• выплаты премий за сверхурочную работу, ночную смену и работу в выходной день;
• доплаты за ответственность, за грязь, опасность и неудобства, денежные компенсации за еду и т.п., выплаты по системе гарантированной заработной платы, доплата по прожиточному минимуму и другие регулярные доплаты, рассматриваемые как прямая зарплата и оклады.

2.   Оплата неотработанного времени:

• ежегодный отпуск, другой оплачиваемый отпуск, включая отпуск за выслугу лет;
• государственные и другие признанные праздники;
• другое оплачиваемое время отсутствия (например, рождение или смерть членов семьи, женитьба, профсоюзная деятельность);
• выходное пособие, окончательный расчет, если они не считаются расходами на социальное обеспечение.

3. Премиальные и денежные вознаграждения:

• премии в конце года или сезонные премии;
• премии по участию в прибылях;
• дополнительные выплаты к отпуску сверх обычной оплаты  отпуска и другие премии и денежные вознаграждения.

4. Еда,  питье, топливо и другие выплаты в натуральной форме.

5. Стоимость жилья для рабочих:

• стоимость жилья - собственности учреждения;

• стоимость жилья, не являющегося собственностью учреждения (дотации, субсидии и т.п.);
• другие виды стоимости жилья.

6. Затраты работодателей на социальное обеспечение:

• установленные законом выплаты на социальное обеспечение (по программам, охватывающим старость, инвалидность и потерю кормильца, болезнь, материнство, производственную травму, безработицу, пособия по многосемейности);
• выплаты по частным программам социального обеспечения и социальному страхованию по коллективному договору, контракту или необязательные (по программам, охватывающим старость, инвалидность и потерю  кормильца, болезнь, материнство,  производственную травму, безработицу, пособия по многосемейности): а)  прямые выплаты  занятым, связанные с отсутствием на работе из-за травмы, с целью компенсации потерь в заработке; б) другие прямые выплаты занятым, рассматриваемые как социальные страховые пособия;
• стоимость ухода за больными и медицинского обслуживания;
• выходное пособие и окончательный расчет, если они считаются расходом на социальное обеспечение.

7.   Стоимость  профессионального обучения (включая плату за обучение и другие выплаты за услуги инструкторов со стороны учебных заведений, за учебный материал, возмещение рабочим платы за обучение и т.п.).

8. Стоимость культурно-бытового обслуживания:

• стоимость столовой  на предприятии и другие услуги по питанию;

• стоимость образования, культурных, восстановительных и связанных с этим средств обслуживания и услуг без дотаций, налоговых скидок, взносов, полученных от государственных властей и рабочих;
• субсидии на кредитование профсоюзов и стоимость связанных  с этим услуг для занятых.

9. Стоимость труда, нигде не классифицированная:

• стоимость транспортировки на работу и с работы, предпринятой  работодателем (включая также возмещение платы за проезд и т.п.);
• стоимость рабочей одежды;
• стоимость восстановления здоровья и другие виды стоимости труда.

10. Налоги, рассматриваемые как стоимость труда;

• налоги на использование наемного труда и на списочный состав после вычитания доплат как скидок, сделанных государством.

 

В рыночной экономике установление допустимой величины расходов на рабочую силу становится отправной точкой для планирования всех показателей по труду.

Если в организации  величина расходов на рабочую силу превышает установившуюся у конкурентов, то дальнейшая деятельность такой организации становится проблематичной. В зарубежной практике в годовых отчетах организаций в обязательном порядке публикуются сведения о численности и структуре персонала, о затратах на заработную плату, расходах на обеспечение по старости, отчислениях на социальные нужды, видах добровольных услуг социального характера и размерах расходов на их осуществление, об участии рабочих и служащих в прибылях предприятия.

В настоящее время  и в России выявилась объективная  необходимость в создании системы показателей по труду (в том числе затрат на рабочую силу), единообразной для всех организаций-конкурентов, эти показатели должны регулярно публиковаться в официальных источниках. Методика  расчетов и представления показателей по труду должны устанавливаться Министерством труда и социального развития РФ совместно с соответствующими отраслевыми министерствами и ведомствами.

Для оценки  расходов на рабочую силу необходим расчет показателей представленных в таблице  1.

Таблица  1.

Показатели, используемые при оценке расходов на рабочую силу

№	Наименование  показателя	Объект оценки
1	Общая величина расходов на персонал, в том числе	Расходы на человеческий фактор
2	Затраты на заработную плату	Рациональность организации  заработной платы
	Удельный вес заработной платы в издержках
3	Средняя заработная плата	Уровень оплаты труда
4	Заработная плата руководителей	Дифференциация в  оплате труда
5	Расходы на социальные выплаты, предусмотренные законом	Степень социальной защищенности работающих
	Удельный вес в издержках
6	Расходы на дополнительные социальные выплаты и льготы	Степень социальной защищенности работающих
	Удельный вес в издержках
7	Расходы на содержание социальной инфраструктуры	Уровень социального  развития
	Удельный вес в издержках
8	Расходы на программу «Участие в прибылях»	Включенность персонала  в управление производством
9	Средний размер дивидендов	Структура доходов персонала
10	Расходы на персонал, отнесенные на единицу изделия	Эффективность использования  человеческого фактора
11	Удельный вес расходов на персонал в общих издержках производства	Эффективность использования  человеческого фактора

 

Анализируя приведенные  в таблице показатели, организации  могут сопоставлять результаты своей  деятельности с конкурентами и закладывать  в основу планирования такой уровень показателей, который обеспечивал бы необходимый уровень конкурентоспособности выпускаемой продукции и, соответственно, эффективное использование трудовых ресурсов.

 

2. Классификация затрат  на рабочую силу

Для осуществления аналитической работы по планированию расходов на рабочую силу, детального изучения затрат, рассматривая их с различных позиций, необходимо разделение затрат на рабочую силу по различным классификационным группам. (Таблица  2).

Таблица  2

Классификация затрат на рабочую силу

Классификационные признаки	Виды затрат на рабочую силу
1. Фазы процесса воспроизводства рабочей силы	затраты на производство рабочей силы затраты на распределение рабочей силы затраты на потребление (использование) рабочей силы
2. Степень активности (способность приносить доход в будущем)	первоначальные затраты восстановительные затраты
3. Уровень подхода	с позиций государства с позиций организации с позиций работника
4. Целевое назначение	на приобретение работников на оплату труда и материальное вознаграждение на развитие персонала на подготовку, переподготовку и повышение квалификации работников на услуги социально-бытового назначения на социальную защиту и социальное страхование на улучшение условий труда, медицинского обслуживания
5. Источники финансирования	фонды общественных организаций государство: госбюджет                              внебюджетные               источники -    организация:  себестоимость продукции                              прибыль                              другие источники -    работник
6. Характер затрат	прямые затраты косвенные затраты
7. Время возмещения	долговременные затраты текущие затраты
8. Обязательность затрат	обязательные затраты необязательные затраты
9. Отношение к целесообраз-ности  сокращения затрат	резервообразующие затраты нерезервообразующие затраты
10. Место возникновения  затрат	- затраты для каждого  учетного участка (подразделения  организации)

 

Классификация затрат по фазам процесса воспроизводства разделяет:

1. затраты на производство рабочей силы – затраты, связанные с приобретением, обучением, развитием собственного персонала
2. затраты на распределение рабочей силы – масштабы внутриорганизационных перемещений рабочей силы ( перевод в другие отдаленные подразделения фирмы, привлечение работников со стороны)
3. затраты на потребление рабочей силы – фонд оплаты труда, выплаты и льготы из поощрительных фондов, затраты, связанные с поддержанием дееспособности рабочей силы, на медобслуживание, на социальную защиту и социальное страхование.

Оценка затрат на рабочую силу с точки зрения ее ценности для организации производится по двум группам затрат: первоначальные и восстановительные издержки.

Первоначальные  издержки включают затраты на поиск, приобретение и предварительное обучение работников (рис. 1). Конкретный состав зависит от целей оценки и доступности данных. Издержки набора и отбора – это все затраты, отнесенные на одного успешного (т.е. принятого в организацию) кандидата; затраты на предоставление рабочего места для нового сотрудника; издержки ориентации и формальной подготовки – затраты на процедуры, проводимые до выхода на работу, в отличие от обучения на рабочем месте. К косвенным издержкам подготовки относятся альтернативная стоимость времени инструктора и/или руководителя, низкая по сравнению с нормой производительность   самого новичка в начале работ и его коллег, связанных с ним технологически.

   Восстановительные издержки (издержки замещения) – это сегодняшние затраты, необходимые для замены работающего сейчас работника на другого, способного выполнять те же функции. Они включают издержки на приобретение нового специалиста, его обучение (ориентацию) и издержки, связанные с уходом работающего (рис. 2). Издержки ухода могут включать прямые выплаты увольняющемуся работнику и косвенные затраты, связанные с простоем рабочего места во время поиска замены, снижением производительности труда работника с момента принятия решения об увольнении и его коллег (табл.3).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.1 Состав первоначальных издержек на рабочую силу

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.2 Состав восстановительных  издержек на рабочую силу

Оценка затрат на рабочую силу с позиций государства в основном сводится к учету в условном денежном измерении следующих расходов: фонда заработной платы работников народного хозяйства (в т.ч. натурой), расходы из общественных фондов потребления на общеобразовательное и политическое развитие, на приобретение и повышение профессиональной квалификации, на выплаты во время болезни, одиноким матерям и др.

Поскольку в практике отечественных организаций практически отсутствует учет затрат на рабочую силу в расчете на одного работника (за исключением случаев, когда работник, обученный за счет средств организации и нарушивший договорные обязательства перед организацией, обязан возместить израсходованные на него средства), при анализе приходится пользоваться усредненными показателями по всему персоналу, например средние затраты на одного работника, средний стаж его работы.

Аналитические расчеты  затрат на рабочую силу на уровне организации сводятся к учету затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и затрат, финансируемых за счет других источников. При этом выбор источника финансирования имеет для организации большое значение. Включение затрат на рабочую силу в себестоимость выступает гарантом их возвращения после реализации продукции. Финансирование из прибыли нацелено на решение долгосрочных задач, на перспективу. К затратам, финансируемым их прибыли, должны относится затраты на профессиональное обучение и повышение квалификации работников, так как отдача от этих затрат будет ощущаться в получении дополнительного дохода в течение нескольких последующих лет.

При делении затрат на обязательные и необязательные в ходе анализа и разработки кадровой политики важно правильно определить приоритеты; здесь наибольшее значение имеют необязательные затраты, поскольку через их регулирование организация поучает возможность воздействовать на поведение работников в соответствии со своими целями, обеспечивая увеличение конечного производственного результата.

Классификация затрат по признаку возможности и целесообразности их сокращения связана с тем, что многие затраты на рабочую силу, являясь по форме текущими, включаемыми в себестоимость, а следовательно, требующими постоянной экономии, по сущности представляют собой капиталовложения, которые будут приносить отдачу на протяжении длительного периода, и их сокращение приведет к негативным последствиям, ущерб от которых может превысить сами затраты. Один из путей решения этой проблемы – создание в организациях специальных амортизационных фондов, средства которых должны стать постоянным источником финансирования развития персонала в связи с устареванием знаний, необходимостью повышения квалификации, переподготовки персонала.

Расчет затрат на рабочую силу по местам их возникновения очень важен, так как таким образом возможно получение достоверной информации о затратах на рабочую силу, которая отражает количественно распределение затрат по различным структурным единицам, эффективность осуществляемых затрат в различных структурных подразделениях.

 

 

3.Учет затрат на рабочую силу.

Организация учета затрат на рабочую силу в условиях действующей  системы учета представляет определенную трудность: использование форм бухгалтерской отчетности не дает полной информации, поэтому необходимо работать со многими документами первичного учета. В международной практике учета все расходы организации на рабочую силу принято подразделять на основные и дополнительные. (См. таблицу 4)

 

Таблица 3

Затраты на замещения работника

(почасовая ставка  оплаты - 10,9 долл.)

Элементы затрат	Допущения	Затраты
У в о л ь н е н и  е  1. Снижение производительности  труда в период, предшествующий увольнению 2. Время,  потерянное при обсуждении  увольнения 3. Время на собеседование интервьюеров 4. Время на собеседование увольняющегося 5. Резюмирование собеседования 6. Документальное оформление 7. Снижение “трудовой морали”  среди коллег Итого:	5%-ное снижение в продолжительности  3-х месяцев; 4-х дневное отсутствие   3 ч. времени увольняющегося, 3 ч. других (по средней часовой ставке - 9,6 долл.) 30 мин. руководителя  отдела (21,65 долл. в час), 30 мин. специалиста 1 час. 30 мин. руководителя отдела, 30 мин.  секретаря, 30 мин. специалиста 30 мин. конторского персонала  (по средней ставке 9,6 долл. в час) 5%-ное снижение производительности  труда 9 человек в продожении  недели	632   60 16 11 20 5 196 942
В а к а н т н а  я   д о л ж н о с  т ь (3 недели) 1. Снижение объемов производства 2. Выплата сверхурочных   Итого:	еженедельные потери эквивалентны 16 час. 1/3 работы выполнялась работниками  с нормируемым рабочим днем (по 14,4 долл. в час), остальные 2/3 работы - без оплаты	524 576   1100
Н а е м   н о в о  г о   р а б о т н  и к а 1. Подача объявления 2. Брошюры (для ознакомления  с организацией) 3. Комиссионное вознагарждение  фирме по подбору персонала 4. Проверка рекомендаций 5. Собеседование 6. Оформление личного дела 7. Оформление документации (внесение  в платежную ведомость и другие  документы в памяти ЭВМ) 8. Расходы отдела  человеческих ресурсов Итого:	одно в местной газете комплект 22% в годового оклада одного  работника (за каждых 5 нанятых)   45 мин. 12 ч 45 мин. по средней ставке, 45 мин. по ставке руководителя 3 часа 15 мин. 17 час.	110 5 998   7 135 29 2 163 1449
О б у ч е н и е 1. Формальное обучение 2. Обучение н а рабочем месте  3. Более низкая производительность  труда 4. Исправление допущенных ошибок Итого:	15 час. семинар с 5-ю слушателями  по ставке 50 долл. в час., 15 час.  работника 20 час. руководителя, 20 час. помощника, 20 час. коллег 80% от нормативной в течение  2-х месяцев 20 час.- исправление финансовых  документов, 4 час. маш.времени (90 долл. час)	315 869 756 578 2517
В с е г о:		6008

 

 

Таблица  4

Состав затрат на рабочую силу

Основные расходы	Дополнительные расходы
Оплата по результатам труда	На основании тарифов  и законодательства	Социальные
Заработная плата	Отчисление работодателя на социальное страхование и страхование от несчастных случаев	Столовая
Оклад штатных сотрудников	Тарифный отпуск	Жилищная помощь
Выплаты внештатным сотрудникам	Оплачиваемые больничные листы	Транспортные расходы
Прочие выплаты	инвалидность	Социальное обеспечение
	Техника безопасности	Производственная касса  для выплаты пособий заболевшим
	Расходы по организации производства	Специальная одежда
	Прочие расходы (единовременные пособия и т.д.)	Производственный фонд социального обеспечения
	Оплата особых достижений	Страхование и доплаты
	Обучение и повышение  квалификации	Прочие события
		Медицинская служба на производстве

 

Затраты на рабочую силу частично подлежат отнесению на себестоимость продукции (работ, услуг), а частично осуществляются за счет прибыли.

В  соответствии с “Положением  о затратах по производству и реализации продукции (работ, услуг) и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли”, утвержденным постановлением Правительства РФ от 05.08.92 № 552 с изменениями от 01.07.95 и 20.11.95,  в себестоимость включаются  следующие затраты на персонал:

• расходы на оплату труда основного производственного персонала  за фактически выполненную продукцию, исчисляемые по средним расценкам, тарифным ставкам и должностным окладам в соответствии с принятыми в организации формами и системами оплаты труда, включая премии членам трудового  коллектива за производственные результаты, стимулирующие и компенсирующие выплаты, а также на оплату труда работников, не состоящих в штате организации, за выполнение работ по договорам гражданско-правового характера (включая договор подряда);
• выплаты членам трудового коллектива  за непроработанное, но подлежащее оплате время в соответствии  с действующим законодательством (оплата льготных часов подростков, перерывов в работе кормящих матерей, оплата времени выполнения  государственных и общественных обязанностей и т.п., выплата вознаграждений за выслугу лет, очередных и дополнительных отпусков);
• все виды премиальных выплат, обусловленные производственной деятельностью в соответствии с принятой в организации системой премирования и стимулирования труда (включая премии за выполнение особо важных производственных заданий, вознаграждения по итогам года и др.);
• выплаты в соответствии с действующим законодательством по установленным коэффициентам за работу в пустынных, безводных и высокогорных местностях, надбавки к заработной плате за непрерывный стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям;
• компенсации по оплате труда в связи с повышением цен и индексацией доходов, а также компенсационные выплаты матерям, состоящим в трудовых отношениях на условиях найма с организациями  и находящимися в отпуске по уходу за ребенком от его рождения до достижения им трехмесячного возраста (в пределах норм, предусмотренных законодательством);
• затраты, связанные с обеспечением выполнения санитарно-гигиенических требований, нормальных условий труда и техники безопасности;
• затраты, связанные с подготовкой и переподготовкой кадров, с набором рабочей силы;
• отчисления на государственное социальное страхование и пенсионное обеспечение, в государственный фонд занятости, по обязательному медицинскому страхованию; платежи по обязательному страхованию отдельных категорий граждан;
• затраты, связанные с содержанием помещений, предоставляемых бесплатно предприятиям общественного питания, обслуживающим трудовые коллективы.

В фактическую себестоимость     включаются также:

• потери  от простоев по внутризаводским причинам;
• пособия  в связи с потерей трудоспособности из-за производственных травм, выплачиваемые на основании судебных решений;
• выплаты работникам, высвобождаемым из организаций в связи с их реорганизацией, сокращением численности работников и штатов.

В составе затрат по производству затраты на рабочую силу могут  быть рассчитаны на единицу мощности и прироста производства продукции, работ или услуг, т.е. в виде удельных затрат на рабочую силу, величина которых используется при составлении планов развития действующих и при проектировании  новых организаций, для анализа эффективности систем управления. Удельные затраты на рабочую силу измеряют потребность в финансовых ресурсах на обеспечение кадрами действующей организации в условиях научно-технического прогресса.

Не включаются в себестоимость  продукции, а финансируются за счет прибыли организации или специальных  источников  выплаты, непосредственно не связанные с оплатой труда; премии за счет средств специального назначения и целевых поступлений; материальная помощь; беспроцентные ссуды, выданные на улучшение жилищных условий, обзаведение домашним хозяйством; оплата работникам отпусков, дополнительно предоставляемых по коллективному договору (сверх предусмотренных законодательством); надбавка к пенсии; единовременные пособия уходящим на пенсию ветеранам; дивиденды, проценты и т.п.

 

4. Окупаемость затрат на рабочую силу

Знание величины затрат на рабочую силу и полученного  эффекта дает представление об окупаемости произведенных затрат. Срок окупаемости  рассчитывается как частное от деления единовременных затрат на годовой экономический эффект.

 Оценку  окупаемости средств на рабочую  силу следует проводить с разных позиций:

• с позиций работодателя капиталовложения в рабочую силу должны не только окупиться за время работы работника в организации, но и принести ей определенную прибыль. Сроки окупаемости, таким образом, не должны выходить за пределы периода работы работника на предприятии стажа работы);
• с позиций государства сроки окупаемости существенно растягиваются - на весь период трудовой жизни (с учетом возможности старения определенной части знаний, утраты знаний и навыков в случае невостребованности, в связи с чем возникает необходимость в новых затратах средств на их восполнение).