Совершенствование кадрового делопроизводства в негосударственном предприятии. 2

НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

«МОСКОВСКИЙ ИНСТИТУТ ЮРИСПРУДЕНЦИИ»

КАФЕДРА ГОСУДАРСТВЕННО-ПРАВОВЫХ ДИСЦИПЛИН И ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ

Допустить к защите

Зав. кафедрой_________С.В. Ильченко

             (подпись, И.О.Ф.)

                                                                           «_____» ____________________2012 г.

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА 
 

Тема: Совершенствование кадрового делопроизводства

в негосударственном предприятии ( на примере ООО «Автотрэвэл») 
 

                                                            Студентка:  Гуськова Анастасия  Сергеевна

                                                                         ________________________________________

                                                                          (подпись)

  Специальность 032001.65 «Документоведение  и  

                                                                        документационное обеспечение управления»

                                                         Научный руководитель:

                                                                        к.с.н.,  Кандаурова Татьяна Ивановна 

                                                                          ________________________________________

                                                                          (подпись) 
 
 
 
 
 
 
 
 

МОСКВА 2012

      СОДЕРЖАНИЕ

Введение ………………………………………………………………………. 3 стр.

 
Глава 1.

Теоретические аспекты деятельности кадровой политики

1. Сущность и значение кадровой политики……………………………. 6 стр.
2. Задачи и функции кадровой политики………………………………. 10 стр.

Глава 2.

Кадровая  служба ООО «Автотрэвэл» 

2.1. Общая характеристика организации ООО «Автотрэвэл»…………….  14 стр.

2.2. Кадровые  документы ООО «Автотрэвэл»……………………………... 15 стр.

2.3. Порядок подготовки приказов по личному составу……………………22 стр.

2.4.  Порядок оформление документов при приеме на работу……………. 26 стр.

2.5. Порядок подготовки  документов на отпуск…………………………… 30 стр.

2.6. Порядок оформление документов при переводе……………………. ...34 стр.

2.7. Расторжение трудового договора………………………………………. 38 стр. 

Глава 3.

Кадровая служба в ООО «Автотрэвэл»   
3.1. Анализ кадровой политики ООО «Автотрэвэл»……………………… 49 стр.

3.2. Разработка предложений по совершенствованию кадровой политики  
ООО «Автотрэвэл» …………………………………………………….……. 53 стр.

 
Заключение    ………………………………………………………………… 61 стр. 
Список использованных источников     
Приложения 
Введение

      Кадровая служба - совокупность правил и норм, целей и представлений, которые определяют направление и содержание работы с персоналом. Через кадровую деятельность осуществляется реализация целей и задач управления персоналом, поэтому её считают ядром системы управления персоналом.

      Работа  коммерческой организации определяется эффективностью всех процессов, происходящих в ней на различных этапах ее деятельности. Рентабельность организации на прямую зависит от деятельности ее сотрудников, в виду этого правильно построенная кадровая политика является одним из важнейших вопросов организации работы предприятия в целом. Деятельность кадровой службы опосредованно направлена на получение организацией дополнительной прибыли, и именно этот факт определяет ее суть. Прибыль невозможна без работы персонала, а значит, скорость получения прибыли и ее размеры напрямую зависят от эффективности работы кадровой службы.

      Актуальность  темы дипломной работы обусловлена тем, что деятельность отдела кадров как никакой другой вид деятельности нуждается в правильно построенной системе документационного обеспечения. Кадровая работа и вся система задач отдела кадров на предприятии связана с людьми как самым важным фактором производственных отношений, и поэтому ошибки в кадровой работе недопустимы.

        Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. Эти документы отражают трудовую деятельность работника и подтверждают трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Кроме того, кадровые документы различают по их способности выступать в роли правового акта. Например, приказ, с одной стороны, удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта заключения, изменения или прекращения трудового договора, т. е. является распорядительным документом. С другой стороны, приказ регистрирует этот факт и выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку учетных и отчетных кадровых документов. Поэтому приказ по личному составу как вид документа может быть одновременно отнесен не только к унифицированной системе организационно-распорядительной документации, но и к унифицированной системе первичной учетной документации.

      Объектом  исследование дипломной работы организация документационного обеспечения кадровой службы Общества с ограниченной ответственностью «Автотрэвэл».

      Предметом исследования является - совершенствование кадровой деятельности ООО «Автотрэвэл» - организация по перевозкам пассажиров, располагающаяся в подмосковном городе Королев с количеством жителей  250 000 тысяч человек. Город Королев находится в 17 км. от города Москвы на федеральной трассе Москва – Холмогоры. ООО «Автотрэвэл» осуществляет перевозки пассажиров по маршрутам, соединяющие такие города, как:  
г. Москва, г. Ярославль, г. Сергиев-Посад, г. Александров, г. Рыбинск, г. Королев, г. Пушкино. Объем перевозок в 2011 году составил 6,85 млн. человек. ООО «Автотрэвэл» располагает штатом сотрудников всех подразделений в количестве 444 человек.

      Целью написания дипломной работы является анализ организационного обеспечения деятельности и совершенствование кадровой деятельности в работе отдела кадров ООО «Атотрэвэл».

       Основные  задачи, поставленные при написании  данной дипломной работы и анализе кадровой работы в ООО «Автотрэвэл»:

- рассмотрение задач и функций работы отдела кадров на предприятии;

- определение  видов документов в деятельности отдела кадров организации;

- написание  характеристики документооборота кадровой работы ООО «Автотрэвэл»; 
- проведение комплексного анализа кадровой работы ООО «Автотрэвэл» с целью выявления слабых мест и последующего внедрения нововведений.

      При написании дипломной работы были использованы такие источники, как Трудовой Кодекс Российской Федерации, который регулирует трудовые отношения работодателя с работником. На основании статей трудового кодекса, на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода работников.

      Новизна полученных результатов исследования состоит в том, что  впервые  разработаны предложения по совершенствованию кадровой деятельности предприятия и изменение в поиске и подборе сотрудников в  
ООО «Автотрэвэл».

          Структура работы обусловлена  логикой исследования, его целями  и задачами. Работы состоит из  введения, трёх глав, заключения, списка использованной литературы, а также приложений.

           Во введении обоснована актуальность данной работы, определяется объект и предмет, поставлены цели и задачи исследования.

           В первой главе рассматриваются сущность и значение кадровой политики, раскрывается теоретическое значение делопроизводства, основное содержание кадровой политики, описываются задачи и функции кадровой деятельности на предприятии.

            Во второй главе описывается характеристика организации ООО «Автотрэвэл», рассматриваются кадровые документы и работа кадрового делопроизводства.

            В третьей главе  предлагаются мероприятия по совершенствованию кадровой деятельности предприятия, производится разработка должностных инструкций, изменение в штатном расписание, изменение к поиску и подбору сотрудников.

             В заключении обобщаются сведения о кадровой деятельности и ее функциях. Приводятся прогнозируемые результаты при внедрении  мероприятий для совершенствования кадровой деятельности. 
 

1. Теоретические аспекты деятельности кадровой службы
1. Сущность и значение кадровой политики

       Кадровая  политика формируется руководством организации, реализуется кадровой службой в процессе выполнения её работниками своих функций. Она  находит свое отражение в следующих  нормативных документах:

       - правилах внутреннего распорядка;

       - коллективном договоре.

       Термин "кадровая политика" имеет широкое  и узкое толкования:

1. система правил и норм (которые должны быть осознаны и определенным образом сформулированы), приводящих человеческий ресурс в соответствие со стратегией фирмы (отсюда следует, что все мероприятия по работе с кадрами: отбор, составление штатного расписания, аттестация, обучение, продвижение - заранее планируются и согласовываются с общим пониманием целей и задач организации);
2. набор конкретных правил, пожеланий и ограничений во взаимоотношениях людей и организации. В этом смысле, например, слова: "Кадровая политика нашей фирмы состоит в том, чтобы брать на работу людей только с высшим образованием" - могут использоваться в качестве аргумента при решении конкретного кадрового вопроса.¹

          Формирование кадровой политики является принципиальная ориентация на собственный персонал или на внешний персонал, степень открытости по отношению к внешней среде при формировании кадрового состава.

     Открытая кадровая политика характеризуется тем, что организация прозрачна для потенциальных сотрудников на любом уровне, организация готова принять на работу любого специалиста соответствующей квалификации без учета опыта работы в других организациях. Такая кадровая политика может быть адекватна для новых организаций, ведущих агрессивную политику завоевания рынка, ориентированных на быстрый рост и стремительный выход на передовые позиции в своей отрасли.

     Закрытая кадровая политика характеризуется тем, что организация ориентируется на включение нового персонала только с низшего должностного уровня, а замещение происходит только из числа сотрудников организации. Такая кадровая политика характерна для компаний, ориентированных на создание определенной корпоративной атмосферы, формирование особого духа причастности.

     Кадровая  стратегия организации является важной частью успешного ведения  бизнеса. К основным и наиболее важным ресурсам организации относятся, прежде всего, люди. Хорошо проработанная, соотносящаяся с реальностью кадровая стратегия – это одно из самых важных направлений деятельности руководства организации. Это позволяет добиться оптимального взаимодействия человека и организации, а также их взаимоотношения с внешней средой [43. с.231].²

     Основное  содержание кадровой политики: обеспечение рабочей силой высокого качества, включая планирование, отбор и наём, высвобождение (выход на пенсию, увольнения), анализ текучести кадров и др.; совершенствование организации и стимулирования труда, обеспечение техники безопасности, социальные выплаты; развитие работников, профориентация и переподготовка, проведение аттестации и оценки уровня квалификации, организация продвижения по службе.

     Уровень развития персонала непосредственно  влияет на конкурентные возможности организации и ее стратегические преимущества. Конкурентоспособное предприятие стремится максимально эффективно использовать возможности сотрудников, создавая все усилия для наиболее полной отдачи и интенсивного развития их потенциала. Существует немало печальных примеров того, как непродуманные решения кадровых вопросов приводили организацию к краху. Если предприятие свой персонал рассматривает как основной источник стабильного существования и процветания бизнеса, то практика говорит о том, что такие организации добиваются успеха и могут быть конкурентоспособными [19. С.97].³

     Основной  принцип кадровой политики заключается в том, что одинаково необходимо достижение индивидуальных и организационных целей. Главными принципами отдельных направлений кадровой политики организации можно назвать следующие (Табл. 1):⁴

Таблица №1

     Любое предприятие, ориентированное на успешное существование и развитие, планируют  свою работу не только на ближайшее  будущее, но и на отдаленную перспективу. Важную роль в этих планах играет кадровая политика и кадровая стратегия. Практика функционирования многих организаций свидетельствует о четкой взаимосвязи стратегических решений по их управлению с системой управления персоналом. Поэтому планирование работы с персоналом позволяет добиться поставленных целей с минимальными затратами материальных и человеческих ресурсов.  

2. Задачи  и функции отдела кадров на предприятии   

     Для любой коммерческой организации  главное - труд и его результаты. Для практически любого бизнеса  применима технология ресурсного управления. Она позволяет довольно точно  оценить, чем располагает компания, какие вследствие этого имеет возможности, чего не хватает для реализации ее планов.

     Есть  несколько ресурсов компании. Первое - материальные активы, воплощенные в сооружениях, станках, товарных запасах и т.д. Второе – это финансовые активы в виде основных оборотных средств, а также кредитных ресурсов. Далее - нематериальные активы в виде ноу-хау, торговых марок, репутации компании на рынке. Есть еще административный ресурс. Он близок к трудовому, поскольку речь уже идет о людях. Он обеспечивается выстроенной в компании системой управления, личными деловыми качествами управляющих всех звеньев. И трудовые ресурсы. Отдел кадров - визитная карточка предприятия. Первый шаг человека на предприятии - это отдел кадров. А человеку свойственно запоминать начало и конец разных событий.⁵

       Для более эффективного управления производством  менеджментом было разработано стратегическое планирование, которое затронуло  всю деятельность организации, в  том числе и управление персоналом. И здесь главным элементом, определяющим направление деятельности, является кадровая политика. Она призвана обеспечить оптимальный баланс процессов обновления и сохранения численного и качественного состава персонала в его развитии в соответствии с потребностями самой организации, требованиями действующего законодательства, состоянием рынка труда, учетом тенденций деятельности профсоюзов и других организаций, оказывающих влияние на трудовые ресурсы данного региона. Основополагающие принципы формирования кадровой политики:

       - научность, использование всех современных научных разработок в этой области, которые могли бы обеспечить максимальный экономический и социальный эффект;

       - комплексность, когда должны быть охвачены все сферы кадровой деятельности;

       - системность, т.е. учет взаимозависимости и взаимосвязи отдельных составляющих этой работы;

       - необходимость учета как экономического, так и социального эффекта, как положительного, так и отрицательного влияния того или иного мероприятия на конечный результат;

       - эффективность: любые затраты на мероприятия в этой области должны окупаться через результаты хозяйственной деятельности.

       В практическом плане можно выделить следующие основные функции службы управления персоналом:

       1. Четкое понимание и реализация стратегических и тактических целей своей фирмы. К сожалению, в сегодняшней практике это слабое место. Оторванность отделов кадров от постановки перспективных целей приводит к тому, что имеющийся кадровый потенциал зачастую не дает возможности реализовать новые идеи и технологии, а на его перестройку уходит слишком много времени, что особенно непозволительно в условиях рыночной экономики.

       2. Прогнозирование ситуации на рынке труда и в собственном коллективе для принятия упреждающих мер. Без серьезного изучения стоимости рабочей силы, спроса и предложения высококвалифицированных работников нужного профиля, изменений в мотивации труда и других факторов движения трудовых ресурсов можно быстро потерять уже имеющийся кадровый потенциал. А для его постоянного наращивания в борьбе с конкурентами необходимо еще иметь источники кадрового пополнения, знать положение в области обучения кадров, предвидеть неблагоприятные обстоятельства.

       3. Анализ имеющегося кадрового потенциала и планирование его развития с учетом перспективы. Планирование развития кадров вытекает из реализации указанных выше функций. Прежде всего, это планирование естественного движения кадров выхода на пенсию, увольнения по болезни, в связи с учебой, службой в армии и т. п. Это сделать несложно, но необходимо, чтобы своевременно подготавливать равноценную замену. Сложнее другое - как усилить потенциал коллектива, повысить его конкурентоспособность. Есть несколько путей, среди которых тщательный подбор кадров, систематическое повышение их квалификации, создание условий для максимально эффективного проявления их способностей. А также в функции отдела кадров входит: ⁶

• Создание резерва персонала, подбор в кандидаты, определение групп резерва.
• Отбор персонала из группы резерва.
• Оформление трудовых контрактов.
• Оценка трудовой деятельности каждого работника.
• Перевод, повышение, понижение, увольнение в зависимости от результатов труда.
• Профориентация и адаптация - включение набранных работников в коллектив, в процесс производства.
• Определение заработной платы и льгот в целях привлечения, сохранение, закрепления кадров.
• Организация обучения кадров.
• Подготовка руководящих кадров.
• Управление дисциплиной.
• Управление мотивацией.
• Оценка рынка труда.

          Цель отдела кадров - это способствование достижению целей предприятия путем обеспечения ее необходимыми кадрами и эффективного использования их квалификации, опыта, мастерства, работоспособности, творческого потенциала. В каждой организации должно быть утверждено Положение об отделе кадров, где прописана организация работы, основные функции и цели отдела кадров. Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что основными задачами отдела кадров являются:

- безусловное выполнение предусмотренных Конституцией прав и обязанностей граждан в трудовой области; соблюдение всеми организациями и отдельными гражданами положений законов о труде и профессиональных союзах, Трудового Кодекса, типовых правил внутреннего распорядка и других документов, принятых высшими органами по этому вопросу;

- подчиненность всей работы с кадрами задачам бесперебойного и качественного обеспечения основной хозяйственной деятельности требуемым числом работников необходимого профессионально-квалификационного состава;

- рациональное использование кадрового потенциала, имеющегося в распоряжении предприятия, организации, объединения;

- формирование и поддержание работоспособных, дружных производственных коллективов, разработка принципов организации трудового процесса; развитие внутрипроизводственной демократии;

- разработка критериев и методики подбора, отбора, обучения и расстановки квалифицированных кадров;

- подготовки и повышения квалификации остальной части работающих;

- разработка теории управления персоналом, принципов определения социального и экономического эффекта от мероприятий, входящих в этот комплекс. 

2. Кадровая  служба ООО «Автотрэвэл»
1. Общая характеристика организации ООО «Автотрэвэл»

       Объектом  исследования дипломной работы является организация Общество с ограниченной ответственностью «Автотрэвэл», которая  была утверждена ООО «Автотрэвэл» в 1997 году в городе Королеве Московской области. ООО «Автотрэвэл» располагается по адресу: Московская область, город  Королев, микрорайон Первомайский, ул. Свердлова, д. 29А. На сегодняшний день ООО «Автотрэвэл»  является одной из самых крупных компаний среди транспортных перевозчиков пассажиров. В компании трудится более 350 сотрудников.

       ООО «Автотрэвэл» является коммерческой организацией. Основным организационном документом Общества является Устав. В нем определены основные цели и виды деятельности компании. Общество является юридическим  лицом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, выполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Компания несет ответственность по своим обязательствам в пределах принадлежащего ей имущества и предоставленных услуг.  ООО «Автотрэвэл» имеет круглую печать, содержащую фирменное наименование, организационно-правовую форму, вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, приобретает и осуществляет имущественные и личные неимущественные права, имеет самостоятельный баланс, расчётный и иные, в том числе валютный, счета в банках на территории России. Правовое положение ООО «Автотрэвэл» определяется в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации  и Федеральным Законом Российской Федерации «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Возглавляет ООО «Автотрэвэл» Генеральный директор в лице Агапова А.А. Он является единоличным  исполнительно-распорядительным лицом  Общества, который возглавляет дирекцию, представляет  интересы Общества и  действует от его имени без доверенности. В компетенцию Генерального директора входит совершение всякого рода сделок; выдача доверенностей; утверждение структуры, штатного расписания, должностных инструкций сотрудников компании, подписание приказов и указаний, обязательных для исполнения всеми работниками компании.

       Имущество ООО «Автотрэвэл» образуется за счёт вкладов в уставный капитал, а  также за счёт иных источников, предусмотренных  действующим законодательством  Российской Федерации. Источниками  образования имущества Общества являются:

       -  уставный капитал Общества;

       -  доходы, получаемые от оказания  Обществом услуг;

       -  кредиты банков и других кредиторов;

       -  иные источники, не запрещённые  законодательством.

       На  сегодняшний день ООО «Автотрэвэл» обслуживает 16 регулярных автобусных маршрутов, проходящих по городу Королеву. Компания имеет парк легкового такси. Объем перевозок в 2011 году составил 6,85 млн. человек.

       Целью деятельности Общества является извлечение прибыли, предметом деятельности –  услуги по перевозкам пассажиров.

       Трудовые  отношения работников ООО «Автотрэвэл» регулируются действующим трудовым законодательством, трудовым договором, правилами внутреннего трудового  распорядка, должностными инструкциями работников. 

2. Кадровые  документы ООО  «Автотрэвэл»

       Соблюдение норм Трудового кодекса Российской Федерации, правильность оформления кадровой документации контролируют как органы Федеральной инспекции труда (Рострудинспекции), так и органы Федеральной налоговой инспекции. Государственный инспектор может прийти в офис любой организации независимо от формы собственности и потребовать документы, касающиеся кадрового учета, и иные обязательные и имеющиеся в организации внутрифирменные положения и приказы (Федеральный закон от 26 декабря 2008 г. N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»).⁷

       Документирование  деятельности службы кадров охватывает все процессы, относящиеся к оформлению и обработке кадровой документации по установленным правилам, и решает следующие кадровые управленческие задачи: