Исследование системы должностных инструкций как основы взаимодействия персонала и организации

СОДЕРЖАНИЕ

Введение                                                                                                                   4

1 Теоретические основы применения должностных инструкций

в системе регулирования  трудовых отношений                                                   6

1.1 Роль и задачи должностных инструкций в  регламентации  труда              6

1.2 Правовое регулирование  создания  и применения 

должностных инструкций в  России                                                                     12

1.3 Структура  и содержание должностных инструкций,

 порядок их разработки  и реализации                                                                 21

2 Характеристика  деятельности организации                                                    30

3 Система регулирования  трудовых отношений посредством 

должностных инструкций в  ОМВД по г. Мичуринску                                    36

3.1. Система должностных  инструкций в ОМВД по г. Мичуринску               36

3.2  Повышение  роли  должностных инструкций в регламентации

отношений работодателей  и работников                                                            38

Заключение                                                                                                             43

Список используемых источников литературы                                                 51

Приложение  А                                                                                                        54

Приложение  Б                                                                                                        59

ВВЕДЕНИЕ

 На сегодняшний  день в обществе произошли  значительные социальные и экономические  перемены. За последние 20 лет было образовано множество компаний малого и среднего бизнеса, включая групповой бизнес. Все компании, фирмы, учреждения, организации на определенном этапе столкнулись с одной из проблем эффективного менеджмента организации – разработкой полномочий и определением должностных обязанностей каждого исполнителя. В связи с этим был поставлен вопрос о   разработке должностных инструкций,  чья роль  многократно возрастает.

 Должностная  инструкция  является  документом, регламентирующим производственные  полномочия каждой должности  и содержащим требования к  работнику, занимающему эту должность. Как государству необходимы четкие правильные законы и механизмы их реализации, так и любой организации требуются четкие формализованные описания должностных обязанностей сотрудников и средства обеспечения этих обязанностей.

Должностные инструкции должны описывать прямые обязанности специалиста, сферу его компетентности и ответственности, критерии оценки эффективности его работы, управленческую структуру, имеющую отношение к специалисту. И если все это в них отражено, и, более того, соответствует действительности, то организация получает в руки инструмент управления персоналом, значительно облегчающий решение таких проблем, как, например, адаптация и мотивация персонала, решение трудовых споров.

Вопросы, касающиеся научно-методических форм организации труда и регламентации трудовой деятельности работников подробно отображены в  трудах отечественных специалистов (В.В.Травин, В.А. Дятлов, Г.Г. Меликьяна, Р.П. Колосовой), широко представлены в учебной литературе российских авторов (Т.Ю. Базарова, Б.Л. Еремина).

 В специальной  литературе сложилось неоднозначное  отношение к вопросу о необходимости  разрабатывать должностные инструкции. Ряд специалистов утверждает, что  должностные инструкции обязательны  по каждой должности, профессии,  специальности, предусмотренным штатным расписанием организации. Другие отвергают их. В связи с данным положением актуализируется ряд вопросов:

 - Что такое должностная инструкция?

 - Каково предназначение должностной инструкции?

 Ответы на  данные вопросы будут способствовать формированию собственной точки зрения на необходимость разработки должностной инструкции.

Целью дипломной  работы выступает исследование системы  должностных инструкций как основы взаимодействия персонала и организации.

В работе поставлены следующие задачи:

-  дать понятие должностной инструкции, описать ее значение в современных условиях регулирования трудовых отношений;

- рассмотреть  структуру должностных полномочий;

- описать систему  их создания и использования  в кадровой работе организации;

- дать краткую  характеристику объекту исследования;

- наметить основные  пути повышения эффективности  регламентации трудовых отношений  через систему должностных инструкций.

Объектом дипломного исследования выступает   ОМВД РФ по г. Мичуринску.  Предметом исследования является деятельность отдела кадров по разработке должностных инструкций.

В основе данной темы лежит  действующее трудовое законодательство, ряд федеральных  законов РФ и нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые отношения работодателя и исполнителя, а также публикации и труды отечественных специалистов в кадровой сфере.

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПРИМЕНЕНИЯ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ В СИСТЕМЕ РЕГУЛИРОВАНИЯ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ

1.1 Роль и задачи должностных инструкций в  регламентации  труда

Трудовые отношения  – это часть общественных отношений. Изменение первых неизбежно обусловлено  развитием последних, при этом, совместный труд всегда предполагает определенную регламентацию деятельности лиц  его осуществляющих.

Любой работодатель сталкивается с вопросами организации труда, управления персоналом и регламентированием этих процессов.

Следует отметить, что Трудовым Кодексом Российской Федерации (далее - ТК РФ), действующим с 1 февраля 2002 года, к числу основных задач  трудового законодательства отнесено создание необходимых правовых условий для согласования интересов сторон трудовых отношений, интересов государства, а также правовое регулирование трудовых отношений и в том числе отношений по организации труда и управлению трудом.

Результатом регламентирования трудовых и связанных с ними иных отношений работодателя и работника является комплекс документов, именуемый кадровой документацией. Хотя требования к ведению кадровой документации предусмотрены действующим трудовым законодательством, ни для кого не секрет, что в большинстве компаний надлежащей постановке кадровой документации не предают серьезного значения, в результате чего кадровый документооборот ведется с существенными нарушениями законодательно установленных требований.

Кроме того, для большинства кадровиков и руководителей является загадочным следующий вопрос: что составляет систему кадровых документов?

Исходя из буквального  толкования положений ТК РФ, можно  сделать вывод, что некоторые  из документов, регламентирующих трудовые отношения, обязательны для каждого работодателя:

• Штатное расписание (статья 57 ТК РФ);
• Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ);
• Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ);
• График сменности. При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ);
• График отпусков (статья 123 ТК РФ);
• Правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ).

Следовательно, весь комплекс кадровых документов можно разделить на два вида:

- обязательные кадровые документы, наличие которых прямо предусмотрено ТК РФ для всех работодателей (юридических лиц и индивидуальных предпринимателей);

- факультативные кадровые документы, которые работодатель может принимать в рамках локального нормотворчества, их перечень, порядок ведения работодатель определяет самостоятельно.

Факультативные  кадровые документы носят рекомендательный характер, они также содержат нормы  трудового права и необходимы для регламентации трудовых отношений. К факультативным кадровым документам можно отнести, например, положения о структурных подразделениях, положения о персонале, должностные инструкции.

Должностные инструкции для работников - большая и актуальная тема. С одной стороны - всеми подчеркивается их необходимость и полезность. С другой - очень часто должностные инструкции рассматриваются как пережитки прошлого, «излишнее бумагомарательство» или составленные однажды по типовой форме, они далее пылятся на полках. Для чего же нужны должностные инструкции и в чем их суть?

Должностная инструкция представляет собой локальный организационный  документ, в котором определены задачи, функции, основные права, обязанности  и ответственность работника  при осуществлении им трудовой деятельности согласно должности, занимаемой в соответствии с трудовым договором. Должностная инструкция  является неотъемлемой частью трудового договора.

 Должностная  инструкция – индивидуальный  документ, хотя может составляться  на базе типовых квалификационных характеристик. Конкретные должностные инструкции, составляемые на определенную должность на данном предприятии, всегда имеют свои особенности, так как любое предприятие имеет свою специфику в направлении деятельности или в объеме работ.

Они разрабатываются  в целях обеспечения:

- организационно-правовой  основы трудовой деятельности  работников;

-  взаимосвязи  и взаимозаменяемости между отдельными  должностями; 

- исключения  дублирования и параллелизма  в выполнении работниками организации отдельных операций (рационального разделения труда);

- правильного  подбора, расстановки и использования  кадров;

- четкого разграничения  прав и обязанностей работников  организации (структурного подразделения);

- текущей регламентации  труда работника;

- контроля за  соблюдением трудовой дисциплины;

- создания организационно-правовой  основы деятельности работников;

- объективности при аттестации работника, при его поощрении и наложении на него дисциплинарного взыскания;

- установления меры ответственности работника;

-  стимулирования  результатов работы персонала;

-   составления  трудовых договоров;

-   разрешения  трудовых споров.

К перечисленному выше следует добавить еще и формулирование требований к вакансии, проверку соответствия претендента на должность нормативным профессиональным критериям, планирование продвижения по «служебной лестнице», составление профиля должности. Должностная инструкция является важнейшим документом, регулирующим взаимоотношения между работником и работодателем.

Задачи должностных инструкций:   

- облегчение  адаптации нового сотрудника;  

- установление  сферы ответственности и компетентности  исполнителя; 

- предоставление  исполнителю возможности самоуправления  и самоконтроля своей деятельности.

Кроме того, должностные  инструкции можно рассматривать и как своеобразное средство защиты прав как работника так и работодателя, поскольку при возникновении трудового спора именно должностная инструкция может служить доказательством правомерности поведения работника или работодателя.

Однако для  того, чтобы должностные инструкции могли эффективно выполнять стоящие  перед ними задачи, реальность, отраженная в них, должна полностью соответствовать  действительности.

Согласно ст. 9 Трудового Кодекса Российской Федерации (ТК РФ) регулирование трудовых отношений осуществляется путем заключения, изменения, дополнения работниками и работодателями Трудового договора (ТД). Как работодателю (ч. 1 ст. 22 ТК РФ), так и работнику (ч. 1 ст. 21 ТК РФ) законом предоставлено право изменять ТД в порядке и на условиях, установленных ТК РФ и в иных федеральных законах.

В системе государственного управления считается, что должностная  инструкция должна составляться по каждой штатной должности, иметь типовую  форму и объявляться сотруднику под роспись при заключении трудового договора, а также при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности.

Трудовое законодательство прямо не предписывает работодателю заниматься разработкой и утверждением должностных инструкций, но, с другой стороны, наличие этих документов выгодно, в первую очередь, самому работодателю. Почему? Рассмотрим этот вопрос подробнее.

Организационно-управленческая деятельность немыслима без принятия общеобязательных правил и норм, управленческих решений, регламентирующих деятельность каждого работника с учетом специфики организации труда у конкретного работодателя – все это выражается в создании внутренних (локальных) документов.

Локальные нормативные  акты - акты, содержащие нормы трудового  права, разрабатываемые для регламентации трудовых отношений с учетом специфики труда у конкретного работодателя и установления работодателем условий труда в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. При этом локальные нормативные акты не могут содержать норм, снижающих уровень прав и гарантий работников, установленный трудовым законодательством.

Большинство работодателей, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, могут принимать локальные нормативные акты. Поэтому практически все работодатели – как юридические, так и физические лица компетентны издавать должностные инструкции.

 Без правильных и грамотно составленных должностных инструкций невозможно эффективное управление персоналом, вне зависимости от профиля и размера бизнеса или службы. Ключевым аспектом управления трудовым процессом, например, в организации является создание её структуры, распределение функций между её элементами. Должностная инструкция - простой и удобный инструмент, с помощью которого можно выстроить и закрепить документально корпоративную структуру, соответствующую динамике и целям развития организации, регламентировать деятельность каждой её единицы.

Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом, в котором четко определяются место и значение конкретной должности  в структуре организации, а именно: задачи, основные права, обязанности  и ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности.

 Как нормативно-правовой документ, должностные инструкции служат основанием для пересмотра штатного расписания, разрешения трудовых споров, производственных конфликтов, например, о необходимости исполнения тех или иных обязанностей, о подчиненности работника определенному руководителю, для определения правомерности тех или иных мер дисциплинарных взысканий и тому подобное.

Должностная инструкция должна находиться в основании иерархии локальных нормативных актов, принимаемых работодателем.

Но, это далеко не все. Основной смысл должностных  инструкций - в придании большей  прозрачности трудовому процессу. Должностная  инструкция - один из ключевых документов, устанавливающих «правила игры», при соблюдении которых работники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персоналом. Она необходима не только работодателю, но и самому работнику. Нельзя не признать, что максимально точное определение круга возможных обязанностей работника отвечает интересам обеих сторон трудового договора.

1.2 Правовое  регулирование создания и применения должностных инструкций в России

К числу существенных условий трудового договора относится трудовая функция (должность, специальность, профессия, квалификация), согласованная сторонами при приеме на работу в соответствии со штатным расписанием организации, или иная конкретная трудовая функция, не определенная в нем, но необходимая организации в данный производственный момент.

Трудовая обязанность  работников - это мера необходимого поведения, которая требуется от работника работодателем. Заключая трудовой договор, работник берет на себя обязательство выполнять два  вида обязанностей.

Первый вид - общие трудовые обязанности, касающиеся всех работников, они закреплены в части 2 статьи 21 ТК РФ.

Перечислим  эти обязанности:

• добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором;
• соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;
• соблюдать трудовую дисциплину;
• выполнять установленные нормы труда;
• соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда;
• бережно относиться к имуществу работодателя (в том числе к имуществу третьих лиц, находящемуся у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества) и других работников;
• незамедлительно сообщить работодателю либо непосредственному руководителю о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности имущества работодателя (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества).

Второй вид  – конкретные трудовые обязанности  работника по работе в определенной должности, специальности, профессии у данного работодателя.

При этом законодатель в 4 части статьи 57 ТК РФ указал, что  в качестве дополнительного условия  трудового договора могут устанавливаться  положения об уточнении применительно  к условиям работы данного работника  прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Следует отметить, что ТК РФ в предыдущей редакции без какой-либо конкретизации относил права и обязанности работника к числу существенных условий трудового договора, то есть новеллой ТК РФ является признание того, что в текст трудового договора в качестве дополнительного условия могут быть включены положения, уточняющие конкретные трудовые права и обязанности работника с учетом специфики работы у данного работодателя. Дополнительный характер этого условия означает, что оно устанавливается по соглашению сторон, и после включения в трудовой договор его исполнение становится обязательным для сторон трудового договора.

При этом в случаях, установленных Федеральным законом, связанных с предоставлением  льгот либо введением ограничений, эти должности и профессии  должны соответствовать квалификационным справочникам (ч. 2 ст. 57 ТК РФ); в иных случаях справочники выполняют  замещающую роль и выступают как нормативные акты.

Основополагающим  является Квалификационный  справочник  должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда Российской Федерации от 21.08.1998 г. N 37 "Об утверждении квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих".  Следует учитывать и положения других актов, а именно Выпуски Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики, утвержденные Минтруда Российской Федерации (например, Постановление Минтруда Российской Федерации от 05.03.2004 г. N 32 "Об утверждении Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, выпуск 48, раздел "Общие профессии производств пищевой продукции"; Постановление Минтруда Российской Федерации от 03.07.2002 г. N 47 "Об утверждении Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, выпуск 46, раздел). В них содержатся тарифно-квалификационные характеристики, которые следует применять при тарификации работ и присвоении квалификационных разрядов рабочим в организациях независимо от формы их собственности и организационно-правовых форм.      В целом при разработке должностных инструкций для обеспечения социальных, пенсионных и иных гарантий, предоставленных российским законодательством работникам, работодатель должен руководствоваться квалификационными справочниками, утвержденными Правительством Российской Федерации. Если в соответствующих справочниках такие профессии и должности отсутствуют, то наименования профессий и должностей, а также квалификационные требования к ним и перечень непосредственных работ, видов деятельности работодатель должен указывать в соответствии с нормативным правовым актом, предоставляющим льготы или налагающим ограничения.

 Тарифно-квалификационная характеристика каждой профессии имеет два раздела:

     - раздел "Характеристика работ" содержит описание работ, которые должен уметь выполнять рабочий.

     - раздел "Должен знать" содержит основные требования, предъявляемые к рабочему в отношении специальных знаний, а также знаний положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые рабочий должен применять.

  Вместе с тем понимая, что изложенные в справочниках обязанности являются обобщенными для конкретных специализаций должностей и профессий, работодатель может создавать на их основе, с учетом всех местных нюансов организации труда, должностные инструкции и для конкретного исполнителя, и для конкретного рабочего места. Содержание этих инструкций должно согласовываться с каждым кандидатом на работу при проведении предприемных переговоров на предмет соответствия их требований с возможностями и желанием самого работника их выполнять.

Министерство  труда рекомендует иметь должностные  инструкции только в тех случаях, когда обязанности работника являются не общетиповыми. В общетиповых условиях работы действуют нормы вышеперечисленных квалификационных справочников и типовых характеристик. При этом соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям должностных характеристик определяется аттестационной комиссией.

Поскольку требования справочников распространяются на работников организаций независимо от форм собственности  и организационно-правовых форм деятельности, они отражают минимально необходимые  требования к профессиональному уровню работников с учетом обеспечения качества и производительности выполняемых работ в указанной сфере деятельности. При разработке должностных инструкций допускается расширение и уточнение перечня должностных обязанностей работников, основных навыков и знаний, необходимых для их выполнения, с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их прав и ответственности.

Из всего  вышесказанного следует, что, несмотря на необязательный характер должностных  инструкций, они имеют немаловажный юридический аспект своего составления.

 Прежде всего, отсутствие документа, в котором закреплены конкретные трудовые обязанности работника, затруднит возможность привлечения работника к дисциплинарной и материальной ответственности в случае нарушения работником своих должностных обязанностей.

Более того, наложение  дисциплинарного взыскания на работника, отказавшегося выполнять работу, не предусмотренную условиями трудового  договора, должностной инструкции, рассматривается как нарушение работодателем законодательства о труде и грозит ему привлечением к административной ответственности, в соответствии со статьей 5.27. Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

Кроме того, должностные  инструкции требуют соблюдения их не только от работника, но и в той же степени - от работодателя. Должностная инструкция как один из локальных нормативных актов имеет характер внутреннего «закона». Так, работодатель не вправе требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором (статья 60 ТК РФ запрещает принудительный труд). С другой стороны, если работодатель потребует от работника что-либо исполнить, сверх того, что закреплено в трудовом договоре, должностной инструкции, то это придется и дополнительно оплачивать. Режим совмещения и замещения основаны на том, что доплата производится за выполнение тех функций, которых нет в должностной инструкции и трудовом договоре. Размеры доплат при совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы (пункт 2 статьи 151 ТК РФ).

Обычно в  трудовом договоре при его заключении указываются общие формулировки в отношении основных прав и обязанностей работника. Трудовой договор, как правило, содержит типовые должностные обязанности, обусловленные занимаемой должностью, специальностью или выполнением работ по профессии. В трудовой договор, который содержит закрытый перечень должностных обязанностей, на практике потребуется, так или иначе, вносить в отношении их конкретизацию. Тем более если данная должность, работа является не «типовой», то есть для её описания не достаточно положений квалификационных справочников. При этом необходимо учитывать, что ссылка на какие-либо документы, содержащаяся в тексте трудового договора, делает эти документы неотъемлемой частью трудового договора. Поэтому внесение изменений и дополнений в данные документы может трактоваться как изменение определенных сторонами условий трудового договора и осуществляться только по соглашению сторон трудового договора, заключаемого в письменной форме (статья 72 ТК РФ). Кроме того, исходя из нормы 72 статьи ТК РФ, любые изменения в перечне должностных обязанностей также допускаются только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ, и потребуют составления дополнительного документа - соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора. Приведенная норма адресована работодателю и носит императивный характер.

На практике с этим возникает немало проблем: работодатели часто не знают правил соотношения трудового договора и своих распорядительных полномочий по его уточнению. Поэтому уже при заключении трудового договора нужно продумать те положения, касающиеся обязанностей работника, которые важны для работодателя. Как оформить должностную инструкцию: приложением к локальному нормативному акту или как самостоятельный документ? – вопрос, который решает каждый работодатель самостоятельно. Для работника помимо юридического аспекта это решение имеет и немаловажный психологический момент. Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то трудно не заметить изменения, когда вам дают их подписать. А вот если это просто приказ о внесении изменений к некоему обобщенному пакету документов, например, Положению о структурном подразделении, то больше вероятности внести изменения в документ «незаметно», которые могут ухудшить положение работника. Должностная инструкция – как средство доказательства в судебном разбирательстве. Юридический аспект должностных инструкций предполагает рассмотрение ряда вопросов с точки зрения трудового законодательства и судебной практики.