Компьютерная бухгалтерия на малом предприятии

СОДЕРЖАНИЕ 

Введение                 4

Глава I. Теоретические основы бухгалтерского учета на малом предприятии в условиях автоматизированной обработки данных            8

1.1 Методологические основы учета в субъектах малого предпринимательства  8

1.2 Использование компьютерных систем в бухгалтерском учете                          17

1.3 Алгоритм автоматизации учета             26

Глава 2. Компьютерная бухгалтерия на малом предприятии ООО «Барселона»  32

2.1 Краткая характеристика деятельности предприятия            32

2.2 Общая характеристика компьютерной  бухгалтерии в Excel         39

2.3Организация бухгалтерского учета ООО «Барселона» в

условиях  автоматизации               45

Глава 3. Совершенствование бухгалтерского  учета и анализа на малом предприятии ООО «Барселона»             62

3.1 Направления совершенствования  учета и анализа          62

3.2 Разработка рекомендаций и методики анализа результатов финансово-хозяйственной деятельности и прогнозирования продаж          64

3.3 Расчет экономического эффекта от внедрения программы 

«1С: Предприятие»                77

Заключение              83

Список использованной литературы                                                                           90

Приложение 1. Регистр  учета расчетов с партнерами

Приложение 2. Оборотная ведомость за 2 квартал 2003 года

Приложение 3. Сальдовая ведомость за 2 квартал 2003 года

Приложение 4. Устав  ООО «Барселона»

Приложение 5. Приказ «Об учетной политике организации  за 2002 год»

Приложение 6. Бухгалтерский  баланс за 2002 год

Приложение 7. Отчет  о прибылях и убытках за 2002 год

Приложение 8. Расшифровка  по социальным фондам за 2002 год

Приложение 9. Бухгалтерский  баланс за 2003год

Приложение 10. Отчет о прибылях и убытках за 2003 год

Приложение 11. Отчет  о движении денежных средств за 2003 год

Приложение 12. Расшифровка по социальным фондам за 2003 год 
 

ВВЕДЕНИЕ 

    Основная  задача бухгалтерского учета - формирование достоверной информации, необходимой  различным пользователям для  принятия ими оптимальных управленческих решений. Формируемая на каждом предприятии система бухгалтерского учета должна соответствовать этой задаче. При выборе системы учета в организациях необходимо сопоставлять затраты на проведение учетных процедур с ценностью бухгалтерской информации для различных пользователей, подготавливаемой в бухгалтерском учете. Такое сопоставление особенно важно для субъектов малого предпринимательства. Затраты на ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской отчетности в них занимают большой удельный вес в общих издержках, а итоговая учетная информация представляет определенный интерес лишь для узкого круга пользователей. Малые предприятия не котируют свои ценные бумаги на финансовых рынках капитала, не выступают крупными заемщиками финансовых ресурсов, не являются публичными компаниями. Отчетность об их деятельности необходима только налоговым органам для целей проверки правильности исчисления налогов. Поэтому на предприятиях малого бизнеса целесообразно применение упрощенных учетных процедур, формирование сокращенной бухгалтерской отчетности, сближение правил бухгалтерского учета и налогообложения.

    Целесообразность применения той или иной формы учета и режима налогообложения определяется на каждом конкретном предприятии исходя из условий и целей его деятельности, информационных потребностей внутренних и внешних пользователей.

    Бухгалтерский учет – это аналог математической модели в экономике, в основе которой  лежит бухгалтерская операция, именуемая  проводкой. Физический процесс можно  описать системой уравнений, на основе которых создаются алгоритмы и программы для их решения на компьютере, а хозяйственная деятельность организации описывается системой бухгалтерских проводок, которые в дальнейшем позволяют произвести компьютерную обработку информации для получения необходимых результатов.

    Широкое использование средств вычислительной техники привело к появлению  новых приемов и способов организации  учета. Разработаны машиноориентированные  формы бухгалтерского учета. Отличительной  их особенностью является возможность составления в автоматическом режиме машинограмм, обобщающих учетную информацию в разрезах, необходимых для управления, контроля, анализа и составления бухгалтерской отчетности.

    На  малых предприятиях для ведения  упрощенного бухгалтерского учета целесообразно применять автоматизацию учетных процедур. Автоматизированная форма учета позволяет осуществлять комплексную обработку учетной информации на основе пакетов прикладных программ. От того, насколько современна и совершенна автоматизация бухгалтерского учета в организации, зависит его качество, своевременность, доступность пользователям.

    Известно, что 50% своего рабочего времени бухгалтер  затрачивает на расчет, оформление и заполнение бухгалтерских документов. Эта работа требует большого внимания, усидчивости, педантичности и значительных физических усилий. Одним из перспективных направлений развития бухгалтерии в России является использование компьютерной техники, как одной из форм ведения бухгалтерского учета на предприятиях. С каждым днем все большее число компьютеров становится необходимым атрибутом на рабочем месте рядового бухгалтера.

    Относительная простота освоения и эксплуатации позволяют  использовать компьютеры в качестве персональной техники, оснащать ими  бухгалтеров и на их основе создавать автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера.

    Компьютерная  программа не способна заменить грамотного бухгалтера, но позволяет сэкономить его время и силы за счет автоматизации  рутинных операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы. Применение компьютеров позволяет снижать трудоемкость работы бухгалтера, контролировать правильность операций, упрощает учет, расчеты и анализ бухгалтерских документов, ускоряет обработку информации, снижает расходы на оплату труда, уменьшает объем документооборота, позволяет использовать технические носители первичной информации, упрощает расчеты между предприятиями, обеспечивает оперативность и длительность хранения полученной информации.

    Основой работы на компьютере является программное  компьютерное обеспечение для бухгалтерии. В настоящее время на рынке компьютерных программ субъектам малого предпринимательства просто выбрать подходящую программу для осуществления своей деятельности.

    Таким образом, применение ЭВМ при работе бухгалтера значительно снижает  затраты труда, времени, позволяет  избежать многочисленных ошибок и неточностей в документах, делает возможным осуществление высококачественного внутреннего контроля за осуществлением хозяйственных операций. Поэтому выбор подходящего пакета прикладных программ – залог успешной работы бухгалтерии, а значит, повышение «качества» бухгалтерской информации, необходимой для анализа результатов деятельности предприятия с целью принятия важных управленческих решений.

    Все вышеизложенное определило выбор темы дипломной работы.

    Объектом  изучения выпускной квалификационной работы является общество с ограниченной ответственностью «Барселона», осуществляющее оптовую торговлю и являющееся субъектом  малого предпринимательства.

    Целью работы явилось изучение уровня автоматизации  бухгалтерского учета данного субъекта хозяйствования и разработка рекомендаций по совершенствованию уровня автоматизации.

    Результаты  дипломной работы имеют практическое значение.

    Методологической  основой написания дипломной работы явились законодательные акты, нормативные документы, экономическая литература по бухгалтерскому учету, данные бухгалтерского учета и отчетности, материалы периодической печати, специализированные издания.

     К основным задачам написания работы можно отнести:

- изучение принципов организации бухгалтерского учета и его нормативное регулирование  в субъектах малого предпринимательства;

- оценка современного рынка бухгалтерских компьютерных программ;

- изучение методики бухгалтерского и налогового учета с применением средств автоматизации на примере ООО «Барселона»;

- разработка мероприятий по совершенствованию бухгалтерского и налогового учета;

- выбор оптимальной компьютерной программы для ООО «Барселона»;

- выявление преимуществ автоматизации учета;

- расчет экономической эффективности от предложенных мероприятий.

Глава 1. Теоретические основы бухгалтерского учета на малом предприятии в условиях автоматизированной обработки данных 

1.1 Методологические основы учета в субъектах малого предпринимательства 

    В экономической литературе не существует единого раскрытия термина «малое предпринимательство». В России определение субъектов малого предпринимательства дано в Федеральном законе от 14 июня 1995 года № 88-ФЗ «О государственной поддержке малого предпринимательства в РФ». [4]

    Под субъектами малого предпринимательства  понимаются коммерческие организации, в уставном капитале которых доля участия Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, общественных и религиозных организаций (объединений), благотворительных и иных фондов не превышает 25%, доля, принадлежащая одному или нескольким юридическим лицам, не являющимся субъектами малого предпринимательства, не превышает 25% и в которых средняя численность работников за отчетный период не превышает следующих предельных уровней: в промышленности - 100 чел; в строительстве - 100 чел; на транспорте - 100 чел; в сельском хозяйстве - 60 чел; в научно - технической сфере - 60 чел; в оптовой торговле - 50 чел; в розничной торговле и бытовом обслуживании населения- 31чел; в остальных отраслях и при осуществлении других видов деятельности - 50 чел.

    Под субъектами малого предпринимательства  понимаются также физические лица, занимающиеся предпринимательской  деятельностью без образования юридического лица.

    Законом установлены следующие критерии, по которым организации считаются малыми предприятиями:

    - цель деятельности (малыми предприятиями  могут считаться только коммерческие  организации, т.е. те, основной  целью деятельности которых является извлечение прибыли);

    - состав учредителей (учредителями  малых предприятий, как правило, являются физические лица, доля участия государства и юридических лиц, не являющихся субъектами малого предпринимательства, не должна превышать 25 %);

    - средняя численность работников  за отчетный период (не может  превышать предельных уровней,  установленных для различных  видов деятельности).

    Если  малое предприятие занимается несколькими  видами деятельности, оно относится к субъектам малого предпринимательства по критериям того вида деятельности, доля которого является наибольшей в годовом объеме оборота или годовом объеме прибыли. Какой показатель выбрать для определения вида деятельности: доход или прибыль, решает предприятие самостоятельно и фиксирует это решение в документе об учетной политике. Выбранный предприятием показатель должен быть неизменным в течение отчетного года.

    Среднесписочная численность работников за отчетный период определяется с учетом всех его работников, в том числе работающих по договорам гражданско-правового характера и по совместительству с учетом реально отработанного времени. Учитывается также численность работников представительств, филиалов, и других обособленных подразделений организации.

    Федеральным законом «О государственной поддержке  субъектов малого предпринимательства» [4] предусмотрена государственная регистрация субъектов малого предпринимательства. Для целей поддержки малого предпринимательства на региональном и местном уровне субъекты Российской Федерации ведут учет субъектов малого предпринимательства на основе их добровольной регистрации.

    Установление  упрощенного порядка предоставления государственной и статистической отчетности - одно из направлений государственной поддержки малого предпринимательства. Упрощение учетных процедур позволяет тратить меньше средств на ведение бухгалтерского учета и не противоречит Концепции бухгалтерского учета в рыночной экономике России. Одним из принципов бухгалтерского учета, провозглашенных в Концепции и нормативных актах по бухгалтерскому учету, является принцип рациональности. При ведении бухгалтерского учета и подготовке бухгалтерской отчетности необходимо сопоставлять пользу, извлекаемую из формируемой в бухгалтерском учете информации, с затратами на ее подготовку. Информация, формируемая в бухгалтерском учете малых предприятий, представляет определенный интерес для узкого круга пользователей. Как правило, на малых предприятиях функции собственника и управленца (менеджера) совмещаются, поэтому малые предприятия при ведении бухгалтерского учета могут в определенной степени отступать от общепризнанных принципов бухгалтерского учета, исходя из которых формируется финансовая (бухгалтерская) отчетность крупных компаний, ориентированная в основном на инвесторов, как на поставщиков капитала в организацию. Нормативными актами по бухгалтерскому учету в России разрешено субъектам малого предпринимательства при формировании учетной политики предприятия отступать от допущения временной определенности фактов хозяйственной деятельности. Это означает, что малые предприятия имеют право отражать в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности только оплаченные доходы, а также признавать в качестве расходов только те из них, по которым произведена оплата. [22. С.15-25]

    В системе нормативного регулирования  бухгалтерского учета в России малым  предприятиям отводится особая роль. В законодательных и нормативных актах, регулирующих бухгалтерский учет всех организаций, являющихся юридическими лицами по законодательству РФ, для малых предприятий предусмотрены особые правила и упрощенные процедуры ведения учета и составления отчетности. Для них также разработаны и утверждены Минфином РФ «Типовые рекомендации по бухгалтерскому учету для субъектов малого предпринимательства» [7] (Приказ Минфина России от 21.12.1998 № 64н), в которых для малых предприятий предусмотрены особые правила ведения учета.

    Федеральным законом № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 года «О бухгалтерском учете» (ст.4, п.3.) [3] установлено, что организации, перешедшие на упрощенную систему налогообложения, освобождаются от обязанности ведения бухгалтерского учета. Они учитывают только основные средства и нематериальные активы, а доходы и расходы ведут в порядке, установленном налоговым законодательством (главой 26.2 «Упрощенная система налогообложения»). Организации, применяющие упрощенную систему налогообложения, могут не вести бухгалтерский учет и не применять двойную запись, тем самым, экономя финансовые ресурсы. Но это не означает, что эти организации не имеют права вести бухгалтерский учет и применять двойную запись. Если руководитель малого предприятия посчитает целесообразным ведение бухгалтерского учета, в том числе применение двойной записи, он организует бухгалтерский учет и утверждает учетную политику в общеустановленном порядке. [25. С. 259-265]

    Для обобщения, классификации и накопления бухгалтерской информации малые предприятия самостоятельно выбирают форму бухгалтерского учета из рекомендованных Типовыми рекомендациями [7] (журнально-ордерную, журнально-ордерную для небольших предприятий, упрощенную).

    Малое предприятие может самостоятельно приспосабливать применяемые регистры бухгалтерского учета к специфике своей работы при соблюдении единой методологической основы бухгалтерского учета; может использовать регистры из упрощенной формы бухгалтерского учета; при необходимости применять отдельные регистры из единой журнально-ордерной формы счетоводства.

    Малые предприятия отражают хозяйственные  операции в учетных регистрах  методом двойной записи. Малым предприятиям с простым технологическим процессом производства продукции, выполнения работ, оказания услуг и с незначительным количеством хозяйственных операций (как правило, не более ста в месяц) рекомендуется применение упрощенной формы бухгалтерского учета и сокращенного плана счетов, (например, все затраты на производство отражать на счете 20 «Основное производство», счета для обособленного учета затрат вспомогательного производства, общепроизводственных расходов и общехозяйственных расходов не открывать).

    Упрощенная  форма бухгалтерского учета малым  предприятием может вестись по простой  форме бухгалтерского учета (без  использования регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия) или по форме бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия.

    Простую форму бухгалтерского учета могут  использовать малые предприятия, совершающие  незначительное количество хозяйственных операций (около тридцати в месяц) и не осуществляющие производства продукции и работ, связанного с большими затратами материальных ресурсов. Они могут вести учет всех операций путем их регистрации только в Книге (журнале) учета фактов хозяйственной деятельности. Книга является комбинированным регистром синтетического и аналитического бухгалтерского учета, который содержит все применяемые малым предприятием бухгалтерские счета и позволяет вести учет хозяйственных операций на каждом из них. На основании Книги можно определить наличие имущества и денежных средств, а также их источников у малого предприятия на определенную дату и составить бухгалтерскую отчетность.

    Кроме книги, для учета расчетов по оплате труда с работниками и по налогу на доходы физических лиц с бюджетом малое предприятие должно вести  ведомость учета заработной платы по форме № В-8.

    Малому  предприятию, осуществляющему производство продукции (работ, услуг), рекомендовано применять форму бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия. При этом составляются следующие ведомости: ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений - форма № В-1; ведомость учета производственных запасов и товаров, а также НДС, уплаченного по ценностям - форма № В-2; ведомость учета затрат на производство - форма № В-3; ведомость учета денежных средств и фондов - форма № В-4; ведомость учета расчетов и прочих операций - форма № В-5; ведомость учета реализации - форма № В-6 (оплата); ведомость учета расчетов и прочих операций - форма № В-6 (отгрузка); ведомость учета расчетов с поставщиками - форма № В-7; ведомость учета оплаты труда - форма № В-8; ведомость (шахматная) - форма № В-9.

      Каждая  ведомость, как правило, применяется  для учета операций по одному из используемых бухгалтерских счетов. Сумма по любой операции записывается одновременно в двух ведомостях: в одной - по дебету счета, в другой - по кредиту корреспондирующего счета. Обобщение месячных итогов, отраженных в ведомостях, производится в ведомости (шахматной) по форме № В-9. На ее основании составляется оборотная ведомость, являющаяся основанием для составления бухгалтерского баланса малого предприятия.

    При применении упрощенной формы бухгалтерского учета на малых предприятиях прием и выдача денежных средств, оформление приходных и расходных документов, ведение кассовой книги, составление отчета о кассовых операциях осуществляются в общеустановленном порядке.

    Субъекты  малого предпринимательства имеют  право при учете доходов и  расходов не соблюдать допущение  временной определенности фактов хозяйственной деятельности, а применять кассовый метод. Кассовый метод применяется не только для признания доходов, но и для признания расходов. Поэтому затраты, связанные с производством и реализацией продукции, работ, услуг, отражаются на счете 20 «Основное производство» только в части оплаченных материальных ценностей, услуг, выплаченной оплаты труда, начисленных амортизационных отчислений и других оплаченных затрат. При использовании малым предприятием кассового метода учета доходов и расходов и сокращенного плана счетов по дебету счета 41 «Товары» обособленно отражается до момента поступления денежных средств (или имущества) фактическая себестоимость отгруженных (проданных) ценностей (работ, услуг). При поступлении денежных средств дебетуются счета учета денежных средств в корреспонденции с кредитом счета 90 «Продажи», а в случае выполнения обязательств иным способом (договор мены, зачет взаимной задолженности и т.п.) - дебетуется счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в корреспонденции со счетом 90 «Продажи». [22. С. 278-281]

    При применении малым предприятием кассового  метода в случае неполной оплаты доходов  и расходов, финансовые результаты малого предприятия будут отличаться от аналогичных показателей, сформированных исходя из допущения временной определенности фактов хозяйственной деятельности.

    При ведении учета кассовым методом, доходы и расходы отражаются в учете только после соответствующего движения денежных средств. Возникновение дебиторской или кредиторской задолженности, как правило, совпадает с ее погашением. Помимо кассового метода применяется метод начисления.

    Составление бухгалтерской отчетности - завершающий  этап учетного процесса на предприятии.

    Порядок формирования и представления бухгалтерской  отчетности в Российской Федерации установлен Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (приказ Минфина РФ от 29 июля 1998 года) [6], Положением по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99) [9] , Приказом Минфина РФ от 22 июля 2003 г. № 67н «О формах бухгалтерской отчетности» [15], а также иными нормативными актами системы нормативного регулирования бухгалтерского учета в России, прежде всего, национальными стандартами бухгалтерского учета (ПБУ). Порядок формирования и представления отчетности на малых предприятиях устанавливается, кроме вышеперечисленных, также Типовыми рекомендациями по бухгалтерскому учету для субъектов малого предпринимательства [7] (Приказ Минфина РФ от 21декабря 1998 г. № 64н).

      Организации составляют годовую и промежуточную  отчетность. Годовая отчетность составляется за календарный год, то есть за период с 1 января по 31 декабря включительно в течение 90 дней по окончании года. В состав годовой отчетности входят: бухгалтерский баланс (форма №1); отчет о прибылях и убытках (форма №2); отчет об изменениях капитала (форма № 3); отчет о движении денежных средств (форма № 4); приложение к бухгалтерскому балансу (форма № 5); пояснительная записка; аудиторское заключение, подтверждающее достоверность бухгалтерской отчетности организации, если она в соответствии с федеральными законами подлежит обязательному аудиту.

    Нормативными  актами по бухгалтерскому учету в  России разрешено малым предприятиям представлять бухгалтерскую отчетность в сокращенном виде. Это право установлено Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (п.85), а также Указаниями об объеме форм бухгалтерской отчетности (п.3).

    Анализ  действующего законодательства и действующей практики позволяет выделить три группы малых предприятий, различающихся по составу представляемой отчетности.

    К первой группе относятся субъекты малого предпринимательства, которые в соответствии с законодательством, обязаны проводить независимую аудиторскую проверку.

    Малые предприятия этой группы представляют годовую бухгалтерскую отчетность в полном объеме. В случае если у малого предприятия отсутствуют данные для заполнения отчета об изменениях капитала (формы № 3), отчета о движении денежных средств (формы № 4), приложения к бухгалтерскому балансу (формы № 5), то эти формы могут не представляться.

    Ко  второй группе можно отнести субъекты малого предпринимательства, не обязанные проводить аудиторскую проверку достоверности бухгалтерской отчетности в соответствии с законодательством РФ. Эти предприятия имеют право не представлять в составе годовой бухгалтерской отчетности отчет об изменениях капитала (форму № 3), отчет о движении денежных средств (форму № 4), приложение к бухгалтерскому балансу (форму № 5) и пояснительную записку. В состав годовой бухгалтерской отчетности они могут включать только бухгалтерский баланс (форму №1) и отчет о прибылях и убытках (форму №2).

    Третью  группу образуют организации, применяющие упрощенную систему налогообложения в соответствие с 26.2 главой НК «Упрощенная система налогообложения». [2] Они освобождаются от ведения бухгалтерского учета и, следовательно, от представления бухгалтерской отчетности.

    Вместе  с тем все малые предприятия  имеют право составлять и представлять бухгалтерскую отчетность в полном объеме. Решение о составе бухгалтерской отчетности принимается организацией самостоятельно на основе анализа информационных потребностей различных пользователей бухгалтерской информации и фиксируется в приказе об учетной политике.

    Таким образом, отражать совершение хозяйственных операций и результаты финансово-хозяйственной деятельности малым предприятиям необходимо с наименьшими затратами. Лучшим решением является полная автоматизация учета.  
 

1.2 Использование компьютерных систем в бухгалтерском учете 

    Автоматизация бухучета – это процесс, при котором  в результате перевода бухгалтерии  на компьютер повышается эффективность  и улучшается качество ведения бухучета на предприятии. Это может выражаться в:

    - упорядочении бухучета. Если при бумажной бухгалтерии для получения какой-либо информации требуется несколько часов работы, то на компьютере выборка формируется автоматически в течение нескольких минут;

    - увеличении количества информации, получаемой из бухучета. Аналитику по счету при бумажном ведении бухгалтерского учета можно получить только в каком-нибудь одном разрезе, на компьютере – в нескольких;

    - снижении числа бухгалтерских ошибок. Это очень важный фактор, если учитывать величину штрафов и пеней за сокрытие налогооблагаемых величин, причиной которого, как правило, являются именно бухгалтерские ошибки;

    - повышении оперативности бухучета. Если при бумажном бухучете бухгалтера делают проводки с опозданием от первичной документации, а квартальный и годовой отчет сдают в последний момент, то компьютерной программе для подготовки отчета достаточно нескольких секунд;

    - повышении экономичности бухгалтерского учета. При перемене плана счетов и типовой корреспонденции счетов, форм первичных документов можно без использования различных рискованных схем уменьшить налогооблагаемые величины, или передвинуть сроки и снизить частоту налоговых платежей;

    - разделении функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относиться система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме;