Управленческий учет в вузе

Содержание:

1. Введение
2. Понятие управленческого учета и его задачи
3. Организация управленческого учета и анализа в вузе
4. Управленческий учет в России и за рубежом
5. Задачи, которые могут и должны решаться с привлечением данных управленческого учета в вузе
6. Проблемы внедрения управленческого учета в вузе
7. Заключение
8. Список используемой литературы

1.Введение

В связи с резким изменением бюджетной поддержки вузов и  наделением их самостоятельностью в области внутривузовского управления руководство вуза было поставлено перед необходимостью выработки и построения нового механизма управления, позволяющего осуществлять деятельность государственных вузов как полноправных субъектов рыночных отношений. Это предполагает формирование информационной системы, позволяющей вузам обосновывать принимаемые в краткосрочной и долгосрочной перспективе управленческие решения для достойного позиционирования образовательных услуг и поддержания их качества. Такое формирование возможно на основе организации и развития управленческого учета, призванного обеспечивать информацией все уровни управления вузом для принятия управленческих решений, направленных  на повышение качества образования.

Развитие рыночных отношений  в сфере высшего профессионального  образования  приводит к тому, что большая часть потенциальных угроз или возможностей вуза определяется уже не столько внутренними показателями его деятельности (профессорско-преподавательский состав, уровень подготовки обслуживающего персонала, итоги приемной кампании, планируемые доходы, затраты  вуза на учебный год и т.д.), сколько процессами, происходящими во внешней среде ( демографические изменения, уровень жизни в регионе, величина тарифов и цен на услуги, оказываемые  вузу и др.). Поэтому для достижения долгосрочного устойчивого развития приоритеты в управлении вузом должны смещаться от оперативного менеджмента  к стратегическому.

2.Понятие управленческого учета и его задачи

Управленческий учет представляет собой информационную систему предприятия/организации, которая обеспечивает принятие управленческих решений, организацию учетного процесса внутри предприятия, планирование и оперативный контроль над хозяйственными процессами .Он охватывает все внутренние процессы, которые связаны с созданием объема производства, т.е. с выпуском продукции и оказанием услуг. Он предназначен только для внутренних потребителей информации и может организовываться без оглядки на законодательные предписания.

Основные задачи управленческого  учета :

• определение себестоимости собственных изделий;

• определение ставок (цен) для внутренних и внешних заказчиков, т.е. для оказываемых услуг;

• обеспечение информацией руководства предприятия в реальном времени. Оно дает для него краткосрочные расчеты результата в суточном, недельном, месячном или квартальном ритме.

Главным аргументом необходимости управленческого учета в вузе является экономическая среда, которая привела к совершенно новым условиям деятельности государственных вузов, у них появилась относительная свобода принятия решений по следующим позициям :

• дополнительному набору студентов сверх государственного задания;
• выбору партнеров по образовательной и иной деятельности;
• ценообразованию образовательных и иных услуг;
• распределению ресурсов и доходов за счет внебюджетных источников.

3.Организация управленческого учета и анализа в вузе

Модель организации  управленческого учета и анализа  включает три составляющие:

1. методологическую ―определяет, какими объектами и как предполагается управлять;
2. организационную ― определяет, кто будет управлять, т.е. формируется перечень субъектов управления и определяется их роль в системе управленческого учета;
3. технологическую ― призвана ответить на вопрос, какие технические средства необходимы для функционирования системы управленческого учета.

Структурно-логическая модель управленческого учета построения в вузе, представлена на рисунке 3.1.Она отражает методологические принципы построения управленческого учета и анализа, его субъекты и объекты , этапы постановки управленческого учета и анализа, причем, реализация этапов, как и других методов и инструментов управленческого учета, зависит от факторов, влияющих на организацию и функционирование системы.

На организацию управленческого  учета в вузе влияют:

• масштаб деятельности вуза ―наличие филиалов, представительств, количество структурных подразделений, студентов, сотрудников;
• требуемый уровень детализации информации, необходимой для принятия управленческих решений;
• внутренние стандарты и регламенты, описывающие процессы деятельности вуза;
• структура доходов вуза (госбюджет или внебюджет), имеющих различные цели управленческого учета;
• профессионализм специалистов финансово-экономических служб;
• экономическая грамотность руководителей разного уровня.

Вуз― сложный многофункциональный объект для управления. В его укрупненной модели выделяются следующие основные объекты управленческого внимания и учета:

• ресурсы вуза, обеспечивающие целесообразный и эффективный труд сотрудников в процессе деятельности;
• объект воздействия― потенциальные клиенты ( абитуриенты и их родители, выпускники) и обучаемые граждане
• организационные и управленческие процессы, составляющие в совокупности образовательную, научную и др. деятельности вуза;
• организационная среда― структурные единицы, позволяющие локализовать доходы и расходы по местам их возникновения или центрам ответственности;
• результаты деятельности вуза.

Постановка системы  управленческого учеты состоит  из четырех основных этапов:

1. Разработка стратегии развития вуза.
2. Анализ и проектирование организационной и финансовой структур вуза.
3. Разработка и согласование технического задания по постановке управленческого учета в вузе.
4. Внедрение системы управленческого учета в вузе.

Стратегический этап заключается в разработке стратегического  плана развития вуза с использованием технологии системы сбалансированных показателей (ССП).

Результатами этапа  являются:

• формулирование миссии вуза, определение стратегических приоритетов развития и целей вуза;
• определение задач, стоящих перед системой управленческого учета;
• определение информационных потребностей управления о внешней и внутренней среде вуза;
• разработка карты целей вуза;
• определение набора показателей для каждой цели и обоснование их применимости и возможных значений ССП.

Анализ и проектирование финансовой структуры вуза заключается  в:

• изучении существующей организационной системы вуза и финансово-экономических взаимоотношений в структурах вуза;
• распределении основных и вспомогательных функций и функциональных взаимосвязей между структурными единицами в ходе выполнения основных и вспомогательных процессов;
• анализе систем бухгалтерского учета, планирования,  внутреннего контроля и мотивации персонала.

Основными задачами управленческого  учета и анализа вуза является учет и прогнозирование затрат для расчета себестоимости и управления ими; бюджетирование, ориентированное на результат; управление бюджетом; информационная поддержка принятия управленческих решений на всех уровнях управления; мониторинг и оценка деятельности вуза с помощью финансовых и нефинансовых показателей( в т.ч. ССП), представление и интерпретация результатов деятельности вуза во внутреннюю и внешнюю среду вуза.

Принципиальные отличия  ССП от других системных методов: связывание стратегических целей объекта  с оперативными действиями, позволяющими реализовать стратегию и осуществить управленческий учет; использование для оценки деятельности объекта как монетарных, так и немонетарных показателей, что способствует комплексной оценке; своевременное реагирование на изменения в бизнес-процессах, не соответствующие стратегии, посредством различия показателей:

• измеряющих достигнутые результаты;
• отображающих процессы по достижению этих результатов.

ССП помогает  экономическому объекту решить две ключевые проблемы : эффективно оценивать результаты его деятельности и реализовывать стратегию.

Основная идея формирования ССП― выражение стратегических целей вуза через систему показателей  эффективности достижения целей.

4.Управленческий учет в России и за рубежом

До недавнего времени, если отвлечься от хоздоговорной  деятельности, вузы были практически чисто бюджетными организациями. Камеральный бухгалтерский учет вполне соответствовал такому положению дел, хотя и в этом случае внедрение управленческого учета могло бы привести к повышению эффективности расходования государственных средств. Однако сами вузы в этом заинтересованы не были, а такая задача перед ними всерьез никогда не ставилась. Все сводилось к составлению сметы расходов на основании нормативных документов министерства, причем отсчет велся, как правило, от уровня предшествующего года. И в настоящее время даже в продвинутых государственных вузах применяются только отдельные элементы управленческого учета.

Тем не менее в ряде вузовских  НИИ, особенно имевших большую долю оборонных заказов, целый ряд элементов управленческого учета использовался. Сам термин «управленческий учет» им, как правило, был незнаком, а использовались термины типа «внутренний хозрасчет».

Исследовательские институты, опытное  производство и комбинат питания  ТПУ ( Томский политехнический университет) являются практически самофинансирующимися предприятиями. Доля их бюджетного финансирования исчезающе мала, но функционируют они эффективно. НИИ в начале перестройки попали в очень тяжелое положение в связи с исчезновением военных заказов, и умение работать в условиях хозрасчета позволило им минимизировать потери. Это подтверждает верность решения ректора ТПУ (в то время ТПИ) A.A. Воробьева, который при создании институтов настоял на том, чтобы с самого начала их официального существования они были на самостоятельном балансе.

Принципиально иная ситуация складывается у частных вузов. Они с момента своего возникновения вынуждены в той или иной степени использовать элементы управленческого учета. Поскольку большинство этих вузов имеют относительно простую структуру и меньшую размерность по сравнению с государственными вузами, формирование управленческого учета в них осуществить легче, чем в государственных вузах. Однако и они сталкиваются с серьезными проблемами, связанными с тем, что методология управленческого учета применительно к особенностям вуза не проработана. Существенный шаг в создании методологии управленческого учета в вузе сделан в Смоленском гуманитарном университете Н.А. Киселевой («Бюджетирование в вузе: первый опыт применения в Смоленском гуманитарном университете». Доклад на семинаре «Фандрайзинг и финансовый менеджмент в высших учебных заведениях».). Структура управленческого учета в этом вузе включает центры финансовой ответственности, центры затрат и центры финансового учета и систему бюджетов (основные, операционные и вспомогательные бюджеты). Иерархия бюджетов включает факультеты, кафедры и центральные подразделения университета.

В США управленческий учет в вузах  достаточно хорошо развит. Более того, American Intercontinental University даже реализует  программу подготовки бакалавров Accounting for Non-For-Profit-Entities, в которой рассматривается и управленческий учет в университетах . Однако этот опыт мало подходит для российских условий. Более подходящим для нас может быть опыт вузов земли Баден-Вюртемберг в Германии.

До конца 90-х гг. прошлого века финансовая деятельность университетов в Германии была даже более жестко регламентирована, чем в СССР. В последние годы ситуация резко изменилась. Правительство земли согласует с вузом так называемый глобальный бюджет, предоставляя вузу значительную свободу в оперативной финансовой деятельности . В то же время это сопряжено с требованием введения разветвленного управленческого учета. Эта задача с немецкой основательностью реализуется вузами земли. Так, университет г. Карлсруэ создал специальное подразделение для внедрения управленческого учета и в течение последних трех лет углубляет его, одновременно развивая его методологию .

Сталкиваясь с уменьшающимся государственным  финансированием, возрастанием издержек, большей конкуренцией за хозяйственные договора и гранты, увеличивающейся конкуренцией со стороны коммерческих организаций, вступающих в социальный сектор и предлагающих услуги в образовательной сфере и сфере НИОКР, университеты как в России, так и в большинстве стран мира обращаются в сторону рынка с целью подкрепления их традиционных источников финансирования.

Внебюджетные источники финансирования позволяют реально уменьшить  зависимость вуза от государственного финансирования и одновременно повысить их результативность с точки зрения реализации ориентированных на миссию вуза целей. Кроме того, самофинансирование повышает дисциплину, развивает инициативу и повышает ответственность менеджмента на всех уровнях университетского управления.

Повышение эффективности использования  ресурсов вуза также жизненно необходимо в связи с вступлением России в ВТО, в результате чего вузы могут столкнуться с прямой конкуренцией американских университетов.

Коммерческие источники финансирования особенно привлекательны, поскольку  они относительно мало регламентированы. Университеты могут значительно свободнее использовать внебюджетные средства на те цели, которые они считают важными, в то время как нецелевое использование бюджетных средств (даже если эти цели очень важны) немедленно ведет к жестким санкциям. Ситуация здесь может быть доведена до абсурда, когда экономию средств на тепловую энергию нельзя направить на оплату электрической энергии и наоборот.

Вместе с тем добывание больших  денег для неэффективных программ и проектов является непродуктивным использованием ресурсов. Финансирование, которое не имеет ограничений, несет с собой угрозу легкого распоряжения деньгами. Для компенсации этого фактора деканы в ТПУ получают не только план «фандрайзинга», но и согласуют с ректором адресную программу инвестиций. Этот подход следовало бы дополнить также постоянным контролем соответствия достигнутых результатов инвестированным деньгам. Очень эффективным мог бы стать применяемый в некоторых европейских организациях подход, при котором в конце каждого года бюджет подразделения и его персональный состав «обнуляется» и устанавливается снова не от достигнутого уровня, а в зависимости от предстоящей работы. Пока примерно такой подход осуществляется у нас только в отношении штатов кафедр.

Государственный контроль над финансово-хозяйственной деятельностью организаций, включая вузы, может быть весьма эффективен. Но даже если органы власти действительно озабочены интересами государства (что в России часто вызывает сомнения), и даже при хорошей его организации у него есть существенный недостаток: он хорошо контролирует соблюдение инструкций и в том случае, когда они явно устарели или когда не соответствуют местным условиям. Детальные государственные ограничения могут существенно снизить эффективность деятельности руководства университетов во многих направлениях.

В условиях, когда вузы должны значительную долю средств зарабатывать самостоятельно (фандрайзинг), отсутствие управленческого учета крайне негативно сказывается на эффективности финансово-хозяйственной деятельности вуза. При этом следует четко различать действенность (effectiveness) и эффективность (efficiency). Под «действенностью» понимают концентрацию на правильных делах (doing right things - делать нужное), а под «эффективностью» то, что это следует делать с наименьшими затратами, или максимальным КПД (doing things right - делать правильно) . Если первое в вузе определяется правильным выбором миссии и  стратегии, то второе может быть обеспечено с помощью управленческого учета.

В настоящее время финансовые системы университетов обслуживают по существу не руководство университетов, а государственные финансовые контрольные организации. Во времена СССР это находило выражение в известной формуле: «Бухгалтер - это государственный контролер».

«В то время как частные предприятия для оптимизации своей работы пользуются разветвлённой информационной системой менеджмента, состоящей из балансов, подсчёта прибылей и убытков, информации о движении денежных сумм, ведения операционных счетов и т.д., так называемая камеральная бухгалтерия государственных учреждений подобна скорее книге учёта расходов домохозяйки, которая с её помощью тщательно следит за тем, чтобы не потратить больше денег, чем она в начале месяца получает на весь месяц. Отсутствие операционных счетов и замкнутого контура регулирования допускает почти безграничный рост числа предписаний и инструкций и препятствует постоянно требуемой подрегулировки, а также упрощению порядка производства дел и процесса получения разрешений» .

В условиях рыночной экономики необходима такая система финансовой деятельности вуза, которая была бы практически реализуема, четко поддерживала миссию университета, эффективно использовала ресурсы, достаточно гибко реагировала на изменения внешней и внутренней среды университета и обеспечивала продуктивный баланс бюджетной и коммерческой деятельности. Для этого требуется разработка и создание современной системы управленческого учета вуза. В силу сложной структуры и сложности процессов вуза решение этой задачи потребует значительных усилий, в том числе исследований.

На промышленных предприятиях СССР существовала система управленческого  учета. Однако она тоже в значительной степени обслуживала не руководство  предприятия, а соответствующее  министерство, которое было представителем собственника (государства). Поэтому она лишь отчасти была основой для принятия управленческих решений на уровне предприятия.

В нынешних российских условиях настоящий и полезный управленческий учет может существовать только вне  бухгалтерии и желательно даже под другим названием, чтобы не вызывать у контролирующих организаций разного рода даже подозрений о его существовании. В противном случае у них тут же возникнет соблазн его проверять и использовать в целях порой далеких не только от целей вуза, но и от государственных интересов тоже.

Управленческий учет мог бы быть весьма полезным и для  бюджетной деятельности вузов, особенно если учесть общий рост расходов на образование в связи со значительным увеличением числа студентов - процессом, который характерен для большинства стран мира. Но для этого государство должно отказаться от абсолютно жесткой регламентации статей бюджета и изъятия экономии бюджетных средств в конце каждого года. Такой подход мог бы создать мотив экономного расходования бюджетных средств. По этому пути пошли в последние годы ряд земель Германии, которые согласуют с вузами так называемый глобальный бюджет. Целесообразнее менять руководителей отдельных вузов, не оправдывающих доверия, а не ставить в положение подозреваемых руководство всех государственных вузов.

5.Задачи, которые могут и должны решаться с привлечением данных управленческого учета в вузе

Наиболее важной мерой  успеха вуза является достижение целей, связанных с миссией университета, а не финансовое благополучие или  стабильность организации. Тем не менее повышение эффективности работы вуза требует постоянного сопоставления достигнутых результатов с затрачиваемыми на их достижение ресурсами, в том числе финансовыми. Можно привести, не претендуя на полноту, список задач, для которых требуется управленческий учет:

• определение себестоимости подготовки специалистов и ее зависимости от специальности, численности групп и потоков, состава кафедр по квалификации и др. для принятия соответствующих организационных решений;

• определение внутренних цен за услуги;

• определение себестоимости выполнения хоздоговорных работ и грантов;

• установление цен при недогрузке мощностей (определение граничных издержек);

• распределение накладных расходов;

• обоснование управленческих решений о кооперации с другими организациями (прежде всего с другими вузами);

• минимизация налогов;

• регулирование системы вознаграждения;

• оценка эффективности программ и проектов;

• оценка эффективности работы подразделений.

Управленческий учет мог бы быть также весьма полезен для принятия эффективных управленческих решений при организации сотрудничества как между вузами, так и между вузами и научно-исследовательскими организациями на региональном уровне. Представляется очевидным, что в г. Томске, где функционируют шесть достаточно крупных государственных вузов, имеющих высокий рейтинг в России, а также около сотни научно-исследовательских организаций, кооперация за счет синергетических эффектов могла бы поднять их суммарный потенциал на весьма высокий уровень. В советское время эту задачу в какой-то мере пытался решать областной комитет КПСС. К сожалению, в настоящее время конкуренция сильно затрудняет процесс кооперации, а региональная власть не имеет соответствующих инструментов. Наибольший эффект, как с точки зрения развития экономики региона, так и его имиджа, справедливо ожидается от кооперации в области науки и инновационной деятельности, и здесь областная администрация прилагает энергичные усилия. Вместе с тем это и наиболее сложная область кооперации.

Полезно было бы также рассмотреть более простые формы кооперации, которые могли бы быстро дать видимые эффекты и укрепить взаимное доверие. К примеру, в библиотечном деле - свободный доступ студентов и сотрудников в библиотеки всех вузов и институтов РАН и РАМН; кооперация в подписке на периодические издания, базы данных и приобретении книг, создание единого электронного каталога. Экономически эффективной могла бы быть кооперация в издании учебных пособий, а также непосредственно в учебном процессе, например объединение малых групп на отдельные курсы (тем самым снижение учебной нагрузки и высвобождение времени для Н И Р и подготовки учебных материалов). Возможно введение общих для ряда вузов факультативных курсов (может, тогда будет набираться достаточное число слушателей, чтобы они были экономически оправданными). Все эти виды кооперации можно было бы реализовывать по принципу взаимовыгодных альянсов (как инвестиции).

6. Проблемы внедрения управленческого учета в вузе

Управленческий учет в вузе создать гораздо сложнее, чем на промышленном предприятии. Это связано со следующими основными причинами:

1. Сложность сочетания финансовых задач и миссии вуза.

2. Рабочий процесс вуза не является чисто хозяйственным процессом.

3. Продукция вуза определяется не очень четко, т.к. кроме выпуска лиц с высшим образованием, подготовки специалистов высшей квалификации и выполнения НИОКР вузы «продуцируют» еще и некую ауру.

4. «Обрабатываемая» и «выпускаемая» «продукция» в лице студентов и аспирантов активно влияет на все рабочие процессы.

5. Большая (многолетняя) длительность процесса подготовки специалистов (вход-выход).

6. Отсутствие четких определений качества высшего образования.

7. Сложные взаимосвязи между учебной и научной деятельностью вуза.

8. Сложность структуры большого вуза.

9. Многие процессы вуза недостаточно исследованы с позиций их влияния на качество высшего образования и качество НИОКР.

10. Высший и средний менеджмент вузов «вырастает» внутри вуза и не имеет достаточно знаний и опыта в области финансовой и хозяйственной деятельности.

11. Жесткий контроль государства (казначейства) не только над бюджетными, но даже над внебюджетными средствами.

12. Преимущественно консервативная  позиция профессорско-преподавательского  и управленческого состава вуза  по отношению к финансовому контролю.

Создание системы управленческого  учета в вузе целесообразно разбить  на два этапа (проекта). В рамках одного короткого проекта целесообразно  сформулировать концепцию системы, поставить основные задачи по сбору необходимой исходной информации, а также задачи исследования основных взаимозависимостей.

В рамках основного проекта  должна быть детально разработана технология управленческого учета, все необходимые  методические и нормативные документы, а также мероприятия менеджмента изменений, включая обучение персонала.

Из вопросов, которые  следовало бы обсудить в рамках первого  проекта, можно выделить следующие:

1. Нужно ли создавать специальный отдел управленческого учета или эти функции могут быть поручены существующим планово-финансовым отделам после соответствующей переподготовки их персонала?

2. По каким принципам следует выделять центры ответственности (центры прибыли и центры затрат) в вузе?

3. Как объединять и разделять бюджетные и внебюджетные финансовые потоки вуза?

4. Как следует увязать бухгалтерский и управленческий учет?

5. Какие регистры управленческого учета следует выделить?

6. Как построить целесообразную иерархию центров ответственности (центров прибыли и центров издержек)?

7. Как избежать слишком жесткого влияния финансовых показателей на принятие управленческих решений, могущих противоречить миссии вуза и качеству подготовки?

8. Какие взаимосвязи финансовых и качественных показателей нуждаются в первоочередном исследовании (например, размер учебных групп, кадровый состав кафедр, поточность, соотношение лекционных и практических занятий, специальность и т.д.)?

9. Как сочетать в технике управленческого учета определение эффективности структур и эффективности процессов?

10. Каким образом организовать мероприятия менеджмента изменений?

И. Как должен быть организована система контроллинга и дифференцированный доступ к разным его уровням?

12. Как должно быть  организовано обучение персонала  вуза технологии управленческого учета?

Следует подчеркнуть, что  концепция управленческого учета  в вузе, его общая структура и базовый программный продукт могут быть унифицированными, однако большинство параметров и зависимостей в каждом вузе будут другими и потребуют специального исследования. К примеру, необходимы исследования для:

• определения зависимости издержек от:

- численности учебных групп и потоков;

- направлений подготовки и специальностей;

- состава кафедр;

• расчета калькуляции профессоро-часа (доцен-то-часа, ассистенто-часа) и аудиторио-часа;
• для создания методики учета импортируемых и экспортируемых учебных услуг.

Систему центров ответственности, видимо, следует строить, с одной  стороны, в виде иерархической структуры, а с другой стороны, на основе процессного  подхода. Одновременно должны быть определены соответствующие пределы полномочий должностных лиц. В качестве центров ответственности высшего уровня целесообразно принять существующие подразделения дивизионального типа, подразделения административно-хозяйственного управления, а также некоторые центральные службы управления. На следующем уровне иерархии могут быть расположены кафедры, отделы и другие структурные подразделения. Слишком мелкого дробления следует избегать, так как это не только приведет к информационной перегрузке, но и слишком дорого.

Система должна быть также  достаточно гибкой, поскольку как задачи, так и структуры непрерывно меняются. Поэтому следует предусмотреть возможность введения временных центров ответственности.

Управленческий учет должен быть экономичным. Во всяком случае, издержки на его поддержание должны быть существенно ниже, чем результат от повышения эффективности работы вуза.