Загальні поняття інформаційно-документаційного забезпечення

 

ЗМІСТ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВСТУП

 

Досить часто вирази "документаційне забезпечення" та "діловодство» використовують як синоніми. Незважаючи на певні підстави для такого підходу, знак рівності ставити між ними не можна.

  Інформаційно-документаційне забезпечення-можна визначити як діяльність спеціальних працівників або підрозділів по створенню фіксації та оформленню) документаційної інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій.

  Діловодство — це діяльність, що охоплює документування (створення документів) та організацію роботи з документами: організацію документообігу, використання інформаційно-пошукових систем документів органу, контроль виконання документів і підготовку документів для передачі в архів.

 Таким чином, співвідношення між цими визначеннями полягає в тому, що перше, безумовно, ширше за друге і що друге є частиною першого, виконуючи роль організаційно-правового технологічного інструменту побудови інформаційно-документаційного забезпечення діяльності. Значення документаційного забезпечення як однієї із сфер управлінської діяльності визначається рядом факторів і, насамперед, його універсальністю. Основу інформаційного забезпечення будь-якої системи, в тому числі митних органів в наш час складають традиційні машинописні, рукописні та друкарські документи. Інформація, яка в них міститься, може бути використана (зафіксована, оброблена, систематизована, передана і т. ін.) тільки при здійсненні ряду діловодних операцій. Тому вдосконалення управлінської діяльності залежить не тільки від моральних, ділових та особистих якостей працівників митних органів, мотивації його діяльності, раціональних організаційних структур, ефективних управлінських рішень, але й від правильно організованого інформаційно-документаційного забезпечення.

  Виконання завдань удосконалення управління неможливе без організації на науковій основі документаційного забезпечення діяльності державного апарату вже тому, що в загальному обсязі управлінської праці діловодні операції складають 25—60% (залежно від специфіки роботи конкретного апарату управління).

  Основним носієм інформації в сучасному апараті державного управління, а отже, і в митних органах, є документ, за допомогою якого здійснюються ділові зв'язки. Тому раціоналізація діловодства являє важливий напрям наукової організації праці працівників апарату управління, засіб оптимізації процесу управління. З ускладненням керованих процесів зростає обсяг документообігу. Управління в сфері правопорядку не виняток. І з цього випливає актуальність удосконалення діловодства в митних органах України.

 

 

 

 

 

 

 

1. Загальні поняття інформаційно-документаційного забезпечення

 

Успіх будь-якого починання в якій-небудь сфері діяльності залежить від багатьох факторів. У їх числі - вміння юридично правильно, належним чином представити інформацію в письмовому вигляді, тобто правильно скласти і оформити документ. Однак це лише одна з проблем, що виникають перед будь-якою організацією при роботі з документами.

      Поняття "документ" (лат. documentum - повчальний приклад, взірець, спосіб доказу) широко застосовується в усіх сферах суспільної діяльності. Визначення загального значення цього поняття є завданням теоретичного документознавства. На міжнародному рівні найбільш загальним є визначення документа як записаної інформації, що використовується як одиниця в документаційному процесі, тобто інформація може бути зафіксована у різний спосіб: за допомогою знаків письма, зображення, звука тощо.

      В Україні офіційно прийнято декілька визначень документа, зафіксованих у ряді державних стандартів. Документ - це матеріальний об 'єкт, який містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу. Виходячи із визначень документа, зафіксованих у державних стандартах України, основними ознаками документа є:

— наявність інформації, яка має певний зміст;

— стабільна матеріальна форма, що забезпечує довготривале використання та зберігання документа;

— функціональна призначеність для передавання інформації у просторі та часі.

      Документ являє собою єдність матеріальної форми та інформації, яка в ній зафіксована. Двоєдина природа документа - одна з його особливостей, відсутність будь-якої з вищеназваних складових означає вже не документ.

      Загальноприйнятим є визначення, що діловодство — галузь діяльності, предметом якої є питання документування та організації роботи з документами у процесі управлінських дій. Поряд із терміном "діловодство" останнім часом вживається синонімічний термін "документаційне забезпечення". Його виникнення пов'язано зі зміною організаційно-технічної основи діловодства завдяки активному впровадженню у сферу роботи з документами засобів обчислювальної техніки та сучасних інформаційних технологій створення, обробки, накопичування, зберігання, пошуку й використання інформації в управлінні.

      Термін "документаційне забезпечення " підкреслює інформаційну складову в сучасній організації діловодства. Документаційне забезпечення складається із двох нерозривно пов'язаних компонентів:

- документування - складання та оформлення документної інформації на різних носіях за встановленими правилами;

- організація роботи з документами, яка передбачає організацію документообігу, зберігання та використання документів у поточній діяльності установи, організації.

      Документаційне забезпечення розглядається як одна з найважливіших сторін діяльності організації, котра забезпечує виконання її функціональних завдань. За різними даними, працівники сфери управління витрачають на роботу з документами в середньому 60 - 70 % робочого часу.

Документи мають велике значення в управлінському процесі, є інструментами управління, через те що вони відображають діяльність організації, на їх основі приймаються управлінські рішення, документи є головним аргументом у спірних ситуаціях, закріплюючи права особи і виступаючи способом доказу. Управлінські документи становлять ядро документації установи.

     В основу управлінської діяльності будь-якої організації покладено процеси отримання інформації, її обробки, прийняття рішення, доведення його до відома виконавців, здійснення контролю, виконання та підбиття підсумків.

     Нормативно-методична база документаційного забезпечення управління — це сукупність законів і підзаконних нормативно-правових актів, які регламентують технологію створення, обробки, зберігання і використання документів у поточній діяльності установи, а також роботу служби діловодства - її структуру, функції, штати, технічне оснащення та інші аспекти.

      Нормативно-методична база містить:

• законодавчі акти України у сфері інформації та документації;
• укази Президента України, постанови уряду України, котрі регламентують питання документаційного забезпечення;
• правові акти органів виконавчої влади (міністерств, комітетів, служб) загальногалузевого і відомчого характеру;
• правові акти нормативного та інструктивного характеру, методичні документи з діловодства установ, організацій та підприємств;
• державні стандарти на документацію;
• уніфіковані системи документації;
• нормативні документи з організації архівного зберігання документів.

  Практично жодна технологічна функція управління, пов'язана з використанням інформації, підготовкою і прийняттям рішення, не обходиться без її документування, процесу створення, оформлення, виконання і зберігання виконаних документів. У щоденній практичній діяльності керівникам організацій, їх структурних підрозділів, працівникам служб діловодства доводиться вирішувати величезний комплекс питань, пов'язаних з розробкою і виданням документів, що регламентують управлінську та господарську діяльність організації, реєстрацією вхідних, вихідних і внутрішніх документів, формуванням їх у справи, визначенням строків зберігання, передачею в архів або оформленням для знищення. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації управлінських дій на паперових або магнітних носіях за встановленими правилами.

Документування управлінської діяльності митних органів останнім часом набуло особливої актуальності у зв'язку з тим, що: сфера ділового спілкування поповнилася багатьма новими формами документів; традиційні форми документів поступово оновлюють свої характеристики. Тому в процесі виконання специфічних завдань, покладених на органи митної служби, важливо забезпечити на всіх рівнях правильність і своєчасність оформлення документів, дієвість контролю за ходом виконання управлінських рішень, запровадити прогресивні технології у діловодстві.

Будь-яке управлінське рішення базується на інформації. Правильність прийнятого рішення залежить: від повноти поданої інформації; достовірності інформації; своєчасності її подання. Форми управління тісно пов'язані з видами документів, наприклад: облік - з написанням різних звітів; планування — зі складанням планів; інструктування - з розробкою методик, інструкцій, правил; керівництво - з виданням наказів.

Управлінська документація в митних органах за своїм змістом має два напрямки: загальний та спеціалізований, пов'язаний з організацією та координацією безпосередньо митної справи.

Особливо велике значення має документаційне забезпечення управління у здійсненні дієвого контролю за виконанням управлінських рішень. Перевірка ж виконання є головною ланкою в організаційній роботі будь-якої установи. Добре налагоджена організація діловодної служби передбачає відповідний контроль за виконанням прийнятих рішень. Коли зросли обсяги інформації, стали більш жорсткими й вимоги до якості документів, термінів їх виконання та доведення до виконавців. У митних органах визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування її діяльності.

Управлінська діяльність у митних органах передбачає видання (створення) розпорядчих документів. Видання розпорядчих документів визначається законодавчими актами, положеннями про митні органи. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних відомств, можуть видаватися спільні розпорядчі документи.

Як правило, одним із факторів професіоналізму в будь-якій галузі діяльності є знання відповідної системи документації. Найпоширенішою групою є організаційно-розпорядчі документи, зі складанням, оформленням та обробкою яких стикається кожен працівник. Це група документів, у яких фіксують рішення адміністративних та організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення та регулювання діяльності органів влади, підприємств, організацій, посадових осіб.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Організаційно-розпорядча документація митних органів України

 

Кожен управлінець мусить знати систему документації, з якою він працює. З організаційно-розпорядчими документами доводиться мати справу будь-якому керівнику. Організаційно-розпорядча документація поділяється на три основні групи документів:

1) організаційні (статути, положення, правила, інструкції тощо);

2) розпорядчі (накази з  основної діяльності, рішення тощо);

3) довідково-інформаційні (акти, листи, довідки, телефонограми, доповідні  й службові записки, протоколи  тощо).

Схема оформлення більшості організаційно-розпорядчих документів є типовою. Відмінності більшою мірою стосуються структури і форми викладу тексту. Кожен документ має особливості в оформленні та встановленні певного набору реквізитів.

 

Організаційні документи

 

Організаційна діяльність установи полягає у розробці та затвердженні комплексу організаційних документів, котрі містять правила, норми, установлюють статус організації, її компетенцію, структуру, штатну чисельність, функціональний зміст діяльності організації в цілому, її підрозділів та працівників, їх права, обов'язки, відповідальність тощо. До організаційних документів належать: статут організації, положення про структурні підрозділи, колегіальні та дорадчі органи, регламенти роботи колегіальних і дорадчих органів, штатний розклад, інструкції за окремими видами діяльності, котрі потребують регламентації (наприклад, інструкція з діловодства, посадова інструкція). Організаційні документи містять положення, обов'язкові для виконання, вони реалізують норми адміністративного права і слугують правовою основою діяльності установи.

Мета розробки організаційних документів - найбільш раціональний розподіл і кооперація праці між підрозділами та працівниками. Організаційні документи належать до безстрокових і діють до їх відміни чи до затвердження нових. У стабільно працюючій установі необхідність перегляду, зміни чи доповнення організаційних документів може виникати один раз на декілька років. Залежно від характеру і глибини змін у діяльності установи організаційні документи розробляються заново або в них вносяться необхідні зміни, доповнення розпорядчими документами. Організаційні документи за своєю формою бувають типові та індивідуальні.

Статут - правовий акт, який визначає структуру, функції, права підприємства, організації або установи, є зведенням правил, які регулюють діяльність установ, товариств, громадян, взаємодію з іншими органами та громадянами, права та обов'язки у сфері державного управління.

Положення - правовий акт, що визначає порядок створення, правовий статус, права, обов'язки, організацію роботи установи, структурного підрозділу.

Положення про організацію - правовий акт, на підставі якого діють державні бюджетні організації. Це, в першу чергу, вищі органи державної влади.

Положення про структурні підрозділи (служби) можна поділяти так:

1) положення про структурні підрозділи;

  2) положення про колегіальні, дорадчі органи, як керівні, так і спеціалізовані.

Інструкція - правовий акт, який містить правила, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, організацій, підприємств, їх підрозділів, служб, посадових осіб.

Посадова інструкція - це правовий акт, який видається організацією з метою регламентації організаційно-правового становища працівника, його обов'язків, прав, відповідальності, що забезпечує умови для його ефективної роботи. Посадові інструкції розробляються на всі посади, передбачені штатним розкладом. За необхідності для працівників розробляються також робочі інструкції. Посадові інструкції є засобом управління і виконують: організаційну; регламентуючу; регулюючу функції.

Штатний розклад - правовий акт, який визначає структуру, чисельність і посадовий склад працівників організації із зазначенням посадових окладів. Текст складається у табличній формі. Визначаються коди і назви структурних підрозділів і посад, кількість одиниць за штатом, посадовий оклад, надбавки і місячний фонд зарплати за посадовими окладами.

 

Розпорядчі документи

 

Розпорядчі документи - це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво в установі, організації.

Підстави для видання розпорядчих документів у митних органах:

• Конституція та закони України;
• постанови Верховної Ради України;
• укази й розпорядження Президента України;
• постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України
• накази митних органів України, рішення колегії;
• провадження митними органами виконавчої та розпорядчої діяльності з метою виконання покладених на нього завдань і функцій;
• потреба в нормативно-правовому регулюванні діяльності органу.

Розпорядчі документи в органі митної служби видаються на підставі:

1. Розпорядчих документів митних органів вищого рівня, які повинні мати посилання на них із зазначенням найменувань цих документів, дат, номерів і заголовків.

2. Колегіального прийняття  рішення під час проведення  зборів, засідань, нарад, що фіксується  у протоколах. Рішення колегії  митних органів України вводяться в дію наказами цих органів і доводяться до виконавців шляхом їх розсилання.

3. Оперативного обміну  інформацією за допомогою листування. Митний орган під час здійснення  оперативних зв'язків зі своїми  структурними підрозділами, іншими  організаціями, окремими громадянами  може надсилати листи. Як правило, листи складаються, коли неможливо  або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисто або телефоном), провести інструктування тощо.

Наказ - це основний розпорядчий документ органу митної служби. У митній службі відповідно до змісту накази поділяються на такі види:

• накази з основної діяльності (з питань утворення, ліквідації, перейменування, реорганізації митного органу чи структурного підрозділу; перерозподілу та зміни зони його діяльності; затвердження положень, інструкцій, правил, структури та внесення змін до них; фінансово-господарської діяльності);
• кадрові накази (з питань призначення на посаду, переміщення, звільнення з посади; нагородження працівників або заохочення, застосування стягнень чи заходів дисциплінарного впливу, про надання відпусток);
• накази про відрядження.

Детально структура, вимоги до викладення та оформлення наказів митних органів України викладені у Регламенті планування нормотворчої діяльності, підготовки й розгляду правових актів, що розробляються або узгоджуються митними органами України.

 

Довідково-інформаційні документи

 

Більшість документів, які використовуються в управлінні, мають довідково-інформаційний характер. Вони містять інформацію про стан справ в організації, описують події, що відбулися, інформують про певні події, які мають відбутися. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведеною до відома. До довідково-інформаційних документів належать: акти, довідки, доповідні, пояснювальні, службові записки, доповіді, договори, службові листи, телеграми, телефонограми. Ці документи можуть бути підставами для видання розпорядчих документів.

Службові листи - це узагальнена назва великої групи управлінських документів, один з основних засобів обміну інформацією та оперативного управління різними процесами діяльності організацій та установ. Зміст листа має індивідуальний характер, лист, як правило, присвячується одному питанню. Існують дві групи службових листів:

1) такі, що потребують відповіді (ініціативні): листи-прохання, листи-запити, листи-звернення, листи-пропозиції, листи-вимоги;

2) такі, що не потребують відповіді: супровідні, гарантійні, інформаційні, листи-запрошення, листи-повідомлення, листи-попередження, листи-погодження, листи-нагадування, листи-сповіщення, листи-відмови.

Довідка - службовий документ, який містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій. Внутрішні довідки мають узагальнені результати виконання певних службових робіт, проведення досліджень та перевірок. їх складають у відповідь на запит керівництва і подають у визначений термін. Зовнішні довідки складають з метою засвідчення якогось юридичного факту. їх видають для подання у відповідні органи. Зовнішні довідки реєструються в журналах вихідної документації. Існують різні види довідок: аналітичні, архівні, біографічні, медичні. Довідки, як і всі службові документи, підлягають обов'язковій реєстрації. В органах державної влади, де працюють державні службовці, досить поширена біографічна довідка, оформлена у вигляді анкети.

Доповідна записка - службовий документ, що містить виклад певного питання з висновками і пропозиціями автора. У доповідній записці може міститися:

• інформація керівництву про складні ситуації, важливі факти, що мали місце;
• повідомлення про непередбачені труднощі, які виникли у процесі виконання завдання;
• повідомлення про перенесення термінів, дострокове завершення чи припинення роботи.

Внутрішні доповідні записки адресують керівникові, якому безпосередньо підпорядковується працівник. Зовнішні адресують керівникам органів вищого рівня.

Пояснювальна записка - службовий документ, котрий пояснює зміст положень іншого документа або причини якоїсь дії, вчинку.

За призначенням службові записки поділяються так:

- супровідні (додаються до  планів, звітів);

- ті, що містять пояснення  причин, подій, вчинків, поведінки окремих  працівників.

Останнім часом широкого розповсюдження в управлінській документації набули службові записки. За їх допомогою здійснюється листування між структурними підрозділами у межах однієї організації. За своїм змістом службова записка може мати інформаційний, ініціативний, звітний характер, містити повідомлення, пропозицію, прохання, відповідь. Оскільки доповідні та пояснювальні записки є за своїм походженням службовими документами, то їх можна називати службовими записками. Службові записки, адресовані керівництву митних органів, подаються для реєстрації до загального відділу з відповідними погодженнями безпосереднього керівника й заступника керівника органу, який курирує діяльність структурного підрозділу згідно з розподілом обов'язків.

У документаційному забезпеченні управління існують три групи документів:

• вхідні (ті, що надійшли до організації);
• вихідні (ті, що відправляються з організації);
• внутрішні (документи, котрі складаються в організації та використовуються у внутрішньому управлінському процесі).

Вхідні документи на початковому етапі проходять такі операції: первинна обробка; попередній розгляд. Вихідні та внутрішні документи на початковому етапі проходять такі операції:

• складання проекту документа виконавцем;
• перевірка правильності оформлення;
• погодження проекту документа.

Загальні для всіх груп документів операції:

• розгляд документів керівником (підписання для вихідних та внутрішніх документів і накладення резолюції - для вхідних документів);
• реєстрація документів;
• передавання документів виконавцям;
• контроль виконання документів;
• виконання документів;
• підшивання виконаних документів у справи;
• використання документів у довідково-інформаційних цілях;
• підготовка документів до передавання і передавання в архів (чи знищення документів, які не мають науково-історичної цінності та практичного значення).

Реєстрація документів — це запис даних про документ у журналі за встановленою формою, що фіксує факт його створення, надсилання чи отримання. Під час реєстрації документ отримує свій порядковий номер, під яким він вноситься до журналу. Цей номер проставляється і на документі. Реєстрація необхідна: для забезпечення схоронності документів, для зручності пошуку; для обліку і контролю виконання.

Форми реєстрації:

1. централізована - передбачає проведення всіх реєстраційних операцій в одному місці;
2. децентралізована - передбачає проведення реєстраційних операцій у структурних підрозділах (місцях складання або виконання документів);
3. змішана — передбачає централізовану реєстрацію частини Документів (найбільш важливих), інша частина реєструється у структурних підрозділах.

Мета контролю виконання документів - своєчасне виконання найбільш важливих і термінових документів, які за дорученням керівника організації поставлено на контроль. Зміст контролю виконання: занесення даних про документи, виконавців і терміни ви конання в спеціальні облікові форми; установлення проміжних контрольних термінів для нагадування виконавцям;

повідомлення виконавців про терміни й отримання інформації про хід виконання;фіксація проміжних результатів виконання документів; інформування керівництва про результати контролю; зняття документів з контролю за вказівкою керівника; підготовка повідомлень про виконавчу дисципліну на оперативних нарадах у керівництва організації.

Терміни виконання поділяються на:

• типові, які встановлюються нормативними актами вищих органів державної влади та управління, галузевими відомствами;
• індивідуальні, які встановлюються керівником організації.

Основні принципи роботи з документами:

а) єдиний порядок складання (оформлення) документів і роботи з ними;

б) чітке розмежування функцій і обов'язків між працівниками, що виключає дублювання документаційних операцій;

в) сучасне технічне оснащення діловодства (програми, факси, ксерокси, сканери, електронна пошта);

г) необхідність усіх діловодних операцій (кожна робота з документами має бути необхідною для діяльності підприємства);

д) уміле поєднання документаційного забезпечення управління з бездокументним (складання документів тільки в тих випадках, коли це необхідно чи встановлено нормативними актами).

У системі митних органів загальні правила документування управлінської діяльності, регламентація порядку роботи з документами при їх утворенні, надходженні, відправленні чи переданні до архіву встановлено Інструкцією з діловодства в митних органах України. Загальне керівництво роботою діловодних служб здійснюють керівники органів. Робота діловодної служби регламентується положенням про неї, яке розробляється на основі положення про митний орган та інструкції з діловодства в митних органах і затверджується наказом митних органів. Основні завдання діловодної служби:

1. Встановлення єдиного порядку документування й роботи з документами в митному органі на основі використання сучасних засобів обчислювальної техніки;

2. Автоматизація технологій роботи з документами;

3. Зменшення обсягів документообігу.