Ведение централизованного государственного учета и систем учета документов Архивного Фонда Российской Федерации

Министерство  образования и науки РФ

ФГОУ  СПО 

«Волгоградский  государственный колледж профессиональных технологий, экономики и права»

Отделение «Экономики и права»

Дипломная работа

по дисциплине: «Архивоведение»

Тема: «Ведение централизованного государственного учета и систем учета документов Архивного Фонда Российской Федерации»

Выполнила: студентка гр. Д-3110

Специальности «Документационное  обеспечение

Управления и архивоведение»

Истомина В.А.

Проверила:

Волгоград  2012

Содержание

Введение

Государственные архивы России являются основными хранителями  и распорядителями Архивного  фонда Российской Федерации —  исторически сложившейся и постоянно  пополняющейся совокупности архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов.

Государственные архивы — это специализированные государственные учреждения, основное звено системы учреждений Федеральной  архивной службы России. В целях  постоянного (вечного) хранения вверенной  им государственной части Архивного  фонда Российской Федерации они  осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их сохранность, комплектуются  документами государственных организаций  и передаваемыми им документами  негосударственных организаций  и физических лиц; создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и информационные технологии; обеспечивают условия для использования  архивных документов юридическими и  физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной  власти и самостоятельное использование  архивных документов в интересах  укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной  информации.

Образующаяся  в работе организаций документация отражает различные стороны деятельности трудящихся в сфере материального  производства, науки, культуры, общественной жизни, а также функционирования органов государственного и хозяйственного управления.

Информация, содержащаяся в данных материалах, выступает в качестве документальной памяти о свершениях народа и представляет собой историческую ценность.

Система учета архивных документов является неотъемлемой частью организации работы архива, она обеспечивает быстрый  поиск архивных документов, их учет и проверку наличия состояния  документов.

Актуальность темы данной работы заключается в том, что архивист в настоящее время – первый, кто имеет дело с информацией, созданной в прошлом, он обязан её отобрать и сохранить. Но архив – это не склад, а научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества.

Предметом дипломной работы является учет и обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.

Таким образом, цель данной работы – рассмотреть ведение централизованного учета и систем учетных документов Архивного Фонда Российской Федерации.

Задачи данной работы:

1. Определить понятие «учет документов»;
2. Рассмотреть проведение централизованного государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации (АФ РФ);
3. Рассмотреть перспективы развития автоматизированного государственного учета.

При написании дипломной работы были использованы:

• Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования/Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательский центр «Академия», 2004. – 276 с. В учебнике раскрыты основные учетные документы архивов организаций.
• Актуальные проблемы архивоведения: учеб. пособие/Е.В. Булюлина. – Волгоград: ВолГУ, 2008. – 92 с. В учебном пособии дан анализ государственного  учета документов архивного фонда Российской Федерации.

Работа  состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованных источников и литературы.

Глава 1. Централизованный государственный учет документов АФ РФ

1.1. Основные учетные документы АФ РФ

Учет  документов в архиве организации  – это определение их количества и состава в установленных единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах¹.

Под учетным  документом понимается документ установленной  формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Учет  документов в архиве организации  является одним из средств обеспечения  их сохранности и контроля за их наличием.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации  документы, в том числе неописанные  и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов, копии фонда пользования (при  наличии) и описи дел и документов.

Архив организации  осуществляет учет документов Архивного  фонда Российской Федерации, временно хранящихся в архиве организации, в  порядке, определенном Регламентом  государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, и представляет учетные сведения в соответствующее архивное учреждение.

Учет  производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.

Архивный  шифр – обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда по списку фондов архива организации и через дробь по списку фондов государственного архива, источником комплектования которого является организация, архивной коллекции, описи, единицы хранения.

Номер архивного  фонда присваивается государственным  архивом после оформления первого  поступления документов организации  на постоянное хранение.

Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники  закрепления информации являются²:

• архивный фонд, архивная коллекция;
• единица хранения.

Документы личного происхождения, не прошедшие  научного описания, учитываются, как  правило, по документам и листам.

Необработанные  документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.

Единица хранения – физически обособленные документ или совокупность документов, имеющие самостоятельные значение.

Единица хранения документов на бумажной основе (дело) совокупность документов, отдельный  документ, заключенные в обособленную обложку, папку.

Учет  документов в архиве организации  строится на основе соблюдения принципов: централизации, выраженной в применении единых единиц учета; унификации, основанной на соблюдении преемственности учета  архивных документов на всех стадиях  работы с ними; динамичности, обеспечиваемой своевременным и оперативным  внесением изменений в учетные  документы или составлением новых  учетных документов; полноты и  достоверности учета.

В архиве организации ведется централизованный учет документов, осуществляемый специально выделенным сотрудником. При наличии  нескольких хранилищ ведется учет документов в каждом хранилище.

Порядок доступа к учетным документам, а также к учетным базам  данных архива организации определяется приказом руководства организации. Все учетные документы архива организации должны храниться в хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.

Система учетных документов архива – комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации3.

Учет  документов в архиве организации  ведется по основным и вспомогательным  учетным документам. Состав и формы  основных учетных документов определены Основными правилами работы архивов организаций и обязательны для каждого архива организации. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно.

Основными учетными документами в архиве организации  являются⁴:

• книга учета поступления и выбытия документов для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов, а также количества и состава документов, поступивших на хранение и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния их описания;
• список фондов для регистрации принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов и архивных коллекций, находящихся на хранении и выбывших;
• лист фонда для учета в рамках архивного фонда, архивной коллекции количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений в названии фонда;
• опись дел для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись;
• реестр описей – для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава;
• паспорт архивохранилища (произвольной формы) – для суммарного учета фондов и документов каждого архивохранилища архива организации;
• опись особо ценных дел для поединичного и суммарного учета особо ценных дел и документов (составляется в архивах, осуществляющих выявление особо ценных дел и документов);
• книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования для учета в архиве каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (ведется в архивах организаций, осуществляющих страховое копирование документов);
• опись страхового фонда для поединичного учета единиц хранения страховых копий особо ценных документов (составляется в архивах, осуществляющих страховое копирование особо ценных документов).
• дело фонда – комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд и архивную коллекцию;
• лист-заверитель дела – для учета количества листов в деле.

Для централизованного  государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации  в архиве организации составляются следующие документы:

• паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию на 1 декабря...г.;
• паспорт организации, хранящей документы отраслевого фонда на 1 декабря ...г.

Вспомогательными  учетными документами являются: книги  и карточки учета выбытия дел, книги учета дел по личному  составу, паспорта фондов, внутренние описи дел т.д.

Учет  электронных документов (ЭД) осуществляется в соответствии с требованиями и по учетным формам Основных правил работы архивов организаций.

Сведения  о каждой единице учета ЭД вводятся в учетную БД ЭД или в учетную карточку ЭД.

ЭД учитываются  в составе архивного фонда  организации-фондообразователя по описям, единицам учета и единицам хранения. Информационный объем ЭД указывается в мегабайтах (Мбайт).

Изменение количества единиц хранения и/или информационного  объема ЭД в результате перезаписи на новые носители или конвертирования  фиксируется в акте о миграции и перезаписи ЭД, в новой итоговой записи описи, листе фонда, объяснительной записке к паспорту архива.

За единицу  учета ЭД принимается единица  хранения или комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, мультимедийный объект, база данных, банк данных, база знаний), а также сопроводительная документация.

За единицу  хранения ЭД принимается физически  обособленный носитель (дискета, жесткий  диск, компакт-диск и др.) с сопроводительной документацией.

Поступления ЭД на архивное хранение учитываются  в общей книге поступления  и выбытия документов. Количество документов каждого поступления или выбытия, а также в ежегодных и нарастающим итогом записях указывается дробью: в ед.учета/ед. хр./Мб. В качестве вспомогательных учетных документов могут создаваться и использоваться журнал учета поступления и выбытия ЭД и журнал учета миграций и перезаписей ЭД⁵.

1.2. Порядок ведения основных учетных документов

Основанием  каждой записи в основных учетных  документах является:

1. при поступлении документов в архив организации⁶:

• сдаточные описи структурных подразделений на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;

• сводная номенклатура дел организации или номенклатура дел структурного подразделения с оформленной итоговой записью о количестве заведенных и законченных дел;
• акт приема-передачи документов из другой организации, от юридического или физического лица, в том числе на депозитарное хранение;

2. при выбытии документов из архива организации:

• акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив или архив другой организации;
• акт возврата документов собственнику;
• акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
• акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;
• акт о неисправимых повреждениях документов;

3. по результатам выполнения внутриархивных работ (составления сводных описей, научного описания документов личного происхождения, архивных коллекций, составления описей особо ценных дел и документов, страхового фонда и фонда пользования, создания объединенных архивных фондов, проверки наличия и состояния документов, выверки учетных документов) оформляются:

• сводная опись дел постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет), по личному составу;
• опись особо ценных дел;
• опись страхового фонда;
• акт описания документов личного происхождения, архивной коллекции;
• акт об образовании объединенного архивного фонда;
• акт о технических ошибках в учетных документах;
• акт об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных и т.д.).

Книга учета  поступления и выбытия документов предназначена для учета всех текущих и итоговых (на 1 января каждого  года) изменений в составе и  объеме фондов и дел в архиве организации, связанных с приемом, выделением дел, не подлежащих дальнейшему хранению, передачей дел в государственный  или другой архив. Книга учета  поступления и выбытия документов служит основой для составления листов фондов, паспорта архива⁷.

Каждое  поступление или выбытие получает самостоятельный порядковый номер.

Если  поступление состоит из документов нескольких фондов, то данные по каждому  фонду (название фонда, его номер  и т.д.) записываются с новой строки за тем же порядковым номером. Учет поступления и выбытия документов в архиве, хранящем один фонд, ведется  по листу фонда.

Архив организации  со сложной структурой может учитывать  в книге учета поступления  и выбытия документов самостоятельно поступление или выбытие документов каждого структурного подразделения.

Если  документы фонда поступают в  архив впервые, то номер фонда  проставляется в книге учета  поступления и выбытия документов после присвоения ему номера по списку фондов. Если поступившие документы  являются частью фонда, уже имеющегося в архиве, то в соответствующей  графе книги указывается номер, присвоенный этому фонду ранее. Если поступили или выбыли неописанные  документы, то в графе 6 делается отметка: «не описаны», а сведения об объеме даются в 13 и 14 графах.

Ежегодно  в книге учета поступления  и выбытия документов подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов (дел).

Список  фондов ведется в архиве организации, хранящем документы двух и более  фондов⁸.

Архивный  фонд, архивная коллекция вносятся в список фондов при первом поступлении  их документов в архив организации. Каждому фонду присваивается  очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. К номеру фонда, подлежащего передаче на постоянное хранение, добавляется (через дробь) номер, присвоенный соответствующим  государственным архивом после  первой передачи ему части фонда.

Объединенному архивному фонду, образованному  из фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается один из номеров фондов, включенных в состав объединенного.

Если  фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется индекс 2ОЦ».

В случае передачи фонда в другой архив, включения  его в состав объединенного архивного  фонда или выбытия всех документов фонда освободившийся номер другому  фонду не присваивается, в графах 4-5 списка фонда («отметка о выбытии») указывается название архива, в который выбыл фонд, а также название, номер и дата документа, на основании которого фонд выбыл.

Название  фонда вносится в список с титульного листа описи.

В случае изменения названия фондообразователя в списке фондов указывается: для действующих организаций – название, существующее в момент поступления фонда, для ликвидированной организации – последнее название. Объединенный архивный фонд вносится под обобщенным названием объединенного архивного фонда.

К списку фондов составляется итоговая запись на 1 января каждого года, в которой указываются: количество поступивших и выбывших в течение года и общее количество хранящихся фондов; количество фондов, содержащих особо ценные документы, и свободные номера в списке фондов, если такие имеются.

Список  фондов должен быть подшит (прошнурован), заключен в твердую обложку; листы  пронумерованы; составлен лист-заверитель.

Лист  фонда составляется на каждый фонд при первом его поступлении. В  нем учитываются все поступления  и выбытия описанных и неописанных  документов фонда⁹.

Номер листа  фонда соответствует номеру фонда  по списку фондов архива организации.

В графе  «Местонахождение фонда» указывается название организации, в архиве которой он хранится.

В графе  «Дата первого поступления фонда» указывается дата первого поступления фонда в данный архив; для объединенного архивного фонда и архивной коллекции - дата первого поступления или дата его (ее) создания в архиве.

В графе  «Крайние даты каждого названия фонда» указываются начальная и конечная даты функционирования организации под каждым названием, независимо от наличия в фонде документов за этот период.

Для объединенного  архивного фонда, образованного  по объекту деятельности или подчиненности  организации, указываются начальная  и конечная даты наименования объекта  или руководящего органа, на базе которого создан фонд.

Для объединенного  архивного фонда, образованного  из документов однородных организаций  или организаций, последовательно  сменяющих друг друга, указываются  самая ранняя дата образования одной  из них и дата ликвидации последней. Если организация продолжает функционировать, конечная дата не проставляется.

В графе  «Название фонда» в хронологической последовательности перечисляются все названия и подведомственность организации-фондообразователя с момента ее возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период.

Для объединенных архивных фондов в графе указывается  обобщенное название фонда, а затем  перечисляются названия всех организаций-фондообразователей, документы которых вошли в состав объединенного фонда за весь период их существования.

Все последующие  изменения в названии и подведомственности организации-фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления в архив документов фонда.

В графе  «Выбытие» указывается акт, на основании которого выбыли документы, и количество выбывших документов раздельно по каждой описи.

В графе  «Наличие (остаток)» - количество описанных  документов, оставшихся после выбытия по каждой описи и фонду в целом.

Количество  дел постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет) хранения или по личному  составу, включенных в сводные описи, составленные на основе описей структурных  подразделений, указывается в разделе 2 «Учет описанных документов» в графах 11-14; а в графах 6-9 указывается количество выбывших дел, значившихся в сдаточных описях.

Если  лист фонда заполняется на двух и  более бланках, то на первом делается отметка «см. продолжение №...», на последующем – «продолжение №...».

Лист  фонда может быть пересоставлен  только в том случае, если он неисправимо  поврежден, а также после переработки  фонда или создания объединенного  архивного фонда, когда ранее  действовавший лист фонда перестает  отражать фактическое состояние  и объем фонда. При этом ранее  действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делается отметка «Лист пересоставлен» с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет.

Листы фондов нумеруются и хранятся в порядке  номеров фондов и нумерации листов в папках с клапанами. В каждой папке составляется на отдельном  листе заверительная надпись.

Описи дел  являются первичным учетным документом для учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу¹⁰.

Описи составляются в четырех экземплярах. Учетный  номер присваивается описи по листу фонда в валовом порядке.

Если  документы фонда уже поступали  на хранение в государственный архив, то номер описи согласовывается  с этим архивом.

Количество  единиц хранения в одной описи, как  правило, не должно превышать четырехзначную цифру – 9999. Последующие единицы хранения фонда учитываются в новой описи, которой по листу фонда присваивается новый, следующий учетный номер.

При выбытии  всех дел по какой-либо законченной  описи ее номер другим описям не присваивается. В графе «Примечание» против каждой выбывающей единицы хранения (единицы учета) ставится штамп «Выбыло».

Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом (единицей хранения) самостоятельного номера.

Суммарный учет дел в описях достигается  составлением итоговой записи к описям. В итоговой записи указывается количество единиц хранения (цифрами и в круглых  скобках – прописью), первый и последний номера единиц хранения по описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, единицы хранения с литерными номерами, выбывшие единицы хранения.

Законченные описи дел комплектующихся и  некомплектующихся фондов, состоящие из годовых разделов, должны иметь общую итоговую запись ко всей описи в целом.

Если  опись состоит из нескольких томов (частей), в конце каждого тома (части) составляется как итоговая запись к соответствующему тому (части), так  и суммарная итоговая запись, данные в которой указываются с нарастающим  итогом. К последнему тому (части) составляется общая итоговая запись ко всей описи (ко всем томам).

Каждое  изменение объема дел в описи, связанное с выбытием, поступлением, объединением или расформированием дел, на основании соответствующих  документов отражается в итоговой записи к описи.

Описи дел  структурных подразделений служат учетными документами до составления  соответствующего годового раздела  сводной описи дел постоянного  хранения организации, утверждения  на ЭПК соответствующего архивного  учреждения, после чего подлежат хранению в деле фонда до передачи документов за эти годы на постоянное хранение.

Описи дел  структурных подразделений по личному  составу хранятся до согласования годового раздела сводной описи дел  организации по личному составу  с ЭПК архивного учреждения.

Сдаточным описям структурных подразделений  учетные номера присваиваются по реестру описей. Номер описи структурного подразделения состоит из номера структурного подразделения с добавлением индекса «сп» (структурное подразделение) и указанием через дефис двух последних цифр календарного года, в течение которого образовались дела, включенные в опись.

Реестр  описей ведется в архиве организации  при наличии двух и более описей¹¹.

Описи вносятся в реестр описей в хронологической  последовательности их поступления, под  соответствующими порядковыми номерами.

В реестре  описей фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в  архив организации описи: номер  фонда, номер описи, количество описанных в ней дел, количество листов в описи и ее экземпляров.

Дело  фонда ведется на каждый фонд. В него включаются документы, отражающие историю организации-фондообразователя и ее фонда: историческая справка, схема систематизации фонда, методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления, акты передачи дел фонда на государственное хранение, о выделении к уничтожению документов и дел фонда, о неисправимых повреждениях документов и дел фонда, о проведении проверок наличия и состояния дел и т. д¹².

Акты  и другие документы, фиксирующие  изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений  во все учетные документы архива организации. Акты нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом  порядке.