Организация учета денежных средств в кассе организации и на расчетных счетах и контроль за их использованием на примере предприятия общес

РОССИЙСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ 
ИНСТИТУТ СОЦИАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

(ФИЛИАЛ) РГСУ  В Г.САРАТОВЕ

Выпускная квалификационная работа

по специальности ______ Бухгалтерский учет, анализ и аудит________________

на тему: «Организация учета денежных средств в кассе организации и на расчетных счетах и контроль за их использованием на примере предприятия общественного питания «Кантин Нитрон»

Саратов

2012

Содержание

ВВЕДЕНИЕ

В процессе осуществления  своей деятельности предприятия  вступают в хозяйственные связи  с разными предприятиями, организациями  и лицами. Постоянно совершающийся  кругооборот хозяйственных средств  вызывает непрерывное возобновление  многообразных расчётов.

Актуальность и практическая значимость выбранной мною темы дипломной  работы обусловлены тем, что правильная организация расчетных операций обеспечивает устойчивость оборачиваемости средств организации, укрепление в ней договорной и расчетной дисциплины и улучшение ее финансового состояния.

Расчеты осуществляются в денежной форме. Денежные средства – это финансовые ресурсы организации, самые высоко ликвидные активы, возможные  обеспечить выполнение обязательств любого уровня и вида. От их наличия зависит своевременность погашения кредиторской задолженности предприятия. Между организациями большинство расчетов производится безналично. Безналичные расчеты ведутся путем перечисления денежных средств со счета плательщика на счет получателя с помощью различных банковских операций, замещающих наличные деньги в обороте. Поэтому большое значение имеет учет денежных средств и контроль за их обращением на расчетных и валютных счетах в банках.

Наличными средствами, как  правило, ведутся внутренние расчеты. Движение наличных денег совершается посредством кассовых операций. В условиях рыночной экономики следует исходить из принципа, что умелое использование денежных средств может приносить предприятию дополнительный доход, и, следовательно, необходимо постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения дополнительной прибыли. Поэтому бухгалтерский учет денежных средств имеет важное значение для правильной организации денежного обращения, организации расчетов и кредитования.

Объект исследования – ООО «Кантин Нитрон».

Предмет исследования – учет денежных средств в кассе организации и на расчетных счетах и контроль за их использованием.

Целью данной работы является анализ организации учета денежных средств в кассе организации и на расчетных счетах и контроль за их использованием, а также выявление путей совершенствования учета.

Для достижения цели в  данной дипломной работе выделены следующие  задачи:

• изучение основных принципов учета денежных средств в кассе и на расчетных счетах ООО «Катин Нитрон»;
• проведение оценки и анализа учета денежных средств в кассе и на расчетных счетах организации с помощью аудита;
• разработка рекомендаций по улучшению учета денежных средств в организации.

В процессе исследовательской  работы были применены совокупность методов экономико-статистического анализа, методы анализа и синтеза экономической информации, концепции различных направлений бухгалтерского учета.

Структура дипломной  работы состоит из введения трех глав, выводов и предложений, списка использованной литературы и приложений.

В первой главе дипломной  работы раскрыты основные принципы учета денежных средств, учет денежных средств на расчетных счетах в банках, учет денежных средств в кассе предприятия общественного питания.

Во второй главе проводится анализ организации учета денежных средств в кассе и на расчетных счетах на примере ООО «Кантин Нитрон», дается краткая характеристика ООО «Кантин Нитрон» и организации учета, анализируется учет и контроль кассовых операций, учет и контроль денежных средств на расчетном счете.

В третьей главе дается понятие аудиторской проверки как средства контроля учета денежных средств на примере ООО «Кантин Нитрон», проводится проверка кассовых операций, проверка расчетов с подотчетными лицами, проверка денежных средств на расчетных счетах банка.

В заключении делаются выводы и предложения по оценке учета денежных средств в кассе и на расчетных счетах ООО «Катин Нитрон» на основании полученных в ходе анализа данных.

ГЛАВА I. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УЧЕТА ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ

1.1. Основные принципы  учета денежных средств

Деньги представляют собою особый товар, стихийно выделившийся из товарного мира и ставший всеобщим эквивалентом. С возникновением денег  они стали выполнять несколько  функций:

• меры стоимости, где они выступают как идеальные, счетные деньги для измерения стоимости произведенной готовой продукции, приобретенных товаров, затрат живого и овеществленного труда и т. д.;
• средства обращения, где они представлены полноценными деньгами (золотые и серебряные монеты) и их заменителями (неполноценные монеты и бумажные деньги) для осуществления товарного обмена. Функционирование денег как средства обращения представляет непрерывную цепь превращения товаров (Т) в деньги (Д) и денег в товар (Т–Д–Т);
• средства платежа, где они выступают как полноценные деньги и их заменители, включая «кредитные деньги» (векселя). В этой функции деньги используются при безналичных расчетах с поставщиками, подрядчиками, покупателями и т.д., а также при расчетах наличными с работниками по оплате труда, выплате пособий, пенсий, выигрышей по облигациям и т. д.;
• средства накопления, где они могут накапливаться на счетах юридических лиц, на вкладах физических лиц, но, к сожалению, государство пока полностью не гарантирует их сохранность, так как это накопление производится неполноценными деньгами.

Если же это накопление будет производиться полноценными деньгами, то они будут выполнять  функцию сокровища;

• мировые (всемирные) деньги, где они выступают в виде слитков золота, и в случае необходимости производят их продажу в обмен на иностранную валюту с последующим использованием ее в качестве средств платежа.

Все функции денег  являются объектом бухгалтерского учета.

Для осуществления организацией любой  основной деятельности (производственной, посреднической, коммерческой и т. д.) необходимы денежные средства. Денежные средства организации образуются при продаже готовой продукции, товаров, от оказания сервисных и иных услуг, а также в виде поступлений от операций с ценными бумагами и т. д.

Организации расходуют денежные средства на развитие основной деятельности, приобретение материальных ценностей, оплату труда работников; осуществляют вложения во внеоборотные активы (строительство производственных и культурно-бытовых объектов, приобретение автомобилей, тракторов и других объектов основных средств, затраты по закладке и выращиванию многолетних насаждений и др.).

Для учета денежных средств в  Плане счетов бухгалтерского учета  предусмотрены следующие главные (синтетические) счета:¹

50 «Касса»;

51 «Расчетные счета»;

52 «Валютные счета»;

55 «Специальные счета  в банках»;

57 «Переводы в пути».

Все эти счета по отношению к  балансу являются активными и  размещены во II разделе актива баланса  на соответствующих статьях.

При мемориально-ордерной форме синтетический учет осуществляется в Главной книге в обобщенном виде, т.е. без подразделения по субсчетам, а аналитический учет – в контокоррентной книге, записи в которой производятся в течение года.

При журналъно-ордерной форме синтетический и аналитический учет совмещен в соответствующих журналах-ордерах и ведомостях, записи в которых производятся в течение месяца. По окончании месяца дебетовые и кредитовые обороты переносят в Главную книгу.

При механизированной обработке  экономической информации применяют таблично-автоматизированную форму учета или автоматизируют учет на базе персональных ЭВМ с использованием АРМ (автоматизированное рабочее место) бухгалтера. При этой форме учета первичные документы перед сдачей на электронную обработку комплектуют в пачки, указывая на сопроводительном ярлыке необходимые сведения. От машинно-счетной станции или от ПЭВМ получают в качестве регистра бухгалтерского учета машинограмму «Ведомость учета денежных средств и расчетов».

При автоматизации учета на базе ПЭВМ с использованием АРМ бухгалтера данные из первичных документов непосредственно вводятся в ЭВМ с формированием рабочей информационной базы по каждому счету.

1.2. Учет денежных средств в кассе предприятия общественного питания

В сфере общественного  питания наибольшая часть всех хозяйственных операций, как правило, осуществляется за наличный расчет. Это обязывает хозяйствующего субъекта вести учет движения денежных средств и соблюдать порядок ведения кассовых операций, установленный в Российской Федерации.

Порядок ведения кассовых операций регламентируют следующие нормативные документы:

• Федеральный закон от 22.05.2003 г. N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее – Закон N 54-ФЗ);
• Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации, утвержденное Центральным банком Российской Федерации от 12.10.2011 г. N 373-П (далее – Положение N 373-П);
• Указание Центрального банка Российской Федерации от 20.06.2007 г. N 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» (далее – Указание ЦБ РФ N 1843-У);
• Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденные Минфином Российской Федерации 30.08.1993 г. N 104, которые применяются в части, не противоречащей Закону N 54-ФЗ (далее – Типовые правила эксплуатации N 104).

Рассматривая порядок  ведения кассовых операций, в первую очередь, следует определиться с  порядком применения кассового аппарата при осуществлении наличных денежных расчетов.

Согласно пункту 1 статьи 2 Закона N 54-ФЗ по общему правилу применять контрольно-кассовую технику (далее – ККТ) обязаны все организации и индивидуальные предприниматели при наличных расчетах (в том числе с использованием платежных карт) в случае продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.

Вместе с тем, не применять кассовую технику вправе организации и индивидуальные предприниматели, оказывающие услуги населению при условии выдачи бланка строгой отчетности, который подтверждает факт принятия наличных денежных средств от покупателя.

Бланк строгой отчетности – документ, к которому предъявляются особые требования. Применение бланков строгой отчетности в коммерческом обороте регулируется Постановлением Правительства Российской Федерации от 06.05.2008 г. N 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники».

Еще одной категорией, которая может не применять контрольно-кассовый аппарат в своей деятельности – это организации и индивидуальные предприниматели, деятельность которых подлежит обложению ЕНВД. В соответствии с подпунктами 8, 9 пункта 2 статьи 346.26 НК РФ в обязательном порядке применять ЕНВД должны организации и индивидуальные предприниматели, оказывающие услуги общественного питания. Но для того, чтобы указанная деятельность подлежала обложению ЕНВД, необходимо оказывать услуги через объект общественного питания, в котором площадь зала обслуживания посетителей не превышает 150 метров квадратных или не иметь зала обслуживания посетителей вовсе. Однако не все так просто. А точнее не просто разобраться в том, подпадает ли та или иная точка общественного питания под указанные выше определения. В соответствии с нормами статьи 346.27 НК РФ услугами общественного питания признаются услуги:

• по изготовлению кулинарной продукции и (или) кондитерских изделий;
• по созданию условий для потребления и (или) реализации готовой кулинарной продукции, кондитерских изделий и (или) покупных товаров;
• а также по проведению досуга.

К услугам общественного  питания не относятся услуги по производству и реализации подакцизных товаров (алкоголь и пиво). Другими словами, только когда оказываемый организацией или индивидуальным предпринимателем вид услуг подразумевает наличие всех трех составляющих, то можно говорить, что данная организация или данный индивидуальный предприниматель оказывает услугу общественного питания (в рамках действующего НК РФ). Так, например, Минфин Российской Федерации в Письме от 10.12.2010 г. N 03-11-06/3/166 разъяснил, что изготовление и реализация кулинарной продукции путем доставки на дом клиенту не подлежит обложению ЕНВД.

Вывод, который напрашивается сам  по себе: чтобы не оказаться в  сложной ситуации, грозящей административной ответственностью за неприменение ККТ  и налоговой ответственности  в части налоговых доначислений, штрафа и пени, организации или индивидуальному предпринимателю необходимо быть уверенным на 100 процентов, что он или она применяет специальным налоговый режим на законных основаниях.

Третья категория льготников, которые  в своей деятельности могут не применять ККТ это хозяйствующие субъекты, деятельность которых настолько специфична, что не позволяет применять кассовый аппарат. В данном случае речь идет об обеспечении питанием учащихся и работников общеобразовательных школ и приравненных к ним учебных заведений во время учебных занятий.

Для осуществления всех наличных расчетов организация или индивидуальный предприниматель, оказывающие услуги общественного питания, должны иметь  кассу и вести кассовую книгу, что следует из Положения N 373-П. В  кассе денежные средства могут храниться только в пределах лимита, установленного самим хозяйствующим субъектом, за исключением дней, когда производится выплата заработной платы, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплаты социального характера (далее – другие выплаты), включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения организацией, индивидуальным предпринимателем в эти дни кассовых операций. На это указывают пункты 1.2, 1.4 Положения N 373-П. Остальную наличность нужно сдать в банк.

Утверждение лимита остатка наличных денег является обязательным условием для ведения кассовых операций. Организации или индивидуальному предпринимателю, оказывающим услуги общественного питания, необходимо определить такой лимит, используя правила расчета лимита остатка наличных денег, изложенные в Приложении к Положению N 373-П (пункт 1.3 Положения N 373-П), и закрепить его в своем распорядительном документе, который должен храниться в порядке, определенном руководителем организации, индивидуальным предпринимателем или иным уполномоченным лицом (далее – руководитель).

Срок выдачи наличных денег на выплату заработной платы и других выплат должен определять руководитель, однако он не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты), что установлено пунктом 4.6 Положения N 373-П.

Накапливать в кассе наличных денег  сверх установленного лимита остатка  наличных денег кроме вышеперечисленных  случаев организация и индивидуальный предприниматель, оказывающие услуги общественного питания, не вправе.

При осуществлении наличных расчетов с физическими и юридическими лицами за выполненные работы либо оказанные услуги организации и индивидуальному предпринимателю, оказывающим услуги общественного питания, следует обратить внимание на лимит расчетов денежными средствами. Указанием ЦБ РФ N 1843-У расчеты наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами, юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, а также индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора, заключенного между данными лицами, не должны превышать 100 000 руб.

В Письме ЦБ РФ от 04.12.2007 г. N 190-Т даны разъяснения по поводу ограничения расчетов наличными денежными средствами, в частности, лимит:

• применяется в отношении каждого договора в отдельности. Он не зависит от срока действия договора и периодичности расчетов, осуществляемых по нему;
• не распространяется на расчеты наличными деньгами организаций и индивидуальных предпринимателей со своими сотрудниками, связанные с выплатой заработной платы, стипендий, иными выплатами (в том числе социального характера);
• применяется, когда полученные под отчет наличные деньги используются сотрудниками при расчетах по договорам, заключаемым ими на основании доверенности или по уже заключенным договорам с другими юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями. В данном случае фактически расчеты наличными денежными средствами осуществляются между работодателем и организацией или индивидуальным предпринимателем. Лимит расчетов не применяется, если командированное лицо оплачивает полученной под отчет суммой от своего имени и оказанные ему услуги (оплата проезда, проживания).

Все операции движения денежных средств по кассе должны быть оформлены.

Прием наличных денег организацией и индивидуальным предпринимателем, оказывающим услуги общественного питания, в том числе от работников, необходимо проводить по приходным кассовым ордерам (форма по ОКУД 0310001) (пункт 3.1 Положения N 373-П).

Выдачу наличных денег под отчет  на расходы, связанные с оказанием услуг общественного питания, следует проводить по расходным кассовым ордерам (форма по ОКУД 0310002) (пункт 4.1 Положения N 373-П).

Формы этих документов закреплены в Постановлении Госкомстата Российской Федерации от 18.08.1998 г. N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (далее – Постановление N 88).

Выдачу наличных денег для выплат заработной платы и других выплат необходимо проводить по расходным кассовым ордерам, расчетно-платежным ведомостям (форма по ОКУД 0301009), платежным ведомостям (форма по ОКУД 0301011). Формы расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости закреплены в Постановлении Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее - Постановление N 1).

Для учета поступающих  в кассу и выдаваемых из кассы  наличных денег необходимо вести  кассовую книгу по форме (форма по ОКУД 0310004), утвержденной Постановлением N 88, что установлено пунктом 5.1 Положения N 373-П. Записи в кассовой книге должны осуществляться кассиром по каждому приходному кассовому ордеру (расходному кассовому ордеру), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги (пункт 5.2 Положения N 373-П). Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились и записи в кассовую книгу не осуществлялись, остатком наличных денег на конец рабочего дня считается сумма остатка наличных денег, выведенная в последний из предшествующих рабочий день, в течение которого проводились кассовые операции (пункт 5.5 Положения N 373-П).

При наличии в организации  или у индивидуального предпринимателя  старшего кассира операции по передаче наличных денег между ним и  кассирами в течение рабочего дня старшему кассиру необходимо отразить в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма по ОКУД 0310005 утверждена Постановлением N 88) (пункт 2.4 Положения N 373-П). Записи в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств следует производить в момент передачи наличных денег.

Кроме вышеназванных  документов организации и индивидуальному  предпринимателю, оказывающим услуги общественного питания, при ведении  кассовых операций необходимо вести:

• Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов по форме (форма по ОКУД 0310003), утвержденной Постановлением N 88;
• Журнал регистрации платежных ведомостей по форме (форма по ОКУД 0301050), утвержденной Постановлением N 1.

Применение кассового  аппарата обязывает организацию и индивидуального предпринимателя, оказывающих услуги общественного питания, вести учетную документацию по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККМ, типовые формы которых утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25.12.1998 г. N 132 (далее – Постановление Госкомстата Российской Федерации N 132).

Основными из них являются:

• Журнал кассира–операциониста (форма по ОКУД 0330104);
• Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира–операциониста (форма по ОКУД 0330105);
• Справка – отчет кассира-операциониста (форма по ОКУД 0330106).

В Журнале кассира-операциониста ежедневно необходимо фиксировать операции по приходу и расходу денег в хронологическом порядке без помарок. Этот журнал ведется при учете выручки, полученной с применением ККТ. 

В случае если кассовый аппарат  установлен непосредственно за стойкой  бара, то необходимо использовать Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККТ, работающих без кассира - операциониста.

Перед тем как сдать  выручку, кассир - операционист должен составить справку – отчет и вместе с ней по приходному ордеру сдать денежную наличность в главную кассу хозяйствующего субъекта. Данный порядок документального оформления кассовых операций кассиром - операционистом установлен Типовыми правилами эксплуатации N 104.

В последнее время  стали широко распространены расчеты  с использованием платежных банковских карт без применения ККТ.

Особенности осуществления  денежных расчетов без применения ККТ  установлены в Положении об осуществлении  наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 06.05.2008 г. N 359 (далее - Постановление N 359).

Постановление N 359 устанавливает порядок осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ в случае оказания услуг населению при условии выдачи документа, оформленного на бланке строгой отчетности, приравненного к кассовому чеку (квитанции, талоны и другие документы), а также порядок утверждения, учета, хранения и уничтожения таких бланков.

Согласно пункту 3 Постановления N 359 бланк должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа, шестизначный номер и серия;
• наименование и организационно-правовая форма для организации, Ф.И.О. для индивидуального предпринимателя;
• место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица;
• ИНН;
• вид услуги;
• стоимость услуги в денежном выражении;
• размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;
• дата осуществления расчета и составления документа;
• должность, Ф.И.О. лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации (ИП);
• иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми организация (ИП) вправе дополнить документ.

В барах, кафе, ресторанах расчеты с посетителями производятся по счету официанта, в котором  указывается стоимость блюд и  сервисного обслуживания.

Такой счет является бланком  строгой отчетности. Типовая форма  счета приведена в Письме Госналогслужбы Российской Федерации от 30.08.1994 г. N НИ-6-14/320 «О формах документов строгой отчетности».

В связи с вступлением в силу Постановления N 359 организация вправе самостоятельно разработать и применять бланк строгой отчетности. Данного права лишены лишь те организации и индивидуальные предприниматели, деятельность которых подконтрольна федеральным органам исполнительной власти. Указанные субъекты обязаны применять бланки строгой отчетности, разработанные и утвержденные данными органами власти после вступления в силу Постановления N 359. Если же бланк не утвержден, то применять можно самостоятельно разработанный бланк. На сегодняшний день не существует утвержденного бланка строгой отчетности для предприятий общественного питания, поэтому форму счета такие предприятия (и коммерсанты) могут разработать самостоятельно.