Факультет: Экономики и управления

Кафедра: Менеджмента 
 
 

Д И П Л О М  Н Ы Й П Р  О Е К Т 

На  тему: "Анализ потерь рабочего времени  и разработка

рекомендаций по эффективному использованию

рабочего  времени руководителя" 

Студент-дипломник.

Научный руководитель

Рецензент:  
 

Допустить к защите

                           Зав. кафедрой:  

                           "_____" ______________ 2007 г.  
 
 

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

  «Тот, кто позволяет  ускользать своему  времени, выпускает из рук свою жизнь; тот, кто держит в

руках своё время, держит в руках свою жизнь»

      Алан  Лэкейн.

      Эффективный менеджер — это тот, кто берётся именно за то, что он должен делать, и доводит дело до конца. Эффективный лидер команды — тот, кто создает условия, мотивирующие команду к достижению поставленных целей. В общем случае эффективный менеджер — тот, кто обеспечивает выполнение работы.

     Разумеется, способы, с помощью которых люди становятся эффективными менеджерами, весьма разнообразны. Прежде всего, нужно "делать правильные вещи", т. е. справляться именно с теми задачами, решения которых требует от Вас Ваша должность менеджера. Лишь при соблюдении этого условия имеет смысл вести речь о том, как "делать вещи правильно", т. е. о наилучших способах выполнения Вашей работы менеджера.

     "Менеджеры,  которые хотят совершенствоваться, должны оценить как собственную результативность, так и собственную эффективность. Результативность означает способность "делать правильные вещи", а эффективность — способность "делать вещи правильно", т. е. получать результаты с наименьшими затратами ресурсов. Результативность более важна, чем эффективность, потому что менеджер, прежде всего, должен выполнять действительно нужную работу. Только при этом условии имеет значение экономное и эффективное выполнение работы". Эффективный менеджер должен обладать и тем и другим качеством, т. е. достигать нужных результатов наиболее квалифицированным образом.

     Эффективность менеджера, как и другие характеристики его работы, зависит от целого ряда факторов. Так, одним из факторов, влияющих на эффективность менеджера, является способность управлять своим временем. Правила организации, как формальные, так и неформальные, являются ограничителями деятельности. Помимо этого, менеджер испытываете влияние целого ряда внешних по отношению к организации факторов. Например, семья и друзья имеют определенные права на менеджера и, в частности, на его время. Занятия по самосовершенствованию или повышению профессионального уровня отнимают у менеджера время, которое он мог бы уделить им. Другие внешние факторы, такие, как изменения в законодательстве, государственной политике и экономике, будут оказывать влияние не только на содержание работы менеджера, но и на то, как он её выполняете.

       Всякий труд помимо, собственно, мыслительной деятельности содержит в себе чисто организационные, технические элементы. Область знаний, изучающая организацию труда работника, называется персональным менеджментом.

      Персональный  менеджмент (самоменеджмент) — это  целенаправленное и последовательное использование практических методов менеджмента в повседневной деятельности для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время.

        Сколько способных и даже талантливых  людей не достигли вершин и  серьезных успехов в жизни, не сделали хорошей карьеры по одной лишь причине: не смогли наилучшим образом распорядиться ни своим временем, ни своими способностями. И как следствие, правильно организовать свою жизнь и свою деятельность.

      Временем  как ресурсом любой человек располагает изначально в равном количестве. Но результаты его использования у различных людей различны.

      Постоянный  дефицит времени при возрастающей интенсивности труда - явление, характерное для большинства руководителей во всем мире. И перед каждой экономически развитой страной сегодня стоит вопрос: как научиться экономить время тех, кто реализует функции управления.

      Как показывают многочисленные исследования, руководители из-за нехватки времени увеличивают свой рабочий день. В итоге им не остается времени и сил на повышение своей квалификации, рост культуры, отдых и сохранение здоровья, семью, личностное развитие. Следует иметь в виду, что нехватка времени - не причина, а следствие плохой самоорганизации руководителя.

      Если  руководитель постоянно занят «горящими делами», поддается стихийному ходу событий, не управляет собственным временем, а зависит от обстоятельств, то со временем он теряет способность отличать главное от второстепенного, выделять из множества конкретных ситуаций важные проблемы. Его действия все больше приобретают авральный характер оперативного гашения конфликтов, ликвидации сбоев, а, в общем – «латания дыр».

      В силу огромной перегруженности наиболее важные, проблемные задачи он уже не решает. Остаются в стороне перспективные вопросы, а это, в свою очередь, порождает массу новых текущих проблем, которыми приходится заниматься, тратя на это большое количество времени.

      Можно смело утверждать: организация процесса жизнедеятельности руководителя — не только его личное дело. Если подчиненные не знают, когда смогут попасть на прием к руководителю, то стремятся попасть к нему как со срочными, так и с менее срочными делами. Никто не уверен; что для рассмотрения его дел у руководителя найдется время, поэтому вопросы не выносятся заранее на рассмотрение руководителю, а «пробиваются». Никто заранее не знает, когда его вызовут для доклада о проделанной работе, и поэтому постепенно утрачивается потребность в планировании своей работы. Система беспорядочного использования рабочего времени нередко исходит от самого руководителя и возвращается к нему в виде необходимости непрерывно тратить время на решение горящих проблем.

      Организация личного труда руководителя не может  не учитывать индивидуальные особенности людей. Тут нельзя руководствоваться жесткими правилами и нормами.

      Вместе  с тем, и наука, и практика управления убедительно доказывают возможность и необходимость эффективной организации личного труда руководителей.

        Ведь в деятельности успешно  работающих руководителей есть  общие черты, которые можно выявить, сформулировать в виде принципов, практических советов, целесообразных для данной сферы менеджмента.

      Опыт  показывает: жизнь, личный труд руководителя на работе и в собственном доме могут и должны быть организованы в систему.

      Систему персонального менеджмента можно образно представить в виде модели требований к качествам менеджера, способного управлять собой. Эта модель складывается из семи блоков:

      1 — способность формулировать  и реализовывать жизненные цели;

      2 — личная организованность;

      3 — самодисциплина;

      4—знание  техники личной работы;

      5 — способность делать себя  здоровым;

      6 — эмоционально-волевой потенциал;

      7 — самоконтроль.

      Многие  выдающиеся хозяйственные, военные, научные, политические руководители добивались и добиваются успехов в своей работе во многом благодаря четкой организации своей жизнедеятельности.

      Главные потери времени руководитель несет из-за собственного промедления, нерешительности, отсутствия самодисциплины, неумения вовремя сказать «нет», неправильного делегирования части своих полномочий подчиненным, из-за неумения отделить главное от второстепенного, от постоянной жизненной расхлябанности и неорганизованности, неспособности поддерживать свою работоспособность, незнания техники личной работы.

       Естественно, нельзя управлять самим временем. Но можно управлять своими делами с учетом фактора времени. Отметим, что в управлении самим собой нужны те же умения, что и в руководстве другими людьми, — планировать, организовывать, делегировать, стимулировать, координировать и контролировать.

      Без этого невозможно эффективно работать. Максимально использовать отпущенное время поможет специальный набор управленческих приемов и навыков. Необходимо продумать заранее, что делать, как делать и кому поручить дело. По существу, «количество» времени у всех одинаково, только одни используют его лучше, а другие хуже.

      Отчасти эту задачу решает тайм-менеджмент (управление временем, организация времени). Термин «тайм-менеджмент» (ТМ) происходит от английского time-management, что в переводе означает «управление временем». Под ТМ подразумевается технология учета времени и планирования рабочего дня. Она требует серьезных волевых усилий и постоянного внимания.

        Руководители прибегают к таким  суровым мерам не от хорошей  жизни, а лишь столкнувшись  со снижением эффективности.

      Таким образом, с учетом всего вышесказанного, мы приходим к выводу, что современному руководителю необходимо овладеть наукой управления собственным временем, научиться использовать этот невосполнимый уникальный ресурс с наибольшей эффективностью.

        Цель данного дипломного проекта является анализ труда руководителя, структуры затрат его рабочего времени и разработка рекомендаций по эффективному использованию рабочего времени. В результате данной работы мы собираемся обозначить основные проблемы, преодоление которых позволит повысить эффективность использования рабочего времени руководителя. А так же постараться сформулировать рекомендации по решению этих проблем.

      Актуальность  выбранной темы определяется тем, что на сегодняшний день экономика и общество в нашей стране период реформ и преобразований. Непрерывная перестройка организационных структур, децентрализация управления, модернизация технологий, стилей и методов руководства усиливают значение роли руководителя. Сегодня эффективный труд руководителя – это органический сплав науки и искусства, тесное сочетание мастерства, которому можно и нужно научить, и таланта организатора, с которым нужно родиться и который нужно развивать и совершенствовать.

      Постоянный  дефицит времени при возрастающей интенсивности труда - явление, характерное для большинства руководителей во всем мире. И сегодня, как никогда, актуален вопрос – как научиться экономить и эффективно организовывать время тех, кто реализует функции управления.  

      В рамках сформулированной цели были определены следующие задачи:

- проанализировать содержание труда  руководителя и структурировать  затраты его рабочего времени;

- подготовить рекомендации по  улучшению рационального использования  рабочего времени руководителя.

Глава 1. Теоретические основы анализа времени руководителя

1. 1. Характер и содержание работы руководителя

      По  своему характеру работа руководителя является управлением действиями людей с целью получения конкретного результата. Работа по управлению людьми предполагает, что руководитель хорошо знает себя, свои способности и возможности. Он должен хорошо знать и своих подчиненных, их интересы на работе, да и вообще в жизни. Чем лучше руководитель знает своих подчиненных, как по работе, так и вне ее, тем больше у него возможностей для успеха. Работа руководителя заключается в том, что он оказывает свое влияние на других индивидуально или в составе группы. В настоящее время все больше распространяется форма управления группой, что предполагает готовность и умение руководителя действовать в качестве члена группы. Управление группой - это более сложное дело, чем индивидуальное руководство. Поэтому руководителю следует развивать себя, прежде всего как руководителя группы.

      К основным качествам руководителя относится  необходимость быть примером и опорой для других, именно с него подчиненные берут пример, как надо планировать свое рабочее время и действовать эффективно. Руководитель не может самоизолироваться от других, он работает у всех на виду и вместе со всеми. Руководитель, который сторонится руководимой им группы, не способен оказывать эффективное влияние и на результаты работы. Далее, руководитель должен быть досягаемым. Когда и в какое время - это целиком зависит от принятого способа управления.

      В обязанности руководителя, особенно в небольших организациях и на невысоких уровнях управления, входит готовность при необходимости выполнять работу своих подчиненных. В этом отношении руководитель должен быть хорошим примером гибкости для других. Он может, например, выполнять временно работу своих подчиненных в пиковых ситуациях и во время отпусков персонала. Усвоение трудовых операций, выполняемых подчиненными, может происходить, например, во время ознакомления с производством.

      СОДЕРЖАНИЕ  РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ

     Работа руководителя представляет собой составную часть всей работы по управлению. Важнейшими задачами руководителя являются.

        1. Забота о мотивации персонала. Эту задачу с точки зрения достижения высоких результатов следует считать буквально ключевой, так как мотивированность и эффективность находятся в прямой зависимости друг от друга.

      2. Управление деятельностью персонала, в частности путем постановки задач, оказания поддержки и контроля.

      При выполнении этой задачи руководители многих организаций прибегают к  проводимым регулярно встречам-беседам со своими работниками.

      3. Сотрудничество и информация. Руководитель должен позаботиться о том, чтобы его подчиненные знали о перспективах своего участка, а также о том, что делается в других подразделениях организации. Положение руководителя группы само по себе подчеркивает важность сотрудничества.

      4. Определение потребности своего участка в рабочей силе, ее наем и тщательный подбор.

      5. Обучение и совершенствование персонала.

      6. Вопросы трудовых отношений и заработной платы.

      7. Вопросы охраны труда на своем участке (безопасность труда и охрана здоровья).

      8. Совершенствование планирования, разделения труда, улучшение психологического микроклимата на производстве, методов труда и других вопросов, оказывающих влияние на эффективность работы организации.

      Как видно, содержание работы руководителя является весьма многогранным. На практике удельный вес каждой из перечисленных задач может быть различным, что зависит от целей организации и от положения самого руководителя.

      Для каждого серьезного руководителя, который стремится к эффективным результатам и который намерен реально учесть стремления и личные планы своих подчиненных, большинство из перечисленных задач являются обязательными.

1.1.1. Требования к руководителю

      На  основе перечисленных выше задач нетрудно определить и требования, выдвигаемые перед самим руководителем. Он несет ответственность за данное подразделение организации, что и налагает на него соответствующие обязанности. Он должен уметь направлять деятельность не только отдельных людей, но и целых групп. Руководитель должен уметь ладить с людьми и проявлять интерес и стремление к сотрудничеству. От него требуется умение наладить работу своих подчиненных в соответствии с целями организации. Ему надлежит разбираться в мотивах поведения людей, а также знать те факторы, порой весьма многосложные, которые лежат в основе поведения коллектива.

        Многие из задач руководителя близко соприкасаются с проблемами штата работников. Поэтому от руководителя требуются хорошие знания и в этой области. Он должен решать на своем участке все вопросы, даже самые сложные, связанные, в частности, с заработной платой и подбором работников. Для этого он должен быть хорошо знаком с трудовым законодательством.

        От руководителя требуется умение обнаруживать и решать противоречия. Всякий руководитель, который пытается уйти от противоречий или скрыть их; рано или поздно оказывается в тупике.

      Здоровая  организация воспринимает противоречия с пониманием и использует их для своего совершенствования. Современный руководитель должен быть умелым организатором работы своей группы. Авторитет руководителя ныне опирается не на традиционный статус начальника, а прежде всего на него самого, как на человека со всеми его качествами. Он повышается, если руководитель компетентен в работе своих подчиненных.

      Однако  руководитель должен сознательно избегать излишнего вмешательства в работу подчиненных, так как в таком случае может возникнуть слишком большая зависимость работников от своего начальника.

1.1.2. Руководитель и организация

      В первую очередь все менеджеры, как  начинающие, так и опытные, должны знать, чего от них ожидают. Без ясного понимания целей и задач и жизнь на работе или вне ее превращается в последовательность не связанных между собой событий. Цели и задачи руководителя должны вписываться в цели и задачи организации в целом.

1. Если руководитель не знает, чего хочет и что ему нужно, то он не может и знать, достиг ли он своей цели.

2. Если руководитель не знает, куда идет, то он никогда не узнает, дошел ли он до цели.

3. Если у человека есть достаточно силы воли для того, чтобы руководить, то он найдет и способы для достижения хороших результатов.

      Руководитель, стремящийся к достижению хороших  результатов, нуждается в соответствующей  системе управления в едином комплексе управления, в котором сочетаются как необходимость коммерческого успеха организации, так и потребности продвижения по службе и совершенствования личности. Ниже приводится схема системы управления с позиции эффективного руководства.

      Существенным  при этом является перестройка мышления, нацеленного не на задачу, а на результат (рис. 1).

      Важнейшим этапом планирования является точная постановка целей во всех областях, что оказывает существенное влияние  на успешную работу всей организации. Управление, ориентирующееся на результат, должно исходить из того, что мотивирующими целями могут быть только, в постановке и выработке которых принимал участие человек, ответственный за их достижение.

      Роль  руководителя при таком способе  управления заключается в создании благоприятного климата в организации. Это возможно только при наличии постоянной двусторонней связи между руководителем и работниками.

      Кроме целей, устанавливаемых в соответствии с достигнутыми результатами, такая система управления подчеркивает и значение личных целей работников.

      Делегирование полномочий позволяет перенести  значительную часть детального контроля на принципы индивидуального контроля. При этом важнейшей задачей является не сам контроль, а сбор новых данных для планирования.

                               ПЛАНИРОВАНИЕ

                               ПРЕДПРИЯТИЯ

                            ïПредназначение

                            ïСвязующие

                                  группы 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 1. Связь между планированием фирмы и планированием своей работы 

      Ниже мы рассмотрим некоторые важные понятия, необходимые при управлении по результатам.

  Ключевой результат означает показатель или область деятельности, оказывающие решающее влияние на конечные результаты работы всей организации. Количество таких ключевых результатов не превышает одного, принятого совещанием руководства предприятия, на котором ключевые результаты рассматривались в виде так называемой матрицы. Имеются в виду те области деятельности руководителей, от которых зависит в целом успех работы в данной должности (табл. 1).                       

                 Таблица 1

Матрица ключевых результатов

      Таким образом, ключевой результат с точки  зрения эффективной работы является весьма существенным понятием. Ключевые результаты выражают важнейшие позиции деятельности организации и являются исходными показателями при определении целей и задач и, как правило, носят долговременный характер. Очень важно, чтобы в каждой организации они толковались и понимались одинаково. Ниже приводится практический пример определения ключевых результатов применительно к отдельным руководителям (табл. 2).

Таблица 2.

Определение ключевых результатов руководителей

        Процесс определения результата деятельности отдельного руководителя показан на рис. 2 и 3.

      Работники   Руководители 

 Подразде-          1    2    3

 ления

    К                                      Опреде-     Констати-    Устанавлива-

    Л                                      ляется        руются        ются на основе

    Ю                                                                             договорённости

    Ч

    Е

    В

   О

    Й 

   Р

   Е

    З

   У

   Л

   Ь

    Т

   А