Комплектование архивного фонда и архива Администрации города Глазова

Бюджетное образовательное учреждение

среднего профессионального образования Удмуртской Республики

«Глазовский политехнический колледж»

 

Отделение среднего профессионального образования

 

 

 

 

 

Комплектование архивного фонда и архива Администрации

 города Глазова

 

 

Дипломная работа

 

 

 

 

 

 

Специальность       032002.52

«Документационное

обеспечение управления

и архивоведение»      

 

 

Автор дипломной       студент группы С-41

работы        С. В. Русских

 

 

 

 

 

Руководитель работы      Преподаватель            специальных дисциплин

С.Л.Микрюкова

 

 

 2013

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

РАЗДЕЛ 1. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВНОГО ФОНДА И АРХИВОВ

Глава 1. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВНОГО ФОНДА ......................................................

1.1.Понятие об Архивном фонде Российской Федерации ..............................................

1.2.Организация архивных документов в пределах архивного фонда ..........................

1.3.Создание, комплект и состав фонда пользования ......................................................

1.4. Классификация документов архивного фонда РФ .................................................... 
Глава 2. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВОВ  ….....................................................................

2.1 Основные этапы комплектования государственных архивов документами...............

2.2. Комплектование государственных архивов.................................................................

2.3. Источники комплектования архива..............................................................................

2.4. Организация комплектования архива  …...................................................................

2.5.Проблемы комплектования архивов  ….........................................................................

Глава 3. АВТОМАТИЗАЦИЯ КОМПЛЕКТОВАНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ.......................................................................................................................................

3.1. Автоматизация комплектования  архивов................................................................. 
3.2 Оптимизация процесса комплектования государственных архивов документами в электронном формате.........................................................................................................

3.3. Задачи и функции государственных архивов ...........................................................

РАЗДЕЛ 2. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВНОГО ФОНДА И АРХИВА В УСЛОВИЯХ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ГЛАЗОВА

Глава 1.История и структура архива Администрации города Глазова …..........................

1.1. Задачи и функции работы архива Администрации г. Глазова....................................

1.2.Полномочия Администрации г. Глазова.......................................................................

1.3.История создания органов местного самоуправления муниципального образования «Город Глазов»................................................................................................................................

1.4.Истории архивной службы Администрации  г. Глазова..............................................

 

 

 

Глава 2. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА В УСЛОВИЯХ АДМИНИСТРАЦИИ

ГОРОДА ГЛАЗОВА....................................................................................................................

2.1.Организация работы по комплектованию государственных архивных документов в Администрации г. Глазова..........................................................................................................

2.2.Комплектование архива Администрации  г. Глазова...............................................

2.3. Источники комплектования архива..............................................................................

2.4. Организация комплектования архива  …...................................................................

2.5.Проблемы комплектования  архивов ….........................................................................

Глава 3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ГЛАЗОВА ….........................................................

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ИСПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

ПРИЛОЖЕНИЕ 1.Структура Администрации г. Глазова

ПРИЛОЖЕНИЕ 2.Положения об Архивном управлении Администрации Муниципального образования «Город Глазов» 

ПРИЛОЖЕНИЕ 3. Дело фонда

ПРИЛОЖЕНИЕ 4. Каталожная карточка

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Тема данной дипломной работы - «Комплектование архивного фонда и архива в условия предприятия». Она является актуальной на сегодняшний день, потому что одной из наиболее важных функций в деятельности архивиста является комплектование документов.   Архив – это не склад, а научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября  2004 года № 125 ФЗ.

Задачей архивистов является комплектование документов, отражающих особенности деятельности тех или иных организаций и предприятий. Такими особенностями могут быть: уникальность деятельности, новизна продукции, трудовые, общественные традиции, участие в международных и региональных программах, работа в экспериментальных условиях.

Комплектование архивных фондов и архива - основная задача архива Администрации г. Глазова.

Таким образом, актуальность настоящей работы обусловлена двумя важными моментами:

• требованиями к разработке основных теоретических положений по комплектованию государственных архивов согласно изменившимся социально экономическим, политическим и иным объективно существующим условия в современной России;
• с другой строны, отсутсвием научных разработок такого рода.

В соответствии с поставленной целью в работе решаются следующие задачи:

• исследовать понятие и сущность комплектования государственных архивов документами;
• изучить процесс комплектования государственных фондов;
• отдельно изучить комплектование Администрации г. Глазова

Объектом данного исследования является комплектование архивного фонда и архива. Предмет исследования является современные подходы к комплектованию архивного фонда и архива в условиях предприятия.

Вопросам исследования посвящено множество работ. В основном материал, изложенный в учебной литературе, носит общий характер, а в многочисленных монографиях по данной тематике рассмотрены более узкие вопросы проблемы «Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации». Однако требуется учет современных условий при исследовании проблематики обозначенной темы.

Дальнейшее внимание к вопросу о проблеме «Комплектование архивного фонда и архива в условиях Администрации г. Глазова» необходимо в целях более глубокого и обоснованного разрешения частных актуальных проблем тематики данного исследования.

При этом предметом исследования является рассмотрение отдельных вопросов, сформулированных в качестве задач данного исследования.

Работа имеет традиционную структуру и включает в себя введение, основную часть, состоящую из 3 глав, заключение и библиографический список.

Во введении обоснована актуальность выбора темы, поставлены цель и задачи исследования, охарактеризованы методы исследования и источники информации.

Глава первая раскрывает общие вопросы, раскрываются исторические аспекты проблемы «Комплектование архивного фонда». Определяются основные понятия, обуславливается актуальность звучание вопросов.

В главе второй более подробно рассмотрены содержание и современные проблемы «Комплектование государственного архива».

Глава третья имеет практический характер и на основе отдельных данных делается анализ современного состояния «Автоматизация архива».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 РАЗДЕЛ 1. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВНОГО ФОНДА И АРХИВА

Глава 1. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВНОГО ФОНДА

1.1.Понятие об Архивном фонде Российской Федерации

Архивный фонд Российской Федерации- это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению Федеральный закон РФ № ФЗ-125 от 01 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации» // Российская газета, 2006..

В состав Архивного фонда РФ включены все документы, представляющие ценность для общества независимо от формы собственности. Напомним, что в состав Государственного архивного фонда СССР (ГАФ СССР) входили документы, находящиеся только в государственной собственности. Все ценные документы по Положению о ГАФ СССР, изданному в 1980 году, могли быть национализированы.

Работа по распределению документов между архивами и упорядочению документальных комплексов внутри каждого архива называется организацией документов Архивного фонда РФ. При организации архивных фондов и архивных документов учитывается принадлежность документов к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации, а также другие факторы. От рациональной организации документов Архивного фонда РФ зависит успех поиска документов.

В архивоведческой литературе синонимами термина организация являются термины классификация и систематизация документов и дел.

Классификация- это выработка научных основ (признаков) организации комплексов документов, установление логических и исторических связей между ними.

Систематизация- это физическая организация и упорядочение документальных комплексов на основе схемы классификации документов.

Организация документов и дел в современном понимании предполагает единство двух процессов - классификации и систематизации документов.

Организация документов и дел Архивного фонда страны осуществляется по трем уровням:

1. в пределах Архивного фонда РФ;
2. в пределах архива;
2. в пределах архивного фонда.

1.2.Организация архивных документов в пределах архивного фонда

 В пределах архивного фонда архивные документы организуются по единицам хранения. Единицы хранения систематизируются согласно схеме систематизации архивных документов в архивном фонде.

Схема систематизации архивных документов в архивном фонде является основанием для внутренней организации единиц хранения архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел, документов.

Систематизация единиц хранения в пределах архивного фонда по разделам (подразделам) схемы систематизации проводится с учетом одного или нескольких следующих признаков:

1. структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);
2. хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);
3. функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);
4. номинального (по делопроизводственной форме - видам и разновидностям документов);
5. корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);
6. географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);
7. авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

При систематизации единиц хранения аудиовизуальной и электронной документации дополнительно используется объектный и форматный признаки.

Единицы хранения группируются последовательно по признакам, применение которых является наиболее целесообразным для всех или отдельных групп архивных документов архивного фонда.

Документы по личному составу, а также научно-технические документы в архивных фондах научно-исследовательских организаций, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в фондах контрольных органов выделяются в особые группы и систематизируются обособленно.

Архивные документы архивного фонда семьи, рода систематизируются вначале по отдельным гражданам, документы каждого гражданина - по разделам схемы систематизации. В архивном фонде семьи на первое место выносятся архивные документы наиболее известного гражданина, затем - архивные документы членов семьи в порядке степени родства. В архивном фонде рода архивные документы располагаются в порядке генеалогической последовательности, причем архивные документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы) помещаются в начале.

Единицы хранения, включенные в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий. Для архивных фондов однотипных организаций используется общая схема систематизации.

В пределах архивной коллекции архивные документы одного вида (разновидности) группируются по авторскому признаку с расположением групп единиц хранения в алфавитном порядке названий организаций или фамилий граждан. В пределах архивной коллекции, созданной по тематическому признаку, группировка архивных документов проводится по темам или вопросам, расположенным в порядке их значимости или хронологии.

В соответствии со схемой систематизации единицы хранения группируются в следующем порядке:

1. единицы хранения относятся к тому году, в котором они начаты производством, или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для продолжения производства;
2. единицы хранения, содержащие планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; долгосрочные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;
3. единицы хранения, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены;
4. в пределах года или хронологического периода единицы хранения располагаются по значимости функций организации (или - в порядке значимости и логической взаимосвязи видов и разновидностей документов);
5. единицы хранения, представляющие собой личные дела, систематизируются по годам увольнения и алфавиту фамилий.

Группы единиц хранения в пределах последних (завершающих) ступеней систематизации распределяются по их значимости или хронологии.

1.3.Создание, комплект и состав фонда пользования

Совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов архивных документов (далее - фонд пользования) создается, как правило, одновременно с созданием страхового фонда, а также целевым порядком на наиболее используемые архивные документы, в процессе других работ (рассекречивание архивных документов, организация их использования).

Фонд пользования, изготовленный одновременно со страховым фондом, создается в обязательном комплекте, включающем:

1. для архивных документов на бумажной основе - одну микроформу 2-го поколения на галогенидосеребряной пленке (негативная или позитивная), изготовленную с негативной микроформы 1-го поколения, и одну микроформу 3-го поколения, изготовленную с микроформы 2-го поколения;
2. для фотодокументов - один позитивный фотоотпечаток и один дубль-негатив;
3. для кинодокументов - одну позитивную совмещенную копию, один промежуточный позитив изображения и один контратип фонограммы (для звуковых кинодокументов). Позитивная копия и промежуточный позитив изображения должны входить в комплект кинодокумента, принимаемого на постоянное хранение. Допускается дополнительное изготовление фонда пользования кинодокументов в виде видеофонограмм в форматах Betacam и VHS;
4. для фонодокументов - одну копию на магнитной ленте;
5. для видеодокументов - одну копию в формате VHS.

Включение в фонд пользования копий архивных документов, в том числе на электронных носителях, созданных в процессе других работ, осуществляется архивом самостоятельно.

В фонд пользования включаются копии полностью скопированных единиц хранения. Копии отдельных архивных документов могут быть включены в фонд пользования в составе тематических подборок архивных документов.

1.4. Классификация документов архивного  фонда РФ

Понятие «классификация» используется чаще всего одновременно и в значении процесса, и в значении результата, т.е. понимается как группировка и как полученная в ее результате схема. Для разграничения процесса классификации и его результата предлагается употреблять два термина:

- классифицирование документов - процесс  упорядочения или распределения  документов по классам с целью  отражения отношений между ними  и составления классификационной  схемы;

- классификация (лат. classik - разряд, группа) документов - это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии.

Целью классификации документов является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей. Первичная классификация документов обеспечивает их быстрый поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль.

Классификация документов - необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления. Унификация документов заключается в установлении единого комплекса видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, в разработке единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов.

Классификация документов Архивного фонда РФ включает в себя три ступени (этапа) с учётом уровней объектов классификации. Классификация осуществляется в пределах:

- архивного фонда в целом;

- государственного архива;

- архивного фонда.

Классификация документов Архивного фонда РФ строится на основе следующих признаков:

- по формам собственности - документы  классифицируются на документы  федеральной, субъектов Российской  Федерации, муниципальной и частной  собственности;

- по историческим периодам - в  современных российских государственных  архивах исторически сложилось  деление всех документов Архивного  фонда РФ на документы периода  до 1917 г. и после 1917г. (дореволюционные  и советские). Документами советской  эпохи считаются

документы, образовавшиеся в деятельности учреждений советской власти, возникших в результате Октябрьской революции. Документы учреждений Временного правительства отнесены к досоветскому периоду. Документы личного происхождения относятся к той или иной эпохе в зависимости от их конкретного содержания и хронологических рамок;

- по видам носителей  информации, способам и технике  закрепления информации - По видам, способам и технике закрепления  информации. С учётом вида носителей, способов и технике закрепления информации архивные фонды и архивные документы хранятся в общих и специализированных отделах общих архивов. Например, специализированными архивами являются Российский государственный архив кинофотодокументов, Центральный государственный архив кинофотофонодокументов Санкт-Петербурга, Центральный архив аудиовизуальной документации Москвы, хранящие наиболее полные и ценные коллекции фотодокументов по истории Великой Отечественной войны 1941-1945гг. и располагающие современным техническим оборудованием для проведения реставрационных работ с фотодокументами, изготовления их копий. Фотодокументы Архивного фонда Российской Федерации активно используются для создания и обновления музейных экспозиций, выставочных проектов, фотоальбомов военно-патриотической тематики, монографий, энциклопедических, учебных и справочных изданий и др.

- по срокам хранения - документы  Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной  собственности, хранятся: постоянно - в  государственных архивах, музеях, библиотеках и организациях Российской академии наук и временно - в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования.

Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, осуществляют федеральные органы исполнительной власти и организации (в том числе государственные академии наук, за исключением Российской академии наук), перечень которых устанавливается Правительством Российской Федерации.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:

- постоянно - в муниципальных архивах, музеях и библиотеках;

- временно - в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах в течение установленных сроков.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук. При этом условия хранения этих документов определяются их собственниками или владельцами с соблюдением норм Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации».

Установлены следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы (ст. 22 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»):

- для включенных в установленном  порядке в состав Архивного  фонда Российской Федерации документов  федеральных органов государственной  власти, иных государственных органов  Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций - 15 лет;

- для включенных в установленном  порядке в состав Архивного  фонда Российской Федерации документов  органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации - 10 лет;

- для включенных в установленном  порядке в состав Архивного  фонда Российской Федерации документов  органов местного самоуправления  и муниципальных организаций - 5 лет;

- для включенных в установленном  порядке в состав Архивного  фонда Российской Федерации отдельных  видов архивных документов:

Принадлежность документов к определённым отраслям государственной и общественной деятельности. Это признак применяется для организации крупных комплексов документов, обособляемых в виде самостоятельных архивов.

Таким образом, классификация документов Архивного фонда РФ предполагает их научную группировку с целью правильного распределения по государственным архивам.

Глава 2. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВОВ 

2.1 Основные этапы комплектования  государственных архивов документами

Комплектование архива - систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ.

Государственные архивы комплектуются архивными документами, образующимися в деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.

Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных архивах.

Работа по комплектованию архива документами складывается:

• из установления профиля архива;
• определения источников комплектования;
• определения состава документов, подлежащих хранению в архиве;
• организации комплектования.

Источник комплектования - юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. Если фондообразователь создает в своей жизнедеятельности весь документальный фонд, то источник комплектования передает на хранение в архив только архивный фонд, поэтому понятие «фондообразователь» шире понятия «источник комплектования».