Негосударственное образовательное  учреждение

Высшего профессионального  образования

«МЕЖДУНАРОДНЫЙ ИННОВАЦИОННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Информационно-технический факультет

Кафедра прикладной информатики и естественнонаучных дисциплин

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

на тему:

«Компьютеризация управления оборотными средствами предприятия и оптимизация их использования»

Исполнитель:

Студент заочной формы обучения

специальность Прикладная информатика

Ермоленко Евгений Игоревич

  (Ф.И.О.)

Научный руководитель:

Кандидат физико-математических наук

Ленхорова Инна Александровна

  (Ф.И.О.)

Работа допущена к защите

Решением заседания  кафедры

От «__»________________20___г.

Зав.кафедрой:________________

Дата защиты:_________________

Оценка:______________________

Сочи 2011

СОДЕРЖАНИЕ

       Введение

         Развитие общества, рыночных отношений сопровождается созданием огромного объема различных видов документов, появлением новых носителей информации, способов ее записи, хранения и поиска. Требуется быстрота принятия решений, что напрямую зависит от правильно организованного документооборота, от применяемых технологий и техники. Поэтому организации стараются автоматизировать процесс делопроизводства. 
 Проблема эффективного хозяйствования торговых предприятий включает лучшее использование их фондов, и в первую очередь - оборотных средств. Наличие у предприятия достаточных оборотных средств является необходимой предпосылкой для его нормального функционирования в условиях рыночной экономики.

       Информационное  обеспечение управления – это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства, что позволяет направить исследования вглубь.

       Роль  оборотных средств, эффективное  их использование при различных  экономических отношениях всегда важна. Это обусловлено тем, что главным источником прибыли любого предприятия, национального богатства страны является умелое, разумное достаточно полное использование оборотных средств. В сочетании с человеческим трудом, развитым менеджментом на различных уровнях производства и маркетингом достигается максимальная эффективность использования оборотных средств.

       Актуальность  темы исследования. Все большую актуальность для предприятий приобретает проблема максимально эффективного и рационального управления оборотным капиталом, что достигается за  счет системного подхода к изучению  этого вопроса.

       В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение предприятия, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи. Тема данного исследования является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как хорошее информационное обеспечение, это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и порой выступает как средство выживания в условиях жесткой конкуренции. Становление качественного информационного обеспечения подразделений всех уровней является основой эффективного управления предприятием. Использование для этого автоматизированных систем, безусловно, наилучший путь. Таким образом, целью данной выпускной квалификационной работы является анализ компьютеризации управления оборотными средствами предприятия и методы оптимизации их использования.

       Смысл жизни большинства компании –  развитие и рост. Когда внешние  источники финансирования задействованы полностью, – у компании остается один выход – поиск внутренних резервов роста. Самые популярные среди российского менеджмента - совершенствование систем управления, внедрение автоматизации, увеличение фондоотдачи оборудования, реструктуризация, избавление от вспомогательных и обслуживающих служб и т.д.  К этим резервам обращаются в первую очередь и на сегодняшний день все они, в разных степенях эффективности, уже задействованы.  И поэтому для России в последние годы, совершенствование управления оборотным капиталом становится все актуальнее.

       Объектом  исследования в данной работе является открытое акционерное общество «Мацестинский чай».  В этой организации происходит становление информационного обеспечения 
управления предприятием. Необходимо оценить уже достигнутые результаты, определить круг нерешённых задач и произвести расчёты экономической эффективности от предпринимаемых мероприятий.

       Предмет исследования - оборотные средства, оптимизация использования оборотных средств, компьютеризация оборотных средств.

       Целью настоящей работы раскрытие механизма компьютеризации оборотных средств управления предприятием.

       В настоящей дипломной работе дается понятие оборотных средств, их структура, состав, значение в деятельности предприятия, показатели их использования, методы повышения эффективного использования. Вместе с этим в дипломной работе, используя теоретические основы повышения эффективности использования оборотных средств, произведен анализ их использования по данным предприятия ОАО «Мацестинский чай».

       Задачи  исследования:

• дать понятие оборотных средств;
• проанализировать источники формирования оборотных средств торговых предприятий;
• определить факторы, влияющие на эффективность использования оборотных средств;
• выявить пути ускорения оборачиваемости оборотных средств;
• обусловить направления повышения эффективности использования оборотных средств.
• Дать характеристику предприятию ОАО «Мацестинский чай»
• Обозначить понятие компьютеризации, управление оборотными средствами, их оптимизация в ОАО «Мацестинский чай»

       Методы исследования. Наметившийся в России переход к рыночной экономике требует новых подходов к управлению: на первый план выходят экономические, рыночные критерии эффективности, повышаются требования к гибкости. Научно-технический прогресс и динамика внешней среды заставляют современные предприятия превращаться во все более сложные системы, для которых необходимы новые методы для обеспечения управляемости. Поэтому можно утверждать, что эффективная деятельность современного предприятия возможна только при наличии оборотных средств, объединяющих управление финансами, персоналом, снабжением, сбытом и процесс управления производством. Такие средства стали рассматриваться как средство достижения основных целей бизнеса - улучшения качества выпускаемых товаров и услуг, увеличения объема производства, занятия устойчивых позиций на рынке и победы в конкурентной борьбе. Требования, предъявляемые к управлению оборотными средствами, не зависят от формы собственности и сферы деятельности предприятия, а ее программные модули должны соответствовать бизнес-процессам, функции автоматизированных рабочих мест - должностным обязанностям сотрудников.

              Теоретическая значимость исследования. Проблемы информационного обеспечения управления предприятием находятся в фокусе внимания различных специалистов: IT специалистов, программистов, маркетологов, экономистов и т.д. Они привлекают внимание не только представителей различных школ и направлений, но и управленцев, на практике проводящих те или иные социально-экономические преобразования.

       Практическая  значимость исследования заключается в разработке рекомендаций по регулированию процессов информационного обеспечения 
управления предприятием.

       Таким образом, мы можем утверждать следующее. Оборотные средства являются одной из составных частей имущества предприятия. Состояние и эффективность их использования — одно из главных условий успешной деятельности предприятия. Развитие рыночных отношений определяет новые условия их организации. Высокая инфляция, неплатежи и другие кризисные явления вынуждают предприятия изменять свою политику по отношению к оборотным средствам, искать новые источники пополнения, изучать проблему эффективности их использования.

        Глава 1. Теоретические основы оборотных средств предприятия, их сущность, классификация, источники формирования

       1.1 Сущность оборотных средств.

       Каждое  коммерческое предприятие имеет  в распоряжении стоимость, которая  авансируется для образования производственных оборотных фондов и фондов обращения. У коммерческих торгово-посреднических организаций преобладающая часть этой стоимости является источником образования фондов обращения (товарных запасов, вложений в расчеты, остатков денежных средств). Намного меньше та часть оборотных средств, которая используется ими в качестве источника производственных оборотных фондов (вспомогательные материалы, инвентарь, запасные части, спецодежда и др.).

       Оборотные средства составляют значительную часть  ресурсов коммерческих организаций, поэтому  важная роль отводится улучшению  их использования. Одним из условий непрерывности деятельности предприятия является постоянное возобновление его материальной основы.

       Проводя анализ оборотных активов, необходимо их различать по роли в создании продукта — оборотные средства в  сфере обращения и оборотные  средства в сфере производства. К оборотным средствам в сфере обращения относятся активы, обслуживающие процесс реализации: готовая продукция, товары, денежные средства, товары отгруженные, дебиторы. Оборотные средства, относящиеся к сфере производства, включают производственные запасы материальных ценностей и незавершенное производство. Торговые предприятия, если они не осуществляют производственную деятельность, имеют оборотные активы только в сфере обращения.

       В процессе анализа изучают состояние  и динамику оборотных средств, их размер, структуру, причины изменения, эффективность использования, источники формирования. Если по отдельным видам оборотных активов установлены нормативы, то анализ проводят и в сопоставлении с ними. До проведения анализа необходимо оборотные средства привести в сопоставимый вид. В частности, при изменении цен и тарифов следует определить оборотные активы в сопоставимой оценке (используя индексный метод пересчета) и измерить влияние инфляционных факторов на их размер.

       В процессе движения оборотные средства совершают кругооборот, который начинается с их авансирования в денежной форме – на образование материальных запасов и другие цели, завершается высвобождением при реализации товара. Оборотные средства последовательно переходят из денежной формы в товарную, в расчеты, и, наконец, снова в деньги, поступающие от продажи товара. Авансируемые коммерческими предприятиями и организациями оборотные средства используются для приобретения товаров, тары, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, на издержки, связанные с покупкой, транспортировкой, хранением и реализацией товаров. Выделение средств для образования оборотных производственных фондов и фондов обращения позволяет рассматривать оборотные средства в качестве самостоятельного объекта планирования и учета. Величина оборотных средств предприятия должна быть, прежде всего, достаточной для обеспечения бесперебойности процессов кругооборота денежных, материальных средств и всей деятельности предприятия. Это требует наличия достаточных объемов оборотных средств на всех стадиях производства и реализации. Размер оборотных средств должен поддерживаться на минимально необходимом уровне, что вытекает из требований режима экономии.¹

       Закончив  один кругооборот, оборотные средства вступают в новый, тем самым осуществляется их непрерывный оборот. Именно постоянное движение оборотных средств является основой бесперебойного процесса обращения. 
Анализ кругооборота фондов предприятий показывает, что авансируемая стоимость не только последовательно принимает различные формы, но и постоянно в определенных размерах пребывает в этих формах. Иными словами, авансируемая стоимость на каждый данный момент кругооборота различными частями одновременно находится в денежной, производительной, товарной формах.

       Кругооборот фондов предприятий может совершаться только при наличии определенной авансированной стоимости в денежной форме. Вступая в кругооборот, она уже не покидает его, последовательно меняя свои функциональные формы. Указанная стоимость в денежной форме представляет собой оборотные средства предприятия.

       Оборотные средства выступают, прежде всего, как стоимостная категория. Они в буквальном смысле не являются материальными ценностями, так как из них нельзя производить готовую продукцию. В отличие от товарно-материальных ценностей оборотные средства не расходуются, не затрачиваются, не потребляются, а авансируются, возвращаясь после окончания одного кругооборота и вступая в следующий.

       Момент  авансирования представляет собой  одну из существенных и отличительных  черт оборотных средств, так как он играет важную роль в установлении их экономических границ. Временным критерием для авансирования оборотных средств должен являться не квартальный или годовой объем фондов, а один кругооборот, после которого они возмещаются и вступают в следующий.

       Ритмичность, слаженность и высокая результативность работы предприятия во многом зависят  от его обеспеченности оборотными средствами. Излишнее отвлечение средств в запасы, превышающие действительную потребность, приводит к омертвлению ресурсов, неэффективному их использованию.

       Поскольку оборотные средства включают как  материальные, так и денежные ресурсы, от их организации и эффективности  использования зависит финансовая устойчивость предприятия.

       Потребность каждой коммерческой организации в  оборотных средствах определяется с учетом условий и особенностей ее деятельности. В связи с особенностями формирования, планирования, назначения и использования оборотных средств принято разграничивать их на нормируемые и ненормируемые.

       К категории нормируемых относятся оборотные средства, являющиеся плановым источником – для образования у торговых организаций различных видов нормируемых запасов, и затрат, и составляющие определенную сумму собственных оборотных средств. По каждому виду нормируемых запасов (затрат) устанавливается норматив, под которым понимается минимальная, постоянная величина запаса (затрат), необходимая для бесперебойной деятельности предприятия или организации. Нормативы вводятся по каждой разновидности материалов – в натуральных единицах.

       Коммерческие  организации в состав нормируемых  оборотных средств традиционно  включают товарно-материальные запасы, находящиеся на складах и в  пути, остатки тары, вспомогательных  материалов, малоценного инвентаря  и др., а также некоторые виды затрат (расходы будущих периодов, например). Величина нормируемых оборотных средств рассчитывается в целом по предприятию. Общая сумма норматива по всем видам нормируемых запасов и затрат представляет собой совокупный норматив собственных оборотных средств фирмы.

       Нормативы запасов (затрат) и нормативы собственных оборотных средств устанавливаются по отдельным видам запасов и затрат в соответствии с их группировкой, принятой в бухгалтерском учете. Данные бухгалтерского баланса позволяют определить фактическую величину запасов (затрат) и их отклонения от нормативов. Норматив устанавливается для конкретного предприятия и рассчитывается исключительно в целях экономного использования финансовых и материальных ресурсов.

       Следует различать норматив запасов, который  определяет неснижаемые, плановые остатки товарно-материальных ценностей, и норматив собственных оборотных средств, характеризующий величину средств, предназначенных для образования нормативного запаса. Указанное различие необходимо иметь в виду, несмотря на то, что во многих случаях нормативы собственных оборотных средств устанавливаются в размере соответствующих нормативов запасов. Это проявляется в неодинаковой величине нормативов товарного запаса и собственных средств для образования товарного запаса. Эти запасы образуются у коммерческих организаций за счет собственных и заемных средств. Например, если норматив по товарам установлен в сумме 1 млн р., то при доле собственных средств – 45 %, их норматив составит, соответственно, 450 тыс. р.

       К ненормируемым оборотным средствам относятся вложения в незаконченные расчеты (стоимость отгруженных товаров – до поступления выручки от покупателей), задолженность покупателей и других дебиторов, а также остатки денежных средств на расчетном счету и в кассе. По данным видам вложений средств нормативы не устанавливаются, и плановые источники для каждой хозрасчетной организации не предусматриваются. Суммы в незаконченных расчетах (товары отгруженные) не нормируются, так как их величина подвержена систематическим изменениям. Собственные оборотные средства для этих вложений не выделяются. Тем не менее, суммы в незаконченных расчетах по существу не отличаются от других нормируемых средств, поскольку эти вложения, в основном, обусловлены нормальными условиями работы предприятий. Источником этих средств является кредит.

       При описании таких ненормируемых вложений как остатки денежных средств  следует отметить, что при существующих современных условиях совершения банковских операций остатки средств на расчетных  счетах не могут быть в полной мере отнесены к фондам обращения, образуемым за счет оборотных средств. Это обусловлено тем, что на расчетных счетах могут находиться суммы прибыли, поступившие до ее перечисления по назначению, другие переходящие суммы. Средства, подлежащие расходованию, а не авансированию, не относятся к оборотным средствам. Изменения величины перечисленных видов ненормируемых оборотных средств, в том числе их увеличение, не надо рассматривать как отрицательное явление. Так, рост вложений в незаконченные расчеты (товары отгруженные), если он обусловлен увеличением продолжительности документооборота, в связи с изменением дальности расположения покупателя, представляется обоснованным. В равной мере увеличение остатка на расчетном счету в банке, вызванное ростом прибыли, также не может расцениваться как отрицательное явление.

       Вместе  с тем увеличение остатка дебиторской  задолженности, связанное с несвоевременной  оплатой расчетных документов покупателями, представляется негативным фактом и  требует принятия мер по снижению.

       Преобладающая часть вложений нормируемых оборотных средств коммерческих организаций приходится на товарные запасы. Основную часть норматива товарных запасов составляют остатки товаров на складах. Кроме того, в составе норматива по товарным запасам учитываются остатки товаров находящихся в пути, а в ряде случаев и неоформленные отгрузки.

       Остатки товаров в пути образуются в связи  с тем, что в ряде случаев оплата расчетных документов за приобретаемые  товары предшествует поступлению оплаченных товаров на склады коммерческих организаций. На время этого опережения оборотные средства вкладываются в остатки товаров, находящихся в пути. Неоформленные отгрузки требуют вложения оборотных средств в размере стоимости отгруженных (отпущенных) товаров, уже выбывших со склада, но по которым расчетные документы еще не сданы в банк.

       Для расчета норматива товарных запасов  используются данные о планируемом  объеме реализации с учетом того, что  товарный запас должен быть достаточным  для успешного выполнения плана. В расчете норматива товарных запасов принимается во внимание только реализация через склады (без реализации транзитом).

       Норматив  товарных запасов на конец планируемого года рассчитывается, исходя из данных IV квартала текущего года. При этом потребность в оборотных средствах  исчисляется, исходя из объема товарооборота по себестоимости, т. е. складского оборота – в ценах покупки с добавлением транспортных расходов.

       При расчете норматива по товарам  используются данные о планируемом  объеме оборота, но за вычетом из него суммы взимаемых наценок. К полученному результату прибавляется планируемая сумма транспортных расходов. Такая корректировка позволяет определить необходимую сумму средств, авансируемую на образование товарного запаса.²

       Среднедневной оборот рассчитывается следующим образом.

       Например, план реализации на год установлен в сумме 2 млрд. р. При этом, на наценки  приходится 100 млн. р., а на транспортные расходы – 50 млн. р. В расчете норматива  по товарным запасам учитывается  оборот по себестоимости в сумме 1,850 млрд. р. (2000–100–50). При этом среднедневной оборот составит 5,139 млн. р. (1850:360)1.

       Другим  показателем, используемым в расчете  норматива товарных запасов, является норма запаса (в днях).

       Текущая часть совокупной нормы материального  запаса зависит от частоты или  интервала поставок соответствующего вида материалов. Поскольку по различным видам материалов интервалы между смежными поставками неодинаковы, нормы запасов устанавливаются дифференцированно – по каждому виду (группе) материальных ресурсов. Учитывая непрерывное чередование поставок различных материалов, в качестве нормы текущего запаса принимается половина средней продолжительности периода между поставками.

       Наряду  с нормой текущего запаса рассчитывается страховой запас, который необходим  для бесперебойного снабжения потребителей при возможных задержках очередных поставок. При необходимости предусматривается норма подготовительного запаса.

       В случаях, когда норма запасов  по отдельным группам материалов не рассчитывается (в связи с большой  трудоемкостью такой работы при широкой номенклатуре), в качестве нормы запасов принимается фактическая ее величина за предшествующий год. Исходя из норм запасов, по отдельным группам материалов определяется средневзвешенная норма запасов по совокупным материальным остаткам, находящимся на складах коммерческой организации.

       В необходимых случаях к рассчитанной норме запасов прибавляется норма (в днях) по товарам, находящимся в пути, и по неоформленным отгрузкам. Такие нормы устанавливаются в целом по совокупному остатку товарно- материальных ценностей, а не по отдельным группам.

       Многие  торговые организации производят оплату расчетных документов за приобретаемые  товары раньше, чем они поступают. При этом образуются вложения средств  в остатки товаров в пути. Для  таких вложений коммерческим организациям необходимы оборотные средства, которые предусматриваются в составе нормы запаса товаров, которая определяется в размере среднедневного опережения сроков оплаты расчетных документов, – в сравнении со сроками поступления товаров на склад коммерческой организации.

       Для установления нормы по вложениям  в неоформленные отгрузки нужно  определить средневзвешенную продолжительность между отпуском товарно-материальных ценностей и предоставлением расчетных документов в банк. Закономерными являются отклонения фактических остатков от установленного норматива запасов. Это означает, что если за одну отдельно взятую дату выявляется отклонение остатка от норматива, то не следует делать поспешных выводов о состоянии запасов. Для обоснования оценки их состояния по сравнению с нормативом следует использовать данные о фактической средней величине запасов по состоянию на несколько отчетных дат и выявить их отклонения от норматива.

       Норматив  по малоценным и быстроизнашивающимся предметам предназначен для образования  необходимых запасов инвентаря, инструментов, приспособлений и спецодежды. При установлении норматива по указанным ценностям обычно исходят из их средних фактических остатков в истекшем периоде, за исключением излишних и ненужных. Учитывая, что малоценные и быстроизнашивающиеся предметы находятся на складе, либо в эксплуатации, норматив определяется в размере их совокупной величины. При этом принимается во внимание, что при передаче малоценных и быстроизнашивающихся предметов со склада в эксплуатацию часть их стоимости (в большинстве случаев – 50%) относится к издержкам. Норматив по таким предметам устанавливается, исходя из фактических остатков, – за вычетом износа.

       При определении норматива по данному  виду запасов может быть учтено увеличение потребности в малоценных и быстроизнашивающихся предметах в связи с ростом реализации. В таком случае исчисляется норма оборотных средств по малоценным и быстроизнашивающимся предметам в истекшем году в рублях на 1 тыс. руб. складской реализации. Эта норма умножается на планируемый объем в предстоящем году.

       Нормативы по прочим нормируемым активам, в  том числе по вспомогательным  материалам, запасным частям (для собственных  нужд), топливу, устанавливаются, как  правило, в таком же порядке как  по малоценным и быстроизнашивающимся предметам.

       Источником  покрытия потребности организации  в оборотных средствах могут  служить не только собственные, но и  приравненные к ним средства (так  называемые "устойчивые пассивы"). Эти средства не принадлежат данной организации, но постоянно находятся в ее обороте. Это, главным образом, часть задолженности по оплате труда и по выплатам по социальному страхованию. Если сроки выдачи заработной платы установлены 5-го и 20-го числа каждого месяца, то минимальная сумма задолженности на день очередной выплаты составит в данном примере 5-дневный фонд заработной платы.