Ведення електроного документообігу

Зміст

Вступ........................................................................................................................5

Розділ 1. Основні поняття про систему електронного документообігу............7

1. Призначення та особливості електронного документообігу...................7
2. Переваги використання електронного документообігу в установі........12

Розділ 2. Практична реалізація електронного документообігу........................17

2.1. Програмне забезпечення електронного документообігу …………..…….17

Розділ 3. Охорона праці…………………………………………………………30

Висновок...............................................................................................................35

Список використаних джерел..............................................................................38

Вступ

Електронний документообіг-високотехнологічний  і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи органів державної влади і місцевого самоврядування. Гарантією успішної роботи органів влади завжди є ефективна діяльність державних службовців. Але для якісного обслуговування потреб громадян вчорашні методи обробки інформації вже не є найкращими. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв’язання задач, не пов’язаних з обслуговуванням громадян.

Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати  переміщення паперових документів в середині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.

Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати  і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для  пошуку прихованих закономірностей  у великих масивах даних можна  приймати більш ефективні рішення і дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних. Усе це можливо тільки у системі управління, побудованій на основі цілком електронного документообігу. Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями. Вони створюють основу рішень, що забезпечують автоматизований і централізований обмін знаннями і дістають лише необхідну інформацію з усіх доступних джерел. Системи електронного діловодства і документообігу можуть сприяти створенню нової організаційної культури в органах влади, зробивши роботу державних службовців більш легкою, цікавою і значимою.Саме тому ефективність управління підприємствами й організаціями не в останню чергу залежить від коректного рішення задач оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку і використання. Потреба в ефективному керуванні електронними документами і призвела до створення систем електронного документообігу (СЕД).

Об’єктом дипломної роботи є розгляд електронного документообігу: циркуляція документів в установі, прийом, передача та обробка за допомогою автоматизованих інформаційних систем.

Предметом дипломної роботи є поєднання існуючої системи та програмне забезпечення електронного документообігу в установах.

Розділ 1. Основні поняття про систему електронного документообігу

1. Призначення та особливості електронного документообігу

На думку галузевих  аналітиків, електронний документообіг  включає: створення документів, їхню обробку, передачу, збереження, вивід  інформації, що циркулює в організації  чи підприємстві, на основі використання комп'ютерних мереж. Під керуванням електронним документообігом у загальному випадку прийнято розуміти організацію руху документів між підрозділами підприємства або організації, групами користувачів чи окремих користувачів. При цьому, під рухом документів мається на увазі не їхнє фізичне переміщення, а передача прав на їхнє застосування із повідомленням конкретних користувачів і контролем за їхнім виконанням.

ІDC у такий спосіб визначає поняття СЕД (маючи у вигляді EDMS - Electronic Document Management Systems): "СЕД забезпечують процес створення, керування, доступу  і розповсюдження великих обсягів  документів у комп'ютерних мережах, а також забезпечують контроль над  потоками документів в організації. Часто ці документи зберігаються в спеціальних сховищах або в ієрархії файлової системи. Типи файлів, що, як правило, підтримують СЕД, включають: текстові документи, зображення, електронні таблиці, аудіо дані, відео дані і Web-документи. До загальних можливостей СЕД відносяться: створення документів, керування доступом, конвертація даних і забезпечення безпеки даних".

Головне призначення СЕД - це організація збереження електронних  документів, а також роботи з ними (зокрема, їхнього пошуку як по атрибутах, так і по змісту). У СЕД повинні автоматично відслідковуватися зміни в документах, терміни виконання документів, рух документів, а також контролюватися всі їхні версії і підверсії. Комплексна СЕД повинна охоплювати весь цикл діловодства підприємства чи організації - від постановки завдання на створення документа до його списання в архів, забезпечувати централізоване збереження документів у будь-яких форматах, у тому числі, складних композиційних документів. СЕД повинні поєднувати розрізнені потоки документів територіально віддалених підприємств у єдину систему. Вони повинні забезпечувати гнучке керування документами як за допомогою жорсткого визначення маршрутів руху, так і шляхом вільної маршрутизації документів. У СЕД повинне бути реалізоване тверде розмежування доступу користувачів до різних документів у залежності від їхньої компетенції, займаної посади і призначених їм повноважень. Крім того, СЕД повинна настроюватися на існуючу організаційно-штатну структуру і систему діловодства підприємства, а також інтегруватися з існуючими корпоративними системами.

Основними користувачами  СЕД є великі державні організації, підприємства, банки, великі промислові підприємства і всі інші структури,чия діяльність супроводжується великим обсягом створюваних,оброблюваних і збережених документів.

Що ж до збереження документів, то СЕД працюють, переважно, на базі розподілених архітектур і використовують різноманітні комбінації технологій збору, індексування, збереження, пошуку і перегляду електронних документів. У більшості СЕД реалізована ієрархічна система збереження документів (за принципом "шафа /папка"). Кожен документ міститься в папку, що, у свою чергу, знаходиться на полиці і т.д. Кількість рівнів вкладення при збереженні документів не обмежений. Той самий документ може входити до складу декількох папок і полиць за рахунок застосування механізму посилань (вихідний документ у цьому випадку залишається незмінним і зберігається на місці, визначеному адміністратором СЕД). У ряді СЕД реалізовані ще більш могутні можливості збереження за рахунок організації зв'язків між документами (ці зв'язки можна встановлювати і редагувати в графічному виді).

Будь-якому документові  в СЕД властивий певний набір атрибутів (наприклад, його назва, автор документа, час його створення й ін.). Набір атрибутів може змінюватися від одного типу документа до іншого (у межах одного типу документів він зберігається незмінним). У СЕД атрибути документа зберігаються в реляційній базі даних. Для кожного типу документів за допомогою візуальних засобів створюється шаблон картки, де в зрозумілому графічному вигляді представлені найменування атрибутів документа. При введенні документа в СЕД береться необхідний шаблон і заповнюється картка (заносяться значення атрибутів). Після заповнення картка виявляється зв'язаною із самим документом.

Деякі галузеві аналітики  навіть вважають, що СЕД цілком можуть стати основою корпоративної  інформаційної системи підприємства чи організації. СЕД працюють, переважно, на базі розподілених архітектур і використовують різноманітні комбінації технологій збору, індексування, збереження, пошуку і перегляду електронних документів. У більшості випадків, серверна частина СЕД складається з наступних логічних компонентів (які можуть розташовуватися як на одному, так і на декількох серверах):

1. Сховища атрибутів документів (карток);

2. Сховища документів;

3. Сервісів повнотекстової  індексації.

Під сховищем документів звичайно розуміється сховище вмісту документів. Сховище атрибутів і сховище документів часто поєднують під загальною назвою "архів документів". Слід зазначити, що великими перевагами СЕД є збереження документів у вихідному форматі й автоматичне розпізнавання безлічі форматів файлів.

Останнім часом все  більшу популярність здобуває збереження документів разом з атрибутами в  базі даних. Такий підхід має свої переваги і недоліки. Перевагою є значне підвищення безпеки доступу до документів, а основним недоліком - низька ефективність роботи з документами при великому обсязі збереженої інформації. При даному підході також потрібне використання могутніх серверів з великими обсягами оперативної пам'яті і жорстких дисків. Крім того, у випадку збою бази даних відновити документи, що зберігалися в ній, буде дуже непросто.

Модулі СЕД, що відповідають за документообіг, прийнято називати модулями маршрутизації документів. У загальному випадку використовуються поняття "вільної" і "твердої" маршрутизації  документів. При "вільній" маршрутизації  будь-який користувач, що бере участь у  документообігу, може за своїм розсудом змінити існуючий маршрут проходження  документів (або задати новий маршрут). При "твердій" маршрутизації маршрути проходження документів строго регламентовані, і користувачі не мають права їх змінювати. Однак при "твердій" маршрутизації можуть оброблятися логічні операції, коли маршрут змінюється при виконанні яких-небудь аздалегідь заданих умов (наприклад, відправленню документа керівництву при перевищенні конкретним користувачем своїх посадових повноважень).

У СЕД реалізовані надійні  засоби розмежування повноважень і  контролю за доступом до документів. У  більшості випадків з їхньою допомогою  визначаються наступні види доступу (набір повноважень, що задаються, залежить від конкретної СЕД):

- Повний контроль над  документом;

- Право редагувати, але  не знищувати документ;

- Право створювати нові  версії документа, але не редагувати  його ;

- Право анотувати документ, але не редагувати його і  не створювати нові версії;

- Право читати документ, але не редагувати його ;

- Право доступу до картки, але не до вмісту документа;

- Повна відсутність прав  доступу до документа (під час роботи із СЕД кожна дія користувача протоколюється, і, таким чином, вся історія його роботи з документами може бути легко проконтрольована).

При одночасній роботі із документом відразу декількох користувачів (особливо, якщо його необхідно погоджувати  в різних інстанціях) дуже зручною функцією СЕД є використання версій і підверсій документа. Припустимо, виконавець створив першу версію документа і передав її на розгляд наступному користувачеві. Другий користувач змінив документ і створив на його основі вже нову версію. Потім він передав свою версію документа в наступну інстанцію третьому користувачеві, що створив уже третю версію. Через певний час, ознайомившись із зауваженнями і виправленнями, перший виконавець документа вирішує допрацювати вихідну версію і на її основі створює підверсію першої версії документа. Достоїнством СЕД є реалізована в них можливість автоматичного відстеження версій і підверсій документів (користувачі завжди можуть визначити, яка саме версія документа є найбільш актуальною один по одному або часові їхнього створення).

При організації групової роботи над документами досить корисна можливість їхнього анотування. Тому що в деяких випадках користувачі позбавлені права на внесення яких-небудь змін у документ у процесі його узгодження, то вони можуть скористатися з можливості його анотування. У більшості СЕД анотування реалізується за рахунок включення в картку документа атрибута для анотації і передачі користувачам прав на редагування такого поля картки. Але таке рішення не завжди прийнятне (особливо при анотуванні графічного документа). У зв'язку з цим, у деяких СЕД існує так називана функція "червоного олівця", за допомогою якої можна графічно вказати недоліки на самому зображенні.

1.2. Переваги використання електронного документообігу в установі

За даними Forrester Research, 38% компаній зі списку Fortune 500 вважають що придбання сучасної СЕД є критично важливим для успішного ведення їхнього бізнесу.

Відповідно до думки галузевих  аналітиків (таких думок, що відрізняються у визначених моментах одна від одної, існує досить велика кількість) користь для корпоративних користувачів при впровадженні СЕД досить значуща. Наприклад, за даними Sіemens Busіness Servіces, при використанні СЕД:

· Продуктивність праці персоналу  збільшується на 20-25%;

· Вартість архівного збереження електронних документів на 80%, що нижче  в порівнянні із вартістю збереження паперових архівів.

Прийнято також вважати, що при впровадженні СЕД здобуваються тактичні і стратегічні вигоди. Тактичні вигоди визначаються скороченням витрат при впровадженні СЕД, зв'язаним із: звільненням фізичного місця  для збереження документів; зменшенням витрат на копіювання і доставку документів у паперовому вигляді; зниженням витрат на персонал і устаткування та ін. До стратегічного відносяться переваги, зв'язані з підвищенням ефективності роботи підприємства або організації. До таких переваг можна віднести: поява можливості колективної роботи над документами (що неможливо при паперовому діловодстві); Значне прискорення пошуку і вибірки документів (по різних атрибутах); підвищення безпеки інформації за рахунок того, що робота в СЕД з незареєстрованної робочої станції неможлива, а кожному користувачеві СЕД призначаються свої повноваження доступу до інформації; підвищення схоронності документів і зручності їхнього збереження, тому що вони зберігаються в електронному виді на сервері; поліпшення контролю за виконанням документів.

Очікувані результати впровадження:

-Забезпечення більш ефективного  керування документами за рахунок  автоматичного контролю виконання,  прозорості діяльності організації  на всіх рівнях.

- Підтримка ефективного накопичення, керування і доступу до інформації і знань. Забезпечення кадрової гнучкості за рахунок більшої формалізації діяльності кожного співробітника і можливості збереження всієї передісторії його діяльності.

- Усунення дублювання  і багаторазового перетворення  інформації.

- Забезпечення чіткої  авторизації доступу до комерційної  інформації, за рахунок чого підвищується персональна відповідальність співробітників за виконані дії строго в рамках наданих повноважень.

- Протоколювання діяльності  підприємства в цілому (внутрішні службові розслідування, аналіз діяльності підрозділів, виявлення «гарячих точок» у діяльності).

- Оптимізація бізнес-процесів  і автоматизація механізму їхнього  виконання і контролю.

- Виключення або максимально  можливе скорочення обороту паперових  документів на підприємстві. Економія  ресурсів за рахунок скорочення  витрат на керування потоками  документів в організації.

- Виключення необхідності  чи істотне спрощення і здешевлення  збереження паперових документів  за рахунок наявності оперативного електронного архіву.

Рішення з автоматизації  діловодства та контролю виконання  документів надає можливість територіально  розгалуженому підприємству «Головне підприємство - Районні управління»  функціонувати в єдиному інформаційному просторі. Це забезпечується створенням в підприємстві актуальної центральної бази даних, яка оперативно оновлюється інформацією з баз даних управлінь. Кожен документ чи об`єкт вводиться в систему один раз і після збереження стає доступним всім іншим підсистемам.

Для збереження документів та управління ними,створюють електронний архів, враховуючи процедури списання, та знищення документів. Електронний архів забезпечує:

-Створення надійного  єдиного сховища для документів і знань, до якого працівники та клієнти фірми мали б зручний доступ звідусіль та у будь-який час;

- Aтрибутивного та повнотекстового пошуку. Можливість настроювати кожним користувачем індивідуально результати пошуку;

-Миттєвий доступ до  інформації із різних репозиторіїв за допомогою єдиного запиту. Одне запитання "прозоро" адресується до сховищ документів Word/Excel/PowerPoint, файлових систем, Microsoft Exchange, Lotus Notes, SQL-баз даних та іnternet/intranet, повністю зберігаючи при цьому розмежування прав доступу.

Спостерігаючи за роботою  служби діловодства можна зауважити, що документи, які циркулюють в організації  переважно офіційно-гозпорядчого характеру, хоча разом з тим циркулює фінансово-облікова, кадрова та звітна документація. Документи, що використовуються в роботі установи: накази, інструкції, протоколи, положення, статути, акти, службові листи, довідки, доповідна записка, телеграми, договори, доповіді, пояснювальні записки, звіти, зведення тощо.

Перш за все, відбувається реєстрація вхідних та внутрішніх документів. Реєстрації підлягають всі документи, що потребують виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, облікові, статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в установі та його підрозділах, так і ті, що надходять від інших організацій, установ і приватних осіб. Реєстрації підлягають як паперові, так і магнітні або цифрові носії інформації в електронному вигляді. Реєстрація документів в електронному вигляді здійснюється на загальних засадах з визначенням найменування носія: "магнітний диск", "магнітна стрічка", "оптичний диск" тощо.

Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в загальному відділі лише один раз: вхідні - у  день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно реєструється. Новий виконавець документа зобов'язаний розписатися в його отриманні у відомості обліку в загальному відділі. Під час реєстрації документу йому надається умовне позначення - реєстраційний номер, який складається з порядкового номеру в межах групи документів і доповнюється індексами підрозділу та типу документа.

При реєстрації вхідних службових  документів на правому верхньому куті першої сторінки ставиться штамп з датою реєстрації й реєстраційним номером документу. Зареєстровані документи передаються у день їх надходження під розпис у відомості обліку документів не пізніше 16-ї години відповідному помічнику для підготовки проектів резолюцій і передачі їх на розгляд Голові відповідного відділу. Виконавець одержує документ під розпис у відомості обліку документів. Відомості залучаються до відповідної справи, яка зберігається 5 років.

До внутрішніх документів, які підлягають реєстрації в загальному відділі Управління справами, відносяться такі, що створені для користування в установі, накази та розпорядження, протоколи нарад за участю Голови Адміністрації, а також засідань ради, доручення Голови Адміністрації або інші документи внутрішнього використання, які мають резолюцію Голови. Внутрішні документи реєструються у тому ж порядку, що й вхідні документи.

 Відповідальність за правильну реєстрацію вхідних та внутрішніх документів та своєчасну відправку їх адресатам, передачу на розгляд керівництву, конкретним виконавцям покладається на загальний відділ Управління справами (додаток А).

До вихідних документів, що створюються в установі переважно  належать службові листи. Отже, перш за все за окремою вимогою Голови адміністрації вся вихідна кореспонденція з підписами підлеглих йому посадових осіб може бути надана йому для обов'язкового узгодження. У разі наявності такої вимоги, загальний відділ не має права відправляти вихідну кореспонденцію без наявного штампу встановленого зразку «Погоджено». Вихідні документи в тому числу і на ПК обробляються загальним відділом Управління справами (діловодом) і надсилаються централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого робочого дня. Після реєстрації друкується відомість обліку вихідних документів. Не допускається надсилання або передача документів без реєстрації в загальному відділі (діловодом).

Під час приймання від виконавців документів обов'язково перевіряється правильність написання та оформлення документу з усіма їх реквізитами, правильність зазначення адреси, наявність усіх необхідних підписів (віз) на документі, відповідність кількості примірників кількості адресатів тощо. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамт «Підлягає поверненню».У реєстраційній картці зазначається реєстраційний номер вихідного документу, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документу.

Документи, виготовлені на ПК, надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах (додаток Б).

Розділ 2. Практична реалізація електронного документообігу

2.1. Програмне забезпечення електронного документообігу

Від того, наскільки професійно ведеться документація, залежить успіх  управлінської діяльності в цілому. Як показують сучасні дослідження, 85% робочого часу співробітників організацій  витрачається на підготовку, супровід, заповнення, копіювання і передачу документів. За даними ISO (International Standards Organization), управління та робота з документами  стає одним з головних чинників конкурентоспроможності будь-якого підприємства. Правильно  організоване управління справами скорочує час, необхідний для пошуку, підвищує точність і своєчасність інформації, усуває її надмірність.

Цілком очевидно, що в  століття новітніх інформаційних технологій традиційна схема управління документообігом  не здатна впоратися з існуючими  в даний час обсягами робіт. У  документаційною діяльності різних організацій при веденні класичного паперового діловодства, як правило, через  деякий час починають виникати практично  подібні проблеми:

• втрата документів, а отже і інформації;

• потрапляння документів і інформації, що міститься в них, третій особі;

• накопичення документів, призначення та джерело появи  яких неясні;

• великі витрати часу на підготовку та погодження документів, як наслідок - низька швидкість обробки  та інформації, а отже - повільна реакція  на нові впливу;

• надмірність документообігу, велика втрата часу на обробку вхідної  та вихідної кореспонденції, внутрішніх документів і на ознайомлення з ними;

• суперечливість прийнятих  рішень, неможливість забезпечити швидку передачу початкових документів і інформації посадовим особам, які приймають  рішення;

• безконтрольність виконавців, неможливість доведення в короткі  терміни доручень, що випливають з  резолюцій до конкретних виконавців;

• неможливість встановлення історії роботи з документами;

• невиробничі витрати  робочого часу на пошук необхідного  документа, формування тематичної добірки  документів;

• надлишкові витрати на папір і копіювання для створення  декількох копій одного документа.

Для вирішення проблем  в області діловодства багато керівників вдаються до використання комп'ютерних технологій, але застосування простих організаційних рішень лише мінімально відповідають рівню завдань  підприємства. Наприклад, часто використовуваний підхід - створення і підтримка  розумної схеми розміщення файлів на сервері як механізму спільної роботи, використання електронної пошти  як засоби передачі документів і контролю виконання. Як показує практика, дані заходи працюють тільки до певного  моменту. Коли вирішувані підприємством  завдання ускладнюються, збільшуються їх розміри, вказаних рішень стає недостатньо, підприємство знову наближається до інформаційно-управлінського хаосу.

Єдиним шляхом вирішення  подібних проблем є автоматизація  діловодства і документообігу шляхом впровадження систем електронного документообігу (СЕД).

Проблеми, які можуть виникнути  при впровадженні такої системи:

- Несанкціонований доступ  до конфіденційної інформації;

- Ймовірність втрати великих  масивів цінної інформації через  технічні неполадки обладнання, проникнення в комп'ютерну мережу  вірусів, що руйнують систему  або некваліфікованих дій користувача;

- Додання документу юридичної  сили (використанням електронного  цифрового підпису).

Для ефективної організації  документаційного забезпечення управлінської  діяльності переважно поєднання  документів на паперовому та електронному, а при необхідності - і на інших носіях інформації стосовно до конкретних задач.

На сьогоднішній момент спектр програмних продуктів, що складають  ринок систем електронного документообігу, досить широкий. Їх можна розділити  на дві групи:

1. Програмні системи, побудовані  на платформі IBM Lotus Domino / Notes;

2. Програмні системи, побудовані  на інших платформах.

Сучасний розвиток інформаційно-комунікаційних технологій поступово відсуває паперовий  документ на другий план, істотно підвищуючи роль електронного документа. За деякими  оцінками, кількість паперових документів буде збільшуватися на 7% щорічно, а  електронних - на 20%.

Перші впровадження системи  електронного документообігу «КАІ-Документообіг» почалися з 2005 року. Система призначена для роботи з документами на всьому терміні їх життя, з моменту реєстрації до повного виконання. Впровадження системи дозволить фахівцям автоматизувати такі процеси діловодства як: реєстрація, сортування, пошук документації; ведення паралельної обробки документів одночасно кількома виконавцями; оперативно повідомляти виконавців про нові завдання і дорученнях. Керівники підприємства зможуть оперативно здійснювати контроль виконавчої дисципліни, аналізувати зайнятість в підрозділах, отримувати в електронному вигляді звітність про виконану роботу і т.д.

Роботу з документами в будь-якій організації можна представити у вигляді структурної схеми (Мал. 1). На 1-му етапі здійснюється реєстрація вхідних документів за допомогою реєстраційно-контрольних карток. Зареєстрований документ передається на розгляд керівнику (2 етап), після призначення резолюції, документ передається на розгляд начальникам відділів (3 етап) або на виконання до відділу (4). При цьому ведеться централізований контроль виконання документів (розсилка попередніх повідомлень про наближення терміну виконання і його настанні, відмітка про виконання, виконання із запізненням, аналіз виконання по відділах-виконавцям і т.п.). Результатом виконання може виступати вихідний документ, внутрішні документи, нормативно-правова документація.

Мал. 1 - Структурна схема документообігу

Основні функції системи  «KAІ-Документообіг»

• (мал. 2): реєстрація, сортування, пошук, рух документів по структурним підрозділам і фахівцям;

• створення електронного архіву документації;

Мал. 2 – Основні функції системи «KAІ-Документообіг»

• розподіл прав доступу  до інформації;

• контроль проходження  документів;

• контроль виконавчої дисципліни;

• сортування, розподіл та відправка  вихідної документації;

• ведення єдиної бази даних  адресатів;

• формування реєстру розсилок та кур'єрських відправлень;

• ведення номенклатури справ;

• ведення реєстру документів, списаних у справу;

• оформлення, обробка і  випуск документів;

• ведення єдиного електронного архіву документів;

• потокове сканування;

• технологія ідентифікації  штрих-кодами. 

Робота з вхідною  документацією

Реєстрація нового документа  виконується на основі існуючого із заповненням електронної реєстраційно-контрольної картки (Мал. 3). При створенні такої картки документу автоматично присвоюється номер, перевіряється його дублювання. При реєстрації здійснюється контроль над заповненням атрибутів, які є обов'язковими. При збереженні, система перевіряє унікальність певних полів, наприклад, поєднання типу документа і його номера. Так само при реєстрації, до картки можна приєднати будь-яку кількість зовнішніх файлів довільного формату (електронні версії документа). Картка документа прив'язується до номенклатури справ із зазначенням справи з довідника номенклатури. Для заповнення основних реквізитів картки використовуються різні системні довідники та реєстри.