Анализ системы управления документацией и записями на примере предприятия ОСЗН Первореченского района г. Владивостока

     Содержание 

Введение

1 Что  такое управление документацией.  Российский и зарубежный опыт

2 Управление  документацией и записями по МС серии ИСО 9000

2.1 Требования  к управлению документацией

2.1.1 Как  обеспечить управление документацией

2.1.2 Внесение  изменений в документы

2.1.3 Планирование  разработки документов. Контроль

2.1.4 Актуализация

2.1.5 Учет  документов

2.2 Организация  документооборота на предприятии

2.2.1 Регистрация документов

2.2.2 Контроль исполнения документов

2.2.3 Систематизация дел

2.2.4 Формирование дел

2.2.5 Подготовка документов к архивному хранению

2.2.6 Роль  документации при создании СМК

3 Анализ  системы управления документацией  и записями на примере предприятия ОСЗН Первореченского района г. Владивостока

3.1 Управление  документацией в ОСЗН

3.2 Прохождение  и исполнение документов разных  документопотоков по подразделениям  предприятия

3.3 Документация  регламентирующая деятельность  процесса управления документацией

3.4 Разработка, согласование и утверждение нормативных  документов и других процедур, обеспечивающих деятельность предприятия

Рисунок 5- Блок схема разработки документа

3.5 Описание  процессов работ и их взаимодействие

3.6 Обеспечение  организационной структуры и  ресурсов, необходимых для поддержки  стратегических планов предприятия.

3.7 Осуществление оценки удовлетворенности потребителей и доведение информации до персонала

3.8 Актуализация  документов

3.9 Анализ  со стороны руководства

3.10 Сопоставление  записей требуемых стандартом  МС ИСО 9001:2008 с записями, ведущимися в отделе

3.11 Рекомендации и выводы

Заключение

Библиография

Приложение  А

Приложение  В 

      Введение 

     Управленческая  деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые  одновременно являются источником, результатом  и инструментом этой деятельности. В офисе производственного предприятия технология работы с документами может быть неразрывно связана с технологией его основной производственной деятельности. Она предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок организации движения документов (документооборота). В соответствии с нормативными требованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

     Технология  управления документооборотом предполагает ведение регистрационно-контрольных  форм в виде журналов и картотек. При этом регламентируются состав и  содержание регистрируемых реквизитов документов, а также различные  формы отчетности. Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом - практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации. Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

     Делопроизводство  составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

     Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и  с другими организациями и  нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

     Целью дипломной работы является анализ процесса управления документацией для эффективного планирования, функционирования, управления и постоянного улучшения деятельности предприятия.

     Исходя  из поставленных целей, необходимо выполнить  следующие задачи:

     изучить теоретический обзор;

     выявить состояние проблемы в ОСЗН;

     разработать подход к управлению документацией. 

1 Что такое  управление документацией.  Российский и зарубежный  опыт 

     Переход к экономике рыночного типа ставит вопрос о создании соответствующих современным условиям единых норм и требований к системе документационного обеспечения управленческой деятельности. Повышение значения экономического фактора и юридической силы документов в управлении делает актуальными исследования ученых и эксперименты практиков в области управления документацией, направленные на отход от традиционного примата делопроизводства, от классического деления документации “по системам” и на переход к созданию высокоэффективных, использующих современные технико-технологические достижения систем управления всем комплексом информационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и оперативных целей управления в любых организациях, особенно в государственном аппарате управления [14].

     Одним из важных компонентов этой работы является исследование относительно нового понятия в российском документоведении — управления документацией и  введение его не только в научный  оборот, но и в практику [11]. Термин “управление документацией” широко распространен в мире. Например, в США организация, ведающая вопросами документации, носит название “Национальный архив и управление документацией” (National Archives and Records Administration (NARA). Буквальный перевод немецкого термина “Schriftgutverwaltung” означает “управление письменными документами” (обычно данный термин переводят как делопроизводство, хотя это и не совсем верно). Английский термин “Records Management” также переводится как управление документами.

     Управление документацией отличается и от делопроизводства, и от ДОУ. Управление документацией в зарубежных странах организуется по-разному, но в то же время имеет некоторые общие черты, сформировавшиеся под влиянием международных связей и рекомендаций международных организаций (ЮНЕСКО — Программа RAMP, Международный совет архивов — Международный совет по управлению документацией, Международная федерация по управлению документацией; Международная организация по стандартизации ИСО — технический комитет ИСО/ТК 154 “Документы и информация в управлении: торговле и промышленности”) [14].

     Дж. Роудз указывает, что управление документацией охватывает жизненный  цикл документов с момента их рождения, выполнения ими соответствующих  задач в управлении до уничтожения  или передачи в архив.

     Управление  документацией складывается из четырех  основных составляющих, которые в  совокупности позволяют достигнуть эффективности “документальной” деятельности и способствовать развитию организации  за счет систематического использования  документированной информации. Элементы управления документацией охватывают полный жизненный цикл документов.

     Создание  документов. Этот элемент понимается как установление необходимого перечня  используемых документов, их названий и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение современных информационных технологий для составления документов.

     Хранение  и использование документированной  информации. Этот элемент понимается как формирование дел (в российской терминологии), создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов; создание центров хранения документов или административных архивов (в российской терминологии — текущие архивы).

     Передача  документов на постоянное (государственное) хранение. Этот элемент понимается как составление перечней документов со сроками хранения, оценка документов, идентификация и описание каждого  документа и комплексов документов. Ценность и необходимость сохранения признается за документами, которые могут служить для доказательства существовавших сделок или для проведения исторических исследований.

     Управление  архивами. Этот элемент понимается как проектирование и строительство  архивохранилищ, совершенствование методов консервации и реставрации, систематизации и описания архивных фондов, доступа к документам, составления справочных средств и распространения в обществе информации об архивах.

     Доклад  Дж. Роудза дает общие представления  о предмете исследования. Однако этого явно недостаточно для проникновения в суть проблемы и ее всестороннего исследования.

     Исторически термин “управление документацией” зародился в Соединенных Штатах Америки. Американские авторы Ф.В. Хортон и К. Леннон указывают, что понимание важности управления документацией возникло в США после Второй мировой войны, когда “страна погрязла в бумажной работе” и “возникла необходимость привести всю документацию в порядок”. Значительную роль в решении проблемы управления документацией сыграла Комиссия Гувера, перед которой стояла задача найти способы сокращения трудозатрат на работу с документами в государственных учреждениях. Важной нормативной базой для управления документацией явились Закон о документах 1950 г. и Закон о национальном архиве 1984 г., Закон о сокращении работы с документами 1980 г. и его новая редакция 1989 г..

     С учетом значительной роли американских специалистов в разработке проблемы управления документацией, обратим  внимание на некоторые имеющиеся  в нашем распоряжении работы для более детального изучения предмета исследования. Разные авторы неоднозначно понимают место управления документацией в менеджменте организации.

     Хортон  и Леннон определяют управление документацией  как функцию менеджмента, которая  распространяется на жизненный цикл документов, включая их создание, “прохождение по службе”, временное хранение, передачу на постоянное хранение и уничтожение. Они считают, что управление документацией является составной частью управления информационными ресурсами организации и заслуживает того, чтобы называться одной из основных функций управления в организациях.

     Признание управления документацией функцией управления поддерживают и другие исследователи. К. Хар и Д. Маклеод считают, что  управление документацией относится к числу стратегических функций организации, а Джон Саммервил прямо связывает эффективную реализацию функции управления документацией с получением прибыли: “Мы — управляющие информацией ... уже не запускаем руку в общий бюджет своей организации, наоборот, будучи профессионалами в области информации, мы, по сути, сами зарабатываем деньги для своей организации”.

     Другой  взгляд на управление документацией  представляет его отраслью (областью) деятельности в организации. В этом случае речь по большей части идет о конкретном наполнении управления документацией видами работ, операциями, технологиями и т.п., то есть подчеркивается практическое значение управления документацией в организации.

     Типичный  пример такого подхода дан в работе М. Баккленда “Об основе теории управления документацией” (The Ameriсan Archivist. 1994. — Vol. 57. — 1994, P. 346–351). Автор утверждает, что управление документацией это не теория, а практическая деятельность управляющих документацией, которая включает в себя поиск информации, составление перечней документов с указанием сроков их хранения, описание документов, индексацию и классификацию документов, организацию доступа к документам, информационные технологии, работу персонала. С другой стороны, автор подчеркивает, что “миссия службы по управлению документацией должна быть связана с миссией организации в целом”. Иначе говоря, управление документацией должно быть связано с целями и задачами организации в целом. Таким образом, характеризуя управление документацией как практическую деятельность, М.Баккленд естественно приходит к мысли о функциональном значении управления документацией в организации.

     Известный американский специалист по консультированию Д.О. Стефенс воспринимает управление документацией как практическую деятельность. Однако он подчеркивает, что управление документацией может стать самостоятельной сильной профессиональной научной дисциплиной с очень хорошими перспективами развития.

     В отечественном документоведении первой к концепции управления документацией  обратилась А.Н. Сокова. Свое понимание управления документацией она изложила в работе “Деловая документация в сфере управления”. В ее представлении управление документацией заключается в:

     организации полного и точного документирования деятельности предприятий, создании соответствующих форм документов;

     ведении механизма контроля за объемом и  качеством создаваемых документов;

     упрощении деятельности по созданию, накоплению и использованию документов;

     надежном  хранении документации и своевременной  ликвидации ненужных документов;

     правовом  обосновании всех аспектов управления документацией.

     Позиция А.Н. Соковой вполне логична, она отражает эволюцию ее взглядов на делопроизводство и возможные пути его совершенствования в теории и на практике. Эти идеи в течение долгого времени оставались без поддержки и не развивались в рамках отечественного документоведческого направления. Выступая на конференции, посвященной 70-летию архивного дела в стране и отражая при этом позицию ученых - документоведов, А.Н. Сокова вновь обращает внимание на проблему управления документацией, считая ее актуальной в условиях происходящей перестройки СССР.

     В 90-е годы понятие “управление  документацией” все чаще встречается  в научных публикациях, особенно в компьютерных изданиях, которые  часто используют дословные переводы английских терминов. Лишь в некоторых публикациях делается попытка понять содержание этого емкого понятия, его значение для документоведения как научной дисциплины и для практического применения данного термина. Определение, подготовленное терминологической группой Международного совета архивов звучит так: “под управлением документацией понимается область общего административного управления, направленная на экономное и эффективное создание, использование и хранение документов в течение их жизненного цикла” [6] .

     В чем отличие этого понятия  от общепринятого в российской и  советской практике термина делопроизводство? Делопроизводство, согласно последнему государственному стандарту, определяется как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами [5] . Этим ГОСТом делопроизводство одновременно понимается и как документационное обеспечение управления.

     Тем самым современное делопроизводство как бы поднимается на новый уровень, и его сфера действия распространяется на всю документацию организации. Формальное тождество данных понятий в государственном стандарте — это лишь позиция его разработчиков. Чтобы подтвердить их правоту, теоретические положения должны быть развернуты в соответствующие механизмы трансформации делопроизводства в документационное обеспечение управления. А.Н. Сокова рассматривает ДОУ как упорядочение документирования и управление всеми системами документации в целях сокращения документооборота, повышения качества документов и своевременного обеспечения актуальной информацией, необходимой для принятия решений в условиях применения современной техники и новых информационных технологий. Из этого утверждения можно вывести по крайней мере два существенных отличия делопроизводства от ДОУ:

     Документационное обеспечение управления охватывает всю документацию организации, а делопроизводство в основном распространяется лишь на организационно-распорядительную документацию;

     ДОУ в значительно большей степени  позволяет использовать информационно-технологическую составляющую в работе с документами.

     Вышеизложенные  позиции весьма уязвимы с точки  зрения научного системного анализа. Не объемы и виды документации являются определяющими, когда речь идет о делопроизводстве и ДОУ. Представляется, что главным при изучении рассматриваемых понятий должно быть их значение в процессах управления, удельный вес работы с документами в управлении. Следует определить делопроизводство как техническую функцию управления, а ДОУ — обеспечивающую. Суть отличий заключается не только в объеме документации, которую регулирует делопроизводство или ДОУ, а в том, что при переходе от делопроизводства к ДОУ усиливается его информационная составляющая. ДОУ улучшает информационное обеспечение управленческого процесса не только за счет включения в информационное поле всей документации организации, но и за счет более эффективных технологий ее обработки [11].

     Не следует понимать делопроизводство и ДОУ как взаимоисключающие друг друга понятия. Делопроизводство — в большей степени формальное понятие (регламент, правило, условие, конструкция), жестко определяющее порядок работы с документами (инструкция по делопроизводству). Документационное обеспечение управления — понятие другого рода. Его суть — обеспечение процесса управления (принятия решения) документированной информацией, при этом включая в него аналитические компоненты, связь управленческих функций с документами, их обслуживающими. Документационное обеспечение управления— термин, характеризующий переходную стадию от традиционного делопроизводства к управлению документацией [13].

     Управление  документацией основывается на принципах  экономичности и эффективности  и на широком использовании новых  информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению  к документации организации как полноценному ресурсу управления. Тем самым подчеркивается взаимосвязь документации и информации в управлении [16]. 

      2 Управление документацией и записями по МС серии ИСО 9000 

     Системы качества, созданные в 80-х годах XX века, часто характеризовались тем, что большое число документов (процедур, инструкций) по качеству оказались невостребованными, так как разрабатывались без оценки полезности их для персонала. МС 9001:2008 года предусматривает разработку минимального необходимого числа документированных процедур.

     Некоторые менеджеры полагают, что инструкции и процедуры сковывают инициативу работников. Чтобы этого избежать, документация должна периодически анализироваться  и при необходимости пересматриваться в соответствии с процедурой управления документами.

     В любой организации, несмотря на наличие  современных компьютеров, циркулирует  большое число документов: приказов, чертежей, служебных записок, результатов испытаний, нормативных документов и др. Система менеджмента качества, также базируется на документах: стандартах предприятия. методологических инструкциях, руководстве по качеству и т.д. Одни документы устаревают - их надо изымать из "оборота", в другие следует вносить изменения. Всем этим комплексом документов необходимо управлять [16].

     Под документированием системы качества понимается обоснование и разработка документов системы качества. Цель документирования системы качества заключается в создании организационно-методической и нормативной основы для построения и функционирования системы качества, соответствующей рекомендациям и требованиям стандартов семейства ИСО 9000 [17].

     Документация  системы качества - комплект документов, необходимых для надлежащего  функционирования системы качества и обеспечения качества продукции. Документом системы качества считается любой материальный носитель в системе качества, содержащий информацию и реквизиты, позволяющие идентифицировать данную информацию.

     Управление  документацией - важный аспект системы  менеджмента качества, оно должно обеспечить, что бы пользователи документов всегда имели доступ к актуальным версиям действующих в организации документов.

     Управление  документами должно распространяться на следующие документы:

     Заявления о политике и целях в области  качества;

     Политику  и цели в области качества;

     Руководство по качеству;

     Документируемые процедуры, требуемы стандартов МС 9001:2008

     Документы, необходимые организации для  обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими;

     Записи  требуемы настоящим стандартом ИСО 9001:2008;

     Документы внешнего происхождения.

     Документы системы менеджмента качества должны управляться. Для определения необходимых  средств управления должна быть разработана  документированная процедура, предусматривающая:

     официальное одобрение документов с точки  зрения их достаточности до их выпуска;

     анализ  и актуализацию по мере необходимости  и повторное официальное одобрение  документов;

     обеспечение идентификации изменений и статуса  пересмотра документов;

     обеспечение наличия соответствующих версий документов в пунктах их применения;

     обеспечение сохранения документов четкими и  легко идентифицируемыми;

     обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управления их рассылкой;

     предотвращение  непреднамеренного использования  устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких либо целей.

     Запись - это документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности. Записи должны быть определены и поддерживаться в рабочем состоянии для предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативности функционирования СМК. Они должны оставаться четкими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми. Должна быть разработана документируемая процедура для определения средств управления, требуемых при:

     идентификации;

     хранении;

     защите;

     восстановлении;

     определении сроков хранения;

     изъятии записей.

     Введение  поддержание в рабочем состоянии  отчетных документов по результатам  деятельности (записей) являются одним  из важнейших факторов результативного функционирования СМК.

     Степень документриванности системы менеджмента  качества одной организации может  отличаться от другой в зависимости  от:

     размера организации и вида деятельности;

     сложности взаимодействия процессов;

     компетентности  персонала;

     сложность продукции

     требования  потребителей

     соответствующие обязательные требования.

     Документация  может быть в любой форме или  на любом носителе. Каждая организация определяет объем необходимой документации и ее носители, это зависит от вышеперечисленных факторов [12].

     Документация  согласно стандарту Гост Р ИСО 9000-2001, дает возможность передать смысл и последовательность действий. Ее применение способствует:

     Достижению  соответствия требованиям потребителя  и улучшению качества

     Обеспечению соответствующей подготовки кадров

     Повторяемости и прослеживаемости

     Обеспечению объективных свидетельств

     Оцениванию  эффективности и постоянной пригодности  СМК

     Разработка  документации не должна быть самоцелью, а должна добавлять ценность [4]. 

     2.1 Требования к управлению  документацией 

     Основное  назначение документированной системы качества - предоставить единые и согласованные инструкции всем заинтересованным сотрудникам организации. Система качества развивается по мере развития деятельности компании. Документы системы качества постоянно редактируются. Поэтому важно обеспечить, чтобы все должностные лица пользовались действующим изданием документов. Цель управления документацией состоит в обеспечении наличия нужного документа системы качества в нужный момент в нужном месте [17].