Содержание 

      ВВЕДЕНИЕ

     Логика  развития экономических процессов  в России, ограниченность финансовых средств, отсутствие инвестиций ставят труднейшие задачи перед организациями. Резкие колебания конъюнктуры спроса на рынке при жесткой конкуренции напрямую влияют на принятие управленческих решений.

     Для уменьшения степени риска при  принятии решений необходимо иметь  оперативную информацию о состоянии  материальных, денежных и людских  ресурсов на текущий момент, об узких  местах, куда нужно направлять средства. В условиях многономенклатурного и наукоемкого производства все эти проблемы невозможно решить без эффективной организации сбора и обработки информации.

     Актуальность  темы. Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики органам местного самоуправления требуется целесообразная система информационного обеспечения принятия управленческих решений, объективно отражающая сложившуюся социально - экономическую ситуацию. Выбранная тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как правильно спроектированное информационное обеспечение принятия управленческих решений - это не только залог успеха и развития муниципального образования, но и порой средство выживания в условиях депрессивных регионов России.

     Информационное  обеспечение принятия управленческих решений – это связь информации с процессом принятия решений и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства, что позволяет направить исследования вглубь.

     В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение принятия управленческих решений, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности администрации на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями организации осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

     Информация  нужна всем: управляющим структурам, муниципальным служащим, общественным организациям, всем работающим. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт, необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы. Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение, которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. Кстати, использование последних в значительной степени зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивидуальными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается.

     В свою очередь, высокоэффективное управление на основе достоверной информации должно привести к улучшению ряда основных технико-экономических показателей деятельности муниципального образования:

• к повышению степени скоординированности принятых решений;
• к снижению временных затрат на принятие решений;
• к снижению себестоимости осуществляемых услуг;
• к сокращению оперативного цикла управления и ориентации на перспективу.

     С середины 80-х годов огромное внимание уделяется возможностям получения стратегических и конкурентных преимуществ путем использования компьютерных технологий в качестве основного средства обработки, хранения и анализа информации и поставщика информационного обеспечения принятия управленческих решений.

     Работа  носит междисциплинарный характер, так как исследование производилось с учетом того, что необходимой подсистемой в информационном обеспечении принятия управленческих решений в рамках анализа является его документационное обеспечение, и основной результат его информационной деятельность есть документ (приказ) – документирование принятого решения.

     Документирование — это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документооборот -  движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Документационное обеспечение руководителя – сфера, охватывающая вопросы документирования, организации работы с документами в процессе управления, основная цель - информационное обеспечение управления.

     Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

     Теоретико-методологическую основу исследования составили: системный подход к управлению развитием и функционированием систем (В.Г. Афанасьев, И.В. Блауберг, Г.Н. Сериков, Э.Г. Юдин), междисциплинарный (Б.С. Гершунский, Э.Н. Полонский, Степанова Е. Е., Хмелевская Н. В) и информационный (Р.Ф. Абдеев, Ю.М. Горский) методологические подходы; теории управления организацией (М. Альберт, М. Мескон, Ф. Хедоури, О.С. Виханский, В.Д. Маркова, С.А. Кузнецова, А.Н. Люкшинов, В.И. Сергеев, Е.А. Фролов). Значительное влияние исследование оказали: теория и технология проектирования системы управления качеством на основе использования новых информационных технологий (Д.Ш. Матрос, И.В. Роберт, Б.Е. Стариченко) и организации мониторинговых исследований (А.С. Белкин, А.И. Севрук); работы, концепции построения информационных систем (Ю.Ф. Гаврилин, Н.В. Макарова, А.В. Могилев, Н.И. Пак, Е.К. Хеннер), представление о структуре информационной системы как совокупности обеспечивающих подсистем (Ф.С. Воройский, Н.В. Макарова).

     Как видно из представленного материала  на данный момент анализируемая проблема в изложенном ключе частично рассматривается рядом дисциплин и теоретических воззрений, но интегрированного, общего подхода в исследуемом ракурсе нет.

     Общие концепции по этой теме изложены в  Законе Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации».

     Границами исследования и совершенствования  в работе являются:

• объект – администрация города Георгиевска;
• предмет – информационное обеспечение принятия управленческих решений.

     Цель  данной работы – повышение эффективности информационного принятия управленческих решений.

     Для реализации этой цели необходимо решить ряд задач:

• рассмотреть содержание управленческой деятельности;
• определить сущность и значение информации в управленческих процессах;
• охарактеризовать информационное обеспечение принятия управленческих решений;
• дать характеристику объекту исследования;
• проанализировать информационное обеспечение принятия управленческих решений;
• разработать ряд мероприятий по совершенствованию информационного обеспечения принятия управленческих решений.

     Методологической  основой исследования является диалектическая теория научного познания. При подготовке работы использовались методы логического, сравнительного и системного анализа. Дипломная работа базируется на теоретических положениях, разработанных современными теоретическими основами информации и управления, закономерностях использования информационного обеспечения и компьютерных технологий в деятельности руководителя, признанных в мировой практике.

     Эмпирическая  основа исследования построена на статистической информации и нормативных актах Российской Федерации. Источниками статистических материалов служили публикации государственных статистических организаций; нормативные акты и документы администрации города Георгиевска. Значительные массивы данных получены со страниц названных источников во всемирной компьютерной сети Интернет.

     Практическая  значимость исследования определяется тем, что в ходе анализа рассмотрены основные составляющие информационного обеспечения принятия управленческих решений в исполнительном органе местной власти в современной России, а результаты дипломного исследования преломлены в конкретные рекомендации, применимые в российской практике.

     Проведенный анализ помогает выделить общие и  специфические особенности организации информационного обеспечения принятия управленческих решений, присущие органам местной власти. Полученные выводы позволяют более адекватно оценивать сущность процесса функционирования информации в принятии решений и управлении организацией, точнее оценить тенденции его развития.

     Структура работы: работа состоит из введения, трех глав и заключения.

     Во  введении сформулированы цель и основные задачи исследования, а также методы анализа, рассмотрен подход к проблеме.

     В первой главе выявлены теоретико – методологические основы информационного обеспечения принятия управленческих решений, проведена работа по выделению основных положений анализа.

     Во  второй главе проанализирована структура  информационного обеспечения принятия управленческих решений в администрации города Георгиевска: информационные потоки, информационные ресурсы, документооборот и техническая составляющая предмета исследования.

     В третьей главе предложены пути повышения  эффективности информационного обеспечения деятельности руководителя:

• предложена разработка эффективной информационной системы обеспечения принятия управленческих решений;
• разработана программа экспертной поддержки управленческих решений;
• предложено и разработано Положение «Об организации информационного обеспечения управления в администрации грода Георгиевска».

     Заключение  содержит практические выводы по данной дипломной работе.

1. ТЕОРЕТИКО  – МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ  ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННОГО  ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПРИНЯТИЯ  УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ

1.1 Теоретические основы принятия управленческих решений

     Принятие  решения – важнейший пункт  теории управления и важная составная  часть управленческой деятельности.

     В управленческой практике решением называется выбор одного из альтернативных вариантов конечного результата управления.

     При этом разработка решения – это последовательность действий от выявления проблемы к практическому ее разрешению, а реализация решения - это само практическое решение, за которым следуют контроль, сравнение результатов с намеченными целями и (при необходимости) корректировка принятого решения в сторону намеченной цели.¹ Сферы разработки управленческих решений (УР) достаточно велики. Они находят широкое использование в управлении, менеджменте, администрировании, руководстве. Основное содержание этих понятий приведено в таблице 1. В процессе реализации приведенных в таблице 1 понятий управленческие решения могут иметь место в процессе следующих видов деятельности.

     Стратегическое  планирование процесс подготовки и реализации управленческих решений (ПРУР), ведущих к разработке конкретных стратегий для достижения целей организации.

     Руководство управленческой деятельностью связано с УР, которые принимаются с целью совершенствования профессионализма аппарата управления.

     Коммуникации  с внешней и внутренней средой ориентируют УР на формирование благоприятной для деятельности компании обстановки. Эти УР затрагивают отношения с поставщиками и потребителями, клиентами, работниками своей компании и населением близлежащих территорий.

     Управление  человеческими ресурсами - управленческие решения в данном случае отражают стимулирование, активизацию и мобилизацию.

     Управленческое  консультирование связано с УР ситуационного типа. Эти решения готовятся и реализуются в связи с обращениями: персонала или граждан (прием по личным вопросам), руководителей других организаций, надзирающих органов государственного, муниципального или корпоративного управления. УР в рамках данной функции отражает ответы на вопросы, запросы, требования и т.д. 

     Таблица 1².

     Основное  содержание понятий управленческих решений

     Управление  производственной и обслуживающей  деятельностью ориентирует УР на совершенствование функционирующей системы организации без ее перестройки. УР касаются совершенствования деятельности бухгалтерии, отдела кадров, отдела маркетинга, управления производственных цехов и т.д.

     Формирование  системы управления организацией отражается в УР, направленных на реструктуризацию и реформирование организации. Результаты таких решений вносят существенные изменения в миссию организации, ее структуру, выпускаемую продукцию, кадровую политику, отношения с внешней средой.

     Задачи  разработки, принятия и реализации управленческих решений обладают целым рядом особенностей, которые существенным образом отличают их от задач, решаемых в рамках других наук.

     К числу таких особенностей относятся³:

     -прагматичность, означающая, что выбор терминального варианта решения осуществляется на основе соответствующей системы ценностей и в соответствии с содержанием конкретной управленческой проблемы;

     -терминальность, означающая, что процесс заканчивается реализацией принятого решения;

     -неформальность, означающая присутствие в реальных управленческих задачах элементов, которые не могут быть формализованы с необходимой полнотой и точностью;

     -неопределенность, означающая, что в информационном плане задачи разработки, принятия и реализации управленческих решений решаются, как правило, в условиях различного рода неопределенностей (стохастической, расплывчатой, поведенческой и т.д.);

     -риск и ответственность, означающие, что многие из управленческих задач решаются в условиях риска и связанной с ним ответственностью лица, принимающего решения (ЛПР);

     -сопрягаемость  и наследуемость, означающие, что реальные задачи управления не являются независимыми, а входят в некоторую общую систему взаимосвязанных, взаимовлияющих, последовательно и одновременно решаемых задач.

     В управленческой деятельности выделяются четыре класса наиболее распространенных проблем. К ним относятся⁴.

1. Стандартные проблемы. Они требуют применения инструкций, установленных руководителем правил для своего решения Пример - прием или увольнение сотрудников в организации.
2. Хорошо структурированные проблемы. Они имеют количественные характеристики и показатели. К их решению чаще всего применяют экономикоматематические методы. Пример - расчет эффективности работы персонала в небольшой по численности организации в зависимости от конкретных показателей деятельности персонала и организации (предприятия)
3. Слабо структурированные проблемы. Они имеют не только количественные, но и качественные характеристики. Для их решения, как правило, используется системный подход. Пример – прогнозирование рынка труда или миграции населения в регионе.
4. Неструктурированные проблемы. Их решение возможно на основе экспертных оценок, суждений профессионалов, так как эти проблемы обычно имеют своим предметом малоизученные (неизученные) процессы. Пример -инвестиционная деятельность в регионе с еще неопределенной или неустойчивой экономической ситуацией.

     С точки зрения содержания все множество возможных задач управления можно разделить на следующие типы:

     -распознавания  образов (идентификация);

      -оценивания;

     -синтеза  возможных вариантов; 

     -анализа  проблем; 

     -факторов;

     - анализа тенденций;

     -прогнозирования;

     -планирования;

     -программирования (составления программ реализации);

     -организации  и оперативного управления;

     - реализации принятых решений;

     -контроля.

     Классификация УР необходима для определения общих и конкретно – специфических подходов к их разработке, реализации и оценке решений, более глубокого всестороннего анализа решений, раскрытия роли решения в процессе управления, выявления типовых решений и типовых шаблонных элементов решений с целью выработки единой методологии разработки и реализации решений. Все это позволяет повысить качество, эффективность и преемственность решений.

     Существуют  различные классификации управленческих решений, одной из которых является классификация, приведенная в таблице 2.

     Эффективность управленческого решения - это соизмерение затраченных усилий, ресурсов или энергии на достижение определенных результатов.

     К основным факторам, характеризующим  эффективность управленческого  решения, относятся.

1. Использование ресурсов. Характеризует структуру, качество ресурсов, их экономию в процессах управления и возможность пополнения и накопления.
2. Фактор времени. Отражает своевременность решения, экономию времени, использования новых технологий и потенциал персонала, способного решать проблемы достаточно оперативно и профессионально.
3. Целенаправленность управления. Отражает реальность и значительность цели, в соответствии с которой и рассматривается результат деятельности менеджера, его стратегия, учет рыночных процессов экономического развития.

     Качество  управленческого решения - это совокупность параметров решения, удовлетворяющих конкретного потребителя (конкретных потребителей) и обеспечивающих реальность его выполнения.

     Таблица 2⁵

     Классификация управленческих решений.

     К критериям качества управленческого  решения относятся.

     1. Показатель энтропии, т. е. количественной неупорядоченности проблемы. Если проблема формулируется только качественно, без количественных показателей, то показатель энтропии приближается к нулю. Если все показатели проблемы выражаются количественно, показатель энтропии приближается к единице.

     2. Степень риска вложения инвестиций.

     3. Вероятность реализации решения по показателям качества, затрат и 
сроков.

     4. Степень адекватности (или степень точности прогноза) теоретической модели фактическим данным, на основе которых она была разработана.

     К основным условиям обеспечения высокого качества и эффективности управленческого решения относятся.

1. Применение к разработке решения научных подходов.
2. Изучения влияния экономических законов на эффективность управленческого решения.
3. Обеспечение лица, принимающего решение, качественной информацией.
4. Применение методов функционально - стоимостного анализа, прогнозирования, моделирования и экономического обоснования каждого решения.
5. Структуризация проблемы и построение дерева целей.
6. Обеспечение сопоставимости (сравнимости) вариантов решения.
7. Правовая обоснованность принимаемого решения.

     8.Автоматизация  процесса сбора и обработки информации, процесса разработки и реализации решения.

     9. Разработка и обеспечение функционирования  системы ответственности и мотивации качества и эффективности решения.

     Ответственность - это необходимость отдавать кому-либо отчет в своих действиях, поступках и компенсировать неисполнение или ненадлежащее исполнение порученного действия.

     Руководитель  организации может нести ответственность  как гражданин и как должностное лицо.

     Все эти виды ответственности можно  классифицировать по следующим признакам⁶:

• уровням ответственности (международный, государственный, уровень организации, и ее подразделений);
• времени ответственности (за прошлые, настоящие или будущие результаты уже принятого решения);