Особенности организации рабочего места секретаря

Содержание

 

 

Введение

 

Актуальность данной темы исследования заключается в  том, что современный секретарь - это «правая» рука директора, без которого он не сможет эффективно руководить всем рабочим процессом на предприятии или фирме.

Без секретаря не может  существовать практически ни одна компания. Секретари не подписывают многомиллионных  контрактов, не совершают громких  открытий, не принимают стратегических решений. И все же от их профессионализма зависит эффективность работы всей компании.

Можно сказать, что секретарь  – это одновременно несколько  профессий, и в предлагаемом тренинге отражено все многообразие деятельности секретаря. Большое значение при этом уделяется коммуникативным умениям, так как основная деятельность секретаря связана с общением, и коммуникабельность, умение общаться по-деловому и в то же время доброжелательно – важная компетенция секретаря.

Отношение к этой профессии в обществе неоднозначное. К пренебрежительному термину «секретарша», которое мы получили в наследство от советских времен, добавилось чувство зависти, вызванное высокими зарплатами современных секретарей. Старшее поколение, в том числе и родители молодых девушек, с большим смущением признаются, что их внучка или дочка работает секретарем. Да и сами девушки часто стараются обойти это тривиальное определение – секретарь.

Представление о современном секретаре не укладывается в четкие рамки, а выглядит примерно так:

• возраст от 20 до 38 лет;
• семейное положение - замужем или не замужем;
• дети - есть (под присмотром бабушки или няни) или нет;
• образование - от среднего специального до двух высших;
• опыт работы – от «0» до десяти лет и более.

И единственное, что в обязательном порядке должно присутствовать у всех секретарей, – это «секретарский» внешний вид.

Словесному определению это поддается с трудом, но глаз безошибочно выделяет нужный типаж: стройная молодая женщина, среднего или высокого роста, с уверенной, легкой походкой, прямой спиной, с милой улыбкой и приятным голосом, одетая строго и со вкусом. Нельзя стать современным секретарем, не соответствуя внешне этому образу.

Самый востребованный секретарский возраст - 25–35 лет. Еще несколько лет назад возрастной ценз у секретарей был несколько ниже. Тогда предпочтение отдавали девушкам 22–27 лет. Сегодня работодатели научились ценить жизненный опыт и уделяют пристальное внимание устроенности личной жизни соискателей. И все-таки цифра возраста вторична, а на первый план выходит внешний облик секретаря.

В секретарской профессии одинаково востребованы незамужние девушки и замужние молодые женщины с детьми и без детей. Приоритеты расставляют сами руководители. При этом примерно 50 % руководителей глубоко убеждены, что секретарь должна быть свободна от семейных обязанностей и материнских забот, а другая половина уверена, что лучшие секретари – это замужние женщины. У них помимо профессионального есть и богатый жизненный опыт, умение сглаживать конфликты и находить компромиссы в самых сложных ситуации.

Типичной чертой современного секретаря, к сожалению, является неустроенность личной жизни. И тому есть много причин. Красивые, успешные, материально обеспеченные девушки перестают замечать вокруг себя молодых людей - служащих среднего звена. Их взгляд все чаще останавливается на богатых руководителях и управленцах высшего звена, которые все, как правило, уже женаты и могут предложить только адюльтер. Такие отношения длятся годами, лишая девушек возможности собственную семью.

К грустным реалиям наших дней также относится и проблема так называемых гражданских браков. Девушки не спешат выходить замуж и создавать полноценные семьи, потому что они либо одержимы идеей построения карьеры, либо стараются вначале накопить денег на шикарную свадьбу, лимузин, потом квартиру и т.д. В погоне за карьерой и из желания создать прочную, затем очень прочную материальную базу девушки довольствуются кратковременными связями, которые редко заканчиваются настоящим браком. А вот руководители начинают предпочитать секретарей замужних и с детьми…

Современных секретарей условно можно разделить на три группы: девушки случайные в этой профессии, карьерные секретари и секретари-профессионалы.

Иногда молодые девушки, которые попробовали поработать продавцами, официантками, воспитателями в детских садах, рекламными агентами и т.д. вдруг в одночасье решают стать секретарями. Главный аргумент у них такой: «Зарплата у секретарей хорошая, по телефону я говорить умею, компьютер у меня дома есть». В основном это девушки без высшего образования или с «невнятным» высшим образованием из новоиспеченных коммерческих вузов. Такие девушки не блещут ни знаниями, ни эрудицией, ни общим уровнем культуры. Некоторым из них все-таки удается найти работу секретаря и даже проработать какое-то время. Обычно работают они без энтузиазма, новые знания к ним не «прилипают». Руководство таких секретарей не особенно ценит и легко с ними расстается. Это девушки случайные в профессии и долго в ней не задерживаются.

К карьерным секретарям мы относим девушек с хорошим образованием, достаточно высоким уровнем культуры, целеустремленных, которые и внешне соответствуют образу деловой женщины. Освоение профессии секретаря для них - первая ступенька в карьере. Они жадно вбирают в себя новые знания, получают второе высшее образование, посещают всевозможные курсы, изучают иностранные языки, читают специальную литературу. Такие секретари тоже долго не задерживаются в профессии, но пока они занимают секретарские позиции, они демонстрируют блестящее секретарское мастерство. Им сыплются предложения о работе из разных компаний, но они расчетливо выбирают наиболее перспективные для своей карьеры варианты.

Золотой фонд секретарской профессии – это те секретари, которые любят свою профессию и гордятся ею. Психологически, профессионально и внешне они соответствуют образу Секретаря. Интересно, что высшее образование у этих секретарей может быть разным: юридическим, экономическим, техническим, гуманитарным, но они умеют в своей секретарской профессии применять необходимые знания базового высшего образования. Круг интересов у таких девушек достаточно широк, поэтому им не бывает скучно ни на работе, ни вне офиса. Добросовестное отношение к своим обязанностям, постоянное стремление к повышению квалификации, искренне желание помочь руководителю или сотрудникам фирмы – вот самые ценные качества профессионала. О таких секретарях мечтают все руководители.

Целью работы – рассмотреть особенности организации рабочего места секретаря.

Задачи исследования:

• выявить требования, предъявляемые к современному секретарю;
• рассмотреть должностные обязанности секретаря – референта;
• рассмотреть организацию рабочего места секретаря;
• разработать документооборот секретаря.

Объект исследования –  секретарь – как важная составляющая управленческого процесса.

Предмет исследования – особенности организации рабочего места секретаря.

Методы исследования – работа с документами, анализ, синтез.

Теоретическая база исследования: научные труды А.С. Малитикова, Д.И. Сольского, Айман, Т.О. Гойхмана О.Я., Демина Ю.М., Лагутина Т.М. и др.

 

 

 

 

Глава 1. Требования, предъявляемые современному секретарю

 

1.1.Место секретаря в организации

 

Секретарь – одна из самых  распространенных профессий на современном  рынке труда. Без секретаря сегодня  не обходится ни одна организация. Секретарь – это первый помощник руководителя, сотрудник, владеющий оперативной информацией и находящийся в курсе текущих дел компании, фирмы, организации, предприятия или учреждения. 

За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. Если еще недавно секретаря принято было называть «лицом фирмы», то сегодня его уже можно сравнить с правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. 

«Секретарь» происходит от французского средневекового слова «secretaire», которое можно перевести, как тайное, доверенное лицо (от «secret» - тайна). Неплохой секретарь остается таковым и в наши дни¹.

В России пост секретаря впервые возник в XVIII веке, изначально, как должность личного секретаря Императора Российского. 
Постепенно, примерно в первой четверти XVIII в.,  секретарь становится обязательным должностным лицом учреждения. В имеющихся законодательных актах данного периода описаны служебные обязанности секретаря и очерчена сфера его деятельности.

Сегодня ни одно учреждение, ни одна коммерческая организация, муниципальное предприятие или небольшая фирма не сможет существовать без секретаря, выполняющего организационно-распорядительную работу.

Современный секретарь - это «правая» рука директора, без которого он не сможет эффективно руководить всем рабочим процессом на предприятии или фирме.

Секретарь XXI века берет на себя организационное и информационное обслуживание остальных сотрудников, освобождая тем самым своего начальника от нерациональной траты времени. Секретарь  XXI века  - это лицо фирмы, которое всегда поддержит на высоком уровне авторитет руководителя и компании в целом. Именно секретарь встретит нас в каждой фирме и вежливо ответит на наши вопросы по телефону.

Можно сказать, что компания начинается с секретаря. Труд секретаря весьма разнообразен, необычайно сложен и интересен. Он формируется из многообразных творческих, логических и технических операций.

Работа секретаря – это творчество, без которого, как это не странно звучит. Не продержится бизнес руководителя. Опытный секретарь обеспечивает устойчивую связь между руководителем и внешним миром, и прочими сотрудниками фирмы, организует прием будущих партнеров и посетителей, ведет телефонные переговоры и принимает звонки, организует совещания, оформляет и хранит необходимые документы, организует сбор и обработку информации, необходимой для руководителя.

Основные обязанности секретаря в современной организации можно разбить на несколько важных групп²:

1. Работа с документами или делопроизводство. 

Данный вид деятельности включает в себя целый комплекс работ, связанных с делопроизводством, а именно: оформление документов (например, приказы и распоряжения начальника),  направление документов в различные стpуктуpные подразделения компании, контроль за сроками исполнения документов, прием и подготовка документов на подпись руководителю, налаживание системы регистрации и хранения исполненных документов.

2. Работа со средствами  связи. 

В эту группу обязанностей входят телефонные переговоры, ответы на вопросы звонящих, соединение их с начальником или нужным отделом, запись фамилии имени отчества звонившего и суть его проблемы, в отсутствии руководителя, прием и отправка факсов, составление электронных писем и прием сообщений по электронной почте. 

Секретарь должен также следить за исправностью всех, находящихся в его ведении средств связи (телефонов, факсов, мини – АТС), и незамедлительно вызывать ремонтные службы в случае их поломки или неисправности.

3. Работа с посетителями³. 

Настоящая группа обязанностей включает в себя прием посетителей, помощь обратившимся к секретарю другим сотрудникам предприятия, оказание помощи командированным, например, в заполнении их путевых документов, организации встречи с начальством.  Секретарь организовывает встречу с партнерами, прием чиновников из различных государственных организаций. Помимо прочего секретарь отвечает за ведение записи всех сотрудников и иных лиц, записанных на прием к руководителю фирмы.

4. Подготовка и проведение совещаний.

Эта группа отношений отличается повышенной важностью. Секретарь должен своевременно проинформировать лиц, приглашенных на совещание по распоряжению руководителя, составить список всех участников, с указанием личных данных, должности и т.д., подготовить все необходимые информационные материалы, составить и оформить доклада руководителя. 

Перед днем совещания следует обзвонить всех участников и еще раз напомнить им о времени проведения совещания, подготовить переговорную комнату или кабинет руководителя, обеспечить всех участников ручками и бумагой, стаканами и емкостью с водой. Во время самого совещания секретарь принимает в нем непосредственное участие и ведет протокол.

5. Работы хозяйственного характера.

В непосредственные обязанности секретаря входит большой круг вопросов хозяйственного характера. Это проверка за своевременностью и качеством уборки кабинета руководителя, обеспечение бесперебойной работы всех технических офисных средств, находящихся в кабинете руководителя и возле своего рабочего места. Это заправка картриджей ксерокопирующего аппарата, принтера и факса; постоянное наличие бумаги в этих устройствах; обеспечение сотрудников и руководителя всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями⁴.

Помимо перечисленного выше работа секретаря не только характеризуется обширностью и разнообразием выполняемых функций, но и требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой.

Основной функцией современного секретаря является оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. 
В наши дни секретарь любой фирмы, организации и учреждения, должен обладать такими качествами как, профессионализм, квалификация, желательно наличие определенного стаж работы по данной специальности, надежность, исполнительность, высокая работоспособность, коммуникабельность, приветствуется способность избегать конфликтов.

Кроме того, от секретаря могут потребовать презентабельную или привлекательную внешность, аккуратность и элегантность в одежде, возможно установление специальной формы одежды. Руководители приветствуют, если кандидат на должность секретаря ведет здоровый образ жизни, занимается спортом, не имеет вредных привычек и умеет хранить конфиденциальную информацию, которая станет известной в процессе трудовой деятельности.

Среди профессиональных навыков современного секретаря руководители выделяют обязательное наличие следующих: умение работать на компьютере, с базовыми программами Word, Excel, умение использовать Интернет не для развлечений, а для работы; умение пользоваться электронной почтой; хорошее знание иностранного языка (желательно, чтобы секретарь умел общаться на иностранном языке, читать и писать); умение вести делопроизводство и общаться с людьми. 
Необычайно высокое значение имеет умение планировать и организовывать исполнение поручений руководителя. Всем этим, а возможно и другим должен обладать секретарь в наше время⁵.

В небольшой по своим размерам фирме секретарю поручается все организационное и делопроизводственное обслуживание. В более крупных учреждениях должность секретаря имеется в каждом структурном подразделении или отделе.

Становится очевидным, что секретарь нужен в любой фирме или организации. Таким образом, еще недавно не особо популярная и в основном низкооплачиваемая профессия секретаря, становится сегодня в самой вершине списка самых престижных профессий в России. Это подтверждает огромный спрос на должность секретаря, секретаря – референта, секретаря – делопроизводителя на Российском рынке труда и занятости населения.

Более того, современный секретарь имеет высшее или средние специальное образование, постоянно совершенствует свои навыки, знания и умения, посещает различные профильные тренинги и специальные курсы.

Многие Российские ВУЗы и специальные училища ввели такие учебные специальности, как «Документоведение и документационное обеспечение управления», введена новая для российских высших заведений квалификация – «Документовед».

Прошедшие обучение по этой специальности – это квалифицированные и дипломированные специалисты, которые свободно владеют одним или, что бывает чаще  двумя иностранными языками.

Такие специалисты могут работать не просто секретарями-референтами, помощниками руководителя или секретарями-референтами высокого уровня.

Средние специальные учебные заведения также ввели обучение по специальности «Делопроизводство и архивоведение», на базе которого выпускаются  специалисты с квалификацией – «организатор делопроизводства – архивист».

После окончания такого учебного заведения, выпускники могут с легкостью занять должность и справляться с обязанностями секретаря-референта и секретаря руководителя структурного подразделения на крупной фирме.

Таким образом, успешный и опытный секретарь, в 99% - это женщина, отлично справляется со своими обязанностями и при желании легко сможет открыть свое собственное дело.

 

1.2.Задачи и функции секретаря

 

Основной задачей секретаря-референта является документационное обеспечение деятельности фирмы (выполнение работ по делопроизводству), для выполнения которой секретарь осуществляет следующие виды работ:

Ежедневно в установленные сроки получает в почтовом отделении документы, поступившие в адрес фирмы, доставляет их на фирму и проводит их первичную обработку (проверяет правильность адресования, целостность конвертов и упаковки, вскрывает конверты, проверяет комплектность вложений и проставляет на документах отметку о поступлении).

Сортирует входящие документы на регистрируемые и нерегистрируемые, передает документы, не требующие регистрации, непосредственно специалистам фирмы. Регистрирует поступившие документы⁶.

Например, в должностной инструкции секретаря-референта ООО «КРОСС» записано, что он регистрирует входящие документы в журнале входящих документов, а в должностной инструкции секретаря ОАО «АГРО» - вносит данные о поступивших документах в базу данных.

Своевременно передает поступившие документы на рассмотрение руководителя (заместителя руководителя) фирмы.

Готовит поступившие документы для доклада руководителю.

В течение дня выполняет машинописные работы (набирает на компьютере тексты служебных документов), сверяет и распечатывает их.

Например, в должностной инструкции секретаря-референта ООО «КРОСС» записано, что он стенографирует, расшифровывает, печатает и оформляет распоряжения руководителя.

По поручению руководителя (руководителя и специалистов) выполняет копировальные работы.

Ведет контроль за сроками исполнения документов, находящихся на исполнении у специалистов. Информирует руководителя о состоянии исполнительской дисциплины.

По поручению сотрудников фирмы принимает и передает документы по факсимильной связи.

Ежедневно контролирует своевременную сдачу исполненных документов сотрудниками фирмы, раскладывает их в папки в соответствии с номенклатурой дел, контролирует наличие в них отметки о списании документов в дело, визы и подписи.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1. Место секретаря в организационной структуре предприятия ООО «КРОСС»

 

Принимает и передает по телефону информацию для руководителя фирмы и сотрудников; организует телефонные переговоры руководителя.

Например, в должностной инструкции секретаря-референта ООО «КРОСС» в числе функций предусмотрено "фиксирование информации, поступившей по телефону, передача и прием телефонограмм, регистрация их по установленной форме. Обеспечивает сохранность документов.

Ведет учет объема документов фирмы, ежеквартально готовит для руководства сводку о количестве документов⁷.

По указанию руководителя фирмы осуществляет подготовку совещаний, оформляет и обеспечивает хранение протоколов.

Если в фирме проводятся заседания нескольких видов, необходимо перечислить те из них, протоколирование которых входит в обязанности секретаря. Если по роду деятельности организации возникает необходимость делать выписки из протоколов, должно быть отмечено, кому и в какие сроки секретарь-референт их предоставляет.

Выполняет указания и поручения руководителя фирмы по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению партнеров (командированных).

Следит за исправным состоянием вычислительной и организационной техники, средств связи, установленных в приемной и кабинете руководителя.

Обеспечивает руководителя и сотрудников справочниками, бланками, бумагой и канцелярскими принадлежностями. Организует их хранение, учет и рациональное использование.

Заказывает пропуска для посетителей организации, отмечает время присутствия посетителей в здании.

Например, в должностной инструкции секретаря ООО «КРОСС» предусмотрено, что он "сопровождает посетителей в здании.

Выполняет работы по подготовке дел фирмы к сдаче в архив, проводит их предархивную обработку, составляет описи и акты на уничтожение документов.

Если сдача документов в архив осуществляется ежегодно, необходимо в этом пункте указать сроки, например: "ежегодно, не позднее четвертого квартала. Если архив самостоятельно ведет обработку документов, то этот пункт может быть сформулирован следующим образом: Передает документы структурного подразделения по графику сдачи документов в архив.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Организация рабочего места секретаря – набор оборудования и справочных изданий

 

2.1.Планирование рабочего времени секретаря как составляющая организационного обеспечения управленческой деятельности

 

Для успешной работы как  руководителя, так и секретаря  необходимо эффективно организовать рабочее время. Одним из важнейших аспектов организации работы руководителя является планирование рабочего времени.

Работа секретаря-референта, помощника руководителя организации, имеет свои специфические особенности:

• функции и обязанности секретаря-референта чрезвычайно разнообразны;
• рабочий день секретаря руководителя любой организации весьма насыщен;
• секретарю постоянно приходится параллельно выполнять несколько поручений, несколько видов работ одновременно;
• рабочий день секретаря во многом зависит от различных внешних факторов — сверхурочных заданий, незапланированных событий и т. п.;
• особые условия работы: постоянные телефонные звонки, вызовы, визиты посетителей и т. п.;
• секретарь должен ничего не забывать, ничего не упускать из внимания, никогда не опаздывать. Вместе с тем люди, окружающие секретаря, могут не всегда быть достаточно пунктуальными.

Подобная специфика  секретарской деятельности, с одной  стороны, чрезвычайно повышает важность планирования, необходимость наличия  четкого плана работы, с другой стороны — чрезвычайно это затрудняет. Некоторые начинающие секретари вообще наивно полагают, что планировать их работу невозможно.

Действительно, планировать  работу секретаря достаточно сложно, но не только можно, но и необходимо. К сожалению, в пособиях, адресованных секретарям, сюжеты, посвященные планированию, либо вообще отсутствуют, либо эти методики секретарской деятельности изложены весьма невнятно.

Всю работу, выполняемую  секретарем в течение каждого дня, можно с некоторой долей условности подразделить на:

• повторяющуюся;
• неповторяющуюся⁸.

Постоянную, повторяющуюся изо дня в день работу (например, регистрацию документов, копирование документов, машинописные работы и т. п.) целесообразно выполнять в одно и то же определенное время. Для планирования повторяющейся, однотипной работы разрабатывается схема рабочего дня секретаря.

При составлении схемы  рабочего дня желательно учитывать, что наиболее благоприятное время  для выполнения особо трудных  или творческих заданий — это  отрезок с 10 до 12 часов. Затем следует некоторый спад активности. Во второй половине дня работоспособность наиболее высока с 14 до 17 часов. После 17 часов накапливается усталость и внимание неуклонно падает, поэтому нежелательно начинать кропотливую работу, требующую сосредоточенности, после 18 часов.

Распорядок рабочего дня секретаря должен быть максимально удобен для руководителя и других сотрудников офиса, поэтому при разработке схемы рабочего дня необходимо учитывать следующие основные факторы:

• распорядок дня руководителя, поскольку планирование рабочего времени секретаря тесно связано с планированием рабочего времени руководителя, недельным графиком работы;
• привычки и стиль работы руководителя;
• правила внутреннего трудового распорядка организации;
• график поступления в организацию документов и информации⁹.

Рабочий день секретаря  принято делить на четыре неравных по продолжительности этапа: начало рабочего дня, первую половину рабочего дня, вторую половину рабочего дня, конец рабочего дня.

Выделение непродолжительных  по времени начала и конца рабочего дня объясняется их важностью, в частности, в планировании работы руководителя и секретаря. Как правило, эти этапы включают следующие действия секретаря.

Начало рабочего дня:

• прийти на работу не менее чем за 20 — 25 мин. до прибытия руководителя или до начала работы офиса (в зависимости от того, что происходит раньше);
• проверить состояние рабочего места руководителя и своего рабочего места;
• уточнить дату на календарях, время на часах
• включить или переключить на дневной режим работы офисную технику;
• просмотреть план работы на предстоящий день, подобрать в соответствии с планом необходимые документы и дела;
• по прибытии руководителя уточнить план работы на текущий день, содержание намечаемых мероприятий.
• записать поручения и указания руководителя.

Конец рабочего дня:

• наметить (желательно совместно с руководителем) план работы на следующий день;
• напомнить соответствующим службам и должностным лицам о мероприятиях, намеченных на следующий день (прием делегации,  проведение совещания и т. д.);
• записать поручения и указания руководителя;
• если руководитель отбыл из офиса, привести в порядок его и собственное рабочие места;
• убрать документы в шкафы и сейфы;
• выключить или переключить на ночной режим работы технические средства;
• если  руководитель остался работать после окончания рабочего дня, в зависимости от важности проблемы или остаться и продолжать ему помогать, или, получив разрешение руководителя, покинуть офис, обеспечив руководителя необходимыми документами и информацией¹⁰.