Бухгалтерский учет и контроль в бюджетных организациях

Бухгалтерский учет и контроль в  бюджетных организациях  

Введение

Экономические преобразования в России явились предпосылкой реформирования бухгалтерского учета. За последние  годы в стране разработана Концепция  бухгалтерского учета, создана нормативная  база его регулирования, принят новый Бюджетный кодекс и План счетов, инструктивные материалы и т. д., обусловившие повышение информативности учета и прозрачность финансовой отчетности.

Актуальность темы выпускной квалификационной работы, предопределило ее цель и задачи, а именно, недостаточная разработанность теоретических и практических аспектов бухгалтерского учета и контроля в бюджетных учреждениях в изменившихся условиях, низкая действенность контроля целевого характера использования бюджетных средств, дискуссионность отдельных положений.

Бухгалтерский учет, контроль и отчетность отражают картину использования полученного финансирования. В частности бухгалтерский учет бюджетных учреждений представляет собой обобщение и сопоставление плановых и отчетных показателей, характеризующих исполнение сметы доходов и расходов за определенный период времени. Совершенствование бухгалтерского учета, усиление его контрольных функций за финансовой и хозяйственной деятельностью организации – основа укрепления финансово-бюджетной дисциплины. Бухгалтерская отчетность бюджетных учреждений является основой для составления отчета об исполнении соответствующего бюджета.

Неотъемлемым элементом всей системы бухгалтерского учета является бухгалтерская отчетность, которая выступает завершающим этапом учетного процесса, что обуславливает органическое единство формирующихся в ней показателей с первичной документацией и учетными регистрами.

Хорошо поставленный бухгалтерский  учет позволяет не только выявить  скрытые резервы, обнаруживать нарушение режима экономии плановой и финансово-бюджетной дисциплины, но и предупреждать и вовремя устранять возможные потери и необоснованные затраты.

Используя информацию бухгалтерского учета, руководители учреждений могут  оперативно принимать меры, по устранению просчетов и отклонений от утвержденных нормативов в ходе хозяйственной и финансовой деятельности. С помощью бухгалтерского учета в каждом учреждении устанавливаются систематическое наблюдение за сохранностью средств, контроль за их рациональным использованием.

Следовательно, бухгалтерский  учет – это важнейшее звено  системы управления учреждениями непроизводственной сферы.

Предметом выпускной квалификационной работы  является бухгалтерский учет и контроль в бюджетных организациях.

Объектом исследования является ГУ «16  ОФПС по Алтайскому краю».

Цель выпускной квалификационной работы – рассмотреть особенности организации бухгалтерского учета и контроля в бюджетных учреждениях.

Для достижения поставленной цели данной работы потребовалось решение следующих задач:

-    Изучить теоретические аспекты бухгалтерского учета и контроля в бюджетных организациях;

- проанализировать отдельные аспекты учета хозяйственных средств в учреждениях бюджетной  сферы;

-    Рассмотреть особенности бухгалтерского учета и контроля в ГУ «16  ОФПС по Алтайскому краю»;

-  проанализировать отдельные аспекты учета хозяйственных средств ГУ «16  ОФПС по Алтайскому краю».

Практическая часть данной работы выполнена на базе ГУ «16  ОФПС по Алтайскому краю». В работе использованы годовые отчеты за 2007 - 2009 года.

Теоретические и практические аспекты бухгалтерского учета и  контроля нашли отражение в работах  отечественных и зарубежных ученых: Акопяна А. С., Вахрушиной М., Гарнова  И. Ю., Жигулиной Т. М., Матарова В. М., Путина М. Е., Синевой Е. Н., Соколова В. Я. и др.

Особенности бухгалтерского учета в учреждениях непроизводственной сферы определяются законодательством о бюджетном устройстве и бюджетном процессе, приказом Минфина России от 26 августа 2004 года №70н утверждена Инструкция по бюджетному учету. Приказом Минфина России от 10.02.2006 № 25н внесены изменения в инструкцию по бюджетному учету (утв. приказом Минфина России от 26.08.2004 № 70н), другими нормативными документами, содержащими указания по учету и отражению в балансе операций организаций и учреждений, состоящих на бюджете.

В ходе исследования были использованы следующие методы: метод анализа литературы, нормативно-правовой документации, анализ документов, архивов, логический метод, статистический, метод сравнения.

Практическая  значимость заключается в том, что представленный материал можно использовать как практическое пособие для начинающего бухгалтера других специалистов по вопросам связанных с организацией бюджетного учета в Российской Федерации. Также можно использовать при написании рефератов, контрольных и курсовых работ, а также при подготовке к семинарским и практическим занятиям, так и преподавателям высших гуманитарных учебных заведений относительно экономических дисциплин.

1 Теоретические аспекты бухгалтерского учета и контроля в бюджетных организациях

1. Основы организации и особенности бухгалтерского учёта в бюджетных организациях

Согласно Бюджетному кодексу Российской Федерации одним  из главных принципов, на которых  основана Бюджетная система Российской Федерации, является единство бюджетной системы Российской Федерации.¹     Принцип единства бюджетной системы Российской Федерации означает единство бюджетного законодательства Российской Федерации, принципов организации и функционирования бюджетной системы Российской Федерации, форм бюджетной документации и отчетности, бюджетной классификации бюджетной системы Российской Федерации, санкций за нарушение бюджетного законодательства Российской Федерации, единый порядок установления и исполнения расходных обязательств, формирования доходов и осуществления расходов бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, ведения бюджетного учета и отчетности бюджетов бюджетной системы Российской Федерации и бюджетных учреждений, единство порядка исполнения судебных актов по обращению взыскания на средства бюджетов бюджетной системы Российской Федерации.²           Приказом Минфина России от 26 августа 2004 года №70н утверждена Инструкция по бюджетному учету. Приказом Минфина России от 10.02.2006 № 25н внесены изменения в инструкцию по бюджетному учету (утв. приказом Минфина России от 26.08.2004 № 70н) Таким образом, Бюджетный кодекс РФ предписывает установление единого порядка ведения бюджетного учета и представления отчетности для всех бюджетов бюджетной системы Российской Федерации и бюджетных учреждений. Это положение отражено в тексте Инструкции по бюджетному учету - в абзаце втором пункта 1 внесено уточнение в понятие "Бюджетный учет".³

Вместе с тем, Инструкция по бюджетному учету предусматривает, что формы регистров бюджетного учета, учитывающие специфику исполнения соответствующего бюджета бюджетной системы РФ, а также правила их ведения, утверждаются органом, организующим исполнение соответствующего бюджета бюджетной системы РФ.

«Бюджетное учреждение - организация, созданная органами государственной власти Российской Федерации, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления для осуществления управленческих, социально-культурных, научно-технических или иных функций некоммерческого характера, деятельность, которой финансируется из соответствующего бюджета на основе сметы доходов и расходов».⁴

Бюджетный учет представляет собой упорядоченную систему  сбора, регистрации и обобщения  информации в денежном выражении о состоянии финансовых и нефинансовых активов и обязательств органов государственной власти,  органов местного самоуправления и созданных ими бюджетных учреждений (далее в целях настоящей Инструкции - учреждения) и операциях, приводящих к изменению вышеуказанных активов и обязательств.

Существенное влияние  на правоспособность некоторых видов  бюджетных учреждений оказывает  практика централизации бухгалтерского учета.

При централизации бухгалтерского учета сметное планирование и  расходование денежных средств подчиняются специальным правилам.

Вместе с тем все  бухгалтерские документы, связанные  с исполнением смет доходов и  расходов по бюджетным средствам  подписываются руководителем и  главным бухгалтером учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия, а руководителям обслуживаемых учреждений централизованная бухгалтерия представляет только сведения об исполнении смет доходов и расходов.

Таким образом, правоспособность бюджетных учреждений, входящих в  систему централизованного бухгалтерского учета, еще более ограничена по сравнению с объемом, предусмотренным не только Гражданским, но и Бюджетным кодексами: они фактически лишены возможности распоряжаться денежными средствами, полученными по смете.

В связи с этим следует  отметить, что важным направлением в части финансирования бюджетных учреждений является проблема рационального использования бюджетных средств. Проблему целевого использования бюджетных средств поможет решить правильно организованная система бухгалтерского учета в бюджетном учреждении. Отчасти эту проблему решает казначейское исполнение бюджета, однако, что касается рациональности планирования сметы расходов и затем ее исполнения, то приоритет остается за бухгалтерской службой учреждения, что прямо вытекает из основных задач бухгалтерского учета:

-  формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности - руководителям, учредителям, участникам, и собственникам имущества организации, а также внешним - инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;

- обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

-  предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним - инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности.

Бухгалтерский учет в  бюджетных организациях имеет специфические  особенности, обусловленные законодательством  о бюджетном устройстве и бюджетном процессе. К этим особенностям нужно отнести:  организацию учета в разрезе статей бюджетной классификации;   контроль исполнения сметы расходов;  переход на казначейскую систему исполнения бюджетов;  выделение в учете кассовых и фактических расходов;  отраслевые особенности учета в учреждениях бюджетной сферы (безопасности, здравоохранения, образования, науки и др.).

Специфические особенности  учета в бюджетных организациях вызывают необходимость дополнить  общие задачи бухгалтерского учета  более конкретными, как, например, точное исполнение утвержденного бюджета, соблюдение финансово-бюджетной дисциплины.

Таким образом, вооруженная  методами экономического анализа, организованная в соответствии с действующим  законодательством, бухгалтерская  служба бюджетного учреждения должна стать дополнительным источником экономии бюджетных средств.

Введение нового Плана  счетов связано с необходимостью отслеживать правильность расходования бюджетных средств, а также результативность использования этих средств. Новый  план счетов поможет бухгалтерам  бюджетных учреждений вести бухгалтерский учет в соответствии с действующим законодательством.⁵

Номер счета нового Плана  счетов состоит из 26 разрядов. При  формировании номера счета Плана  счетов бюджетного учета используется следующая структура:

1 - 17 разряд - код классификации  доходов, ведомственной, функциональной классификации расходов бюджетов, классификации источников финансирования дефицита бюджетов;

18 разряд - код вида  деятельности: при отсутствии возможности  отнесения к определенному виду  деятельности - 0; бюджетная деятельность - 1, предпринимательская и иная деятельность, приносящая доход, - 2, деятельность за счет целевых средств и безвозмездных поступлений - 3;

19 - 21 разряд - код синтетического  счета Плана счетов бюджетного  учета;

22 - 23 разряд - код аналитического счета Плана счетов бюджетного учета;

24 -26 разряд-код Классификации операций сектора государственного управления.

Разряды 18 - 23 образуют Код  счета бюджетного учета.

Структура номера счета  приведена в таблице 1.

Таблица 1

Структура номера счета  плана счетов бюджетного учета

 Органам государственной власти, органам  местного самоуправления разрешается  введение в код аналитического счета Плана счетов разрядов для получения дополнительной информации, необходимой внутренним пользователям.

Также в Инструкции №70н  содержится информация о новых формах учетных документов (актов, ведомостей и так далее), приведена корреспонденция счетов.

В новом плане счетов всего 5 разделов:

1. Нефинансовые активы.

2. Финансовые активы.

3. Обязательства.

4. Финансовый результат.

5. Санкционирование расходов  бюджета.

И забалансовые счета.

Таким образом, бюджетные  учреждения обязаны организовать бухгалтерский учет в соответствии с Инструкцией №70н. В том случае, если учреждением в установленном порядке оказываются платные услуги, учет по таким операциям ведется раздельно с предоставлением всей установленной отчетности.

Потребность в средствах бюджетного учреждения отражается в  смете расходов, которая представляет собой основной плановый финансовый документ. На основе утвержденной сметы бюджетные учреждения получают денежные средства для осуществления своей деятельности.

В соответствии с законом "О бухгалтерском учете" ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут их руководители.

Бухгалтерский учет исполнения смет расходов учреждений осуществляется, как правило, централизованными бухгалтериями, создаваемыми при министерствах, а также при городских и районных учреждениях.

Централизованная бухгалтерия  представляет руководителям обслуживаемых  учреждений необходимые им сведения об исполнении смет расходов в сроки, установленные главным бухгалтером централизованной бухгалтерии по согласованию с руководителями этих учреждений.

Учреждения расходуют  государственные средства в соответствии с целевым назначением, согласно утвержденным сметам, строго соблюдая финансово-бюджетную дисциплину и максимальную экономию денежных средств и материальных ценностей.

Бухгалтерский учет должен обеспечить систематический контроль за  ходом исполнения смет расходов, состоянием расчетов с предприятиями, организациями, учреждениями и лицами, сохранностью денежных средств и материальных ценностей.

Руководители бухгалтерских  служб (главные бухгалтеры) в своей  работе руководствуются законом РФ "О бухгалтерском учете", положениями о бухгалтерских службах и централизованных бухгалтериях,  утвержденными в установленном порядке и другими нормативными документами.

В течение отчетного  года в учреждении должна проводиться  единая учетная политика отражения хозяйственных операций и оценки имущества. Изменение учетной политики по сравнению с предыдущим годом должно быть аргументировано в годовой бухгалтерской отчетности. Важно обеспечить в учете правильность отнесения доходов и расходов к соответствующим отчетным периодам.

Бухгалтерский учет исполнения смет доходов и расходов по бюджету  и внебюджетным средствам в учреждениях, состоящих на федеральном бюджете, республиканских, краевых, областных, окружных, городских и районных бюджетах, а также в централизованных бухгалтериях при министерствах, ведомствах, местных администрациях и их управлениях ведется по двойной системе.

Учет может осуществляться по мемориально-ордерной, журнально-ордерной, журнал - главной формам. Использование ЭВМ создает возможность перехода от решения с помощью вычислительной техники отдельных трудоемких задач к общесистемной автоматизации, обработки учетной информации в целом и решению задач исполнения смет доходов и расходов.

В крупных бюджетных  учреждениях бухгалтерский учет ведется по журнально-ордерной форме. Бухгалтерский учет исполнения смет доходов и расходов по бюджету и смет по специальным средствам, а также другим внебюджетным средствам в организациях, состоящих на бюджете, ведется на балансе по Плану счетов, предусмотренному инструкцией по бухгалтерскому учету в организациях, состоящих на бюджете, утвержденной приказом Минфина РФ от 10 февраля 2006 года № 25н.

Для эффективного контроля за расходованием средств бюджетным  учреждением, вся бухгалтерская  отчетность, включая баланс (форма 0503130) и отчет об исполнении сметы расходов (форма 0503127), на практике составлялась раздельно по каждому источнику финансирования.⁶

Кроме этого, в учете  не было предусмотрено разделения на активы, приобретенные за счет бюджетных  средств. Это также усложняло  ведение учета. Применение нового плана  счетов разрешило эти проблемы. Инструкция №70н привела нормы бюджетного учета, применяемые бюджетными организациями, в соответствие с требованиями законодательства Российской Федерации.

В частности это в отношении учета основных средств, к которым относятся материальные объекты, используемые в процессе деятельности учреждения при выполнении работ или оказании услуг, либо для управленческих нужд учреждения, независимо от стоимости объектов основных средств со сроком полезного использования более 12 месяцев. Основные средства принимаются к бухгалтерскому учету по их первоначальной стоимости. Первоначальной стоимостью основных средств признается сумма фактических вложений учреждения в приобретение, сооружение и изготовление объектов основных средств.

Вложения на приобретение и сооружение основных средств определяются (уменьшаются или увеличиваются) с учетом суммовых разниц, возникающих в случаях, когда оплата производится в валюте Российской Федерации, в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте (условных денежных единицах).

Первоначальной стоимостью основных средств, полученных учреждением по договору дарения (безвозмездно), признается их текущая рыночная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету, а также стоимость услуг, связанных с их доставкой, регистрацией и приведением их в состояние, пригодное для использования. Степень изношенности основных средств и нематериальных активов учреждения отражается на счете «Амортизация». Расчет годовой суммы начисления амортизации основных средств и нематериальных активов производится линейным способом исходя из первоначальной (восстановительной) стоимости основных средств и нематериальных активов и нормы амортизации, исчисленной исходя из срока полезного использования этого объекта. В течение отчетного года амортизация на основные средства и нематериальные активы начисляется ежемесячно в размере 1/12 годовой суммы. В течение срока полезного использования объекта основных средств начисление амортизации не приостанавливается, кроме случаев перевода его на консервацию на срок более трех месяцев, а также в период восстановления объекта, продолжительность которого превышает 12 месяцев.

Срок полезного использования  объектов основных средств определяется при принятии объектов к бухгалтерскому учету в соответствии с классификацией объектов основных средств, включаемых в амортизационные группы, установленной Правительством Российской Федерации. Срок полезного использования объектов нематериальных активов определяется учреждением исходя из срока действия лицензии, ожидаемого срока использования этого объекта. По нематериальным активам, по которым невозможно определить срок полезного использования, нормы амортизации устанавливаются в расчете на двадцать лет (но не более срока деятельности учреждения).

Начисление амортизации  на объекты основных средств и  нематериальных активов начинается с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия этого объекта к бухгалтерскому учету, и производится до полного погашения стоимости этого объекта либо списания этого объекта с бухгалтерского.

Начисление амортизации не может производиться свыше 100% стоимости объектов основных средств и нематериальных активов. Начисленная амортизация в размере 100% стоимости на объекты, которые пригодны для дальнейшей эксплуатации, не может служить основанием для списания их по причине полной амортизации.⁷

Таким образом, применение Инструкции №70н приводит к разрешению наиболее важных проблем бухгалтерского учета.

1.2  Первичные учетные документы, документооборот и отчетность бюджетного учреждения

Все хозяйственные операции, проводимые в бюджетном учреждении, оформляются первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Перечень первичных  документов, используемых бюджетными учреждениями, определен в приложении №1 к Инструкции по бухгалтерскому учету. Первичные документы, не вошедшие в этот перечень, должны иметь обязательные реквизиты:

- наименование документа (формы);

- код формы;

- дату составления;

- наименование организации, от  имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственных операции  в натуральном и денежном выражении; 

- наименование должностных лиц,  ответственных за  совершение  хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи и их расшифровки  (включая  случаи составления  документов с применением средств автоматизации и передачи их в  системах телекоммуникаций).

В зависимости от технологии обработки учетной информации в  первичные  учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты (коды, контрольные отметки и т.п.), не нарушающие требования нормативных правовых актов и методических документов по бухгалтерскому учету.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания. Лица, ответственные за составление первичных документов, а также за сроки их представления в бухгалтерию учреждения, определяются графиком документооборота (к примеру, табель использования рабочего времени предоставляется в бухгалтерию  ежемесячно 1-го и 15-го числа, приходный кассовый ордер – по мере получения денежных средств, приказ о приеме на работу – по мере подписания, распоряжение о предоставлении отпуска – не менее чем за 5 дней до начала отпуска, авансовый отчет – в течение 3 дней после приезда из командировки или получения денег под отчет и др.).

Записи в первичных  учетных документах производятся способом, обеспечивающим сохранность записей: чернилами, при помощи пишущих машин и средств автоматизации. Свободные строки в первичных учетных документах прочеркиваются. В первичных учетных документах (как в текстовой части, так и в цифровых данных) подчистки не допускаются. Исправление ошибки в первичном учетном документе должно быть оговорено надписью "Исправлено" и подтверждено письменно лицами, подписавшими документ, с указанием даты исправления.

В кассовых и банковских документах исправления не допускаются. За достоверность содержащихся в документах данных, а также за своевременное и надлежащее составление первичных документов несут ответственность лица, подписавшие эти документы.

Поступившие в бухгалтерию  первичные учетные документы  обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и  правильность оформления первичных учетных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).

В документах на приобретение материальных ценностей должна быть расписка материально ответственного лица, получившего эти ценности, а в документах, подтверждающих факт выполнения работы, – подписи о принятии результата работы ответственными лицами.

Все структурные подразделения  бюджетного учреждения, а также учреждения, обслуживаемые централизованными бухгалтериями, обязаны своевременно передавать в бухгалтерию необходимые для бухгалтерского учета и контроля документы (копии выписок из приказов и распоряжений, относящиеся непосредственно к исполнению сметы доходов и расходов, а также всякого рода договоры, акты выполненных работ и др.).

Представление первичных  учетных документов в бухгалтерию регламентируется графиком документооборота, составленным главным бухгалтером и утвержденным руководителем учреждения. Выписки из графика документооборота вручаются материально ответственным и другим должностным лицам, которые обязаны представлять в бухгалтерию первичные учетные документы.

Инструкция по бухгалтерскому учету устанавливает следующие  правила хранения первичных оправдательных документов и регистров бухгалтерского учета. По истечении каждого отчетного месяца все мемориальные ордера, накопительные ведомости вместе с относящимися к ним первичным документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы. При незначительном количестве документов брошюровку можно производить за два-три месяца и  более в одну папку. На обложке надписываются: наименование учреждения; название и порядковый номер папки; отчетный период – год и месяц; начальный и последний номера мемориальных ордеров; количество листов в деле.

Сроки хранения документов определены Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков их хранения.

Сроки хранения, согласно Единой государственной системе  делопроизводства, исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания материалов делопроизводства. По истечении сроков хранения дела в установленном порядке сдаются в соответствующий государственный архив. Документы, удостоверяющие сдачу дел в архив, хранятся постоянно в бухгалтерии.

Первичные учетные документы брошюруются по участкам учета в хронологическом порядке по номерам пачек за месяц. Выходные формы документов хранятся отдельно по каждому разделу учета и соответствующему субсчету. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях. Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель учреждения.

Аналитический учет в бюджетных учреждениях ведется в регистрах бухгалтерского учета – на карточках, в накопительных ведомостях, в книгах.

Все карточки сначала  регистрируются в специальных реестрах. Карточки для учета основных средств  – в описи инвентарных карточек по форме №ОС-10, остальные – в реестре карточек по форме №279. Хранятся карточки в картотеках. Там их раскладывают по субсчетам, подразделяя по материально ответственным лицам. В централизованных бухгалтериях их классифицируют по обслуживаемым учреждениям.

До начала записей  в бухгалтерских книгах должны быть пронумерованы все страницы (листы). На последней странице указывается количество пронумерованных листов за подписью главного бухгалтера. На каждой книге делается надпись, которая указывает наименование учреждения и год, на который открыта книга. В книге указывается оглавление открытых к ней субсчетов.